P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e

Transcription

1 A c c o m p a g n e l o u v r a g e L e C h a m p i o n d e l a B u r e a u t i q u e «1 e t 2» E d i t i o n O c t o b r e

2 T a ble des Matières À propos de l Office Les applications de l Office Les outils de Microsoft Office Exécuter une application de l Office Personnaliser et maîtriser l environnement de travail Connaître les extensions de fichier Enregistrer et ouvrir un document Maîtriser les illustrations 25 2

3 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e À p r o p o s d e l O f f i c e Nouveautés dans Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 vous aide à créer des documents de qualité professionnelle en fournissant un ensemble complet d'outils de création et de mise en forme présentés par une nouvelle interface. Des fonctions étendues de commentaire et de comparaison vous permettent de réunir et de gérer les informations fournies par vos collègues. L'intégration totale des données garantit que les documents restent liés de manière dynamique aux sources cruciales d'informations de l'entreprise. Nouveautés dans Microsoft Office Ex cel 2007 Avec sa nouvelle interface utilisateur orientée résultats, Microsoft Office Excel 2007 comprend des fonctions et des outils puissants pour vous permettre d'analyser, de partager et de gérer les données avec facilité. Nouveautés de Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Access 2007 fournit un ensemble d'outils performants qui vous permettent de commencer rapidement le suivi, les états et le partage d'informations dans un environnement simple à gérer. Grâce à ses nouvelles capacités d'interaction, sa bibliothèque pré-établie de modèles de l'application de suivi et la possibilité d'utiliser des données provenant de plusieurs sources de données, y compris Microsoft SQL 3

4 4 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Server, Office Access 2007 vous permet de créer rapidement des applications de suivi attrayantes et fonctionnelles sans que vous ayez besoin d'une connaissance approfondie des bases de données. Vous pouvez créer et adapter rapidement des applications et des états en fonction des besoins de l'entreprise en constante évolution. En outre, grâce à une parfaite intégration avec Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Office Access 2007 vous aide à partager, gérer, faire un audit et sauvegarder des informations. Nouveautés dans Microsoft Office PowerPoint 2007 Pour vous aider à réaliser des présentations professionnelles, Microsoft Office PowerPoint 2007 fournit un ensemble exhaustif de fonctionnalités vous permettant de générer des informations et de les organiser. Il vous est possible de mettre au point et d'ajouter des graphiques SmartArt de qualité professionnelle en seulement quelques clics. L e s a p p l i c a t i o n s d e l O f f i c e Micro sof t Office Word 2007 : Créez et modifiez des documents d aspect professionnel tels que des lettres, des articles, des rapports et des brochures. Micro sof t Office Excel 2007 : Effectuez des calcules, analysez les informations et visualisez des données dans les feuilles de calcul. Micro sof t Office Access 2007 : Créez des bases de données et des programmes pour gérer vos informations et en effectuer le suivi. 4

5 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Micro sof t Office Pow erpoi nt 2007 : Créez et modifiez des présentations pour des diaporamas, réunions et pages Web. Micro sof t Office Outlook 2007 : Envoyez et recevez des messages électroniques, gérez votre emploi du temps, vos contacts et vos tâches, et effectuez le suivi de vos activités. Micro sof t Office Publish er 2007 : Créez et modifiez des bulletins d informations, des brochures et des sites Web. Micro soft Office InfoPath 2007 : Conservez et remplissez des formulaires dynamiques pour rassembler et réutiliser des informations dans toute l organisation. L e s o u t i l s d e M i c r o s o f t O f f i c e Bibliothèque multimédia Mi crosof t : Importez et organisez des photos, des images clip art, des fichiers sons et animation. C ertifica t numérique pou r l es p ro j ets VBA : Ce programme crée un certificat numérique signé automatiquement qui peut être utilisé pour des macros personnelles sur votre ordinateur uniquement. Micro sof t Office 2007 Paramètres d e lan gu e : Modifiez les paramètres linguistiques des applications Office. Micro sof t Office Diagn osti c s : Identifie et corrige les causes connues d instabilités et de perte de performances. Micro sof t Office Pi ctu re Manager : Organisez, modifiez et partagez des fichiers images. 5

6 6 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e E x é c u t e r u n e a p p l i c a t i o n d e l O f f i c e ( e x : W o r d ) 3.1. L environnement général : La façon traditionnelle est d utiliser le menu Démarrer, puis Tous les Programmes et enfin cliquez sur «Microsoft Word». L écran de Word 2007 apparaît comme suit : Programme Microsoft Word Menu Démarrer Sous menu Tous les Programmes 6

