Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 1

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1 L Entreprise soussignée, ci-après appelée l Exposant, s engage à louer un espace au Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011, ci-après appelé le Salon, qui se tiendra au Centre des congrès de Québec, les 11, 12 et 13 mars 2011, conformément aux conditions énoncées ci-après. Les champs munis d un astérisque rouge sont obligatoires IDENTIFICATION Caractères d imprimerie S.V.P. * Nom de l entreprise : * M. Mme * Prénom de la personne contact : * Nom de la personne contact : * Titre/Fonction : * Adresse : * Téléphone : Télécopieur : * Courriel : Site Internet : * Secteur d activité : Agence de représentation Producteur boisson alcoolisée HRI Commerce de détail Autre : CHOIX D UN EMPLACEMENT PLAN DE LA SALLE D EXPOSITION : (voir fichier PDF Plan du Salon) L attribution des espaces du Salon 2011 s effectuera selon le principe du «Premier arrivé, premier servi» avec préséance aux exposants de la 1 ère Édition 2009 et ce jusqu au 30 juillet À compter du 31 juillet et ce jusqu à la fin des inscriptions, seule la politique du «Premier arrivé, premier servi» sera en vigueur. Inscrire vos numéros de stand par priorité pour les 3 choix ci-dessous. * 1 er choix : * 2 e choix : * 3 e choix : TARIFS ESPACE NON-AMÉNAGÉ Indiquez votre choix en page 3 Superficie totale en pi.ca. non-aménagée Si réservation le ou avant le (avant taxes) Tarif de base après le (avant taxes) De 100 à ,20 $ le pi.ca. 18,00 $ le pi.ca. De 400 à ,40 $ le pi.ca. 17,00 $ le pi.ca. Plus de 900 Contactez jfleurent@agoracom.qc.ca Contactez jfleurent@agoracom.qc.ca TARIFS ESPACE AMÉNAGÉ Stand fourni par Tessier Services d expositions Indiquez votre choix en page 3 (si applicable) OPTION A : Forfait DÉGUSTATION 10 x 10 seulement 275 $ + tarif espace (10x10) + taxes Mur arrière, rideau hauteur 8 couleur bourgogne; Murs latéraux, rideaux hauteur 3 couleur noir; (1) Tapis 10 pi. x 10 pi.; (1) Table 2 pi. x 6 pi. - hauteur 40 po.; (1) Table 2 pi. x 6 pi. - hauteur 30 po.; (2) Tabourets; (1) Corbeille à papier; (1) Enseigne 30 po. x 48 po. au nom de l exposant. OPTION B : Forfait CLICK 10 x 10 seulement 545 $ + tarif espace (10x10) + taxes Mur arrière, panneaux pvc blanc hauteur 8 pi.; Murs latéraux, panneaux pvc blanc hauteur 8 pi et 42 po.; (1) «Powerbar»; (1) Tapis 10 pi. x 10 pi.; (1) Comptoir 6 pi. x 18 po. x 42 po.; (2) Tabourets; (1) Corbeille à papier; (2) Luminaires ajustables 200w; (1) Enseigne 9,5 po. x 10 pi. au nom de l exposant. La location de 100 pi.ca. et plus inclut : Un espace d'entreposage sécurisé - sa superficie vous sera communiquée dès que le mode d'approvisionnement des exposants aura été convenu avec la SAQ et en fonction de la taille de votre emplacement. Une (1) prise électrique de 120V, 15A, par emplacement. Une (1) boîte de 6 verres inao par 100 pi.ca. Cinq (5) cocardes «exposant» par 100 pi.ca. Cent (100) collerettes par 100 pi.ca. Quatre (4) billets d entrée, pour vos clients, par 100 pi.ca. Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 1

2 AMÉNAGEMENT «SUR MESURE» Notre fournisseur de services d'exposition peut également vous proposer un stand «sur mesure» pour aménager l'espace que vous aurez loué. N'hésitez pas à contacter M. Bruno Tessier. Tessier Services d expositions Téléphone : Téléphone sans frais : Télécopieur : Courriel : bruno@brunotessier.com - Site Web : IDENTIFICATION DE L EXPOSANT Si stand aménagé par Tessier Services d expositions Vingt-cinq (25) caractères MAXIMUM incluant les espaces. FORFAIT ACCESSOIRES Indiquer vos choix en page 3 Un forfait inclut : 1 crachoir 1 bac à glace 5 linges 1 pichet d eau 1 corbeille à pain $ + taxes FORFAIT CELLIERS Indiquer vos choix en page 3 Option A 399 $ + taxes 267 bouteilles Fini stratifié Le prix pour la durée du Salon (3 jours) inclut : La location, l assemblage, la livraison au stand et le retour à l entrepôt. Option B 395 $ + taxes 116 bouteilles Fini Inox Le prix pour la durée du Salon (3 jours) inclut : La location, l assemblage, la livraison au stand et le retour à l entrepôt. Option C 195 $ + taxes 34 bouteilles Fini thermoplastique Le prix pour la durée du Salon (3 jours) inclut : La location, l assemblage, la livraison au stand et le retour à l entrepôt. PUBLICITÉ DANS LE GUIDE DU SALON 2011 Indiquer vos choix en page 3 PUB A PUB B PUB C PUB D 1 page couleur 8,5 po x 11 po ½ page couleur 8,5 po x 5,5 po ¼ page couleur 4,25 po x 5,5 po Bandeau couleur 8,5 po x 1,5 po $ + taxes 695 $ + taxes 495 $ + taxes 195 $ + taxes Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 2

