Fourniture, livraison, installation et maintenance d imprimantes multifonctions au siège de la Communauté d Agglomération de Tulle

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1 MARCHÉ DE FOURNITURES de Pôle d impression CAHIER CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES ET REGLEMENT DE CONSULTATION. Fourniture, livraison, installation et maintenance d imprimantes multifonctions au siège de la Communauté d Agglomération de Tulle Maitre d Ouvrage : Communauté d Agglomération de Tulle Rue Sylvain Combes TULLE Objet de la Consultation : Mise en place de 3 imprimantes multifonctions au siège de Tulle Agglo. Marché public de fournitures passé selon une procédure adaptée en application des articles 26 et 28 du Code des Marchés Publics (Décret n du 1er août 2006) Personne habilité à donner les renseignements prévus à l article 109 du Code des Marchés Publics : Monsieur le Président de la Communauté d Agglomération de Tulle Ordonnateur : Monsieur le Président de la Communauté d Agglomération de Tulle Comptable public assignataire des paiements : Comptable de la Direction Départementale des Finances Publiques Cité administrative Jean Montalat Place Martial Brigouleix BP TULLE Date et heure limites de remise des offres : le 19 Juin 2014 à 12 h Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 1

2 SOMMAIRE 1 ARTICLE 1 : Objet de la consultation et dispositions générales... 3 Objet... 3 Contexte... 3 Présentation du nouveau bâtiment rue Sylvain Combes à Tulle Article 2 Nature des prestations demandées... 5 Descriptif de la prestation... 5 Attente de la collectivité ARTICLE 3 : Contraintes... 6 Contraintes techniques... 6 Adéquation impérative entre toutes les solutions proposés Installation et documentation... 7 Installation... 7 Documentation Maintenance ARTICLE 8 : Validation du marché ARTICLE 9 : Modalités d exécution et de livraison ARTICLE 10 : Mise en œuvre et garantie Cadre de réponse CRITERES DE CHOIX Conditions particulières Modalités de paiement Avance forfaitaire Contenu et présentation de la proposition Prix Résiliation, modifications, litiges Attestation sur l honneur Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 2

3 1 ARTICLE 1 : Objet de la consultation et dispositions générales Objet Le présent cahier des charges concerne l installation et la livraison de 4 imprimantes multifonctions au siège de Tulle Agglo. L objectif est d installer et de remettre à plat les processus d impression suite au déménagement au sein du nouveau bâtiment Rue Sylvain Combes à Tulle. Le titulaire intègrera dans son offre l installation des quatre imprimantes et la remise en place sur tous les postes du siège des imprimantes disponibles pour les utilisateurs. Le marché se découpera en deux lots : - Lot 1 fourniture de 2 imprimantes pour début Août Lot 2 : fourniture d une imprimante pour Novembre 2014 après le déménagement du service collecte des déchets sur le site de Naves. Contexte La communauté d Agglomération de Tulle a déménagé dans un bâtiment plus conforme à ses besoins en janvier Après 4 mois de fonctionnement il apparait qu une remise à plat du processus d impression est nécessaire. Il y a actuellement 6 pôles d impression repartie sur 3 étages dont un qui est arrivé au terme du contrat, un pôle qui est hors service et un autre qui doit être déplacé sur le nouveau site de Naves (19). Il y a donc potentiellement 3 locations de pôle d impression possible. Présentation du nouveau bâtiment rue Sylvain Combes à Tulle Le bâtiment est découpé en trois étages. Au premier se trouve deux pôles d impression. Un premier situé à l accueil via une Kyocera TASKalfa 6500i avec un contrat en cours. Puis une Triumph Adler CD 1325_DC 2325 qui est arrivé au terme de son contrat couplet à une HP 2800 pour faire de la couleur et qu il convient de remplacer. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 3

