Vérification interne de la trésorerie et de la gestion bancaire Juin 2009

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1 Vérification interne de la trésorerie et de la gestion bancaire Juin 2009 Affaires étrangères et Commerce international Canada Bureau du dirigeant principal de la vérification Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter

2 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 2

3 Table des matières SOMMAIRE EXECUTIF INTRODUCTION 6 2. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS COMPTES BANCAIRES DES MISSIONS Comptes bancaires inactifs dans le Système de gestion intégrée (SGI) Autorisation des opérations Compte du grand livre no Chèques sur le compte d'avances de caisse DÉPÔTS Fonctions du MAECI et de CIC Reçus pour recettes consulaires Formulaire de rapprochement recettes des services d immigration Formulaire de rapprochement recettes consulaires Remise de monnaie aux clients RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Vérification et surveillance des rapprochements bancaires à l Administration centrale Relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI) COMPTES DE CAISSE Utilisation de comptes de caisse et expédition de sommes d argent par valise diplomatique Séparation des tâches des employés responsables de l'argent comptant PETITE CAISSE Respect des exigences procédurales visant les fonds de la petite caisse DIVERS Soutien fourni aux missions par les Opérations financières internationales (SMFF) CONCLUSION 21 ANNEXE A RENSEIGNEMENTS SUR LA VÉRIFICATION.22 ANNEXE B - PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION 24 ANNEXE C VILLE ET PAYS DES MISSIONS DE L ÉCHANTILLON.35 3 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

4 SOMMAIRE EXÉCUTIF Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (ZBD) a entrepris une vérification de la trésorerie et de la gestion bancaire dans le cadre du plan de vérification transitionnelle pour l exercice La trésorerie et la gestion bancaire à Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI) ont été couvertes en raison du risque élevé posé par le nombre important de comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI «comptes bancaires des missions») dans diverses devises, du nombre important d opérations, de l existence de comptes de caisse, du roulement élevé des membres du personnel à la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et de la dispersion géographique des opérations de trésorerie et de gestion bancaire du Ministère. La vérification avait pour objectif d évaluer l efficacité et la rigueur des contrôles appliqués aux activités de trésorerie et de gestion bancaire afin d en garantir raisonnablement la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor. La trésorerie et la gestion bancaire sont régies par la Politique sur les comptes bancaires ministériels du Conseil du Trésor, la Politique sur la petite caisse, la Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds, la Politique sur les dépôts ainsi que les parties II et III du Règlement sur l'émission des chèques (1997). Des travaux de vérification ont été effectués dans huit missions et à l Administration centrale. Les inspections ont eu lieu entre décembre 2008 et mars Les missions ont été sélectionnées de sorte à fournir un aperçu général représentatif de l état des processus et contrôles visant les activités de trésorerie et de gestion bancaire au MAECI. Les travaux de vérification ont inclus le contrôle des opérations enregistrées au cours de l exercice financier terminé le 31 mars 2009, des entrevues avec des membres du personnel de l Administration centrale et des missions et la révision de processus; ces activités visaient à fournir un niveau d assurance élevé. L objectif, les critères, la méthode et la portée de la vérification sont exposés en détail à l annexe A, Renseignements sur la vérification. Dans l ensemble, les contrôles des activités de trésorerie et de gestion bancaire étaient efficaces et rigoureux; ils fournissaient une garantie raisonnable de la conformité avec les politiques en vigueur du Conseil du Trésor. Les exigences des politiques et des procédures en matière de gestion des comptes bancaires ministériels étaient généralement respectées. La surveillance, le rapprochement et le dépôt des fonds publics étaient, dans la plupart des cas, effectués efficacement de sorte à prévenir et à réduire le plus possible les cas d erreur, les délits d action ou de commission et les omissions. Un rapprochement bancaire était effectué tous les mois pour chaque compte bancaire actif. MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 4

