APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE ACCOMPAGNEMENT GPEC. Cahier des charges

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1 APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE ACCOMPAGNEMENT GPEC Cahier des charges mars 2012 AGEFOS PME - NORMANDIE 1

2 Sommaire Sommaire Présentation d AGEFOS PME Présentation du projet Contexte Les enjeux de cette offre spécifique Objectifs Principes de mise en œuvre du projet Les missions de l'organisme de formation Couverture géographique Engagements du prestataire Financement de la prestation Contenu de l'offre L offre technique L offre financière Procédure de l appel d offres Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Sélection du prestataire Contractualisation... 8 AGEFOS PME - NORMANDIE 2

3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et renouvelée le 20/09/2011, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (40 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires, - financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes 2. Présentation du projet 2.1. Contexte Le contexte de mutation économique et de crise économique impose aux entreprises une structuration de la fonction ressources humaines leur permettant de s'adapter à l'environnement. Il s'agit en particulier pour les entreprises de disposer au bon moment, des bonnes compétences et selon le volume nécessaire. Force est de constater que bon nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir à l'entreprise un risque économique et social. Dans ce contexte, L'AGEFOS PME Normandie, avec le soutien de l'etat et de l'europe, souhaite accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de démarches de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. AGEFOS PME - NORMANDIE 3

4 2.2. Les enjeux de cette offre spécifique - Développer dans les entreprises la conscience d'avoir une attitude d'anticipation. - Consolider les entreprises en bonne santé. - Accompagner les entreprises en difficulté. - Réduire les risques sociaux Objectifs L'AGEFOS PME souhaite accompagner 36 entreprises (de moins de 250 salariés) implantées en Haute-Normandie dans la mise en place d'une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Cet accompagnement se déroulera du 15 avril 2012 au 31 décembre L objectif annuel est d accompagner : - 18 entreprises en entreprises en 2013 Ce projet est soutenu par : - les fonds de l'etat dans le cadre de l accord régional relatif à la mise en œuvre d actions de développement de l emploi et des compétences. - le FSE dans le cadre du programme opérationnel compétitivité Régionale et emploi pour la période de la politique de cohésion économique et sociale de l union européenne sur la mesure anticipation et la prévention des mutations économique Principes de mise en œuvre de la démarche GPEC AGEFOS PME Chaque prestataire sélectionné devra accompagner l entreprise dans le strict respect du cadre d'intervention ci-dessous : 1 Diagnostic GPEC Objectifs : réaliser un état des lieux de la GRH et en particulier des compétences et métiers disponibles dans l'entreprise et nécessaires pour l'avenir et identifier les principales problématiques RH (gestion des âges, illettrisme, management ) dans l'entreprise. Des pistes d'actions doivent être identifiées pour alimenter le plan d'action. Moyens : entretien en face à face avec le dirigeant de l'entreprise et/ou toute autre personne jugée pertinente pour le diagnostic. Durée de l'entretien : 7 heures avec possibilité de fractionnement. Livrable de l'étape : document de synthèse du diagnostic, remis à l'entreprise et à l'agefos PME. AGEFOS PME - NORMANDIE 4

5 2 Elaboration du plan d'action Objectif : réaliser un plan d'action intégrant des actions opérationnelles (définition du qui fait quoi, à quel moment, selon quelles priorités ) et élaboré de manière participative (direction, encadrement, salariés, IRP ). Moyens : formation action en entreprise avec le dirigeant de l'entreprise et/ou toute autre personne jugée pertinente pour l'élaboration du plan d'action. Durée de la formation : 7 heures avec possibilité de fractionnement. Livrable de l'étape : plan d'action, remis à l'entreprise et à l'agefos PME. 3 Accompagnement à la mise en œuvre du plan d'action Objectifs : former les responsables de la fonction RH et des encadrants en fonction des besoins liés au plan d'action (outils et techniques RH + management) et suivi de la mise en œuvre du plan d'action 3 mois et 6 mois après la fin de la formation, auprès du dirigeant. Moyens : formation action en entreprise et suivi par entretien téléphonique, mail Durée de la formation : 7 à 14 heures pour un groupe d'au minimum 3 stagiaires avec possibilité de fractionnement. Par ailleurs, le choix du prestataire intervenant revient à l'entreprise parmi les prestataires sélectionnés. 3. Les missions du prestataire Sur le plan commercial Le prestataire : présente son offre d'accompagnement à l'entreprise à la demande du conseiller en formation pourra également être mobilisé pour promouvoir le projet Sur le plan pédagogique Le prestataire : réalise un diagnostic conseille l'entreprise forme les stagiaires produit des synthèses met à disposition de l'entreprise son savoir faire et ses outils suit la mise en œuvre du plan d'action rédige, en fin d'intervention, un compte-rendu global par mission (selon modèle AGEFOS PME) AGEFOS PME - NORMANDIE 5

