POSITION DESCRIPTION DESCRIPTION DE TRAVAIL

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1 Supervisor Titre du poste de la superviseure ou du superviseur : Supervisor Numéro du poste de la superviseure ou du superviseur : Coordinator, Human Resources / Coordonnatrice ou coordonnateur, Ressources humaines Bil. Des. / Dés. bil. : PURPOSE OF POSITION The incumbent provides administrative and human resources related support to the Coordinator, to the HR Advisors and to the Human Resources Section as a whole. Provides related administrative services to PSAC s Directors, Coordinators and employees in the delivery of integrated Human Resources programs, while carrying out a wide variety of administrative, secretarial and human resources related responsibilities. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES OBJET DU POSTE La ou le titulaire procure des ressources administratives et humaines en vue d appuyer la coordonnatrice ou le coordonnateur ainsi que les conseillères et conseillers aux RH et l ensemble de la Section des ressources humaines. La ou le titulaire offre des services administratifs connexes aux directeurs et directrices, coordonnatrices et coordonnateurs et employées ou employés de l AFPC touchant la prestation des programmes intégrés des Ressources humaines, tout en assumant une grande variété de responsabilités liées à l administration, au secrétariat et aux ressources humaines. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Support to the Coordinator Soutien de la coordonnatrice ou du coordonnateur Assists the Coordinator with the administration of the HR Section as a whole, and in particular with: opening and sorting of incoming mail; administration of the Individual Training Plan (including receipt of requests, verification of documents, financial coding and expense tracking in excel); preparing draft letters and routine correspondence; filing; b/f systems; logistic around meetings (scheduling, booking boardrooms, Seconder la coordonnatrice ou le coordonnateur en ce qui a trait à l administration de la Section des RH dans son ensemble et particulièrement à l ouverture et au tri du courrier d arrivée; à l administration des plans de formation individuels (y compris la réception des demandes, la vérification des documents, le codage financier et le suivi des dépenses au moyen d Excel); à la rédaction de lettres provisoires et Page 1 of/sur 8

2 preparing documents, etc.); doing travel arrangements; taking notes at meetings and preparing reports. Support to grievance administration The incumbent assists the Senior HR Advisor / Labour Relations Officer with the administration of the grievance tracking process by assigning grievance numbers, opening files, determining referral deadlines, entering and tracking grievance process in database, filing, photocopying documents for arbitration cases, preparing routine correspondence and subpoena, assist with logistic for arbitration hearings and other meetings related to grievances; doing travel arrangements; upon request, prepare grievance report from database. Support to staffing Assists the Senior HR Advisors with the staffing process by: opening competition files, arranging for the translation, de la correspondance ordinaire; au classement; aux systèmes de rappel; à la logistique touchant les réunions (calendrier, réservation des salles de conférence, préparation des documents, etc.); à l exécution des préparatifs de voyage; à la prise de notes lors des réunions et à la rédaction de rapports. Soutien administration des griefs La ou le titulaire seconde la conseillère ou le conseiller principal aux RH ou l agente ou l'agent des relations de travail concernant l administration de la procédure du suivi des griefs en attribuant les numéros de grief, en ouvrant les dossiers, en fixant les échéances de renvoi, en saisissant et en assurant le suivi de la procédure de règlement des griefs dans la base de données, en classant et en photocopiant les documents pour les cas destinés à l arbitrage, en rédigeant la correspondance ordinaire et en préparant les assignations à comparaître, en participant à la logistique des audiences d arbitrage et d autres réunions relatives aux griefs; en effectuant les préparatifs de voyage; et, sur demande, en rédigeant les rapports sur les griefs à partir de la base de données. Soutien de la procédure de dotation Seconder les conseillères et conseillers principaux aux RH lors de la procédure de dotation en réalisant les activités suivantes : ouvrir les dossiers sur les concours; prévoir la traduction, Page 2 of/sur 8

3 advertising and posting of job vacancies in newspapers, on the PSAC web site and on particular web sites, entering and tracking staffing process in database, preparation of screening files, scheduling the testing and interviewing of candidates, preparing selection files for selection board members, preparing a variety of competition-related correspondence, cleaning, closing and filing of the files; prepares monthly staffing report from database. Administers written exams by providing directives to candidates and staying in the room for the duration of the exam. Provides assistance with administering and scoring employment tests, such as keyboarding and proofreading tests. Prepares routine correspondence for unsolicited applicants and files resumes. Maintains the HR Action mailbox and ensure that all applications are processed. General administrative and secretarial support l annonce et l affichage des postes à combler dans les quotidiens, sur le site Web de l AFPC et des sites particuliers; saisir et faire le suivi de la procédure de dotation dans la base de données; préparer les dossiers de présélection; fixer le calendrier des examens et les entrevues des candidates ou candidats; préparer les dossiers de sélection aux fins de la sélection par les membres du jury; rédiger la correspondance variée relative aux concours; épurer, fermer et classer les dossiers; et préparer les rapports mensuels de dotation à partir de la base de données. Administrer les examens écrits en donnant des directives aux candidates ou candidats et en demeurant dans la salle pour toute la durée de l examen. Appuyer l administration et la notation des examens préalables à l emploi, tels que les examens sur l utilisation d un clavier et la lecture d épreuves. Rédiger la correspondance ordinaire à l intention des postulantes ou postulants hors concours et classer les curriculums vitæ. Tenir à jour la boîte aux lettres des RH et veiller au traitement de toutes les demandes. Soutien administratif général et de secrétariat Provides administrative assistance to Senior HR Advisors with the job description process and other HR Offrir un soutien administratif aux conseillères et conseillers principaux aux RH concernant la Page 3 of/sur 8

