Sondage sur le climat. scolaire. Guide d utilisation à l attention des administratrices et des administrateurs

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1 Sondage sur le climat scolaire Guide d utilisation à l attention des administratrices et des administrateurs SONDAGE EN LIGNE

2 Table des matières Introduction...2 Instructions étape par étape à l intention des écoles pour utiliser l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire...3 a) Inscrire votre école...3 b) Activer vos sondages pour commencer la cueillette de données...3 c) Créer et demander votre rapport...5 Instructions étape par étape à l intention des conseils scolaires pour utiliser l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire et produire des rapports d ensemble...9 Pour joindre le soutien technique...12 Renseignements au sujet du rapport de données...13 Questions et réponses...14 Les premières étapes...14 Exigences relatives au sondage sur le climat scolaire...14 Inscription sur l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire...15 Réalisation des sondages...16 Rapports...18 Comparaison de données dans le temps...19 Sondages et rapports en français...20 Rapports d ensemble des conseils scolaires...20 Commentaires...21 Ressources pour appuyer la mise en œuvre et promouvoir un climat scolaire positif...22 Ministère de l Éducation 1

3 Introduction Un milieu scolaire sécuritaire, inclusif et tolérant est essentiel pour assurer le rendement et le bien-être des élèves. Les sondages sur le climat scolaire, effectués régulièrement et de manière anonyme, fournissent des données essentielles pour l élaboration des plans de prévention et d intervention en matière d intimidation et l intégration de stratégies visant à améliorer le climat scolaire dans les plans d amélioration des écoles. Ils permettent également d aider les écoles à prendre des décisions éclairées relativement aux programmes et ressources à utiliser pour aider à prévenir l intimidation et le harcèlement. Les conseils scolaires doivent réaliser des sondages anonymes sur le climat scolaire auprès de leurs élèves, des parents et du personnel au moins une fois tous les deux ans. 1 Afin de répondre aux besoins de leurs collectivités locales, les conseils jouissent d une certaine flexibilité en ce qui concerne la manière de réaliser le sondage, y compris la taille de l échantillon de la population interrogée. Les exemples de sondages sur le climat scolaire du ministère de l Éducation aideront les écoles et les conseils scolaires à satisfaire à ces obligations. Les sondages sont disponibles en différents formats, notamment : les versions en format Word qui peuvent être adaptées pour répondre aux besoins locaux. les versions en format PDF présentées aux élèves, aux parents et au personnel scolaire qui souhaitent remplir le sondage par écrit. Le sondage destiné aux parents est disponible en format PDF en 22 langues (y compris en anglais et en français). les versions en ligne qui permettent d utiliser une fonction de transmission des résultats et de produire des rapports présentant un sommaire des données. Pour accéder aux sondages en format Word et en PDF, veuillez visiter le site Web suivant : ou cliquez sur un sondage ci-dessous pour en voir la version PDF. Pour accéder à l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire, veuillez visiter le site Web suivant : 1 Paragraphe (2.1) de la Loi sur l Éducation telle que modifiée par la Loi de 2012 pour des écoles tolérantes et Note Politique/Programmes n o 145, Discipline progressive et promotion d un comportement positif chez les élèves Ministère de l Éducation 2

4 Instructions étape par étape à l intention des écoles pour utiliser l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire a) Inscrire votre école La première étape pour configurer le compte de votre école dans l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire du Ministère consiste à inscrire votre école et à demander un code d accès administrateur (CAA). Voici les étapes à suivre : 1. Rendez-vous sur le site 2. Cliquez sur le bouton correspondant à la langue de votre choix, soit «English» ou «Français». 3. Cliquez sur le lien «Cliquer ici pour accéder au portail destiné aux écoles et aux conseils» sous le bouton «Valider le code». 4. Saisissez le nom d utilisateur et le mot de passe tel que spécifié sous le titre Ouvrir une session. Nom de l utilisateur : climate Mot de passe : survey Cliquez sur le bouton «Ouvrir une session». 5. Entrez les renseignements demandés sous le titre Nouveaux utilisateurs : inscrivez-vous ici. Numéro d identification du conseil Numéro d identification de l école Prénom Nom Titre Adresse électronique Confirmer l adresse électronique Cliquez sur le bouton «Soumettre». Remarque : Après cette étape, un CAA sera envoyé par courriel à l adresse électronique indiquée ci-dessus. Votre école sera alors inscrite et votre compte sera activé. b) Activer vos sondages pour commencer la cueillette de données Remarque : une fois le CAA obtenu, vous devrez toujours répéter les étapes 1 à 4 décrites ci-dessus (notamment entrer le nom de l utilisateur et le mot de passe) à chaque fois que vous vous connectez, ceci pour des raisons de sécurité. 1. Répétez les étapes 1 à 4 telles que décrites ci-dessus. Ministère de l Éducation 3

