REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION Ô Racines

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION Ô Racines TITRE I MEMBRES ARTICLE 1ER : COMPOSITION L'association Ô Racines est composée des membres suivants comme défini à l article 7 des Statuts. : Membres fondateurs ; Membres bienfaiteur ; Membres d'honneur ; Membres adhérents. ARTICLE 2 : COTISATION Les membres fondateurs doivent s acquitter d une cotisation annuelle de 50 euros et apportent une aide matérielle ou morale à l association. Les membres bienfaiteurs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle de 20 euros. Ils apportent une aide importante à l'association (forte implication dans la vie de l association, aide matérielle et ou morale) Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation sauf s'ils décident de s'en acquitter de leur propre volonté ils cumulent alors la position de membres bienfaiteurs. Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle de 20 euros. Le montant de la cotisation est fixé annuellement par l'assemblée générale selon la procédure suivante : - proposition justifiée des nouveau montants / ou maintien des anciens montants - Votes de l assemblée générale à main levée ou au scrutin secret à la demande d un des Administrateurs ou à la majorité. - Les montants des cotisations sont validés après un vote majoritaire Le versement de la cotisation annuelle doit être établi de préférence par chèque à l'ordre de l'association et effectué dans un délai de - 15 jours à compter du jour de clôture de la dite Assemblée générale - 15 jours à compter de la validation de la demande d adhésion du nouveau membre. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d'année ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre. ARTICLE 3 : ADMISSION DE NOUVEAUX MEMBRES L'association Ô Racines a vocation à accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante : - demande écrite ou orale auprès du Président ou du bureau - vote du Conseil d Administration à la majorité simple (50% + 1 voix) Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 1

2 Une fois sa demande acceptée, le nouveau membre a 15 jours à compter de la validation de la demande d adhésion pour s acquitter des formalités administratives (bulletin d adhésion, cotisation ). ARTICLE 4 : EXCLUSION Conformément à la procédure définie par l'article 9 des Statuts de l'association Ô Racines l exclusion d un membre peut être prononcée pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves : - non-participation à l'association pendant un délai de 3 ans, - refus du paiement de la cotisation annuelle, - une condamnation pénale pour crime et délit ; - toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l association ou à sa réputation. En tout état de cause, l intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d exclusion Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d'administration, après avoir entendu le membre contre lequel la procédure d'exclusion est engagée, à une majorité des deux tiers des membres présents. ARTICLE 5 : DEMISSION DECES DISPARITION La démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée. Elle n a pas à être motivée par le membre démissionnaire. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire. En cas de décès ou de disparition avérée, la qualité de membre disparaît avec la personne, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l association. TITRE II FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION ARTICLE 6 : LE CONSEIL D ADMINISTRATION Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, le conseil d administration (CA) a pour objet de préparer les travaux de l'assemblée générale dont l établissement de son ordre du jour et d appliquer ses décisions. Il propose à l'assemblée générale des modifications dans les statuts (ou dans le règlement intérieur qui les précise). Les membres du CA sont appelés administrateurs Le conseil d'administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un bureau, instance restreinte composée de personnes choisies en son sein. Il est composé de trois à douze administrateurs élus, de un à quatre administrateurs «es qualité» et des membres fondateurs. Les administrateurs élus sont choisis pour une durée de trois ans par l Assemblée Générale Ordinaire parmi les membres actifs et sont rééligibles. Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : Compétences : arrête le budget et les comptes annuels de l'association, définit les orientations principales de l'association, autorise le président à agir en justice, décide de la gestion du patrimoine de l'association, notamment : Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 2

