ACTION COLLECTIVE REGIONALE

Transcription

1 UNIFAF GRAND EST ACTION COLLECTIVE REGIONALE Campagne 2018 «Méthodologie RGPD» - Cahier des charges Mai 2018

2 Table des matières 1. Identification du commanditaire Objet du marché Description de la demande... 4 A. CONTEXTE... 4 B. OBJECTIFS... 4 C. PUBLIC CIBLE... 5 D. ETABLISSEMENTS CONCERNES Description des prestations attendues... 5 A. DUREE... 5 B. CONSTITUTION DES GROUPES... 5 C. CONTENUS ET MOYENS PEDAGOGIQUES... 6 D. CALENDRIER PREVISIONNEL... 6 E. SUIVI ET EVALUATION DU DISPOSITIF Organisation logistique et administrative Financement et facturation... 8 A. FINANCEMENT... 8 B. FACTURATION Eléments de contractualisation... 9 A. ORGANISME DE FORMATION CANDIDAT... 9 B. NATURE DU CONTRAT... 9 C. DUREE DU MARCHE Organisation et sélection de l organisme de formation... 9 A. FORMAT DE LA PROPOSITION TECHNIQUE ET COMMERCIALE... 9 B. CANDIDATURE C. CRITERES D APPRECIATION DES CANDIDATURES ANNEXES Annexe I- Déroulé pédagogique Annexe II Synthèse de l offre Annexe III Fiche synthétique pour inscription

3 1. Identification du commanditaire Unifaf est l organisme paritaire collecteur agrée (OPCA) de la branche sanitaire, sociale et médicosociale privée à but non lucratif. Unifaf collecte la participation des employeurs à la formation professionnelle continue (plan de formation, contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation, compte personnel de formation et congé individuel de formation) et assume parallèlement le financement des départs en formation des salariés des établissements adhérents, tout en assurant auprès de ces derniers une fonction d information, de conseil et d assistance. Créé en 1972 par les partenaires sociaux de ce secteur, Unifaf est géré par un Conseil d Administration Paritaire composé de Nexem, la FEHAP et Unicancer et de six organisations représentatives des salariés (CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT, CGT-FO, SUD Santé sociaux). Nos adhérents sont des associations, fondations, mutuelles, congrégations, autrement dit, des structures privées à but non lucratif, issues de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale (exemples : hôpitaux, centres de rééducation fonctionnelle, maisons de retraite pour personnes âgées dépendantes, instituts médico-pédagogiques (IME), foyers d hébergement pour adultes handicapés, établissements et services d aide par le travail (ESAT), maisons d enfants à caractère social (MECS), etc.). Unifaf est structuré régionalement en 13 délégations où siègent des Délégations Régionales Paritaires (DRP) relayées par un siège national. Le présent cahier des charges est élaboré à la demande des administrateurs de la DRP d Unifaf Grand Est, qui définit chaque année une programmation d Actions Collectives Régionales. Ces A.C.R. sont financées sur les fonds mutualisés, permettent d offrir des prestations de formations collectives, innovantes et expérimentales et interviennent, pour les établissements adhérents, en complément des actions du plan de formation. Pour le Grand Est, Unifaf est composé de trois Délégations implantées à Strasbourg, Nancy et Châlons en Champagne, qui assure la couverture d environ 621 associations (représentant établissements) pour salariées dont environ travailleurs handicapés. Unifaf est désigné dans le présent cahier des charges sous l appellation «Unifaf». Les attributaires du marché sont désignés dans le présent cahier des charges sous l appellation «attributaire» ou «organismes de formation». 3

4 2. Objet du marché Le présent cahier des charges a pour objectif de sélectionner des organismes de formation en capacité de mettre en œuvre l action de formation «Méthodologie RGPD» auprès d associations adhérents à Unifaf. 3. Description de la demande a. Contexte La réforme Européenne de la Protection des données personnelles, plus communément appelée RGPD va s appliquer à l ensemble des employeurs à compter du 25 mai De nombreuses obligations de la CNIL vont disparaître en contrepartie d un renforcement de la responsabilité des employeurs : Assurer une protection optimale des données personnelles /sensibles à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité. Dans ce contexte, la Délégation Régionale Paritaire d Unifaf Grand Est souhaite mettre en place une action de formation sur ce sujet afin de mieux appréhender la méthodologie à employer pour se mettre en conformité. En effet, les enjeux sont importants pour le secteur sanitaire, social et médico-social qui doit assurer à la fois le traitement, de données à caractère personnel de ses salariés et/ou des usagers (identité, adresse,, rémunérations) et des données sensibles devant faire l objet d une attention renforcée (données de santé, évaluation, numéro de sécurité sociale ). b. Objectifs Cette formation doit permettre à nos établissements d acquérir une méthodologie de gestion de projet de mise en conformité RGPD. Ainsi, la formation doit permettre aux participants de : - Comprendre les fondamentaux du RGPD pour le secteur SSMS (éléments de contexte, enjeux, notions essentielles et impacts sur nos associations) - Mettre en œuvre un plan d action pour une mise en conformité : 1/ Cartographier les traitements des données personnelles de la structure 2/ Réaliser la procédure de traitement de la donnée personnelle / sensible (de son recueil à sa suppression) 3/ Déterminer la méthodologie de réalisation du registre des traitements 4/ Assurer le suivi dans le temps de la démarche 5/ Savoir articuler démarche RGPD et prestation informatique : -Impacts sur le système d information -Impacts sur la sécurité informatique 4

