Espace Numérique de Travail du Nord Pas de Calais. Document de référence Enseignants

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1 Espace Numérique de Travail du Nord Pas de Calais Document de référence Enseignants

2 Sommaire Sommaire I. Tour d horizon de la solution... 2 a) Généralités 2 b) Configuration des postes d accès 2 1. Configuration matérielle 2 2. Systèmes d'exploitation supportés 2 3. Navigateurs compatibles 2 c) Aide en ligne 3 d) Support 4 II. Présentation détaillée de savoirs numériques Processus de connexion...4 a) Session de travail d un utilisateur 4 b) Identifiants de connexion et mots de passe 5 c) Cas d un utilisateur ayant plusieurs profils 5 2. Circulation générale...5 a) Organisation de l écran 5 b) Menu utilisateur 6 3. Fonctionnalités...7 a) Page d accueil 7 b) Module Mon espace 7 c) Module Mes activités 10 d) Module Mes documents 25 e) Module CDI 27 f) Module La vie du lycée 28 g) Module Utilitaires 29 h) Module Mon Profil 29 1

3 I. Tour d horizon de la solution a) Généralités Chaque établissement possède un espace propre dans savoirs numériques Les enseignants disposent dans savoirs numériques 5962 de leur établissement d un espace disque de 40 Mo pour leur messagerie (15Mo) et leurs données personnelles (25Mo). Le bandeau et les menus de cet espace savoirs numériques 5962 peuvent être personnalisés par l établissement. Cette documentation est une documentation de référence : suivant les personnalisations faites par l établissement, l utilisateur pourra constater des différences de configuration entre cette documentation et son savoirs numériques b) Configuration des postes d accès Il n y a aucune installation à effectuer sur les postes pour accéder à savoirs numériques 5962, et par conséquent aucune configuration matérielle particulièrement recommandée. L essentiel est de disposer d une liaison Internet (haut débit recommandé) et d un navigateur compatible. Quelques limitations sont cependant connues sur certains navigateurs pour des fonctionnalités avancées. 1. Configuration matérielle Processeur Intel Pentium III 200 MHz ou compatible 64 Mo de mémoire vive (RAM) 50 Mo d'espace disque disponible (disque dur formaté en NTFS, FAT ou FAT32) Connexion réseau Internet via RTC / ADSL Résolution graphique : 800x600 pixels minimum, 1024x768 pixels recommandés 2. Systèmes d'exploitation supportés Windows 98 Windows NT 4 avec le Service Pack le plus récent Windows 2000 Pro, Server ou Advanced Server avec le Service Pack le plus récent Windows Millenium Edition Windows Server 2003 avec le Service Pack le plus récent Windows XP avec le Service Pack le plus récent Windows Vista avec le Service Pack le plus récent Windows 7 MAC OS (OS X ou supérieur) 3. Navigateurs compatibles PC : Microsoft Internet Explorer 6.0 / 7.0 / 8.0, plus le service pack le plus récent Mac : Safari, ou Microsoft Internet Explorer 5.2 pour Mac OS X ou ultérieur Opera, Chrome, Firefox, Mozilla 1.0 ou plus 2

4 Microsoft Internet Explorer est conseillé pour accéder à toutes les fonctions, en particulier le «Mode explorateur» sur les espaces de stockage de documents (configuration optimale pour cette fonctionnalité : Windows XP/SP2 + Internet Explorer 6 ou 7). Par ailleurs l apparence d Outlook diffère selon le navigateur. Quelles sont les options à activer dans le navigateur pour accéder au site de savoirs numériques 5962? Le navigateur doit être configuré pour accepter de charger les composants Active X Les options de sécurité du navigateur doivent être configurées pour accepter les cookies Le navigateur doit être configuré pour autoriser l ouverture de fenêtres pop-up Désactiver éventuellement les logiciels qui empêchent l ouverture de pop-ups c) Aide en ligne La prise en main de savoirs numériques 5962 est facilitée par son ergonomie ainsi que par son interface s appuyant sur les outils et principes de circulation standard. Deux niveaux d aide en ligne sont proposés dans savoirs numériques 5962 : Une aide globale, qui propose des vidéos de démonstration et de prise en main pour chacun des espaces et outils de savoirs numériques 5962, Une aide contextuelle dans certains modules, qui présente sous forme d info-bulles les particularités de chaque fonctionnalité et détaille les actions disponibles dans les barre d icones de chaque outil. Accès à l aide contextuelle du module courant Accès à l aide globale 3

