Solution de communication d entreprise Aastra

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1 Solution de communication d entreprise Aastra OfficeSuite dès OIP R8.3 Mode d emploi Plates-formes prises en charge: Aastra 415 Aastra 430 Aastra 470 Ce mode d'emploi décrit les fonctions, la configuration et l'utilisation de l application Rich Client OfficeSuite. eud-1462_fr / 1.0 OIP R

2 Bienvenue sur Aastra Merci d avoir choisi un produit appartenant à une solution de communication Aastra. Notre produit répond aux exigences de qualité les plus élevées, associées à un design de haut niveau. La présente notice d utilisation vous accompagnera dans l utilisation de l OfficeSuite. Notre site Internet ou notre Aastra 400 DocFinder sont à votre disposition pour toute assistance technique complémentaire ou information sur d'autres produits de la gamme Aastra. Utiliser OfficeSuite OfficeSuite est une application Rich Client CTI conviviale, qui s intègre très bien dans un environnement de travail intense et mouvementé. CTI (Computer Technology Integration = Couplage téléphonie informatique) caractérise l'intégration de l'informatique dans la téléphonie. OfficeSuite peut non seulement être reliée à un téléphone sans fil ou d un softphone, mais également à un téléphone mobile supplémentaire et se commute de lui-même sur le téléphone momentanément utilisé. Dans cette conception nouvelle et moderne avec une interface d utilisateur claire et structurée, OfficeSuite élargit les possibilités offertes par les téléphones propriétaires. Une multitude d options et de fonctionnalités permettent une téléphonie de haute qualité à portée de clic. OfficeSuite s intègre parfaitement à votre environnement de travail sur ordinateur, soutenant et facilitant l efficacité de vos journées de travail trépidantes. Vous pouvez accepter un appel entrant pendant que vous travaillez sur un document. Avec un CTIclient basé sur Windows, vous pouvez confortablement effectuer et gérer vos appels. L'OfficeSuite est exploitée sur l'open Interfaces Platform (OIP). L'Open Interfaces Platform (OIP) constitue l'interface entre le serveur de communication Aastra et des applications (propres ou de tiers) et garantit une intégration fluide d'applications CTI. 2 eud-1462/1.0 OIP R

3 Bienvenue sur Aastra Gestion d appels via OfficeSuite Qu il s agisse de numérotation directe, de rappel par le journal, de numérotation au moyen d une combinaison de touches ou des fonctions de bloc-notes électronique, OfficeSuite est un agent bien pensé et un outil pratique pour les contrôles et la gestion des appels professionnels par ordinateur. Ainsi, cet outil vise non seulement les activités de réception et de secrétariat, mais aussi d'autres collègues ayant un grand nombre d'appels à gérer. Car OfficeSuite offre de nombreuses options et fonctions avec une présentation adaptée proposant un menu bien présenté et clairement structuré. OfficeSuite est muni de différentes fonctions et options simplifiant encore davantage la gestion des appels et de la communication : la gestion des appels, l'indicateur de présence et le journal assurent la meilleure vue d'ensemble possible. En outre, la communication est facilitée par le service d annuaires et différents profils de présence. Vous pouvez également configurer votre téléphone selon votre imagination et vos besoins. eud-1462/1.0 OIP R

4 Sécurité Indications de sécurité L'inobservation de ces prescriptions peut occasionner des dangers et violer la législation en vigueur. Informations pour l'utilisateur DocFinder pour la plate-forme de communication d Aastra 400: Les informations, graphiques et plans contenus dans les informations d'utilisateur sont soumis au droit d'auteur et ne doivent pas être reproduits, présentés ou modifiés sans l'accord écrit d'aastra Telecom Schweiz AG. Votre produit vous a été livré avec un mode d'emploi succinct contenant des indications de sécurité et, selon les circonstances, d'autres informations spécifiques au produit. Le mode d emploi de l'officesuite est à votre disponible sous forme de fichier PDF et en ligne. Pour la version en ligne, appuyez sur la touche F1. Ceux-ci, ainsi que tous les autres documents d'utilisateur sont disponibles pour téléchargement sur l'aastra 400 DocFinder, sous forme de documents séparés ou de sets de documentation. Il est de votre responsabilité de vous maintenir constamment informé de l'étendue des fonctions, de la desserte et de l'emploi dans les règles de votre produit. Vérifiez que vous disposez de tous les documents utilisateur pour utiliser votre produit de manière efficace et adéquate. contrôlez si les versions des documents d'utilisateur correspondent à l'état logiciel des produits Aastra 400 utilisés et si vous disposez des dernières éditions. Lisez d abord les informations d utilisateur avant de mettre votre produit en service. Conservez ces informations à un endroit bien accessible et consultez-les si vous avez des doutes sur l utilisation de votre produit. Ne remettez votre produit à des tiers que conjointement aux informations d utilisateur. 4 eud-1462/1.0 OIP R

