Principes fondamentaux de la gestion du temps. Si j avais le temps je. Est-ce applicable à tous? Oui. à différents degrés

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1 Principes fondamentaux de la gestion du temps n Si j avais le temps je Est-ce applicable à tous? Oui à différents degrés 1

2 La dispersion de l information L organisation n est pas la seule solution L organisation n élimine pas nécessairement la dispersion de l information! Les piles sont : Nos listes de choses à faire Le cahier de notes Nos dossiers empilés Ce qu on a dans la tête et qu on ne veut pas oublier Les courriels dans la boite de réception Les post-its Nos dossiers projets Ce sont toutes nos tâches éparpillées! 2

3 Les piles... Encombrent le cycle préactif. Augmentent le temps de prise de décision. Nous culpabilisent. Demandent du temps de recherche. Maintiennent un sentiment d insatisfaction. Nous empêchent de visualiser notre journée de travail. Mènent à des oublis fréquents. «Je me retrouve dans mon désordre» Comment organiser nos tâches? 1. Par familles et projets ON FAIT LE TOUR DE NOS FAMILLES TOUS LES JOURS POUR SE FAIRE UN PLAN 2. Par priorités ON REPASSE DANS NOS PRIORITÉS TOUS LES JOURS POUR DÉCIDER DE CE QUE L ON TRAITERA 3. Par date d actions POUR PASSER À L ACTION ON Regarde ce qui apparaît dans la liste des tâches du jour 3

4 La gestion du temps vue comme un processus Agenda traditionnel Ou l agenda une page par jour 4

5 Ou Outlook bien utilisé Quelques règles de paresse appliquée L organisation un pas vers la liberté Planifier toutes ses tâches et les consigner les au même endroit 5

6 Maîtriser ses outils de travail Visuel demain Maîtriser ses outils de travail Visuel par catégories le tableau de bord Maitriser les tâches longues et les projets (découper les tâches longues) 6

7 S organiser pour être efficace Selon le Wall Street Journal Les employés et les cadres perdraient 6 semaines par année à chercher des objets, des papiers ou des documents! Aménager son bureau comme une cabine de pilotage Résister au syndrome de l action immédiate Dépêchez-vous.. tranquillement 7

8 Savoir dire NON NÉGOCIER Dire «oui» à quelque chose, c est dire «non» à autre chose. Prendre le contrôle des échéances En donnant des affirmations positives d échéances. En expliquant brièvement au client le processus interne de traitement. En utilisant toujours un langage positif. Prenez le contrôle de vos courriels Le courriel, un moyen rapide de perdre du temps! 8

9 Mieux gérer les courriels Désactiver les alertes Créer des règles de messagerie Vider sa boite de réception à tous les soirs. Les courriels sont lus jusqu à 6 fois chacun s ils restent dans la boîte de réception! Tâches regroupées Selon les recherches faites sur le sujet par l Institute for Business Technology,les tâches regroupées représentent 20 % d une journée de travail. Les mêmes tâches non regroupées, celles qu on exécute au fur et à mesure qu elles se présentent, peuvent représenter jusqu à 50 % d une journée de travail. 9

10 Travailler en continu Loi de Carlson : «Faire un travail en continu prend moins de temps que faire le même travail en plusieurs fois.» L action immédiate ou le travail «en miettes» est très peu efficace. Bien gérer ses suivis La planification et la gestion des suivis figurent parmi les activités de contrôle les plus importantes. Une grande clé de la gestion du temps! Diminuer les interruptions Regrouper les communications internes 10

11 Communiquer efficacement Affirmation positive de soi COMMUNICATION Écoute active de l autre La capacité d écoute moyenne chez les gens est de 35 %. Prendre le temps de déléguer et bien déléguer Choisir la bonne personne. Prendre le temps de communiquer des objectifs clairs. S assurer de la compréhension de la personne. S entendre sur les échéanciers. Faire de bons suivis. Penser à donner des félicitations ou une bonne rétroaction. Accorder du temps au temps D après les recherches de l Institute for Business Technology, on ne devrait pas consacrer plus de 25 % à 50 % de son temps de travail à traiter les imprévus. Sans un plan, les imprévus peuvent représenter jusqu à : 80 % et même 90 % d une journée de travail! 11