4 Cette imprimante servira au service spanc et voirie elle devra faire du noir et blanc et de la couleur à une vitesse de 60 pages minutes,1 bac papier entête, 1 bac A3, 1 bac grand capacité, possible 4 bac ; elle sera le seul pôle d impression couleur de tout le RDC. Au premier étage deux imprimantes sont présentes. Une 7120 qui a un contrat en cours et qui est situé au milieu de l étage son contrat est en cours. Sa situation devra être modifiée pour être déplacée dans l aile du pôle service à la population. Il existe aussi une Develop ineo+ 364 qui a un contrat en cours. Il conviendra de la déplacer au centre de l étage à la place de l actuel Enfin il conviendra de proposer une solution d impression pour le service compta. Ce service effectue des scans et des impressions noir et blanc prioritairement (A4/A3) 1 bac papier entête, 1 bac A3, 1 bac grand capacité, possible 4 bac. Une impression noir et blanc à une vitesse de 60 pages minutes serait nécessaire. Enfin au troisième étage il existe un pôle d impression côté service ressources Humaines sous la forme d une Xerox Cette imprimante sera déplacée sur le site de Naves au 1 octobre. Il conviendra de proposé dans le lot 2 son remplacement. Cette imprimante disposera des mêmes fonctionnalités que l imprimante du service spanc Le pôle d impression côté communication restera à acquérir plus tard. Tableau récapitulatif des demandes Imprimantes Position Contrat en cours Caractéristiques Mouvements Type d IMP + option RDC 1 Kyocera Rdc centre 01/02/2013 au 31/01/2018 N/B 65 pages minutes 4 bac ( A4 A3 + 2 bacs grande capacité Reste en place Mise en place des bacs de réception 2 CD 1325_DC 2325 Bureau du spanc 28/08/2008 au 10/09/2013 N/B 20 pages minutes 3 bac (2 A4 grand capacité A3 + 2 bacs À remplacer N/B + couleur A4 A3 4 bacs (A4 A3 2 A4 grande capacité)mod ule de sortie scanner Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 4

5 Imprimantes Position Contrat en cours Caractéristiques Mouvements Type d IMP + option 1 étage 3 Ineo Develop Bureau /02/2013 Au 31/01/2018 N/B + couleur 36 pages minutes 4 bacs (A4 A3 + 2 bacs grande capacité) Déplacemen t au centre de l étage 4 xerox 7120 Au centre de l étage 08/12/2011 Au 08/03/2017 N/B + couleur 20 pages minutes 4 bacs (A4 A3 + 2 bacs grande capacité) Déplacemen t dans l aile *Service à la personne 5 Service compta N/B A4 A3 4 bacs (A4 A3 2 A4 grande capacité) plus module de sortie et scanner 2 ème Étage 6 copieur xerox 7435 Palier RH 01/07/2010 au 01/09/2015 N/B + couleur 35 pages minutes 4 bacs ( A4 A3 + 2 bacs grande capacité) Déplacemen t au 30 octobre vers le centre technique de naves N/B B + couleur A4 A3 4 bacs (A4 A3 2 A4 grande capacité) plus module de sortie et scanner 2 Article 2 Nature des prestations demandées Descriptif de la prestation La prestation comprend l installation et la mise en place de 4 imprimantes multi facturation. La prestation comprend aussi la remise à plat complète des imprimantes installées sur les postes. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 5

6 Ainsi le prestataire s engage à déployer les nouvelles imprimantes via le serveur d impression de TulleAgglo. Il s engage aussi à renommer et supprimer sur chaque poste via une GPO les imprimantes étant retirées, renommées ou devant être mises à jour. Ainsi à la fin de la prestation chaque utilisateur devra avoir une liste d imprimante à jour sur son poste avec des dénominateurs précis pour chaque imprimante. Exemple : IMP-RDC-Acceuil Imp-1étage-centre La prestation ne sera effective que lorsque chaque poste du parc sera dûment installé. La prestation pourra s effectuer sur une à plusieurs journées tout en gardant une nécessaire continuité de service. Attente de la collectivité La collectivité attend de la société qui remportera le marché un professionnalisme et un engagement fort en matière d expertise et de diagnostic de l existant. La société devra déployer ces solutions d impression exclusivement via le serveur d impression et la GPO déjà en place. Elle devra tester le bon fonctionnement et garantir ce fonctionnement dans la durée. 3 ARTICLE 3 : Contraintes Contraintes techniques Il conviendra de réaliser la prestation dans un environnement Windows. La solution devra fonctionner impérativement avec des postes en Windows Seven ou 8. Le serveur d impression déployer pourra être celui existant à savoir un Windows 2003 ou un autre serveur de type Windows 2008 R2. Adéquation impérative entre toutes les solutions proposés Il conviendra de préconiser le même type de machine pour l ensemble des 4 pôles d impression proposé. Au moins pour les deux copieurs couleur et les deux copieurs noir et blanc ceci afin de réduire les délais de réparation et de service après-vente. Mais aussi de faciliter le réapprovisionnement en consommable. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 6