5 d) Support Afin de faciliter l appropriation de savoirs numériques 5962, les utilisateurs finaux disposent : D une assistance fonctionnelle sous forme d une aide en ligne contextuelle accessible sur chaque fonctionnalité de savoirs numériques 5962, quel que soit le profil, D une assistance de la part de leur administrateur savoirs numériques 5962 local établissement (support local) qu ils peuvent solliciter par messagerie à partir de savoirs numériques 5962 : Le support local du lycée intervient par exemple pour traiter : Les questions relatives à l utilisation, La gestion des mots de passe des utilisateurs rattachés à l établissement : livraison, regénération, Le paramétrage complémentaire des modules (ressources, matières spécifiques ), La sollicitation du support niveau 1 pour toute question que le support local ne saurait pas traiter. Le support niveau 1 aux administrateurs savoirs numériques 5962 locaux est assuré par la chaîne de support standard des lycées. II. Présentation détaillée de savoirs numériques Processus de connexion a) Session de travail d un utilisateur La procédure de connexion est très simple, sur un poste connecté à Internet : Ouverture d un navigateur Web, Saisir : Invitation à saisir son Nom d utilisateur et son mot de passe, La connexion est sécurisée Une fois la connexion établie, une session de travail est ouverte pour l utilisateur authentifié, qui va accéder à son espace personnel et aux fonctions autorisées par son profil. Par sécurité, pour éviter que d autres utilisateurs du même poste utilisent la connexion sous son compte, en particulier au sein des établissements où les postes de travail sont partagés par les 4

6 utilisateurs, il est impératif que l utilisateur referme sa session lorsqu il a terminé son travail sur le savoirs numériques 5962, en cliquant sur le bouton dans le bandeau supérieur, ou en refermant la fenêtre du navigateur. S il oublie de le faire, une sécurité permet de clore sa session de travail après une certaine durée d inactivité (de 30 minutes, par défaut). Par suite, si l utilisateur reste inactif une trentaine de minutes, sa session de travail sera perdue et il devra se reconnecter. b) Identifiants de connexion et mots de passe Les identifiants et mots de passe sont générés automatiquement. La complexité du mot de passe généré répond aux normes imposées par le Schéma Directeur des savoirs numériques Les comptes utilisateurs sont générés à partir de l annuaire fédérateur, et la liste en est transmise aux administrateurs d établissement qui se chargent de les distribuer aux utilisateurs. En cas de perte de son mot de passe, l utilisateur peut demander la génération d un nouveau mot de passe à l administrateur local. Pour l instant il ne peut pas le régénérer lui-même. c) Cas d un utilisateur ayant plusieurs profils Dans le cas d un utilisateur cumulant plusieurs profils (par exemple, à la fois enseignant et parent), un identifiant de connexion par profil est attribué : par exemple, un identifiant jean.perrin d enseignant, et un identifiant jean.perrin2 de parent (avec deux mots de passe). Pour passer d un profil à l autre sans avoir à refermer le navigateur, l utilisateur dispose d un bouton (vert) changer d utilisateur, pour ouvrir une autre session. 2. Circulation générale a) Organisation de l écran Zone d identification de l utilisateur Fonctions transversales et gestion de la session Fil d Ariane Bandeau personnalisable aux couleurs de l établissement Menu (adapté au profil) Zone des contenus 5

7 b) Menu utilisateur Les modules accessibles varient en fonction des options retenues dans le savoirs numériques Mais les menus s adaptent également au profil de l utilisateur connecté, pour ne lui montrer que les fonctions qui le concernent (les noms des modules pouvant s adapter aussi). Exemples : Menu enseignant 6

8 3. Fonctionnalités Cette section du document passe en revue les différentes fonctionnalités proposées par le savoirs numériques a) Page d accueil La page d accueil affiche par défaut le tableau d affichage de l établissement, en consultation. Les utilisateurs ayant le droit de publier sur le tableau d affichage (par défaut, les chefs d établissements et les administrateurs d établissement) ont la possibilité d y ajouter une information. Les utilisateurs ont la possibilité de créer des flux RSS dans chaque module. La mise à disposition des informations se fait à travers deux procédés : la possibilité de rendre accessible à partir de savoirs numériques 5962 tout ou partie d'un autre site web et la publication de nouvelles brèves. Les informations ou les services mis à disposition apparaissent dans une zone de la page d'accueil réservée au diffuseur (appelée par la suite "zone réservée"). Lorsque le taux de remplissage d un espace de travail privé dépasse un certain niveau, l utilisateur est averti (message d alerte). b) Module Mon espace 1. Mon espace : Ma messagerie Adresse électronique : chacun des membres dispose d une adresse de la forme en général : prénom.nom@savoirsnumeriques.fr 7

