MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE

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1 MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE

2 ou comment envoyer un 2

3 SOMMAIRE Applications et services 4 Webmail 5 Outlook Interfaces 7 Backstage 15 Rubans 18 Courrier Configuration 20 Courrier Fonctionnalités de base 24 Courrier Mise en forme 31 Courrier Gestion des messages 34 Courrier Autres fonctionnalités 39 Calendrier 43 Contacts 46 Tâches 50 Notes 54 Bibliographie 56 Formation en ligne 57 3

4 APPLICATIONS ET SERVICES Tous les services et applications de messagerie Microsoft permettent d envoyer du courrier électronique, de le lire et d y répondre Tous les services et applications incluent également des calendriers et des listes de contacts Chaque service ou application présente différents avantages selon les fonctionnalités auxquelles on attache le plus d importance Trois options possibles : Outlook Outlook.com (anciennement Hotmail) Windows Live Mail 4

5 WEBMAIL OUTLOOK WEB APP Webmail développé par Microsoft Compatible avec la majorité des navigateurs Conçu pour permettre à l utilisateur de bénéficier de toutes les fonctionnalités d Exchange SE CONNECTER Ouvrir le navigateur web Taper l adresse mail.rpn.ch S authentifier 5

6 OUTLOOK 2013 Le gestionnaire de mails de la suite Office Logiciel client enrichi d autres fonctions : gestionnaire d agenda, calendrier, tâches et lecteur de flux RSS Présence du ruban depuis la version 2010 Outlook 2013 rassemble les fonctions essentielles de gestion du temps et de l information, à savoir : Le courrier électronique permet de se connecter à tous les types de messagerie Le calendrier permet de noter les différents rendez-vous Les contacts regroupent toutes les informations relatives aux correspondants 6

7 INTERFACES Trois éléments : ruban / fenêtre principale / barre d état 7

8 INTERFACES FENÊTRE PRINCIPALE

9 INTERFACES 1 Volet de navigation Ensemble des répertoires et compte(s) mail(s) 2 Volet de la boîte de lecture Expéditeur / Objet / Date de réception (év.) Avertissement d importance et/ou demande de suivi (év.) Pièce jointe (signalée par un trombone) 3 Volet de lecture Titre du mail / Nom du contact / Destinataire(s) / (év.) Pièce(s) jointe(s) Corps de texte du courrier 4 Volet de la barre des tâches 9

10 INTERFACES INTERFACE D UN MESSAGE 10

11 INTERFACES INTERFACE DU CALENDRIER 11

12 INTERFACES INTERFACE DES CONTACTS 12

13 INTERFACES INTERFACE DES TÂCHES 13

14 INTERFACES INTERFACE DES NOTES 14

15 BACKSTAGE INFORMATIONS Ajout de comptes de messagerie Modification des paramètres Gestion des réponses automatiques (si serveur Exchange disponible) Nettoyage de la boîte aux lettres Gestion des archives Automatisation de tâches Gestion d envois conditionnels 15

16 BACKSTAGE OUVRIR ET EXPORTER Importation d anciens fichiers outlook 16

17 BACKSTAGE IMPRIMER Gestion des paramètres d impression des messages Définition de la mise en page 17

18 RUBANS ACCUEIL ENVOI / RÉCEPTION DOSSIER AFFICHAGE 18

19 RUBANS CALENDRIER CONTACTS TÂCHES NOTES 19

20 COURRIER CONFIGURATION PARAMÉTRER LA MESSAGERIE a. Configuration automatique Fichier / Informations / Ajouter un compte Indiquer nom, adresse de messagerie et mot de passe (2x) Création automatique du compte En cas d échec, configurer manuellement les paramètres du serveur 20

21 COURRIER CONFIGURATION b. Configuration manuelle Fichier / Informations / Ajouter un compte / Configuration manuelle Choisir le service Microsoft Exchange Server Compléter les champs à l aide des données de votre fournisseur de messagerie Tester les paramètres du compte 21

22 COURRIER CONFIGURATION AJOUTER DES SOUS-DOSSIERS Messages dans la Boîte de réception (par défaut) Création possible de sous-dossiers pour le classement des messages Effectuer un clic avec le bouton droit sur le lien Boîte de réception Choisir Nouveau dossier Donner un nom au dossier et valider Faire glisser les messages depuis la liste vers le nouveau dossier 22

23 COURRIER CONFIGURATION LIRE DES INFOS RSS Se rendre sur un site d actualités Rechercher l adresse du flux RSS et la copier (CTRL+C) Dans Outlook, cliquer avec le bouton droit sur le dossier Flux RSS Choisir Ajouter un nouveau flux RSS Coller l adresse (CTRL+V) et cliquer sur Ajouter 23

