«Une copro c est qui? c est quoi?»

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1 «Une copro c est qui? c est quoi?» Formation réalisée dans le cadre de l OPAH Courcouronnes Appartement pédagogique «Bien chez soi» - Espace Brel Brassens à Courcouronnes Samedi 20 octobre h00/12h00 Habitat & Développement Ile de France 1

2 Une copropriété, c est qui? c est quoi? C est 1 bâtiment ou plusieurs bâtiments situés sur une même emprise foncière (même parcelle) qui appartient à plusieurs copropriétaires. Une copropriété est composée de : PARTIES COMMUNES (PC) Murs, toitures, couloirs, ascenseurs, chaufferie, qui sont entretenues par tous les copropriétaires. PARTIES PRIVATIVES (PP) Les appartements, les caves, les places de parking, les locaux d activités Ce sont «les lots» de la copropriété Les copropriétaires doivent s organiser pour payer ensemble les frais liés au fonctionnement de la copropriété (les ascenseurs, l eau, le chauffage, l assurance ) et aux éventuels travaux. 2

3 Les tantièmes et les lots c est quoi? Lors de l achat d un appartement, le notaire remet un acte de propriété à l acheteur où il est écrit: Le numéro des lots achetés Le nombre de tantièmes associés Tous les lots et leurs tantièmes sont décrits dans le règlement de copropriété. Comment son calculer les tantièmes? Lors de la création de la copropriété, c est un notaire qui divise le ou les bâtiments en lots (appartements, caves, parkings ), Chaque lot possède des tantièmes qui déterminent la part financière des frais de fonctionnement ou des travaux qu un copropriétaire doit payer. Les tantièmes déterminent aussi le nombre de voix pour les votes lors de l assemblée générale. 3

4 Exemple extrait d une attestation de propriété ou d un acte de propriété 4

5 3 entités régissent une copropriété CE SONT LES COPROPRIETAIRES QUI DECIDENT EN ASSEMBLEE GENERALE LE SYNDIC DOIT FAIRE CE QUI A ETE VOTE EN ASSEMBLEE GENERALE LE CONSEIL SYNDICAL DOIT VERIFIER QUE LE SYNDIC MET BIEN EN ŒUVRE LES DECISIONS DE L ASSEMBLE GENERALE Le fonctionnement d une copropriété, le rôle du syndic, du conseil syndical et l organisation des assemblée générale sont détaillés dans: le règlement de copropriété donné à chaque copropriétaire, mais aussi dans la loi sur la copropriété de 1965 et son décret de

6 L Assemblée Générale c est quoi? C est la réunion organisée chaque année avec tous les copropriétaires pour prendre les décisions importantes pour le fonctionnement de la copropriété, notamment la présentation des comptes. C est en AG que les copropriétaires vont décider : DE LA GESTION : approbation des comptes tenus par le syndic, approbation de l ensemble de sa gestion passée, DE L AVENIR DE LEUR COPROPRIETE : vote de travaux L AG est un lieu de DECISIONS et non pas de DISCUSSIONS IL N Y A QUE L ASSEMBLEE GENERALE QUI PEUT DECIDER 6

7 Une convocation d AG, dans les règles! Le syndic convoque l assemblée générale en envoyant à chaque copropriétaire un ordre du jour de l assemblée accompagné des documents prévus par l article 11 du décret du 17 mars La convocation doit être notifiée : par envoi en recommandé avec accusé de réception (ou télécopie avec accusé de réception) ou remise en mains propres contre signature. Cette convocation doit être faite dans un délai de 21 jours francs minimum avant le jour de l AG (comptez 21 jours à partir du lendemain de la présentation de la convocation par RAR, jusqu à la veille de l assemblée générale). 7

8 Est-ce qu un copropriétaire peut demander qu une résolution soit portée à l ordre du jour de l AG? Les questions ENVOYEES PAR LES COPROPRIETAIRES EN COURS D EXERCICE SONT EN LETTRE RAR - Recommandées Avec accusé de Réception Depuis le 1er septembre 2004, tout copropriétaire (ainsi que le conseil syndical) peut exiger du syndic, à n importe quel moment avant la convocation de l assemblée générale, l inscription d une question à l ordre du jour. Pour que les questions puissent être inscrites, elles doivent être accompagnées de tous les éléments nécessaires à la décision (devis, plans, etc.) Attention à l Introduction de résolutions «surprises» non présentées au conseil syndical (travaux, contrats de garde des archives, etc.) 8