5 Pour renforcer le contrôle de la trésorerie et de la gestion bancaire, il faut apporter des améliorations sur les plans suivants : politique et directives procédurales; uniformité dans l application des contrôles de la manutention de l argent comptant; surveillance. Le rapport contient des recommandations au sujet des éléments suivants : o o o o o o o o o mise en application des politiques et procédures grâce à une surveillance accrue des comptes bancaires inactifs; autorisation des opérations des comptes bancaires des missions; clarification des fonctions du MAECI et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) liées au traitement et à la protection des recettes des services d immigration; traitement et rapprochement des recettes des services d immigration et des activités consulaires; surveillance et examen des rapprochements bancaires; utilisation des comptes de caisse; séparation des tâches pour la gestion des comptes de caisse; respect des exigences procédurales pour la gestion des fonds de petite caisse; relation entre les Opérations financières internationales (SMFF) et les missions. Les Opérations financières internationales (SMFF) sont responsables de la trésorerie et de la gestion bancaire, y compris les processus et contrôles en place pour les comptes bancaires ministériels, les dépôts, les rapprochements bancaires, les opérations au comptant et l encaisse. Les travaux de vérification ont porté sur les activités de trésorerie et de gestion bancaire des missions à l étranger et les liens avec les opérations de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD) et plus particulièrement avec les Opérations financières internationales (SMFF). La direction a déjà pris des mesures importantes en fonction des discussions avec les vérificateurs. De plus, elle a élaboré un plan d action pour corriger les problèmes mentionnés précédemment. Une liste complète des recommandations et le plan d action de la direction figurent à l annexe B. 5 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

6 1. INTRODUCTION Les ministères fédéraux utilisent les moyens de paiement du receveur général du Canada pour les rentrées et les sorties de fonds. Des exceptions sont faites pour la gestion des comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI «comptes bancaires des missions»), dans les cas où les moyens de paiement du receveur général du Canada ne sont pas immédiatement disponibles, par exemple dans d autres pays. Les missions du MAECI à l étranger utilisent donc des comptes bancaires individuels. Le MAECI perçoit et traite les recettes consulaires et effectue la surveillance, le rapprochement et le dépôt des recettes des services d immigration, comme convenu dans un protocole d entente (PE) avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les fonds publics sont reçus, contrôlés et déposés par les employés du MAECI dans les comptes bancaires de la mission ou, dans certains cas, gardés en sécurité dans le coffre fort de la mission, désigné ci après «compte de caisse». Les opérations de trésorerie et les opérations bancaires au MAECI relèvent de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), qui englobe les Opérations financières internationales (SMFF) et les Opérations financières nationales (SMFH). La trésorerie et la gestion bancaire constituent une priorité au MAECI, parce qu un fractionnement des contrôles aurait d importantes conséquences sur les finances et la réputation du Ministère. La trésorerie et la gestion bancaire constituent un secteur à risque élevé de délits d action ou de commission; ces activités doivent donc faire l objet d un contrôle efficace et pertinent. MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 6