9 Le module «Messagerie» de savoirs numériques 5962 intègre toutes les fonctionnalités classiques pour ce type de service. Il est accessible via un navigateur Web et l interface se présente comme celle indiquée dans la figure ci-dessous: Organisation de ses boîtes de réception et d envoi par dossiers, Vérification orthographique, signature électronique, Et en passant par le bouton «options», o Gestion d absence, règles de messages, o Règles de gestion des courriers indésirables, o Possibilité de redirection sur une adresse externe, Plus toute la gestion de tâches et d agenda personnel d Office Outlook, Attention, dans les «options» quelques limitations apparaissent sous Mozilla/Firefox. Sélection de la boîte à afficher Affichage de la boîte sélectionnée Choix du message à afficher Paramétrage des options et des règles Actions sur le message courant Accès aux différentes fonctions d Outlook : agenda, courrier, tâches Affichage du message sélectionné Les messages peuvent être consultés via un accès POP : pop.savoirsnumeriques5962.fr. 2. Mon espace : Mes contacts La fonctionnalité de carnet d adresses est celle d Office Outlook, elle permet de se gérer une liste de contacts associés à sa messagerie, et peut aussi gérer des «Listes de distribution», ensemble de contacts auxquels on pourra écrire de manière groupée. Ces listes peuvent être constituées en sélectionnant des contacts parmi les membres de l annuaire savoirs numériques

10 3. Mon espace : Mon calendrier L outil d agenda personnel accessible dans le menu «Mon espace» est l agenda Office Outlook de l utilisateur. Il donne accès à toutes les fonctionnalités classiques de ce standard : Ajout/modification/suppression d événements par simples clics dans le calendrier. Possibilité de joindre des fichiers à un événement, ainsi qu un descriptif plus complet, Possibilité de définir des événements réguliers en leur appliquant une périodicité, Possibilité d être alerté par message avant un événement (le moment de déclenchement de l alerte étant lui-même paramétrable). L agenda permet surtout de partager des rendez-vous avec d autres utilisateurs de savoirs numériques 5962, et donne la possibilité de se synchroniser avec leurs propres calendriers pour fixer une date (assistant de planification). 4. Mon espace : Mes tâches L outil de gestion des tâches personnelles est celui de Microsoft Office Outlook, intégré dans l interface du navigateur Web. Il permet d organiser ses tâches personnelles, en leur attribuant un descriptif, une date d échéance, un état d avancement. 9

11 Des alertes peuvent être déclenchées à un moment défini par l utilisateur, pour lui rappeler une échéance sur une tâche en cours. Une tâche peut être transférée à d autres utilisateurs de savoirs numériques 5962 (qui la reçoivent alors en pièce jointe dans leur messagerie). Actions sur la tâche affichée Affichage de la tâche sélectionnée dans la liste c) Module Mes activités 1. Mes activités : Cahier de textes Le cahier de textes d une classe ou d un groupe est partagé par tous les enseignants qui interviennent dans les cours de cette classe (ou de ce groupe). Ils peuvent y décrire les séances. Les élèves et leurs parents accèdent au cahier de textes en consultation. Le cahier de chaque élève combine ceux des différents groupes auxquels il peut appartenir. La direction a également un accès aux cahiers de textes (tous ceux de l établissement, interrogeables par classe, par discipline ou par enseignant). Une possibilité d export des données du cahier de textes permet son archivage pendant la durée légale de 5 ans. Chaque cahier de textes est consultable sous la forme d un calendrier dont les séances sont cliquables. L enseignant peut accéder aux cahiers de textes de chacune de ses classes, ou à une vue combinant les cahiers des différents groupes ou classes dans lesquels il intervient. 10

12 Règles d édition des séances : une séance ne peut être modifiée que par l enseignant qui l a créée, et chaque enseignant ne peut créer de séances que pour les groupes ou classes dans lesquels il intervient, dans les disciplines de son enseignement. Un enseignant peut accéder en consultation aux séances créées par les autres enseignants, uniquement dans les cahiers de textes des classes ou des groupes dans lesquels il intervient. Formulaire de saisie des données d une séance 11

13 Champs utilisés pour la description d une séance. Champ Format Description Titre Texte simple Titre de la séance (apparaît dans le calendrier) Discipline Liste de choix Discipline du cours (choix parmi celles de l enseignant) Date et heure Date et heure Date et heure de la séance Durée Nombre en minutes Durée de la séance en minutes Objectifs Texte formaté Objectifs pédagogiques de la séance Ressources Texte formaté Description des ressources nécessaires pour la séance DS ou contrôle Case à cocher Pour signaler la séance comme un DS dans le calendrier Devoirs personnels Texte formaté Description des devoirs donnés par l enseignant Durée estimée Nombre en minutes Durée estimée du travail demandé aux élèves (pour calcul charge) Divers Texte formaté Informations complémentaires (déroulement de la séance, etc ) Pièces jointes Documents joints Tous types de documents que l enseignement met à disposition Séance vue en consultation. (vue par élèves, parents, direction, inspecteurs, enseignants intervenants dans le même groupe ou la même classe) Le texte est formaté comme lors de la saisie, les liens éventuels sont visibles, les pièces jointes sont accessibles. Outils d information Dans le cahier de textes d une classe ou d un groupe, des outils complémentaires accessibles depuis le calendrier permettent de visualiser des informations concernant le travail donné à la classe ou au groupe, sur la durée de la période affichée par le calendrier. Pour les enseignants, la direction, les inspecteurs : Un graphique donnant la charge de travail personnel à fournir par les élèves sur la période (calculée par addition des durées estimées par les enseignants pour les devoirs de chaque séance) 12