9 Lors de l AG, l assemblée générale «annuelle» ou «ordinaire» doit : Approuver les comptes de l année écoulée Les comptes doivent être présentés à l assemblée générale des copropriétaires dans les 6 mois qui suivent la clôture de l exercice (la clôture des comptes). o Si une copropriété clôture ses comptes le 31 décembre : l AG se tient avant le 30 juin. o Si une copropriété clôture ses comptes le 30 septembre : l AG se tient avant le 31 mars Approuver le budget prévisionnel de l année en cours et de l année suivante (n+1) Selon la durée des mandats : élire le syndic (par renouvellement ou nouvelle candidature), élire ses conseillers syndicaux D autres décisions peuvent être prises concernant les contrats et les travaux, la vente des parties communes, la modification du règlement de copropriété, les saisies immobilières Il existe aussi des assemblées générales «spéciales» ou «extraordinaires» Pour voter des travaux Ou pour statuer sur des questions ne pouvant attendre la prochaine AG annuelle 9

10 Le budget prévisionnel c est quoi? C est le budget de l année en cours et des années à venir, il est préparé par le syndic et par les CS. Le budget quantifie poste par poste les charges prévisionnelles en fonction des dépenses constatées mais aussi en fonction de la vision du conseil syndical et du syndic.. C est lors de la préparation du budget prévisionnel qu il est décidé de renégocier des contrats, de changer de prestataires, d améliorer un suivi ou un fonctionnement C est sur la base du budget prévisionnel que le syndic calcule les appels de charges trimestriels qui se font en JANVIER AVRIL JUILLET OCTOBRE QUAND est ce que l appel de régularisation est il appelé? Une fois les comptes approuvés par assemblée générale, le syndic est autorisé à appeler aux copropriétaires ce qui manque pour équilibrer les comptes : c est l appel de régularisation, qui est donc un 5ème appel (positif ou négatif) QUE VOIT-ON SUR L APPEL? Dans l appel de régularisation, le syndic rappelle le détail des provisions appelées pendant l année, et des dépenses réelles qui ont été approuvées par l AG. 10

11 Le syndic, c est qui? C est le SYNDIC qui gère...et qui exécute les décisions de l AG C est un prestataire de service qui assure la gestion courante de la copropriété. Il doit détenir une carte professionnelle délivrée par la préfecture de département et doit souscrire à une garantie financière. Le syndic peut aussi être un «syndic bénévole» qui dans ce cas là est un copropriétaire qui se propose (il n est pas rémunéré mais il est défrayé). Le syndic est nommé en AG par les copropriétaires pour 1 an ou 3ans (déconseillé) selon le contrat fournis dans la convocation. Le contenu de la mission du syndic (qui apparait dans son contrat) est défini par l avis du CNC Conseil National de la Consommation- du 27 septembre 2007 et par l arrêté NOVELI du 19 mars Cet arrêté liste les tâches de gestion courante (par défaut celles non inscrites dans la liste sont identifiées comme prestations particulières) Un contrat de syndic se négocie AVANT l AG!! 11

12 Les missions de gestion courante du syndic Etablir la liste des copropriétaires et sa mise à jour régulière, Assurer la détention, et la conservation des archives de la copropriété, Souscrire à une assurance pour l ensemble immobilier et déclarer les sinistres le cas échéant, Assurer des visites régulières de la copropriété (définies dans le contrat), Etablir le carnet d entretien et sa mise à jour régulière, Faire réaliser les diagnostics obligatoires et assurer leurs révisions, Tenir la comptabilité de la copropriété et présenter les comptes en AG, Etablir le budget prévisionnel (en partenariat avec les CS), Préparer, convoquer et tenir l assemblée générale annuelle, Vérifier que les contrats sont respectés (ménage, entretien VMC, sous station CH et ECS) et assurer le suivi, Vérifier que les travaux (entretien /maintenance) sont réalisés, Payer les factures, Appeler les charges courantes auprès des copropriétaires, recouvrer les impayés de charges, Vérifier les index de consommations (eau, électricité..), Gère le personnel du syndicat (gardien), 12

13 Le conseil syndical C est le conseil syndical qui assiste et contrôle la gestion du syndic (article 26 du Décret de 1967), c est lui qui dynamise la vie de la copropriété Le conseil syndical est composé de copropriétaires bénévoles élus lors de l assemblée générale. Il contrôle le travail du syndic : Il vérifie que les décisions prisent en AG sont bien respectées, Il vérifie que les comptes sont bien tenus (factures payées, recouvrement des impayés..), Il aide le syndic: A préparer l AG A préparer le budget prévisionnel A chercher des devis et des contrats Il représente les intérêts de tous les copropriétaires Il présente son travail lors de l assemblée générale 13

