DOCUMENTATION SIMPLIFIEE DE GEST-FRAIS POUR POCKET PC

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1 INSTALLATION Sous Windows, lancer le programme Gestfrais_PP_ARF.MSI

2 Ecran de connexion Code ADMIN -> mot de passe MIGC Code GILBTHI -> Mot de passe: TG Ecran menu général Saisie des notes de frais Saisie des kilomètres effectués jour par jour Tableau recapitulatif des frais par mois, de date à date ou par type de Frais Edition des états si une imprimante connectée Accéder aux paramétrages des fichiers de base et à l initialisation des fichiers

3 Paramétrage et Initialisation Procéder dans l ordre des boutons Véhicule, pour les N d immat et la puissance des véhicule utilisés Natures des Frais, pour définir les différent Type de frais, le taux de récupération TVA, les comptes, et les forfait Utilisateurs, pour vous paramètrer Client pour indiquer les motifs de déplacement et le kilométrage Barème : le barème est celui de 2005 par la DGI pour Auto, Motos et scooter TABLE DES VEHICULES Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule

4 TABLE DES NATURES DE FRAIS Cocher la colonne Immat, pour les natures de frais relative au véhicule. Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule TABLE DES MODES DE PAIEMENT Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule

5 TABLE DES COLLABORATEURS Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule Les codes et mots de passe doivent être unique Le barème CALC permet un calcul de l indemnité Km automatique en fonction des km parcourus par rapport aux tranches et la puissance du véhicule défini par les services fiscaux Le barème 106 = Barème 6 Cv tranche de 0 à 5000 Le barème 107 = Barème 7 Cv tranche de 0 à 5000 Etc Le barème 206 = Barème 6 Cv tranche > Etc NIV définit le profile de l utilisateur, seule le niveau 1 permet d accéder aux paramètres TABLE DES CLIENTS Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule Indiquez dans cette tables, les clients, les fournisseurs, etc Vous pouvez aussi indiquez des nom génériques ( ex : prospection, formation,etc.. Le Km à indiquer et le Km de référence, et sera proposé automatiquement Péage, indiquer le montant global, et sera proposé automatiquement

6 BAREME KILOMETRIQUE Pour modifier une table, entrer dans la cellule Pour ajouter un nouvel élément dans les tables, pointer sur une ligne vide et entrer dans la cellule Forfait Km est le montant qui vous est payé, ce montant peut être différent du forfait fiscal Ce barème est accessible en début d année, vers le 5 janvier en téléchargement sur notre site à la page barème. PREMIERE UTILISATION Cette procédure supprime les fiches de frais de l ensemble des collaborateurs, pour supprimer les fichiers d essais. Cette procédure ne supprime pas les tables de bases, natures, mode de règlement, utilisateur, barème..

7 SAISIE DES NOTES DE FRAIS Cet écran rappel des notes de frais saisie Rouge = dépassement forfait Jaune = Acompte ou retrait Vous pouvez saisir d autre dates.. DETAIL D UNE NOTE DE FRAIS Sélectionner les éléments dans l ordre Le prix Unitaire est calculer automatiquement Le N d immat se positionne automatiquement s il s agit d une nature relative au véhicule. Pour les invitations, un bouton «Invités» vous permet de saisir le nom de sinvités. L indemnité Km s affiche automatiquement La Qté de Km s affiche si vous avez indiqué un Kilométrage dans la table client

8 SAISIE DES KM REELS Cet écran rappel Kilométrage saisie par jour Vous pouvez visualiser d autre mois ou l année En sélectionnant l année.une info des Km parcourus s affiche en indiquant le % de km Société et perso afin de rester sous la barre du % admit par l administration fiscale relative aux véhicules personnel SAISIE DU DETAIL DE KM Cet écran peut être utilisé sans clavier en modifiant directement les compteurs Avec les boutons spins L ensemble des frais peut être synchronisé avec notre gamme Gest-Frais pour PC sous Windows

9 TOTALISATION Les totaux présentés dépendent de la sélection effectuée

10 EDITION DES ETATS Les totaux présentés dépendent de la sélection effectuée

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