PROTOCOLE D ACCORD SAISON 2015 CIRCUITS PARTENAIRES

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1 PROTOCOLE D ACCORD SAISON 2015 CIRCUITS PARTENAIRES

2 SOMMAIRE PROTOCOLE D ACCORD SWS 2015 Préambule 1. OBLIGATIONS DE SODIKART ENVERS LES CIRCUITS PARTENAIRES Article 1.1 : Concept Article 1.2 : Site Internet Article 1.3 : Promotion & Communication Article 1.4 : Finale International: SODI WORLD FINALS 2. OBLIGATIONS DU CIRCUIT PARTENAIRE Article 2.1 : Obligations Générales Article 2.2 : Obligations relatives aux épreuves 3. DUREE & RESILIATION 4. DROIT APPLICABLE & NOTIFICATION 2

3 Préambule : En sa qualité de constructeur de Karts et dans l objectif de contribuer au développement de la pratique du Karting Loisir dans le Monde, la société Sodikart (SAS au capital de euros immatriculée au registre du commerce de Nantes (France) sous le Numéro RCS et dont le siège social est en France, situé rue des imprimeurs, zone artisanale les Hauts de Couëron) a créé et développé, avec la participation des Circuits Partenaires SWS (ciaprès dénommés les CP) et Organisateurs Privés SWS (ci-après dénommés les OP), les SODI WORLD SERIES (ci-après dénommées SWS). Sodikart est propriétaire exclusif des droits et des marques rattachés aux SODI WORLD SERIES (SWS). Le Karting Loisir est une activité organisée qui offre des services pour la pratique du Karting comme loisir (excluant notamment les compétitions organisées par et sous la responsabilité de la CIK-FIA ou de l ASN tel que défini par le document «Recommandation de la CIK-FIA pour le Karting de Loisir*) et qui s effectue sous la seule responsabilité du prestataire de services et est géré par son personnel ou par du personnel agissant sous sa responsabilité. Les SWS sont un programme de courses de Karting Loisir organisées par les CP et OP, ouvertes à tous les amateurs de pilotage (ci-après dénommés le ou les Pilote(s)) inscrits aux SWS, de toutes nationalités et âgés de 7 ans et plus. Ces courses de Karting Loisir génèrent divers classements (par circuits, par nations, au niveau international, par âge, par sexe). Ces classements, de même que la mise en œuvre annuelle d une Grande Finale Internationale organisée sous la responsabilité d un CP choisi par Sodikart, constituent l essentiel du concept SWS. Les SWS sont composées de 3 catégories distinctes (Sprint Cup, Endurance Cup et Junior Cup) telles que définies dans le document Règlement SWS 2015 joint au présent Protocole SWS Les CP et OP organisent leurs courses SWS sur des schémas d organisation qui leurs sont propres, tout en respectant le présent Protocole d Accord SWS Ils déterminent seuls le calendrier, le prix et le règlement individuel de chacune des courses SWS qu ils organisent. Les courses de Karting Loisir sous la bannière SWS s effectuent obligatoirement et exclusivement sur des Karts de la gamme SODI-RENTAL, karts spécialement conçus pour la pratique du Karting Loisir. C est dans ce cadre que le présent Protocole d Accord SWS 2015 a pour but de définir les engagements et devoirs respectifs de Sodikart, promoteur des SWS et des Circuits Partenaires (CP) et Organisateurs Privés (OP) sur la période du 1 er Janvier 2015 au 31 Décembre L acceptation du présent Protocole d Accord SWS 2015 et du Règlement SWS 2015 par les CP et OP s effectue par signature électronique avant l organisation de leur première course. Seul le responsable de l organisation privée, le propriétaire ou l exploitant du circuit sont habilité à accepter ce protocole. *Nota : Dans un souci d offrir des prestations de qualité et une sécurité optimale à la pratique du Karting Loisir, Sodikart invite l ensemble des CP et OP à suivre les recommandations établies par la CIK-FIA concernant la pratique du karting loisir. Ce document est consultable en ligne sur le lien suivant : 3

