GESTION DEPOTS VENTES

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1 BONAVENT GESTION DEPOTS VENTES 1

2 TABLE DES MATIERES Page PREMIERE PAGE ECRAN 5 PREMIER ECRAN DE L'APPLICATION 4 COMMENT EST ARTICULE L'APPLICATION 8 LES FICHIERS DE BASE 10 LE FICHIER SOCIETE 11 LE FICHIER COMPTES COLLECTIFS 24 LE FICHIER DELAIS REGLEMENT 27 LE FICHIER DES BANQUES ET RIB 30 LE FICHIER DES FOURNISSEURS 33 LE FICHIER DES ARTICLES NEUFS ou OBJETS 54 LE FICHIER DES ARTICLES EN LOCATION 40 LE FICHIER DES CODES ET TAUX TVA 37 LE FICHIER DES PIECES OFFICIELLES 60 LE FICHIER DES CLIENTS ACHETEURS 62 LE FICHIER DES FAMILLES 44 LE FICHIER SAISONS et DUREE CONTRATS 47 LE FICHIER DES CATEGORIES 50 LE FICHIER DES SOLDES 68 LE FICHIER DES DEPOSANTS 71 LE FICHIER COEFFICIENTS PRIX DE VENTE 77 LE FICHIER DES PROSPECTS 75 LE FICHIER DES FRAIS POSTAUX 80 LE FICHIER CLIENT DE PASSAGE 82 LE FICHIER PARAMETRE CARTE FIDELITE 84 LE FICHIER AUTORISATION UTILISATION PROG 91 LES ACHATS COMMANDES FOURNISSEURS 95 LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS 97 INTERROGATION CDES 103 CREATION AUTOMATIQUE COMMANDE 105 LES ENTREES EN STOCK (réception m/ses) 106 LES RETOURS PRODUITS VERS UN FOURNISSEUR 112 STAT ARTICLES ACHETES 117 GESTION DES LOCATIONS 118 SAISIE D'UN NOUVEAU CONTRAT 120 MODIFICATION DUREE D'UN CONTRAT 124 SAISIE D'UNE RESERVATION 128 2

3 LISTE DES CONTRATS ARRIVANT A TERME 132 SOLDER UN CONTRAT + SUPPRESSION 133 SUPPRIMER DEFINITIVEMENT UN CONTRAT 136 INTERROGER LE PLANNING DES LOCATIONS 137 GESTION DES DEPOTS VENTES 138 SAISIE CONTRAT DEPOT 142 SAISIE NOUVEAUX CONTRATS 145 SAISIE NOUVEAUX CONTRATS PAR QUANTITE 150 SUPPRESSION OBJETS DANS UN CONTRAT 152 SAISIE DES OBJETS VOLES DANS LE MAGASIN 155 SELECTION OBJETS POUR REEDITION ETIQUETTES 157 MODIFICATION TARIFS DANS UN CONTRAT 159 LA GESTION DES RACHATS D'OBJETS 162 LES INTERROGATIONS 166 INTERROGATIONS SPECIALES 167 Générale CONTRATS ARRIVANT A TERME 168 RENTABILITE PAR DEPOSEUR 170 RENTABILITE PAR CATEGORIE OBJETS 171 INTERROGATION PAR OBJET EN QUANTITE 173 RENTABILITE PAR OBJET EN VALEUR 175 MONTANTS A REMBOURSER AUX DEPOSANTS 177 MONTANT A REGLER A UN DEPOSANT PRECIS 180 SITUATION DES CONTRATS D'UN DEPOSANT 184 EDITION DE LA FICHE DE POLICE 187 SUPPRESSION CONTRATS ARRIVES A TERME 189 SUPPRESSION TOUS LES CONTRATS d'un Déposant 191 SUPPRESSION des Objets "Rachats" vendus 193 SUPPRESSION des Objets "Dépôt" vendus 195 LA FACTURATION - FACTURES ET AVOIRS LA FACTURATION 198 SAISIE DES AVOIRS et SUPPRESSION 202 STATISTIQUES VENTES ART NEUFS + LOCAT 205 STATISTIQUES VENTES OBJETS 208 INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES 210 LES CAMEMBERTS 212 TABLEAU DE BORD DES VENTES 215 EDITION ARTICLES EN RUPTURE DE STOCKS 219 ETAT DES MVTS DE STOCK DANS KE MOIS 222 INVENTAIRE EN QTE ET VALEUR 223 SAISIE DE L'INVENTAIRE 225 3

4 COMPTABILITE 228 SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES ET EFFETS 230 SAISIE ECRITURES DE BANQUE 233 SAISIE DES ECRITURES DE CAISSE 236 SAISIE DES ECRITURES O.Diverses 239 EDITION DES FACTURES CREDITRICES 242 SOLDE AUTOMATIQUE sur certaines factures 245 INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE 247 LES ETATS 249 RESTRUCTURATION DES IMPAYES 250 EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE 252 EDITION DES IMPAYES PAR ANCIENNETE 254 CLOTURE D'UN MOIS FIN DE MOIS 255 EDITION DU GRAND LIVRE 257 EDITION BALANCE ET COMPTES COLLECTIFS 259 EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES 261 SUPPRESSION ECRITURES + 5 ANS 263 RAPPEL DE CE QU'IL NE FAUT PAS OUBLIER 265 LES NOUVEAUTES 266 LA GESTION DES FRAIS PAR CONTRAT/DEPOT 266 L EXPORTATION DES ECRITURES VERS CIEL 272 REEDITION DES FACTURES D UNE PERIODE 275 LA GESTION CLIENTS TYPE «PROFESSIONNEL» 278 LA GESTION DES FINANCEMENTS 290 LA LICENCE D'UTILISATION DU LOGICIEL 302 4