3 o o o l'emploi des fonds, les baux des locaux, la gestion du personnel. Réunion du conseil : 4 réunions par an, possibilité pour un pourcentage 33% d'administrateurs de demander la réunion du conseil d'administration, une convocation écrite (avec mention de la date et du lieu de la réunion). Déroulement des réunions : tous les administrateurs bénéficient d'une voix, tout vote est approuvé à la majorité simple (50% + 1 voix) une feuille de présence doit être paraphée par tous les administrateurs présents, un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion ; il n'est pas obligatoirement diffusé à tous ARTICLE 7 : LE BUREAU Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, le bureau a pour objet de gérer au quotidien la direction de l'association. Il permet son bon fonctionnement et met en œuvre les décisions votées par les assemblées générales le conseil d'administration. Il est composé de Un Président Un Vice-Président Un Secrétaire et si besoin un secrétaire adjoint Un Trésorier et si besoin un secrétaire adjoint Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : Compétences et rôles : Le président et le vice-président Les pouvoirs du président sont définis par les statuts. D une façon générale, le président est habilité à représenter l association dans tous les actes de la vie civile. En cette qualité, le président peut donc signer les contrats au nom de l association. Mais cela ne signifie pas qu il peut décider seul d engager l association, car, contrairement à une idée répandue, il n en est pas le représentant légal, mais simplement le mandataire. Pour les actes les plus importants (exemple : acte de disposition), il doit être préalablement habilité à agir soit par le conseil d administration, soit par l assemblée générale. Le président ordonnance les dépenses. Les statuts peuvent également l autoriser à ouvrir et à faire fonctionner les comptes de l association. C est à lui, également, qu il appartient de veiller au respect des prescriptions légales (règles de sécurité, par exemple). Ainsi, il est considéré comme l employeur des salariés de l association vis-à-vis des organismes de sécurité sociale. Le secrétaire Le secrétaire est essentiellement chargé de la tenue des différents registres de l association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées et des conseils d administration qu il signe afin de les certifier conformes. Cette mission est importante car ses actes font foi jusqu à preuve du contraire. Il revient également au secrétaire de procéder aux déclarations obligatoires en préfecture, voire parfois de convoquer les différents organes de l association. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 3

4 Le trésorier Le trésorier partage souvent avec le président la charge de tout ce qui concerne la gestion de l association. Il dispose, seul ou avec le président, de la signature sur les comptes bancaires de l association. Il effectue les paiements, recouvre les recettes et, à ce titre, est responsable de la tenue des comptes de l association. Si l association dispose d excédents de trésorerie, et qu il place cet argent de sa propre initiative, sa responsabilité risque d être mise en cause en cas de perte liée à un placement hasardeux (Com. 11 févr. 2014, n ). Il rend compte de sa gestion devant l assemblée générale. En résumé : Membre Président Mission Représente l'association auprès des administrations, des partenaires et du public, représente l'association en justice, dirige l'association en signant les contrats, convoque et préside le bureau et le conseil d'administration, préside aussi les assemblées générales, dispose de l'initiative des réunions des organes et de la maîtrise des ordres du jour. Vice-président Représente l'association auprès des administrations, des partenaires et du public, assiste le président remplace le président en cas d empêchement représente l'association en justice, - représente l'association en justice, - dirige l'association en signant les contrats, - convoque et préside le bureau et le conseil d'administration, - préside aussi les assemblées générales, - dispose de l'initiative des réunions des organes et de la maîtrise des ordres du jour. Secrétaire Chargé des formalités administratives de l'association : envoi des convocations aux réunions, rédaction des procès-verbaux, tenue des registres de l'association, rédaction des courriers de l'association, constitution des dossiers de demandes d'autorisations, de subventions, d'agrément. Trésorier Le trésorier est le responsable financier de l'association, il est en charge : de la gestion des recettes de l'association : cotisations, subventions, dons, du paiement des factures, salaires et remboursement de frais, de la gestion des comptes de l'association, de la tenue de la comptabilité, de la rédaction de la partie financière du rapport moral et financier lu en assemblée générale. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 4

