REGLEMENT INTERNE DES CLEVACANCES VAL-D OISE

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1 REGLEMENT INTERNE DES CLEVACANCES VAL-D OISE Préambule Le règlement interne des Clévacances concerne essentiellement l organisation au niveau départemental de l activité liée au label Clévacances. Il contient des renseignements utiles et mesures pratiques pour le propriétaire du logement. En ce qui concerne les conditions d accueil du client, la définition de l hébergement, la notion de qualité Clévacances, les normes de classement, les modalités de radiation, nous vous invitons à consulter la Charte de Qualité Clévacances 1, Devenez Clévacances 2 et les grilles de classement 3. Les droits d entrée et la cotisation annuelle Pour bénéficier du label Clévacances et de sa qualification et de son support promotionnel, les propriétaires doivent s acquitter la première année d un droit d entrée d un montant de 150, payable en une seule fois. A partir de l année suivante, il s acquittera d une cotisation annuelle. Dans un premier temps, celle-ci est perçue par le CDTL du Val-d Oise qui adhère au réseau national Clévacances, qui reverse ensuite cette cotisation à la Fédération Nationale. Ces cotisations annuelles s élèvent aujourd hui à : - Pour les meublés et les chambres d hôtes : 135 euros par an. Comme cette cotisation est liée au frais généraux liés à la publicité des hébergements, il est nécessaire de payer 135 euros par meublés alors que 135 euros suffisent quelque soit le nombre de chambres d hôtes. - Et une cotisation obligatoire de 50 euros au CDTL 95 L appel à cotisation Clévacances Val-d Oise est envoyé généralement au mois d avril de l année en cours 4. 1 Délivrée lors de votre adhésion par les techniciens Clévacances Val-d Oise et devant être signée par vous. 2 A demander au technicien Clévacances 3 Il vous est possible de demander un exemplaire de ces grilles auprès des techniciens Clévacances Val-d Oise. 4 Sous réserve de modifications de cette date sur décision commune de Clévacances 95 et des adhérents. 1

2 Le montant général de ces cotisations fait l objet d une demande d approbation annuelle auprès des propriétaires, lors d une réunion des adhérents au label Clévacances. Les réunions générales et la commission des prix Les propriétaires Clévacances sont le cœur du réseau Clévacances Val-d Oise, c est pour cela qu il est impératif de maintenir des réunions lors desquelles les orientations générales du label sont discutées, au niveau départemental. Ces réunions sont de deux types : - En début d année, la réunion générale fait un point sur les actions passées et les projets à venir. Elle est l occasion d une concertation entre propriétaires, agents du Service Commercial et techniciens Clévacances. - La commission des prix se tient en milieu d année. Elle a pour but de préparer l édition du guide régional de l année suivante, de fixer les futurs tarifs des locations et le montant des adhésions. Cette réunion tant à disparaître pour des raisons de disponibilités. Modes de commercialisation La location directe (en location directe par le propriétaire) Elle est surtout employée par les propriétaires de chambres d hôtes, mais rien n empêche les propriétaires de meublés, même subventionnés 5, de la pratiquer. Elle nécessite de prendre des dispositions qui mettent le propriétaire à l abri d un certain nombre de litiges : Pour les chambres d hôtes - Tenir son planning à jour - Etre disponible pour prendre en compte les réservations - Emettre auprès du client un état descriptif 6 des chambres et un contrat type sur lequel seront stipulées les conditions générales de vente 7. dont vous devez prendre connaissance - Mettre en place, à l extérieur de l hébergement, de façon visible, le panonceau Clévacances - Mettre à la disposition des clients votre certificat de classement Clévacances 8 - Afficher, conformément à la réglementation en vigueur (arrêté ministériel du 16 mai 5 Néanmoins, la subvention implique le maintien de l activité touristique pendant au moins 10 ans. 6 Ce dernier peut vous être fourni par Clévacances Ces conditions de vente et le modèle type de contrat ainsi que la liste des fournitures vous sont proposés par Clévacances Qui vous est délivré par les techniciens Clévacances et le CDTL du Val-d Oise. 2

3 1967 et du 18 octobre 1988) 9, les tarifs de l hébergement, prestation par prestation, petit déjeuner inclus au prix de la nuitée, à l intérieur comme à l extérieur de la chambre d hôtes - Emettre une facture en double exemplaire 10, un pour le locataire et un autre pour vous, lors de chaque paiement par un client. Trois montants devront apparaître, celui avec la TVA comprise (19,6%), le montant hors taxes (sans TVA) et le montant de la TVA dégagée. Il s agit d une obligation légale. - Avoir une assurance habitation, voire une assurance spécifique pour votre activité (facultative). - Vous assurer que le locataire présente une extension villégiature à son contrat d habitation principale avant de l accueillir. - Pour la délivrance des petits déjeuners, être titulaire d une licence de 1 ère catégorie, gratuite et délivrée en mairie. - Pour la table d hôtes, être titulaire d une licence de petite restauration gratuite et délivrée par les douanes départementales (recette de Cergy-Pontoise). - Et surtout avoir fait sa déclaration d ouverture en mairie à l aide du document Cerfa n 13566*01. Pour les meublés de tourisme - Tenir son planning à jour - Etre disponible pour prendre en compte les réservations. - Emettre auprès du client un état descriptif 11 du meublé et un contrat type sur lequel seront stipulées les conditions générales de vente dont vous devez prendre connaisance Mettre en place, à l extérieur de l hébergement de façon visible, le panonceau Clévacances - Mettre à la disposition des clients votre certificat de classement Clévacances Mettre à la disposition des clients l arrêté préfectoral réglementaire attestant de votre classement en étoiles. - Emettre une facture en double exemplaire (un pour le locataire et un autre pour vous) 14 lors de chaque paiement par un client. Deux montants devront apparaître, celui avec la TVA comprise (19,6%) et celui hors taxes (sans TVA). Il s agit d une obligation légale. - Avoir une assurance habitation, voire une assurance spécifique pour votre activité (facultative). - Vous assurer que le locataire présente une extension villégiature à son contrat d habitation principale avant de l accueillir. 9 Voir les deux arrêtés préfectoraux qui vous ont été diffusés cet été. 10 La facture est dénommée «quittance» dans la liste des documents que vous pouvez commander. 11 Ce dernier doit correspondre à l état descriptif figurant à l annexe III de l arrêté du 8 janvier 1993, c est-à-dire le cerfa n Il vous a été fourni lors de la procédure de classement. 12 Voir ces conditions de vente et le modèle type de contrat fourni ainsi que la liste des fournitures qui vous sont proposés par la Fédération Nationale. 13 Qui vous est délivré par les techniciens Clévacances et le CDTL La facture est dénommée «quittance» dans la liste des documents que vous pouvez commander. 3