3 LISTE DE VOS ACHATS CONTRAT DE LOCATION D ESPACE Espace non-aménagé : LE OU AVANT LE 31 OCTOBRE 2010 APRÈS LE 31 OCTOBRE 2010 De 100 à 400 pi.ca. (16,20 $ le pi.ca.) De 100 à 400 pi.ca. (18,00 $ le pi.ca.) De 400 à 900 pi.ca. (15,40 $ le pi.ca.) De 400 à 900 pi.ca. (17,00 $ le pi.ca.) + de 900 pi.ca. (jfleurent@agoracom.qc.ca) + de 900 pi.ca. (jfleurent@agoracom.qc.ca) La date de réception de la télécopie ou du timbre poste fera foi des tarifs payables OU Espace aménagé : LE OU AVANT LE 31 OCTOBRE 2010 APRÈS LE 31 OCTOBRE 2010 Option A 275 $ $ = $ Option A 275 $ $ = $ Option B 545 $ $ = $ Option B 545 $ $ = $ La date de réception de la télécopie ou du timbre poste fera foi des tarifs payables Sous-total avant taxes : Forfait accessoires : Quantité : X 60 $ Sous-total avant taxes : Forfait celliers : Quantité : x Option A (267 bouteilles) 399 $ Quantité : x Option B (116 bouteilles) 395 $ Quantité : x Option C (34 bouteilles) 195 $ Sous-total avant taxes : Publicité dans le Quantité : x Pub A (1 page couleur 8,5 po x 11 po à $) Guide du Salon 2011 : Quantité : x Pub B (½ page couleur 8,5 po x 5,5 po à 695 $) Quantité : x Pub C (¼ page couleur 4,25 po x 5,5 po à 495 $) Quantité : x Pub D (Bandeau couleur 8,5 po x 1,5 po à 195 $) Sous-total avant taxes : Permis à la RACJ : Oui 3 jours x 80 $ = 240 $ Non pas nécessaire ANNEXE A : Veuillez compléter le formulaire aux sections marquées d'une croix et retourner par télécopieur au Nous ferons parvenir celui-ci auprès de la RACJ et votre permis vous sera remis lors de votre arrivée au Centre des congrès de Québec. Sous-total non-taxable : Total AVANT les taxes : $ TPS 5% RT 0001 : $ TVQ 7,5% : $ Total APRÈS les taxes : $ Demande de permis de réunion à la RACJ (non taxable et si applicable) : $ TOTAL PAYABLE : $ 50 % du montant total payable à la signature du présent contrat : $ Solde exigible au plus tard le 11 février 2011 : $ MODES DE PAIEMENT Un contrat signé par la Direction du Salon, incluant une facture détaillée, vous parviendra par courriel. Payable par chèque : Émettre à l ordre du Salon international des vins et spiritueux de Québec. Retournez votre paiement ainsi que les 5 pages de ce contrat avec vos initiales au bas de la page 5 Agora Communication a/s Salon international des vins et spiritueux de Québec 2600, boulevard Laurier, Tour de la Cité, bureau 835 Québec (Québec) G1V 4W2 Pour tout renseignement : T (229) Payable par carte de crédit : Visa Mastercard Retournez, par télécopieur au , les 5 pages de ce contrat avec vos initiales au bas de la page 5 Numéro de la carte : Date exp. : Nom du détenteur de la carte (caractères d imprimerie) : Signature du détenteur de la carte (obligatoire) : Émettre le reçu : À mon nom Au nom de mon entreprise Autre (spécifier svp) : Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 3

4 CONDITIONS GÉNÉRALES 1. La Direction pourra, à sa discrétion, changer les dates auxquelles le Salon doit avoir lieu. Toutes nouvelles dates communiquées à l Exposant seront substituées à celles prévues et feront partie intégrante de ce contrat. 2. Condition de validité : Le présent contrat ne saura être valide et exécutoire tant qu il n aura pas été signé par la Direction du Salon. Aucun amendement au dit contrat ne sera valide à moins d être signifié par écrit et signé par les parties aux présentes. La Direction se réserve le droit de refuser toute réservation d espace. Les conditions générales stipulées au présent contrat font partie intégrante dudit contrat. 3. Annulations a. Les annulations seront à la discrétion des deux parties. Cependant, aucun remboursement ne sera effectué. b. Si la Direction se voit forcée de décommander son exposition ou ne peut permettre à l Exposant de prendre possession de l espace qu il a loué pour des motifs hors de son contrôle (tels que guerre, feu, grève, désobéissance civile, conditions climatiques, lockout, désastre naturel ou autres), la Direction sera exonérée de tout blâme et de toute responsabilité. 