4 1. OBLIGATIONS DE SODIKART ENVERS LES CIRCUITS PARTENAIRES Article 1.1 : CONCEPT Afin d assurer la pérennité du concept SWS, SODIKART s engage d une part à assurer en permanence un suivi de l activité et d autre part à le faire régulièrement évoluer en tenant compte notamment de l expérience acquise sur les années précédentes. SODIKART s engage par ailleurs à échanger le plus régulièrement possible avec l ensemble des CP afin d identifier les points susceptibles d être améliorés, mais toujours dans l intérêt général des SWS. Article 1.2 : SITE INTERNET SODIKART s engage à entretenir, développer et dynamiser un site internet spécifique aux SWS ( Ce site, développé en langue anglaise et française, regroupe toutes les informations et les communications relatives aux SWS (circuits, pilotes, équipes, courses, classements, news, etc). Un Espace Personnel sera mis à la disposition des CP afin de leur permettre notamment d administrer les résultats et de gérer l inscription de leurs courses. Pour se faire, SODIKART communique à chaque nouveau CP un Guide Utilisateur CP. Chaque CP bénéfice également de l usage de la base de données constituée par l inscription des Pilotes affiliés à son propre circuit, excluant toute autre base de données des autres CP qui demeurent la propriété exclusive d autrui. Il est formellement interdit pour tout CP (sous peine d exclusion immédiate) de communiquer et/ou de contacter des pilotes SWS qui ne sont pas affiliés à sa propre piste. Article 1.3 : PROMOTION ET COMMUNICATION SODIKART s engage à assurer tout au long de l année la promotion des SWS au moyen de communiqués adressés aux acteurs concernés (médias, CP, Pilotes, ). SODIKART s engage également à développer la promotion des SWS en mettant à la disposition des CP un ensemble d outils de communication, payants ou non, propres aux SWS (logos, PLV, photos, vidéos, etc.). Article 1.4 : FINALE INTERNATIONALE : «SODI WORLD FINALS» SODIKART s engage à mettre en œuvre une finale internationale SWS nommée SODI WORLD FINALS selon les conditions définies par le Règlement SWS Cette épreuve se déroulera sur un circuit choisit par SODIKART. Pour les Pilotes et les Equipes qualifiés pour les SODI WORLD FINALS, il sera demandé un Droit de Participation. 4

5 Recommandation : le Droit de Participation mis en place depuis la saison SWS 2011 se substitue aux rétributions par course que les CP versaient en 2009 et Même si dans les faits, les Droits de Participation sont à la charge des Pilotes ou Equipes qualifiées, nous recommandons aux CP qui auraient la chance d avoir un ou plusieurs qualifiés de prendre en charge tout ou partie de ces Droits. Nota : pour information, le Droit de Participation à la Grande Finale Internationale organisée en 2014 (= Classement SWS 2013) a été fixé à 750 Euros TTC par Pilote pour les Pilotes de la Sprint Cup ((450 pour les Junior Cup), et à 1600 Euros TTC par Equipe, pour les Equipes de l Endurance Cup. 2. OBLIGATIONS DU CIRCUIT PARTENAIRE Article 2.1 : OBLIGATIONS GENERALES Tout Circuit Partenaire SWS 2015 est prétendu connaitre et accepter le Règlement SWS 2015 ainsi que le présent Protocole d Accord SWS SECURITE ET INFRASTRUCTURE Les CP sont seuls responsables de la sécurité sur leur circuit, et, à ce titre, ont la charge de faire respecter les règles en vigueur. Ils sont seuls garants du bon déroulement des courses SWS et en particulier de l équité sportive. Avant d autoriser les pilotes à prendre place dans les Karts, les CP s engagent à réaliser un Briefing (connaissance du matériel, règles de sécurité ). Les CP s engagent à tenir à la disposition de sa clientèle, et ce en toutes circonstances, une infrastructure d accueil, un circuit et un matériel entretenu en parfait état de propreté et en très bon état de fonctionnement, de nature à véhiculer une image qualitative et valorisante de l activité Karting Loisir et du sport Karting en général. RECLAMATIONS ET SANCTIONS DES PILOTES Dans le cas où un Pilote ou une Equipe devrait être sanctionné (problème sportif, de comportement, etc.), seul le CP sera responsable des décisions à prendre. Les sanctions sont estimées et validées par le seul CP lors de chaque course et rappelons également que le Pilote est responsable des agissements et des omissions de ses accompagnateurs EQUIPEMENT Les Equipements (casques, combinaisons) peuvent être prêtés aux Pilotes par le CP. Tout participant pourra utiliser ses propres équipements à conditions qu ils respectent les normes de sécurité en vigueur dans le pays du CP concerné. L organisateur a la responsabilité d informer les pilotes sur ces exigences nationales en matière d équipements et de les faire respecter. 5