4 La vente en ligne : Même si elle reste une vente directe assurée par le vendeur, elle devient alors un système ouvert. Il est essentiel alors de bien vérifier la gestion de son planning pour éviter toute double réservation : en effet, même si via le web la double réservation demeure impossible si on utilise un système unique, à partir du moment où des réservations via le téléphone sont prises il est essentiel de continuer de travailler sur un planning unique. Clévacances a développé une vente en ligne qui se nomme «Open Système» et qui permet à un loueur de vendre sur le web à partir : - du site clevacances.com - de son propre site - de tout autre site vendeur acceptant le widget créer pour et intégrant alors le planning du site clévacances.com ( site régional : pidf-clevacances.com ; site d un office de tourisme ) Les qualifications des hébergements Les qualifications sont faites aussi bien pour les locations que pour les chambres d hôtes. L affiliation à l Agence Nationale pour les Chèques Vacances (ANCV) : est vivement recommandée aux propriétaires en location directe. Pour en percevoir la contre valeur, il est nécessaire de transmettre les chèques vacances à l ANCV, après vous être fait référencé auprès de l Agence. Ce référencement peut se faire via le site Internet de l ANCV : Les chèques vacances sont un moyen très sûr de paiement. L ANCV perçoit 1% de la valeur des chèques. Tourisme et Handicap : L accessibilité des publics handicapés peut être déclinée selon les 4 formes de handicaps reconnues, moteur, mental, auditif et visuel, sans gradation dans l handicap. Votre hébergement touristique n est pas un lieu public. Il convient alors d y appliquer les prescriptions du label. Des subventions spécifiques existent. Affaire : Positionner son hébergement vers une clientèle affaire. Respecter les termes d une charte nationale. Environnement : Positionner son hébergement vers une clientèle spécifique. Respecter les termes d une charte nationale. S orienter vers une politique de développement durable, normes HQE Bacchus : Etre situé dans un vignoble 4

5 Pêche : Positionner son hébergement vers une clientèle affaire. Respecter les termes d une charte nationale. EXTRANET PROPRIETAIRES Accès grâce à un Identifiant + mot de passe. On y trouve : - toute la documentation nécessaire à la réalisation d un contrat de location - un planning des disponibilités indispensable à renseigner si l on veut que des clients puissent faire une demande de location - une base documentaire de fiches juridique réalisées par la FIDAL - une veille juridique et fiscale - des alertes concernant des risques de grivèleries C est donc une base documentaire essentielle Open système pro vente en ligne de type «Place de Marché» : Ce système se gère depuis l extranet adhérents. Vous pouvez vendre votre hébergement depuis le site mais aussi votre site personnel ainsi que d autre type de sites de vente sur le net qui dispose d'un système adaptable. 5

6 LISTE DES FOURNITURES CLEVACANCES pour les propriétaires LOCATIONS MEUBLES TYPE DE DOCUMENTS PRIX UNITAIRE Contrat de location sans modif (2 feuillets) 0,10 Contrat de location avec modif (3 feuillets) 0,15 Etat descriptif 0,09 Inventaire 0,10 Etat des lieux 0,10 Accusé de réception (2 par feuillet) 0,20 le feuillet Quittance (2 par feuillet) 0,20 le feuillet CHAMBRE D HÔTES TYPE DE DOCUMENTS PRIX UNITAIRE Contrat de location chambres Clévacances 0,15 Etat descriptif chambres Clévacances 0,10 Les prix demeurent variables en fonction du volume et du moment de la commande. Vos contacts au sein du CDTL Val-d Oise -Monsieur Fabrice Guilpin, Chargé de mission Développement/ labels Tél : sites Internet de référence :

7 Listes des documents cités * - Etat descriptif Clévacances pour chambres d hôtes - Modèle de contrat chambres d hôtes - Conditions générales pour la location de chambres d hôtes - Etat descriptif Clévacances pour meublés - Modèle de contrat pour la location directe de meublés - Modèle de contrat pour la location en centrale de réservation - Conditions générales et particulières de vente de la centrale de réservation - Modèle de fiche technique - Arrêtés préfectoraux sur l affichage des tarifs - Fiche d inventaire - Fiche d état des lieux - Chartes de qualifications (affaire, pêche, bacchus, environnement) - Cerfa déclaration en mairie de location de chambre d hôtes * si ces documents vous demeurent inconnus. Vous pouvez nous les demander de vous les transmette, soit sur papier, soit en modèle informatique. 7

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