5 PAGE AVANT PROPOPOS DU LOGICIEL Lorsque vous entrerez dans le logiciel, cette première page d'accueil vous sera présentée. Elle vous permettra d'effectuer l'une des opérations suivantes : - Paramétrer le format des étiquettes avec lequel vous allez imprimer - Aller vers le Menu principal de l'application - Réindexer si le logiciel ou l'ordinateur s'est arrêté brutalement - Changer de code utilisateur si vous gérer les Autorisations par Collaborateur - Quitter le logiciel A la première installation du logiciel, celui-ci vous invitera à saisir et remplir votre fiche principale des paramètres SOCIETE. Après un calcul aléatoire, un numéro de licence provisoire est affecté à chaque installation. Cette licence provisoire vous permettra de travailler, en réel, pendant une période de 8 jours ou plus (aléatoire). Au bout de cette période provisoire, le logiciel refusera d'être utilisé sans avoir introduit votre code licence définitive. Pour acheter la licence définitive, il vous faut donner, à notre Distributeur, votre code provisoire. Pour l'obtenir, à la question "Si vous avez acheté votre licence définitive " répondre OUI Composer n'importe quel chiffre. Le système refusera et vous redonnera votre code licence provisoire. Tout ce que vous avez saisi avant le blocage est conservé sur disque. ATTENTION : SI VOUS REINSTALLER LE PROGRAMME DEFINITIF, TOUS VOS FICHIERS SERONT EFFACES ET VOUS RETOMBEREZ A L'UTILISATION D'UNE LICENCE PROVISOIRE GESTION DES PARAMETRES DES ETIQUETTES Pour pouvoir, par la suite, éditer vos étiquettes codes barres, il faudra préalablement paramétrer les étiquettes par rapport au support papier que vous avez acheté. Ce programme spécial s'adapte à tous les types d'imprimantes connues ainsi qu'à toutes les planches étiquettes sur un support 21 x 29,7. Pour avoir essayé différents types d'étiquettes, nous vous recommandons le format standard suivant : 70 mm x 37 mm, 3 étiquettes de front sur une planche A4 C'est ce format qui s'adapte le mieux au logiciel avec, pour avantage, une édition optimisée avec un minimum de perte de place. CE PARAMETRAGE EST OBLIGATOIRE AVANT L'EDITION DES ETIQUETTES. (en option standard, nous avons utilisé les paramètres ci-dessus définis) NOTION DE VOCABULAIRE Cette application comporte 2 fichiers de produits que vous vendrez. - ARTICLES NEUFS : ce nom d'article a été donné aux produits neufs ou en location. C'est un fichier totalement indépendant. - OBJETS en dépôt : ce nom d'objets a été donné aux produits qui ne vous appartiennent et qui ont été déposés par des personnes (physiques ou morales) en vue d'être vendus en occasion. - Objet RACHETES : ce nom de RACHAT a été donné aux produits qui vous appartiennent et que vous avez racheté en occasion (à des personnes (physiques ou morales) en vue d'être vendus en occasion. 5

6 - CLIENTS : Ce sont les clients acheteurs ou ceux qui louent du matériel en location - DEPOSEURS/DEPOSANTS : Ce sont les personnes morales ou physiques qui mettent en dépôt, dans votre magasin, des objets d'occasion à vendre (aux acheteurs) - PROSPECTS : Certaines personnes, clientes ou non, souhaiteraient acquérir un ou des objets que vous n'avez pas en magasin. Vous pourrez stocker leur demande 6

7 PREMIERE PAGE ECRAN DE L'APPLICATION OBJET : Cette première page va apparaître dès que vous serez sur le Menu Principal. Elle va vous permettre de vous diriger vers toutes les ressources proposées. Pour accéder à ces ressources, il vous suffit de cliquer à l'aide de la souris sur l'une des cases proposées dans le menu : - FICHIERS (Création et mise à jour des fichiers de la base de données) - ACHATS (Gestion des commandes et réception des commandes) - LOCATION (Gestion des articles mis en Location) - FACTURATION (Gestion des factures d'articles Neufs ou en Dépôt Vente) - COMPTABILITE (Saisie règlements + tous les états comptables et gestion) - INTERRO & Etats (Interrogation et éditions diverses - Grandes Fonctions (Présentation de tout ce qui précède par des écrans plus centralisés) TOUCHE F9 QUITTER Elle vous permettra de quitter le Menu et retourner vers l'écran de départ. On y accède soit par un clic (souris sur cette touche), soit en utilisant sur le clavier la touche de fonction F9. 7

8 COMMENT EST ARTICULEE L APPLICATION CREATION DES FICHIERS DE BASE Avant de commencer à travailler sur cette application, vous devez créer tous les fichiers de paramètres de votre activité. Nous vous conseillons vivement de commencer par cette phase intermédiaire qui est très importante, faute à être bloqué à tout moment par les programmes. DANS l ORDRE, VOUS DEVEZ CREER LES FICHIERS SUIVANTS : Le fichier SOCIETE (paramètres généraux de votre Société et de vos options) Le fichier COMPTES COMPTABLES (Comptes collectifs de votre Comptabilité Auxiliaire Clients) Le fichier des BANQUES (RIB de toutes vos Banques dans lesquelles vous avez un compte) Le fichier DELAIS DE REGLEMENTS (toutes les conditions de règlements acceptés de vos Fournisseurs) Le fichier FOURNISSEURS (Tous vos Fournisseurs avec leur mode de règlement) Le fichier des TAUX DE TVA Le fichier des FAMILLES Le fichier CATAGORIES (classement des catégories d'objets déposés avec ventilation comptable en vente et en achats) Le fichier DES PERIODES (pour définir les périodes des objets saisonniers et les dates de validation) Le fichier ARTICLES (Tous vos articles de votre catalogue neuf et location, aussi bien ceux gérés en stock ou non ainsi que les articles généraux Déposés et Rachats) Le fichier des GLOSSAIRES Libellés (ce sont les types de pièces administratives présentées par les personnes qui déposent des objets en dépôt vente, et peut être utilisé pour la facturation) Le fichier de vos CLIENTS actuels (éventuellement) Le fichier DES SOLDES OFFICIELLES (Contiendra la période officielle des autorisation des soldes et sur quelles catégories elles vont s'appliquer) 8

9 Prenez à cœur de prendre votre temps pour créer ces premiers fichiers TELLEMENT importants pour la suite. Nous vous conseillons de les vérifier scrupuleusement, pointilleusement, de prendre le temps de choisir vos bonnes options. Ce temps passé à la vérification vous en fera gagner beaucoup plus par la suite. LA SUITE DE L APPLICATION Après avoir saisi vos fichiers de base, nous vous conseillons de suivre une logique d implication dans ce système nouveau de gestion : EN COMPTABILITE AUXILIAIRE CLIENTS Codifier vos articles en stock (avec notion du prix d'achat, prix vente éventuel, code fournisseur, gérés en stock ou non) Saisir des Commandes aux Fournisseurs Saisir des Bordereaux de Livraison des Fournisseurs (achats avec mise en pratique de la façon de saisir) Saisir des différentes phases de la location Saisir les différents contrats en Dépôt Vente que vous avez actuellement en cours Facturation aux Clients Après ces 6 fonctions, vos inquiétudes du départ auront disparu puisque vous aurez compris le mécanisme le plus important de l application 9