5 Sécurité Fonction et but d utilisation Ce produit fait partie de la solution de communication Aastra 400. Ce logiciel ne peut être lancé que si un serveur de communication configuré de façon compatible est détecté. OfficeSuite est toujours associée à un téléphone fixe, sans fil ou un téléphone mobile. Outre la grande variété de fonctions supplémentaires en tant que client CTI, l étendue des fonctions OfficeSuite correspond pour l'essentiel à celle d un téléphone propriétaire Aastra. L'Aastra 400 est une solution de communication ouverte, modulaire et complète pour le domaine des affaires, comprenant plusieurs serveurs de communication de puissance et capacité d'extension différentes, ainsi qu'un riche portefeuille de téléphones et une multitude d'extensions. Cette dernière comporte notamment un serveur d'applications pour communications unifiées et services multimédia, un contrôleur FMC (Fixed Mobile Conversion) pour l intégration de téléphones mobiles, une interface ouverte pour développeurs d applications ainsi qu une multitude de cartes d'extension et de modules. La solution de communication business, avec tous ses éléments, a été conçue pour couvrir tous les besoins de communication des entreprises et des organisations avec une grande convivialité d'utilisation et de maintenance. Les divers produits et éléments sont adaptés entre eux et ne doivent pas être utilisés à d'autres fins, ni remplacés par des produits ou éléments de tiers (sauf s il s agit d intégrer aux interfaces certifiées à cet effet d autres réseaux, applications et téléphones autorisés). Concept d utilisateur One Number: Le responsable de votre système peut vous installer plusieurs téléphones qui possèdent tous le même numéro d appel (concept d utilisateur One Number). Vous n'avez qu'un seul nom et qu'un seul numéro d appel, avec lequel vous pouvez vous identifier auprès de vos interlocuteurs, peu importe avec lequel des téléphones qui vous a été attribués vous téléphonez. L'avantage réside dans le fait que vous êtes toujours accessible sous le même numéro d appel, peu importe l'endroit où vous êtes momentanément. Avec l'acheminement personnel des appels, vous pouvez décider où les appels entrants doivent être dirigés (voir chapitre "Activer l acheminement d appel personnel", page 82). Ring Alone vous permet de déterminer le téléphone sur lequel un appel doit être signalé de manière sonore. (voir chapitre "Activer Ring Alone", page 83). Si vous êtes occupé sur l'un de ces téléphone, le responsable de votre sys- eud-1462/1.0 OIP R

6 Sécurité tème peut régler que vous êtes occupé ou non pour tous les autres appels entrants (occupé sur occupé). D autres appels sortants peuvent être effectués comme d'habitude depuis les autres téléphones. Toutes les listes d'appels et contacts sont disponibles sur tous vos téléphones et sont automatiquement synchronisés. Une communication d'interphone est signalée sur tous vos téléphone qui prennent en charge la communication d'interphone. Protection contre l'écoute et l'enregistrement La solution de communication Aastra 400 contient des fonctions qui permettent l'écoute ou l'enregistrement de conversations sans que les interlocuteurs ne s'en rendent compte. Veuillez noter que ces fonctions ne peuvent être mises en œuvre qu en conformité avec les dispositions nationales de protection des données. Disponibilité La disponibilité du téléphone PC dépend des capacités et de l'alimentation du PC ainsi que de la disponibilité du réseau de données et du serveur de communication ( y compris le serveur OIP). Exclusion de la responsabilité Tous les éléments et composants de la solution de communication Aastra 400 sont fabriqués en appliquant les directives de qualité ISO Les informations d utilisation correspondantes ont été élaborés avec le plus grand soin. Les fonctions des produits Aastra 400 ont été soumises à des tests poussés d'homologation et approuvées. Il n'est toutefois pas possible d'exclure complètement les défauts. Le constructeur ne peut être tenu pour responsable d'éventuels dommages directs ou indirects, consécutifs à une erreur de maniement, à un usage inapproprié ou à un quelconque comportement incorrect. Il est fait référence aux risques possibles aux emplacements correspondants des informations d utilisateur. La responsabilité pour manque à gagner est exclue dans tous les cas. 6 eud-1462/1.0 OIP R

7 Sécurité Marques déposée Aastra est une marque déposée de Aastra Technologies Limited. Microsoft Windows, MicrosoftExchange et Microsoft Outlook sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Bluetooth est une marque déposée de Bluetooth SIG, Inc. Tous les autres noms de marques, noms de produits et logos sont des marques ou des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Les noms de logiciel et de matériel cités dans cette documentation sont des marques déposées et sont soumis aux dispositions légales en vigueur. Information concernant le document N de document: eud-1462 N de version: 1.0 Basé sur la version du logiciel: OIP R8.3 Valable dès la version du logiciel: OIP R8.0 Copyright Aastra Technologies Limited Cliquez dans le visionneur PDF sur le lien hypertexte pour télécharger la dernière version de ce document: eud-1462/1.0 OIP R

8 Table des matières Bienvenue sur Aastra Utiliser OfficeSuite Sécurité Intégration OfficeSuite Démarrer OfficeSuite Configurer OfficeSuite Quitter OfficeSuite Icônes, guide utilisateur et réglages Eléments d'exploitation et d'affichage Journal Réglages du journal Listes d appels Messages textuels et vocaux Fonctions supplémentaires dans le journal Annuaire personnel Réglage de l annuaire personnel Gérer l annuaire personnel Fonctions de l'annuaire téléphonique Affichage de la présence et calendrier Réglages de l'indicateur de présence Etat de présence personnel Groupes et éléments (Affichage de la présence) Action dans l'affichage de présence Touches de ligne Groupes et lignes (Touches de ligne) Actions (touches de ligne) Configurer des touches de ligne sur le téléphone Calendrier Actions dans le calendrier Téléphoner avec des fonctions de confort eud-1462/1.0 OIP R

9 Engager des communications et prendre des appels Utiliser des fonctions durant la communication Absences Fonctions pour situations spéciales Configuration Réglages de la configuration Utilisateur Téléphone Profils Organisation dans le groupe de travail (Gestion des agents) Réglages de la gestion des agents Membre d'un groupe de travail Index eud-1462/1.0 OIP R