7 2. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 2.1 Comptes bancaires des missions Le gouvernement a pour politique d utiliser les moyens du receveur général du Canada (RG) pour les rentrées et sorties de fonds. Les ministères peuvent présenter une demande d approbation de l utilisation de comptes bancaires ministériels (appelés au MAECI «comptes bancaires des missions») dans les cas où il ne leur est pas possible d utiliser les moyens habituels du receveur général du Canada. En plus de recevoir cette approbation, en raison de la nature des activités du MAECI, certaines exceptions ont été accordées au Ministère quant aux catégories de paiements et au montant maximum des paiements effectués sur les comptes bancaires des missions. Les exigences des politiques et des procédures du Conseil du Trésor pour les comptes bancaires ministériels sont généralement respectées. Des occasions d amélioration ont toutefois été définies dans les secteurs suivants Comptes bancaires inactifs dans le Système de gestion intégrée (SGI) Plusieurs comptes bancaires enregistrés dans le Système de gestion intégrée (SGI) étaient inactifs depuis plus d un an. Pour l exercice terminé le 31 mars 2009, selon les dossiers du SGI, 31 comptes bancaires inactifs présentaient un solde non réglé. Dix-sept de ces comptes présentaient un solde débiteur (positif), le total s élevant à $ et quatorze d entre eux présentaient un solde créditeur (négatif), le total des soldes atteignant $. Le Ministère n a pu fournir d explications aux vérificateurs au sujet de cette situation. Il n a pas été possible d établir clairement quels comptes bancaires inactifs du SGI correspondaient à des comptes bancaires réels existant toujours, mais non utilisés, et lesquels correspondaient à des comptes bancaires ayant été fermés en réalité, mais non fermés dans le système. L existence de ces comptes inactifs crée un fardeau administratif sur le plan du rapprochement et un risque d utilisation non autorisée et non décelée. Recommandation n o 1 Corriger le problème actuel des comptes bancaires inactifs comportant des soldes dans le SGI : 7 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

8 en éliminant ou en transférant tous les soldes non nécessaires des comptes bancaires inactifs du Système de gestion intégrée (SGI); en fermant tous les comptes bancaires locaux qui ne sont pas utilisés. Prévenir la récurrence du problème : en veillant à ce que le personnel des missions reçoive le soutien et la formation nécessaires pour fermer les comptes bancaires selon les règles; en mettant en application les politiques et procédures; en améliorant la surveillance des comptes bancaires inactifs Autorisation des opérations C est l article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) qui établit le pouvoir exercé par les gestionnaires pour confirmer que les biens et services ont été reçus conformément aux spécifications. L article 33 confère quant à lui le pouvoir d effectuer des paiements. Le processus d attestation de l article 33 garantit le respect de toutes les exigences de l article 34. Les procédures de vérification ont révélé que le processus d approbation aux termes des articles 33 et 34 de la LGFP n était pas toujours respecté dans les missions. En effet, dans trois missions sur huit, des employés ont dans certains cas signé des documents financiers sans que les pouvoirs nécessaires ne leur aient été délégués. Dans trois autres missions, la signature aux termes de l article 33 a été apposée dans certains cas sans la réception au préalable de la confirmation que les biens ou services avaient bien été reçus aux termes de l article 34. Il a également été constaté que les cartes de spécimen de signature pour les nominations intérimaires étaient rarement remplies dans les missions lorsqu un agent occupait temporairement un poste. Cette pratique augmente le risque que des employés non autorisés exercent les pouvoirs de signature visés par les articles 33 et 34. À la suite des travaux de vérification sur place, un chef de mission a constaté la gravité de la situation et il a demandé qu une formation soit fournie sans délai à tous les employés possédant les pouvoirs délégués de signature dont il est question ici. Cette formation a été fournie par les Opérations financières internationales (SMFF). Recommandation n o 2 Les Opérations financières internationales (SMFF) ou le Centre d apprentissage des services ministériels (CFSS) doivent rappeler aux employés des missions qui possèdent les pouvoirs délégués aux termes des articles 33 et 34 l importance de se conformer à la MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 8

