APPEL A CONSULTATION POUR L IMPLANTATION ET L INSTALLATION DES STANDS DES ENTREPRISES ET DE L ESPACE INSTITUTIONNEL ÎLE-DE-FRANCE AU :

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1 APPEL A CONSULTATION POUR L IMPLANTATION ET L INSTALLATION DES STANDS DES ENTREPRISES ET DE L ESPACE INSTITUTIONNEL ÎLE-DE-FRANCE AU : Salon International de l Agriculture 2016, du 27 février au 06 mars 2016 Porteur du projet CERVIA Paris Île-de-France 43 Boulevard Haussmann Paris En charge du projet : Claire GUIGNARD Chargée de mission événementiel et marketing claire.guignard@cervia.fr DATE LIMITE DE REMISE DES PROPOSITIONS : Mercredi 2 décembre 2015 Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 1/15

2 Chapitre 1 : CONTEXTE A/ Le CERVIA Paris Île-de-France Le CERVIA Paris Île-de-France est un organisme associé au conseil régional d Île-de-France dédié au soutien, à l accompagnement et au développement économique des entreprises agricoles et alimentaires franciliennes ainsi qu à la valorisation des métiers, des filières et des territoires. Trois missions principales : Développer une image alimentaire et agricole pour l Île-de-France, Accompagner les filières et les entreprises, Être l organisme ressource, expert et facilitateur auprès de ses publics. Le rôle du CERVIA Paris Île-de-France dans la démarche collective Mangeons Local en Île-de-France : Porteur du projet, fédérateur des entreprises, initiateur de la communication, Validation et acceptation des entreprises adhérentes et des produits par des commissions d agrément externes composées par des professionnels. Dans le cadre de ses missions, le CERVIA Paris Île-de-France organise les pavillons régionaux sur différents salons comme le Salon International de l Agriculture, le SIAL ou encore le SIRHA. Cette participation s inscrit dans le cadre d un programme annuel de promotion des productions et des produits régionaux. B/ La démarche collective régionale Les enjeux de la démarche d identification régionale menée par le CERVIA Paris Île-de-France depuis 2011 consistent à : Maintenir les terres agricoles, Faire émerger l offre alimentaire d Île-de-France, Rendre l offre plus visible auprès des consommateurs et de l ensemble des professionnels de la filière, Favoriser le développement économique des entreprises du secteur. Les chartes d engagement des professionnels de l agriculture et de l alimentaire en Île-de-France fédèrent les entreprises autour d une démarche de progrès. Articulées sur trois grands pôles de valeurs patrimoine, préservation de l environnement, dynamisme sociétal et emploi - elles posent les jalons d une démarche collective dynamique et ambitieuse. Si chacun a sa propre stratégie de développement et de visibilité face à ses clients, la mutualisation des compétences couplée à Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 2/15

3 l expertise d un centre expert tel que le CERVIA Paris Île-de-France, permet de différencier davantage l offre locale. Il s agit là d un exercice qui s inspire des démarches de chaque adhérent, de leur savoirfaire, de leur rayonnement et de leur volonté de se développer. L objectif? Donner accès aux consommateurs aux fruits du travail de ces professionnels passionnés et révéler le territoire agricole et alimentaire. C/ Objectifs de participation aux salons Salons Grand Public : Faire progresser la notoriété des produits agricoles et alimentaires régionaux en soutenant la notoriété de la plateforme de marque Mangeons Local en Île-de-France Véhiculer les spécificités de la région capitale, Promouvoir l Île-de-France rurale et le tourisme vert, Toucher un maximum de consommateurs-prescripteurs. Chapitre 2 : MISSIONS DU PRESTATAIRE DANS LE CADRE DE L APPEL A CONSULTATION A/ Travail du prestataire : Implantation et aménagement de l espace régional Île-de-France (stands d entreprises et stand institutionnel) sur le Salon de l Agriculture 2016 : Conception du plan d implantation des espaces institutionnels et stands de vente en intégrant les structures déjà existantes (2D et 3D) Elaboration des plans techniques» Elévation» Plans des élingues» Plans des compteurs et arrivées électriques» Plans des arrivées d eau Transport depuis stock (A/R) de l ensemble du matériel (stands de vente et stand institutionnel) Remise en état du bois des structures existantes si nécessaire Montage et démontage des structures existantes (stands de vente et stand institutionnel) Conception et installation des compléments des stands (sol, étagères ) Conception et installation de l ensemble des branchements électriques Conception et installation de la signalétique haute Conception et installation de la signalétique sur le stand Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 3/15

