L APPLICATION COURRIER ÉLECTRONIQUE DANS L ENT

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1 L APPLICATION COURRIER ÉLECTRONIQUE DANS L ENT 1 ) Généralités : Ce qu il faut savoir sur la messa gerie dans un ENT ) Présentation de l interface d administration ) Le menu Général de l application : les fonction nalités de base : ) le menu nouveau message et accès à l annuaire ) Options des messages et envoi du message : ) Accès à l annuaire : ) le menu Récupérer le courrier : ) le menu Options : ) le menu Déconnexion : ) la Boite de réception : ) le menu Corbeille : ) Le menu des fonctionnalités «avancées», outil s et fonction d agenda : ) le menu Carnet d adresse : ) le menu filtres : ) le menu agenda : ) le menu Tâches : ) le menu éléments et classement :... 9 Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 1

2 1 ) Généralités : Ce qu il faut savoir sur la messa gerie dans un ENT. L esprit de l ENT est de pouvoir bénéficier à partir d une authentification unique d un accès aux canaux c'est-àdire aux diverses applications disponibles. La messagerie académique professionnelle (webmèl ou est intégrée à l ENT. Elle fait partie des applications disponibles. Un annuaire électronique y est intégré. Il contient les adresses académiques des personnels et celles des utilisateurs de l établissement (élèves). Bien sur la messagerie reste aussi accessible en dehors de l ENT sur l adresse suivante : Remarque : c est une interface de type web, (webmail). Les messages électroniques affichés dans l application sont ceux présent sur le serveur de messagerie. Cependant, les utilisateurs peuvent utiliser un logiciel client de messagerie pour gérer leur courrier électronique (outlook, thunderbird). Et la plupart du temps l option du logiciel client de messagerie «laisser une copie des messages sur le serveur» n est pas activée. Ainsi, les messages disparaîtront de la boite de réception de l application ENT une fois le courrier relevé avec le client de messagerie. Cette application fonctionne comme mel ouvert, avec une interface différente. 2 ) Présentation de l interface d administration Une fois connecté sur l application courriel en tant qu utilisateur de l ENT et de l application. L interface suivante apparaît. Par défaut c est la boite réception qui s affiche. Possibilité de changer l affichage par rapport à la chronologie des messages. Messages reçus en boite de réception 3 ) Le menu Général de l application : les fonction nalités de base : Ce menu permet d ouvrir les fonctionnalités de l application. En plaçant la souris sur le lien il prend une apparence jaune. 3.1) le menu nouveau message et accès à l annuaire. Ce menu sert à rédiger un nouveau courrier. En le sélectionnant par un clic une fenêtre ou pop up va s ouvrir. Voir page suivante. Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 2

3 Zone de saisie des adresses électroniques du ou des destinataires. A : destinataire(s) principal. En cliquant sur A on ouvre «l annuaire» Voir au Copies du message à : Cc copie du message a d autres destinataires, et Cci copie invisible. Un lien vers l annuaire est aussi actif sur la zone Cc et Cci. Corps du message Bouton pour insérer une pièce jointe au message. Possibilité de conserver les pièces jointes en cochant l option «sauvegarder pièces jointes ) Options des messages et envoi du message : Les options du message sont susceptibles d être choisies, dans ce cas il faut cocher ou pas les cases ci dessous : Demande d accusé de lecture. Enregistrement dans les éléments envoyés pour garder une trace des courriers rédigés. Enregistrement du message comme brouillon, c'est-à-dire message rédigé mais non encore terminé et posté. A noter un bouton pour vérifier l orthographe et un pour envoyer le message un fois rédigé. Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 3

4 3.1.2) Accès à l annuaire : En cliquant sur L annuaire s ouvre : Exemple 1 : Recherche d un collègue : Ci-dessus un exemple de recherche d un collègue appelée vignaud dans l annuaire académique. Quatre choix de recherche sont possibles : Carnet d adresse personnel (à se constituer voir..) Destinataires préférés. Annuaire académique, c'est-à-dire l annuaire du mel ouvert L annuaire ENT (élèves, parents, etc) Une fois le champ «nom» renseigné cliquez sur recherche : La fenêtre suivante apparait avec tous les vignaud de l académie et bien plus : Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 4

5 Il faut refaire une recherche plus fine avec le «prénom» : Le résultat de la recherche est plus fin. Ensuite, il fait sélectionner le «nom» résultat de la recherche et choisir le critère d envoi ci contre Puis ne pas oublier de cliquer sur Ok en bas de fenêtre : Exemple 2 : Recherche d un élève : Ci-dessous recherche de l élève «borne anais» dans l annuaire ENT. Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 5

6 3.2) le menu Récupérer le courrier : Ce lien du menu de l application permet d actualiser le courrier et de relever les éventuels nouveaux messages reçus depuis la connexion. 3.3) le menu Options : Ce lien du menu de l application permet de paramétrer et de personnaliser les options de l application comme celleci-dessous sur les options de rédaction de message. 3.4) le menu Déconnexion : Pour se déconnecter de l application. 3.5) la Boite de réception : Pour revenir à la boite de réception des messages, qui affiche les messages présents sur le serveur de messagerie. 3.6) le menu Corbeille : Pour afficher les messages supprimés. 4 ) Le menu des fonctionnalités «avancées», outil s et fonction d agenda : 4.1) le menu Carnet d adresse : Ce menu permet de lancer une fonction de gestion de carnet d adresses. Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 6

7 Il est possible avec la fonction importer exporter de récupérer un carnet d adresse existant sur divers formats d importation, comme ci-dessous : 4.2) le menu filtres : Ce menu permet de créer des filtres sur la réception des messages (liste noire, liste blanche). 4.3) le menu agenda : Ce menu vous propose un outil d agenda. Il est possible de le partager. A noter avec l outil des fonctions d import (icalendar vcalendar) et d export (.csv). Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 7

8 4.4) le menu Tâches : Ce menu vous propose un outil de gestion de taches. Elles pourront s afficher dans l agenda si dans l agenda on coche l option «afficher les tâches» Pour créer une tâche cliquez sur nouvelle tâche : La fenêtre ci-dessous apparait : remplir les champs du formulaire et cliquer sur enregistrer. Remarque : gestion des catégories de tâches. A la création de la première tache l application demande de créer une catégorie. Puis pour les nouvelles tâches si vous devez créer une autre catégorie il faut sélectionner le champ nouvelle catégorie pour en créer une et la fenêtre suivante apparaitra dans laquelle vous renseignerez la catégorie. Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 8

9 Affichage des tâches dans l agenda : Tâche crée ci avant : Il est possible de faire afficher les tâches crées avec le gestionnaire de tâches dans l agenda en cochant l option «liste des taches de..» 4.5) le menu éléments et classement : Ce menu sert de lien vers le classement des courriers électroniques. Par défaut nous avons, les brouillons, les messages supprimés et envoyés. Mais on peut personnaliser le classement, en supprimant des dossiers inutiles ou vides (trash) ou alors en créant de nouveaux dossiers de classement. Pour cela il faire un clic droit sur ce menu. Le menu contextuel suivant apparait : Utilisation de l application de messagerie dans l ENT : Page 9

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