10 Intégration OfficeSuite Vous apprendrez dans les paragraphes suivants toutes les étapes nécessaires pour intégrer le confort OfficeSuite dans votre quotidien. Démarrer OfficeSuite Configurer OfficeSuite Quitter OfficeSuite eud-1462/1.0 OIP R

11 Intégration OfficeSuite Démarrer OfficeSuite OfficeSuite est normalement installé par le responsable de votre système afin que ce système démarre automatiquement à chaque fois que vous démarrez votre ordinateur. A l aide de l icône du programme sur votre bureau, vous pouvez également démarrer OfficeSuite manuellement en cliquant deux fois dessus. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Le système contrôle constamment si la dernière version logicielle de l'officesuite est disponible. Si tel n'est pas le cas, le programme est automatiquement mis à jour. Démarrer OfficeSuite : Double-cliquez sur. OfficeSuite démarre. La fenêtre du téléphone apparaît automatiquement. Lorsque vous démarrez OfficeSuite pour la première fois (s il n est pas encore configuré par le responsable de votre système) : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Réglages > Communication. 2. Dans la boîte de dialogue de connexion, sous Numéro d'appel, saisissez votre numéro d appel. 3. Sous PIN saisissez le PIN de votre terminal. 4. Confirmez-le avec Connecter. OfficeSuite est connecté à votre téléphone. Note: L Etat de communication montre si la communication a été établie correctement. eud-1462/1.0 OIP R

12 Intégration OfficeSuite Configurer OfficeSuite Une fois OfficeSuite démarré, vous pouvez procéder à la configuration en utilisant le symbole OfficeSuite dans la zone d informations de la barre des tâches. Cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Réglages. Confirmez les applications en cliquant sur Appliquer. Note: OfficeSuite peut être intégré dans un environnement Citrix ou terminal-serveur. Si votre OfficeSuite est lié à un environnement Citrix out Terminal Server, vous trouverez ce menu dans le menu contextuel de la fenêtre du téléphone > Réglages. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Vous pouvez effectuer les réglages suivants : Réglages: Utilisation Paramètre Langue / Système Sonnerie lors d'un évènement manqué Démarrer automatiquement avec Windows Délai d attente de l état de repos expiré Application par défaut pour "callto:"-urls Description Choisissez la langue souhaitée; après redémarrage, l'officesuite s affiche dans cette langue, resp. dans la langue de votre système (le cas échéant). Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste des données audio disponibles. Vous pouvez écouter les données audio avec. Activez la case à cocher si l'officesuite doit être démarrée automatiquement avec Windows. Activez la case à cocher et la durée après laquelle l'officesuite doit passer à l'état de repos. Activez la case à cocher pour que les "callto:-urls" des sites web soient ouverts avec l'officesuite. Le numéro de téléphone dans l'adresse URL est automatiquement composé. 12 eud-1462/1.0 OIP R

13 Intégration OfficeSuite Réglages: Raccourcis clavier Au lieu de cliquer dans un menu, vous aimeriez exécuter confortablement une fonction avec votre combinaison de touches préférée. Vous pouvez ainsi exécuter avec efficacité des étapes d'utilisation répétitives. Cochez pour commencer la case Activer les combinaisons de touches. Paramètre Ouvrir / Fermer la fenêtre Fonctions de téléphonie Comportement du raccourci clavier Description Entrez pour toutes les fenêtres la combinaison de touches qui permettra d'ouvrir ou de fermer la fenêtre correspondante par une simple pression de touches. Pour les trois fonctions de téléphonie souvent utilisées Composer numéro sélectionné, Répondre l'appel et Raccrocher vous pouvez également définir un raccourci clavier (p. ex. F10 ou Ctrl +touche de fin). Au lieu de cliquer sur la touche Fin, vous pouvez mettre fin à un appel plus simplement avec la combinaison de touches souhaitée. Afficher/masquer fenêtre: la fenêtre est ouverte avec la première combinaison de touches et fermée avec la deuxième. Afficher fenêtre: ouvrir une fenêtre avec la combinaison de touches. eud-1462/1.0 OIP R

14 Intégration OfficeSuite Réglages: Fenêtre Les propriétés de bureau de toutes les fenêtres sont enregistrées ici. Définissez : Paramètre Fenêtre principal Ancré Toujours au premier plan Opacité Affichage automatique Masquage automatique Effet fenêtre Description Définir la fenêtre principal pour l'officesuite (Réglage de base : Fenêtre du téléphone). La modification ne sera effective qu'après un redémarrage de l OfficeSuite. Toutes les autres fenêtres sont rattachées à cette fenêtre. Lorsque vous fermez ou déplacez la fenêtre principale sur le bureau, vous fermez / déplacez toutes les fenêtres. La fenêtre est automatiquement rattachée à la fenêtre principale de l'officesuite. La fenêtre est toujours au premier plan, c. -à- d. recouvre toutes les autres applications, Soit la fenêtre a une opacité complète, soit d'autres applications peuvent transparaître. Pour Téléphone, Journal, Affichage de la présence (uniquement masquage), Affichage externe, Calendrier (uniquement affichage), Gestion des agents définissez également si la fenêtre doit s afficher ou masquer selon un délai, une vitesse ou un mode d affichage fixé par vous-même. Si vous activez ces fonctionnalités, la fenêtre s affiche seulement en cas de nouvelle action, p, ex. lors d un appel entrant. Si vous cochez la case Maintenir visible quand la souris est déplacée sur l'objet, la fenêtre reste visible tant que le pointeur de la souris musarde sur la fenêtre. Réglez les effets Windows souhaités pour Téléphone, Journal, Affichage de la présence, Affichage externe, Calendrier, Navigateur Web et Gestion des agents. Note: Si le Journal, l annuaire et le calendrier sont attachés à la fenêtre principale, les paramètres d'affichage sont repris de la fenêtre principale. Vous devez d abord détacher la fenêtre pour pouvoir procéder à des réglages individuels. 14 eud-1462/1.0 OIP R

