LOCATION ET MAINTENANCE PARC PHOTOCOPIEURS

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1 LOCATION ET MAINTENANCE PARC PHOTOCOPIEURS COMMUNE DE CAVIGNAC CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Page 1

2 SOMMAIRE I Objet de la consultation... 3 II Location du parc... 3 III Caractéristiques du matériel... 3 IV Maintenance et SAV... 4 IV.1 Appareils neufs... 4 IV.2 Appareil du parc actuel conservé... 4 V Prescriptions particulières... 5 V.1 Responsabilités... 5 V.2 Achèvement des travaux... 5 V.3 Respect des descriptifs... 6 V.4 Assurances... 6 VI Renseignement & documents à fournir... 6 VI.1 A l appel d offres... 6 VI.2 Avant exécution... 6 VI.3 Pendant l exécution... 7 VI.4 Réception des ouvrages... 7 Page 2

3 I OBJET DE LA CONSULTATION La présente demande de prix a pour objet la livraison, l installation, la location et la maintenance de 2 photocopieurs numériques connectés pour les différents bâtiments communaux (cf. liste des sites sur bordereau de prix). Cette prestation comprend également la formation du personnel sur chaque site, ainsi que la maintenance du photocopieur du parc actuel conservé de marque RICOH II LOCATION DU PARC La prestation de location comprend, de façon systématique, pour chaque matériel : - La fourniture du matériel complet et des notices d utilisation ; - La livraison du matériel sur les sites ; - L installation, la connexion et la mise en service du matériel ; - La formation des utilisateurs des sites. Les photocopieurs devront être installés et connectés impérativement au cours des semaines 8 et 9 (vacances scolaires) de l année 2012 (les formations interviendront le mardi 6 mars 2012). III CARACTERISTIQUES DU MATERIEL D une manière générale, les configurations et caractéristiques techniques citées sont indicatives mais constituent des seuils sous lesquels le matériel proposé ne doit pas descendre. Parmi ces qualités, le matériel proposé devra être choisi pour sa robustesse en raison de la nature même des futurs utilisateurs et des nombreuses manipulations dont il fera l objet. Les machines doivent être neuves et assemblées autour de composants neufs. Aucune pièce ne devra provenir d un reconditionnement de composants déjà utilisés. Les fonctionnalités obligatoires du matériel proposé : - Copieur - Imprimante - Fax - Fonction scanner adapté aux modalités informatiques - Recto verso automatique - Chargeur automatique de A4 et A3 - Copies A3 et A4 - Carte réseau + logiciel (pour attribuer des codes utilisateurs par exemple ) - Agrafes Le microprocesseur sera réglé de façon à ce que le compteur n enregistre qu une copie quels soient le format et la couleur tirés. Page 3

4 Le prestataire proposera des photocopieurs adaptés aux volumes précisés sur le bordereau de prix. Il devra également accompagner son offre de fiches techniques détaillées pour chaque équipement proposé. IV MAINTENANCE ET SAV IV.1 APPAREILS NEUFS Sur la base d un coût à la page (coût copie), cette maintenance couvrira : - La fourniture et livraison des consommables et des pièces détachées (toners, agrafes, bacs de récupérateur de toner, tambour, lampes, filtres ) à l exception du papier ; - La maintenance et l entretien des appareils (visite sur site au moins une fois par trimestre afin de procéder au nettoyage, graissage, réglage et vérification des équipements) ; - Les déplacements et réparations : le déplacement du technicien sur site, main d œuvre, dépannage, remplacement des pièces si nécessaires, sans surcout pour la collectivité. Le prestataire s engagera également à fournir gratuitement un appareil de remplacement en cas d immobilisation de l équipement supérieure à 1 semaine ; - Les rapports d intervention (adressés par mail aux services techniques municipaux) après chaque visite planifiée ou non (ces rapports comprendront la date d intervention, les actions effectuées et le temps passé) ; - Le nettoyage et la sécurisation ; - Les préconisations et conseils. IV. 2 APPAREIL DU PARC ACTUEL CONSERVÉ Pour le photocopieur existant de marque RICOH 3025 Aficio, la maintenance couvrira, sur la base d un coût à la page (coût copie) : - La fourniture et livraison des consommables et des pièces détachées (toners, bacs de récupérateur de toner, tambour, lampes, filtres ) à l exception du papier ; - La maintenance et l entretien des appareils (visite sur site au moins une fois par trimestre afin de procéder au nettoyage, graissage, réglage et vérification des équipements) ; - Les déplacements et réparations : le déplacement du technicien sur site, main d œuvre, dépannage, remplacement des pièces si nécessaires, sans surcout pour la collectivité. Le prestataire s engagera également à fournir gratuitement un appareil de remplacement en cas d immobilisation de l équipement supérieure à 1 semaine ; - Les rapports d intervention (adressés par mail aux services techniques municipaux) après chaque visite planifiée ou non (ces rapports comprendront la date d intervention, les actions effectuées et le temps passé) ; - Le nettoyage et la sécurisation ; - Les préconisations et conseils. Page 4