6 CONFIDENTIALITE COMMUNICATION ET PROMOTION DES SWS Dans l éventualité où le CP dispose de son propre site internet, ce dernier s engage à mettre en évidence sur la une du site (page Accueil) au minimum un logo des SWS (ou une bannière de communication qui pourra être fournie par Sodikart) accompagnée d un lien renvoyant sur le site internet des SWS. Pour toutes ses applications marketing (mailing, ing, affichage, presse, feuille de résultats ), le CP s engage à faire figurer sur l ensemble des documents le logo SWS dans le respect de la charte graphique SWS fournie par Sodikart. L ensemble des Circuit Partenaires SWS, Organisateur Privé SWS et Pilotes SWS s engagent irrévocablement à mettre à disposition et à autoriser le groupe SODIKART ainsi que les SODI WORLD SERIES à exploiter sans contrainte toutes images et vidéos relatives aux événements SODI WORLD SERIES, et ce, sans qu aucune contrepartie financière ou matérielle ne soit attribuée à quiconque et sans aucune limite de temps. Cette autorisation vaut à toutes fins, notamment commerciales et publicitaires, par tous modes et procédés d exploitation des images, connus ou inconnus à ce jour, et sur tout support (notamment exposition photos, affiches, tracts, dépliants, catalogues, plaquettes, PLV, totem, dossiers de presse, publicités et articles dans la presse écrite et en ligne, site Internet, diffusion vidéo, journaux), en tout format, intégralement ou partiellement, au titre de la promotion des SODI WORLD SERIES, du karting loisir et des CP/OP en question, et ce jusqu au 31 Décembre, durée d acceptation du présent protocole d accord 2014 et règlement Les CP s engagent expressément y compris à l échéance du présent Protocole, à ne pas divulguer directement ou indirectement à des personnes étrangères aux SWS, le SAVOIR-FAIRE et toutes autres informations (protocole, échanges de courriels, etc.), méthodes, procédés ou techniques qui lui sont ou lui seront connus du fait de l affiliation aux SWS. Cette clause s applique également aux salariés du CP. Article 2.2 OBLIGATIONS RELATIVES AUX EPREUVES COURSES - CALENDRIER Du 1 Janvier 2015 au 31 Décembre 2015, chaque CP s engage à organiser : Un minimum de : 9 courses SWS. (SPRINT CUP et/ou ENDURANCE CUP et/ou JUNIOR CUP) Pour la saison 2015, aucune limite maximum de courses organisables ne sera instaurée. Néanmoins, Sodikart et 3MKEVENTS se réserve le droit, à tout moment et sans préavis, durant la saison 2015, de fixer un nombre maximum de courses organisables par circuit et par catégorie. Pour être éligible, une course SWS devra réunir au minimum : 10 participants dans la catégorie SPRINT CUP. 6 équipes (de 2 à 8 pilotes) dans la catégorie ENDURANCE CUP. 6 participants dans la catégorie JUNIOR CUP. 6

7 Le nombre de meilleurs résultats retenus par année, par Pilote ou Equipe, sera : Les 10 meilleurs résultats en SPRINT CUP. Les 8 meilleurs résultats en ENDURANCE CUP et JUNIOR CUP. Le CP s engage à inscrire dans l Espace Personnel qui lui est dédié sur le site internet des SWS le calendrier des courses comptant pour les SWS. Pour chacune des courses SWS, la date doit être diffusée sur le site internet des SWS impérativement et au minimum 3 jours avant la dite course. Un CP / OP peut organiser 4 courses maximum dans la même journée. Un CP/OP ne peut organiser qu une course d Endurance Cup par jour Les courses SPRINT sont d une durée de 10 minutes minimum (hors libres et qualifications). Les courses d ENDURANCE sont d une durée supérieure à 1 heure (hors libres et qualif). Les courses JUNIOR sont d une durée de 8 minutes minimum (hors libres et qualifications). L ensemble des pistes partenaires devront imprimer et conserver l ensemble des résultats de leurs courses labélisées SWS. L impression des résultats devra se faire par le système de chronométrage relatif à chaque circuit. En cas de doute sur un résultat de course, l organisateur des SWS se réserve le droit d exiger l impression des résultats de la course (issu du système de chronométrage), sous les 3 jours. Si un circuit partenaire n est pas dans la capacité de fournir à l organisateur des SWS l impression du résultat voulu, ce même résultat sera considéré comme faux, et ainsi supprimé. CHALLENGE INTER-CIRCUITS: «MULTI TRACKS CHALLENGE» Du 1 er Janvier au 31 Décembre de chaque année, les Circuits Partenaires SWS (CP) et Organisateurs Privés (OP) ont la possibilité d organiser, entre eux, des «Multi Tracks Challenge», ci-après dénommés MTC. Un minimum de 2 CP ou 2 OP est requis pour la création d un MTC. Le nombre maximum est de 4 CP ou 4 OP par Multi Tracks Challenge. Un (des) CP et un (des) OP peuvent s associer pour la création d un MTC, néanmoins deux circuits distincts seront requis pour la validation du MTC. Le CP ou OP créateur d un Multi Tracks Challenge est nommé «Challenge Manager», c est-àdire qu il sera responsable de la bonne gestion du MTC. C est à lui d inviter les autres CP et/ou OP et de créer le calendrier du Challenge et apporter des modifications si nécessaire. Les autres CP et/ou OP devront OBLIGATOIREMENT et PREALABLEMENT valider les courses (et modifications éventuelles) avant le lancement et pendant le déroulement du challenge. Un Circuit Partenaire SWS et Organisateur Privé SWS peut participer à plusieurs Multi Tracks Challenges lors d une même saison mais ne peut être qu une fois «Challenge Manager» dans l année. Un Multi Track Challenge peut être régional, national ou international. Un MTC doit être composé de 4 courses minimum et 8 maximum, à répartir, de manière équitable ou non, entre chaque CP et/ou OP participant. Néanmoins, chaque CP et/ou OP participant se doit d accueillir au minimum 1 course du MTC dans l année, sous peine d annulation du Challenge. Une même course SWS ne peut en AUCUN cas figurée dans 2 MTC distincts. Les courses d un Multi Tracks Challenge devront être créées par le Challenge Manager et apparaitrons automatiquement dans le calendrier respectif de chaque CP/OP participant. Un classement spécifique de chaque MTC sera disponible sur la page de chaque CP/OP participant. 7