14 Pour les élèves et leurs parents : une liste des devoirs donnés sur la période >> Outil d export et d archivage des données du cahier de textes Chaque enseignant a la possibilité d exporter les données des cahiers de textes des classes ou des groupes qu il suit, sous la forme de fichiers imprimables. En outre, l administrateur d établissement et le personnel de direction ont la possibilité d archiver les cahiers de textes de tous les groupes et classes de l établissement, sur toute l année scolaire ou sur une période définie, sous la forme de fichiers imprimables. Ils peuvent également archiver toutes les séances saisies dans les différents cahiers de textes de l établissement par un enseignant donné. L archivage se fait par classe et par période. Le directeur (ou l administrateur savoirs numériques 5962) peut choisir au passage de supprimer les données : attention, elles sont alors définitivement supprimées. 13

15 Outre l obligation légale qui est faite aux établissements d archiver l ensemble de leurs cahiers de textes pour une durée minimale de cinq ans, l archivage annuel des cahiers de texte est une préconisation forte une fois l année scolaire terminée, pour permettre un nettoyage des bases de données et garantir un temps de réponse optimal lors de l année scolaire suivante. Pour ce faire, les données peuvent être supprimées après leur archivage : attention, l opération est délicate, voir recommandations ci-dessous. Pour procéder à l archivage : dans le menu «Vie scolaire», utiliser la fonction intitulée «Export» ou «Archivage» selon les établissements. Une fiche de procédure détaillée existe, ne pas hésiter à la demander au support technique (support@savoirsnumeriques5962). La procédure demande notamment : De choisir une classe ou un groupe, ou éventuellement un enseignant De spécifier la période concernée, toute l année ou un mois ou une semaine donnée : s il y a beaucoup de séances saisies dans les cahiers de textes, on conseille un archivage par mois pour chaque classe, pour générer des fichiers plus facilement manipulables Et d indiquer si les données doivent être supprimées après l archivage ou pas. En effet, une fois les fichiers d archive créés, le cahier de textes peut être vidé si on le demande. Attention : la suppression des séances est alors définitive! Dans le cas d une simple sauvegarde de sécurité en cours d année scolaire, ne surtout pas demander la suppression des données, cliquer sur l option «NON Ne pas supprimer les données». La fonction de vidage est à demander uniquement après la fin de l année scolaire. C est en effet une préconisation pour garantir de bons temps de réponse du logiciel lors de l année scolaire suivante. Mais pour plus de sécurité, on recommande alors : De procéder une première fois à l archivage sans demander la suppression des données, pour s assurer de récupérer les fichiers d archive, et les stocker, Et ensuite seulement, de redemander un archivage avec cette fois-ci suppression des données. Le cahier de textes sera alors vidé de ses séances. Une fois la procédure terminée : Des fichiers sont générés, qui doivent être sauvés sur le poste local en cliquant sur leurs icones avec le bouton droit, et en choisissant l option «Enregistrer la cible sous». Une fois sur le poste local, les fichiers peuvent être imprimés, ou conservés sur un support de stockage longue durée. Attention : les supports gravés (CD-Roms, DVD-Roms) ont une durée de vie limité pour du long terme, utiliser de préférence des solutions de stockage sur plusieurs disques durs. 14

16 L export au format DOCX (OpenXML) est utile pour réutiliser par la suite les données formatées, les stocker ou les imprimer. L édition d un tel fichier nécessite Microsoft Office Word 2007, mais sa simple consultation ou son impression peut être effectuée simplement grâce à la visionneuse Office Word2007 Viewer, disponible en téléchargement gratuit sur le site de Microsoft. L archive ZIP intitulé Documents joints regroupe les différentes pièces jointes aux séances. Il est organisé par dossiers qui reprennent la date et l heure de chaque séance. L export au format XML est utile pour sauvegarder les données et les réimporter éventuellement par la suite en cas de problèmes. L opération d import n est pas disponible dans l interface, elle doit être effectuée par le support technique NetLycée. Export des carnets de bord des enseignants : Les données de carnet de bord étant strictement personnelles, elles ne sont pas prises en compte par l archivage au niveau de l établissement. Chaque enseignant dispose d un outil d export qui lui permet de gérer ses propres sauvegardes et exports de données. 2. Mes activités : Carnet de bord Complémentaire du cahier de textes, le carnet de bord est un véritable outil d organisation de la pédagogie. Il permet à l enseignant de préparer à l avance ses séances, de les basculer ensuite dans autant de cahiers de textes qu il le souhaite, et de les conserver d une année sur l autre en les enrichissant. Les données sont personnelles (visibles uniquement par lui). Le carnet de bord est organisé en fonction des disciplines dans lesquelles intervient l enseignant, et de ses niveaux d enseignement (données récupérés dans l annuaire fédérateur). L enseignant crée ensuite des chapitres, pour y placer ses séances. 15