10 LES FICHIERS DE BASE Cet écran principal va vous permettre, à tout moment, de créer ou mettre à jour les fichiers de votre base de données. Cette base de données correspond à tous les paramètres généraux nécessaires pour gérer chaque jour. Choisissez, en cliquant à l'aide de la souris, l'une des cases qui vous intéresse : - SOCIETE (paramètres généraux de votre Société) - COLLECTIFS AUXILIAIRES (comptes comptables de regroupement des écritures) - RIB de BANQUES (pour calcul échéances) - DELAI PAIEMENT (pour calcul échéances) - TAUX DE TVA (pour facturer aux taux en vigueur) - FAMILLES (pour affecter une famille par article pour stats) - ARTICLES et OBJETS (pour facturer et gérer les stocks) - ARTICLES LOCATION (pour facturer et gérer les stocks) - FOURNISSEURS (pour la chaîne Achats) - LIBELLES (nécessaires pour la fiche de Police ou en cas d'impayé) - LES CLIENTS (pour obtenir le fichier de tous les Clients de votre Sté) - LES CATEGORIES, LES PERIODES & LES SOLDES - LES PROSPECTS (saisir les demandes des personnes) 10

11 FICHIER SOCIETE BUT CIVILITE Le fichier Société va comporter un certain nombre de paramètres importants pour la suite des traitements. Nous vous invitons à bien définir vos options qui deviendront, pour la plupart définitives. Une bonne partie des informations saisies vont être éditées sur des documents destinés à votre Clientèle. La véracité de ces informations revête donc une très grande importance commerciale et fiscale.. CODE SECRET Vous ne pouvez visiter cette fiche qu après avoir composé votre Code Secret (EUROPE) ou n importe quel caractère. Seul le possesseur du Code Secret pourra mettre à jour cette fiche. Ce code Secret ne devra pas être divulgué NOM, RUE 1 ET RUE2 CODE POSTAL VILLE NOM : Il s agit de la Raison Sociale de votre Société. Ce nom sera imprimé sur certains documents destinés à votre Clientèle. Cette zone comporte 30 Caractères ADRESSE : Vous disposez de 2 lignes adresse Rue pour saisir clairement votre adresse (30 c chacune) 5 caractères pour saisir votre Code Postal Votre adresse Ville sur 24 caractères Ces paramètres sont figés lors de la livraison du cd-rom démonstration. TELEPHONE FAX Vous disposez de 14 caractères pour saisir votre téléphone. Choisissez une méthode pour saisir ce genre d information qui va se généraliser par la suite. Nous vous conseillons, pour une lecture aisée, de séparer TOUJOURS chaque groupe de 2 chiffres, par le même signe (soit espace, soit un point, soit un tiret. Exemple : ) Idem cas précédent REGISTRE DE COMMERCE Vous disposez de 30 caractères pour mettre votre Registre de commerce (sans mettre les lettres RC qui sont automatiques), et/ou votre Registre des Métiers (mettre devant les chiffres les deux lettres RM) Exemple : RM SIRET ET APE 11

12 Vous disposez de 40 caractères. Saisir comme suit : SIRET : xxxxxxxxxxx APE : xxxx FORME JURIDIQUE ET CAPITAL 30 caractères. Saisir comme suit : SARL au Capital de Frs NUMERO TVA EUROPEEN Ce numéro est obligatoire et doit être précisé sur vos factures. Il commence toujours, en France par les lettres FR... (20 caractères disponibles) CODE ANALYTIQUE Etait important pour une des versions du logiciel CIEL. N'est plus utilisé avec les nouvelles Versions. Laisser le code xx. LIBELLE POUR LA TVA PARAMETRES C est le libellé pour la facturation. Selon vos accords fiscaux, vous payez par exemple la TVA immédiatement sur la Facturation ou sur l Encaissement Ce libellé doit décrire exactement cette condition (exemple : TVA payée sur les encaissements) 12

13 Vous disposez de 80 caractères pour saisir ce texte Si vous ne saisissez rien, ce sera le libellé standard " TVA payée sur les encaissements" qui sera édité sur les documents CONDITIONS DE VENTES 1, 2, 3 Vous disposez de 3 lignes de 80 caractères pour saisir la clause légale de propriété et de pénalité de règlement. Ces trois lignes seront éditées sur le factures, juste avant le libellé pour la TVA NOTA : Si vous n'avez rien saisi dans le libellé TVA ni sur les conditions de Ventes, il sera édité tout de même un texte automatique sur les factures. Ce texte sera : "Réserve de propriété : La propriété est réservée au vendeur jusqu'à complet paiement de la facture. Loi N du 12/05/1980. TVA payée sur la facturation" DATE PROCHAINE CLOTURE EXERCICE Cette date, sous la forme JJ/MM/AAAA correspond à la date de fin de votre exercice comptable, c'est à dire la date de votre Bilan. Cette date va permettre de vous informer, quelques jours avant cette date, de toute la liste des documents nécessaires à votre Comptable pour rédiger le Bilan. C'est un mouchard qui ne sert qu'à vous informer. PREMIER NUMERO FACTURE La numérotation des factures est automatique. Vous devez saisir ce numéro de facture (Ce numéro ne peut pas être inférieur à ). PREMIER NUMERO DE CLIENT La numérotation des Clients est automatique. C'est le système qui gère ce code. Ce numéro sera compris entre et qui correspondent aux comptes clients choisis pour la comptabilité auxiliaire clients. PREMIER NUMERO DE COMMANDE AUX FOURNISSEURS La numérotation des commandes passées aux Fournisseurs (commandes d'achats) est automatique. Ce numéro peut commencer par le chiffre 1 NOMBRE EXEMPLAIRES EDITION FACTURE C'est le nombre d'exemplaires de facture que vous souhaitez éditer lors de la vente des objets en dépôts ou des articles neufs. Si vous mettez "0 = zéro exemplaire", le système vous demandera, lors de la saisie de ces factures, si vous souhaitez tout de même éditer un exemplaire (par précaution). Concernant les factures de location, leur édition est obligatoire du fait qu'elles font office de contrat de location. VOULEZ-VOUS UNE NUMEROTATION AUTOMATIQUE DES ARTICLES ET OBJETS? Lettre O (oui) = Si vous ne gérez pas votre catalogue (articles neufs ou objets occasion) avec une codification bien précise, vous pouvez demander au système de gérer automatiquement cette codification. Il créera les articles par progression

14 Dans ce cas, bien entendu, le code article n'est pas représentatif de l'objet ou de l'article (exemple : neuf = N1, N2, N3 dépôts = D5,D6,D7 rachats =R10,R11,R12) Lettre N (non) = Si vous souhaitez être maître de votre codification qui doit impérativement correspondre à un classement propre à votre gestion. (exemple : neuf : NLITXV,NTABLXVI dépôts = DPULL,DPANTALON.) Bien réfléchir sur l'une ou l'autre solution, en changer après coup est toujours préjudiciable pour les statistiques. 100 % de nos clients mettent N (non) car une gestion numérique a pour inconvénient de ne pas savoir le contenu du stock dans le Magasin O P T I O N S Voulez-vous éditer le Prix de Vente Magasin? (9 = oui 1 = non) Lors de la saisie des Dépôts (objets Déposés), en fin de saisie le logiciel éditera un état, en double exemplaires (un que signera le Déposant et un que vous lui remettrez). La question correspond à votre désir d'éditer ou non votre Prix de Vente Magasin sur cet état. Suite à facture, si un objet n'est pas totalement payé, bloquez-vous son paiement au Déposant? (9 = oui 1 = non) 14