9 Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il faudrait envisager de donner des séances d information. SMFF doit veiller à ce que les cartes de spécimen de signature, y compris les cartes temporaires pour les nominations intérimaires, soient à jour et à ce que les employés qui apposent leur signature possèdent les pouvoirs nécessaires Compte du grand livre n o Chèques sur le compte d'avances de caisse Le compte du grand livre général n o «Chèques sur le compte d avances de caisse» a pour objet d établir un élément de passif en attendant l émission d un chèque de remplacement pour un chèque émis antérieurement qui a été annulé ou qui est périmé. Bon nombre des chèques périmés enregistrés dans ce compte traitaient de remboursements reliés aux services d immigration. Ces remboursements n avaient pas été réclamés et ne le seront probablement jamais. Les directives n étaient pas claires quant à la façon de radier ces montants et au moment de la radiation. Le manque de clarté des directives sur l utilisation du compte a également mené à l enregistrement de nombreuses opérations non liées au remplacement de chèques annulés ou périmés. Un grand nombre de ces opérations avaient été lancées au cours du transfert de l ancien système comptable Finex vers le nouveau Système de gestion intégrée (SGI) et avaient été effectuées avant Dans d autres cas, les opérations ne sont pas valides ou leur provenance est inconnue. Le solde du compte a été reporté d année en année. Recommandation n o 3 Faire en sorte que le compte du grand livre général n o «Chèques sur le compte d avances de caisse» corresponde exactement aux éléments de passif courants : déterminer, conjointement avec Citoyenneté et Immigration Canada, la façon de radier les remboursements non perçus et le moment de la radiation; régler les autres opérations en suspens enregistrées dans le compte; comme l a recommandé le Bureau de l inspecteur général (ZID) en 2003, émettre des directives claires sur l utilisation pertinente du compte et les moyens de mettre le compte en règle. 9 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

10 2.2 Dépôts Dans l ensemble, l efficacité et la rigueur des contrôles en place pour le dépôt de fonds publics sont satisfaisantes. Des occasions d amélioration ont cependant été définies dans les secteurs suivants Fonctions du MAECI et de CIC Le protocole d entente (PE) signé le 5 juin 1992 entre Affaires extérieures et Commerce international Canada (maintenant connu sous l appellation «ministère des Affaires étrangères et du Commerce international» MAECI) et la Commission de l emploi et de l immigration du Canada (maintenant connue sous l appellation «Citoyenneté et Immigration Canada» CIC) ne contient pas de précisions quant aux fonctions de vérification de l existence de contrôles efficaces et rigoureux pour la perception et la protection des recettes des services d immigration. Il est par ailleurs clairement indiqué dans le protocole d entente de 1992 que le MAECI fournira aux programmes d immigration des services de gestion financière à l étranger, y compris des moyens pour les rentrées et dépôts de fonds. Il existe une certaine ambiguïté quant aux fonctions liées à la mise en œuvre de contrôles efficaces et rigoureux quant à la perception et à la protection des recettes des services d immigration. Cette ambiguïté pourrait empêcher la mise en œuvre des mesures correctives prévues dans les cas où des lacunes seraient décelées au cours des contrôles. ***** Divers moyens peuvent être utilisés pour soumettre une demande d immigration et payer les droits s y rattachant : tiers fournisseurs de services; boîte de courrier interne dans une mission, pas nécessairement dans la zone des services; services postaux et services de messagerie; remise en personne à la mission. Pour chacun de ces scénarios, les agents de gestion et des affaires consulaires (AGC) ont exprimé leur souci de connaître le seuil de la responsabilité du MAECI quant à la protection des recettes. La responsabilité des sommes d argent, de la présentation MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 10

11 d une demande à son enregistrement dans le programme logiciel Point de vente (PDV) de l Immigration, n était pas clairement attribuée. Dans certaines missions : Le nombre de dossiers d immigration en attente de traitement était important; il correspondait parfois à un retard de plusieurs semaines. D autres missions ayant un important nombre de demandes d immigration à traiter étaient pourtant à jour dans leurs activités. Les pratiques exemplaires de ces missions devraient être communiquées. ***** ***** Les vérificateurs ont remarqué dans plusieurs missions que des solutions de rechange comme l utilisation de cartes de crédit et de cartes de débit auraient été bien accueillies. Elles ne représentaient cependant pas des méthodes de paiement acceptables pour la perception des recettes des services d immigration dans les missions en Le 27 avril 2009, le MAECI et ses partenaires ont signé un protocole d entente (PE) sur les activités et le soutien dans les missions à l étranger. Ce PE n a pas pour objet de fournir des renseignements sur tous les éléments des responsabilités convenues du MAECI et des ministères partenaires. Il prévoit toutefois la rédaction d annexes supplémentaires pour couvrir les questions de programme touchant des partenaires précis, s il y a lieu. Recommandation n o 4 Clarifier les rôles et responsabilités d Affaires étrangères et Commerce international Canada et de Citoyenneté et Immigration Canada quant à la vérification et à la mise en place de contrôles efficaces de la perception et de la protection des recettes des services d immigration. Communiquer clairement les modifications aux Opérations financières internationales (SMFF) ainsi qu à tous les chefs de mission (CDM) et agents de gestion et des affaires consulaires (AGC). Recommandation n o 5 Les instruments financiers considérés relevant du MAECI à la suite de la clarification des rôles et responsabilités du MAECI et de CIC devraient être suffisamment protégés. De plus, il faudrait envisager, avec les ministères partenaires, l utilisation de modes de paiement comme les cartes de crédit et de débit afin de réduire les risques au minimum. 11 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

