DEUXIÈME VOLET : FOURNISSEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT

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1 1 CONSEIL DES JEUX DU CANADA APPEL D OFFRES Services de transport pour les Jeux du Canada Jeux d été du Canada de 2013 Jeux d hiver du Canada de 2015 Jeux d été du Canada de 2017 Jeux d hiver du Canada de 2019 DEUXIÈME VOLET : FOURNISSEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT Date : 20 avril

2 2 CONSEIL DES JEUX DU CANADA APPEL D OFFRES SERVICES DE TRANSPORT POUR LES JEUX DU CANADA INTRODUCTION Principal rendez-vous des meilleurs jeunes athlètes au pays, les Jeux du Canada sont aussi l un des plus grands événements multisports au monde. Avec plus de anciens, ils sont convoités tous les deux ans par plus d un million d aspirants en âge de participer. Célébration de la jeunesse, du sport, de la culture, de la collectivité et du pays, les Jeux du Canada sont depuis 1967 le produit d une collaboration entre le gouvernement du Canada, les gouvernements provinciaux et territoriaux, les municipalités hôtes, le secteur privé et le Conseil des Jeux du Canada. Les Jeux du Canada contribuent autant à la formation des prochains Olympiens et Paralympiens qu à la fierté régionale et nationale. Ils laissent dans les communautés et les provinces hôtes un héritage durable qui se traduit par une hausse de l engagement bénévole, de nouvelles infrastructures et le développement du sport. Entre les Jeux, le Conseil des Jeux du Canada vise à inspirer la jeunesse canadienne en l encourageant à faire du sport et de l activité physique, et à former des champions en offrant les programmes, les outils et le soutien dont ont besoin les jeunes athlètes pour atteindre les plus hauts échelons du sport. Mettant à profit son expérience dans l organisation de manifestations sportives d envergure, Sherbrooke accueillera en 2013 les Jeux d été du Canada, auxquels participeront dans 20 disciplines athlètes des 13 provinces et territoires. Les Jeux d hiver du Canada de 2015 constitueront pour leur part le plus grand événement multisports jamais tenu dans le Nord de la Colombie-Britannique, avec des retombées économiques prévues de 70 à 90 millions de dollars. À l été 2017, le Manitoba présentera les Jeux pour la troisième fois, tandis que les Jeux d hiver du Canada de 2019 auront lieu en Alberta. Contexte financier Pour les quatre dernières éditions des Jeux du Canada (Regina, Whitehorse, Charlottetown/ Summerside et Halifax), des dépenses combinées de 251 millions de dollars ont généré des retombées économiques de 490 millions de dollars et près de emplois dans les provinces hôtes. 2

3 3 CONSEIL DES JEUX DU CANADA APPEL D OFFRES SERVICES DE TRANSPORT POUR LES JEUX DU CANADA Le Conseil des Jeux du Canada (CJC) présente les exigences liées aux services de transport pour les Jeux du Canada en deux volets. Le présent appel d offres (ci-après le «deuxième volet») vise à sélectionner le FOURNISSEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT. Ce document contient les spécifications du deuxième volet de l appel d offres pour les quatre éditions suivantes des Jeux : Jeux d été du Canada de 2013 Jeux d hiver du Canada de 2015 Jeux d été du Canada de 2017 Jeux d hiver du Canada de 2019 Sherbrooke, Québec Prince George, C.-B. Manitoba Alberta La valeur du contrat pour ce deuxième volet comprend les dépenses relatives aux déplacements du CJC et de la Société hôtesse, y compris les forfaits pour la famille et les Amis des Jeux du Canada. Les organismes qui soumissionnent pour ce deuxième volet doivent également soumissionner pour le premier (services de transport aux équipes). Les soumissions pour le premier volet ne peuvent servir à couvrir les coûts associés au deuxième volet. Les soumissions pour le premier volet seront considérées indépendamment des soumissions pour le deuxième. Le CJC peut choisir deux fournisseurs différents pour les deux volets de l appel d offres. Afin d assurer la transparence du processus, le partenaire national du CJC, Deloitte & Touche s.r.l., supervisera les deux volets de l appel d offres et en confirmera les résultats. 3