15 Intégration OfficeSuite Réglages: Connexion Vos données de communication pour le serveur OIP, le numéro d'appel et le mot de passe utilisateur, que le responsable de votre système a normalement déjà définis pour vous, sont stockés ici. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Paramètre Adresse du serveur / Port IIOP / Port HTTP Utiliser nom d'utilisateur Windows Numéro d'appel/ Mot de passe Enregistrer code personnel État de la communication Sélectionner ligne télé. Appliquer le choix du téléphone de l'oip Sélectionner le téléphone Description Adresse du serveur OIP. Activez la case à cocher si un utilisateur OIP correspondant est déjà ouvert avec le même nom. Le système sélectionne ensuite automatiquement le téléphone connecté. Si vous avez enregistré plusieurs téléphones dans votre OfficeSuite (par exemple en mode jumelé), vous pouvez entrer sous Numéro d'appel / Code personnel le numéro d'appel d'utilisateur et le code personnel du téléphone désiré. Activez la case à cocher pour que le mot de passe ne soit plus demandé après un redémarrage de l'officesuite. Montre l'état actuel de communication de l'officesuite. Sélectionnez la ligne téléphonique souhaitée. Activez la case à cocher si la sélection doit se faire selon le profil d'utilisateur OIP. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Sélectionnez le téléphone désiré. Note: Vous pouvez raccorder l'officesuite à tous les téléphones propriétaires Aastra 400. eud-1462/1.0 OIP R

16 Intégration OfficeSuite Réglages: Outlook Raccordement Outlook locale (Microsoft synchronisation Exchange): L'Open Interfaces Platform (OIP) prend en charge l intégration d un serveur Exchange Microsoft pour la synchronisation des répertoires. Dans cette connexion Outlook locale, les contacts Outlook personnels, les annuaires privés OIP et les dossiers de contacts privés configurés sont en outre synchronisés avec le répertoire OIP public. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Activer la synchronisation locale avec Outlook: Cochez la case de contrôle Activer la synchronisation locale avec Outlook et confirmez la question de sécurité pour pouvoir procéder aux réglages que vous souhaitez pour la synchronisation entre Outlook et OfficeSuite. Sélectionnez ensuite parmi les réglages suivants: Paramètre Utiliser le profil Outlook : Période de synchronisation Raccourci clavier pour type de synchronisation Contenu de la synchronisation: Synchroniser les contacts Synchroniser le calendrier Sens de synchronisation: Mettre à jour les données Outlook vers l'officesuite Mettre à jour les données OfficeSuite vers l'outlook Description Sélectionnez le profil Outlook souhaité. Manuellement ou automatiquement selon l'heure. Sélectionnez le raccourci clavier avec lequel vous désirez démarrer la synchronisation. Sélectionnez une option ou les deux. Cliquez sur le bouton pour sélectionner un dossier. Dans la fênetre de sélection activer la case Inclure les sous-dossiers, afin que tous les sous-dossiers du dossier sélectionné soient également synchronisés. Note: Seuls des dossiers privés peuvent être synchronisés. Sélectionnez le sens de synchronisation. La valeur par défaut est Mettre à jour les données Outlook vers l'officesuite. Sélectionnez le Master en cas de conflits de données. 16 eud-1462/1.0 OIP R

17 Intégration OfficeSuite Réglages: Enregistrement Organiser la synchronisation: Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Réglages > Outlook. 1. Cochez Activer synchronisation Outlook pour enclencher la synchronisation entre Outlook et OfficeSuite. 2. En fonction du profil d autorisation que vous a affecté le responsable de votre système, vous pouvez sélectionner le profil Outlook souhaité. 3. Sélectionnez les réglages de synchronisation souhaités et confirmez-les avec Reprendre. OfficeSuite et Outlook sont synchronisés selon vos réglages. Démarrer manuellement la synchronisation: Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Sync. avec Outlook maint. La synchronisation manuelle d'outlook et d'officesuite est alors démarrée. Rapport de synchronisation : Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Montrer le rapport de sync. La dernière synchronisation est affichée. Vous pouvez préciser pour quel Niveau de journal un fichier de journal doit être rédigé. Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. eud-1462/1.0 OIP R

18 Intégration OfficeSuite Réglages de la téléphonie Une fois que vous avez démarré OfficeSuite, vous pouvez effectuer vos Réglages de téléphonie : Onglet Général Paramètre Identifier les appels externes Afficher l information EDA Laisse visible pendant l'appel ou la demande de rappel Description Activez la case à cocher afin que les numéros externes en cas d'appel sortant soient automatiquement reconnus comme des numéros externes. Reprenez soit les réglages du système (Utiliser la configuration par défaut du système) ou entrez le nombre souhaité de chiffres (Longueur minimale du numéro externe). Activez la case à cocher afin qu'un appel externe arrivant via un élément de distribution des appels (EDA) soit affiché. Activez la case à cocher pour que l'affichage reste visible. Onglet Audio: Dans cet onglet vous pouvez choisir l'appareil de sonnerie souhaité ainsi que les mélodies de sonnerie pour appels internes et externes. Onglet numérotation par le nom: Dans cet onglet surlignez les annuaires personnels pour la recherche et le nombre des résultats de la recherche. Paramètre Utiliser la numérotation par le nom Afficher les résultats de la recherche Description Activer la case à cocher si vous souhaitez aussi effectuer la recherche par le nom dans la fenêtre du téléphone. Nombre de résultats sur une page. Ouvrez la Fenêtre du téléphone. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Réglages téléphonie. Généralités : Sélectionnez l onglet Généralités. Sélectionnez les paramètres souhaités et confirmez-les avec Appliquer. 18 eud-1462/1.0 OIP R

