ESPACES ET LIEUX DE TRAVAIL: QUELLES EVOLUTIONS ASSOCIÉES DES ORGANISATIONS ET DES MODES DE MANAGEMENT?

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1 ESPACES ET LIEUX DE TRAVAIL: QUELLES EVOLUTIONS ASSOCIÉES DES ORGANISATIONS ET DES MODES DE MANAGEMENT? Sous traitants

2 ESPACES ET LIEUX DE TRAVAIL: QUELLES EVOLUTIONS ASSOCIÉES DES ORGANISATIONS ET DES MODES DE MANAGEMENT? Les organisations cherchent de plus en plus à améliorer leur fonctionnement par des regroupements de sites, déménagements, et réorganisations des espaces de travail. Ces évolutions sont également l occasion de faire évoluer les modalités de management et d occupation des locaux (Flex Office, environnement dynamique), l organisation du travail et la gestion du temps des collaborateurs, via notamment le télétravail. Eurogroup Consulting propose une offre d appui aux administrations et entreprises leur permettant de disposer d un accompagnement sur mesure adapté à leur contexte spécifique. Cette offre est évolutive et construite autour de plusieurs axes: Accompagnement stratégique à la conception de projets de réorganisation des locaux et d évolution des modes de travail ou de management Appui au pilotage de projets de déménagement / réorganisation des espaces et modalités de travail Accompagnement dans le cadre de l adoption de modes d organisation du travail innovants (télétravail, travail collaboratif, management à distance) La dimension conduite du changement est commune à chacune de ces prestations. Nous sommes néanmoins en mesure de vous proposer un accompagnement spécifique sur ce volet : 4 Appui à la définition et à la mise en œuvre de démarches d accompagnement au changement

3 1 ACCOMPAGNEMENT STRATÉGIQUE À LA CONCEPTION DE PROJETS DE RÉORGANISATION DES LOCAUX ET D ÉVOLUTION DES MODES DE TRAVAIL OU DE MANAGEMENT Les projets immobiliers (déménagement, réorganisation des espaces de travail,,..) doivent tenir compte du contexte et des évolutions de la structure: contexte de regroupement / fusion ; évolutions des métiers, réorganisation des services, réorientation de la stratégie,... Ces projets ne sont pas neutres pour l organisation et pour ses salariés car ils constituent une rupture non négligeable pour les personnels et pourra avoir un impact important: lien avec le management, interactions avec les autres services, temps de transport, cadre de vie, d environnement de travail, etc. De plus, les projets immobiliers représentent des enjeux et des opportunités importants pour la structure : Des impacts financiers à chiffrer : rationalisation des coûts immobiliers, coûts du projet à étudier, etc. Une organisation du travail à repenser : nouveaux espaces qui créent des nouvelles façons de travailler, évolutions des modes de management, optimisation des processus, etc. Une opportunité de développer le bien-être au travail : conditions de travail proposées, fidélisation des salariés, etc. Une qualité du service améliorée : efficience renforcée, espace d accueil client repensé, etc. L opportunité de développer le numérique : pour favoriser le télétravail, pour aider le management à distance, pour travailler plus efficacement, etc. Au regard de ces enjeux et opportunités, il s agit dans un premier temps de prendre le temps de cadrer stratégiquement votre projet afin de prioriser vos objectifs et de s accorder sur le degré d innovation à rechercher sur chacun de ceux-ci, puis de formaliser une vision stratégique. Il est donc essentiel, dès la phase amont du projet, de concevoir une stratégie et les modalités du projets les plus adaptées au contexte, à la stratégie, aux enjeux et aux spécificités de la structure.

4 1 ACCOMPAGNEMENT STRATÉGIQUE À LA CONCEPTION DE PROJETS DE RÉORGANISATION DES LOCAUX ET D ÉVOLUTION DES MODES DE TRAVAIL OU DE MANAGEMENT LES OBJECTIFS DE L OFFRE Evaluer vos attentes : recueillir et consolider la vision des différents contributeurs à la conception du projet, en mettant en évidence les points de divergence et de convergence Cadrer et construire une vision stratégique : définir, pour chacun des sujets (aménagement des espaces de travail, outils numériques, modes de management, gestion de l emploi du temps, dématérialisation, etc.) le niveau de priorisation et le degré d innovation attendus; partager un benchmark sur les principaux projet de transformation comparables ; définir une vision stratégique. Formaliser le projet stratégique : une fois la vision stratégique définie et partagée dans le cadre par exemple d un séminaire, formaliser avec les contributeurs internes le projet stratégique associé à votre projet de COMMENT VOUS AIDER? Evaluer vos attentes Cadrer et construire la vision stratégique Formaliser le projet stratégique Durée : 2 semaines à 2 mois en fonction de la durée d intervention Durée : 1 à 2 mois en fonction de la durée d intervention totale Durée : 1 à 2 mois en fonction de la durée totale d intervention Livrables clés : rapport de synthèse des attentes Livrables clés : benchmark, support d organisation d un Séminaire de partage présentant les axes stratégiques du projet Livrables clés : projet stratégique POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une expertise reconnue sur les projets de transformations organisationnelles managériales complexes Une maîtrise des outils méthologiques Une capacité à mobiliser des expertises complémentaires avec qui nous avons l habitude de travailler : concepteurs et aménageurs de locaux, des RPS, spécialistes des questions de temps de transport, etc. CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

