OBJECTIF. 2 RESULTATS. 2 INDICATEURS D IMPACT. 2 PRE-REQUIS. 2 ACTIVITES ET LIVRABLES. 2 PLANNING. 6 PRESTATAIRES. 6 PLAFOND DES CONTRIBUTIONS.

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1 Programme MOUSSANADA Axe : Système d information Action d assistance à la maîtrise d ouvrage pour l intégration d une solution informatique intégrée métier TERMES DE RÉFÉRENCE OBJECTIF... 2 RESULTATS... 2 INDICATEURS D IMPACT... 2 PRE-REQUIS... 2 ACTIVITES ET LIVRABLES... 2 PLANNING... 6 PRESTATAIRES... 6 PLAFOND DES CONTRIBUTIONS

2 OBJECTIF L objectif de la mission est l assistance à maîtrise d ouvrage pour l intégration d une solution informatique intégrée métier la plus approprié afin que celle-ci devienne un véritable outil au service de l amélioration de la productivité de l entreprise. RESULTATS - Solution informatique intégrée répondant aux objectifs et aux besoins fonctionnels de l entreprise - Conduite de changement assurée par : La réalisation d une étude d impact organisationnel, La planification de la communication interne sur la solution, des tâches et des ressources nécessaires, La formation des utilisateurs à l exploitation du système d information et aux principes et exigences d une gestion intégrée informatisée, - Plans d action liés à la reprise des données identifiés et suivis, - Solution informatique qualifiée moyennant des jeux de tests et validation, - Risques de dysfonctionnement de la solution informatique identifiés, réduits voir éliminés durant la phase post-déploiement. - Pilotage de l activité assure a travers des indicateurs et d un système de reporting. INDICATEURS D IMPACT - Acquisition par l entreprise de la solution la plus avantageuse à mettre en œuvre ; - Respect des délais de réalisation du projet - Nombre d incidents durant la phase de post-implémentation - Niveau d atteinte des objectifs opérationnels post-projets - Niveau de qualification des utilisateurs à l issue des formations sur la Solution informatique. - Taux de couverture fonctionnelle par rapport à l objectif initial. PRE-REQUIS Le prestataire doit étudier au préalable les pré-requis qui doivent être vérifiés par l entreprise. A titre indicatif, il s agit des éléments suivants: Direction générale La Direction Générale de l entreprise doit être totalement engagé dans cette démarche. De plus, elle doit déjà avoir envisagé et formalisé les perspectives de développement de son entreprise. Disponibilité des ressources Cette mission exige, d une part, la disponibilité de ressources suffisantes au niveau des infrastructures TI, de l environnement de travail, des informations nécessaires et des ressources financières, et d autre part, l acquisition de la solution dans les délais impartis pour engager l assistance à maitrise d ouvrage dans l accompagnement à l intégration de la solution choisie. L entreprise doit disposer des qualifications lui permettant de tirer le meilleur bénéfice de l implémentation de la solution informatique. Une cellule informatique doit être mise en place composée d une ou plusieurs personnes en charge de l administration, suivi et maintien du système d information. Tout moyen supplémentaire identifié par l expert lors du diagnostic et de la réalisation de l action. 2

3 ACTIVITES ET LIVRABLES A titre indicatif, la mission se réalisera en 5 phases selon l organisation ci-après : Phases Activités Livrables 1. Cadrage du Projet 2. Conception Réaliser une étude préalable permettant, notamment, de - vérifier les pré-requis (infrastructure matérielle TI, de mise à niveau des compétences, engagement de la Direction Générale, formalisation des perspective de développement) et la stratégie de mise en œuvre. - Recenser les contraintes techniques, organisationnelles et budgétaires, - Estimer les coûts et durée et organisation de l action - déterminer le périmètre du projet SI au sein de l entreprise (domaines fonctionnels concernés, nombre de lots, nombre d utilisateurs, ) - S assurer de la pertinence de choix de la solution et du périmètre de déploiement (lots et nombre d utilisateur, ). Définir et valider avec la direction des objectifs opérationnels précis, qui feront l objet d un reporting pots projet pour l ANPME Assister dans l élaboration du plan qualité du projet, en étroite collaboration avec l éditeur/l intégrateur et l entreprise, Assister l entreprise dans la mise en place de l organisation de projet (plan de démarrage), Communiquer et partager les règles de fonctionnement du projet, Animer s il y a lieu, une première réunion de sensibilisation et de coordination avec les responsables de projets coté entreprises. Conception : - Rédiger l expression des besoins fonctionnels et s assurer de la complétude de l expression de besoin recueillie par l intégrateur en : o Préparant les ateliers fonctionnels préalablement à leurs tenues avec l intégrateur, o Participant aux ateliers fonctionnels animés par l intégrateur. - Assister l entreprise pour éclaircir ses processus de fonctionnement ou ses principes d organisation afin de mieux répondre aux questions de l intégrateur, - Valider la cohérence de l adéquation réalisée par l intégrateur, - Tenir une liste des points d arbitrage fonctionnels - Valider le rapport d adéquation fourni par l intégrateur, - S assurer que l intégrateur définit un niveau raisonnable d intégration entre le SI existant et la solution informatique et s assurer de la mise en œuvre de cette intégration, Conduite de changement/formation : - Assister le chef d entreprise pour planifier la communication interne autour de la solution, - Planification les tâches et les ressources nécessaires et mettre en place un système de suivi des actions, - Dispenser une formation de sensibilisation sur les principes des systèmes d information intégrés, et sur les clés de succès du projet, Rapport de cadrage : - Plan d assurance qualité «PAQ» - Planning Tout document produit par l AMO dans le cadre de cette phase Conception : - Expression de besoin, si elle n est pas réalisée par l intégrateur - fiches d écarts fonctionnels en suspens, comprenant les actions à suivre - PV de validation du rapport d adéquation - : Intervention (h/j) 2 à 3 2 à 10 3