4 B/ Délais en amont du salon 2 décembre : Remise des devis Mi-décembre : Le Cervia communique l implantation de ses espaces au prestataire 8 janvier : Proposition d implantation par le prestataire Mi-janvier : Dépôt du projet d architecture à l organisateur» Les plans «vus de dessus» avec les mentions d échelle, de cotes et de positionnement des retraits» Les plans «en coupe» avec les mentions d échelle, de cotes et de hauteur des volumes projetés Début février : Plans techniques» Implantation des boîtiers électriques» Implantation des éviers» Implantation des élingues (hauteurs et poids)» Plancher Montage du stand : à partir du 22 février 2015 Livraison des stands : 25 février midi C/ La réponse au présent Appel à Consultation Celle-ci devra comprendre pour chaque salon:» Un devis détaillé complet poste par poste (trame en annexe),» Un rétro planning,» Le descriptif de l équipe dédiée et une plaquette de présentation de l agence,» Un plan et une vue 3D pour chaque type de stand D/ Critères de jugement des offres La proposition du prestataire sera jugée au regard des critères suivants, énoncés par ordre de priorité décroissante : De la bonne compréhension et du respect des impératifs techniques décrits dans le présent appel à consultation, notamment en terme d aménagement et de signalétique, Des moyens mis en œuvre pour le suivi sur place de l ensemble de la prestation, avant et pendant le salon, Du prix de la proposition, les budgets maximum étant de :» Pour le stand institutionnel: 410 /m²» Pour les stands entreprises : 150 /m² Ces tarifs incluent la logistique et l aménagement du stand. Ils n incluent pas l électricité, l eau et la location de mobilier. Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 4/15

5 Chapitre 3 : SALON INTERNATIONAL DE L AGRICULTURE A/ L espace Île-de-France L espace Île-de-France se décomposera de la manière suivante : Lot n 1 : Un espace institutionnel (stand traditionnel) maximum de 100m². Cet ilot sera divisé en plusieurs pôles :» Un espace VIP (20m²),» Un espace végétalisé,» Un espace «vitrine»,» Un espace de démonstrations culinaires (20m²) avec réserve. Lot n 2 : Des stands de ventes de type marché (180m²):» Ilots collectifs de vente,» Stands nus. La proposition peut comprendre l ensemble des lots. B/ Thématique générale sur le Salon La communication de l espace Île-de-France cette année sera, comme les années précédentes, axée autour de la gastronomie, des terroirs et des paysages d Île-de-France. A ce titre, elle mettra en avant la plateforme de marque Mangeons Local en Île-de-France. L esprit du stand devra refléter les valeurs qui caractérisent la marque de la région Île-de-France : Patrimoine alimentaire régional (gastronomie, savoir-faire, produits de terroir) ; Environnement, paysage, campagne, naturalité, développement durable ; Innovation, modernité, culture, excellence, emplois. Enfin, l espace francilien devra permettre de renforcer la notion d agriculture en Île-de-France, image de la région que peu de franciliens connaissent. Un lien avec le travail réalisé pour la prochaine COP21 sera fait par le Cervia sur le salon. L ensemble du projet devra donner une image d unité et d homogénéité des différents îlots afin de conférer à l espace Île-de-France une présence marquée et visible. Dans la signalétique, le prestataire s emploiera donc à reprendre la charte graphique de Mangeons Local en Île-de-France pour la décliner sur les différents espaces. C/ Espace Institutionnel Le stand institutionnel est l espace sur lequel est présenté la région dans sa diversité ainsi que la plateforme de marque régionale. Situé au centre des îlots de vente, il constitue le passage obligé pour tous les visiteurs et les entreprises se rendant sur l espace Île-de-France. Il constitue à la fois un lieu d exposition, de rencontre et d animation. Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 5/15