5 Réunions : Le bureau doit se réunir autant de fois que nécessaire, pour faire face au quotidien de l'association une convocation orale ou écrite (avec mention de la date et du lieu de la réunion). Déroulement des réunions : tous les administrateurs bénéficient d'une voix, tout vote est approuvé à la majorité simple (50% + 1 voix) un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion ; il n'est pas obligatoirement diffusé à tous ARTICLE 8 : ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE Conformément à l'article 10 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du président de l'association ou du conseil d'administration. Compétence et rôle L'assemblée générale ordinaire est compétente pour la gestion courante de l'association : informer de la situation de l'association (cf. rapport moral et financier), approuver les comptes de l'association, approuver les conventions signées entre l'association et l'un de ses dirigeants, accorder une décharge à l'organe dirigeant de l'association pour la gestion, délibérer sur les perspectives de l'association, désigner et révoquer les dirigeants de l'association Le rapport moral Bilan des objectifs, Nouveaux projets, Orientations futures, Projet associatif, Ambiance au sein de l'association, Relations avec les partenaires, Vie de l'association, Bénévolat, Difficultés Le rapport d'activité Projets et actions menés au cours de l'année, Points positifs et négatifs des activités. Le rapport financier Il fait le point sur l'état financier de l'association afin de permettre aux membres de prendre des décisions. Il contient les informations suivantes : recettes, dépenses, excédent brut d'exploitation, résultat après impôts, comparaison avec les chiffres de l'année précédente. Réunions L AG doit se réunir 1 fois par an sur convocation du président de l'association ou du conseil d'administration. La convocation informe les membres des questions qui seront débattues et votées lors de l'assemblée générale (ordre du jour) : elle précise le lieu et la date de la réunion. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 5

6 La convocation est adressée dans un délai de 15 jours avant l assemblée générale par courrier électronique et/ou postale. Seuls les membres à jour de leur cotisation sont autorisés à y participer. Déroulement Feuille de présence Tous les membres présents signent une feuille de présence. Cela permet d'attester que les décisions ont été votées avec un nombre de voix suffisantes (quorum). Bureau de l'assemblée Le président de l'association préside l'ag ou à défaut son viceprésident le secrétaire du bureau assure les fonctions de secrétaire de séance. En cas de non possibilité pour le président, le vice-président et /ou la secrétaire d assurer ses fonctions, les membres du conseil d administration présents désignent un président de séance et/ou un secrétaire de séance. Convocation et quorum Le président de séance : Ordre du jour et débats Le vote se déroule selon les modalités suivantes : vérifie que l'assemblée a bien été convoquée selon les statuts, et constate, par la feuille de présence, que le nombre de membres présents est suffisant soit au moins 75% des membres inscrits, au moins 75% des membres du conseil d administration. Le président lit l'ordre du jour mentionné sur la convocation et ouvre les débats. À la fin des débats, les membres votent. 1. Votes des membres présents Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le Conseil d Administration ou 30 % des membres présents dès lors le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. 2. Votes par procuration Si un membre de l association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s y faire représenter par un mandataire mais doit en informer préalablement le conseil d administration au moins 8 jours avant l assemblée générale par courrier électronique et/ou postale. Ce mandataire n a aucun pouvoir au sein de l association et ne fait que transmettre les directives (avis, votes ) de celui qui le mandate vis-à-vis de l ordre du jour. Le dites directives doivent être écrites et signées par le membre qui donne procuration. Les décisions sont prises à la majorité simple, 50% +1, des voix des membres présents ou représentés (ou des suffrages exprimés). Les décisions des assemblées générales s imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés. Pour garantir que l'assemblée générale s'est déroulée dans le respect des statuts, un procès-verbal est établi. C est le compte rendu des débats et du vote des décisions. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 6

7 ARTICLE 9 : ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut se réunir. Compétence et rôle L assemblée générale extraordinaire est nécessaire pour modifier les statuts de l'association : dénomination, objet, durée, conditions d'adhésion, organisation de l'administration de l'association, organisation de la direction de l'association, autoriser des actes de gestion importants (ex : conclusion d'un prêt), décider d'une fusion ou d'une transformation de l'association, dissoudre l'association. Réunions L AG extraordinaire est comme son nom l indique extraordinaire et n a pas lieu d être en fonctionnement normal de l association. En cas de nécessité, elle peut être convoquée : 1. Sur l initiative du Président ou à la demande de la moitié plus un des membres actifs en dehors de l Assemblée Générale Ordinaire 2. A l occasion de la modification des statuts sur proposition du Conseil d'administration 3. En cas de dissolution et de liquidation des biens de l Association Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l assemblée générale ordinaire. Seuls les membres à jour de leur cotisation sont autorisés à y participer. Déroulement Feuille de présence Tous les membres présents signent une feuille de présence. Cela permet d'attester que les décisions ont été votées avec un nombre de voix suffisantes (quorum). Bureau de l'assemblée Le président de l'association préside l'ag ou à défaut son viceprésident le secrétaire du bureau assure les fonctions de secrétaire de séance. En cas de non possibilité pour le président, le vice-président et /ou la secrétaire d assurer ses fonctions, les membres du conseil d administration présents désignent un président de séance et/ou un secrétaire de séance. Convocation et quorum Le président de séance : Ordre du jour et débats vérifie que l'assemblée a bien été convoquée selon les statuts, et constate, par la feuille de présence, que le nombre de membres présents est suffisant soit au moins 75% des membres inscrits, au moins 75% des membres du conseil d administration. Le président lit l'ordre du jour mentionné sur la convocation et ouvre les débats. À la fin des débats, les membres votent. 1. Votes des membres présents Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le Conseil d Administration ou 30 % des membres présents dès lors le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 7