5 2. Entrez votre CAA sous le titre Utilisateurs inscrits : saisissez votre code d accès administrateur (CAA). Cliquez sur le bouton «Soumettre». Remarque : Votre CAA aura le format suivant : lettre lettre chiffre - chiffre lettre lettre Par exemple : AA1-2BB 3. Utilisez l onglet Réglages des sondages pour activer les sondages que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur l option «Oui» à côté de chaque type de sondage que vous souhaitez activer. Cliquez sur «Mise à jour des statuts». À chaque type de sondage correspond un code d accès. Vous devez transmettre le code d accès aux répondantes et répondants au sondage (p. ex. élèves, parents, personnel scolaire). Veuillez vous reporter à la question Q16 de la section Questions et réponses pour connaître les quelques étapes que les répondantes et répondants doivent franchir pour accéder au sondage en ligne. 4. Fermez la banque de données du sondage quand vous êtes prêt à faire une demande de rapport : Cliquez sur l option «Non» pour désactiver un type de sondage. Cliquez sur le bouton «Mise à jour des statuts». Ministère de l Éducation 4

6 c) Créer et demander votre rapport Pour créer et demander votre rapport, cliquez sur l onglet Rapports et gestion. Au moyen de cet onglet, vous pouvez : Créer un rapport pour chaque type de sondage (parents, élèves, personnel scolaire) Sélectionner les options de production de rapport : o o Rapport complet : Cette option présente les réponses de tous les répondantes et répondants à toutes les questions. Rapport sur mesure : Cette option réduit la portée du rapport à un ensemble précis de questions. Par exemple, si vous choisissez le filtre pour la 4 e année, votre demande produira un rapport uniquement sur les sondages remplis par les élèves de 4 e année. Plus le nombre de filtres que vous appliquez est grand, plus la portée du rapport sera réduite. Produire un rapport en format PDF (défaut) et en format Excel (XLSX) : o o Rapport en format PDF : Ce choix produit un rapport sur un seul type de sondage, par exemple «rapport de la 4 e à la 6 e année». Le rapport peut porter sur l ensemble des questions ou sur un sous-ensemble précis. Rapport en format Excel : Le rapport en format Excel porte sur le même ensemble de données que le rapport en format PDF, mais il est présenté en format XLSX (c.-à-d. Excel 2007 ou version plus récente). Il est disponible pour les personnes qui connaissent très bien Excel et qui souhaitent effectuer une analyse des données plus approfondie. Le rapport n est plus disponible en format XLS (veuillez vous reporter à la question Q2). Les rapports que vous avez produits sont accessibles en ligne pour une période de 30 jours (après ce délai, vous pourrez produire les rapports à nouveau). Il est recommandé de sauvegarder les rapports sur votre ordinateur Vous pouvez sauvegarder les gabarits de rapport pour les réutiliser plus tard (veuillez vous reporter à la question Q33). Ministère de l Éducation 5

7 Produire un rapport complet 1. Cliquez sur l onglet Rapports et gestion. 2. Cliquez sur le bouton correspondant au type de sondage sur lequel vous souhaitez obtenir un rapport. 3. Au besoin, changez les valeurs par défaut des champs Nom du rapport, Envoyer un courriel à et Incl. fichier XLSX (en plus de la version PDF). 4. Cliquez sur le bouton «Créer une demande». 5. La page suivante présente le titre du rapport (p. ex., de la 4 e à la 6 e année) et le nombre de sondages qui correspondent à la demande. Vous pouvez maintenant demander le rapport, revenir en arrière pour modifier la demande ou supprimer la demande en cliquant sur le bouton approprié. 6. Après avoir produit votre rapport, le système vous fait parvenir un courriel contenant un lien vous permettant de le télécharger. Il est recommandé de sauvegarder le rapport sur votre ordinateur. Le rapport sera disponible en ligne seulement pendant une période de 30 jours. Si vous avez sélectionné l option pour inclure le rapport en format Excel, il sera ajouté au courriel en pièce jointe. Ministère de l Éducation 6