6 Le prestataire aura à sa charge la conception du plan d implantation de l espace institutionnel en intégrant les structures déjà existantes (voir ci-après) ainsi que le montage de celles-ci. 1. Sol et plancher Le prestataire prévoiera de la moquette (ou autre revêtement adapté) pour l ensemble du stand prestige (hors espace démonstrations culinaires et sa réserve où il faudra prévoir du lino ; plus facilement nettoyable), à valider avec le Cervia après propositions. Plancher : Une attention particulière sera apportée à l implantation des différentes zones en fonction des emplacements des arrivées électriques. En effet il est souhaitable de ne pas implanter de parquet sur la totalité du stand mais celui-ci est nécessaire pour camoufler les arrivées d eau et branchements électriques. 2. Espace accueil / VIP Un espace VIP Cet espace de travail est isolé du reste de l îlot pour permettre aux personnes de recevoir dans une relative tranquillité. La structure de cet espace VIP consiste en un kiosque de 8 faces de 2 L x 2m50 h. 2 Colonnes Morriss existantes sont à monter sur deux des faces du kiosque. Les faces du kiosque sont déjà habillées. (Le Cervia prendra à sa charge la mise à jour des chiffres et la mise à jour du logo Mangeons Local en Île-de-France sur les faces du kiosque) A l entrée du Kiosque :» Une banque accueil (1m L x 40cm P x 1m H) *» Porte journaux * A l intérieur :» Un meuble bar (2m L x 40 cm P x 1m10 H) *» Penderie d angle * Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 6/15

7 » Un portant **» 4 tables et 12 chaises **» Un frigo ** (prévoir branchement électrique)» Une cafetière** (prévoir branchement électrique)» Une fontaine à eau** (prévoir branchement électrique)» Une triplette L habillage intérieur des faces du kiosque est à prévoir par le prestataire avec du coton gratté blanc. Des cadres photos fournis par le Cervia seront à installer à l intérieur. Une notice de montage sera fournie au prestataire. * propriété Cervia ** location Cervia 3. Un espace végétalisé Un espace végétalisé sera réalisé par une société extérieure mandatée par le Cervia sur la base de la création 2015 ou sur proposition du prestataire. La location de la Tour eiffel sera effectuée par le Cervia et sera à prévoir sur l implantation par le prestataire ainsi que son installation, le pont lumière et l éclairage (élingues réservées par le Cervia) (cf 2015). 4. Un espace «vitrine» Le Garde manger (5m x 1m) élaboré en 2015 à remonter sur le stand. Une notice de montage sera également fournie. Les vitrines seront louées par le Cervia. Le prestataire prévoiera les branchements électriques pour celles-ci. Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 7/15

8 5. Un espace de démonstrations culinaires Un kiosque de démonstrations culinaires prêté par la Région Île-de-France sera à remonter sur l espace de démonstrations culinaires. (environ 20m²) Le matériel de cuisine sera loué par le Cervia. Les branchements éléctriques seront prévus par le Cervia Comme vu précédemment, un revêtement lino sera prévu. Une réserve attenante fermant à clef équipée des éléments suivants est à prévoir par le prestataire:» Un évier **» Etagères de rangement Les compteurs électriques louées auprès de l organisateur par le Cervia seront positionnés dans cette réserve à distance du point d eau (dans un coffre prévu à cet effet par le prestataire). 6. Signalétique Signalétique haute La signalétique haute doit reprendre le logo de la région (rouge et blanc avec l étoile). Cette signalétique doit impérativement couvrir l ensemble du stand institutionnel et doit se trouver à la hauteur maximale autorisée de 5,5m (se référer au règlement d architecture en annexe). Elle doit être facilement repérable par le visiteur. Les élingues seront louées par le Cervia. Le prestataire aura à sa charge le pont lumière et l éclairage. Le prestataire proposera des épreuves graphiques (bon à tirer) avant impression. Habillage de l espace institutionnel Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 8/15

9 L espace institutionnel reprendra sur l ensemble du stand la communication de la plateforme de marque Mangeons Local en Île-de-France. Voici les espaces qui seront à habiller : - Les deux Colonnes Moriss - Le dos du Garde Manger + un côté - Les murs de la réserve Le Cervia fournira au prestataire les éléments graphique à imprimer. Habillage des poteaux (cf : Photos SIA 2014 et 2015) En cas de présence d un ou plusieurs poteaux sur l îlot, le prestataire se chargera d habiller le poteau et de proposer un habillage graphique reprenant les visuels de la démarche régionale. A ce titre, il réalisera un habillage spécifique montant jusqu à 5,5m sans restriction. D/ Les Stands de vente En 2015, l ensemble des îlots de vente représentait une surface de 210 m². Les stands de vente proposés par le CERVIA sont répartis en trois types de stands : Les îlots collectifs de vente en structure modulaire (stands de 6m² sur des îlots de 36m²) Les stands nus Le CERVIA vend des stands aux agriculteurs, artisans et IAA d Île-de-France. Ces stands de vente sont proposés à ces entreprises selon le prix de revient du stand. Ce prix est calculé sur les frais de location de l espace, d électricité, de nettoyage et d aménagement du stand. Ce dernier est détaillé en différents postes : Etude et suivi, Logistique, Structure et décors, Appareillage électrique, Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 9/15

