La dématérialisation des échanges bancaires SEPA. Normes et formats, Quels impacts dans les entreprises? Comment être prêt à temps?

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1 La dématérialisation des échanges bancaires SEPA Normes et formats, Quels impacts dans les entreprises? Comment être prêt à temps? Juin 2013

2 Sommaire Prologue et son positionnement dans la dématérialisation L offre Use It Flow enrichie Le projet SEPA : évolutions, normes et formats Les enjeux pour votre entreprise La migration : Comment s y prendre? Notre offre Use It Flow pour le SEPA Une affaire type : L évolution d un client Use It Flow Un nouveau client Nos références : Clients Partenariats 2

3 Le Groupe Prologue Accompagner les entreprises dans leurs projets de changement en leur offrant des solutions de dématérialisation et de traitement des flux d information Multicanal De Bout en Bout (Acquisition, Traitement, Stockage, Diffusion) Compatibles avec les Standards du Métier Multifonctions 3

4 Le Groupe Prologue Le Groupe Prologue est éditeur depuis 1986 et Opérateur de SaaS depuis Capital = 12 M, 230 employés, CA 2012 = 21.5 M, RN = 2M Editeur de solutions de dématérialisation, et Opérateur de SaaS dans le Cloud 4 Solutions de communication multicanal Intégrateur et opérateur de services, Cloud Computing et télécommunications

5 Use It Flow Enrichi - Chaîne de dématérialisation de bout en bout : Base de la Solution proposée pour le SEPA Acquisition - Documents entrants Papier et/ou Electronique Gestion des documents Traitement collaboratif Processus métier et décisionnel Archivage Coffre d Entreprise Classement collectif et par rôle Archivage Numérique Légal Documents sortants Papier et/ou Electronique Capture, Scan RAD/LAD, OCR/ICR Workflow EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, s, SMS, Voix Coffre individuel EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, s, SMS, Voix 5 Prologue peut intégrer, à la demande, des solutions d autres partenaires

6 Qu'est ce que le SEPA SEPA (Single European Payment Area) : Projet de la Communauté Bancaire Européenne S inscrit dans la continuité du passage à l euro Objectif : Mettre en œuvre une gamme unique de moyens de paiement pour l'ensemble des pays européens (transactions nationales et internationales) Date butoir d adoption de paiement SEPA : 1er Février Prologue maîtrise les technologies des flux bancaires et contribue à de nombreux groupes de travail SEPA

7 La Norme SEPA Un protocole de communication : EBICS Sécurisé avec signature électronique jointe : EBICS TS Simple qui s accompagne d un double papier ou fax : EBICS T Un format SEPA : norme XML20022 virement SCT SEPA Credit Transfert prélèvement SDD SEPA Direct Debit La gestion des mandats de prélèvement et des nouvelles mentions obligatoires : identification du créancier (ICS) & Référence unique de mandat (RUM) Concerne tous les échanges bancaires aussi bien Nationaux qu Internationaux Prologue : des offres standards et pérennes 7

8 Evolutions des échanges bancaires 5 évolutions majeures avec le SEPA Après le 1 er février 2014, tout autre format que SEPA sera rejeté RIB pour le national BIC et IBAN pour l international CFONB 320 SEPA de banque à banque Etebac3 Ebics T Etebac5 Ebics TS BIC et IBAN pour l international et le national SEPA (XML) Ebics T Ebics TS Coordonnées bancaires IBAN pour l international et le national Format de fichier Protocole de transport 8 Autorisation du débiteur à sa banque Intégration des données ICS et RUM dans le système de gestion Demande, conservation et gestion des mandats par le créancier Mandat de prélèvement

9 Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise (1/3) Enjeux Informatiques : Vérifier que les données obligatoires, nécessaires au SEPA, soient à jour dans le système d information (BIC, IBAN, ICS, RUM, etc ) Assurer des échanges normés et reconnus de tous les partenaires externes (clients, fournisseurs, banques) Préserver la validité des échanges pour le service financier Organiser la gestion des mandats : acheminement, archivage et consultation Coordonner le projet de migration avec les services fonctionnels et informatiques de l entreprise 9