15 Lorsqu'un Client Acheteur souhaite vous réserver un Objet, vous donne un acompte et doit revenir solder cet objet pour que vous le lui remettiez. Dans la pratique vous allez lui facturer l'objet et vous n'encaisserez que le montant de cette réservation. Le reste est impayé. L'objet n'est pas remis à l'acheteur. La question signifie : Bien que l'acheteur n'a pas soldé son achat, décidez-vous à bloquer cette vente jusqu'à ce que l'acheteur ait soldé son achat, ou bien considérez-vous que ce type de vente est toujours solide, que l'acheteur viendra toujours payer le solde, et donc vous pouvez payer le Déposant. En majorité, tous nos clients qui pratiquent ce type de réservation, bloque le règlement au Déposant. Le déblocage sera automatique lorsque l'acheteur aura soldé son achat. Utilisez-vous une imprimante ticket de Caisse? (0 = non 1 = oui) Si la réponse est OUI, les factures seront imprimées directement sur votre imprimante ticket, Sinon elles seront imprimées sous forme de facture A4 sur l'imprimante laser Certaines éditions sont automatiques, souhaitez-vous un arrêt. Ce logiciel a été conçu pour apporter un maximum de sécurité au Magasin. Tous les documents édités ont pour but de dégager les responsabilités du Magasin. Très peu de nos clients prennent le risque de valider ou non l'édition de certains états pour "ne pas user des feuilles blanches". C'est leur problème, Nous préconisons la réponse NON Voulez-vous éditer les étiquettes sur le neuf au tarif HT? (0 = non 1 = oui) Cette notion n'est valable que pour les Dépôts Ventes qui ne travaillent qu'avec des Clients Professionnels. Eux ont besoin de tarif HT. Pour vous la réponse est NON Voulez-vous donner des autorisations à vos collaborateurs. Voir bouton "explications". Pour une réponse rapide, cette fonction vous permet de bloquer l'utilisation de certains programmes à chaque collaborateur susceptible d'utiliser seul ce logiciel. Par exemple vous pouvez interdire de rentrer dans la Caisse, les Statistiques, etc.. Chaque Collaborateur pourra avoir un code secret et des autorisations particulières Lors d'une facture, voulez-vous l'aperçu de la facture? (0 = non 1 = oui) Si vous souhaitez voir la facture avant de décider de l'imprimer ou non alors vous pouvez utiliser l'aperçu. N'oubliez pas que chaque facture émise à un Acheteur peut être réclamée par l'inspecteur lors d'un contrôle fiscal. Vous êtes tenu logiquement à conserver un double des factures dans un chrono classé par N de Facture Voulez-vous imputer des frais de gestion à vos Déposants lors des Dépôts? Cela signifie que vous pourrez, à chaque contrat de dépôt, imputer pour ce dépôt, des frais de gestion (exemple : déplacement pour aller chercher les objets, frais de dépôt, etc..) Ces frais seront imputés (ou non) par contrat et ne correspondront qu'aux frais relatifs à ce contrat. Lorsqu'il y aura vente d'objet(s) de ce contrat, lors du paiement au Déposant, le logiciel tentera de récupérer, en priorité, les frais imputés à ce contrat. S'il ne peut pas, il les récupérera partiellement et récupérera le solde lors d'un prochain paiement au Déposant. Code article de ces frais (seulement si vous en prenez) De préférence, prenez un code article qui est déjà créé. C'est le code NFRAISG 15

16 Quatre lignes à votre disposition CONDITIONS DE VENTE Ces 4 lignes seront systématiquement imprimées sur chaque contrat de Dépôt. Il n'est jamais inutile de couvrir légalement votre Dépôt Vente contre toute mauvaise foi de vos Déposants. (exemple : confirmer que le Déposant a bien lu les conditions de vente de votre Magasin, réaffirmer les taux de baisse automatique si vous les appliquer, etc..). Plus un Magasin est clair au niveau administratif, moins il aura de problèmes relationnels. 16

17 A U T R E S O P T I O N S Voulez-vous utiliser la gestion automatisée des impayés? Le logiciel permet de savoir si un client acheteur présente des impayés et, lors d'une facturation nouvelle à ce client, le logiciel vous propose d'encaisser la facture en cours plus le montant des impayés. ATTENTION : Cette gestion n'est valable que dans le SEUL CAS où vous créez un compte client individuel à chacun des clients acheteurs. En effet, si vous facturez un grand nombre de ventes sur un "Client de Passage", c'est à dire un compte client occasionnel, alors n'utilisez pas cette gestion d'impayés. Quel serait le risque que vous mesurez immédiatement? En facturant régulièrement le compte client "de passage", si l'un d'entre eux ne vous a pas payé intégralement la facture, c'est le client suivant qui hériterait de l'impayé (c'est pas très commercial). Votre code durée de contrat est toujours le même, choisissez-le Très utile vous faciliter vos saisies. Si vos contrats de dépôts sont, soit toujours de même durée (exemple 2 mois) ou très généralement de même durée, alors il est intéressant de choisir la durée. Vous verrez plus tard, lors de la saisie des contrats, que cette information est intéressante en mode automatique. Utilisez-vous du papier pré imprimé avec votre logo? Le logiciel vous permet d'utiliser votre papier comportant votre logo. Sinon le logiciel imprimera vos noms et adresse sur papier blanc. 17

18 Si vous utilisez un logo, celui-ci doit rigoureusement se situer au même emplacement que celui où le logiciel imprime vos noms, adresse, tel, siret. Pour avoir une idée de cet emplacement, répondre Oui au logo et réimprimez un contrat et une facture. L'espace blanc sur le document, en haut et à gauche, est réservé à votre logo qui doit comporter toutes les informations fiscales (nom, adresse, tel, code Siret, APE, forme juridique et capital) Aucun Déposant ne participe au Soldes officielles (O ou N) OUI = aucun de vos Déposants ne souhaitent baisser leur tarif pendant les soldes officielles Pendant la durée des soldes officielles, aucun objet en dépôt ne sera soldé NON = certains Déposants peuvent participer aux soldes. Dans la fiche Déposant, le logiciel Vous donnera le choix entre "participe" ou "ne participe pas" aux soldes. Ce choix sera Individuel par Déposant Voulez-vous qu'à chaque nlle facture, on vous propose le code client passage Comme il a été mentionné plus haut, certains magasins utilisent ce que nous appelons "compte client de passage", c'est à dire un compte client "poubelle" où pratiquement un très grand nombre de factures seront imputées. Ces magasins considèrent que ces clients acheteurs sont furtifs, c'est à dire qu'ils ne reviendront pas acheter à nouveau. Du point de vue Comptable, c'est parfaitement correct, cependant on ne peut prétendre à des statistiques par client acheteur ni à utiliser la gestion automatisée des impayés. La question permet, dans l'affirmative, que le logiciel vous propose en priorité, le compte client de passage, lors de la saisie d'une nouvelle facture. Dans le cas d'une réponse affirmative, voir la gestion du fichier client de passage. En effet, il faudra dire, au logiciel, quel est votre compte "client" destiné aux clients de passage. Sur facture, pour objets non neufs, voulez-vous le code barre au lieu d'article? Cela signifie que, lors de l'édition des factures aux clients acheteurs, préférez-vous voir s'imprimer le code barres pour tous les objets (déposés ou rachetés), plutôt que le code Article de ces objets? Un conseil, préférez le code barres car il vous permet, en cas de retour de l'objet, d'avoir immédiatement le code barre de l'article rendu par l'acheteur. En plus, ce qui est pratique, c'est que vous verrez plus loin que ce code barres contient le code Déposant + les 3 chiffres correspondant au N de ligne dans le contrat. 18

