Gestion des Activités Pédagogiques et des Programmes. Guide de connexion à l intention des usagers

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1 Gestion des Activités Pédagogiques et des Programmes Guide de connexion à l intention des usagers Version 1.0 Décembre 2013

2 Table des matières Introduction...1 Création de votre compte (CIP) sur USHERBROOKE...2 Obtention d un accès au répertoire de gestion des programmes et à GAPP...2 Connexion d un lecteur réseau...4 Instructions pour Windows Instructions pour Windows XP...5 Instructions pour MAC OS X...6 Installation de l application GAPP...8

3 Introduction Ce document décrit toutes les étapes nécessaires afin d installer l application GAPP (Gestion des Activités Pédagogiques et des Programmes) sur votre poste de travail. Plusieurs étapes doivent être exécutées une à la suite de l autre. Certaines étapes peuvent être effectuées par vous-même, d autres par le SSF et finalement une dernière étape doit être exécutée par le technicien informatique de votre service ou de votre faculté. Voici un résumé de ces étapes et de la personne qui doit les initier. ÉTAPE RESPONSABLE 1. Création de votre compte sur usherbrooke.ca 2. Obtention d un accès au répertoire de gestion des programmes et à GAPP 3. Connexion d un lecteur réseau sur votre poste de travail 4. Installation de l application GAPP sur votre poste de travail vous vous, en passant par votre direction facultaire vous ou votre technicien facultaire votre technicien facultaire 1

4 Étape Création de votre compte (CIP) sur USHERBROOKE 1 (À compléter par l usager) Si vous êtes déjà sur le domaine USHERBROOKE.CA, cette étape n est pas nécessaire. Pour les autres, il n est nécessaire de suivre cette procédure qu une seule fois. À noter que la modification de votre mot de passe dans votre dossier employé a des impacts sur plusieurs systèmes, comme par exemple l authentification CAS (pour les bulletins de paie), le RPV, Exchange (courrier électronique et partage de l agenda). Vous devez donc être vigilant et attentif afin de suivre à la lettre les étapes qui suivent. 1.1 Fermer «Microsoft Outlook». 1.2 Si vous avez un téléphone intelligent et/ou tablette sur lequel vous accéder à vos courriel en plus d un portable, référez-vous à cette procédure avant de commencer : Sinon passez directement à l étape Accéder à votre dossier employé : Dans la section Vous êtes à droite cliquer sur Personnel de l UdeS Cliquer sur Connexion Dans la fenêtre d authentification mettre votre cip + mot de passe et cliquer sur connexion Dans le menu Service informatiques Dossier personnel et allocations de déplacement. Cliquer sur Renseignement personnels et abonnements Cliquer sur le bouton mot de passe Mettre votre ancien mot de passe et 2 fois votre nouveau mot de passe Si vous n êtes pas déjà sur le domaine usherbrooke, il est fortement recommandé de faire correspondre votre nouveau mot de passe à celui de votre ordinateur ou domaine que vous avez actuellement dans votre faculté. Faire Ctrl Alt Del sur votre ordinateur et Choisir Changer mot de passe (mettre l ancien et ensuite 2 fois votre nouveau mot de passe). Cliquer ensuite sur le bouton «OK» 1.4 Démarrer Outlook Cliquer sur envoyer\recevoir. Lors de la demande du mot de passe, inscrire votre nouveau mot de passe et cocher enregistrer le mot de passe. Cliquer ensuite sur le bouton «OK» Si vous avez plus d un compte Outlook il est possible d avoir une 2ième fenêtre à changer le mot de passe (Exchange et courriel)? Besoin d aide pour l étape 1? Contacter poste Étape Obtention d un accès au répertoire de gestion des programmes et à GAPP 2 (À compléter par la direction facultaire, sur demande de l usager) GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

5 2.1 Pour obtenir les droits d accès au répertoire ssf-gestion-programmes, vous devez faire la demande à la direction de votre faculté (vice-décanat à la formation ou à l enseignement). La direction envoie ensuite un courriel à ou contacte par téléphone: Micheline Rivard, Catherine Vallières ou Lise Lafrance, afin qu elles vous ajoutent sur leurs listes et fassent une demande officielle au guichet unique du STI. 2.2 Si vous êtes membre d une faculté, la direction facultaire devra vous ajouter au groupe faculte.gapp.representantfaculte de l application GAPP. Si vous êtes membre du bureau de la registraire ou encore que vous êtes membre d une direction facultaire, communiquez avec le SSF afin d être ajouté au bon groupe d usagers de l application GAPP. 2.3 Vous devez avoir reçu une confirmation du SSF avant de continuer à l étape 3. À noter : Votre mot de passe sur USHERBROOKE expire aux 182 jours. Lorsque votre mot de passe est expiré et que vous n êtes pas sur le domaine USHERBROOKE, votre lecteur réseau (G:\ ou autre lettre qui pointe sur \\audi.sti.usherbrooke.ca\ssf-gestion-programmes) n est plus accessible donc l application GAPP ne pourra plus accéder aux fiches signalétiques «en vigueur». Vous n avez pas à redemander de droit d accès (étape 2 n est pas à refaire) Si vous n êtes pas sur USHERBROOKE, que vous avez ce problème et que vous venez de changer votre mot de passe (expiration, etc.) vous devez ABSOLUMENT déconnecter et reconnecter votre lecteur (G:\ ou autre lettre) faire clic droite sur votre lecteur et choisir déconnecter suivre les étapes 3 pour reconnecter votre lecteur réseau.? Besoin d aide pour l étape 2? Contacter poste GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

