SEPTEMBRE PREVENTION / CONSEILS - Les bons réflexes pour éviter les accidents de la circulation piéton/voiture

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1 SEPTEMBRE 2014 INFORMATIONS GENERALES - Programme des formations APAC/LIGAP 2014/ Habilitation IARD - Mise à jour statutaire - Demandes d attestations d assurance - Bordereau A.C.T. (Activités Cyclistes Temporaires) - Organisation de l APAC Nationale - Site internet : Le suivi de vos associations Une association veut modifier sa fiche diagnostic. Comment peut-elle faire? - Affiliation Affiligue Webaffiligue : Attention à la post-garantie APAC Refus des garanties d assurance par l association sportive INFORMATIONS SPECIALES - Régularisation ACV/ASE annualisée - CAP annuelle - CIP/MEE - Le contrat MIM (Multirisque Immobilier et Mobilier) PREVENTION / CONSEILS - Les bons réflexes pour éviter les accidents de la circulation piéton/voiture MISE A JOUR DU GUIDE DE LA DELEGATION DEPARTEMENTALE MISE A JOUR DU REPERTOIRE DES DOCUMENTS APAC CALENDRIER - Conseil d Administration 8 octobre 2014 (matin) - Commission Nationale Technique 8 octobre 2014 (après-midi) et 9 octobre 2014 si besoin - Bureau 5 novembre Assemblée générale 26 juin

2 PROGRAMME DES FORMATIONS APAC/LIGAP 2014/ RAPPEL Nous vous rappelons ci-après les diverses dates retenues pour les formations APAC/LIGAP de cet exercice : - Stage APAC : du 7 au 10 avril 2015 inclus. - Habilitation IARD : du 1 er au 3 décembre 2014 les 5 et 6 janvier 2015 du 2 au 4 février 2015 les 2 et 3 mars 2015 et les 30 et 31 mars Le dossier d inscription à la formation IARD est joint à ce COM APAC. Merci par avance de respecter les dates limites d inscription. Le dossier d inscription au stage APAC vous sera transmis ultérieurement. Nous vous rappelons que ces stages sont ouverts à tous, y compris aux personnes déjà titulaires de l habilitation IARD, mais également à tous les collaborateurs des différents secteurs de la Ligue. HABILITATION IARD Rappel : l habilitation IARD est IMPERATIVE pour la gestion et la distribution des solutions assurances dans CHAQUE DEPARTEMENT. Nous vous rappelons qu il vous appartient de nous informer très rapidement du départ d une personne habilitée IARD au sein de votre Fédération (en contactant notre Secrétariat : Eliane DESBOIS : tel fax Il convient ensuite de présenter un nouveau candidat pour remplacer cette personne, conformément aux dispositions légales d intermédiation. En effet, le Cabinet LIGAP a, quant à lui, l obligation d informer l ORIAS tout en précisant notamment la date de fin d habilitation. Il est donc important de ne pas laisser s écouler plusieurs mois avant de nous transmettre cette information. En outre, si plus aucune personne n est titulaire de cette habilitation dans votre Fédération, vous ne pouvez donc pas bénéficier d un mandat du Cabinet LIGAP afin de proposer des solutions assurances au moment de l affiliation de vos associations. Nous vous rappelons que, compte tenu des difficultés pour certains départements à participer au stage IARD décomposé en quatre temps de 2 ou 3 journées sur une période de 5 mois, le Cabinet LIGAP a fait développer un outil de formation en e-learning. Cette solution reste exigeante et demande à la personne retenue une véritable rigueur. Son coût individualisé étant aujourd hui élevé, il convient à la Fédération intéressée par cette solution de se rapprocher de son organisme de formation qui pourra en prendre une partie en charge. Une convention sera établie entre la Fédération, le Cabinet LIGAP et le formateur. N hésitez pas à nous contacter. COM APAC Septembre

3 MISE A JOUR STATUTAIRE Comme chaque année, une fiche de mise à jour statutaire de vos Fédérations est jointe au présent COM APAC. Merci de la retourner au Secrétariat de l APAC dans les délais demandés et ce, même si aucun changement n a été enregistré dans votre département et même si votre Fédération relève de la gestion par la Plateforme APAC. Si un changement des dirigeants de votre Fédération a eu lieu dans votre département, il est impératif de joindre au retour de votre fiche la copie recto-verso de la carte d identité (ou du passeport) de ces nouveaux dirigeants, notamment du Président. Nous somme tenus d en informer l ORIAS. DEMANDES D ATTESTATIONS D ASSURANCE Nous vous rappelons qu afin de pouvoir répondre rapidement aux demandes d attestations pour votre Fédération et vos associations, l APAC a mis en place une adresse mail dédiée à ces demandes : Attention cette adresse mail ne peut être utilisée que pour ces demandes. Aucun autre dossier ne sera traité. Rappel des éléments nécessaires à l édition rapide des attestations : - Numéro d affiliation ou de client, - Numéro de contrat concerné (RAT, CAP,..), - Nom, adresse, date(s), ainsi que l activité concernée pour l attestation «local occasionnel». Sans ces éléments, le mail ne pourra être traité. Nous vous rappelons que pour éviter un double traitement inutile, vous ne devez pas mettre votre demande d attestation en copie à votre contact habituel à l APAC Nationale. BORDEREAU A.C.T. (ACTIVITES CYCLISTES TEMPORAIRES) Le bordereau A.C.T. vient d être complété par l ajout, au niveau des cotisations, de la mention à cocher «courses contre la montre». Nous vous rappelons que ce document est uniquement disponible sur le site APAC (aucune édition papier n étant réalisée). ORGANISATION DE L APAC NATIONALE Vous trouverez jointe la mise à jour des postes téléphoniques du Groupe APAC/MAC/LIGAP. COM APAC Septembre