12 Long terme=sens du temps Court terme = maitrise du temps La planification quotidienne: une priorité! Combien de temps accorder à la planification? Quotidien min Hebdomadaire min Tâches Plan de la semaine Priorités Mensuel ou trimestriel 1-3 heures Projets Analyse Bilan Annuel 1-2 jours Objectifs 36 12

13 Qu est-ce qu une priorité??? Quelques définitions URGENT renvoie à l idée d échéance. Plus on se rapproche de cette date, plus la tâche devient urgente. IMPORTANT implique l idée deconséquenceou de valeur ajoutée. C est ce qui est directement relié à la valeur fondamentale de la tâche. PRIORITAIRE implique l idée d ordonnance. Ce choix se fait en tenant compte dedeux éléments : le degré d urgence et le niveau d importance d une tâche. La Grille d Eisenhower IMPORTANT PEU IMPORTANT URGENT A À haut rendement, raison d être de ma fonction ou avec conséquences, à faire immédiatement ou rapidement, souvent reliées à un manque de planification. C Importance moindre, activités quotidiennes peu maîtrisées, (délais à négocier). PEU URGENT B À haut rendement, raison d être de ma fonction ou activités liées à la croissance de l entreprise, actions planifiées, préventives. D Activités à bas rendement ou activités quotidiennes bien maîtrisées. 13

14 Conseils pour établir ses priorités Quand j établis mes choix, je privilégie toujours les activités à forte valeur ajoutée. Sur mon plan quotidien, je m efforce d inscrire quelques tâches à haut rendement. Les activités à haut rendement doivent être planifiées! Commencer un travail à l avance Fidéliser la clientèle Créer, innover Déléguer Coacher Formation Découvrir des occasions favorables Démarchage et recrutement de la clientèle Veille et recherche Améliorer le produit ou le service Améliorer les processus Refaire le classement Faire de la prévention Planification stratégique Entretien préventif Se perfectionner Organiser Réfléchir Développer des procédures Planifier Suivis proactifs La raison d être de ma présence dans l entreprise! Les gestes clés(résumé, suite) Faites de la planification une priorité Optimisez vos outils de gestion du temps Consignez et planifiez toutes vos tâches Développez vous un système de suivis. Soyez organisé Terminez l action en cours. Résister au syndrome de l action immédiate. Prenez le contrôle des échéances Négociez votre emploi du temps. Bien gérez vos courriels, ne les laissez pas vous gérer. Regroupez vos tâches de même nature. 14

15 Les gestes clés(résumé, suite) Travaillez en continu. Gérez efficacement vos suivis Contrôlez les gruge-temps et les interruptions. Communiquez efficacement. Prenez le temps de bien déléguer Sachez prioriser Accorder du temps au temps En conclusion «Le meilleur moyen de prédire le futur c est de le créer!» «Le temps est la ressource la plus précieuse, et ce n est qu en gérant efficacement le temps que l on peut manager toute l activité d une entreprise.» Peter Drucker accorde du temps au temps! Ne laissez pas les choses les moins importantes prendre la place des plus importantes! 15

16 Bien prioriser! Il n y a de vent favorable que pour celui qui sait où il va. Sénèque Si vous sauvez chaque jour: Vous sauverez chaque année pour une semaine de 35 heures : Vous sauverez chaque année pour une semaine de 40 heures : 5 minutes 3 jours 21 heures 15 minutes 9 jours 8 jours 30 minutes 18 jours 16 jours I heure 36 jours 32 jours Mieux gérer son temps pour: Être plus efficace? ou Être plus satisfait de ses journées de travail! 16