10 Signalétique, Mobilier et matériel et Assurance, c est pourquoi le prestataire devra fournir un devis détaillé selon ces postes. Les stands de vente sont depuis 2014 composés de panneaux de bois type moucharabier pour le comptoir, les portes type western et les réserves. Un inventaire du stock existant ainsi qu une notice de montage seront fournis par notre fournisseur. Une remise en état sera à prévoir par le prestataire. Le prestataire, au vu du stock existant et de l implantation de l espace Île-de-France s attachera à vérifier, fin décembre, que le stock actuel correspond pour remonter les stands. 1. Les ilots collectifs de vente Chaque îlot doit être composé comme suit :» Plancher technique **» Moquette (fournie par l organisateur)» Comptoir avec ouverture en porte western *» Réserve avec porte fermant à clef» Etagères dans la réserve avec support et sacs poubelles» Une prise électrique par exposant (suivant les commandes faites par les exposants) En hauteur :» Elingues **» Pont lumière» Bandeau périphérique * avec enseigne» Un spot par mètre linéaire* (avec raccordement électrique) * propriété Cervia ** location Cervia La découpe de certains comptoirs sera à prévoir pour les vitrines et tireuses apportées par certains exposants. Certains morceaux de bois déjà découpés seront à privilégier. La taille de la réserve collective est établie selon la règle suivante : chaque exposant a une quotepart de 1m² de réserve par 6m² de stand déduit de la taille de son stand. Par exemple, si on considère un îlot de 36m² avec 6 stands collectifs de 6m² chacun, la réserve sera de 6m² et les stands de vente de 5m² chacun. Suite à l implantation des stands, le prestataire devra également respecter une homogénéité des mètres linéaires attribués à chaque exposant. En effet, chaque stand doit bénéficier de la même surface de vente sur l allée. Pour optimiser le devis, il sera demandé au prestataire de fournir un devis basé sur un stand collectif de 36m². Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 10/15

11 2. Les stands nus Les exposants ont la possibilité de prendre soit un stand équipé soit un stand nu. Dans le cas d un stand nu, il sera aménagé comme suit :» Un spot par mètre linéaire *» Des cloisons de séparations» Pont lumière avec enseigne* Stands particuliers éventuels : STAND GRAND MARNER Aucun travail à prévoir. L exposant monte lui-même son stand. STAND MACARONS DE REAU Le stand des Macarons de Réau doit comprendre :» Un habillage des devantures de comptoirs (bois)*,» Pont lumière avec enseigne* et spot*» Une cloison de séparation si nécessaire,» L exposant installe le reste de son matériel 3. Signalétique Une enseigne exposant Les bandeaux hauts sont déjà existants. Ils sont à fixer sur les ponts lumières fournis par le prestataire. Selon l'inventaire fourni et l implantation de l espace Île-de-France, le prestataire vérifiera que les bandeaux conviennent. Les enseignes Île-de-France sont également existantes. Les enseignes exposants seront à refaire par le prestataire, selon la créa 2015 en modifiant le nouveau logo Mangeons Local. Le Cervia fournira les éléments au prestataire qui fournir un BAT avant impression. Des cadres exposants existants seront à positionner sur les cloisons des réserves de chaque stand (1 A3 et 3 A4 par exposant). Certains retirages pourront être effectués selon les nouvelles inscriptions reçues. Le prestataire prendra en charge ces impressions et la mise en place des cadres sur le stand. E/ Autres aspects techniques Les stands, éléments du stand instutionnel et réserves doivent être montés et disponibles le jeudi 25 février à midi impérativement. Le prestataire assurera le transport, le montage et le démontage de tous les éléments des stands, ainsi que le nettoyage du stand la veille de l ouverture au public. Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 11/15