17 Les séances du carnet de bord peuvent être copiées vers le cahier de textes de classes suivies par l enseignant. Une fois les données copiées, elles peuvent être modifiées (et donc adaptées à la classe) directement dans le cahier de textes. Champs utilisés pour la description d une séance : Champ Format Description Copie dans les cahiers de textes Titre Texte simple Titre de la séance (apparaît dans le calendrier) Oui Discipline Liste de choix Discipline du cours (choix parmi celles de Oui l enseignant) Durée indicative Nombre en minutes Durée indicative de la séance en minutes Oui Objectifs Texte formaté Objectifs pédagogiques de la séance Oui Ressources Texte formaté Description des ressources nécessaires Oui DS ou contrôle Case à cocher Pour signaler la séance comme un DS dans le Oui calendrier Devoirs personnels Texte formaté Description des devoirs donnés par l enseignant Oui Durée estimée Nombre en minutes Durée estimée du travail demandé aux élèves (pour calcul de la charge de travail de la classe) Oui Divers Texte formaté Informations complémentaires Oui Pièces jointes Documents joints Tous types de documents que l enseignement veut mettre à disposition des élèves, ou simplement utiliser pour lui (par exemple, sujet d interrogation) L enseignant choisit quelles pièces sont copiées dans le cahier 16

18 Interrogations possibles Expériences passées Texte simple Texte simple Sujets d interrogation possibles pour la séance (donnée privée ne sortant pas du carnet de bord) Champ pour consigner les expériences passées lors des années précédentes, au cours de cette séance Non Non 3. Mes activités : Notes, absences, emplois du temps Ce module permet, sans nouvelle authentification, d accéder à l outil de gestion des Notes et Absences de l établissement. Pour la gestion des évaluations (notes), des absences et des emplois du temps, le savoirs numériques 5962 prend appui sur les solutions existantes dans les établissements, qui sont intégrées et affichées directement dans l interface du navigateur Web sans avoir besoin de se ré authentifier. Cela permet aux établissements de continuer à travailler sur les outils de vie scolaire dont ils ont l habitude. L interconnexion des outils logiciels de l établissement est l un des principes fondateurs de savoirs numériques Elle est possible à partir du moment où l éditeur du logiciel de vie scolaire a autorisé le développement d un «connecteur». Des connecteurs sont pour l instant disponibles sur les outils de vie scolaire suivants : Pronote (Index Education): gestion des emplois du temps, notes, absences Viescolaire.net (OMT) : gestion de la vie scolaire, notes, absences GRR : gestion et réservation de ressources Pronote permet à un utilisateur de la solution NetLycée de se connecter de façon silencieuse sur son espace personnel Index/PRONOTE. Lors de la demande de connexion à PRONOTE.net, une nouvelle fenêtre du navigateur est ouverte et celle-ci est connectée au serveur PRONOTE.net. Pour tous les profils, l authentification unique se réalise à partir d un identifiant savoirs numériques 5962 généré par le serveur PRONOTE. Ce numéro doit être identique dans l annuaire de savoirs numériques 5962 et dans la base de données de PRONOTE. 17

19 Une documentation est mise à disposition pour intégrer ces outils de vie scolaire dans le savoirs numériques Elle décrit les configurations à effectuer et informations à transmettre au support technique fournisseur pour achever l interconnexion. 4. Mes activités : Gestion des ressources >> Administration des ressources Le personnel de direction et l administrateur savoirs numériques 5962 de l établissement ont accès à une fonctionnalité qui leur permet de gérer la liste des ressources de l établissement sujettes à réservation : Gestion de la liste des «types de ressources» (équipement sportif, matériel audiovisuel ) o Ajout de nouveaux types qui permettent de classer les ressources, o Modification ou suppression de types existants. Gestion de la liste des ressources de l établissement o Ajout, Modification ou suppression de ressources, o Pour chaque ressource, association à un type de ressources, et saisie d un descriptif, o Pour chaque ressource, choix d une durée maximale de réservation, d un mode de réservation, et éventuellement d un responsable. Les deux modes de réservation possibles pour une ressource sont : Le mode de réservation automatique : o Principe du «premier arrivé, premier servi», o Le premier utilisateur (enseignant) qui demande la ressource pour un créneau donné se la voit attribuer automatiquement. 18

20 Le mode de réservation par options : o Chaque demande de réservation conduit à poser une «option» qui doit être validée, o Un responsable (enseignant, ou autre profil parmi les personnels de l établissement) est chargé de valider les demandes en attente, et de trancher lorsque plusieurs options ont été posées en concurrence sur le même créneau horaire, o Le responsable d une ressource dispose d un module de «suivi de ressource», qui lui permet de valider les demandes d options en attente (il reçoit un de notification à chaque fois qu une demande à valider est déposée), o L outil permet également à l enseignant de modifier le descriptif de la ressource : ce champ peut être utile pour communiquer des informations sur la ressource à ses utilisateurs, par exemple les horaires d ouverture pour un stade ou une piscine o L administrateur conserve à tout moment la possibilité, via son interface, de modifier à nouveau la description de la ressource, et d affecter son suivi à un autre utilisateur de savoirs numériques 5962, ou encore de changer son mode de réservation. Exemple de saisie d une nouvelle ressource >> Réservation des ressources L outil de réservation de ressources propose, pour chaque ressource accessible, un calendrier dans lequel peuvent être posées des demandes de réservation. Un code de couleur indique l état de chaque réservation, sur les créneaux qui ont fait l objet d une demande. 19