19 Intégration OfficeSuite Téléphoner via Aastra 2380ip Audio: Sélectionnez l onglet Audio. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste des données audio disponibles. Vous pouvez écouter les données audio avec. Confirmez la sélection avec Reprendre. Numérotation par le nom : Sélectionnez l onglet Numérotation par le nom. Sélectionnez les paramètres souhaités et confirmez-les avec Appliquer. Vous aimeriez raccorder l'officesuite au softphone Aastra 2380ip. L'Aastra 2380ip convient parfaitement pour configurer et utiliser l'officesuite comme téléphone logiciel. Dès que votre responsable système a installé votre OfficeSuite et votre Aastra 2380ip, vous pouvez relier l'officesuite à l'aastra 2380ip et l'utiliser comme n'importe quel autre téléphone (voir chapitre "Démarrer OfficeSuite", page 11). Vous effectuez tous les réglages audio tels que appareil média, sonnerie et volume sur l'aastra 2380ip (voir "Mode d'emploi Aastra 2380ip" sur l'aastra 400 DocFinder). Dès que les deux applications sont installées et réglées, vous pouvez lancer OfficeSuite. L'Aastra 2380ip s'ouvre automatiquement en arrière-plan. Vous pouvez effectuer vos appels sur l'officesuite avec confort et utiliser toutes les fonctions de l'officesuite. Note: Vous pouvez raccorder l'officesuite à tous les téléphones propriétaires Aastra 400. eud-1462/1.0 OIP R

20 Intégration OfficeSuite Aide Pour savoir plus, l aide vous fournit des conseils et informations sur l utilisation de l OfficeSuite. Les possibilités suivantes pour ouvrir l aide sont à votre disposition : Intégration du courrier électronique Vous souhaitez renvoyer un appel mais le destinataire du renvoi n est pas joignable? Vous pouvez à tout instant envoyer un courriel à un utilisateur. Intégration de message textuel Ouvrir l aide: Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Aide. La fenêtre Aide s ouvre. Dans le menu, cliquez sur Aide: Appuyez sur la touche F1 pour obtenir de l aide. La fenêtre Aide s ouvre. Ouvrez la Fenêtre du téléphone. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Envoyer courriel. La fenêtre Envoyer un message s ouvre. Entrez le destinataire et le texte de votre choix et confirmez avec Envoyer. Le message est envoyé. Vous souhaitez renvoyer un appel mais le destinataire du renvoi n est pas joignable? Vous pouvez à tout instant envoyer un message textuel à un utilisateur. Ouvrez la Fenêtre du téléphone. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Envoyer SMS. La fenêtre Envoyer un message s ouvre. Entrez le destinataire et le texte de votre choix et confirmez avec Envoyer. Le message est envoyé. 20 eud-1462/1.0 OIP R

21 Intégration OfficeSuite Quitter OfficeSuite Vous aimeriez fermer l'application. Quitter OfficeSuite: Cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel dans la zone d informations de la barre d outils et choisissez Quitter. L'OfficeSuite est fermé. Note: Si l'officesuite n'est pas disponible ou si l'application est fermée, les appels sont affichés sur le téléphone associé. eud-1462/1.0 OIP R

22 Icônes, guide utilisateur et réglages Vous apprendrez dans les paragraphes suivants à connaître les divers éléments d'exploitation de l'officesuite. Eléments d'exploitation et d'affichage eud-1462/1.0 OIP R

23 Eléments d'exploitation et d'affichage Icônes, guide utilisateur et réglages Eléments d'exploitation du téléphone et du pavé de numérotation 1 Fenêtre du téléphone 2 Affichage avec ligne de symboles Affichage d état avec symboles, affichages actuels sur le trafic téléphonique. 3 Touches Fox 4 Touche de prise de ligne Etablir / prendre une communication. 5 Touche de FIN Mettre fin à la communication. Terminer l'entrée sans la sauvegarder, resp. retour à l'état de repos. 6 Touche Journal Ouvrir des listes d'appels. 7 Touche de l'annuaire personnel Ouvrir des annuaires personnels. 8 Bas de page (état de la communication) 9 Menu contextuel Ouvrir le menu contextuel. 10 Clavier de numérotation eud-1462/1.0 OIP R

24 Icônes, guide utilisateur et réglages Eléments d'exploitation de l'afficheur externe 1 Affichage externe Les messages d'alarme qui apparaissent sur l'affichage de votre téléphone peuvent être affichés en plus sur l'écran de votre PC. 2 Menu contextuel Ouvrir le menu contextuel. Réglages de l affichage externe Vous pouvez choisir une sonnerie différente pour chaque message d'alarme (p. ex., alarme, urgent, message). L'affichage sur le téléphone est effectué selon la priorité choisie. Les réglages de la priorité font partie intégrante du profil d'affichage, voir "Profils de notification", page 103). Ouvrez l'affichage externe. Ouvrez le menu contextuel dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez Réglages. La fenêtre Réglages de l affichage externe s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. 24 eud-1462/1.0 OIP R