12 Reçus pour recettes consulaires L article du chapitre cinq du Manuel des instructions consulaires stipule que «le reçu officiel (EXT 25) n est jamais remis au public sur réception des droits versés pour services de passeport. Il est réservé aux droits versés pour tous les autres services consulaires. [...] Sur demande, le fonctionnaire consulaire peut remettre au client un reçu pour les droits versés au titre de services de passeport rendus». Selon la politique de perception de revenus et d'émission de reçus par les missions de la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), «dès que la mission perçoit des fonds publics, un reçu doit être émis». ***** ***** Recommandation n o 6 Élaborer, mettre en œuvre et communiquer une politique uniforme pour l émission de reçus dans les missions. À titre de mesure de contrôle supplémentaire, les missions devraient afficher cette politique et un exemple de reçu dans la salle d attente de leurs services consulaires pour informer les clients de la procédure normale Formulaire de rapprochement recettes des services d immigration Pour lancer le rapprochement des recettes quotidiennes dans le programme logiciel Point de vente (PDV) de l Immigration, l agent d immigration principal doit entrer un mot de passe personnel et autoriser le rapprochement. Dans le cadre du processus de rapprochement, le rapport 1203A, liste des divers paiements reçus, est imprimé et comparé avec la bande sommaire et les reçus de caisse; la comparaison permet de déceler les écarts. Le rapport 1203A n était habituellement pas paraphé ni signé par l agent d immigration principal, car celui-ci devait déjà fournir son mot de passe pour créer le rapport. Dans certaines missions, l agent d immigration principal paraphait ou signait le rapport pour compenser les manquements possibles de la protection par mot de passe. Cette pratique exemplaire conférait une garantie additionnelle de l exactitude et de l exhaustivité des recettes des services d immigration sans alourdir le processus. Une autre pratique exemplaire a été constatée dans une autre mission : les commis au recouvrement des coûts de l Immigration comptaient les sommes d argent perçues pendant la journée et communiquaient les totaux réels au superviseur du recouvrement des coûts sans connaître les totaux enregistrés dans le système PDV. Le superviseur MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 12