7 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Bouton Office Barre d outils Accès rapide Onglets (disposés les uns à coté des autres ils forment un ruban Groupes de commandes contenant des outils (icônes) Barre d outils contextuels (qui s affiche à la «demande» après une sélection et un clic sur le bouton droit de la souris). Menu contextuel (qui s affiche à la «demande» après une sélection et un clic sur le bouton droit de la souris). Zoom et curseur de navigation (pour agrandir ou réduire l affichage Icônes d accès aux modes d affichage (Page, Lecture, Plein écran, etc.) Bouton Fermer Le ruban : L environnement de travail de chaque logiciel qui remplace les menus principaux des versions précédentes et les barres d outils Les onglets : Zone d accès aux groupes de commandes (exemple : l onglet Insertion du ruban de Word 2007) Les groupes de commandes : Zones qui contiennent une ou plusieurs commandes et menu(s). (exemple : le groupe de commandes Texte de l onglet Insertion ). 7

8 8 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les outils (icônes) : Boutons ou menus qui permettent de lancer une action (exemple : l icône Zone de texte du groupe de commandes Texte ). Parfois, ils comportent une flèche de choix permettant d accéder à un menu d options, une boîte de dialogue ou des outils contextuels Les boîtes de dialogue (fenêtres) : Fenêtres qui permettent d accéder à des fonctionnalités ou des menus précis. En principe, l ouverture d une boîte de dialogue est activée en cliquant sur une icône, un menu d options ou en activant une flèche de choix relié à une icône ou un groupe de commandes. Cette dernière peut provoquer l affichage de nouvelles commandes appelées «Outils contextuels». Boite de dialogue Modification du texte WordArt 8

9 R e m a r q u e P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les outils contextuels : Sous-groupe de commandes qui s affichent à l écran ou qui s ajoutent au ruban après avoir activé une icône ou un menu (exemple : l onglet contextuel Format du sous-groupe de commandes WordArt qui se crée en activant l icône WordArt du groupe de commandes Texte). Lorsqu une information a été mise en forme à l aide d une icône contenue dans un groupe de commandes d outils contextuels, son nom s affiche au-dessus du ruban principal et un onglet contextuel se crée. 2. P e r s o n n a l i s e r e t m a î t r i s e r l e n v i r o n n e m e n t d e t r a v a i l La présentation du nouvel environnement a bousculé vos repères? Améliorez vos performances Gérer la barre d outils Accès rapide : Afficher/masquer les icônes de la barre d outils Accès rapide : Cliquez sur la flèche d accès située à l extrémité droite de la barre d outils Accès rapide. Cochez ou décochez l option de votre choix. 9

10 10 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Personnaliser la barre d outils : Ajouter une commande à la barre d outils Accès rapide : Cliquez sur la flèche d accès de la barre d outils Accès rapide. Sélectionnez l option Autres commandes La boîte de dialogue Options [Nom du programme] apparaît et l option Personnaliser est active par défaut. Cliquez sur la flèche de choix de la zone Choisir les commandes dans les catégories suivantes puis sélectionnez l option Toutes les commandes. Sélectionnez, dans la liste déroulante de choix située sous la zone précédente, la commande voulue (exemple : Statistiques ). Cliquez sur le bouton Ajouter >>. La commande s ajoute à la liste proposée par défaut. Cliquez sur OK. 10

11 R emarque P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Pour supprimer une commande, suivez le même mode opératoire, choisissez la commande à ôter puis cliquez sur le bouton Supprimer Personnaliser Microsoft Office : Les info-bulles sont des informations qui apparaissent au-dessus d une icône pour la décrire. Modifier/masquer les info-bulles dans Word, Excel, PowerPoint ou Access : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur le bouton Options [Nom du programme]. Dans la fenêtre qui s affiche : 11

12 12 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Sélectionnez l option Standard. Cliquez sur la flèche de choix de la zone Style d info-bulle. Sélectionnez l option Ne pas afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info-bulles ou ne pas afficher les info-bulles. Cliquez sur OK. Modifier le nom d utilisateur de Microsoft Office : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur le bouton Options [Nom du programme]. Saisissez le nom de votre choix dans la zone Nom d utilisateur. Saisissez les initiales de votre choix dans la zone Initiales. Cliquez sur OK. 12

13 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Modifier la langue de Microsoft Office : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur le bouton Options [Nom du programme]. Sélectionnez l option Standard. Cliquez sur le bouton Paramètres linguistiques de la zone Choisir les langues à utiliser avec Microsoft Office et ouvrez l onglet Langues d édition. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante de la zone Langue d édition principale. Sélectionnez la langue à utiliser. Cliquez sur OK. Fermez la boîte de dialogue Options [Nom du programme]. 13