10 Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise (2/3) Enjeux Financiers : Centraliser les échanges avec les banques Eviter l interruption des échanges financiers nationaux ou internationaux Normaliser les virements et remises en banques Assurer le débit des comptes clients Raccourcir les dates de valeurs Mettre à jour des tables correspondances BIC et IBAN dans le système comptable Obtenir son identifiant de créancier (ICS) auprès de la Banque de France 10 Suivre avec le service administratif le circuit du mandat et les refus éventuels de prélèvements

11 Les enjeux et impacts du SEPA pour votre entreprise (3/3) Enjeux Administratifs / Juridiques : Amender les conditions de vente et les contrats pour intégrer la notion de mandat Définir les codes RUM Créer le formulaire de mandat dédié aux clients Relayer l information auprès des clients Suivre avec le service financier le circuit du mandat et les refus éventuels de prélèvements 11

12 Les étapes de votre projet de migration Rendre vos applications compatibles avec la norme SEPA Valider l utilisation du protocole de communication EBICS Respecter les nouveaux formats d échange avec vos banques Convertir vos fichiers existants du format CFONB 320 en format SEPA (XML 20022) Tester et valider la nouvelle solution avec vos banques Mettre à jour les bases d informations clients avec les coordonnées communes de l espace européen (BIC et IBAN) Organiser la gestion des mandats (détails schema slide 15) 12 Prologue accompagne ses clients dans ce projet de transformation critique en tant que partenaire technologique, intégrateur et opérateur de la plateforme en mode SaaS

13 Plate-forme de services Cloud au centre des échanges Société / Banques Aide à la compréhension des besoins Analyse des processus en place 13 Adaptation du Système d information Adaptation de l organisation Optimisation et Compétitivité

14 Le circuit du mandat : 6 étapes 6-Débit de Compte Débiteur 1-Proposition de Mandat Créancier 3-Archivage du mandat 2-Mandat complété et signé Banque du débiteur 5-Demande de prélèvement (SSD) avec données du mandat 4-Demande de prélèvement (SSD) avec données du mandat Banque du créancier 14

15 PRESTATIONS DE CONSEIL Notre offre / Vos bénéfices (1/4) Notre offre Vos benefices Des échanges standards et sécurisés Etude de l existant, analyse des besoins et des fonctionnalités, des circuits de validation, etc, Conseils Etre conforme à la législation avec un éditeur en contact permanent avec les banques Réussir votre migration «clés en main» Préparation à la conduite de changement Vous accompagner pour réussir votre projet de migration 15

16 TECHNOLOGIE Notre offre / Vos bénéfices (2/4) Notre offre Vos benefices La gestion du certificat de signature CERTINOMIS jointe à l ordre d exécution pour EBICS TS Exploiter un certificat délivré par une autorité de certification reconnue, fiable et pérenne (Groupe La Poste) Un workflow décisionnel et paramétrable pour suivre le circuit de validation des paiements Accélérer les temps de traitement et réduire les litiges liés aux échanges bancaires. 16

17 TECHNOLOGIE Notre offre / Vos bénéfices (3/4) Notre offre La gestion des flux sortants : Format électronique via Use it Flow Digiposte Format Fax via Use it Messaging Format papier via la solution avec l Imprimerie Nationale Vos benefices S adapter au contexte et choisir les flux le plus appropriés Solution d archivage numérique et légal pour conserver les mandats liés aux prélèvements et tous autres documents Garantir la conservation des documents selon le format et la durée règlementaires 17 Une plateforme globale pour tous vos échanges BtoB : Format papier et/ou électronique, Factures, liasses fiscales, bulletins salaires etc Gérer tous vos documents entrants, circulants et sortants

18 GESTION DE PROJET Notre offre / Vos bénéfices (4/4) Notre offre Vos benefices Les traductions de nombreux messages bancaires existants en bibliothèque. Convertir rapidement tous vos échanges bancaires : livraison à temps et sans risque Gestion de projet, MOM, VA, VSR, conduite de changement Gouvernance Vous appuyer sur une équipe d experts en prestations de services Garantir le suivi de votre projet à tous les niveaux Prologue livre une solution complète SEPA Etre prêt à l échéance SEPA du 1 er février