19 A U T R E S C A S Voulez-vous ne pas éditer la TVA (objets occasions) sur les factures A4 Ne prenez pas de risque, la TVA est obligatoire sur les factures même si l'acheteur ne peut la récupérer. Si cette question est posée, c'est à l'initiative d'un de nos clients qui ne voulait acheter ce logiciel que s'il avait la possibilité de ne pas éditer cette TVA pourtant obligatoire Gérez-vous la notion de Devis? Certains magasins sont appelés à établir des Devis concernant aussi bien des objets neufs, déposés ou rachetés. Comme le turn over des objets dans un Magasin est rapide, ces devis ne peuvent avoir qu'une durée limitée sinon les produits risquent d'avoir été vendu dans le temps. C'est pour cette raison que le logiciel demande la durée de validité des devis. Pendant tout le temps où le devis est valable, le logiciel signalera par un simple message d'avertissement, si vous voulez facturer l'un des objets proposés dans le devis. C'est qu'un simple avertissement car en effet, il vous appartient de valider ou de refuser cette vente suivant votre méthode de travail. 19

20 BAISSE AUTOMATIQUE Qu'appelle t'on baisse automatique? Un Magasin peut accepter d'entreposer des objets pour une période relativement longue. Tous les invendus présents dans le Magasin depuis un certain temps, n'attire plus la curiosité des acheteurs habituels, surtout si les prix restent inchangés. C'est pour cette raison que certains Magasins utilisent ce système de baisse automatique qui permet, suivant les paramètres de baisses saisis, de faire baisser automatiquement le prix de vente et le prix donné aux déposants à des cadences choisies par le Magasin. Bien que nous ne soyons pas là pour vous rappeler vos devoirs et obligations, notez que cette baisse automatique doit être mentionnée dans vos conditions de ventes avec vos Déposants ainsi que la modalité précise du calcul de cette baisse. En outre, dans les "conditions spéciales de Vente" de cette fiche société, il est bon de rappeler que le Déposant a bien pris connaissance des conditions générales et de rappeler, sur ce texte, les modalités de la baisse. Ainsi votre Magasin ne pourra souffrir d'aucune critique légale. Ces paramètres de baisse sont valables pour la totalité des contrats de Dépôt. Surtout ne pas s'amuser à changer ces paramètres suivant votre humeur, car le logiciel va réagir en temps réel et vous recalculera TOUS les prix de TOUS les dépôts dès que vous aurez validé cette fiche. Ces nouveaux prix seront ceux qui seront valables dans votre Magasin. Taux de baisse à appliquer sur le tarif du Déposant C'est le taux de baisse qui sera appliqué à chaque fois que le contrat déposé correspondra aux paramètres de la baisse 20

21 Tous les (nombre de jours) Par rapport à la date de "Départ du Contrat" vous souhaitez que cette baisse soit programmée tous les x jours (exemple : tous les 30 jours = un mois). Pour exemple comment pourrait-on expliquer ce calcul de jours.? Ce calcul nombre de jours peut être défini comme suit : Date d'aujourd'hui - Date Départ du Contrat = nombre de jours présence dans le Magasin Le tarif de l'objet ne pourra baisser que si ce nombre de jours présence est atteint A partir de quand cette baisse doit-elle s'appliquer (nombre de jours) Vous avez défini que le tarif doit subir une baisse tous les x jours, cependant il vous appartient de définir à partir de quand cette baisse doit commencer. Habituellement les Magasins préfèrent conserver pendant une période qu'ils jugent normale, le prix de vente et, si, après cette durée, l'objet n'a pas été vendu, il est judicieux qu'il baisse afin d'attirer l'attention d'acheteurs. Ce nombre de jours correspond à la période de présence de l'objet dans le Magasin pendant laquelle le prix reste inchangé. Dès que ce nombre de jours de présence aura atteint le chiffre saisi ici, la 1 ère baisse automatique sera déclenchée et les baisses suivantes seront déclenchées "Tous les..(nombre jours)" à partir de la date de 1 ère baisse Combien de fois MAXI souhaitez-vous que cette baisse soit appliquée Cela ne dépend que de vous. Est-ce UNE seule fois, 2 fois ou plus. Ce n'est que vous et vos conditions générales avec vos Déposants qui pourront le définir. La règle sera la votre. Exemple : vous avez saisi 3 fois. Cela signifie que le logiciel n'effectuera, sur un même objet, que 3 baisses maximum puis ne bougera plus le tarif de cet objet même s'il reste dans votre Magasin pendant des années. Quel est le prix de vente minimum après remise Aucun Magasin étant identique, les objets déposés peuvent être de grosses pièces (meuble, manteau fourrure, etc..) ou des petits bibelots dont le prix est ridiculement bas. Pour ces derniers vous avez la possibilité de décider que le prix de vente, après remise, ne doit pas être en dessous d'un prix minimum. Concernant ces objets, malgré les baisses successives, le prix de vente de ces objets ne pourront pas être en dessous de ce minimum. Voir bouton explication pour la question suivante concernant les objets dont le prix de vente d'origine est inférieur à ce minimum 21