4 SITE INTERNET LE SUIVI DE VOS ASSOCIATIONS Nous vous rappelons que dès lors que vous vous connectez à votre espace personnel sur le site internet l onglet «gestion» est à votre disposition pour annoter des informations sur vos associations. Vous pouvez lancer une recherche à partir du numéro d affiliation de l association ou du nom du Président ou du Trésorier. Une fois votre recherche effectuée, le nom de l association apparaît dans une liste ou seul. Deux icônes sont présentes à côté du nom de l association : - Une loupe qui permet d accéder à la fiche de l association - Une case cochée ou non pour l affiliation de l association COM APAC Septembre /

5 SITE INTERNET LE SUIVI DE VOS ASSOCIATIONS (SUITE) Voici ci-dessus la fiche récapitulative des informations de l association que vous avez sélectionnée : - Une zone pour la réception de la fiche diagnostic : vous pouvez noter la date et le type de réception (n oubliez pas de cliquer sur «enregistrer») - Les coordonnées postales (extraites d Affiligue) - Les correspondants, Président et/ou Trésorier pour l APAC - La zone échanges, dans laquelle vous pouvez noter des informations sur votre association visibles seulement par les personnes de la Fédération départementale disposant d un code pour le site internet de l APAC. En cliquant sur «ajouter un message», vous pouvez déposer l information désirée. Cet outil peut vous servir dans différentes situations : - Si vous n êtes pas seul(e) à gérer l information sur les associations, vous pouvez utiliser cette interface pour résumer les échanges téléphoniques, les échanges lors de rencontres physiques afin qu un collègue puisse reprendre le suivi de l association en votre absence. - Une association a des retards de paiement, vous pouvez le notifier. Ainsi dès lors qu elle vous contactera, vous pourrez le lui rappeler. - Vous avez envoyé une attestation ou un autre dossier à l association, vous pouvez le notifier. Ainsi au prochain contact, vous pourrez retrouver l information. - L association organise un événement, son dossier est en cours d étude. Vous pouvez le notifier et en cliquant sur «activer le rappel» enregistrer une date à laquelle un rappel vous sera envoyé par mail à votre adresse (voir ci-dessous) Affichage du rappel dans votre interface / COM APAC Septembre

6 SITE INTERNET LE SUIVI DE VOS ASSOCIATIONS (SUITE) Mail type envoyé pour le rappel UNE ASSOCIATION VEUT MODIFIER SA FICHE DIAGNOSTIC. COMMENT PEUT-ELLE FAIRE? Une association a complété sa fiche diagnostic en ligne et l a transmise pour traitement. Vous remarquez qu elle a fait des erreurs lors de sa saisie. L association va devoir modifier ou ajouter des éléments. Toutefois, la fiche ayant été transmise pour traitement, est verrouillée sur le site internet de l APAC. Pour que l association puisse effectuer les modifications adéquates sur sa fiche, vous devez demander, par mail à son déverrouillage en indiquant bien le numéro d affiliation de l association. COM APAC Septembre

7 AFFILIATION AFFILIGUE WEBAFFILIGUE ATTENTION A LA POST-GARANTIE APAC Les adhérents Ligue et licenciés UFOLEP avec assurances APAC bénéficient d'une post-garantie APAC à condition qu'ils renouvellent leur carte Ligue et leur licence UFOLEP 2014/2015 (avec assurances APAC) avant le 31 octobre 2014 (date de réception des documents par la Fédération). En revanche, les cartes Ligue et les licences UFOLEP 2014/2015 NE COMPORTERONT PLUS DE POST-GARANTIE. C'est-à-dire que les garanties APAC s'arrêteront le 31 août A compter du 1 er septembre 2015, seuls les adhérents titulaires d une carte Ligue 2015/2016 et d une licence UFOLEP 2015/2016 avec assurances APAC bénéficieront de ces garanties. Le Centre confédéral s organise pour vous proposer réaffiliation et renouvellement des cartes/licences dès le mois de juin Vous recevrez plus de détails en mars prochain. REFUS DES GARANTIES D ASSURANCE PAR L ASSOCIATION SPORTIVE Comme rappelé dans la notice des procédures affiliations 2014/2015 en pages 73 à 75 et 106 et 107, si une association souhaite ne pas bénéficier des garanties APAC pour l ensemble de la saison 2014/2015, elle doit : le notifier sur sa demande d affiliation en barrant le texte assurance de la mention «sans assurance» et en datant et signant la demande d affiliation, vous fournir une attestation d assurance dont la date de validité démarre au moins à la date de l enregistrement de son affiliation (par exemple, si la demande d affiliation est remise le 15 septembre, son attestation d assurance ne peut pas démarrer le 1 er octobre, elle doit débuter au minimum le 15 septembre). Les demandes de licences UFOLEP doivent comporter la date et la signature des licenciés et le texte assurance doit avoir été barré de la mention «sans assurance». Vous devez cocher dans Affiligue, dans la fiche de l association, onglet «assurance», la case «refus Assurance APAC». Concernant les informations en page 73, la procédure de refus des garanties APAC par le licencié propose de faire signer ce texte à chaque licencié et que l association vous les communique : Il faut comprendre que cette partie est vivement recommandée pour l association afin qu elle puisse justifier d avoir correctement respecté le Code du Sport Art L COM APAC Septembre

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