19 Notre Proposition de valeur 19 Vous permettre de fonctionner conformément aux normes SEPA à l échéance du 1 er février 2014 Vous accompagner dans un projet de changement sans risque Une réponse fonctionnelle, conforme aux normes SEPA et adaptée à votre contexte Une solution unique d échanges avec toutes vos banques Une mise en œuvre éprouvée : solution technique Prologue testée auprès des banques Une solution intégrée à votre système d information et interopérable avec vos applications de gestion Un modèle économique souple : mode SaaS, évolutif en fonction des volumes de transactions réalisées (mode licence à la demande) L accompagnement dans chaque phase du projet L appui d une gouvernance intervenant à tous les niveaux Le respect des délais et des budgets alloués

20 EBICS TS Fichiers CFONB 320 Cas pratique d un Groupe International du secteur du Bâtiment (1/4) Objectifs : Mettre en place les virements Nationaux et Internationaux en format SEPA Transformer les virements CFONB en SEPA Credit transfert (SCT) Maintenir la continuité des échanges, sans rupture Entité1 Entité 2 Entité 3 Entité 4 Entité 5 Use it Flow 1 Use it Flow 2 Use it Flow 3 AVANT APRES Virements Nationaux et Internationaux = 83 Flux 38 Flux SEPA - SCT 23 Flux SEPA - SCT 13 Banques 13 Banques EBICS TS 10 Banques 20 Rôle de Prologue - Traductions CFONB 320 vers SEPA XML Documentation technique - Coordination avec les banques : Banque Palatine, BNP Paribas, Bred, CA CIB- Calyon, CDN, CIC, Dexia, HSBC, Natixis Banques Pop, SG, LCL, CA Nord de France, CE Loire Centre - Mise en œuvre des nouveaux flux - Pilote réalisé sur une entité et une banque - Déploiement réalisé par entité et par banque - Déploiement général

21 Cas pratique d un Groupe International du secteur du Bâtiment (2/3) Le périmètre de Prologue en complément de la réalisation technique concerne l offre d accompagnement suivante : Aide à la compréhension des enjeux et à l analyse des processus en place Favoriser une interprétation cohérente de la réglementation à mettre en œuvre Adaptation du Système d infiormation Conduite du changement Faciliter l échange d expérience permettant la réussite de la migration Ingénierie de Processus Projet SEPA Adaptation de l organisation Optimisation et Compétitivité 21

22 Cas pratique d un Groupe International du secteur du Bâtiment (3/3) Les prestations de service Transformation du message virement du format CFONB 320 vers SEPA XML Mise en service par Prologue comprenant : initialisation du projet, mise en place du mapping, création des 38 flux, installation, configuration, validation des liens avec les banques concernées, duplication des flux sur serveur de backup Mise en place des 20 flux internationaux Coordination des distants par Prologue Coordination projet et qualité Extension SEPA de la licence Use it Flow 22

23 Nos clients Un parc d une centaine de clients, effectuant des échanges bancaires. Une offre présente dans tous les secteurs d activités : L industrie le Commerce : Eiffage, Martine Spécialités, Modulo, Métropolight, IDP Home Vidéo, ECCE, La santé : des Centres Hospitaliers, des cliniques, des mutuelles, Fondation Hopale, Institut Camille Miret, Union Mutuelle des Cheminots, L habitat social : Emmaüs Habitat - Immobilière 3F Logiseine - Promocil UNICIL, de nombreux Opac, des OPH, Les Services : Alptis Assurances, CER France Ille & Vilaine, KPMG, SOGECAP (filiale Société Générale), des Experts-comptables, des cabinets d assurances, 23

24 Ils témoignent Immobilière 3F : «En tant que bailleur social multi-sites le Groupe I3F gère chaque jour une centaine d échanges dématérialisés avec de nombreux partenaires : une vingtaine de banques, la CAF, la MSA et EDF Immobilière 3F utilise les solutions Prologue depuis une dizaine d années et a été séduit par une solution unique» 24

25 Nos partenariats et certifications 25

26 Contacts Nous sommes à votre disposition pour tout complément d information au ou Notre site web : Nous vous rappelons immédiatement ici 26

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