25 Icônes, guide utilisateur et réglages Réglages de fenêtre de l affichage externe Vous pouvez adapter les réglages des fenêtres de l affichage externe à vos besoins personnels. Vous en apprendrez davantage sur les possibilités de réglages au chapitre "Réglages de fenêtre", page 28. Icônes Ouvrez l'affichage externe. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Réglages de fenêtre. La fenêtre Réglages de fenêtre s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. En cas d'événements nouveaux, par exemple un appel en absence, un nouveau message ou si des fonctions sont activées (par exemple un renvoi d'appel), l'affichage à l'état de repos présente une icône ou un texte. Cliquez sur le symbole pour rappeler les informations correspondantes. Icônes d affichage des renvois d appel Pas de déviation, dévier sur «occupé» ou «retransmission d appel». Renvoi d'appel Destination : Messagerie vocale Destination : Information Destination : Téléphone sans fil, téléphone mobile Destination : Poste opérateur sur PC Destination : Ne pas déranger Icônes d affichage de l état du téléphone Disponible Non disponible eud-1462/1.0 OIP R

26 Icônes, guide utilisateur et réglages Icônes d affichage de l état du téléphone Absent Occupé En réunion Inconnue Icônes d affichage des profils Aucun profil actif Profil activé Profil activé avec modifications Icônes de la fenêtre du téléphone Appels en absence (appels non pris) Nouveaux messages en texte Nouveau message vocal Répétition de la numérotation Microphone désactivé Haut-parleur actif Ring Alone activé Ring Alone activé sur un autre téléphone Le symbole OfficeSuite clignote en rouge en présence de nouveaux événements (si vous avez coché Délai d attente état de repos ). Cliquez sur l'icône et le journal s'ouvre automatiquement. 26 eud-1462/1.0 OIP R

27 Journal Les paragraphes suivants vous expliquent comment garder une vue d ensemble sur et le contrôle de vos appels, messages vocaux et messages textuels. Réglages du journal Listes d appels Messages textuels et vocaux Fonctions supplémentaires dans le journal eud-1462/1.0 OIP R

28 Journal Réglages du journal Vous apprendrez dans ce paragraphe comment vous pouvez adapter le journal à vos besoins personnels. Réglages Paramètre Onglets visibles Mode du journal : Permanent Dynamique Désactivé Marquer entrée comme lue Description Activez les listes d appels qui doivent être affichées. Non répondus Appels reçus Répétition de la numérotation Messages de texte Messagerie vocale Tous les appels seront enregistrés dans le journal. Les appels sont enregistrés dans le journal quand l'application est ouverte. Les appels ne sont jamais enregistrés dans le journal. Activer si une entrée doit être marquée comme lue après un certain temps ou lorsque vous passez à l'entrée suivante. Réglages de fenêtre Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. La fenêtre Journal s ouvre. Ouvrez le menu contextuel dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez Réglages. La fenêtre Réglages de journal s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. Vous pouvez adapter les réglages des fenêtres du journal à vos besoins personnels. Vous en apprendrez davantage sur les possibilités de réglages au chapitre "Réglages: Utilisation", page 12. Ouvrez le Journal. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Réglages de fenêtre. La fenêtre Réglages de fenêtre s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. 28 eud-1462/1.0 OIP R

29 Journal Icônes Icônes d affichage de journaux Appels en absence (appels non pris) Appels pris Répétition de la numérotation Messages de texte Messagerie vocale Appeler un utilisateur Enregistrer utilisateur Supprimer entrée Rédiger note Supprimer note Poser une marque d'identification Effacer marque d identification Verrouiller un utilisateur Déverrouiller utilisateur eud-1462/1.0 OIP R

30 Journal Listes d appels Ce paragraphe explique comment passer des appels par le journal. Liste des appels en absence Vous souhaitez rappeler un utilisateur qui a essayé de vous appeler. Votre OfficeSuite enregistre automatiquement le numéro d'appel de cet utilisateur dans une liste d appels et le symbole apparaît. Vous pouvez rappeler cet utilisateur via le journal. Après un délai fixé, le système efface toutes les entrées du journal (Réglage par défaut 10 jours). Pour plus d'informations, adressez-vous au responsable de votre système. Vous pouvez verrouiller des utilisateurs individuels si vous ne voulez pas qu'ils soient effacés de l'une des listes. Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. L onglet En absence s affiche et montre la liste des appels en absence. Ou : Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez l onglet En absence. La liste des appels en absence s affiche. Appeler un utilisateur: Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Appeler. Le numéro d'appel marqué est composé. Note: Toutes les autres fonctions disponibles sont décrites dans le chapitre "Fonctions supplémentaires dans le journal", page eud-1462/1.0 OIP R

31 Journal Liste d appels reçus Vous souhaitez rappeler un utilisateur dont vous aviez pris l'appel. Votre OfficeSuite enregistre automatiquement le numéro de téléphone de cet utilisateur. Vous pouvez rappeler cet utilisateur via le journal. Liste de rappel Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez l onglet Reçus. La liste des appels reçus s affiche. Appeler un utilisateur: Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Appeler. Le numéro d'appel marqué est composé. Note: Toutes les autres fonctions disponibles sont décrites dans le chapitre "Fonctions supplémentaires dans le journal", page 34. Vous aimeriez appeler un utilisateur que vous avez déjà appelé. Votre OfficeSuite enregistre automatiquement dans la liste de rappel les numéros d'appel des utilisateurs que vous avez déjà appelés, et également leur nom, s'il est connu. Vous pouvez rappeler les utilisateurs via cette liste. Cliquez sur sur l affichage. Les derniers numéros de téléphone composés sont affichés. Ou : Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez l onglet Liste de rappel. La liste des derniers appels effectués s affiche. Appeler un utilisateur: Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Appeler. Le numéro d'appel marqué est composé. Note: Toutes les autres fonctions disponibles sont décrites dans le chapitre "Fonctions supplémentaires dans le journal", page 34. eud-1462/1.0 OIP R