4 4 CONSEIL DES JEUX DU CANADA APPEL D OFFRES SERVICES DE TRANSPORT POUR LES JEUX DU CANADA DEUXIÈME VOLET FOURNISSEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT TABLE DES MATIÈRES A. APERÇU B. BESOINS C. DROITS ET AVANTAGES D. EXIGENCES DE SOUMISSION E. PROCESSUS D ÉVALUATION F. DIRECTIVES DE SOUMISSION ANNEXE A DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES DROITS ET AVANTAGES 4

5 5 CONSEIL DES JEUX DU CANADA APPEL D OFFRES SERVICES DE TRANSPORT POUR LES JEUX DU CANADA DEUXIÈME VOLET FOURNISSEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT A. APERÇU Le deuxième volet de cet appel d offres est composé des sections suivantes : Besoins Droits et avantages Exigences de soumission Processus d évaluation Directives de soumission Annexe A description générale des exigences relatives aux deux volets de l appel d offres description de la possibilité de partenariat, de la période et des droits et avantages exclusifs description des exigences du deuxième volet de l appel d offres description du processus et des critères d évaluation description des échéances et du format de soumission description détaillée des droits et avantages du partenariat 5

6 6 B. BESOINS Le deuxième volet de cet appel d offres vise la sélection d un partenaire national des Jeux du Canada à titre de fournisseur officiel de services de transport pour la période allant de mai 2012 à décembre 2019, soit pour les quatre prochaines éditions des Jeux du Canada. Le premier volet, distribué séparément, vise la sélection d un fournisseur de services de transport aux équipes en vue d assurer le transport des athlètes, entraîneurs, officiels et gérants. Les organismes qui soumissionnent pour ce deuxième volet doivent également soumissionner pour le premier. C. DROITS ET AVANTAGES Le partenaire aura droit aux droits et avantages suivants : l exclusivité dans la catégorie et les désignations de «fournisseur officiel des services de transport», «fournisseur officiel» et «partenaire national»; le droit d utilisation des marques des Jeux du Canada, y compris les marques officielles des Jeux du Canada de 2013, 2015, 2017 et 2019; le droit de mettre au point et d offrir aux familles, aux amis et au public général des forfaits de voyage personnalisés, y compris l accès à des tarifs privilégiés pour les épreuves et les sites d hébergement; le droit de gérer les besoins en transport des équipes provinciales et territoriales (athlètes, entraîneurs, gérants, officiels, personnel médical, membres de l équipe de mission) si le partenaire est aussi sélectionné pour le premier volet de l appel d offres; les droits et avantages annuels offerts aux partenaires nationaux par le Conseil des Jeux du Canada; les droits et avantages offerts par chaque Société hôtesse (affichage, médias, accueil). Pour la liste complète des droits et avantages, voir l annexe A. 6

7 7 D. EXIGENCES DE SOUMISSION Les soumissions seront évaluées en fonction des exigences suivantes : EXIGENCES 1. Qualifications et expérience Note maximale 50 Indiquez au moins deux (2) projets semblables pour lesquels vous avez coordonné les services de transport. **Veuillez noter que les renseignements soumis dans le cadre du premier volet de l appel d offres peuvent être inclus dans cette section. Vous pouvez aussi fournir de nouveaux renseignements. 2. Qualifications et expérience des membres de l équipe 50 Fournissez le CV des personnes qui seront responsables du partenariat avec le CJC, en précisant leur expérience dans la gestion de partenariats similaires. 3. Plan d affaires pour les forfaits de voyage à l intention de la famille et des Amis des Jeux du Canada 100 Indiquez comment vous tireriez profit de l occasion pour offrir des forfaits de voyage à la famille et aux amis des Jeux du Canada, en fournissant des renseignements sur les éléments suivants : o groupes cibles o éléments des forfaits o stratégie de vente o stratégie de promotion, marketing et communications o personnel o fournisseurs o gestion des risques o assurances 7