14 14 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e C o n n a î t r e l e s e x t e n s i o n s d e f i c h i e r Chaque fichier possède une extension qui en détermine le format ainsi que le logiciel permettant de l ouvrir. Avec le Pack Office 2007, l ajout d une extension «x» appelle quelques explications indispensables Les fichiers pouvant être ouverts avec Word : Les fichiers compatibles avec Word 2007 :.doc.dot.txt.rtf.htm.html Fichier texte. Modèle de document Word. Fichier texte sans mise en forme. Fichier texte mis en forme. Fichier Web. Document Web. Les fichiers exclusivement exploitables sous Word 2007 :.docx.dotm.dotx.dotm Fichier texte. Fichier texte contenant des macro-commandes. Modèle de document Word. Modèle de document Word des macro-commandes. 14

15 R e m a r q u e P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Pour autoriser la lecture d un fichier conçu sur Word 2007 sous une version précédente, il suffira d enregistrer une copie. Pour ce faire : Cliquez sur le Bouton Office de Word; Glissez la souris sur l option Enregistrer sous (sans cliquez dessus); Sélectionnez l option Document Word La boite de dialogue Enregistrer sous s affiche et la zone Type de fichier contient, par défaut, la mention Document Word (*..doc) ; Cliquez sur Enregistrer. Bon à savoir : cette même option est également disponible dans tous les logiciels du Pack Office

16 R e m a r q u e 16 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les fichiers pouvant être ouverts avec Excel : Les fichiers compatibles avec Excel 2007 :.xls.xla.xlt.txt Fichier tableur. Fichier tableur contenant des macro-commandes. Modèle de document tableur. Fichier texte sans mise en forme. Les fichiers exclusivement exploitables sous Excel 2007 :.xlsx.xlsm.xltx.xltm.xlam Fichier tableur. Fichier tableur contenant des macro-commandes. Modèle de document Excel par défaut. Modèle de document Excel autorisant des macro-commandes. Module d extension autorisant des macro-commandes. Pour enregistrer un fichier en tant que fichier universel (lisible par d autres tableurs ou logiciels spécifiques), utilisez le format CVS (Séparateur : point-virgule) (*.cvs) ou (Macintosh)(*.cvs) si l utilisateur final utilise un Macintosh. Attention! Seule la feuille active sera enregistrée. En outre, le destinataire recevra les données sous forme de liste. C est pourquoi il est préférable de réserver ce mode d enregistrement aux transferts de bases de données (listes de clients, de contacts, etc.) Les fichiers pouvant être ouverts avec PowerPoint: 16

17 N. B P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les fichiers compatibles avec PowerPoint 2007 :.ppt.pps.pot.html Fichier de présentation et démonstration multimédia. Fichier de présentation PowerPoint (diaporama). Fichier de modèle PowerPoint. Document Web. Les fichiers exclusivement exploitables sous PowerPoint 2007 :.pptx.ppsx.potx.pptm.potm.ppsm Fichier de présentation et démonstration multimédia. Fichier de présentation PowerPoint (ouvre directement le diaporama). Fichier modèle PowerPoint. Fichier de présentation PowerPoint contenant des macroscommandes. Fichier modèle contenant des macros-commandes. Fichier de présentation PowerPoint (diaporama avec macroscommandes) Les fichiers pouvant être ouverts avec Publisher : Contrairement aux autres logiciels présents dans le Pack Office 2007, seule la page d accueil de l environnement de Publisher à évolué. Le bouton Office et la disposition des outils (icônes) sous forme de ruban n existent pas. De plus, les extensions courantes des fichiers sont les mêmes que dans les versions précédentes. Les fichiers compatibles avec toute version de 97 à 2007 :.pub : Fichier de publication et/ou modèle de fichier Publisher..htm ou.html : Fichier page Web. 17

18 R e m a r q u e 18 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les fichiers pouvant être ouverts avec Access :.mdb Base de données pouvant être ouverte avec toute version d Access.accdb Base de données à ouvrir avec Access accdt Modèle de base de données..accde Base de données enregistrée en mode d exécution seule. Dans ce type de fichier, le code source VBA (Visual Basic pour Applications) est supprimé. A quoi sert le mode *.accde? cette extension de fichier remplace le mode *.mde disponible dans les anciennes versions. Elle permette d enregistrer le fichier sans le code VBA (Visual Basic pour Applications). Dès lors, l utilisateur final pourra exécuter le code VBA (exemple : ouvrir un formulaire ou un état) mais il ne pourra pas le modifier. 18