8 Produire un rapport sur mesure 1. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en sélectionnant les filtres démographiques appropriés : a. Année b. Sexe c. A vécu au Canada 2. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en sélectionnant les filtres de données par période : a. Date à partir de et Date jusqu à (pas de restrictions au niveau du format) b. Heure : à partir de et Heure : jusqu à (format : HH:MM. Par exemple : 09:15 ou 15:30). 3. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en choisissant jusqu à quatre filtres «question/réponse». Ministère de l Éducation 7

9 4. Cliquez sur le bouton «Créer la demande». 5. La page suivante présente le titre du rapport et le nombre de sondages qui correspondent à la demande. Vous pouvez maintenant demander le rapport, revenir en arrière pour modifier la demande ou supprimer la demande en cliquant sur le bouton approprié. 6. Après avoir produit votre rapport, le système vous fait parvenir un courriel contenant un lien vous permettant de le télécharger. Il est recommandé de sauvegarder le rapport sur votre ordinateur. Le rapport sera disponible en ligne seulement pendant une période de 30 jours. Si vous avez sélectionné l option pour inclure le rapport en format Excel, il sera ajouté au courriel en pièce jointe. Ministère de l Éducation 8

10 Instructions étape par étape à l intention des conseils scolaires pour utiliser l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire et produire des rapports d ensemble La première étape pour configurer le compte de votre conseil scolaire dans l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire du Ministère consiste à demander un code d accès administrateur (CAA). Étapes à suivre : 1. Envoyez un courriel avec votre nom et votre titre, vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse électronique) et le nom de votre conseil scolaire à l adresse Le CAA de votre conseil scolaire vous sera envoyé par courriel dans les jours qui suivent. Une fois le CAA obtenu, veuillez suivre les instructions ci-dessous. 2. Rendez-vous sur le site 3. Cliquez sur le bouton correspondant à la langue de votre choix, soit «English» ou «Français». 4. Cliquez sur le lien «Cliquer ici pour accéder au portail destiné aux écoles et aux conseils» sous le bouton «Valider le code». 5. Saisissez le nom d utilisateur et le mot de passe tel qu indiqué sous le titre Ouvrir une session. Nom de l utilisateur : climate Mot de passe : survey Cliquez sur le bouton «Ouvrir une session». 6. Entrez votre CAA sous le titre Utilisateurs inscrits : saisissez votre code d accès administrateur (CAA). Cliquez sur le bouton «Soumettre». 7. Pour créer et demander votre rapport, cliquez sur l onglet Rapports et gestion. Ministère de l Éducation 9

11 8. Cliquez sur le bouton correspondant au type de sondage sur lequel vous souhaitez obtenir un rapport. 9. Sélectionnez une ou plusieurs écoles sur lesquelles portera le rapport. 10. Au besoin, changez les valeurs par défaut des champs Nom du rapport, Envoyer un courriel à et Incl. fichier XLSX (en plus de la version PDF). 11. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en sélectionnant les filtres démographiques appropriés : a. Année b. Sexe c. A vécu au Canada 12. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en sélectionnant les filtres de données par période : a. Date à partir de et Date jusqu à (pas de restrictions au niveau du format) Ministère de l Éducation 10

12 b. Heure : à partir de et Heure : jusqu à (format : HH:MM. Par exemple : 09:15 ou 15:30). 13. Affinez votre recherche de sondages selon un ensemble de critères en choisissant jusqu à quatre filtres «question/réponse». 14. Cliquez sur le bouton «Créer la demande». 15. La page suivante présente le titre du rapport et le nombre de sondages qui correspondent à la demande. Vous pouvez maintenant demander le rapport, revenir en arrière pour modifier la demande ou supprimer la demande en cliquant sur le bouton approprié. 16. Après avoir produit votre rapport, le système vous fait parvenir un courriel contenant un lien vous permettant de le télécharger. Il est recommandé de sauvegarder le rapport sur votre ordinateur. Le rapport sera disponible en ligne seulement pendant une période de 30 jours. Si vous avez sélectionné l option pour inclure le rapport en format Excel, il sera ajouté au courriel en pièce jointe. Ministère de l Éducation 11