6 Sur le plan administratif Le prestataire s'engage à transmettre à AGEFOS PME Normandie - outre les pièces administratives nécessaires au paiement des prestations effectuées les livrables à chaque étape de réalisation. 4. Périmètre géographique Chaque prestataire sélectionné devra être en capacité d'intervenir auprès d'entreprises situées sur l'ensemble de la Haute-Normandie. 5. Engagements du prestataire Le prestataire s'engage notamment à : respecter les différentes phases décrites ci-dessus respecter le cadre administratif terminer chaque accompagnement démarré intervenir sur l'ensemble de la Haute-Normandie 6. Financement de la prestation L'intervention du prestataire est financée au maximum à HT/ jour, soit 179 HT/ heure sur une base de 7 heures par jour. Pour une mission de 4 jours, le financement s'élève donc au maximum à 5000 HT. 7. Contenu de l'offre 7.1. L offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : profil général du prestataire La raison sociale Le SIRET La date de création de la structure L effectif global de la structure (en distinguant les permanents et les vacataires) Les secteurs d intervention et/ou domaines d activités (en précisant l'expérience acquise dans le domaine de la GPEC) Les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. AGEFOS PME - NORMANDIE 6

7 Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du projet et de son contexte. Chapitre 3 : déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser, conformément aux missions attendues, en détaillant notamment : Les modalités de déroulement du diagnostic Le document de synthèse du diagnostic Les modalités d'élaboration du plan d'action Le document plan d'action Les modalités de déroulement des formations Les thématiques RH pouvant être abordées lors de ces formations Les modalités du suivi Les outils RH mis à disposition des entreprises Chapitre 4 : moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure. Chapitre 5 : références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment L offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminées ou que son expérience lui dicte. 8. Procédure de l appel d offres 8.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Les offres techniques et financières devront être remises : 21/04/2012 AGEFOS PME - NORMANDIE 7

8 Celles-ci seront adressées : par à : et par courrier à : AGEFOS PME NORMANDIE 8 rue d'atalante BP Hérouville St Clair Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement Sélection du prestataire Le prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - son expérience en matière d'accompagnement GPEC des entreprises - son approche innovante de la GPEC - sa capacité à outiller les entreprises en matière de GPEC - l'approche pédagogique proposée - sa réactivité - sa connaissance des OPCA - sa compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - le respect du calendrier et du budget du projet. La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca. AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues dans le cadre du présent appel d offres, et - s engage à garder confidentielles les offres reçues - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME. 9. Contractualisation A l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre ces derniers et l'agefos PME régionale. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les prestations aient fait l objet d une validation par nos services. AGEFOS PME - NORMANDIE 8

9 Annexe 1 Dossier de candidature AGEFOS PME - NORMANDIE 9

10 Dossier de candidature Accompagnement GPEC AGEFOS PME NORMANDIE Candidature déposée par [RAISON SOCIALE DU PRESTATAIRE] Date d envoi du dossier de candidature : (Envoi postal + copie courriel) Attention : merci de compléter l ensemble des rubriques. Tout dossier incomplet ne pourra être pris en compte. Cachet et signature de l organisme AGEFOS PME - NORMANDIE 10

11 Sommaire du document 1. Fiche de présentation du prestataire 2. Objectifs généraux de votre prestation 3. Déroulement de la prestation 4. Moyens humains 5. Références du prestataire sur des expériences similaires 6. Offre financière NB 1 : Un maximum de 2 pages est attendu pour chaque partie NB 2 : Compléter le dossier si vous l'estimez nécessaire avec tout document relatif aux expériences exposées. Stéphane PHAN AGEFOS PME - NORMANDIE 11

12 1. FICHE DE PRESENTATION DU PRESTATAIRE RAISON SOCIALE ET COORDONNEES DE L ORGANISME SIRET N DECLARATION D'EXISTENCE LA DATE DE CREATION DE LA STRUCTURE EFFECTIF GLOBAL DE LA STRUCTURE (Distinguer les permanents et les vacataires) LES SECTEURS D INTERVENTION ET/OU DOMAINES D ACTIVITE (Précisez l'expérience dans le domaine de la GPEC) LES AUTRES PRESTATIONS PROPOSEES PAR LE PRESTATAIRE AGEFOS PME - NORMANDIE 12

13 2. OBJECTIFS GENERAUX DE VOTRE PRESTATION FORMULATION DE LA DEMANDE CONTEXTE AGEFOS PME - NORMANDIE 13

14 3. DEROULEMENT DE LA PRESTATION LES MODALITES DE DEROULEMENT DU DIAGNOSTIC LE DOCUMENT DE SYNTHESE DU DIAGNOSTIC LES MODALITES D'ELABORATION DU PLAN D'ACTION LE DOCUMENT PLAN D'ACTION LES MODALITES DE DEROULEMENT DES FORMATIONS LES THEMATIQUES RH POUVANT ETRE ABORDEES LORS DE CES FORMATIONS LES MODALITES DU SUIVI LES OUTILS RH MIS A DISPOSITION DES ENTREPRISES AGEFOS PME - NORMANDIE 14

15 4. MOYENS HUMAINS Préciser les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi: NOM, ROLE ET RESPONSABILITES DE CHAQUE INTERVENANT CV DE CHAQUE INTERVENANT, COMPORTANT NOTAMMENT : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure AGEFOS PME - NORMANDIE 15

16 5. REFERENCES DU PRESTATAIRE SUR DES PROJETS SIMILAIRES Eléments justifiant de la capacité du prestataire à conduire l'action (expérience et références en lien avec la prestation proposée) AGEFOS PME - NORMANDIE 16

17 6. OFFRE FINANCIERE Devis détaillé présentant le coût de la prestation Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des préconisations du commanditaire dans son appel d offres, de l'estimation des charges qu'il a déterminées et/ou que son expérience lui dicte. AGEFOS PME - NORMANDIE 17

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