LA FÉDÉRATION FRANCO-TÉNOISE. Appel d offres. Refonte du site Web de la Fédération franco-ténoise et ses services

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1 LA FÉDÉRATION FRANCO-TÉNOISE Appel d offres Refonte du site Web de la Fédération franco-ténoise et ses services Date de lancement : le 17 décembre 2015 Date limite de soumission : le 17 janvier 2016 Page 1

2 Contexte La Fédération franco-ténoise est l organisme porte-parole de la communauté francophone des Territoires du Nord-Ouest (TNO). Chef de file du réseau de concertation des communautés et associations francophones et francophiles des Territoires du Nord-Ouest (TNO), la FFT est reconnue comme partenaire privilégié des gouvernements municipaux, territorial et fédéral, assure la représentation politique ainsi que la promotion des droits des communautés francophones et francophiles des TNO. Sous la FFT, on retrouve les services d Immigration TNO chargé accueillir et intégrer les nouveaux arrivants; Santé TNO en charge de promouvoir l accès à des services de santé en français; Jeunesse TNO qui encourage la vitalité de la jeunesse francophone ainsi que Franco 50 qui appuie l inclusion sociale des aînés. La FFT souhaite faire le renouvellement de son site internet principal ainsi que ceux des services mentionnés ci-dessus. Mandat La Fédération franco-ténoise (FFT) désire recevoir des propositions pour la refonte de son site Internet ainsi que ceux de ses services. Le fournisseur retenu, en conformité avec le présent document et en respectant l échéancier entendu, aura le mandat de/d : Concevoir un design graphique conforme à l image corporative et aux objectifs de communication de la FFT et de ses services ; Fournir un outil de gestion de l ensemble du site Web en code source libre ; Intégrer et de programmer les outils de gestion spécifiques nécessaires ; Permettre l intégration de textes, photos, vidéos et documents fournis à l intérieur des pages et des bases de données ; Intégrer et de programmer les solutions de paiement en ligne ; Assurer la migration complète des contenus actuels vers le nouveau site Web. Afin de s acquitter des tâches précédentes et sans se restreindre à cette liste, le fournisseur devra participer aux tâches suivantes : Rencontre initiale de planification ; Rencontre d étapes et de communication de suivis de projet ; Ajustements demandés en cours de production ; Page 2

3 Tests de qualités et de fonctionnement ; Ajustements de conformité avant la mise en service ; Formation aux ressources responsables de la maintenance du site ; Soutien pré-livraison et au respect des garanties ; Disponibilité à offrir ses services pour l évolution du site après ce mandat. La Fédération franco-ténoise désire être complètement autonome dans l utilisation et dans la gestion de son site Web. Toutefois, nous sommes à la recherche d un partenaire pour notre organisation. Celui-ci deviendra notre ressource spécialisée dans les technologies de communication liées à l exploitation du réseau Internet. Objectifs visés par la plateforme Internet Le site occupera une place prédominante dans la stratégie de communication de la Fédération franco-ténoise et de ses services. Nous souhaitons que le site devienne la source centralisée d information. Les objectifs stratégiques suivants devront guider l élaboration et la réalisation de notre site : Intéresser et informer le lectorat sur l actualité francophone des Territoires du Nord-Ouest. Le site doit devenir un des outils importants de diffusion d information ; Être une source d information et de référencement sur la francophonie ; Créer et renforcer le sentiment de collectivité par l accès à l information et par une disponibilité de diffusion communautaire ; Être un outil de promotion rapide et flexible et exploitant le web 2.0 ; Favoriser la participation et l intérêt du personnel dans l alimentation et l utilisation du site. Qualités recherchés du site Les qualités recherchées nous permettront de nous assurer que le site répond aux besoins exprimés de même qu à nos standards de qualité. Être fonctionnel et utile pour le visiteur. Nous visons un site convivial et simple ; Être ergonomique et permettre une expérience agréable et intuitive pour nos visiteurs ; Avoir une navigation facile et rapide pour respecter l internaute d aujourd hui; Assurer certains standards de qualité et de confiance en présentant aux internautes des images de qualité et des textes convaincants ; Page 3

4 Permettre la gestion à l interne (accès limité) en offrant une totale autonomie quant aux modifications et aux ajouts de nouvelles sections et pages dans le site ; Fournir un site Internet avec des outils de promotion flexibles et dynamiques incluant un calendrier d évènements ; Mettre à profit des technologies d avant-plan ; Développer le site avec une technologie et base de données permettant une grande rapidité de téléchargement et une réduction de coûts de mise à jour ; Être un site rédigé dans un français irréprochable ; Disposer d outils de recherche modernes et efficaces, répondants aux standards de l industrie ; Avoir des outils d édition conviviaux pour la rédaction et la mise à jour des contenus ; Concevoir et mettre en ligne aisément des formulaires avec récupération simple et conviviale des données. Calendrier des étapes Ci-dessous est le calendrier de livraison que la FFT souhaite être respecté : Décembre 2015 Janvier 2016 Janvier-février 2016 Début février 2016 Fin février 2016 Fin mars 2016 Avril 2016 Mai 2016 Mi-juin 2016 Fin juin 2016 Envoi des appels d offres Choix du fournisseur Rencontre avec le fournisseur choisi et détermination du plan de travail et de l échéancier ; Définition des besoins, design et validation des fonctionnalités du site Développement et programmation Migration du contenu vers le site web Formation des usagers sur la rédaction et l aménagement des contenus du nouveau site web Mise en ligne provisoire ; Tests et validation Collecte des réactions au site et des correctifs à y apporter Lancement officiel du site Page 4