14 Comment le conseil syndical peut s organiser..? Le chiffre idéal : 5 membres minimum! Une fois l AG passée, les membres du conseil syndical se réunissent et nomment leur président. Au cours de cette réunion : ils se répartissent les tâches : suivi des factures et des contrats, suivi des travaux (entretien et campagnes), suivi des procédures contentieuses sur les débiteurs, suivi des contrats d entretien du chauffage et des consommations (EF, ECS et kwh GIE) ils définissent un calendrier de réunions du conseil syndical et la date de la futur AG ils prévoient le calendrier des réunions avec le syndic et les modalités du contrôle des comptes. 14

15 Le conseil syndical contrôle les comptes de la copropriété L OBJECTIF DU CONTRÔLE DES COMPTES 1- Contrôler les dépenses (notamment: factures, contrats, avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chaque catégorie de charges, travaux.) 2- Contrôler les produits (remboursements assurance, indemnités suite à un jugement, pénalités sur impayés, vente de clefs et de badges ) 3 - Contrôler les comptes, dit «de bilan» (comptes financiers et comptes d attente) 4- pour ensuite établir le budget prévisionnel. 15

16 Le conseil syndical prépare l AG avec le syndic ETABLIR L ORDRE DU JOUR Obligation pour le syndic d établir l ordre du jour de l AG en concertation avec le conseil syndical (article 26 du décret 1967 modifié par le décret d avril 2010) Le syndic doit donc ORGANISER UNE REUNION PREPARATOIRE AVEC LE CONSEIL SYNDICAL, Des copropriétaires peuvent participer à cette réunion si ils se sentent concernés, avec ACCORD du CONSEIL SYNDICAL OBJECTIFS DE LA REUNION : 1/Elaborer l ordre du jour de l AG 2/Présenter les comptes de l année écoulée 3/Elaborer le budget prévisionnel 16

17 Avez-vous des questions? 17

18 Le cas spécifique des AFUL Association Foncière Urbaine Le fonctionnement d une AFUL s apparente aux ASL régies par la loi de 1865 abrogée par l ordonnance du 1er juillet 2004 voir aussi art L322-1 et suivant du Code de l urbanisme Pourquoi certaines copropriétés sont membres d AFUL? Parce qu il y a des EQUIPEMENTS COMMUNS sur certaines parcelles qui sont utilisés par plusieurs bâtiments indépendants en termes de gestion (certains bâtiments sont des copropriétés et d autres des mono propriétés) Ces équipements sont GERES PAR L AFUL, par exemple : o Chaufferie (dont les contrats d entretien P2, P3), o Jardins, o Eclairages extérieurs, o Sécurisation et fermeture de la copropriété (portails, codes, interphones, badges..) o Parking (extérieurs et/ou souterrains), o Locaux OM, o. 18

19 CAS PARTICULIERS DES AFUL CONVOQUE REGLEMENT DE COPROPRIETE ASSEMBLEE GENERALE DES COPROPRIETAIRES SYNDIC GESTIONNAIRE MANDATE + CONTRÔLE CONSEIL SYNDICAL Copropriété -loi de 1965 STATUT de l AFUL PRESIDENT DE L ASSOCIATION MANDATE SYNDIC GESTIONNAIRE : «directeur» ou délégué Définit l objet de l association et son fonctionnement (convocation de l AG, élection du président, majorités) CONVOQUE NOMME CONTRÔLE ASSEMBLEE GENERALE DES MEMBRES MANDATE COMITE SYNDICAL Ou CONSEIL Ou SYNDICAT Les copropriétaires d un SDC au sein d une AFUL ne sont pas membres de l AFUL, c est le SDC qui est membre. Exemple de fonctionnement d une AFUL, mais en fonction des statuts le rôle de chaque organe décrit ci-dessus peut varier. varié 19

20 LA GRANDE DIFFERENCE DES AFUL AVEC LES COPROPRIETES REGIES PAR LA LOI DE 1965 Toutes les règles de fonctionnement sont définies dans les statuts, et à défaut de précisions exhaustives, il faut se référer aux quelques articles de l ordonnance de 2004, Ce sont les syndicats des copropriétaires (ou copropriétés) qui sont les membres de l AFUL et non pas les copropriétaires eux mêmes. DONC : Ce ne sont pas les propriétaires qui sont convoqués à l AG Un syndicat des copropriétaires au sein d une AFUL est représenté à l AG de l AFUL par son syndic dûment mandaté à cet effet. Les charges sont appelées au syndicat des copropriétaires et non directement aux copropriétaires. 20