8 8 4. Proposition de commandite pour la période du contrat 250 Veuillez indiquer : o la compensation financière au CJC pour les droits de marketing liés au statut de fournisseur officiel de services de transport et partenaire national; o la ventilation de la compensation financière*, plus les taxes applicables, par édition des Jeux, y compris : la contribution en espèces; les crédits ou certificats de voyage (contribution en biens et services); les laissez-passer pour les salons de voyage (contribution en biens et services). o les plans de compensations potentielles qui peuvent comprendre : une garantie minimale proposée au CJC pour les ventes de forfaits de voyage à la famille et aux amis des Jeux; les redevances globales proposées au CJC sur les ventes de forfaits de voyage; Veuillez indiquer les escomptes proposés aux sociétés hôtesses et au Conseil des Jeux du Canada pour les commandes internes de forfaits. *Les fonds fournis pour le transport des équipes (premier volet de l appel d offres) ne doivent pas servir à couvrir les coûts de la proposition de commandite. La proposition de commandite doit porter sur les services «globaux» fournis par votre entreprise. Traditionnellement, le fournisseur officiel de services de transport est reconnu au niveau de commandite de $. 5. Références 50 Veuillez fournir le nom et le numéro de téléphone d au moins deux clients actuels et deux anciens partenaires aux fins de la vérification des références. 6. NOTE TOTALE 500 8

9 9 E. PROCESSUS D ÉVALUATION Le comité de marketing du CJC constituera le comité d évaluation. Des négociations supplémentaires sur les conditions du partenariat peuvent être nécessaires. Le comité d évaluation effectuera les démarches suivantes en vue d évaluer les soumissions : a. Suite à la clôture du premier volet de l appel d offres, les soumissions pour le deuxième volet seront remises par Deloitte à Patrick Kenny, directeur du marketing et des communications du CJC, qui les transmettra au comité d évaluation; b. établir le classement des soumissions, excluant la vérification des références; c. vérifier et noter les références des soumissions; d. compiler les notes finales afin de déterminer la soumission gagnante; e. recevoir de Deloitte la confirmation du classement et de la conformité du processus; f. rencontrer le soumissionnaire gagnant; g. lui offrir le contrat; o si le soumissionnaire gagnant refuse le contrat, l offrir au soumissionnaire ayant obtenu la deuxième note, et ainsi de suite. h. élaborer le contrat. Veuillez noter qu un contrat de commandite sera rédigé et signé par les deux parties pour la période de partenariat convenue. Un communiqué annonçant la conclusion d un partenariat national à long terme sera diffusé suite à la signature du contrat. Une description détaillée des droits et avantages de partenariat est fournie à l annexe A. 9

10 10 F. DIRECTIVES DE SOUMISSION Les soumissions doivent être reçues au plus tard à 16 h (HNE) le 11 mai 2012, en cinq exemplaires, à l adresse suivante : Rob Carruthers Manager sénior Assurance and Advisory Deloitte Deloitte and Touche LLP Purdy s Wharf Tower II 1969 Upper Water Street Suite 1500 Halifax, Nova Scotia B3J 3R7 tél. : courriel : Les soumissions doivent être clairement libellées DEUXIÈME VOLET DE L APPEL D OFFRES FOURNISEUR OFFICIEL DE SERVICES DE TRANSPORT dans une enveloppe séparée de l enveloppe du premier volet. Les soumissions doivent refléter les exigences décrites à la section D. La personne-ressource du CJC pour ce deuxième volet de l appel d offres est : Patrick Kenny Gestionnaire de projet Tél. : Courriel : 10

11 11 ANNEXE A DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES DROITS ET AVANTAGES Droits et avantages pendant les Jeux Désignation officielle désignation de commanditaire pour le territoire du Canada; commandite exclusive des Jeux à l échelle nationale dans la catégorie désignée de produit; droit d utiliser les marques et la mascotte officielles de la Société hôtesse à des fins commerciales et non commerciales à l échelle nationale; droit de publiciser l association avec les Jeux à l échelle nationale; droit d associer les marques sur la marchandise; droit d organiser des promotions à l intention des consommateurs et des entreprises; option d acquérir l exclusivité pour d autres programmes spéciaux (ex. : commandite d un sport); Publicité occasions publicitaires de 30 secondes sur les chaînes anglophones et francophones nationales; possibilité d acquérir des publicités nationales supplémentaires; occasions publicitaires sur la télévision locale; possibilité d acquérir des publicités locales supplémentaires; reconnaissance dans les publicités dans les journaux pour Sherbrooke 2013 (50 %); reconnaissance dans la page de remerciements des commanditaires et des Amis des Jeux après l événement; reconnaissance dans l encart des Jeux dans les journaux (avant et pendant l événement) (droit d acquérir jusqu à ¼ de page); logo dans l encart des Jeux dans les journaux avant et pendant chaque jour de l événement; Visibility Affichage affichage visible des caméras sur les sites sportifs (position B); affichage sur tous les sites sportifs non télévisés; possibilité de devenir commanditaire en titre d un sport; affichage avec nom ou logo sur les sites sportifs (compétition ou non) pour la durée de l événement; annonce de 30 secondes avant et après les cérémonies d ouverture et de clôture sur les écrans vidéo; 11