21 >> Suivi des ressources Lorsqu un utilisateur est responsable d une ressource, il peut effectuer le suivi des demandes de réservation grâce à cet outil. Un calendrier cliquable fait apparaître les différentes demandes, repérables à l aide d un code couleur. Le responsable clique sur les créneaux pour valider ou rejeter les options. Il est alerté par à chaque demande. 5. Mes activités : Groupes de travail / Sites collaboratifs >> Groupes de travail : généralités Les groupes de travail permettent de mettre à disposition d une communauté réduite d utilisateurs (un groupe d élèves, un groupe d enseignants ) un ensemble complet d outils de travail coopératif qui 20

22 leur sont strictement réservés : échange d informations, partage de documents, espaces de communication, création de site collaboratif. Groupe des enseignants de langue Groupe des 4 ème option anglais Les groupes peuvent rassembler : Des utilisateurs de même profil (par exemple, un groupe d enseignants) Des utilisateurs de différents profils (par exemple, un enseignant et ses élèves) Des élèves de différentes classes (par exemple, des groupes inter-classes) Des profils non enseignants et non élèves Eventuellement, des utilisateurs d établissements différents (l administrateur d établissement doit en faire la demande spécifique auprès du support). >> Accès aux groupes de travail Chaque utilisateur de savoirs numériques 5962 peut accéder dans «Mes activités» à la liste des groupes de travail dont il est membre. Les profils enseignants et administrateur d établissement disposent en outre de la possibilité de créer de nouveaux groupes de travail. 21

23 Le créateur d un groupe de travail (dénommé «Responsable» du groupe) dispose de tous les droits d administration sur son groupe de travail, pour : Paramétrer les modules, Ajouter/supprimer des membres, Redéfinir les rôles de chacun et les droits d accès pour chaque rôle, Et ajouter éventuellement d autres membres avec le profil «administrateur de groupe», qui hériteront alors des mêmes droits. >> Suppression d un groupe de travail La fonctionnalité de suppression d un groupe de travail est réservée à l administrateur d établissement. L administrateur accède en effet à la liste de tous les groupes de travail de l établissement, qu il peut administrer comme s il en était «administrateur de groupe». En outre, un petit menu contextuel dans la liste des groupes lui permet de les supprimer, ou de les superviser, c est-à-dire de consulter des informations sur l occupation disque, le nombre de membres du groupe et la date de sa dernière mise à jour (afin de détecter ceux inutilisés). >> Interface du groupe de travail L interface s adapte légèrement lorsqu on entre dans un groupe de travail, puisque la barre de menu verticale classique se réduit (elle reste accessible en cliquant sur le bouton Mon espace à gauche), pour laisser place à une nouvelle barre de menu verticale intitulée Mon travail. 22

24 Ce menu donne accès à toutes les fonctionnalités réservées aux membres du groupe. En fonction des utilisateurs, les options accessibles peuvent varier (car tous les utilisateurs n ont pas forcément accès à tous les modules, en particulier aux fonctions d administration). De la même manière, les administrateurs du groupe peuvent choisir de désactiver ou réactiver certains modules. On peut noter que l entrée dans l espace du groupe de travail s effectue sur une page dite d accueil du groupe, qui constitue un mini-tableau de bord puisqu elle présente une synthèse des dernières contributions dans chacun des espaces d échange du groupe. >> Groupes de travail : informations L outil Informations donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est constituée d un titre, d un corps (en texte formaté) et d éventuels documents joints. Le nom de l auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible d attribuer à chaque information une date d expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra. >> Groupes de travail : documents, images, liens Ces espaces de partage de documents fonctionnent exactement de la même manière que les espaces personnels Mes documents, sauf qu ils sont à l usage de tout le groupe. Pour connaître le mode de 23