8 2. Votes par procuration Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits. Les décisions sont prises à la majorité simple, 50% +1, des voix des membres présents. Les décisions des assemblées générales extraordinaires s imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés. Pour garantir que l'assemblée générale extraordinaire s'est déroulée dans le respect des statuts, un procès-verbal est établi. C est le compte rendu des débats et du vote des décisions. TITRE III DISPOSITIONS DIVERSES ARTICLE 10 : COMMISSION ET GROUPE DE TRAVAIL. Des commissions et groupe de travail peuvent être constituées par décision du conseil d administration. Ils sont créés lors d'un Conseil d'administration pour une durée d'une année (de septembre à septembre). Une commission ou un groupe de travail est constitué(e) de membres de l'association et de professionnels. Un animateur est désigné pour chaque commission ou groupe de travail. Tous les adhérents peuvent y participer. Pour en faire partie, les membres contactent le Siège de l'association ou l'animateur. Concernant les professionnels, les équipes de Direction sont chargées de leur participation. L'animateur veille à la tenue effective des réunions du groupe. Chaque Conseil d'administration consacre un temps de l'ordre du jour pour permettre aux animateurs de faire part de l'avancée du travail mené par son groupe. Ces groupes de travail se retrouvent autour d'un objectif plus précis comme le groupe "danses traditionnelles" ou le groupe "arts plastiques" ARTICLE 11 : REMUNERATION ET INDEMNITES DE REMBOURSEMENT Conformément à l article 13 des statuts toutes les fonctions, y compris celles des membres du Conseil d Administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. La participation aux activités des commissions et groupe de travail est bénévole. Peuvent être rémunérés : L animation des activités des commissions et groupe de travail sur décision du conseil notamment en cas d intervention d un professionnel extérieur à l association en accord avec la réglementation. Les représentations et manifestations publiques et lucratives (exemple droit d entrées payant ) des membres intervenants des commissions et groupes de travail sur décision du conseil et en accord avec la réglementation. En cas de rémunération le salarié et l association devront se rapprocher des autorités compétentes afin d établir le contrat adéquat. Peuvent être remboursés : Les frais occasionnés par l accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Seuls les administrateurs et/ou membres élus du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications. Les montants remboursés ne peuvent excéder : - 50 /nuitée, - 25 /repas, - 20% de facture téléphonique mensuelle sans excéder 1000 euros par an et par administrateur. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 8

9 Il est possible pour chacun d abandonner ses rémunérations et remboursements et d en faire don à l association en vue de la réduction d impôt sur le revenu art. 200 du CGI. ARTICLE 12 : MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le règlement intérieur est établi par le conseil d administration conformément à l'article 11 des statuts de l'association. Une demande de modification du règlement intérieur peut être faite par - tout membre du conseil d administration - l assemblée générale (plus du tiers des membres présents) - plus du tiers des adhérents hors assemblée générale. Cette demande de modification doit être adressée au conseil d administration au moins 15 jours avant l une de ses réunions. Le conseil d administration dispose de 4 mois pour valider ou refuser la modification proposée. Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par lettre, mail ou porté à leur connaissance par affichage sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification. Toulouse le 19 Aout 2014 Lu et approuvé par le conseil d administration. Règlement intérieur - Association culturelle «Ô Racines» 9