5 A l issue de la formation, plusieurs outils et livrables (adaptables aux spécificités du secteur et particularités de chaque association) sont attendus dont à minima: - Proposition d une organisation générale à mettre en place (à adapter) - Une cartographie type - Proposition d une méthodologie de réalisation du registre des traitements A noter que le ou les intervenants devront avoir une très bonne connaissance des spécificités du secteur Sanitaire, Social et Médico-social. Il est souhaité une formation pratico-pratique avec des outils et livrables à adapter mais facilement réutilisables dans les établissements. c. Public ciblé Cette formation s adresse aux personnes en charge de la mise en conformité RGPD. d. Etablissements concernés Les établissements du secteur sanitaire, social et médico-social. 4. Description des prestations attendues Les organismes de formation sélectionnés devront : - Réaliser l ingénierie pédagogique, - Animer les modules constituant le dispositif de formation - Elaborer des bilans permettant d évaluer le dispositif de formation. a. Durée Une formation de 2 jours est souhaitée, soit 14 heures. La durée de la formation n est donnée qu à titre indicatif. Le prestataire peut envisager une durée plus importante sous réserve que le contenu le justifie. b. Constitution des groupes Le nombre de sessions est dépendant du nombre de personnes inscrites mais la prévision est estimée à 7 groupes : -2 groupes en Alsace (Strasbourg, Mulhouse) -2 groupes en Lorraine (Nancy, Metz) -3 groupes en Champagne Ardenne (Reims, Châlons en Champagne, Troyes) 5

6 Un groupe comptera idéalement 15 participants. A noter qu en dessous de 7 stagiaires inscrits sur une session donnée, nous nous réservons la possibilité de l annuler. Unifaf Grand Est se chargera des inscriptions et de la constitution des groupes. c. Contenus et moyens pédagogiques Il appartient au prestataire de définir un contenu et une pédagogie permettant de répondre aux objectifs précédemment énoncés. Au vu des bilans des sessions de formation, l organisme pourra ajuster le déroulé et le support de formation dans une logique d amélioration continue. Les méthodes pédagogiques employées viseront à la participation active et à l'adhésion des stagiaires. Les exposés seront illustrés d'exercices pratiques et de cas concrets vécus par les stagiaires. La formation devra, en conclusion, tracer des perspectives pour les participants sur les différents moyens, mis en œuvre ou à mettre en œuvre au sein de leurs institutions respectives, afin de poursuivre et d'élargir la réflexion sur cette problématique. La remise d'un support pédagogique structuré et réellement adapté à la formation délivrée est demandée. Nous souhaitons que cette action de formation soit concrète et opérationnelle : c est pourquoi il est souhaité la production et la remise d outils (guides, trames, etc) aux stagiaires. A noter que toute proposition utilisant des méthodes pédagogiques ludiques, innovatrices ou originales sera appréciée. Dans l éventualité où un matériel spécifique serait requis par l organisme de formation, ce point devra être spécifié et souligné dans la proposition. Toutefois, dans l éventualité où ce matériel ne pourrait ne pas être mis à disposition du formateur, Unifaf Grand Est ne saurait en être tenu pour responsable. d. Calendrier prévisionnel La formation aura lieu entre Octobre et Décembre Les vacances scolaires et les mercredis sont à éviter. e. Suivi et évaluation du dispositif Afin de suivre le déploiement de l action, l organisme de formation sélectionné devra réaliser : - Un positionnement initial des connaissances et attentes des participants (sous forme de tour de table en début de formation, par exemple) 6