12 12 bannières (2); vitrauphanie; annonce au micro sur les sites du sport commandité (pour les commanditaires en titre); possibilités de ventes, de présentations et de distribution d échantillons sur les sites des Jeux; Publications / Web logo dans la plupart des publications officielles; publicité d'une ½ page dans le programme souvenir des Jeux; logo ou nom d entreprise selon la catégorie de commandite dans le programme souvenir des Jeux; logo d entreprise dans le bulletin; Site Web : o profil de l entreprise et lien; o nom et niveau; Médias / communication conférence de presse annonçant l'engagement du commanditaire avec présentation de chèque; panneau des commanditaires à chaque conférence de presse avant et après l événement; distribution de renseignements corporatifs pendant l événement; Accueil 15 forfaits d accréditation pour dignitaires; accréditation et billets de dignitaires pour les cérémonies d ouverture et de clôture, accès aux sites sportifs (sauf les finales et les événements culturels), invitations aux salons des dignitaires, sièges et transport pour dignitaires, programme officiel; priorité d achat de billets pour les 32 finales et les cérémonies d ouverture et de clôture (maximum de 50 % de la capacité totale; premiers arrivés, premiers servis); 8 laissez-passer gratuits pour des expériences touristiques; 6 invitations pour 3 réceptions : avant la cérémonie d ouverture, avant la cérémonie de clôture et une réception du Conseil des Jeux du Canada; 10 invitations pour la tente des Amis des Jeux sur le site des festivals; 4 passes de stationnement pour dignitaires; Marchandise : o 10 vestes o épinglettes o 20 % de rabais sur deux campagnes organisées par la Société hôtesse; 12

13 13 o visite de la mascotte des Jeux; o plaque encadrée selon la catégorie du commanditaire; o certificat; participation aux conférences des commanditaires; accès prioritaire aux affaires liées aux Jeux de la Société hôtesse et de la famille des Jeux; accréditation de fournisseur de services; droit de donner un cadeau avec logo du commanditaire aux participants, médias et dignitaires; Droits des partenaires nationaux Droits exclusivité de la catégorie (niveau national et pendant les Jeux); droit d être désigné comme partenaire national; premier droit de commandite de programmes du Conseil des Jeux du Canada; droit de recourir aux services des athlètes des Jeux du Canada à des fins promotionnelles; droit d organiser des promotions à l intention des consommateurs et des entreprises; droit d utiliser les images des Jeux du Canada sur son matériel promotionnel (en faisant les mentions appropriées); accès restreint à la liste d envoi des anciens des Jeux du Canada (sujet à approbation); droit de mettre son logo sur les vêtements promotionnels du Conseil; droit de mettre son logo sur le matériel remis par le Conseil aux bénévoles; droit d utiliser commercialement les marques Rêves et Champions; Médias bannière publicitaire; logo dans le site Web du Conseil des Jeux du Canada; logo sur la liste en ligne des commanditaires; annonce dans le bulletin électronique; présence éditoriale dans le bulletin électronique; possibilité d afficher des publicités sur le site Web du Conseil; conférence de presse; conférence de presse annonçant la commandite; logo sur toutes les présentations publiques du Conseil des Jeux du Canada; logo sur tout le matériel vidéo; documents d appel d offres; couverture des trousses; affiches; devis techniques des sports; 13

14 14 guides d information aux médias; cartes postales; Affichage Image composite des partenaires nationaux lors de tous les événements des Jeux du Canada: o séances d information à l intention des candidats o points de presse o conférences des Jeux du Canada o conférence de commandite o bureau de mission du Conseil des Jeux du Canada o foires de recrutement o activités communautaires Activation et invitations séances d activation annuelles; invitations au congrès annuel des commanditaires du conseil; invitations au gala annuel Rêves et Champions; invitations aux activités du Hall d honneur; invitation aux conférences des Jeux du Canada. 14

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