Citya-Belvia Immobilier retient Numen, pour fluidifier le traitement de ses dossiers locataires

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1 CAS CLIENT Le 9 novembre 2015 Citya-Belvia Immobilier retient Numen, pour fluidifier le traitement de ses dossiers locataires Citya-Belvia Immobilier optimise le partage et la gestion des dossiers locataires avec Easyfolder Document Manager solution du Groupe NUMEN LE CONTEXTE Afin de fluidifier et d améliorer le traitement des dossiers locataires, jusqu alors entièrement pris en charge au format papier (réception, traitement, copies, envoi et archivage des dossiers), le groupe Belvia Immobilier s est intéressé dès 2009 aux problématiques de Gestion Electronique de Documents. La location représente alors une part significative de son activité avec près de dossiers de constitués au format papier chaque année. Le choix de lancer un projet d optimisation du processus de traitement des dossiers locataires avec une solution complète de GED apparaît alors comme une évidence. Belvia Immobilier utilise la GED pour s assurer de la conservation des dossiers locataires, la gestion transparente et la fluidification de leur traitement tout au long du cycle de vie de la relation locataire. LE PROJET ET SA MISE EN OEUVRE Gérard Mothais, Directeur des Systèmes d Informations et de l Organisation de Citya-Belvia Immobilier, cherchait une solution de gestion électronique de documents (GED) capable de traiter intégralement les dossiers locataires au format numérique. «Afin de faciliter la recherche et l accès aux dossiers locataires, dans le cadre d une ambition «0 papier», nous recherchions un outil technologique simple et intuitif pour une consultation électronique des documents. En effet, ces dossiers, régulièrement consultés par une multiplicité de contributeurs (commerciaux, équipes de gérance, filiales de courtage et de gestion d assurance) comportaient de nombreuses pièces difficiles à partager. Le traitement papier s etait trouvé générateur de coûts importants et facteur de risques (perte de documents )» explique-t-il. Permettre le partage et la consultation de ces dossiers de n importe quel site du groupe est donc devenu un enjeu majeur prérequis à leur instruction et analyse efficaces. A l issue d une consultation par appel d offres, Belvia Immobilier a retenu la solution Easyfolder Document Manager.

2 «Nous avons été séduits par la solution proposée tant pour l expertise du secteur immobilier de l éditeur que pour son approche méthodologique. La pertinence de la solution et la qualité du relationnel établie entre les collaborateurs de nos structures ont permis de déployer la solution dans les délais prévus. En moins de 6 mois nous avons pu disposer d une solution opérationnelle conforme à nos attentes» explique Gérard Mothais. «Il s agissait de mettre en œuvre une solution d archivage intuitive et facile à utiliser pour les équipes opérationnelles. Notre expérience du secteur immobilier et nos plans de classement préparamétrés ont permis de vrais gains d efficacité dans l intégration de la Solution» précise Frédéric Decoster, Directeur Commercial de Cimail Solutions, l éditeur du groupe Numen. Easyfolder Document Manager permet de verser, d'indexer, de classer et de partager des documents numériques, tout en administrant finement les droits et habilitations des utilisateurs. Des modules complémentaires permettent de faciliter la transformation numérique des documents papiers, le classement automatique de documents et l extraction de métadonnées. Cette solution nativement intégrée dans la suite applicative Microsoft Office, permet aux clients de sécuriser et valoriser leur patrimoine documentaire. Les équipes dédiées du Groupe NUMEN, par leur proximité professionnelle, ont permis le dialogue constant et la réactivité essentiels pour la réussite de tels projets. Leur accompagnement a été permanent tout au long de la mise en œuvre de la solution favorisant une prise en main rapide par l ensemble des collaborateurs. LES RÉSULTATS ET LES PERSPECTIVES Suite au déploiement d Easyfolder Document Manager, Belvia Immobilier a pu mesurer de réels bénéfices dans les processus des activités concernées : Gains significatifs de temps pour les collaborateurs tant en termes de recherche documentaire qu en matière d analyse et de partage de l information Suppression des pertes de documents Diminution des coûts de photocopies de documents Sécurisation optimale des dossiers locataires dont la conservation est maintenant assurée dans la durée. Depuis ces premiers succès, la solution a été déployée aux autres services et activités de Citya- Belvia Immobilier : relation avec les propriétaires, gestion des résidences, gestion de la filiale d assurances et de ses dossiers, etc. «Nous étudions maintenant des pistes permettant de parfaire le traitement du dossier locataire. En effet, l expertise de Numen peut nous permettre de progresser, notamment sur l authentification des pièces, l identification des pièces manquantes. Cette complémentarité technologique des savoir-faire du groupe Numen appliquée aux professionnels de l immobilier est un atout majeur pour proposer de nouvelles pistes de travail à Citya-Belvia Immobilier» ajoute Marc Chanier, Responsable du Pôle Immobilier Numen. «L intégration de Belvia Immobilier avec Citya a généré de nouvelles interrogations. Le groupe Numen nous permet de balayer l ensemble des améliorations apportées par le numérique appliqué à l immobilier et jusqu ici inexploitées. Ainsi, plusieurs projets sont actuellement à l étude : signature électronique, archivage sécurisé, externalisation de l édition de chèque» explique Gérard Mothais.