7 - Une évaluation à chaud à l issue de la formation par le biais d un questionnaire de satisfaction fourni par Unifaf. - Une synthèse des évaluations à chaud à l issue de chaque formation, à transmettre à Unifaf Grand Est. - Un bilan formateur à la suite de chaque session faisant état des difficultés, des points forts ainsi que des axes d amélioration possibles (cible, durée, contenu). - Une synthèse quantitative et qualitative à l issue de chaque année de déploiement de l action. La synthèse devra faire apparaitre le nombre de sessions réalisées, le profil des participants, les points forts et faibles de l action ainsi que les axes d amélioration. A noter qu un administrateur ou un représentant d Unifaf Grand Est effectuera un bilan final en présentiel sur une des sessions organisées. L organisme de formation sera alerté environ deux semaines avant et devra prévoir un temps d échanges d une heure avec les stagiaires, le représentant et le formateur. 5. Organisation logistique et administrative L attributaire est responsable à minima : - De proposer un calendrier de mise en œuvre des sessions de formation - De faire émarger les stagiaires par demi-journée de formation Un modèle de feuille d émargement avec les mentions souhaitées sera envoyé au prestataire retenu par courrier électronique. - De la transmission (aux employeurs et participants) des convocations mentionnant le lieu de la formation au plus tard un mois avant le début de la formation. Unifaf confie également au prestataire le soin d adresser les confirmations d inscription aux établissements, sur la base des informations fournies par Unifaf. Le prestataire gère aussi toute modification dans la composition du groupe (annulations et remplacements), tout en tenant informé Unifaf de ces évolutions au fur et à mesure. Un modèle de convocation sera envoyé au prestataire retenu par courrier électronique. - De transmettre à chaque stagiaire une attestation de formation précisant le périmètre et la durée de celle-ci. - De mettre à disposition des stagiaires sous forme électronique et papier les supports de formations utilisés, ainsi que tout document écrit ou audiovisuel pertinent ; ces éléments seront également à adresser à Unifaf Grand Est. - De la recherche des lieux de formation et de l organisation du déjeuner. 7

8 Unifaf Grand Est peut transmettre sur demande une liste de salles référencées, restaurants ou traiteurs, avec lesquelles il a coutume de travailler. 6. Financement et facturation a. Financement Les coûts pédagogiques, composés des frais d animation, d ingénierie ; les frais liés à l organisation administrative des sessions (convocations, émargement, recherche des lieux, ), et à leur évaluation (administration des questionnaires, recueil des adresses mails,.) ; les frais éventuels de reproduction et d acheminement des supports sur le lieu de formation, sont plafonnés à TTC par jour de formation. Les frais de location de salle (y compris le café d accueil), et les repas pris en communs par les stagiaires (sur la base des frais réels plafonnées à 20 par stagiaire et par jour) et les frais de déplacement du ou des formateur(s) seront pris en charge par Unifaf Grand Est. Ceux-ci devront être clairement distingués des frais pédagogiques. Aucun frais supplémentaire ne pourra être facturé à Unifaf. A noter qu un prix dégressif en fonction du nombre de session serait un plus. b. Facturation La facturation devra obligatoirement être accompagnée des feuilles d émargement, de la compilation des évaluations à chaud de chaque participant, la synthèse des évaluations et le bilan formateur. Les postes de frais devront être détaillés (coût pédagogique, frais déplacement, frais de repas, location de salle, ) Au réel et sur présentation des justificatifs : - Les frais de repas du midi des stagiaires avancés par l organisme de formation et remboursés par Unifaf (plafond de 20 par repas par stagiaire). - Les frais de location de salle qui peuvent comprendre un accueil café dans la limite du plafond de 200 par jour de formation. 8

9 7. Eléments de contractualisation a. Organisme de formation candidat Les organismes de formation candidats devront : - Disposer d un numéro de déclaration d activité en cours de validité - Etre référencés au Data Dock - Si possible, être enregistrés auprès de l organisme gestionnaire du DPC (Développement Professionnel Continu) comme organisme de DPC (numéro d enregistrement OGDPC). b. Nature du contrat Un contrat de prestation de services sera conclu entre Unifaf Grand Est et l organisme de formation retenu. c. Durée du marché La durée maximale du marché est de 3 ans. Les contrats seront conclus pour une durée de un an, et selon satisfaction des bilans et estimation des besoins, pourront être renouvelés 2 fois. 8. Organisation et sélection de l organisme de formation La sélection des organismes de formation est organisée par Unifaf Grand Est. a. Format de la proposition technique et commerciale En tenant compte de ce cahier des charges, les propositions des organismes de formation devront faire apparaître clairement : la perception de la problématique ; une proposition précise du contenu de la formation, détaillée par séquences de formation ; les méthodes, techniques et outils pédagogiques la durée totale de la formation (en heures et en jours) et la durée par séquence de formation ; le rythme de la formation ; Les outils / livrables qu il envisage de fournir aux stagiaires le dispositif d'évaluation prévu ; le nombre maximum de participants ; le coût de la formation (T.T.C.), en distinguant et détaillant : 9

