Développer leurs compétences sur le thème de la gestion globale des déchets ménagers

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1 CONDITIONS ET PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DES ASSOCIATIONS DE CONSOMMATEURS DANS LE CADRE DE LA FORMATION ECO-EMBALLAGES «CONSOMMONS RESPONSABLES POUR MAÎTRISER LA GESTION DES DECHETS. Dans le cadre de sa mission d information et de sensibilisation des citoyens en matière de gestion et de prévention des déchets, Eco-Emballages a développé en partenariat avec les associations nationales de consommateurs, un programme de formation gratuit à destination des associations de consommateurs. L objectif de ce programme est de permettre aux associations de consommateurs qui souhaitent s engager sur le thème de la gestion des déchets ménagers, et mener des actions de sensibilisation et d éducation en direction de leurs adhérents et plus largement des consommateurs-habitants-citoyens de : Développer leurs compétences sur le thème de la gestion globale des déchets ménagers De leur fournir les moyens opérationnels de leur implication dans la démarche de sensibilisation des consommateurs Afin que les coûts engendrés par cette formation ne soient pas un frein à la participation des associations de consommateurs, Eco-Emballages propose à titre exceptionnel et dans un cadre défini de prendre en charge certains frais des participants liés à la formation. Ce document a pour objectif de définir les règles et conditions de remboursement des frais de transport, d hébergement, et de restauration engagés par les représentants des Associations de consommateurs dans le cadre de leur participation à la formation «Consommons Responsables pour maîtriser la gestion des déchets ménagers». I. LES CONDITIONS OBLIGATOIRES POUR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS : - Le participant s inscrit auprès d Eco-Emballages au moins 3 semaines avant la formation. - Le remboursement des frais de déplacement n est accordé que dans le cas d une présence assidue à l intégralité de la formation (la feuille de présence distribuée lors de la formation faisant foi). - Le remboursement des frais de déplacement est conditionné par l envoi d une facture libellée à l ordre d Eco-Emballages par l association de consommateurs, et accompagnée des photocopies des justificatifs de dépenses. A. LES DEPLACEMENTS DES PARTICIPANTS : Le remboursement des frais de déplacement des participants est plafonné à 150 euros quelque soit le mode de transport (train ou voiture). Eco-Emballages peut limiter son remboursement sur la base du moyen de transport le plus économique (ex : Prix d un billet de train en classe économique par rapport aux frais kilométriques d une voiture). Lorsque deux représentants d une même association se rendent ensemble à la formation, le co-voiturage est privilégié si ce mode de transport est plus avantageux que le train.

2 Dans le cas de l utilisation d un véhicule personnel : Les frais kilométriques sont remboursés sur la base du nombre de kilomètres réellement effectués depuis le lieu de l association jusqu au lieu de la formation et calculés selon le barème fiscal français en vigueur (voir Annexe 4). Ce barème comprend l essence consommée, et il ne peut y avoir de remboursement kilométrique et d essence pour le même déplacement. Les frais de péage et de stationnement sont remboursés sur justificatifs. Pour les déplacements en voiture personnelle, une photocopie de la carte grise du véhicule est obligatoirement demandée. L utilisation du taxi : La prise en charge par un taxi doit être exceptionnelle et n est possible que pour se rendre de la gare au lieu de la formation s il n y a pas d accessibilité par les transports publics ou si cela occasionne une perte de temps importante. Un original du justificatif sera nécessaire pour la prise en compte de la demande de remboursement. B. FRAIS D HEBERGEMENT / REPAS Eco-Emballages peut vous réserver une nuit d hôtel entre les deux journées de formation et prévoir un couvert pour le dîner organisé avec l ensemble des participants. Ces réservations sont à préciser sur le bulletin d inscription Eco-Emballages. Eco-Emballages prend en charge directement ces frais auprès de l hôtel retenu. Les participants n ont rien à régler excepté les extras (téléphones personnels, boissons, confiseries, etc.) qui devront être réglés sur place, avant le départ. Aucun autre frais d hébergement et de repas ne sera pris en charge par Eco-Emballages en dehors des réservations effectuées par Eco-Emballages. En conséquence, nous demandons aux participants de bien vouloir respecter leur engagement quant aux réservations effectuées pour leur compte et de prévenir Eco- Emballages au plus tard 48 heures avant le début du stage en cas d annulation. Dans le cas où l annulation d une réservation n interviendrait pas dans ce délai mentionné cidessus, les frais d hébergement et de repas qui resteraient à la charge d Eco-Emballages, seraient refacturés à l association. Pendant les journées de formation, les déjeuners pris en commun sont systématiques et obligatoires.

3 II. PROCEDURE POUR LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT : La facture est émise uniquement par l association ayant supporté les frais de déplacement de son militant ou devant les lui rembourser. Cela signifie que le militant devra donc au préalable se faire rembourser les frais avancés par son association. La facture doit être accompagnée d une copie des justificatifs (billets de train ou note de frais visée par un représentant de l association pour les dépenses kilométriques) Pour les déplacements en voiture personnelle, une photocopie de la carte grise du véhicule est obligatoirement demandée. Nous vous conseillons d agrafer tous les justificatifs à la facture pour éviter de les perdre. Aucun remboursement ne pourra être honoré sur simple facture, sans justificatif (les reçus de cartes bancaires ou relevé de compte ne sont pas considérés comme des justificatifs) ou simple demande de remboursement de la part du militant. A. LA FACTURE : La facture devra mentionner le nom et le prénom du militant ayant engagé des dépenses pour se rendre à la formation, ainsi que les dates et l intitulé de la formation. Le détail des frais doit être mentionné dans le corps de la facture. Ainsi, à titre d exemple, lorsqu un trajet en train doit être remboursé, il faut indiquer la destination et les dates du déplacement. Le montant du remboursement pris en compte dans le corps de la facture est le montant TTC des justificatifs. Si l association est assujettie à la TVA, celle ci devra mentionner les montants Hors taxe des justificatifs et ajouter la TVA au taux de 19.6%. La facture doit être adressée à ECO EMBALLAGES Service comptabilité/pôle formation 44, avenue Georges Pompidou Levallois Perret. B. DELAI DE REMBOURSEMENT D ECO-EMBALLAGES Les factures sont réglées à 30 jours fin de mois, à la date de réception de la facture et de l ensemble des justificatifs par le service comptabilité.

4 Barème indemnités kilométriques CV CV CV CV CV CV CV CV CV CV CV et plus Interlocuteurs pôle formation Eco-Emballages : Benjamin Avocat-Maulaz Chargé de Formation Tél. :

5 A REDIGER SUR VOTRE PAPIER ENTETE ASSOCIATION X 1 grande rue PARIS N tél : ECO-EMBALLAGES Service comptabilité/pôle Formation 44, avenue Georges Pompidou Levallois Perret cedex Facture N.. Objet : Remboursement des frais de déplacement de M ou Mme (prénom) (nom) Formation «Consommons responsable pour mieux maîtriser la gestion des déchets ménagers» du JJ/MM au JJ/MM/AA...à... Détail des frais : Total TTC XXX Fait à.., le Cette facture est exonérée de TVA Aucun escompte ne sera accordé en cas de paiement anticipé. Une pénalité au taux d intérêt légal majoré de 2 points sera appliquée en cas de retard de paiement.

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