3 À propos Numen Société de service informatique à la fois éditeur de solutions de confiance numérique, hébergeur et prestataire de services de dématérialisation, Numen s engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale, d optimisation de la relation client et de back offices, de gestion documentaire, de valorisation de contenus culturels et sensibles. Grâce à ses 980 collaborateurs-experts, Numen est le partenaire technologique de confiance de plus de 500 entreprises issues des secteurs banque, assurance, immobilier, santé, édition, distribution, culture, industrie, ressources humaines, etc. mais aussi d institutions européennes et d organismes publics. Forte de ses 45 années d expertise, de sa présence locale (9 implantations régionales) et européenne, et de son centre de développement et de BPO à Madagascar, l entreprise enregistre un chiffre d affaires annuel de plus de 70 millions d euros. Pour en savoir plus : / / À propos Citya-Belvia Immobilier CITYA BELVIA en chiffres : 3000 collaborateurs logements gérés lots de copropriété 3500 biens vendus / an locations / an 180 agences Le 13 février 2015, Citya Immobilier, 3 ème acteur français de l administration de biens et 1 ère entreprise indépendante du secteur, a signé l acquisition de Belvia, 4 ème acteur national du secteur. Le rapprochement Citya Belvia apporte une mutualisation des compétences et des savoir-faire dans chacune des grandes activités de l immobilier : gestion locative, syndic de copropriété, location et transaction immobilière. Un réseau de 180 agences de proximité qui vous accueille 6j/7, de 9h à 19h. Citya se caractérise par ses standards de qualité élevés pour les propriétaires investisseurs, les copropriétaires, mais aussi les acquéreurs, les vendeurs et les locataires. Pour atteindre ce niveau de service, nos collaborateurs combinent compétence technique et comportement orienté client : de l accueil à l accomplissement du contrat, quel que soit le métier. CONTACT PÔLE IMMOBILIER NUMEN Marc CHANIER CONTACT PRESSE CITYA BELVIA Gérard Mothais CONTACT PRESSE NUMEN SCENARII Aurélie SCHMIT