12 Un service de maintenance doit être assuré la veille et le jour de l ouverture du salon et un suivi doit être assuré pendant la durée du salon, afin de remédier à tout incident technique. Dans le cas contraire, si une prestation extérieure est nécessaire, elle vous sera refacturée. L éclairage du stand institutionnel et les prises électriques sont inclus. Cette prestation sera intégralement gérée par le prestataire. L'installation électrique sera sur réseau permanent ou intermittent, conformément aux indications données par le CERVIA Paris Île-de-France. L alimentation électrique générale et de chaque stand devra être prise en charge par le prestataire, y compris le raccordement électrique des équipements de froid ou de cuisson apportés par les exposants. Le revêtement de sol, recouvrant toute la surface du stand, doit disposer d un film plastique de protection, à retirer avant l ouverture du salon. L habillage des poteaux sera indiqué en option dans le devis. Chapitre 4 : MODALITES D EXECUTION DE LA PRESTATION A/ Conduite de la prestation Le titulaire désignera le nom et les coordonnées professionnelles de la personne chargée de conduire et de diriger l exécution des prestations en son nom. Si cette personne n est plus en mesure d accomplir sa mission, le titulaire doit en aviser immédiatement la personne responsable du marché au CERVIA. A ce titre l obligation lui est faite de désigner un remplaçant et d en communiquer le nom et les titres sans délai. La personne chargée de suivre et de coordonner le marché pour le compte du CERVIA Paris Île-de- France est Madame Bénédicte DUPONT, Directrice adjointe en charge du management opérationnel et pour le suivi Claire Guignard, Chargée de mission événementiel et marketing. B/ Procédure de marché du Cervia Les achats font l objet d une mise en concurrence par voie de publicité sur le site internet de l organisme. Ces achats sont étudiés par une «commission technique» réunie par les services qui étudie les offres aux fins d une présentation des offres à une commission d achats composée et convoquée par la présidence et constituée de membres du bureau. C/ Durée du marché Le présent marché prend effet à compter de sa date de notification au titulaire. Il prend fin à l issue de la période de démontage du dernier salon du lot choisi. Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 12/15

13 D/ Durée d exécution de chaque prestation Le délai d exécution, de conception et de réalisation de l espace région Île-de-France au Salon de l Agriculture 2016 devra être conforme au rétro planning fourni par le titulaire. E/ Résiliation pour cas de force majeure Si le CERVIA Paris Île-de-France est mis dans l impossibilité d exécuter le marché du fait d un événement ayant le caractère de force majeure, il peut mettre fin à la consultation sans aucune contrepartie. Chapitre 5 : MODALITES DE PAIEMENT Chaque projet de salon pourra donner lieu au versement d un acompte, dans la limite de 30% du montant global de la prestation. A l appui de sa demande de paiement, le titulaire fournit une facture, établie en un original et une copie, qui portera, outre les mentions légales, les indications suivantes: - Nom et adresse du créancier, - Numéro de SIRET (15 chiffres), - Numéro de compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé dans l'acte d'engagement (joindre un relevé d'identité bancaire ou postale), - Le numéro et la date de la consultation, - L'intitulé de la prestation et sa date de réalisation, - Le montant hors TVA, le taux et le montant de la TVA, le montant TTC des prestations exécutées. Chapitre 6 : DÉROULEMENT DE LA CONSULTATION L agence est invitée à confirmer le plus rapidement par mail sa participation à la présente consultation : claire.guignard@cervia.fr Cet appel à consultation tient lieu de brief. La remise des offres se fera le mercredi 2 décembre 2015 à 16 heures dernier délai. Le dossier complet de réponse devra soit être déposé en main propre à l accueil du Cervia Paris Île-de-France, soit envoyé par courrier, le cachet de la poste faisant foi. Un deuxième exemplaire de ce dossier doit également être envoyé par mail avec accusé de réception du CERVIA Paris Île-de-France. Le choix du prestataire sera notifié par courrier. CERVIA Paris-Île-de-France, 43 Bd Haussmann, PARIS Tél. : Fax : claire.guignard@cervia.fr Site Internet : Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 13/15

14 Chapitre 7 : ANNEXES Visuels : Charte graphique Mangeons Local en Île-de-France Salon de l Agriculture : Photos du SIA 2014 et 2015 Plan d implantation des stands SIA 2014 et 2015 Règlement d architecture et de décoration SIA 2015 Trame du devis Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 14/15

15 Trame du devis détaillé : Aménagement du stand 1. Etude et suivi 2. Logistique 3. Structure et décors 4. Appareillage électrique 5. Signalétique 6. Mobilier et matériel 7. Assurance Document Cahier des charges confidentiel - Reproduction interdite 15/15