32 Journal Messages textuels et vocaux Ce paragraphe explique comment retirer des messages par le journal. Message de texte Vous souhaitez lire un message textuel que vous avez reçu. Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. L onglet Messages textuels s ouvre. Ou : Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez l onglet Messages textuels. La liste des messages textuels s affiche. Lire le message en texte Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Lire le message de texte. Le message textuel s ouvre. Supprimer un message textuel de la liste : Surlignez l utilisateur et cliquez sur le bouton Effacer entrée. Le message textuel est supprimé de la liste. Notes: Vous apprendrez comment rédiger un message textuel au chapitre "Fonctions de l'annuaire téléphonique", page 43. Vous saurez au chapitre "Fonctions supplémentaires dans le journal", page 34 quelles sont les autres fonctions toujours à votre disposition. 32 eud-1462/1.0 OIP R

33 Journal Messages vocaux Vous souhaitez écouter un message vocal que vous avez reçu. Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. L onglet Message vocal s ouvre. Ou : Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez l onglet message vocal. La liste des messages vocaux s affiche. Ecouter message vocal : Marquez l'utilisateur, cliquez sur le bouton Ecouter le message vocal et sélectionnez le média sur lequel diffuser le contenu de la boîte vocale. Le message vocal est diffusé. Effacer le message vocal de la liste : Surlignez l utilisateur et cliquez sur le bouton Effacer entrée. Le message vocal est supprimé de la liste. Notes: Vous saurez au chapitre "Fonctions supplémentaires dans le journal", page, Seite 34 quelles sont les autres fonctions toujours à votre disposition. C'est au chapitre "Messages d'accueil MV", page 102 que vous apprenez comment régler un message d accueil de la messagerie vocale. eud-1462/1.0 OIP R

34 Journal Fonctions supplémentaires dans le journal Quelle que soit la liste dans laquelle vous vous trouvez, vous avez diverses possibilités pour modifier une entrée. Actions Surlignez l utilisateur souhaité et choisissez une des possibilités d'édition suivantes: via le bouton de commande, en double-cliquant dans la colonne correspondante, via le menu contextuel de la touche droite de la souris. Enregistrer un utilisateur dans l annuaire : Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Contact. La fenêtre Modifier contact s ouvre. Complétez les données sur le contact et cliquez sur l onglet Enregistrer et fermer. Note: Vous trouverez de plus amples informations sur l annuaire dans le chapitre "Gérer l annuaire personnel", page 39. Effacer l utilisateur de la liste : Surlignez l utilisateur et cliquez sur le bouton Effacer entrée. L utilisateur est supprimé de la liste. Saisir une note sur la communication Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Modifier la note. La fenêtre Editer une note s ouvre. Note: Vous pouvez également laisser une note à cet utilisateur pendant un appel et confirmer avec OK. Supprimer une note: Surlignez l utilisateur et cliquez sur le bouton Supprimer note. La note est effacée. Définir marque d identification pour l utilisateur : Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Marque d'identification. Cet indicateur sert de pense-bête (p. ex. rappeler un utilisateur). Effacer marque d identification Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Marque d'identification. La marque d'identification est effacée. 34 eud-1462/1.0 OIP R

35 Journal Verrouiller un utilisateur: Surlignez l utilisateur et cliquez sur l onglet Verrouiller. L utilisateur est verrouillé. Cela signifie que cet utilisateur ne peut pas être supprimé du système. Lever le verrouillage: Surlignez l utilisateur et cliquez à nouveau sur le bouton Verrouiller. Le verrouillage est levé. eud-1462/1.0 OIP R

36 Annuaire personnel Les paragraphes suivants vous expliquent quels annuaires personnels vous sont disponibles et comment vous pouvez les utiliser. Réglage de l annuaire personnel Gérer l annuaire personnel Fonctions de l'annuaire téléphonique eud-1462/1.0 OIP R

37 Annuaire personnel Réglage de l annuaire personnel Vous apprendrez dans ce paragraphe comment vous pouvez adapter l annuaire personnel à vos besoins personnels. Le délai de réaction peut varier fortement selon la taille et le nombre d'annuaires personnels raccordés. Réglages Généralités : Paramètre Montrer aussi les contacts sans nom Description Activez la case à cocher s'il faut aussi afficher des contacts pour lesquels le champ du nom est vide. Réglages de fenêtre Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. La fenêtre Annuaire personnel s ouvre. Ouvrez le menu contextuel dans la fenêtre du téléphone et sélectionnez Réglages. La fenêtre Réglages de l annuaire s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. Vous pouvez adapter les réglages des fenêtres de l annuaire personnel à vos besoins personnels. Vous en apprendrez davantage sur les possibilités de réglages au chapitre "Réglages: Utilisation", page 12. Ouvrez l'annuaire. Ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Réglages de fenêtre. La fenêtre Réglages de fenêtre s ouvre. Sélectionnez les réglages souhaités et confirmez-les avec OK. Les réglages sont enregistrés. eud-1462/1.0 OIP R

38 Annuaire personnel Icônes Icônes de l'annuaire Enregistrer nouveau contact Modifier le contact Effacer un contact Appeler le contact Envoyer un message au contact Rechercher Liste Cartes de visite 38 eud-1462/1.0 OIP R