5 2 APPUI AU PILOTAGE DE PROJETS DE DÉMÉNAGEMENT / RÉORGANISATION DES ESPACES ET MODALITÉS DE TRAVAIL Un projet de déménagement est éminemment transverse et recouvre de multiples chantiers. Ces chantiers concernent des domaines très variés et pilotés au sein de directions (voire d entités) différentes. Voici quelques-uns des chantiers à potentiellement traiter dans le cadre d un programme de déménagement : Stratégie immobilière (gestion et suivi des baux, stratégie des bâtiments libérés) Finance (budget, péréquation des coûts, circuits d optimisation financière) Aménagements (macro et micro zoning, charte d aménagement, décoration) Logistique (déménagement physique, archivage) Maintenance Equipements (poste de travail, mobilier, WIFI, salles de réunions, téléphonie) Vie du lieu (restauration, services professionnels et personnels, règles de vie) Gestion des IRP (procédures d informations/consultations) Afin d assurer la cohérence, d identifier en amont et au fil de l eau les adhérences entre les projets, d être en mesure de fournir à la direction générale une vision consolidée, de donner le tempo du projet, il nous semble absolument nécessaire de créer une cellule de pilotage dédiée au projet.

6 2 APPUI AU PILOTAGE DE PROJETS DE DÉMÉNAGEMENT / RÉORGANISATION DES ESPACES ET MODALITÉS DE TRAVAIL LES OBJECTIFS DE L OFFRE Fort de son expérience dans ce domaine, Eurogroup consulting peut vous accompagner en particulier afin de : Proposer et mettre en place les modes de fonctionnement et la gouvernance de la cellule de pilotage Garantir une vision d ensemble du projet et remonter les risques et les arbitrages à prendre tout au long du projet Accompagner et appuyer opérationnellement les responsables de projet sur le chantiers / thématiques clés COMMENT VOUS AIDER? Constituer la cellule de pilotage Garantir la cohérence et la vision d ensemble Appuyer les opérationnels sur des chantiers particuliers Durée : 2/3 semaines en fonction du périmètre (nombre d entités) et de la maturité du projet Livrables clés : répartition en thématique / chantier, template des fiches chantiers, V0 du suivi budgétaire, note de gouvernance du programme Durée : Au moins pendant les 6 derniers mois en amont de la date d emménagement et 1 mois après Livrables clés : comités stratégiques, matrice des adhérences entre les chantier, matrice et suivi des risques, plan projet, planification globale Durée : à déterminer en fonction des besoins d accompagnement Livrables clés : construction de reporting budgétaire (chantier finance), notes de cadrages pour des chantiers opérationnels (exemple : conduite du changement, relations IRP,etc.) POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Des expériences réussies dans la constitution de cellule de pilotage pour des programmes de déménagements Une vision transverse des enjeux avec des expertises reconnues sur la mise en œuvre de nouveaux modes d organisation du travail (flex office; télé travail ) Une capacité à vous appuyer opérationnellement sur des thématiques variées qui vont au-delà d une simple cellule PMO CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

7 3 ACCOMPAGNEMENT DANS LE CADRE DE L ADOPTION DE MODES D ORGANISATION DU TRAVAIL INNOVANTS (TÉLÉTRAVAIL, TRAVAIL COLLABORATIF, MANAGEMENT À DISTANCE) Le développement du numérique s est accompagné de l adoption de nouvelles pratiques de travail dites «agiles», «flexibles» ou «innovantes». Il est désormais possible pour les salariés de travailler, d accéder aux informations nécessaires et d être «connecté» avec leurs collègues, partenaires, clients... sans contrainte de lieu voire même de temps. Ainsi, de nouveaux modes d organisation du travail se mettent en place et offrent des opportunités pour les entreprises mais aussi pour les collaborateurs (télétravail, travail collaboratif, ). Cela représente également un élément important pour attirer les jeunes générations qui souhaitent plus de flexibilité sur leur lieu de travail et sur les moments où ils travaillent. De plus, la distance entre les différents sites de certaines entreprises ou structures qui sont dispersées géographiquement est un enjeu important également pour les structures. Il faut penser aux modes de management à distance, aux modes de fonctionnement et outils associés qui permettent aux équipes de travailler ensemble. Pour autant, ces nouveaux équipements, ces nouveaux espaces de travail, ces nouveaux modes d organisation du travail impliquent pour les salariés une adaptation importante (au nouvel environnement de travail, à l utilisation de matériels) et la mise en œuvre de méthodes de travail parfois radicalement différentes. Au regard de ces enjeux et opportunités, il s agit donc de définir les évolutions que vous souhaitez mener au sein de votre stratégie, de votre structure, du fait de vos spécificités structurelles, culturelles, des métiers concernés. Les modes d organisation du travail seront à repenser au sens large (revue des espaces de travail, travail ou management à distance, travaux collaboratifs, management agile,..). Il sera également nécessaire de définir la conduite du changement associée à cette prise en main des nouveaux modes de travail. CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