13 Pour joindre le soutien technique Soutien à la mise en œuvre : Soutien technique (p. ex., mise à jour de l adresse électronique de l administratrice ou de l administrateur, difficultés pour inscrire votre école) Rapports d ensemble des conseils scolaires obtenir le code d accès administrateur (CAA) Commentaires sur l outil en ligne , poste 6 Ministère de l Éducation 12

14 Renseignements au sujet du rapport de données Le rapport reflète le format du sondage. La page couverture présente les renseignements suivants : - Nom de l école/conseil scolaire - Nombre de sondages inclus dans le rapport et nombre total de sondages dans le groupe - Date - Titre et type du rapport (p. ex., de la 4 e à la 6 e année, de la 7 e à la 12 e année, parents, personnel scolaire) - Le nombre de rapports correspondant à vos critères (si vous avez demandé un rapport sur mesure) Au bas de la page couverture, on retrouve un exemple de question accompagné d une explication sur la façon de lire les données fournies. Sur la seconde page du rapport, on retrouve la première page du sondage sur le climat scolaire (voir exemple ci-dessous). Ministère de l Éducation 13

15 Questions et réponses Les premières étapes Q1. Quelles sont les fonctionnalités disponibles? R. L outil en ligne est un outil convivial qui peut s adapter aux besoins locaux. Il aide les écoles et les conseils scolaires à : Créer des rapports de différents types (de la 4 e à la 6 e année, de la 7 e à la 12 e année, parents, personnel scolaire). Consulter les données dans un format accessible (les rapports en format PDF reflètent le format des sondages). Créer un rapport complet (incluant toutes les réponses de tous les répondantes et répondants) OU un rapport sur mesure (personnalisé selon une période de temps, des questions données, le sexe des répondantes et répondants ou autres critères). Consulter les données du rapport en format Excel pour être en mesure d effectuer une analyse plus approfondie. Format Excel : Cette option est offerte pour permettre de faire des analyses plus détaillées. On peut la demander dans le cadre d un rapport complet ou sur mesure. Le lien vers le rapport en format PDF que vous recevrez par courriel sera accompagné du rapport en format Excel sous forme de pièce jointe. Il s agit d un fichier de format XLSX. Q2. Quels outils technologiques peut-on utiliser pour consulter un rapport en format Excel? R. L utilisateur doit posséder le logiciel Excel de version 2007 ou une version plus récente, ou il doit utiliser un outil de conversion. Par exemple, Chrome (le fureteur de Google) peut ouvrir un fichier en format XLSX. Microsoft offre également un module de compatibilité qui permet d ouvrir des fichiers Word, Excel ou PowerPoint de version plus récente. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site : Q3. J aimerais examiner le sondage avant que les élèves/les membres du personnel scolaire/les parents n y répondent en ligne. Où puis-je en obtenir un exemplaire? R. Vous trouverez des liens vers les sondages en version PDF et Word à la page 2 du présent guide, ainsi que sur le site Web du Ministère à l adresse : Exigences relatives au sondage sur le climat scolaire Q4. Quelles sont les exigences juridiques et des politiques relatives aux sondages sur le climat scolaire? R. Le paragraphe (2.1) de la Loi sur l éducation et la note Politique/Programmes (NPP) nº145, Discipline progressive et promotion d un comportement positif chez les Ministère de l Éducation 14