6 Étape Connexion d un lecteur réseau 3 (À compléter par l usager ou le technicien facultaire) Pour compléter cette étape, vous devez avoir un compte sur USHERBROOKE (étape 1) et reçu la confirmation d avoir les droits d accéder au répertoire sur \\Audi.sti.usherbrooke.ca\ssf-gestion-programmes (étape 2). Instructions pour Windows Activer le menu Démarrer et faire un clic-droit sur Ordinateur Connecter un lecteur réseau 3.2 Choisir une lettre pour le lecteur réseau (G:\ est suggéré) et entrer l adresse du serveur dans le champ de saisie approprié : \\audi.usherbrooke.ca\ssf-gestion-programmes. Attention! Il faut laisser coché «Se reconnecter à l ouverture de session.» 3.3 Si votre mot de passe sur votre poste n est pas le même que sur «USHERBROOKE» vous devez cocher la case «Se connecter à l aide d information d identification différente» voir cercle rouge 3.4 Appuyer ensuite sur Terminer pour ceux qui sont sur USHERBROOKE sinon continuer à l étape Entrez «usherbrooke\cip» (votre code d identification personnel) et votre nouveau mot de passe et cocher la case «Mémoriser ces informations». GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

7 Instructions pour Windows XP 3.1 Cliquer sur le menu Démarrer et faire un clic-droit (menu contextuel de la souris) sur l icône «Poste de Travail». Choisir ensuite «Connecter un lecteur réseau» 3.2 Choisir une lettre de lecteur qui est disponible (G:\ est suggéré) pour le lecteur réseau et entrer l adresse du serveur dans le champ de saisie approprié : \\audi.usherbrooke.ca\ssf-gestion-programmes. Attention! Il faut laisser coché «Se reconnecter à l ouverture de session.». 3.3 Si vous n êtes pas sur domaine USHERBROOKE vous devez cliquer sur «Se connecter sous un nom d utilisateur différent» dans la nouvelle fenêtre entrer dans le champ utilisateur usherbrooke\cip et votre mot de passe. Faire OK puis sur le bouton Terminer de la fenêtre Connecter un lecteur réseau pour compléter la connexion. 3.4 Le dossier est maintenant accessible sur votre ordinateur. Il apparaîtra comme un nouveau lecteur. Vous pouvez maintenant passer à l étape 4. GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

8 Instructions pour MAC OS X (captures d'écran faites avec Mac OS X 10.4) 3.1 Dans l'application Finder, cliquer sur le menu Aller Se connecter au serveur 3.2 Dans le champ Adresse du serveur, entrer l'adresse suivante : smb://audi.usherbrooke.ca/ssf-gestion-programmes 3.3 Vous pouvez cliquer sur le symbole de + à droite du champ de saisie d'adresse pour créer un favori/marque-page si vous le désirez. Le favori apparaîtra dans la liste en-dessous du champ de saisie et vous évitera d'avoir à saisir de nouveau l'adresse du serveur à chaque nouvelle connexion. Cliquez ensuite sur le bouton Se connecter. 3.4 Entrez le mot usherbrooke dans le champ Groupe de travail/domaine et entrez ensuite votre CIP et votre mot de passe USHERBROOKE. Après avoir cliqué sur OK, l'espace partagé pour les documents de gestion des programmes sera accessible. GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

9 3.5 Vous pouvez maintenant contacter votre technicien informatique pour l étape 4.? Besoin d aide pour l étape 3? Contactez votre technicien en informatique. GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

10 Étape Installation de l application GAPP 4 (À compléter par le technicien facultaire) Contactez le technicien en informatique de votre faculté ou service pour ces étapes. C est à lui de suivre les étapes suivantes. 4.1 S assurer que la version Java 7 est installée sur le poste de travail. L application fonctionne également sous Java 6, mais nous suggérons fortement d installer Java Télécharger l application à partir du lien suivant : Démarrer l application. Utiliser votre CIP/mot de passe afin de vous y connecter. Avant de pouvoir vous y connecter vous devez avoir effectué les étapes de la section Une fois dans l application, sélectionner le menu «Outils/Créer un lien sur le bureau». Dès que la boîte de dialogue «Créer un lien sur le bureau» apparaît, sélectionner l option «Oui».? Besoin d aide pour l étape 4? Contacter ou le poste Le sujet de votre courriel devrait s intituler «GAPP : problème d installation» GAPP I Guide de connexion Version 1.0 décembre

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