22 NOUVELLE BAISSE AUTO Nous avons pu découvrir les informations concernant la Baisse Automatique. Cette dernière s'appliquera, sans modification, pendant toute la vie du Magasin ou pour une période relativement longue. Cependant, le Magasin peut évoluer dans le temps en fonction de sa clientèle, de la spécificité des objets entreposés, de la concurrence, de la rentabilité. Dans ce cas il aura certainement besoin de changer ses conditions générales avec les Déposants et de gérer un nouveau système de baisse automatique SANS pour autant changer le système de baisse de ses anciens contrats. Cette nouvelle baisse, pour préserver les anciens contrats toujours actifs dans le Magasin, ne deviendra opérationnelle qu'à partir d'une date bien précise. Elle ne concernera que les nouveaux dépôts enregistrés à partir de cette date précise. Les contrats anciens continueront à subir la baisse prévue dans "Baisse Automatique". A partir de quelle date cette baisse sera applicable? Cette date correspondra au premier contrat de dépôt à partir duquel ce nouveau régime de baisse automatique sera appliqué (avec, au verso, les nouvelles conditions générales réservées aux Déposants). A partir de cette date nouvelle baisse, tous les contrats dont la date "application dépôt" est égale ou supérieure se verront appliquer cette nouvelle baisse. Tous les contrats anciens et antérieurs à cette date continueront à subir la baisse classique "Baisse Automatique" Tous les autres paramètres sont identiques, en explication, à ceux de la Baisse Automatique 22

23 . Comme vous avez pu le découvrir, cette fiche Paramètres de votre Société est très importante car elle détermine votre façon de gérer votre Magasin. Apportez lui vos meilleurs soins et surtout ne laissez quiconque modifier cette fiche sinon les surprises seront immédiates. 23

24 LES COMPTES COMPTABLES - Comptabilité Auxiliaire - BUT Il est impossible de tenir une comptabilité sans Plan Comptable. Dans ce chapitre, vous devrez donc créer votre plan comptable par la saisie de tous les comptes que nous appellerons, dans toute notre brochure, COLLECTIFS Ainsi, vous devrez créer tous vos collectifs Clients, Fournisseurs, TVA, Banques Caisse, Ventes, Pertes et Profits, Profits exceptionnels, Achats, etc.. Les écritures de TVA, Ventes, Clients, etc.., seront centralisées à chaque clôture comptable d un mois, en cumul Débit et en cumul Crédit sur leur compte collectif respectif afin de simplifier les écritures de la comptabilité générale. EXPLICATION Chaque fois que vous allez créer un compte collectif Auxiliaire, il doit être le reflet du plan comptable de votre bilan (voir votre cabinet comptable) Prenons un exemple très simple : lorsque vous facturez des articles neufs ou en location à un Client, les écritures que sont générées sont : Débit du Client = le TTC de la facture En contrepartie crédit : = le collectif TVA (avec le montant de la TVA) le collectif Ventes (avec le montant HT de la facture) Si vous souhaitez obtenir un maximum de ventilations de votre Chiffre d'affaires par nature de ventes, chaque ventilation doit comporter un compte collectif de ventes différent et être associé aux articles vendus (chaque article comporte le compte de vente dans lequel sera ventilé la vente de cet article). Il en est de même pour les Objets pour lesquels vous pouvez obtenir une ventilation du Chiffre d'affaires par nature de vente et par nature d'achats. A noter que notre logiciel génère automatiquement les écritures d'achats des Objets déposés au moment où ils sont facturés à l'acheteur et celles des objets rachetés. En effet, tant que ce matériel est déposé il ne vous appartient pas d'une façon comptable. Ce n'est que lorsque les écritures de la vente sont générées que, parallèlement, le logiciel génère en même temps la constatation de votre achat. Pour les rachats, le système générera les écritures d'achats en fin de saisie du dépôt rachat. Ainsi, votre comptabilité ventes et achats d'objets est automatiquement réalisée (pour ces objets), pour les articles neufs, seule la vente est comptabilisée. Ce logiciel ne gère pas les écritures compta d'achat d'articles neufs. Concernant les comptes de TVA : La gestion de la TVA étant différente pour les ventes d'articles Neufs et Objets, nous avons volontairement décidé que la ventilation de la tva de ces ventes serait obligatoirement réalisée sur deux comptes comptables différents : Code TVA 95 numéro collectif pour la TVA sur les ventes Objets déposés Pour les articles neufs ou loués, le Code TVA est libre et le collectif pour la TVA sur les ventes de neuf CODE COLLECTIF COMPTA AUXILIAIRE Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères. (Pour la centralisation des clients ce code est : Clients) NOM ou LIBELLE DU COMPTE Sur 25 caractères. Il faut qu il soit clair et sans ambiguïté car vous allez vous en servir à maintes reprises 24

25 (B O N = VENTES LOC POUSSETTE ou VENTES ART NEUFS (MAUVAIS = VENTES DE MATERIEL ou BANQUE (sans précision) Tout ce qui est clair vous facilitera l utilisation journalière. NOTA IMPORTANTE : Nous vous demandons d'utiliser les comptes : pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux actuel de 19,60 %) Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures) Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures) Ces comptes sont en exemple 25

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27 LES DELAIS DE REGLEMENTS BUT Ce fichier va contenir tous les délais de règlements que vous avez négociés avec vos Fournisseurs. C est à l aide de ces paramètres que vont être calculées automatiquement les échéances attendues de vos Fournisseurs. CODE DELAI Pour rester pratique, ces modes de règlements seront appelés par un code. C est le code Délai. Il peut comporter jusqu'à 5 caractères. A titre d exemples, voici quelques codifications possibles : 30J 30 J 30JFM 30 J FIN DE MOIS 30J10 30 J FIN DE MOIS LE 10 90J15 90 J FIN DE MOIS LE 15 LIBELLE IMPORTANT : il faut créer un délai avec code «RIEN «(rien en majuscules) Ce code RIEN sera utilisé dans des cas spéciaux que nous verrons lors de la création de Fournisseurs Saisir le libellé en clair de votre délai de règlement, c est ce libellé qui sera édité sur les factures Exemples : 30 Jours Fin de Mois le 10 ou 60 Jours ou 60 Jours le 15 Obligatoire, il comporte 36 caractères NOMBRE DE JOURS C est le nombre de Jours après la date de facture. 00 = Pas de délai supplémentaire 30 = 30 Jours après la date de facture 60, 90, 120 = 60, 90, ou 120 j après la date de Facture Attention, le 00 est automatique si vous oubliez de saisir FIN DE MOIS? OUI = Payable en Fin de Mois (le nombre de jours se cumule pour le calcul de l échéance) NON = Seul le nombre de jours est pris en compte pour le calcul de l échéance PAYABLE LE? 00 = en fin de mois ou au jour calculé d'après la date de facture 05 = en fin de mois le 5 du mois suivant 10 = = = =