16 élèves, exigent des conseils scolaires qu ils réalisent des sondages sur le climat scolaire auprès des élèves, des parents et du personnel de manière anonyme, au moins une fois tous les deux ans. Conformément à la NPP 145, les conseils scolaires doivent inclure dans leurs sondages des questions sur l intimidation ou le harcèlement lié à l orientation sexuelle, l identité sexuelle et l expression sexuelle, ainsi que des questions sur le harcèlement sexuel. Q5. Que doivent faire les conseils scolaires avec les résultats des sondages? R. Les conseils scolaires doivent exiger des écoles qu elles communiquent les résultats des sondages sur le climat scolaire à leurs équipes pour la sécurité et la tolérance dans les écoles et qu elles intègrent à leurs plans d amélioration des stratégies visant à améliorer le climat scolaire en ce qui a trait aux problèmes mis en lumière dans ces sondages. Q6. Informe-t-on les parents lorsque l école réalise un sondage auprès de leurs enfants? R. Oui. Les conseils scolaires ont la responsabilité d informer les parents que la participation à ces sondages est volontaire et qu ils peuvent choisir de ne pas faire participer leurs enfants. Q7. Les sondages sont-ils anonymes? R. Oui. Les conseils scolaires ne doivent pas recueillir le nom de la répondante ou du répondant ni tout nombre, symbole ou autre caractéristique permettant d identifier cette personne, en vertu du paragraphe (2.2) de la Loi sur l éducation. Les conseils scolaires devraient consulter leur conseillère ou conseiller juridique, ainsi que leur coordonnatrice ou coordonnateur de l accès à l information, afin de s assurer qu ils assument leurs responsabilités légales. Inscription sur l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire Q8. Comment faire pour inscrire mon école? R. Pour inscrire votre école, veuillez suivre les instructions de la page 3. Q9. Que faire en cas de problèmes au moment de l inscription? Existe-t-il un service de soutien technique? R. Oui. Veuillez envoyer un courriel à ou composer le , poste 6 pour joindre le soutien technique. Les coordonnées du soutien technique figurent aussi sur le site Web de l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire à l adresse Q10. Où puis-je trouver le numéro d identification de mon conseil scolaire ou de mon école? R. Tous les numéros d identification des conseils scolaires et des écoles figurent sur le site du Ministère à l adresse : Ministère de l Éducation 15

17 Q11. Où puis-je trouver les codes de sondage pour les élèves/parents/membres du personnel scolaire? R. Pour connaître les codes de sondage, veuillez suivre les instructions de la page 4. Q12. Pourquoi est-il nécessaire d avoir des codes de sondage? R. Les codes de sondage sont nécessaires en vue de protéger la confidentialité des renseignements et données relatives à votre école ou à votre conseil scolaire. À chaque type de sondage (de la 4 e à la 6 e année, de la 7 e à la 12 e année, parents, personnel scolaire) est associé un code unique. Q13. Où puis-je trouver mon code d accès administrateur (CAA)? R. Pour obtenir un code d accès administrateur, veuillez suivre les instructions de la page 3. Q14. Mon école est déjà inscrite, mais je n arrive pas à trouver notre code d accès administrateur (CAA). Puis-je réinscrire mon école? R. Non. Chaque école ne peut s inscrire qu une seule fois, mais si vous contactez le soutien technique et fournissez le numéro d identification de votre conseil scolaire et de votre école, on vous fera parvenir votre CAA. Veuillez communiquer par courriel à l adresse Q15. M est-il possible de changer l adresse électronique spécifiée par la précédente administratrice ou le précédent administrateur au moment où elle ou il a inscrit l école? R. Oui. Vous pouvez recevoir les rapports à l adresse électronique de votre choix. Le système de production de rapports envoie un courriel avec un lien vers le rapport en format PDF à l adresse que vous indiquez. Si vous avez sélectionné l option pour inclure le format Excel, il sera ajouté au courriel en pièce jointe. Si vous souhaitez changer définitivement l adresse électronique utilisée par défaut, veuillez communiquer par courriel avec le soutien technique pour mettre à jour l information : Réalisation des sondages Q16. Quelles directives doit-on fournir aux répondantes et répondants au sondage? R. Vous pouvez communiquer les directives suivantes aux répondantes et répondants au sondage : Ministère de l Éducation 16

