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Lionel Raymond
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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Filomena AMARANTIDIS Remplace la version du : Motif d actualisation : engagement auxiliaire 2. Identification du poste Département : SANTE ACTION SOCIALE Service : Assurances sociales et hébergement Entité (division, secteur, établissement, office ) : Section sociale, Bureau Hébergement et Hospitalisation N de poste : 601 Intitulé du poste dans l entité : gestionnaire de dossiers de référence N emploi-type : Libellé : Gestionnaire de dossiers de référence Chaîne : 347 Niveau : 7 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Gérer les demandes d aide LASV de personnes nécessitant des soins en situation de «population vulnérable» Gérer les démarches de récupération d aides remboursables dans les successions de personnes aidées par le SASH En l'absence ou en appui ponctuel à la gestionnaire de dossiers concernée, gérer les dépassements de courtséjours LAPRAMS 4. Traiter les demandes de prise en charge de frais funéraires de personnes indigentes décédées en EMS 5. Valider les encaisements de toutes les recettes en matière d'aides financières (restitutions, remb. d'avances etc.) 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : l'adjoint administratif pour une partie des tâches Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Gérer les demandes d aide LASV de personnes nécessitant des soins en situation de «population vulnérable» 70% 1.1. Recevoir les demandes de garanties et les avis pro-formas des établissements. 1.2 Constituer le dossier, effectuer les enquêtes complémentaires, effectuer les contacts téléphoniques et, plus exceptionnellement, recevoir des clients Rédiger, imprimer, envoyer, coder en vue du scannage et classer le courrier Préparer la garantie, la saisir dans PROGRES, l imprimer, la faire valider par l'adjoint, l envoyer, la digitaliser et la classer Au moyen de l interface de traitement des factures en format xml ou de manière manuelle, recevoir, contrôler, comptabiliser et remettre les factures à l adjoint administratif pour paiement Suivre la gestion des débiteurs s étant engagés à rembourser les aides reçues 1.7. Tant pour l aide LASV «hébergement» que «hospitalisation», préparer et contrôler la refacturation aux instances cantonales ou fédérales 1.8. Participer aux séances en lien avec les Convention SASH/CHUV/FHV «Populations vulnérables» et bien maîtriser son application 1.9. Compléter le tableau de bord des demandes d'aide et des dépenses en matière de prisye en charge de frais d'hospitalisation. Gestion des factures de soins des personnes NEM Maîtriser l'enregistrement des factures dans le progiciel Pro Concept (PCS), ainsi que la recherche dans la base Asylum Réceptionner les factures papier et les contrôler Compléter leur enregistrement par les données ad hoc Préparer leur paiement dans le progiciel PCS Effectuer le monitoring trimestriel des dépenses de soins des personnes NEM, à l'intention du SPOP 1.15 Réceptionner, contrôler et faire payer les décomptes mensuels facturés par le CHUV et la PMU dans le cadre du flux no 5 de la Convention CHUV-SASH 2. Gérer les démarches de récupération d aides remboursables dans les successions de personnes aidées par le SASH 15% 2.1 Tenir à jour les fichiers informatiques du DSAS s agissant des aides remboursables LASV ou LAPRAMS 2.2. Produire nos créances remboursables auprès des Greffes de paix lors du décès des bénéficiaires, dans le cadre de la prescription légale Intervenir dans les successions concernées, conformément aux procédures ad hoc 2.4. Répondre aux Greffes de paix qui sollicitent spontanément le SASH 2.5. Enregistrer et faire comptabiliser dans les fichiers informatiques du DSAS les montants récupérés 3. En l'absence ou en appui ponctuel à la gestionnaire de dossiers concernée, gérer les dépassements de court-séjours LAPRAMS 5% 3.1. recevoir et enregistrer les demandes de dépassement 3.2. gérer les demandes renseignements aux offices d impôt et effectuer les enquêtes et contacts complémentaires 3.3 une fois la réponse donnée par l'assistant social concerné, l'enregistrer et l'envoyer à l organe demandeur, faire scanner, et classer les documents 4. Traiter les demandes de prise en charge de frais funéraires de personnes indigentes décédées en EMS 5% Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 Conformément à la procédure et aux normes de la LASV/R 5. Valider les encaisements de toutes les recettes en matière d'aides financières (restitutions, remb. d'avances etc.) 5% 5.1 Réceptionner tous les avis de crédit correspondant aux encaissements préparés par les gestionnaires de dossiers 5.2. Tenir à jour la liste Excel des factures débiteurs 5.3. Valider l'encaissement dans PROGRES 5.4. Centraliser les recherches de montants restant à encaisser Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC employé de commerce ou Titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre Notions générales en assurances sociales 8.3. Expérience professionnelle Domaine Pratique professionnelle en tant qu'employé de commerce ou emploi équivalent Nbre d années 6 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Connaissance des diverses lois, conventions et régimes sociaux en rapport avec le poste Familiarisé avec la gestion administrative informatisée 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) S'agissant de vos tâches, vous participez à la formation-métier des apprentis du SASH 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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