24 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE Onglet Accueil / Groupe Nouveau / Nouveau message électronique 24

25 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE Dans la zone Objet, taper l objet du message Entrer les adresses de messagerie des destinataires (zones À, Cc, Cci) Séparer les différents destinataires par un point-virgule Cliquer dans la zone de texte, puis composer le message Cliquer sur Envoyer 25

26 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE Choix des destinataires : Entrer manuellement les adresses électroniques OU Rechercher les noms dans la liste des contacts en cliquant sur Options d envoi : À : destinataire(s) du message Cc : copie à une(des) personne(s) Cci : copie à une(des personne(s) [noms invisibles des autres destinataires] Activation de la zone Cci : Onglet Options / Groupe Afficher les champs / Cci 26

27 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE CHAMPS DE LA LISTE DES MESSAGES Importance du message (haute, normale, faible) Icône d état du message (remis, lu, non lu, répondu, transféré, ) Expéditeur du message Catégorie du message Date et heure de réception du message Poids du message (en ko) Indicateur de suivi du message Objet du message Pièce jointe (signalée par la présence d un trombone) Indicateur de rappel (alerte) 27

28 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE RÉPONDRE À UN MESSAGE ET/OU LE TRANSFÉRER Onglet Accueil / Groupe Répondre Option Répondre Option Répondre à tous Option Transférer Expéditeur du message d origine ajouté automatiquement dans la zone À Message créé et adressé à l expéditeur et à tout autre destinataire du message d origine Le message inclut toute pièce jointe comprise dans le message d origine 28

29 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE AJOUTER UNE PIÈCE JOINTE Ouvrir un nouveau message Onglet Message / Groupe Inclure / Un fichier Rechercher et sélectionner le fichier à joindre Cliquer sur Insérer Possibilité d insérer d autres éléments (messages électroniques, tâches, contacts, ) 29

30 COURRIER FONCTIONNALITÉS DE BASE AJOUTER UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE Ouvrir un nouveau message Onglet Message / Groupe Inclure / Une signature / Signatures Sous l onglet Signature électronique, cliquer sur Nouveau Attribuer un nom pour cette signature, puis l établir Choisir d insérer cette signature par défaut dans tout nouveau message 30

31 COURRIER MISE EN FORME CHANGER DE POLICES Pour les messages envoyés lors d occasions spéciales Créer un nouveau message et taper l adresse de votre correspondant Onglet Format du texte Toutes les options de mise en forme (police, paragraphes, styles, ) comme dans le logiciel Word ATTENTION : seuls les utilisateurs d Outlook (à partir de la version 2007) voient le message s afficher avec ces enrichissements typographiques 31

32 COURRIER MISE EN FORME INSÉRER UNE PHOTO Ajout possible d une photo au beau milieu de votre texte Onglet Insertion / Images / sélectionner une image de votre collection Redimensionner l image (poignées qui l encadrent) Faire pivoter l image Choisir le mode d habillage approprié Retoucher l image (onglet Outils image) 32

33 COURRIER MISE EN FORME INSÉRER D AUTRES ÉLÉMENTS Les photos ne sont pas les seuls éléments insérables dans un message Onglet Insertion / Ajouter un Tableau Insérer un objet SmartArt (schéma d organisation) Envoyer un Graphique (histogrammes) Envoyer une Capture d écran (page web) etc. 33

34 COURRIER GESTION DES MESSAGES RASSEMBLER LES MESSAGES ET FAIRE LE MÉNAGE Pour suivre une conversation, c est-à-dire une suite de réponses entre plusieurs correspondants Onglet Affichage / Cocher Afficher en tant que conversations Paramétrer Pour supprimer les messages redondants d une conversation Onglet Accueil / Groupe Supprimer / Nettoyer 34

35 COURRIER GESTION DES MESSAGES AUTOMATISER CERTAINES TÂCHES Pour faire suivre des messages ou déplacer un certain type de message vers un dossier, il faut programmer des actions automatiques Onglet Accueil / Groupe Actions rapides Dans la boîte de dialogue, définir au préalable les actions à entreprendre Ensuite, il suffira de cliquer sur le bouton correspondant dans la galerie 35

36 COURRIER GESTION DES MESSAGES CATÉGORISER LES MESSAGES Avant de classer les messages, il faut définir les grandes thématiques Onglet Accueil / Groupe Indicateurs / Classer Cliquer sur Toutes les catégories Assigner des couleurs à vos projets Sélectionner une couleur et la renommer par un nom explicite Lors de la réception d un message il suffit de choisir la catégorie adéquate 36

37 COURRIER GESTION DES MESSAGES ASSURER LE SUIVI D UN MESSAGE Réception d un message avec une réponse à donner Onglet Accueil / Groupe Indicateurs / Assurer un suivi Choisir une option prédéfinie OU Personnaliser le suivi Apparition du message dans la liste des tâches 37