18 1) Rendez-vous sur le site : 2) Cliquez sur le bouton correspondant à la langue choisie, soit «English» ou «Français». 3) Entrez le code de sondage et cliquez sur le bouton «Valider le code». 4) Suivez les directives du sondage. Q17. Les élèves/parents/membres du personnel scolaire peuvent-ils sauvegarder leur sondage? R. Non, il n est pas possible de sauvegarder son sondage. Q18. Est-il possible de répondre au sondage de chez soi? R. Tout sondage peut se faire à partir de n importe quel ordinateur équipé d un navigateur Web et disposant d une connexion Internet. Q19. De combien de temps les élèves/parents/membres du personnel scolaire disposent-ils pour répondre au sondage? R. En tant qu administratrice ou administrateur de sondage, vous pouvez établir le temps alloué pour y répondre. La base de données du sondage peut demeurer ouverte et accepter les réponses aussi longtemps que vous le souhaitez (une heure, une journée, une semaine, etc.). Lorsque vous sélectionnez «Oui» pour activer les codes de sondage, les données seront collectées jusqu à ce que vous reveniez au menu, cliquiez sur «Non», «mise à jour des statuts» puis sur le bouton «Demande de rapport».la banque de données sera alors fermée et les données enregistrées apparaîtront dans le rapport que vous sélectionnerez (rapport complet ou rapport sur mesure). Q20. Les élèves peuvent-ils sauter des questions lorsqu ils répondent au sondage? Dans l affirmative, cela faussera-t-il les résultats? R. S ils le souhaitent, les élèves peuvent s abstenir de répondre à certaines questions. Ceci ne faussera pas les résultats. Toutes les données figurant dans les rapports sont présentées sous forme de pourcentage relativement au nombre de personnes qui ont répondu à chaque question. Q21. Les élèves peuvent-ils revenir sur une question après avoir cliqué sur le bouton «Suite»? R. Oui. Les élèves peuvent revenir en arrière pour changer une réponse ou répondre à une question qu ils avaient sautée. Q22. L outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire est-il offert dans d autres langues? R. Non. Pour le moment, les deux langues disponibles sont le français et l anglais. Ministère de l Éducation 17

19 Q23. La version PDF du sondage à l intention des parents est-elle offerte dans d autres langues? R. Oui. Le sondage à l intention des parents est disponible dans 22 différentes langues (y compris en anglais et en français) en format PDF (copie papier) à l adresse : Rapports Q24. Comment se présentent les rapports présentant les données? R. Il existe deux types de rapports. Dans les deux cas, le rapport se présente sous la forme d un document PDF et l apparence du rapport reflète le format du sondage. Vous avez le choix entre les deux options suivantes : 1) Rapport complet ce rapport fournira les données agrégées de tous les sondages remplis (p. ex., par les élèves de la 4 e à la 6 e année, ou par le personnel scolaire). 2) Rapport sur mesure ce rapport fournit les données agrégées en fonction des critères retenus (p. ex., sondages remplis par les filles + de 5 e année + ayant répondu à la question 5b). Dans ce cas, le rapport n inclut que les sondages correspondant aux filtres sélectionnés. Format Excel : Outre le format PDF, il est possible de recevoir un document en format Excel. Cette option est offerte pour permettre de faire des analyses plus approfondies. Le document Excel peut être joint à un rapport complet ou sur mesure. Q25. Qu est-ce qu un rapport sur mesure? R. Il est possible de personnaliser un rapport en choisissant des filtres. Par exemple, vous pourriez sélectionner une année scolaire ET une question en particulier dans le sondage avant de demander le rapport (veuillez suivre les instructions de la page 5). Q26. Puis-je utiliser des filtres pour personnaliser tous les rapports de sondage, y compris ceux remplis par les parents et par le personnel scolaire? R. Oui. Tous les rapports peuvent être personnalisés. Q27. Comment puis-je obtenir le rapport des données? R. Lorsque les élèves/parents/membres du personnel scolaire auront terminé de remplir le sondage, retournez sur le site de l outil de Sondage en ligne sur le climat scolaire, cliquez sur «Cliquer ici pour accéder au portail destiné aux écoles et aux conseils», puis connectez-vous à l aide de votre CAA et cliquez sur l onglet «Rapports et gestion». Veuillez suivre les instructions de la page 5. Q28. À qui est envoyé le rapport et combien de temps cela prend-il? R. Un courriel sera envoyé à l adresse électronique qui figure au dossier, à moins que vous n ayez fourni une autre adresse électronique au moment de la création du rapport (veuillez vous reporter à la question Q15). Le courriel contiendra un lien permettant de Ministère de l Éducation 18