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30 R.I.B. DE VOS BANQUES BUT Pour gérer les échéances sur vos comptes bancaires, il est nécessaire de préciser vos RIB complets. D'autre part, cette codification de vos Banques va être utilisée lors de la saisie de la Trésorerie ou des O.D. et surtout lors de l'édition du Bordereau de Remise en Banque des chèques QUE VA-T-ON TROUVER DANS CE FICHIER? N BANQUE Toutes les Banques dans lesquelles vous possédez un compte + le RIB complet Les comptes suivants : 98 CAISSE pour pouvoir enregistrer toutes les écritures de caisse 99 O.D. pour pouvoir enregistrer les écritures d'opérations Diverses CES 2 CODES BANQUES SONT OBLIGATOIRES Numérotez vos Banques de 1 en 1. Ce code sera celui que vous utiliserez lors de la Saisie des mouvements de Trésorerie. Les Codes 98 et 99 sont réservés exclusivement à la Caisse et OD Avec l'accord de votre Cabinet comptable, vous pourriez par exemple créer plusieurs codes pour la même banque de façon à différencier vos opérations de : - Opérations effectuées par chèques - Opérations effectuées par Cartes bancaires - Opérations effectuées par traite ou billet à ordre N COMPTE COLLECTIF A part le code 99 (OD), tous les autres codes Banques ou Caisse exigent un compte collectif où vont être imputées les écritures. A titre d'exemple simple, prenons le cas d'un Client qui vous règle une facture. Le mouvement de trésorerie que vous allez saisir est : Débit de votre compte collectif Banque 119,60 Crédit de votre Code Client 119,60 C'est pour cette raison que ce numéro de collectif est nécessaire pour imputer, d'une façon comptable, le règlement à votre compte de banque. NOM DE LA BANQUE C'est le libellé en clair de votre Banque (tel qu'il existe sur vos chéquiers) ou Caisse ou Opérations Diverses. N'hésitez pas à être bien clair dans la saisie de ce libellé car il sera utilisé pour être imprimé sur les bordereaux de Trésorerie ou Journaux Auxiliaires. Un libellé imprécis ou portant à confusion ne pourra que provoquer des confusions dans votre gestion comptable. 30

31 CODE ETABLISSEMENT, GUICHET, BANQUE, RIB Ces informations ne sont pas valables pour les codes 98 et 99. C'est la copie pure et simple du RIB de chacune de vos Banques. N'oubliez pas que chaque case est très importante et que ces informations seront imprimées sur les bons de commandes que vous éditerez pour les Fournisseurs. 31

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33 FICHIER DES FOURNISSEURS BUT Pour pouvoir passer des commandes à vos Fournisseurs et gérer les entrées en Stocks, il vous faudra saisir préalablement les fiches Fournisseurs. Le fichier Fournisseurs peut être commun aux deux comptabilités (Auxiliaire et Générale tenue par votre cabinet comptable). Il va comporter des zones obligatoires nécessaires à l exploitation des commandes, à l exploitation des entrées en stocks, à l exploitation de la saisie des Achats. Une fiche Fournisseur contiendra aussi un certain nombre d informations nécessaires à une aisance de votre exploitation et interrogation (nom des contacts chez le Fournisseur). CODE FOURNISSEUR Obligatoire, il comporte TOUJOURS 8 caractères dont le premier doit être TOUJOURS le chiffre 9. La codification de vos Fournisseurs est libre. Toutefois un classement exclusivement numérique est obligatoire d autant plus que le classement alphabétique sur le Nom du Fournisseur est automatique par la suite. SIGLE Ce sigle permet d identifier la personne physique ou morale (Mr, Mme, SARL, S.A, etc...). Il est surtout utilisé pour ne pas saisir un sigle dans le Nom. En effet, si le nom devait commencer par SARL, S.A, Mr, Mme, Mlle, etc..., le classement alphabétique des Fournisseurs sur le Nom ne serait plus possible et ne servirait à rien. Saisir le sigle qui correspond au Fournisseur NOM DU FOURNISSEUR Obligatoire, 26 caractères sont disponibles. Commencez toujours par le Nom sur lequel le classement alphabétique doit être effectué. N utilisez pas de sigle (Mr, Mme...) devant le Nom ADRESSE RUE 2 lignes obligatoires. Chacune comporte 32 caractères. Si la seconde ligne n est pas utilisée, saisir le signe «.» (point) sur cette ligne. Ce signe ne se verra pas lors de l édition des documents destinés aux Fournisseurs CODE POSTAL VILLE Obligatoire, il comporte 5 caractères Obligatoire, c est l adresse ville du Fournisseur sur 26 caractères TELEPHONE Il comporte 25 caractères (pour les N spéciaux) 33

34 Habituez-vous à saisir le N Téléphone toujours de la même façon. Vous verrez plus tard que vous pourrez rechercher un Fournisseur ou un Client à partir de son numéro de Téléphone. Si vous avez la désagréable habitude de saisir cette information de multiple façons, cette facilité d interrogation ne vous servira pas. NUMERO DE FAX ou N du PORTABLE Sur 25 caractères, c est le numéro de Fax de votre Fournisseur ou son portable. Veuillez à bien saisir cette donnée car elle vous sera utile pour l émission des commandes de réapprovisionnement par Fax. ASSUJETTI A LA TVA? OUI : Votre fournisseur vous facture avec TVA NON : Votre fournisseur vous facture H.T. (export-import) Cette information est importante pour toutes les procédures de saisie des entrées en stocks et des Achats qui s'effectueront avec ou sans calcul de la TVA N TVA EUROPEEN Cette information est devenue obligatoire. Votre fournisseur se doit de vous donner cette information et de la porter sur ses factures. En France, ce code commence par les lettres FR... CONTACT TECHNIQUE Sur 40 caractères, c est le nom + tel éventuel de votre contact technique chez votre Fournisseur. Cette information n est pas obligatoire mais peut vous faire gagner du temps CONTACT COMMERCIAL Idem cas précédent pour contact commercial Est éditée sur le Fax de Commande de réapprovisionnement CONTACT ADMINISTRATIF Idem contact technique MODE DE PAIEMENT Sous forme de combo, vous avez le choix entre plusieurs modes de paiement (prélèvement, traite, chèque etc...) Cette information est très importante pour le contrôle des factures et des échéances ECHEANCE SPECIALE Votre Fournisseur peut exiger le règlement systématique de ces factures à 60 jours date de facture. Cela signifie que chaque fois qu il émet une facture et quelle qu en soit la date, vous devrez régler à 60 jours date de facture. (la notion de fin de mois ou fin de mois le 10 disparaît) Dans ce seul cas, cette case Echéance Spéciale doit être utilisée. Saisir le nombre de jours autorisé par Fournisseur (dans notre exemple 60) et mettre le code «RIEN» comme code délai. Cette information «RIEN» est obligatoire dans ce cas. A ne pas confondre avec une échéance normale. NUMERO CODE BANQUE DE REGLEMENT 34

35 Donnée obligatoire. C est définir sur quelle banque vous allez effectuer normalement le règlement des factures de ce Fournisseur à qui vous avez remis le RIB de cette banque CODE DELAI DE PAIEMENT Donnée obligatoire. C est le délai de paiement des factures à votre Fournisseur. Le code délai «RIEN» sera utilisé dans tous les cas où aucune échéance n est prévue, ainsi que dans le cas de l échéance spéciale. 35