4. L Exposant convient que la Direction a le droit de modifier la disposition des lieux et de déplacer un stand, quel qu il soit. Un avis de déplacement doit être signifié à l Exposant. 5. L Exposant convient que le déplacement éventuel du stand décrit aux présentes ne lui donne aucunement le droit d annuler sa participation au Salon ou de réclamer des dommages à la Direction. 6. L Exposant ne peut sous-louer, céder, ou partager en tout ou en partie l espace loué, représenter, faire de la publicité ou distribuer du matériel publicitaire pour les produits ou les services offerts par d autres firmes ou d autres personnes, à moins qu une autorisation écrite ne soit accordée par la Direction. 7. L Exposant convient de tenir à couvert et de relever la Direction de dommages, réclamations, de frais de jugements et de frais judiciaires résultant de la perte ou de dommages aux biens ainsi que de blessures ou du décès de personnes, relativement à l utilisation de l espace loué. 8. L Exposant devra fournir, sur demande, à la Direction, une preuve d assurance et ne pourra occuper l espace qu il a loué que sur présentation de cette preuve, le cas échéant. L Exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile de deux (2) millions de dollars. Cette assurance doit nommer le Salon comme assuré supplémentaire et comprendre une assurance tout risque des locataires et tout autre genre d assurance requis pour couvrir la participation de l Exposant au Salon. Telles assurances doivent valoir du début du jour d installation à la fin du jour de sortie stipulé dans ce contrat. 9. Si la totalité des sommes dues demeure impayée au 11 février 2011, la Direction se garde le droit d annuler le présent contrat en conservant les montants déjà versés et en utilisant l espace à sa discrétion, ou d imputer un intérêt de 24 % par année (2 % par mois) sur le montant en souffrance au 11 février Les procédures et règlements s appliquant aux exposants et qui sont inclus au Manuel de l Exposant font partie intégrante du contrat. Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 4

5 11. Les renseignements nécessaires à la rédaction du Répertoire des exposants seront fournis par l Exposant sous sa responsabilité et dans les délais demandés par la Direction. Cette dernière ne sera en aucun cas tenue pour responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire et pourra refuser l insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou au Salon. 12. Nul ne peut être admis au Salon sans présenter un titre émis ou reconnu par la Direction. Celle-ci se réserve le droit de refuser l entrée au Salon à qui que ce soit pour toute raison valable et d expulser toute personne dont le comportement justifierait selon elle une telle action. 13. Le Salon ne peut être tenu responsable d une quelconque utilisation par un Exposant d objets tangibles ou intangibles soumis à la loi des droits d auteur, ou qui constituent des marques de commerce ou des brevets ou tout autre type de propriété intellectuelle protégée par des droits spécifiques. À cet effet, le mot «utilisation» recouvre des termes aussi divers que «démonstration», «diffusion», «reproduction» ou «exposition», sans que cette liste soit exhaustive. Ledit Exposant convient de se porter garant du Salon et de ses mandataires et de prendre leur défense en cas de recours, poursuite et/ou réclamation à l encontre du Salon ou de ses mandataires, dans le cas où une ou plusieurs de ces actions résulteraient directement ou indirectement de l utilisation d objets ou de travaux mentionnés ci-dessus. 14. Le Salon se réserve le droit d enregistrer, photographier ou filmer tout stand ou exposant se trouvant sur les lieux du Salon pour quelque fin que ce soit. 15. L Exposant reconnait qu aucune représentation ne lui a été faite par le Salon quant aux performances anticipées et l achalandage présumé. 16. Aucune représentation ne devra être faite à l extérieur des stands. 17. L Exposant s engage à garder son stand ouvert avec un de ses représentants sur place, et ce pendant toutes les heures du Salon. À défaut, le Salon pourra expulser cet exposant sans autre délai ni avis, et ce sans dédommagement. 18. L Exposant assume la pleine responsabilité de tout dommage que lui ou ses représentants pourraient causer à la propriété de tiers, y compris celle de la Société du Centre des Congrès de Québec et des autres exposants. 19. Ce contrat est régi et interprété conformément aux lois de la province de Québec. 20. En effectuant cette transaction, l Exposant accepte les conditions du présent contrat, des conditions ci-incluses ainsi que tout document relatif au Salon. J affirme avoir lu et accepté l ensemble des conditions relatives au contrat : Initiales : Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Page 5