39 Annuaire personnel Gérer l annuaire personnel Ce paragraphe vous explique quels annuaires personnels vous sont disponibles, et comment vous pouvez créer, modifier ou effacer une nouvelle entrée dans l'annuaire. Annuaires personnels disponibles La communication à l intérieur de l entreprise devient bien plus efficace quand la téléphonie est intégrée dans les systèmes informatiques. Les annuaires, bases de données et annuaires téléphoniques existants peuvent être utilisés pour composer des appels par nom ou pour identifier les appels entrants (en affichant le nom à la place du simple numéro) sur tous les téléphones propriétaires. Il existe des annuaires du serveur de communication, des annuaires OIP et des annuaires externes. Tous les utilisateurs de votre système de communication sont enregistrés dans l annuaire du répertoire du serveur de communication. OIP (Open Interfaces Platform) est un composant logiciel qui relie la voix à l'it; autrement dit, il veille à un couplage parfait des applications informatiques et téléphoniques comme par exemple des annuaires, des contacts Exchange et le calendrier Outlook. L OIP et le serveur de communication sont synchronisés régulièrement. Il est donc souhaitable d afficher les annuaires du côté OIP ou du côté serveur de communication. Les annuaires OIP ont généralement plus de capacité; plusieurs numéros d appel peuvent être enregistrés pour un seul contact; l annuaire personnel OIP permet la création de sous-dossiers. Selon la configuration du système et les annuaires personnels définis par le responsable de votre système, vous pouvez afficher différents annuaires personnels internes et externes. Répertoires Répertoires du serveur de communication Répertoires OIP : Description Annuaire public Répertoire utilisateurs Utilisateur réseau Annuaire public (OIP) Répertoire utilisateurs (OIP) Répertoires Microsoft Microsoft Active Directory Bases de données standardisées Répertoire LDAP Répertoire JDBC/ODBC eud-1462/1.0 OIP R

40 Annuaire personnel Répertoires Annuaires téléphoniques électroniques externes (exemple) Annuaires téléphoniques personnels Description TwixTel DasTelefonbuch Contacts privés Contacts privés (OIP), y c. contacts privés Outlook. Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. La fenêtre Annuaire personnel s ouvre. Afficher les annuaires téléphoniques : Sélectionnez Tous les annuaires téléphoniques et cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionnez D autres annuaires et sélectionnez séparément les annuaires téléphoniques qui devraient s afficher. Les annuaires téléphoniques sélectionnés sont affichés. Note: Vous pouvez changer la présentation des entrées de l annuaire téléphonique avec le bouton Affichage entre Liste et Cartes de visite. Masquer l annuaire téléphonique : Surlignez l'annuaire téléphonique souhaité, cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Masquer l annuaire téléphonique. L annuaire téléphonique sélectionné est masqué. Modifier les annuaires téléphoniques Seuls les annuaires téléphoniques personnels peuvent être créés, renommés ou effacés par vos soins. Cliquez sur dans la fenêtre du téléphone. La fenêtre Annuaire personnel s ouvre. Créer un nouvel annuaire téléphonique : Surlignez l annuaire téléphonique personnel souhaité, cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Nouvel annuaire téléphonique. Saisissez un nom. Le nouvel annuaire téléphonique est créé. 40 eud-1462/1.0 OIP R

41 Annuaire personnel Renommer l annuaire téléphonique : Sélectionnez l annuaire téléphonique privé souhaité, cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Renommer l annuaire téléphonique. Saisissez un nouveau nom. L annuaire téléphonique est renommé. Effacer l annuaire téléphonique : Sélectionnez l annuaire téléphonique privé souhaité, cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Effacer l annuaire. Répondez à la question de sécurité avec Oui. L annuaire téléphonique sélectionné est effacé. Créer une entrée dans l'annuaire personnel Vous souhaitez créer un nouveau contact privé. Vous pouvez enregistrer des contacts privés seulement dans un annuaire téléphonique privé. Vous avez la possibilité d'effectuer plusieurs entrées (numéro d appel, adresse, ) pour un contact. Vous pouvez à chaque fois spécifier une de ces entrées comme valeur standard. Pour ce faire, cochez la case de contrôle derrière l'entrée. Pour qu'un numéro d'appel externe puisse être reconnu et interprété correctement par chaque système (serveur de communication, OIP, Microsoft Outlook, TwixTel), il est conseillé de l'enregistrer au format canonique (+indicatif du pays (indicatif de zone) numéro d'appel). Vous pouvez enregistrer les numéros d'appel dans l'un des formats suivants : xxxx xxxx xxxx +41 (32) 624xxxx Surlignez l annuaire téléphonique personnel désiré et cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre Modifier contact s ouvre. Dans l onglet Généralités ou Détails, saisissez toutes les données de contacts souhaitées et confirmez-les avec Enregistrer et fermer. Les données sont enregistrées. eud-1462/1.0 OIP R

42 Annuaire personnel Modifier une entrée de l'annuaire ou l'effacer Vous voulez modifier un contact que vous avez enregistré dans un annuaire téléphonique privé. Vous pouvez modifier les entrées seulement dans un annuaire téléphonique privé. Changer un contact : Sélectionnez le contact souhaité dans l annuaire téléphonique privé et cliquez sur le bouton Editer. La fenêtre Modifier contact s ouvre. Changez les données de contacts et confirmez-les avec Enregistrer et fermer. Les données sont enregistrées. Effacer un contact : Sélectionnez le contact souhaité dans l annuaire téléphonique privé et cliquez sur le bouton Effacer. Répondez à la question de sécurité avec Oui. L'entrée est effacée. 42 eud-1462/1.0 OIP R