25 fonctionnement de ces espaces et en particulier leurs limitations de sécurité se référer au paragraphe d) Module Mes documents. >> Groupes de travail : forums Il s agit d un espace de discussion réservé aux membres du groupe de travail. On peut éventuellement spécifier des droits de contribution limités, pour certains profils d utilisateurs (si l on souhaite par exemple que les contributions des élèves ne soient affichées qu après validation par des modérateurs enseignants). >> Groupes de travail : administration / gestion des utilisateurs C est l outil qui permet de gérer les membres du groupe, d en supprimer ou d en ajouter. Il doit forcément s agir d utilisateurs de savoirs numériques 5962, sélectionnés dans l annuaire par un membre ayant le rôle d administrateur du groupe (c est-à-dire, le responsable, ou un autre membre désigné comme administrateur par le responsable). Un «rôle» est affecté à chaque membre du groupe. Ce rôle peut varier d un groupe de travail à l autre, puisqu il est affecté par les administrateurs du groupe. Chaque rôle donne des droits d accès différents sur le groupe de travail (droits de modification, d ajout, de suppression ) Au départ, lorsqu un utilisateur est ajouté au groupe de travail, il a par défaut le rôle qui correspond à son profil : élève, professeur Par la suite, le rôle de l utilisateur peut être complètement redéfini (dans l absolu, un élève pourrait même hériter du rôle Professeurs ou Administrateur du groupe de travail si on le souhaite). >> Groupes de travail : administration - gestion des rôles Cet outil permet de gérer les droits d accès conférés aux différents membres du groupe. Ils sont définis sous forme de «rôles» par les administrateurs du groupe. Chaque rôle possède sur chaque module du groupe de travail des droits d accès plus ou moins limités (de la simple consultation, 24

26 jusqu à l administration, en passant par la possibilité d ajouter, de supprimer, de modérer les contributions, etc ) La copie d écran ci-dessus montre les droits affectés par défaut à chaque rôle sur chaque module, lors de la création d un groupe. d) Module Mes documents Le menu «Mes documents» permet de disposer d un espace privatif de stockage en ligne, dans lequel l utilisateur pourra placer des fichiers et des liens auxquels il pourra ensuite accéder depuis n importe quel poste de travail - y compris à domicile, hors de l établissement. 25

27 1. Mes documents : Mes liens Web Cet espace permet de gérer des liens Web (sous la forme d une URL, d un titre et de remarques éventuelles), et de les organiser par dossiers. L ajout d un nouveau lien se fait par le biais du bouton «Nouveau», «Nouvel élément». 2. Mes documents : Mes documents Cet espace permet de stocker des fichiers, et de les organiser en dossiers. Le téléchargement sur le serveur (ou upload ) s effectue en cliquant sur le bouton «Télécharger», ce qui permet d envoyer les fichiers depuis son poste local vers l espace Mes documents. Il est possible aussi d utiliser l affichage en «Mode explorateur Windows», en sélectionnant l option correspondante dans le menu «Afficher» sur la droite de l écran : dans ce cas, le navigateur affiche une fenêtre d explorateur Windows, avec les mêmes possibilités qu un explorateur classique pour agir sur les fichiers (via le menu contextuel du bouton droit de la souris) et la possibilité de glisserdéplacer des fichiers depuis une autre fenêtre d explorateur, comme si on transférait simplement les fichiers d un dossier à l autre sur le poste local. Tout utilisateur peut placer et manipuler des documents par glisser-déposer ou par couper-coller dans l arborescence de son espace de travail privé. Caractères interdits dans les noms de fichiers : ~ # % & * { } \ : < >? / (et le. en début et fin de nom) Formats interdits : Pour des raisons de sécurité, certains formats de fichiers sont systématiquement «bannis», c est-à-dire refusés lors du téléchargement. Les extensions concernées sont les suivantes : ade, adp, app, asa, ashx, asmx, asp, bas, bat, cdx, cer, chm, class, cmd, com, config, cpl, crt, csh, der, dll, exe, fxp, gadget, hlp, hta, htr, htw, ida, idc, idq, ins, isp, its, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mat, mau, mav, maw, mda, mdb, mde, mdt, mdw, mdz, msc, msh, msh1, msh1xml, msh2, msh2xml, mshxml, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, printer, pst, reg, rem, scf, scr, sct, shb, shs, shtm, shtml, soap, stm, url, vb, vbe, vbs, ws, wsc, wsf, wsh Taille limite : Les fichiers de plus de 50 Mo sont refusés. Pour s affranchir de ces limitations, compresser les fichiers à télécharger en format ZIP. 3. Mes documents : Mes images Cet espace fonctionne comme l espace Fichiers, mais offre en outre une visualisation des images sous forme de vignettes, ou de diaporama (en passant par le menu «Action»). 26