6 Demande de permis de réunion Remplir le formulaire en lettres moulées. Section 1 Identification du demandeur A Personne responsable de la demande Nom Prénom Année Mois Jour Date de naissance Adresse de correspondance (numéro, rue, appartement) OBLIGATOIRE Ville Code postal Adresse de courriel Téléphones Ind. rég. Résidence Ind. rég. Travail N de poste Ind. rég. Cellulaire Ind. rég. Télécopie B Pour qui faites-vous cette demande? Inclure les photocopies des documents exigés 1 Vous-même 2 Un groupe ou une association (exemple : événement familial) Préciser le nom du groupe ou de l association 3 Un organisme sans but lucratif légalement constitué Préciser le nom de l organisme Inscrire le N d entreprise du Québec (NEQ) Préciser le N d établissement 1 Un titulaire de permis permanent émis en vertu de la Loi sur les permis d alcool apparaissant sur le permis : 8 Autre, soit : 1 Fabricant 8 Représentant de fabricant 9 Cabane à sucre 3 Consul 4 Diplomate 5 Membre de l O.A.C.I. Préciser le nom : Section 2 Type de permis demandé A VENDRE B SERVIR des boissons alcooliques des boissons alcooliques Un droit d entrée est-il exigé? Non Oui Préciser le montant exigé : 15 Le permis de réunion pour servir $ autorise son titulaire à servir gratuitement des boissons alcooliques ou à Avez-vous l intention de réaliser des profits à l occasion de l événement? Oui Non permettre la consommation de Les profits de l événement seront utilisés pour : boissons alcooliques apportées par les participants à l événement. Votre organisme sans but lucratif légalement constitué Aucun droit d entrée ou Un autre organisme sans but lucratif légalement constitué (fournir copie de l entente) d admission ne peut être chargé pour l obtention d un tel permis. Aucun profit ne doit être réalisé à Préciser le nom de cet organisme Inscrire son N d entreprise du Québec (NEQ) l occasion de l événement. Section 3 Caractère de l événement 1 Familial 3 Sportif 4 Social 4 Culturel 5 Éducationnel Décrire l événement : Salon international des vins et spiritueux de Québec 2011 Inscrire le nombre de personnes attendues à l événement : Section 4 Description de l endroit où le permis sera exploité A Identification de l endroit et de la salle où a lieu l événement Inclure les photocopies des documents exigés Nom Centre des Congrès de Québec, Salle 400 Adresse complète (numéro, rue, local) 900 Boulevard René-Lévesque Est Ville Code postal Ind. rég. Québec (QC) G1R 2B5 Téléphone B Lieu où se tiendra l événement 1 Intérieur 2 Extérieur sur un terrain public 3 Extérieur sur un terrain privé Indiquer le nombre de points de vente ou de consommation : Est-ce que l événement se tiendra dans un endroit où Si oui, inscrire le N du permis d alcool un permis d alcool est en vigueur (ex. : restaurant, bar, etc.)? Oui Non ou le N de l établissement : Déclaration du propriétaire de la pièce ou du terrain où sera exploité le permis de réunion Je,, propriétaire de l endroit où (en lettres moulées) se tiendra l événement, déclare que l immeuble visé par la présente demande est conforme aux normes prescrites en matière de sécurité dans les édifices publics et que je suis détenteur d une police d assurance responsabilité en vigueur pour cet endroit. Section 5 Date de l événement Cocher ( ) la ou les dates de l événement Jour Date Joindre une annexe si requis Année Mois Mars signature Section 6 Déclaration de la personne responsable de la demande et signature Je déclare que je suis autorisé à déposer la présente demande, que les renseignements sont vrais, que les documents requis au dépôt de ma demande de permis de réunion ainsi que le paiement accompagnent le présent formulaire. Prénom et nom de la personne autorisée Signature Date (en lettres moulées) Année Mois Jour OBLIGATOIRE Section 7 Section réservée à la Régie des alcools, des courses et des jeux N de la demande Date RACJ-1060 (10/02)