Guide de numérisation d une réquisition d inscription sous seing privé ou notariée en brevet présentée au registre foncier

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1 Service en ligne de réquisition d inscription (SLRI) d une réquisition d inscription sous seing privé ou notariée en brevet présentée au registre foncier Version 2.2 novembre 2015

2 Contenu Mise en contexte 3 Formulaire 4 Exigences 5 Formulaire Document numérisé Numériseur Vérifications et motifs de refus 6 Glossaire 6 Version 2.2 novembre

3 Mise en contexte Le service en ligne de réquisition d inscription (SLRI), une interface Web favorisant et facilitant la transmission électronique de documents au registre foncier, est accessible depuis le 23 janvier 2012 aux professionnels qui font affaire avec le registre foncier. Depuis le 18 septembre 2014, il est obligatoire de préparer une demande d inscription en ligne pour présenter une réquisition d inscription au registre foncier. De plus, l entrée en vigueur de l article C.c.Q. le 16 octobre 2014, offre désormais la possibilité aux professionnels (notaires ou avocats) de présenter des documents sous seing privé ou notariés en brevet sur support électronique. Le présent guide est destiné à la clientèle professionnelle qui désire numériser des documents sous seing privé ou notariés en brevet afin d en requérir l inscription au registre foncier sur support électronique. Version 2.2 novembre

4 Formulaire Version 2.2 novembre

5 Exigences Formulaire 1. Le seul formulaire de documentation accepté pour accompagner une réquisition présentée par le SLRI est le formulaire fourni par la Direction générale du Registre foncier (art al. 2 RPF). 2. Tous les champs du formulaire doivent être remplis pour permettre à l Officier de la publicité foncière de faire la correspondance entre le formulaire de documentation et la réquisition d inscription. Précisions sur certains champs du formulaire : Type de réquisition d inscription : - s il s agit d un droit, précisez l une des natures contenues dans le document, par exemple vente, servitude, bail. Date et lieu de réception de la signature de la dernière partie : - Indiquez dans ce champ la date correspondante dans votre document; il ne s agit pas de la date de la dernière attestation. Numériseur utilisé : - consultez le manuel d instructions du numériseur, au besoin, pour en connaître la marque et le modèle. Logiciel de numérisation utilisé : - s il s agit du logiciel intégré au numériseur, cocher la case Par défaut. Sinon, cochez Autre et précisez le logiciel utilisé. 3. Le formulaire de documentation : doit être rempli sur support informatique et joint comme document additionnel lors de la transmission par voie électronique (art C.c.Q.; art RPF); ne doit pas être numérisé (art. 17 LCCJTI); est signé numériquement par le professionnel qui a procédé à la numérisation du document : sa seule signature suffit. Aucun formulaire signé de façon manuscrite n est accepté (art. 17 LCCJTI). Réquisition d inscription numérisée 1. Format acceptable : PDF/A. 2. Pages : toutes du même format, soit 8½ x 14 (légal) ou 8½ x 11 (lettre). 3. Taille maximale de chaque document (principal ou additionnel) : 5 megs. 4. Nombre de points par pouce (PPP) : minimum 200; maximum Numérisation recommandée : en noir et blanc. 6. Numérisation couleur, si requise : 256 couleurs maximum (8 bits). 7. Vérifications à faire : clarté, netteté, lisibilité, qualité de l image et intégrité du document (art. 33 RPF; art. 17 LCCJTI). Numériseur Le professionnel doit s assurer que le logiciel fourni avec le numériseur permet de numériser un document papier et de l enregistrer dans le format PDF/A, sans autre manipulation. Si le logiciel fourni ne permet pas de numériser et de sauvegarder en PDF/A, un logiciel qui permet de faire cette opération devra être installé. Le professionnel doit conserver le manuel d instructions du numériseur et du logiciel de numérisation utilisés, afin d obtenir les garanties que le procédé de transfert est censé offrir notamment au regard de l intégrité du document. L Officier se réserve le droit de récupérer les manuels sur demande (art. 17 LCCJTI). Version 2.2 novembre

6 Vérifications et motifs de refus 1. Sur réception, l Officier vérifie si le formulaire de documentation est complet. Si le formulaire est incomplet, la réquisition d inscription est refusée (art C.c.Q.). 2. Sur réception, l Officier s assure que le contenu du formulaire correspond au contenu de la réquisition d inscription présentée (type de réquisition, nom des parties, date et lieu de réception de la dernière signature). S il y a divergence, la réquisition d inscription est refusée (art C.c.Q.). 3. Sur réception, l Officier s assure que la dernière version accessible du formulaire est utilisée. Glossaire Réquisition d inscription Document présenté à l'officier de la publicité foncière afin d'obtenir l inscription d un droit, d un avis d adresse ou d une radiation sur le registre foncier. Ce document peut être l acte lui-même ou un extrait authentique de celui-ci, un sommaire qui résume le document ou encore, lorsque la loi le prévoit, un avis. La réquisition d inscription qui prend la forme d un acte notarié en brevet se termine par la signature du notaire instrumentant, tandis que celle d un acte sous seing privé se termine par la signature de la dernière attestation, ce qui exclut les documents qui les accompagnent. Exemples de réquisition d inscription : Subrogation : le prêt et la quittance forment ensemble la réquisition d inscription; Sommaire : seul le sommaire constitue la réquisition d inscription (le document résumé accompagne le sommaire); Avis cadastral et acte à inscrire : ce sont deux réquisitions d inscription distinctes. Document additionnel Format PDF/A Intégrité Document qui accompagne une réquisition d inscription (formulaire de documentation, plan, mandat d aide juridique, etc.). Format de fichier informatique. L utilisation du format PDF/A répond à une norme internationale, la norme ISO :2005 dont l objectif est d assurer la pérennité des documents. Le format PDF/A permet de conserver, de façon intégrale, l aspect original des documents. Intégrité d'un document assurée lorsqu'il est possible de vérifier que l'information n'en est pas altérée, qu'elle est maintenue dans son intégralité et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulues. Numérisation Transfert de l information que porte un document sur support papier vers un support faisant appel aux technologies de l information. Professionnel Notaire ou avocat qui a dressé un acte sous seing privé ou notarié en brevet et qui a procédé au transfert de l information du document source (papier) vers un support faisant appel aux technologies de l information (numérisation). Version 2.2 novembre

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