5 Composante de l offre DESIGN Le site que nous recherchons incorporera, dans une interface design dynamique et professionnelle, la Fédération franco-ténoise et l ensemble de ses services à savoir jeunesse, santé, immigration, aînés et possibilité d un autre service. Cette nouvelle plateforme devrait permettre une parfaite harmonisation entre le site de la Fédération et les quatre sites sous-jacents. Le défi sera de présenter, dans la page d accueil, l ensemble des nouveaux sites de la Fédération franco-ténoise et de ses services de manière à optimiser toutes les plateformes et être capable de délivrer leurs messages de manière optimale. La page d accueil doit être perçue comme la porte d entrée et l accès principal à l ensemble du site. INTÉGRATION DES CONTENUS (TEXTES, PHOTOS, DOCUMENTS) Le fournisseur retenu verra à s assurer de l intégration textuelle en fonction de l arborescence proposée afin d assurer le lancement du site. FORMATION SUR LA RÉDACTION ET LE SERVICE DE SOUTIEN CONTINU Le fournisseur est invité à nous offrir une formation qui devra permettre aux ressources visées d acquérir les compétences nécessaires quant à la rédaction et à l ergonomie des contenus qui seront intégrés dans notre site Internet. Notre but est vraiment de devenir autonome quant à la rédaction et à l organisation du visuel qui améliorera l expérience de navigation de l internaute sur notre site. Par contre, nous recherchons un partenaire sur qui on peut s appuyer s il y a des questions d ordre technique ou stratégique même après le lancement du site. STRATÉGIE DE RÉFÉRENCEMENT Nous requérons la proposition d une offre de service dans l élaboration d une stratégie de référencement pour l inscription de notre site dans les moteurs de recherche et les tâches de suivi. Le référencement, le positionnement, le suivi du site Web ou la gestion des publicités sont quelques-unes des activités que le fournisseur serait appelé à nous soutenir. Page 5

6 RETOUR DE SOUMISSION Les soumissions seront acceptées jusqu'à minuit (heure normale des Rocheuses), le dimanche 17 janvier Les offres de service doivent être envoyées (par courriel seulement) à Direction générale de la Fédération franco-ténoise : CRITÈRES DE SÉLECTION La Fédération franco-ténoise désire un partenaire qui sera en mesure de maintenir une qualité de prestation. Le prix demeure un facteur important dans le choix du fournisseur, mais plusieurs autres critères seront considérés dans l évaluation. L évaluation des soumissions portera principalement sur la qualité technique de même que sur l expertise de l équipe de la firme sélectionnée. Cette dernière sera effectuée sur une échelle de 100 points en fonction de la grille suivante : N CRITÈRES DE SÉLECTIONS POINTS 1. Présentation de l entreprise 2 2. Expériences et projets récents de l entreprise 5 3. Qualités graphiques des projets antérieurs (fournir l URL de votre portfolio) 4. Assurance qualité et essais de conformité 4 5. Compréhension générale des besoins et du mandat 9 6. Réalisation pertinente dans ce type de projet 6 7. Équipe de réalisation et démarche Solution proposée en lien avec nos installations et notre expertise 9. Outils de gestion proposés et les technologies Coût du site Web Coût des options (taux horaire, suivi, service conseil, veille technologique, etc.) TOTAL 100 Afin de se qualifier, le fournisseur devra : Page 6

7 Avoir réalisé des mandats de même envergure et fournir par un lien Internet menant à quelques exemples de ses réalisations ; Avoir un système de gestion de contenu convivial et évolutif ; Avoir une équipe expérimentée, complète, incluant un chargé de projet de haut niveau, surtout au niveau des solutions d affaires électroniques. L utilisation de ressources internes spécialisées (designers, programmeurs, intégrateurs, spécialiste en indexation, gestionnaire de projet) pour la réalisation complète du projet est un atout ; Avoir une méthodologie de gestion de projet éprouvée ; Maîtriser les langages de programmation et démontrer ses capacités d intégration à la solution. Les certifications dans les champs d expertise proposés sont des atouts. Conditions générales PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE Les travaux réalisés par le fournisseur en vertu du présent contrat, y compris tous les accessoires tels les rapports de recherche et autres, deviendront la propriété entière et exclusive de la Fédération franco-ténoise qui pourra en disposer à son gré. DROITS D AUTEURS Le fournisseur cède et transfère à la Fédération franco-ténoise, qui accepte, tous les droits d auteur sur tous les documents réalisés en vertu du présent contrat. Cette cession de droits d auteur est consentie sans limite de territoire ni de temps et sans limite de quelque nature que ce soit. INFORMATION Pour tout renseignement complémentaire, veuillez communiquer avec Jean de Dieu Tuyishime au poste 254 ou par courriel : Page 7

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