13 faisait ensuite imprimer les rapports de rapprochement et exécutait le processus de rapprochement. Les écarts faisaient l objet d un suivi auprès des commis. Le processus constituait un contrôle additionnel pour la comptabilisation de toutes les recettes perçues. Recommandation n o 7 Comme contrôle pour compenser un manquement à la protection par mot de passe, veiller à ce que l agent d immigration principal signe le rapport 1203A du programme logiciel Point de vente (PDV) de l Immigration avant que la section de la comptabilité de la mission accepte le rapport Formulaire de rapprochement recettes consulaires Selon l article du chapitre cinq du Manuel des instructions consulaires, tous les droits reçus pour des services consulaires rendus doivent être enregistrés sans délai, à la réception du formulaire «Registre des droits perçus - services consulaires et des passeports (EXT 119)». Dans la plupart des missions inspectées, le rapprochement des recettes consulaires se faisait au moyen de formulaires internes, plutôt qu au moyen des formulaires prescrits. Ces formulaires ne contenaient pas toujours tous les champs d information nécessaires, comme un champ pour le numéro de reçu du client et un champ pour l approbation du gestionnaire. Il manquait également dans le formulaire EXT 119 ces mêmes champs d information importants; le lien vers ce formulaire dans la page d accueil des services consulaires sur le site intranet du MAECI ne fonctionnait pas. De plus, le formulaire n était pas disponible dans la section des formulaires en ligne de la page principale du site intranet. L utilisation d un formulaire détaillé contribuerait à la réalisation d un rapprochement des recettes consulaires efficace et rigoureux dans toutes les missions. Recommandation n o 8 Remanier le formulaire «Registre des droits perçus - services consulaires et des passeports (EXT 119)» de sorte qu il contienne un champ pour l approbation de la direction et un champ pour le numéro de reçu du client. Créer un lien rapide vers le nouveau formulaire EXT 119 dans la liste des Formulaires en direct et dans la page d accueil des Services consulaires. L Administration centrale devrait contrôler efficacement le processus de rapprochement des recettes consulaires. 13 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

14 Remise de monnaie aux clients Les versements qui dépassaient les droits exigés n étaient pas traités de façon uniforme dans les missions. Certains clients sont arrivés dans une mission canadienne sans la monnaie exacte ou avec des instruments financiers d un montant supérieur aux droits en vigueur. Souvent, il ne leur était pas possible de revenir avec le montant exact. Parmi les difficultés rencontrées dans divers pays figurent l obtention de dollars canadiens ou des instruments financiers, la nécessité d effectuer des déplacements sur de longues distances pour se rendre à la mission et les changements fréquents du montant des droits attribuables à la volatilité des taux de change. Dans certaines missions, il y avait des volants de liquidité et on remettait la monnaie aux clients. Dans d autres missions, la pratique consistait à ne pas rendre la monnaie aux clients et à accepter le montant excédentaire. Les clients disaient parfois aux employés de la mission de «garder la monnaie», plutôt que d avoir à quitter et à revenir avec le montant exact. Dans d autres missions encore, on demandait aux clients de signer une renonciation dans laquelle ils déclaraient ne pas s attendre à recevoir la monnaie. Dans le cas des demandes reçues par la poste, certaines missions avaient pour pratique de retourner les chèques visés ou les mandats-poste ou encore d émettre un remboursement par le biais du système de règlement des chèques. Dans d autres missions, les chèques visés et les mandats-poste étaient acceptés, mais aucun remboursement n était émis si le montant excédentaire se situait dans une fourchette acceptable correspondant approximativement à un rajustement récent du taux de change. Recommandation n o 9 Élaborer, communiquer et mettre en œuvre une politique claire et uniforme sur les paiements dont le montant ne correspond pas aux droits exigés; toutes les missions doivent suivre cette politique. La politique doit tenir compte tant de l obligation de comptabiliser les sommes reçues que de celle de fournir un bon service aux clients. MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 14