21 AFUL : QUELLE ORGANISATION PRECONISER? Que des copropriétaires de la copropriété membre de l AFUL intègre le COMITE SYNDICAL de l AFUL ou comité de surveillance (il faudra alors voter cette décision en AG de la copropriété) Ils seront alors convoqués à l AG de l AFUL! Cela permettra ainsi d organiser une coordination et une concertation entre les membres de l AFUL grâce à des réunions où : les problématiques seront débattues, les devis éventuels seront recherchés conjointement, les ordres du jour seront établis pour l AG de l AFUL puis pour l AG du syndicat des copropriétaires (puisqu il faut bien que les copropriétaires votent ), Ainsi toutes les décisions relatives à la gestion des objets de l AFUL seront votées EN AMONT aux AG de la copropriété selon la loi de 1965, et pourront être votées sereinement en AG de l AFUL 21

22 Une copropriété, combien ça coûte? Au quotidien Les charges courantes article 14.1 (factures d eau / d électricité, assurance des immeubles et équipements, honoraires syndics, coût des contrats d entretien chauffage / VMC..) En tout Les charges exceptionnelles articles 14.2 (travaux, audits techniques, avances ) Obligatoirement votés en AG Comment faire le point sur la situation financière de ma copropriété? je regarde les annexes comptables dans la convocation d assemblée générale. 22

23 Description des annexes comptables Annexe 1= état financier après répartition : Bilan annuel de la copropriété, comparable à l état des dettes et des créances. Détaille le patrimoine. Annexe 2 = comptes de gestion générale de l exercice réalisé et des budgets prévisionnels par postes de charges : Opérations courantes et opérations exceptionnelles ou travaux. Visualise l ensemble des charges de la copropriété. Annexe 3 = comptes de gestion des opérations 14-1 courantes pour l exercice clos et budget voté : par clés de répartition des charges. Doit servir à la reddition des comptes individuels après l approbation des comptes. Annexe 4 = comptes de gestions travaux 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel de l exercice clos réalisé. Annexe 5 = état des travaux 14-2 et opérations exceptionnelles votés non encore clôturés en fin d exercice (document extra-comptable). 23

24 DIFFERENTS TYPE DE TRAVAUX Les travaux de maintenance qui sont compris dans le Budget Prévisionnel Ils sont soumis à la consultation du CS en fonction du montant fixé pour avis du conseil syndical. Ces travaux ne peuvent en aucun cas faire l objet d honoraires du syndic. Ils sont définis par l art. 45 du décret de 1967: «Les travaux de maintenance sont les travaux d entretien courant, exécutés en vue de maintenir l état de l immeuble ou de prévenir la défaillance d un équipement commun; ils comprennent les menues réparations. Sont assimilés à des travaux de maintenance, les travaux de remplacement d éléments d équipements communs, lorsque le prix de ce remplacement est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance ou d entretien y afférent. Sont aussi assimilés à des travaux de maintenance, les vérifications périodiques imposées par la réglementation en vigueur sur les éléments d équipement communs». 24

25 Les travaux de l Art.14-2 de la loi du 10 juillet 1965, hors Budget Prévisionnel = ces travaux doivent être votés en AG Ils sont détaillés dans l Art 44 du décret de 1967: Travaux de conservation ou d entretien d immeuble. Travaux portant sur des éléments d équipements communs autres que ceux de maintenance. Travaux d amélioration tels que la transformation d un ou de plusieurs éléments d équipement existants, l adjonction d éléments nouveaux, l aménagement cd locaux affectés à l usage commun ou la création de tels locaux, l affouillement du sol et la surélévation de bâtiment. Les études techniques, telles que diagnostics et consultations, Et d une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l immeuble. 25

26 VOTE DES TRAVAUX EN AG 1/ OBLIGATION de DEVIS L AG ne peut se prononcer valablement sur l'engagement de travaux que si des devis lui ont été proposés. Un simple vote de principe est nul (TGI Paris, 11 mai Gaz. Pal. 14 oct. 1973). Depuis 2005, il est obligatoire que le syndic propose 3 devis. 2/ VALIDER UN CALENDRIER D APPELS DE FONDS La loi (article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965) oblige le syndic quand il fait voter des travaux à faire voter également un calendrier d'appel de fonds. Ce calendrier doit être le plus proche possible de la réalité du marché de travaux, mais il n'est pas calqué sur celui-ci. Obligation pour le syndic de respecter ce calendrier d appels de fonds sauf décision contraire d une nouvelle AG. Le syndic devra effectuer les appels en fonction du calendrier voté par l'assemblée générale, c est ce calendrier voté en AG qui fait foi et non le moment où les appels sont effectués par le syndic. 3/ VOTER une résolution spécifique pour les honoraires de syndic pour suivi des travaux 26

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