38 COURRIER GESTION DES MESSAGES ÉTABLIR DES RÈGLES Pour demander à Outlook de classer les messages à leur arrivée Fichier / Informations / Gérer les règles et les alertes Dans la boîte de dialogue, cliquer sur Nouvelle règle Définir la règle via les options 38

39 COURRIER AUTRES FONCTIONNALITÉS DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION Ouvrir un nouveau message Onglet Options / Groupe Suivi Possibilité de demander un accusé de réception et un accusé de lecture ATTENTION : ces accusés ne sont pas infaillibles 39

40 COURRIER AUTRES FONCTIONNALITÉS ORGANISER UN VOTE Créer un message comportant une question Onglet Options / Groupe Suivi Utiliser les boutons de vote prédéfinis Possibilité de personnaliser les Options de vote et de suivi ATTENTION : seuls les utilisateurs d Outlook voient les boutons de vote 40

41 COURRIER AUTRES FONCTIONNALITÉS CRÉER UN MESSAGE EN ABSENCE Pour informer collègues et clients lors de vacances ou d absences Fonction disponible si l entreprise dispose d un serveur Exchange Fichier / Informations / Réponses automatiques 41

42 COURRIER AUTRES FONCTIONNALITÉS PARTAGER LA BOÎTE DE RÉCEPTION Pour qu un collègue puisse accéder à vos messages en cas d absence Onglet Dossier / Groupe Propriétés / Autorisations du dossier Cliquer sur Ajouter Double-cliquer sur un nom Choisir Tous les détails dans la section Niveau de lecture et valider Pour la consultation par la personne choisie : Fichier / Ouvrir et exporter / Dossier d un autre utilisateur 42

43 CALENDRIER AJOUTER UN RENDEZ-VOUS Cliquer sur la mention Calendrier (en bas à gauche) Onglet Accueil / Nouveau rendez-vous Compléter l événement (objet, emplacement, heure de début et de fin, ) 43

44 CALENDRIER ORGANISER UNE RÉUNION Cliquer sur la mention Calendrier (en bas à gauche) Onglet Accueil / Nouvelle réunion Compléter l événement (participants, objet, emplacement, heure de début et de fin) 44

45 CALENDRIER Définir la périodicité Pour demander une réponse, activer la fonction par le biais du bouton Options de réponse Ajouter un rappel 45

46 CONTACTS AJOUTER DE NOUVEAUX CONTACTS Cliquer sur la mention Personnes (en bas à gauche) Onglet Accueil / Nouveau contact Compléter la carte de visite, puis Enregistrer & Fermer 46

47 CONTACTS 47

48 CONTACTS CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS Onglet Accueil / Nouveau groupe de contacts Attribuer un nom au groupe de contacts Cliquer sur Ajouter des membres, puis À partir des contacts Outlook 48

49 CONTACTS Sélectionner les membres à ajouter au groupe et cliquer sur Membres 49

50 TÂCHES CRÉER UNE TÂCHE Cliquer sur la mention Tâches (en bas à gauche) Onglet Accueil / Nouvelle tâche Compléter la mission 50

51 TÂCHES ASSIGNER UNE TÂCHE Le responsable d une équipe peut assigner des tâches aux membres Créer une tâche et cliquer sur Affecter une tâche Taper le ou les noms des personnes concernées dans la zone À 51

52 TÂCHES ENVOYER UN RAPPORT Pour tenir au courant le responsable d une équipe du bon déroulement d une tâche Double-cliquer sur la tâche et changer le pourcentage de réalisation Envoyer le rapport d état 52

53 TÂCHES SUIVRE LE DÉROULEMENT D UNE TÂCHE Ajout automatique des tâches au calendrier 53

54 NOTES PRENDRE UNE NOTE Une note est l équivalent du Post-it Cliquer sur la mention Notes qui figure sous (en bas à gauche) Créer une Nouvelle note Saisir le message à l intérieur 54

55 NOTES ENVOYER UNE NOTE Faire un clic droit sur la note Cliquer sur Transférer Ajouter l adresse de messagerie et envoyer 55

56 BIBLIOGRAPHIE Savoir tout faire avec Microsoft Office 2010 Editions Oracom Edition 2014 Le guide pratique Office 2010 Editions Eyrolles Avril

57 FORMATION EN LIGNE Guide de démarrage rapide d Outlook Découverte d Outlook b555-6c41f975043a?correlationid=0694c9cd-b1b a1ca-3cb37396ae44&ui=fr-fr&rs=fr- CH&ad=CH Tâches de base dans Outlook Vidéo Les nouveautés d Outlook Vidéo Formation Outlook

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