19 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Les fichiers pouvant être ouverts avec d autres logiciels : Les fichiers pouvant être ouverts avec Outlook :.pst,.oft,.ost,.msg Les fichiers pouvant être ouverts avec Adobe Acrobat Reader (ou d autres logiciels gérant les PDF) :.pdf Les fichiers à ouvrir avec un logiciel de décompression : Winzip, Gzip, Pkunzi. Les fichiers images pouvant être ouverts avec dans un navigateur (Internet Explorer, Netscape, etc.), Photoshop et/ou Microsoft Editor :.bmp,.gif,.jpeg,.jpg,.png. Les fichiers images à ouvrir avec des logiciels spécifiques :.ai (Illustrator),.eps (Photoshop),.qxd (Xpress). Les fichiers images pouvant être retouchés avec un logiciel de dessin ou Photoshop :.tif Les fichiers médias à ouvrir avec Quick Time Player :.avi,.cda,.mov Les fichiers sons :.wav,.wma, mp3. Teste de la mémoire et des fichiers (y compris *.exe) 3.7. Afficher l extension après un nom de fichier : Dans Windows XP : Cliquez sur le bouton Démarrer. Cliquez sur l option Poste de travail. Ouvrez le menu Outils. Cliquez sur Options des dossiers. Une boîte de dialogue du même nom s affiche. Ouvrez l onglet Affichage. Cochez l option Afficher les fichiers et dossiers cachés. Décochez l option Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu. 19

20 20 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Cliquez sur Appliquer. Cliquez sur OK et fermez la boîte de dialogue puis le Poste de travail. Dans Windows Vista : Cliquez sur le bouton Démarrer. Cliquez sur l option Document. Une boîte de dialogue s affiche, cliquez sur Options des dossiers et de recherche dans l onglet Organiser. Une boîte de dialogue Options des dossiers s affiche, ouvrez l onglet Affichage. Décochez l option Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu. Cliquez sur Appliquer. Cliquez sur OK et fermez la boîte de dialogue. 20

21 N. B P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e E n r e g i s t r e r e t o u v r i r u n d o c u m e n t Si l icône Enregistrer présente sur la barre d outils Accès rapide facilite toujours l enregistrement des documents, découvrez les spécificités à maîtriser pour effectuer des sauvegardes personnalisées Enregistrer un document : Vous pouvez enregistrer vos fichiers dans le dossier de votre choix en utilisant l une de ces deux méthodes : Enregistrez votre document dans un dossier déjà présent sur le support de stockage (disque dur, disque amovible, clé USB, CD Créez un nouveau dossier, le nommer et sauvegardez vos documents dans ce dossier. Sauvegarder dans un dossier existant : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur Enregistrer sous Cherchez dans la zone Enregistrer dans, le lieu de stockage voulu. Cliquez sur le lieu de stockage. Saisissez le nom de document dans la zone Nom de fichier. Cliquez sur Enregistrer. 21

22 22 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Sauvegarder dans un nouveau dossier : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur Enregistrer sous Se placez dans le dossier parent (exemple : «Mes documents» ). Cliquez sur l icône Créer un dossier. Saisissez le nom de nouveau dossier. Cliquez sur OK. Le dossier s ouvre Saisissez le nom du fichier dans la zone Nom de fichier. Cliquez sur Enregistrer. 22

23 R e m a r q u e s P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Une fois le document enregistré une première fois, au cours d une même session de travail : Cliquez sur l icône Enregistrer pour mettre à jour l enregistrement ; 2. Attention! si le fichier en cours d enregistrement doit être ouvert sur un ordinateur non équipé du pack Office 2007 : Cliquez sur le Bouton Office, cliquez sur Enregistrez sous puis sélectionnez l option Document Word (ou Classeur Excel , etc.) Ouvrir un document : Rechercher et ouvrir un document : Cliquez sur le Bouton Office. Cliquez sur Ouvrir. Cherchez dans la zone Regarder dans, le lieu de stockage du document (disque dur, disque amovible, clé USB, CD...). 23

24 24 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Cliquez sur le lieu de stockage. Double-cliquez sur l icône du document dans la zone centrale - ou - cliquez sur le document puis sur Ouvrir. Ouvrir les documents récents : Cliquez sur le Bouton Office. Dans la zone Documents récents, double-cliquez sur le document pour l ouvrir. 24