28 e) Module CDI Le module «CDI» est un espace d accès à des informations et des ressources, mises à disposition par les documentalistes ou les enseignants, à destination des élèves et de tout le personnel de l établissement. 1. CDI : Agenda du CDI L agenda est un calendrier, consultable par jour, par semaine ou par mois, et dans lequel les événements sont cliquables pour permettre d en obtenir un descriptif (et d accéder à d éventuels documents joints). Les événements peuvent être réguliers et périodiques. 2. CDI : Informations du CDI L affichage Informations du CDI donne une succession de nouvelles brèves, triées par ordre chronologique inverse (les plus récentes apparaissent en tête de liste). Chaque information est constituée d un titre, d un corps (en texte formaté) et d éventuels documents joints. Le nom de l auteur est toujours visible et cliquable (pour accéder à son profil). Il est possible d attribuer à chaque information une date d expiration, au-delà de laquelle elle disparaîtra. 3. CDI : Les liens Web, documents et images du CDI Cet espace partagé fonctionne d une manière similaire à l espace personnel Mes documents. 4. CDI : Les ressources du CDI Cet espace propose des ressources en ligne, accessibles directement dans l interface du navigateur Web. Ces ressources sont classées par matières. L apprenant peut également choisir de parcourir un parcours de formation proposé par un formateur. La liste des ressources est définie lors du déploiement de savoirs numériques 5962, en fonction des licences de contenus auxquels les établissements ont accès. Cette liste est évolutive, et peut donc être modifiée sur demande auprès du support à chaque nouvelle ressource en ligne disponible dans l établissement. 27

29 Exemple de ressources : En sélectionnant une ressource, l utilisateur accède aux contenus associés à la ressource (exemple : dictionnaire). f) Module La vie du lycée 1. La vie du lycée : Agenda du lycée L agenda de l établissement est basé sur le même outil que l agenda du CDI (voir plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent éditer les événements apparaissant dans le calendrier. 2. La vie du lycée : Le tableau d affichage Le tableau d affichage de l établissement est basé sur le même outil que celui du CDI. La seule différence se situe au niveau des droits d accès : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent publier des informations. L ajout d une information sur le tableau d affichage se fait en cliquant sur le bouton «Nouveau», menu «Nouvel élément». L utilisateur a la possibilité de spécifier le ou les profils d utilisateurs auxquels l information s adresse : elle ne sera alors affichée qu aux profils concernés, au niveau de leur page d accueil. 28

30 3. La vie du lycée : Liens Web partagés et Documents partagés Les espaces de documents ou de liens Web sont semblables à ceux du CDI (voir plus en amont dans le document). La seule différence se situe au niveau des droits d accès par les utilisateurs : ici, ce sont les profils de direction et non les documentalistes ou les enseignants qui peuvent ajouter, modifier ou supprimer des fichiers et des liens Web. g) Module Utilitaires 1. Outils de calculatrice, dessin, retouche photos La calculatrice scientifique, l outil de dessin et celui de retouche photos sont des logiciels utilitaires très simples d emploi, mis à disposition de tous les utilisateurs de l établissement. 2. Boîte à outils La boîte à outils est un espace de téléchargement de fichiers (semblable à ceux du CDI ou de l établissement) dans lequel l administrateur de l établissement peut mettre des logiciels utilitaires à disposition de tous les utilisateurs, en téléchargement. Il peut s agir par exemple de visionneuses Office Word Viewer 2007 ou Office Powerpoint, qui permettent de visualiser des documents.docx et.pptx aux formats Office 2007 (tels que ceux générés par l outil d export du cahier de textes) sans avoir la suite Microsoft Office. h) Module Mon Profil 1. Mon profil : Mes infos personnelles Le formulaire des informations personnelles permet de compléter son profil, en donnant des renseignements qui permettront de se présenter aux autres utilisateurs de savoirs numériques

31 Le profil d un utilisateur est consultable lorsque son nom apparaît dans le savoirs numériques 5962, lorsqu il contribue dans un espace d information, d échange ou de partage de documents par exemple. Il permet notamment d afficher une photo, qui apparaîtra dans les forums : l image doit être en jpg, gif ou png. Le format 61x77 est recommandé pour éviter les déformations. 2. Mon profil : Mes alertes L option «Mes alertes» permettra (à terme) à l utilisateur de mettre en place des alertes, ou processus de notification automatique, destinés à l avertir (sous la forme d un message ) à chaque fois qu un événement qui l intéresse se produit sur le savoirs numériques 5962, par exemple lorsqu un espace de partage de documents propose un nouveau fichier à télécharger. 30

32 3. Mon profil : Mon mot de passe Cette option permet à l utilisateur de modifier lui-même son mot de passe. Pour maintenir un niveau minimal de sécurité (exigé par les recommandations du SDET), des règles sont imposées sur le choix du mot de passe. Elles sont rappelées à l utilisateur dans un message préalable, et lui sont explicitées à nouveau s il tente de proposer un nouveau mot de passe non conforme. Par mesure de sécurité, pour éviter notamment qu un utilisateur change le mot de passe d un autre à son insu pendant qu il s absente de son poste de travail, l ancien mot de passe doit être reprécisé en même temps qu on saisit le nouveau mot de passe (deux fois, pour éviter toute faute de frappe puisque la saisie se déroule à l aveugle). 31

33 Remarque : le nouveau mot de passe n est connu que de l utilisateur, aucune notification n est envoyée à l administrateur, ni aucun mail de confirmation à l utilisateur lui-même. Par conséquent, s il perd ce mot de passe, l utilisateur n a pas de moyen de le retrouver. Il doit alors demander à l administrateur d établissement de lui générer un nouveau mot de passe automatique. 32