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37 FICHIER : TAUX DE TVA BUT Ce fichier va contenir tous les taux de TVA en vigueur actuellement ainsi que ceux que vous avez utilisés en facturation et qui ne sont plus en vigueur. Chaque taux de TVA est codifié par un code d identification et est relié à un compte comptable de centralisation. CODE TVA C est un numéro que vous créez à votre choix. Il comporte 2 caractères. Nous vous conseillons de prendre des chiffres (1,2...10,11...) Cette numérotation est obligatoire mais est libre. Le code 99 est interdit Le code 98 est réservé à l'exonération de TVA (ventes export sans TVA, le code 95 est réservé aux ventes des Objets déposés ou Rachetés) TAUX DE TVA C est le taux de TVA à saisir sous la forme habituelle Exemple : 20,60 pour 20,60 %, 19,60 pour 19,60 %, 0,00 pour 0,00 % pour Sté éxonérée Il est nécessaire et obligatoire de créer le taux 0,00 % avec le code TVA 98 si vous facturez certaines factures en exonéré de TVA COMPTE COLLECTIF COMPTABILITE AUXILIAIRE Il est nécessaire et obligatoire de relier le taux de TVA à un compte comptable. Ceci permettra à cette application d imputer automatiquement la TVA à ce compte lors de la facturation. TOUS LES TAUX EN VIGUEUR DOIVENT ETRE SAISIS 37

38 Donné à titre d'exemple 38

39 Donné à titre d'exemple 39

40 ARTICLES EN LOCATION BUT Le fichier de vos articles va comporter l ensemble des produits que vous pouvez commercialiser en location. Le code article peut être constitué de 10 caractères alpha numériques. Le premier caractère à gauche définit le type d'article : La lettre L est prise pour les articles en Location CODE ARTICLE Obligatoire et unique, il doit obligatoirement comporter le nombre de caractères que vous avez prédéfinis. Les articles en locations devront débutés toujours par la lettre "L" DESIGNATION ( 2 lignes de libellé) Sur 40 caractères. C est elle qui sera éditée sur tous les documents où l article est présent. ONGLET GENERALITES CODE FAMILLE Vous pouvez affecter une famille à chaque article. Pas obligatoire. En cas d'omission vous vous priverez de statistiques sur les familles. CODE TVA Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction de cette brochure, la vente de documentation supporte un taux réduit par rapport au taux classique de 19,60 %. Il en est de même pour certains travaux qui supportent 5,50 % de TVA COMPTE COLLECTIF VENTES Obligatoire et important. C est sur ce compte comptable que seront imputées vos écritures de ventes et vos écritures d avoirs (se rapporter à l'explication donnée sur les Comptes). Cette imputation est comptable, se renseigner auprès du Chef Comptable ou de l Expert Comptable si besoin. A chaque Article correspond une ventilation de Ventes (compte de Ventes commençant par le chiffre 7) CODE FOURNISSEUR Obligatoire, c est le code fournisseur qui vous vend habituellement ce produit. REFERENCE ARTICLE CHEZ CE FOURNISSEUR Information non obligatoire mais qui vous facilitera votre travail de commandes de réapprovisionnement puisque vous parlerez le même langage que votre Fournisseur. 40

41 TARIF EN LOCATION IMPORTANT : Sauf si vous ne faites que des locations par dizaine, quinzaine, etc.. (c'est à dire toujours avec des périodes identiques et n'ayant pas à utiliser les différentes étapes de jours pour arriver au calcul de la durée de location), vous n'inscrirez que les tarifs des périodes très précises. Si vous pouvez louer avec des durées variées, il faudra saisir chacun des tarifs. Si un tarif est absent durant la saisie d'un contrat de location, le système refusera le contrat et vous demandera de mettre à jour votre tarif avant de poursuivre. 41

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44 LE FICHIER DES FAMILLES BUT Chaque article neuf, en location ou tous les objets peuvent être classifiés dans des familles. La classification Famille n'a rien de comptable, elle ne sera utile qu'à des fins de statistiques supplémentaires (dites extra comptables). Elle permet d avoir à gérer peu de catégories tout en permettant d obtenir des ventilations C.A. importantes d une façon extra comptable. Exemple : Vous louez un certain nombre de produits. Du point de vue comptable, vous avez décidez que toute les ventes seront centralisées sur le compte collectif "VENTES LOCATION". Grâce à ce compte collectif, vous connaîtrez l'ensemble de votre C.A. Location. Cependant, vous désirez allez plus loin. Pourquoi se priver d'une statistique C.A. par famille (nature) d'articles loués? En codifiant les familles et en les appliquant judicieusement aux articles loués (ou neufs ou objets), vous obtiendrez une ventilation du C.A. de chaque famille. (attention aux excès. Bien que le logiciel vous permet toutes vos fantaisies, soyez très raisonnables dans le nombre de familles créées. Au départ, ne créez que des grandes familles générales et en nombre très limité. Plus tard, si vous souhaitez d'autres statistiques plus étoffées, il sera temps de créer d'autres familles) CODE FAMILLE Code de 1 à 7 caractères LIBELLE 30 caractères maxi 44

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47 LE FICHIER DES PERIODES ET SAISONS BUT Chaque objet déposé (en dépôt vente) peut être déposé pour une durée déterminée. Chaque objet peut appartenir à une saison différente (si objet saisonnier) Attention : comme nous le signalerons plus loin (fichier Catégories et Fichier Articles Déposés), la gestion des dépôts saisonniers correspond à la façon la plus difficile et la plus exigeante pour gérer un Dépôt Vente. Par expérience avec notre importante clientèle utilisatrice du logiciel, la gestion des dépôts par période déterminée s'avère la meilleur solution quelque soit la nature de votre Dépôt Vente. CODE Pour une durée, le code devra commencer par la lettre "D" suivi du nombre de mois (0 à 60) Pour une saison, le code devra être : H = Automne Hiver P = Printemps Eté T = Pas de saison, toute l'année. Les codes H et P seront suivis des dates début et fin de la saison. DATES DEBUT ET FIN DE LA SAISON Valable uniquement pour les codes H et P. Ces dates définiront les dates de début et fin d'une saison. Pensez à mettre à jour, chaque année, ces deux dates. CES ELEMENTS SONT PRIS EN COMPTE LORS DE LA CREATION D'UN CONTRAT DEPOT DE VENTE : Ces codes et dates sont des éléments très importants dans le calcul des dates de début et fin de contrat pour les objets de type saisonnier. Elles seront prises en compte lorsque la durée du contrat est supérieure à la date de fin de saison, sinon la durée du contrat est prioritaire. Concernant le code T, la date de fin de contrat sera calculée en fonction de la durée du contrat. 47