4 related activities (typing, editing, filing of letters, reports and other documents). Provides assistance to HR Advisor with the distribution of annual employee communications, routine correspondence and with special projects (photocopying, preparing major mailouts and minimal filing). Registers PSAC staff leave requests and keeps employees records upto-date in the electronic leave management and paper filing systems. Provides general administration services to HR Section by: tracking and ordering office supplies; registering HR staff to different conferences or courses; acting as contact person for office equipment such as facsimile and photocopier; and for the booking of HR boardrooms and training room; procédure relative aux descriptions de travail et d autres activités connexes des RH (saisie au clavier, révision, classement des lettres, rapports et autres documents). Assister la conseillère ou le conseiller aux RH dans les tâches suivantes : distribution des communications annuelles au personnel, correspondance courante et projets spéciaux (photocopies, envois postaux importants et classement). Enregistrer les demandes de congé du personnel de l AFPC et assurer la mise à jour des dossiers dans le système électronique de gestion des congés et le système de classement manuel. Fournir des services généraux d administration à la Section des Ressources humaines, notamment : assurer le suivi et la commande des fournitures de bureau; inscrire le personnel des RH à des cours ou à des conférences; faire fonction de personneressource concernant le matériel de bureau, comme les télécopieurs et photocopieurs, et la réservation de salles de conférence et de formation pour les RH; Page 4 of/sur 8

5 responding to telephone and written routine enquiries from PSAC staff, members and the general public and redirecting calls when necessary; greeting and directing visitors from the staff, membership and general public. providing access to employees visiting the First Aid Room and alerting designated first aid attendants when necessary, and if first aid certified, providing first aid services; being a back-up to other HR administrative assistant position. répondre au téléphone et aux demandes de renseignements courantes présentées par écrit par le personnel de l AFPC, les membres et le grand public, et réacheminer les appels au besoin; accueillir et aiguiller les visiteurs : personnel, membres et public en général; accueillir les membres du personnel qui se rendent à la salle de premiers soins et, au besoin, alerter le personnel de secours désigné. Si la ou le titulaire possède un certificat de secourisme, donner les premiers soins; seconder l autre adjointe administrative ou adjoint administratif dans ses fonctions; Other related functions. Exécuter d autres fonctions connexes. QUALIFICATIONS QUALITÉS REQUISES The candidate for this position requires general administrative and secretarial knowledge and ability associated with successful completion of business and/or secretarial training, or equivalent, normally acquired through several years of experience in providing secretarial and administrative services relevant to the duties of the position. Other Qualifications La ou le titulaire doit posséder des connaissances générales de l administration et du secrétariat ainsi que les compétences associées à la réussite d une formation en administration ou en secrétariat, ou équivalentes, habituellement acquises après plusieurs années d expérience de la prestation de services de secrétariat et d administration qui se rapportent aux fonctions du poste. Autres qualités requises Page 5 of/sur 8

6 Ability to prepare draft letters and effectively type, transcribe and edit documents. Proficiency in the use of a personal computer in a Windows XP environment, and more specifically demonstrated ability to work with Word (intermediate to advance level); Excel or other spreadsheet software (intermediate level); Access or other database software (intermediate to advanced level); and experience with an software. Good knowledge of filing systems, both manual and computerized. Proficiency in spelling and in the application and usage of French and English grammar. French and English written and oral communication skills are essential. Ability to independently organize, plan and determine work priorities in order to meet strict deadlines, in an environment with multiple and competing priorities. High degree of initiative and good judgement. Demonstrated ability to work cooperatively with others, good interpersonal skills. Capacité à rédiger des lettres provisoires ainsi qu à saisir au clavier, à transcrire et à réviser de manière efficace des documents. Maîtrise de l utilisation d un ordinateur personnel dans l environnement Windows XP, et plus particulièrement, capacité manifeste à utiliser les logiciels Word (niveau intermédiaire à avancé), Excel ou d autres logiciels tableurs (niveau intermédiaire), Access ou d autres logiciels de bases de données (niveau intermédiaire à avancé), et expérience de l utilisation d un logiciel de courrier électronique. Bonne connaissance des systèmes de classement, à la fois manuels et informatisés. Maîtrise de l orthographe ainsi que de l application et de l usage de la grammaire française et anglaise. L art de communiquer de vive voix et par écrit en français et anglais est essentiel. Capacité à organiser de manière autonome son travail ainsi qu à planifier et à fixer les priorités de travail afin de respecter les délais rigoureux dans un milieu aux priorités multiples et concurrentes. Degré supérieur d initiative et de jugement sûr. Capacité manifeste à travailler en collaboration avec d autres personnes, bonne aptitude aux relations interpersonnelles. Good knowledge of the Bonne connaissance de Page 6 of/sur 8

7 organization, functions, and policies of the PSAC. Understanding and commitment to trade union and equity principles. l organisation, des fonctions et des politiques de l AFPC. Compréhension des principes en matière de syndicalisme et d équité et engagement à leur égard. Page 7 of/sur 8

8 Employee s Statement / Déclaration de la ou du titulaire : I have been given the opportunity to comment on this work description. J ai eu l occasion d exprimer mon avis au sujet de cette description de travail. Employee s signature Signature de la ou du titulaire Date Supervisor s Statement / Déclaration de la superviseure ou du superviseur : This work description accurately describes the activities and demands of the position. Cette description de travail reflète fidèlement les activités et exigences du poste. Supervisor s signature Signature de la superviseure ou du superviseur Date Authorization / Autorisation : Manager s signature Signature de la ou du gestionnaire Date Page 8 of/sur 8