20 télécharger le rapport. Il est possible que vous deviez attendre environ une heure avant de recevoir le courriel, ou plus longtemps si le système est occupé. Q29. Pourquoi ne pas joindre le rapport au courriel? R. Certains systèmes de messagerie électronique risquent de rejeter les rapports en format PDF en raison de leur taille importante. Q30. Pendant combien de temps le rapport restera-t-il disponible en ligne? R. Le lien que vous avez reçu par courriel vous permettra d accéder au rapport en ligne pendant une période de 30 jours. Il est recommandé de sauvegarder le rapport sur votre ordinateur. Si vous n avez pas sauvegardé le rapport au cours de ces 30 jours, il vous faudra le produire à nouveau (c.-à-d., en utilisant l outil en ligne pour faire une nouvelle demande de rapport). Q31. Comment sauvegarder le rapport? R. Lorsque vous cliquez sur le lien que vous avez reçu, le rapport s ouvrira dans la fenêtre de votre navigateur et vous pourrez le sauvegarder. Il se peut également que votre navigateur le télécharge automatiquement sur votre ordinateur, selon sa configuration. Q32. Qu arrive-t-il aux données si je ne sauvegarde pas le rapport? R. Les données sont conservées dans la base de données, et vous pouvez produire un nouveau rapport au moment de votre choix. Remarque : Le rapport que vous recevez s appuie sur les données collectées au moment de la demande de production de rapport. Donc, en cours de cueillette de données de sondage, chaque rapport que vous produisez peut donner des résultats différents. Q33. Si je choisis l option de produire un rapport sur mesure, puis-je le sauvegarder en tant que gabarit et l utiliser de nouveau pour produire un rapport? R. Oui. Un gabarit de rapport sur mesure peut être sauvegardé (sans données de sondage) pour être réutilisé. On vous offrira l option de sauvegarder le gabarit avant de cliquer sur le bouton «Créer la demande». Comparaison de données dans le temps Q34. Comment comparer les données de mon école dans le temps (p. ex., deux fois par an ou chaque année)? Ministère de l Éducation 19

21 R. Il est préférable d utiliser la même période de temps à chaque production de rapport (p. ex., chaque année, de septembre à mai, pour comparer les années scolaires entre elles). Veuillez suivre les instructions étape par étape de la page 7. Q35. Existe-t-il un guide pour m aider à comprendre le rapport? R. Oui. On retrouve des explications au bas de la page couverture du rapport en format PDF que vous avez reçu. Veuillez consulter la page 13. Sondages et rapports en français Q36. Qu arrive-t-il si les répondantes et répondants au sondage en ligne répondent en français et en anglais? Les deux séries de résultats seront-elles compilées en un seul rapport ou cela donnera-t-il lieu à la production d un rapport en français et d un rapport en anglais? R. Peu importe la langue utilisée pour répondre au sondage, les réponses aux questions à choix multiples sont enregistrées selon un mode bilingue. En ce qui concerne le texte des réponses aux questions ouvertes, il sera enregistré tel quel sans la traduction. Toutes les réponses textuelles sont incluses dans les rapports, sans égard à la langue (c est-à-dire qu un rapport produit en français pourra inclure le texte de réponses fournies en anglais et inversement). Rapports d ensemble des conseils scolaires Q37. Les données des écoles peuvent-elles être transmises à l échelon du conseil scolaire de manière à ce que le conseil scolaire puisse produire un rapport compilant l ensemble des données? R. Oui. L outil en ligne offre une fonction permettant de transmettre les données au conseil scolaire. Un conseil scolaire peut choisir de produire des rapports portant sur une ou plusieurs écoles. Q38. Un conseil scolaire peut-il utiliser des filtres pour produire un rapport sur mesure? R. Oui. Les conseils scolaires peuvent personnaliser les rapports en choisissant des filtres, notamment le nombre d écoles à inclure dans le rapport. Par exemple, un conseil scolaire peut convenir d un sous-ensemble d écoles, puis choisir une année scolaire ET une question en particulier dans le sondage avant de demander le rapport (veuillez suivre les instructions de la page 9). Q39. Les conseils scolaires peuvent-ils personnaliser tous les rapports de sondage, y compris ceux remplis par les parents et par le personnel scolaire? R. Oui. Tous les rapports peuvent être personnalisés au moyen de l outil en ligne. Ministère de l Éducation 20

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