25 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e M a î t r i s e r l e s i l l u s t r a t i o n s Découvrez comment améliorer la présentation de vos documents et surtout, apprenez à discipliner les images et à les placer à l endroit de votre choix! 5.1. Ajouter un pictogramme : Choisir un caractère spécial : Activez l onglet Insertion. Repérez le groupe de commandes Symboles. Cliquez sur l icône Symbole. Choisissez un symbole disponible ou cliquez sur l option Autres symboles. Cliquez sur la flèche de choix de la zone Police. Cherchez une police (exemple : Wingdings ). Cliquez sur le caractère de son choix. Cliquez sur le bouton Insérer puis sur Fermer. 25

26 26 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Ajouter une image : Insérer une image : Activez l onglet Insertion. Repérez le groupe de commandes Illustrations. Cliquez sur l icône Image pour rechercher une illustration ou une photo stockée sur le disque dur ou un autre support (clé USB, etc.). - ou - cliquez sur l icône Image clipart pour ouvrir le Volet Office du même nom. Sélectionnez l image de votre choix. Cliquez sur Insérer. L image s affiche à l écran, au centre d un cadre avec des poignées, et un onglet contextuel Outils Images/Format s ajoute au ruban. Fermez le Volet Office en cliquant sur l icône Fermer. 26

27 R e m a r q u e P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Modifier l image (la faire pivoter, l encadrer ) : Cliquez sur l image pour faire apparaître ses poignées et ouvrez les onglets et groupes de commandes contextuels. Sélectionnez, sur le ruban, une option de votre choix (exemple : cliquez sur l icône Rotation du groupe de commandes Organiser ; puis sur la flèche de choix du groupe de commandes Styles d images et choisissez un cadre ). Pensez à insérer au moins une ligne vide au début du document avant d ajouter l image. Faute de quoi, certaines options ne seront pas accessibles. 27

28 N. B Remarq ue N. B 28 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Redimensionner l image (ou tout élément graphique, illustration): Cliquez sur l image pour faire apparaître ses poignées. Pointez le curseur de la souris sur un angle de l objet. Le pointeur se transforme en double flèche. Cliquez sur la poignée de redimensionnement de l image et faites glisser la souris vers le bas, la droite, la gauche ou le haut pour l ajuster à la taille de votre choix. Le mot générique «image» désigne tout élément graphique dessiné (y compris les formes). La poignée verte sert à faire pivoter l image. Il suffit de la sélectionner, de maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et de la faire glisser dans le sens souhaité Découvrir les outils dessins : Outre les images, les photos et les cliparts, il est possible d insérer une multitude de formes qui répondent aux mêmes caractéristiques. Ajouter une forme : Se placez à l endroit de votre choix. Activez l onglet Insertion. Repérez le groupe de commandes Illustrations. Cliquez sur la flèche de choix de l icône Formes. Sélectionnez une forme. Le pointeur de la souris se transforme en croix. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et le maintenir enfoncé. 28

29 R e m a r q u e P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Faites glisser la souris vers la droite et vers le bas pour dessiner la forme. Relâchez le bouton de la souris. L onglet contextuel Outils de dessin/format s affiche. Utilisez les icônes disponibles pour ajouter les effets de votre choix (exemple : Effet d ombre ). Pour écrire dans la forme, sélectionnez-la, cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel puis choisissez l option Ajjouter du texte si elle est disponible. Ajouter une image dans une forme : Se placez à l endroit de votre choix et insérez une image. Double-cliquez sur l image. L onglet contextuel Format s affiche. Repérez le groupe de commandes Styles d images. Cliquez sur la flèche de choix de l icône Forme de l image. Sélectionnez une forme (exemple : Flèche droite à entaille de la zone Flèches pleines ). 29

30 30 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Le résultat est le suivant : 5.4. Placer un élément graphique sur un document : Ajouter une image dans un texte : Insérez une image (clipart, forme ). Double-cliquez sur l image pour ouvrir les groupes de commandes contextuels. Cliquez sur l onglet Format et repérez le groupe de commandes Organiser. Cliquez sur la flèche de choix de l icône Habillage de texte. Sélectionnez l option Rapproché ). 30

31 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Sélectionnez de nouveau l image et la placez à l endroit de votre choix. Ajouter une image derrière un texte : Insérez une image et la sélectionnez. Ouvrez l onglet contextuel Outils Image/Format et repérez le groupe de commandes Organiser. Cliquez sur l icône Habillage de texte. Sélectionnez l option derrière le texte ). Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l image. Sélectionnez l option Format de l image 31

32 32 P a s s e p o r t p o u r l O f f i c e Sélectionnez l option Image dans le volet de gauche. Activez la flèche de choix de l icône Recolorier et choisissez un style dans la zone Variations légères. Cliquez sur l icône Fermer. Le résultat sera comme suit : 32