10 o o les frais pédagogiques, le cas échéant, les frais de transport et d'hébergement des intervenants, La prise en charge des frais annexes du formateur sera effectuée par Unifaf au réel dans la limite des plafonds en vigueur, sur la base de la production des justificatifs de dépense. o Les frais éventuels de location de salle, Confirmer sa capacité à intervenir sur l ensemble du territoire Grand Est (Alsace, Lorraine et Champagne Ardenne) les références de l'organisme de formation pour des actions similaires (intitulé des actions, nom de l'établissement bénéficiaire, type de public bénéficiaire) les références et le C.V. du ou des intervenant(s) sur une formation de ce type ; le nom et la qualité de la personne responsable du projet (avec mail et numéro de téléphone) ; Dans sa réponse, le candidat pourra proposer : - Un intitulé pour l action de formation - Des pré-requis nécessaires. Pièces indispensables à joindre à la proposition : Le programme (sur format A4) qui sera remis aux participants La fiche «Déroulé Pédagogique» - Fiche en Annexe I La fiche «Synthèse de l offre» permettant d identifier votre numéro de déclaration d activité et votre numéro de SIRET, N DPC si besoin, et référencement dans le Data Dock + Proposition technique et financière Fiche en Annexe II Fiche synthétique à destination des adhérents Fiche en Annexe III (cette fiche sera à renvoyer sous format word par le prestataire retenu) b. Candidature Les candidatures doivent être adressées avant le 20/06/2018 : - Par voie électronique à aurore.joannes@unifaf.fr - Chargée de mission en Ingénierie - Par courrier à : UNIFAF GRAND EST Délégation de Nancy Immeuble Médiaparc 2/4 rue Jacques Villermaux NANCY Les questions seront adressées exclusivement par mail à aurore.joannes@unifaf.fr. Aucune réponse ne sera donnée par téléphone. 10

11 IMPORTANT En cas de désaccord sur le choix de l organisme de formation, les administrateurs d Unifaf Grand Est peuvent demander aux prestataires candidats d auditionner en réunion paritaire. Le présent cahier des charges est publié sur les sites internet des délégations de Lorraine, Champagne Ardenne et Alsace. En répondant à l appel à propositions sur un seul territoire, vous candidatez sur l ensemble du Grand Est. La sélection des organismes de formation sera effectuée d ici la fin de Juillet c. Critères d appréciation des candidatures Conformité administrative - Eliminatoire Conformité du contenu pédagogique (compréhension générale de la demande, cohérence entre objectifs et contenus, présentation détaillée et séquencée du programme, adéquation des méthodes et techniques pédagogiques aux objectifs, caractère innovant, durée/rythme, modalités d évaluation) 40 % Expertise intervenants et Organisme de formation (expertise sur du prestataire sur la thématique, connaissance du secteur du ou des intervenant(s), expérience pédagogique du formateur sur la thématique, expérience pédagogique du formateur avec le public ciblé) 30 % Organisation de la formation (couverture territoriale Grand Est, respect des lieux, respect du calendrier, moyens logistiques dédiés) 15 % Coût (coût pédagogique, frais de déplacements, prix dégressif, ) 15 % 11

12 ANNEXES Annexe I : Déroulé pédagogique Annexe II : Synthèse de l offre Annexe III : Fiche synthétique à destination des adhérents 12

13 Annexe I Déroulé pédagogique à joindre à la proposition Déroulé pédagogique Objectifs Contenus Méthodes pédagogiques Formateur J1 matin J1 après-midi J2 matin J2 après midi J3 matin J3 après midi 13

14 SYNTHESE DE L OFFRE (à renseigner obligatoirement et à joindre au dossier de candidature) Annexe II 1. Identité de l organisme (Cette fiche est à remplir par l organisme porteur de la réponse à l appel à candidature, désigné pilote du dispositif. En cas de co-traitance, cette fiche est à dupliquer et à remplir par chaque organisme co-traitant) Nom de l organisme SIRET et N de DA Adresse du siège social Forme juridique Date de création Numéro de déclaration d activité de l organisme de formation Nom(s) du (des) dirigeant(s) Nom et fonction de la personne contact pour le dispositif Ligne directe et courrier électronique de la personne contact Effectif global Dont nombre de salariés permanents Effectif de formateurs Couverture territoriale Effectif de formateurs Alsace Champagne-Ardenne Lorraine Démarche ou certification qualité Oui Préciser : Non 14

15 N d enregistrement dans DATA DOCK Mise à disposition de locaux Equipements informatiques pour le cycle NTIC 2. Proposition financière Coût total Coût pédagogique Coût transport des formateurs Coût hébergement 15

16 FICHE TECHNIQUE (à renseigner obligatoirement et à joindre au dossier de candidature) Annexe III Secteurs : Contexte Public visé : Durée : Objectifs Organismes de formation : Pré-requis Lieux et dates : Groupe 1 : Groupe 2 : Groupe 3 : Contenu Interlocuteur OF : Intervenant(s) : 16

17 17