8 Le classement des Multi Tracks Challenges ne sera en aucun cas un critère de sélection à la Grande Finale Internationale SWS. Seuls les critères de sélection de l article 7 du présent règlement font foi. SODIKART se réserve le droit, sans aucune justification, d accepter ou non la création d un MTC. INSCRIPTIONS PILOTES Il est entendu que les pilotes devront dans le cadre des SWS respecter les valeurs de convivialité, de loyauté et de sportivité au cours des courses. A ce titre, il reviendra au CP la responsabilité de refuser ou d exclure tout participant dont l attitude pourrait nuire à l esprit et l image des SWS. Important : un Pilote qui souhaite participer à une épreuve labellisée SWS doit OBLIGATOIREMENT et PREALABLEMENT obtenir son Numéro d identifiant Pilote (NIP) et OBLIGATOIREMENT se préenregistrer aux courses de son choix par le biais du site internet des SODI WORLD SERIES. Il s agit d une condition impérative pour participer, d une part, et figurer, d autre part, dans les divers Classements SWS. Le CP s engage dans la mesure du possible à disposer d une connexion internet active sur le lieu des courses. Cette connexion internet permettra d attribuer un NIP dans le cas où le Pilote n en possède pas et ce de manière simplifiée (Nom, Prénom, Date de Naissance, ). Dans tous les cas, l inscription du pilote au SWS doit s effectuer impérativement AVANT le départ de la course. TRANSMISSION DES RESULTATS Après chaque course SWS, le CP s engage à diffuser au plus tard 10 Jours après celle-ci, les résultats de la course en publiant directement ces informations sur l Espace Administrateur réservé à chaque CP. Chaque CP bénéficiera d une période de 30 jours après l enregistrement des résultats d une course pour en modifier les résultats. Dès ce délai arrivé à terme, plus aucune modification ne pourra être réalisée. 3. DUREE - RESILIATION Le présent Protocole d Accord prend effet dès son acceptation (voir Préambule) par le CP et se termine au 31 Décembre SODIKART se réserve le droit de suspendre à tout moment un CP en cas de non-respect du Protocole d Accord SWS 2015 ou/et du Règlement SWS 2015 et ce, sans avoir de justification à donner. Cette suspension aura un effet immédiat. Un CP peut également résilier le présent Protocole d Accord au court de la saison sans préavis étant précisé que, dans ce cas, l ensemble des Pilotes affiliés à ce CP perdront immédiatement l intégralité des points acquis au cours de l année. En cas d inactivité d une période supérieure à 200 jours, le Circuit Partenaire en question sera mis en «Quarantaine» et n aura plus la possibilité d organiser des courses SWS dans l année en cours. 4. DROIT APPLICABLE & NOTIFICATIONS En cas de désaccord majeur entre Sodikart et un CP dans l interprétation et l application du présent Protocole et pour toutes contestations relatives à son exécution, le Tribunal de Commerce de Nantes en 8

9 France sera seul compétent et ce, même en cas d indication contraire portée sur les documents commerciaux du CP et y compris en cas de pluralité de défendeurs. Le présent Protocole d Accord SWS 2015 est soumis au Droit Français. Toute notification, communication ou mise en demeure sera faite en Français par lettre recommandée avec demande d avis de réception aux adresses indiquées en tête des présentes ou à toute autre adresse communiquée préalablement par la partie concernée. 9