15 2.3 Rapprochements bancaires Vérification et surveillance des rapprochements bancaires à l Administration centrale La vérification et la surveillance des rapprochements bancaires constituent des mesures de contrôle de détection clés pour les opérations de trésorerie et de gestion bancaire. Il existe habituellement des écarts entre les relevés bancaires et les livres comptables, qui sont attribuables aux différences dans le moment où les données sont enregistrées dans les livres comptables et à la banque. Le rapprochement bancaire a pour objet de vérifier si ces différences découlent du moment de l enregistrement plutôt que d une erreur. Il est important qu une vérification et un suivi suffisants soient effectués, de sorte qu une mesure soit prise sans délai pour la correction des erreurs comptables ou l analyse des opérations inhabituelles. Bien que préparés par les missions, les dossiers de rapprochement bancaire n étaient pas présentés dans les délais la plupart du temps; les rapprochements bancaires en suspens faisaient l objet d une surveillance insuffisante des Opérations financières internationales (SMFF). Dans certains cas, ces dossiers n avaient pas été soumis à SMFF pendant plusieurs mois. La politique exige pourtant que les dossiers de rapprochement bancaire soient présentés à SMFF dans les dix jours ouvrables suivant la clôture de la période financière. Dans bon nombre de missions, ce délai ne laissait pas une période de temps raisonnable pour recevoir le relevé de fin de mois officiel de la banque, remplir le dossier de rapprochement bancaire et envoyer ce dossier par les moyens qui conviennent le mieux à l Administrations centrale. Dans certains pays, les délais étaient plus longs que prévu en raison de l accès limité aux relevés bancaires en direct et du manque de fiabilité de la poste et des services de messagerie et de valise diplomatique. SMFF a utilisé une approche fondée sur le risque pour choisir l échantillon des rapprochements bancaires à vérifier en détail. Pour l exercice terminé le 31 mars 2009, les Opérations financières internationales ont prévu effectuer 219 vérifications détaillées sur un nombre de 2088 vérifications possibles. Des vérifications réelles ont été effectuées pour 82 dossiers de rapprochement bancaire. SMFF a ramené à 109 rapprochements la taille de son échantillon de rapprochements bancaires pour l exercice se terminant le 31 mars Recommandation n o 10 Les Opérations financières internationales (SMFF) doivent exercer une surveillance efficace du processus de rapprochement bancaire pour garantir, dans la mesure du possible, la détection des erreurs, des omissions et des délits d action ou de commission : 15 MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE

16 en élaborant, en documentant et en mettant en œuvre un plan de surveillance axé sur une méthode d échantillonnage favorisant des évaluations fiables; en faisant en sorte que tous les rapprochements bancaires soient effectués et soumis comme exigé. SMFF doit fixer des délais raisonnables pour la soumission des rapprochements bancaires qui ne dépassent pas 30 jours après la clôture de la période financière. Dans des cas exceptionnels, il pourrait s agir de méthodes de soumission de rechange, comme l envoi de copies numérisées suivi de l envoi des originaux Relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI) Au fil des ans, des améliorations ont été apportées au relevé de rapprochement bancaire du Système de gestion intégrée (SGI). Ces modifications ont entraîné une amélioration de la qualité des données et facilité l examen du rapport. L une des récentes modifications a entraîné une amélioration de la fonctionnalité en permettant l enregistrement des travaux de rapprochement bancaire en cours. Comme dans le cas de l ancien relevé, le SGI a prévu un écran séparé qui contient des renseignements sur : 1) «Transactions non inscrites sur le relevé bancaire» et 2) les «Transactions non inscrites dans le SGI». Le total des articles entrés dans ces sections figure à titre de rajustement sur le relevé de rapprochement bancaire. On encourage les missions à fournir la plus grande quantité possible de renseignements pour aider à définir ces opérations. Les sections des rajustements du relevé de rapprochement bancaire dans le SGI étaient interprétées de façon non uniforme par les experts-comptables des missions. Les rajustements qui auraient figuré dans la première section des «Transactions non inscrites sur le relevé bancaire» ont été inscrits dans la deuxième section à titre de «Transactions non inscrites dans le SGI» et inversement. Il était donc difficile pour l examinateur d établir la nature des rajustements. De plus, les rajustements qui exigeaient un suivi n ont peut-être pas été indiqués correctement et ils ont pu passer inaperçus lors de l examen de la direction de la mission ou de l examen à l Administration centrale. Recommandation n o 11 Reformuler les titres des sections des rajustements du relevé de rapprochement bancaire dans le Système de gestion intégrée (SGI) pour éliminer toute ambiguïté. Inclure une directive dans le SGI pour garantir l uniformité dans toutes les missions. MAECI: VÉRIFICATION INTERNE DE LA TRÉSORERIE ET DE LA GESTION BANCAIRE 16

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