4 3. Réalisation et Recette - Dispenser une séance de sensibilisation sur les impacts métier du SI et sur les changements de pratique. - Assister aux comités de pilotage et soutenir le client dans ses discussions avec l intégrateur, - Assurer un reporting périodique (mensuel) de l état d avancement du projet auprès de l ANPME. Conduite de changement/formation : - Réaliser une étude d impact organisationnel (processus, pratiques et organisation), - Assister à la réalisation et la validation du plan de formation produit par l intégrateur, en incluant des actions de mise à niveau métier si nécessaire, pour certains profils. Paramétrage: - Coordonner les travaux d intégration en collaboration avec les équipes en place et l intégrateur de solution, - S assurer de la qualité du dossier de paramétrage, - S assurer du niveau de transfert de compétence vers l équipe projet de l entreprise, - Assister l entreprise pour répondre et arbitrer par rapport aux questions complémentaires posées par l intégrateur. Tests et recettes : - Elaborer les scénarii de test de validation en concertation avec l entreprise, - Valider le dossier de recette, - S assurer que tous les éléments de la recette sont prévues (fonctionnalités, reprise de données, intégration), - Accompagner le client dans l évaluation des anomalies, les documenter et les transmettre à l intégrateur, - Définir en relation avec l intégrateur des critères de qualification des anomalies de recettes, - Assister le client pour arbitrer quand à l acceptation des réserves de recette. - Assister aux comités de pilotage et soutenir le client dans ses dicussions avec l intégrateur, - Assurer un reporting périodique (mensuel) de l état d avancement du projet auprès de l ANPME. - Reporting mensuel sur l état d avancement du projet Accompagnement du changement : - Plan de communication interne - Support des présentations de sensibilisation aux systèmes d information intégrés et aux pratiques métiers Tout document produit par l AMO dans le cadre de cette phase Réalisation : - Validation du dossier de paramétrage Recette : - Scénarii de tests - PV de recette : - Reporting mensuel sur l état d avancement du projet Accompagnement du changement - Analyse d impact organisationnel - Plan de formation 2 à 8 4. Déploiement Déploiement - Assister l entreprise dans la codification et l assainissement de ses données, - Apprécier le passif à reprendre et participation à la reprise de ce passif/ Valider les spécifications de reprise Tout document produit par l AMO dans le cadre de cette phase Max. 5 4

5 de données, - Superviser les opérations de reprise de données et de recette fonctionnelle (contrôle et complète) - Valider les activités de bascule et de mise en production, - Participer à l élaboration des scénarii de déploiement et les valider, - Valider le passage en production, - Participer à la définition du dispositif d assistance post-déploiement et s assurer qu il est bien en place. - Assister aux comités de pilotage et soutenir le client dans ses discussions avec l intégrateur, - Assurer un reporting périodique (mensuel) de l état d avancement du projet auprès de l ANPME. Post-déploiement : - Tenir une liste des anomalies relevées, de leur qualification et des actions entreprises, - Assister l entreprise dans la supervision de la phase de post-déploiement, - Participer à l identification des anomalies et à leur résolution, - Assister l entreprise sur les éventuels points d arbitrage à effectuer, - S assurer que le dispositif d assistance a bien été mis en place par l intégrateur et fonctionne selon les normes prévues. Déploiement : - Planning des chantiers connexes relatifs aux reprises de données - Validation du PV de réception provisoire : - Reporting mensuel sur l état d avancement du projet Tout document produit par l AMO dans le cadre de cette phase 5. Postdéploiement - Assister aux comités de pilotage et soutenir le client dans ses dicussions avec l intégrateur, - Assurer un reporting périodique (mensuel) de l état d avancement du projet auprès de l ANPME, - Définir le canevas de reporting post-projet à fournir à l ANPME (reporting opérationnel), - Réaliser un bilan du projet, une revue de la livraison des produits, précisant le degré de réussite de la couverture des besoins et de la prise en main par les utilisateurs de la solution informatique mis en place. - Reporting mensuel sur l état d avancement du projet - Bilan projet. - Fiche d évaluation des formations - Validation du PV de réception définitive Total 8 à 31 2 à 5 5

6 PLANNING Le prestataire présentera un planning d exécution de la mission sur la base de son expérience, ne devant pas dépasser. mois. A noter que la durée de la mission est située entre 8 et 31 h/j ouvrables au maximum et devra être adaptée dans le cas où : L entreprise a déjà bénéficié d un accompagnement au choix d un système d information intégré, L entreprise a déjà entrepris les démarches en interne pour l organisation de son système d information, PRESTATAIRES Tout prestataire inscrit dans le répertoire des compétences de l ANPME ayant les profils des consultants et les attestations de réalisation de missions similaires. PLAFOND DES CONTRIBUTIONS Quotité de financement de l ANPME : dans la limite de 60% du coût des prestations de services (TTC). Quote-part de l entreprise : 40% du coût des prestations de services (TTC). Les contributions financières de l ANPME sont payées à partir du Fond d Appui à la Compétitivité des Entreprises (FACE). Le plafond de la contribution de l ANPME est déterminé sur la base du coût journalier de la prestation en fonction de la séniorité, de l expérience du consultant et de la distance entre la zone de l entreprise et celle du cabinet. Pour plus de détail, consulter le site officiel de l ANPME 6