4 Les syndics de copropriété enfin autorisés à recourir à la notification digitale Après quelques hésitations et des mois de rédaction, le décret d application relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis est paru (JORF du 23/10/2015). Sous le doux nom de «Décret n du 21 octobre 2015», il permet enfin aux professionnels de l immobilier d intégrer le digital dans leurs prestations à destination des copropriétaires. Sous réserve de l obtention préalable de l accord de chaque copropriétaire concerné (en AG ou par courrier recommandé), le syndic de copropriété est autorisé à dématérialiser les notifications et mises en demeure dans les conditions définies à l article du code civil au grand bénéfice de l efficacité dans les échanges et de la maîtrise des coûts de gestion pour les syndics et les copropriétaires. Si la dématérialisation est une réelle opportunité, elle génère également de nouvelles obligations. Notamment pour le syndic qui doit s attacher à la conservation des décisions individuelles de chacun des copropriétaires lors de l AG ou en dehors. Enfin, n en doutons pas, elle rend indispensable au gestionnaire de copropriété d avoir la capacité à traiter efficacement dans un même flux les notifications au format électronique et papier le 100% dématérialisé étant encore illusoire même, à la seule échelle d une copropriété. Numen accompagne depuis de nombreuses années les professionnels de l immobilier dans leur transformation digitale. Nos usines digitales assurent le traitement de l information et permettent l émission et la réception de flux hybrides (papier et numériques). Nos experts se tiennent à votre disposition pour vous permettre d appréhender les enjeux à la fois d émission, de conservation et de traçabilité des choix individuels et d être rapidement opérationnels. Marc Chanier Responsable Pôle Immobilier Numen

5 FLASH PRESSE Paris, le XX octobre 2015 Numen et sa filiale Cimail présents au salon RENT, les 3 et 4 novembre 2015 Numen, spécialiste de l accompagnement des entreprises dans leur transition numérique, annonce sa participation aux Salon RENT à Paris, La Villette. L occasion de rencontrer les experts Numen et parler notamment des solutions proposées pour les professionnels du secteur de l immobilier. C est sur son stand C36 que Numen présentera ses offres dédiées qui optimisent les processus métiers spécifiques au monde de l immobilier et qui permettent de fluidifier et sécuriser l échange, l analyse et la conservation de tous les documents : Gestion électronique de contenus, Management de la relation clients, Echanges dématérialisés Editique 2.0 Big Data Temps fort de cet événement, l intervention de Marc Chanier, responsable du pôle immobilier chez Numen : Mardi 3 novembre 15h45 à 16h30 au Balcon 2 Conférence : «Du zéro papier à l'agence dans le Cloud : où en est la dématérialisation de l'agence immobilière?» Marc CHANIER Responsable pôle immobilier Pour en savoir plus : >> Pour toute demande d interview, contactez l agence Scenarii : Aurélie Schmit Jihane Teretal

6 À propos du groupe Numen Société de service informatique à la fois éditeur de solutions, hébergeur et prestataire de services de dématérialisation, Numen s engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale, d optimisation de la relation client et de back offices, de gestion documentaire, de valorisation de contenus culturels et sensibles. Grâce à ses 980 collaborateurs-experts, Numen est le partenaire technologique de confiance de plus de 500 entreprises issues des secteurs banque, assurance, immobilier, santé, édition, distribution, culture, industrie, ressources humaines, etc. mais aussi d institutions européennes et d organismes publics. Forte de ses 45 années d expertise, de sa présence locale (9 implantations régionales) et européenne, et de son centre de développement et de BPO à Madagascar, l entreprise enregistre un chiffre d affaires annuel de plus de 65 millions d euros. Pour en savoir plus : /

7 Fiche porte-parole Marc CHANIER Responsable Pôle Immobilier BIOGRAPHIE Marc Chanier débute son parcours professionnel dans le secteur de l immobilier en tant qu associé-dirigeant chez ARTIMON (Cabinet de conseil en management et organisation). En 2008 il devient également associé-dirigeant au sein du Cabinet MARSCYALOR et intervient en tant qu expert en conseils auprès des professionnels de l immobilier. Depuis 2014, Marc Chanier est le Président Fondateur d ECLECTIM qui est un opérateur de services innovants au profit des acteurs de l immobilier (externalisation de services, sécurisation des informations). Il devient début 2015 responsable du pôle immobilier chez NUMEN où il accompagne les professionnels de l immobilier dans leurs transformations digitale. En parallèle, il est chargé d enseignement en Master 2 à l ESPI (Ecole Supérieur des Professions Immobilières). EXPERTISES & THÉMATIQUES D INTERVENTION Conseils et services d accompagnement Spécialiste dans la transformation digitale dans l immobilier Management Entreprenariat CONTACT PRESSE : SCENARII Aurélie Schmit

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