8 3 ACCOMPAGNEMENT DANS LE CADRE DE L ADOPTION DE MODES D ORGANISATION DU TRAVAIL INNOVANTS (TÉLÉTRAVAIL, TRAVAIL COLLABORATIF, MANAGEMENT À DISTANCE) LES OBJECTIFS DE L OFFRE Fort de son expérience dans ce domaine, Eurogroup consulting peut vous accompagner en particulier afin de : Définir les évolutions attendues en termes de modes d organisation du travail Evaluer leur impact sur l organisation de la structure, les modes de management, les personnels, etc. Accompagner la direction, le management et les personnels dans la conduite de ces changements COMMENT VOUS AIDER? Définir les évolutions attendues Evaluer leur impact Accompagner la direction et les équipes Durée : 2 semaines à 2 mois en fonction de la durée d intervention Durée : 1 à 3 mois en fonction de la durée d intervention totale Durée : à déterminer en fonction des besoins d accompagnement Livrables clés : rapport de synthèse des attentes Livrables clés : démarche d accompagnement au changement par chantier d évolution, plan de communication interne Livrables clés : fiches pratiques et documents de communication à destination des personnels POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une vision transverse des enjeux avec des expertises reconnues sur la mise en œuvre de nouveaux modes d organisation du travail (flex officce; télé travail ) Une expertise de l accompagnement au changement dans le cadre de grands projets de déménagement ou de transformation des locaux Une connaissance approfondie des acteurs publics et de leurs particularités culturelles Une capacité à mobiliser des expertises complémentaires avec qui nous avons l habitude de travailler : juristes, spécialistes des RPS, spécialistes des questions de temps de transport, etc. CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr

9 4 APPUI À LA DÉFINITION ET À LA MISE EN ŒUVRE DE DÉMARCHES D ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT Les déménagements et réorganisations des espaces de travail sont de plus en plus l occasion pour celles-ci de faire évoluer les modalités de travail, de management, et plus généralement les modes d utilisation des espaces de vie et de travail. Tout déménagement représente par ailleurs un changement profond dans les habitudes personnelles des collaborateurs, notamment en termes de temps de transport. Notre cabinet a accompagné de nombreux clients publics et privés (Campus Condorcet, Services du Premier Ministre, Groupama, BNP-PF notamment) dans la réalisation et la mise en œuvre de démarches de conduite du changement. Ces démarches se sont basées sur un diagnostic de l opinion des personnels sur le projet, puis la co-construction et la mise en œuvre de stratégies d accompagnement au changement basées sur la cartographie de l opinion que ce diagnostic a permis de mettre en évidence. Nous vous proposons donc de : Evaluer l impact du projet sur vos équipes Construire la démarche d accompagnement au changement Accompagner le changement auprès de vos équipes

10 4 APPUI À LA DÉFINITION ET À LA MISE EN ŒUVRE DE DÉMARCHES D ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT LES OBJECTIFS DE L OFFRE Evaluer l impact du projet sur vos équipes : réaliser un diagnostic de l opinion interne sur le projet, ses objectifs, les changements qu il représente en termes d habitudes de travail, de temps de déplacement, de qualité de vie au travail, etc. afin d identifier les freins à sa bonne mise en œuvre. Construire la démarche d accompagnement au changement : co-construire une démarche de conduite du changement permettant de mobiliser les équipes, d anticiper les risques humains, managériaux et sociaux, et de préparer la réalisation de votre projet de déménagement ou de transformation des locaux. Accompagner le changement auprès de vos équipes: vous aider à construire et à diffuser les outils d accompagnement au changement à destination de vos équipe (supports de communication, de formation, etc.) COMMENT VOUS AIDER? Evaluer l impact du projet sur vos équipes Durée : 1 à 2 mois en fonction de la durée d intervention totale Construire la démarche d accompagnement au changement Durée : 1 à 3 mois en fonction de la durée d intervention totale Accompagner le changement auprès de vos équipes Durée : à déterminer en fonction des besoins d accompagnement Livrables clés : diagnostic de l opinion interne, rapport d analyse des impacts sociaux, culturels, managériaux du projet Livrables clés : stratégie d accompagnement au changement, plan de communication interne Livrables clés : fiches pratiques et documents de communication à destination des personnels POURQUOI NOUS FAIRE CONFIANCE? Une expertise de l accompagnement au changement dans le cadre de grands projets de déménagement ou de transformation des locaux Une connaissance approfondie des acteurs publics et de leurs particularités culturelles Une capacité à mobiliser des expertises complémentaires avec qui nous avons l habitude de travailler : juristes, spécialistes des RPS, spécialistes des questions de temps de transport, etc. CONTACT Pii@ugap.fr pcu@eurogroupconsulting.fr