5 Les candidats indiqueront la nature des échanges d information avec notamment un réfèrent (joignable sur un numéro non surtaxé). Afin de contrôler la consommation de chaque site, un relevé trimestriel devra être adressé aux services techniques en précisant pour chaque site le relevé du précèdent trimestre et le nouveau relevé que les services de la mairie rempliront. A cet effet, un projet de contrat de maintenance devra être fourni en présentant les moyens humains et techniques et en précisant les modalités et délais d intervention. Il est rappelé ici que les indications contenues pour la maintenance sont énonciatives et non limitatives et qu elles constituent un minimum en deçà duquel le candidat ne peut descendre. Il aura à prévoir, de sa propre initiative tous les dispositifs dont il jugerait l emploi utile ou nécessaire pour une parfaite exécution et pour respecter les garanties souscrites. Le candidat devra, lors de la réalisation des prestations, se conformer aux lois, normes, règlements et règles de l art en vigueur au moment de l exécution des prestations. Le marché est conclu pour une période d un an renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une durée maximale de 4 années à compter du 1 er mois suivant la lettre de commande. L une ou l autre des parties pourra décider ne pas renouveler le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception au moins trois mois avant la date de rupture envisagée. V PRESCRIPTIONS PARTICULIERES V.1 RESPONSABILITES L entreprise qui modifie les prestations annoncées par le présent Cahier des Charges, se rend responsable des conséquences techniques et financières en résultant. V.2 ACHEVEMENT DES TRAVAUX Les prescriptions et indications portées au présent C.C.T.P. ne sont pas limitatives et l entreprise ne pourra se prévaloir d aucun oubli pour laisser les ouvrages inachevés ou réclamer des plus values. En effet, le marché sera conclu à titre forfaitaire. En conséquence, l entrepreneur devra toutes les prestations implicitement indiquées et nécessaires au parfait fonctionnement des équipements. La présente consultation s entend avec toutes fournitures, mises en œuvre, façons, poses et en général tous les travaux nécessaires à leur parfait achèvement. Le bon fonctionnement des installations sera vérifié par le prestataire à l aide des techniques adaptées. Page 5

6 VI. 3 RESPECT DES DESCRIPTIFS L entrepreneur adjudicataire devra signaler au maitre d œuvre avant la remise de sa proposition, les erreurs ou omissions qui auraient pu se produire, faute pour lui de se conformer à ces prescriptions, il sera rendu responsable de toutes les erreurs ou omissions relevées en cours d exécution et des conséquences qui en résulteront. D autre part, l entrepreneur précisera tous les renseignements complémentaires sur tout ce qui lui semblerait douteux ou incomplet, il devra compléter dans les moindres détails les éléments qui lui seront soumis par la commune de Cavignac. VI.4 ASSURANCES La responsabilité financière de l entreprise sera couverte par une police individuelle de base, l entreprise se devra de respecter les clauses de validité de celle-ci. Le prestataire devra pouvoir justifier qu il est garanti contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu il peut encourir du fait de son activité et qu il bénéficie d une assurance de responsabilité civile décennale. VI RENSEIGNEMENT & DOCUMENTS A FOURNIR VI.1 A L APPEL D OFFRES En plus des documents généraux demandés, le soumissionnaire doit remettre obligatoirement le bordereau de prix justifiant le prix global de sa soumission. Ces prix s entendent livraisons, fournitures et mises en œuvre comprises. L entrepreneur ne pourra se prévaloir d oubli, d erreur ou d omission dans le bordereau de prix pour justifier d éventuels suppléments de prestations. VI.2 AVANT EXECUTION Du fait de sa qualification, il appartient à l entreprise de prévoir le détail des sujétions, fournitures et services nécessaires à la réalisation parfaite du marché. L entreprise devra se conformer strictement au planning d exécution et indiquer toutes les contraintes pour le bon fonctionnement de sa prestation. Page 6

7 VI.3 PENDANT L EXECUTION La prestation complète comprend tous les interventions annexes nécessaires au parfait fonctionnement des équipements. Le prestataire devra se rapprocher des services techniques municipaux afin de définir précisément les dates d intervention. Toute exécution prématurée s effectuerait sous la seule responsabilité de l entrepreneur, et les modifications qui pourraient lui être demandées seraient entièrement à sa charge, y compris les conséquences du retard sur le planning d installation des équipements. VI.4 RECEPTION DES OUVRAGES A la fin des travaux et de l installation, il sera procédé à une inspection. Fait à..., Fait à Cavignac, le... le... (Cachet et signature) Le maire, Jean- Jacques EDARD Page 7

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