7 4 Installation et documentation Installation Le prestataire fournira un descriptif rapide du déroulement de l installation au sein du bâtiment de Tulle Agglo. Tableur avec le prix / délais de SAV / antécédent du prestataire / Documentation Le titulaire prévoira de fournir la documentation nécessaire pour assurer la bonne utilisation du système sous format PDF à la mise en service des équipements. Cette documentation sera rédigée en français. Elle devra comprendre au minimum : - Les supports standards de documentation des produits décrivant les principes ergonomiques, les procédures de base, les fonctions de base, etc... ; - Une présentation générale de l interface des solutions d impression ; Une description des fonctionnalités de l application. 5 Maintenance Le titulaire devra assurer au minimum les prestations de maintenance du dispositif d impression : - La maintenance préventive : objet, champ d application, périodicité des interventions ; - La maintenance corrective : correction pour des anomalies ou dysfonctionnements types ; - Les mises à jour : contenues, modalités ; - La maintenance système : prestations d assistance téléphonique et technique sur site ; - Les délais et procédures d intervention : horaires et délais de réponse dans un délai maximum de 4 heure. - A ce titre, il décrira l organisation de son support et le ou les moyen(s) utilisé(s). Les prestations prendront la forme d un contrat annuel de maintenance et de mise à jour renouvelable. Ce contrat régira notamment le contenu des prestations et les obligations des parties en matière de maintenance. Le mémoire technique du titulaire intégrera un projet de rédaction de contrat de maintenance. Ce contrat prendra effet à compter de la date de fin de la durée de garantie telle que prévue au sein de l acte d engagement. Tulle Agglo accepte une interruption ponctuelle du système pour des opérations de maintenance ou autre dans la mesure où la date et la durée d intervention ont été indiquées par mail 72 heures à l avance. Les durées de ces opérations ne pourront dépasser 4 heures. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 7

8 6 ARTICLE 8 : Validation du marché Le titulaire concevra, testera, installera et configurera les solutions d impression. L installation définitive, après tests avérés positifs, sera subordonnée à la validation du responsable du système d information. En cas de non-validation du système suite à des tests non concluants et/ou un résultat non conforme au cahier des charges et au projet décrit dans le mémoire technique du titulaire, celui-ci fera son affaire des modifications à apporter à l installation sans pouvoir prétendre à quelconque indemnisation. 7 ARTICLE 9 : Modalités d exécution et de livraison Le délai maximum de livraison proposé par l entreprise ne devra pas excéder 4 semaines. La mise en ordre du marché doit intervenir au plus tard au 8 août Le titulaire s engage à installer le matériel en parfait état de marche dans les locaux de Tulle Agglo et les dates et horaires d intervention devront coïncider avec les heures de disponibilité du responsable du système d information. Un bordereau de réception sera émis pour l ensemble des solutions d impression. Au plus tard, une semaine après son équipement. 8 ARTICLE 10 : Mise en œuvre et garantie Le titulaire désignera un chef de projet pour accompagner Tulle Agglo dans la mise en œuvre des solutions d impression. Le titulaire intégrera dans son offre une planification précise de la mise en œuvre globale avec : - Livraison et installation intégrale du lot 1 pour le 8 août Livraison et installation intégrale du lot 2 pour le 3 novembre 2014 Cette planification, une fois validée par Tulle Agglo, engagera le titulaire. La durée de garantie sera renseignée dans le mémoire technique. Elle ne pourra être supérieure à cinq ans. Elle prendra effet à compter de la validation de l installation par la collectivité. Le titulaire, Fait à Le Cachet et signature Le maitre d ouvrage, Fait à Le Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 8

9 9 Cadre de réponse Lot 1 : Solution proposé RDC noir et Blanc et Couleur Solution proposé étage 1 Noir et Blanc Nom de la marque Type d'impression Vitesse impression Cout par trimestre Cout à la page NB Cout à la page couleur Délais de SAV Nombre de bacs Fonction scan to Normes Iso Cout de la location sur 5 ans HT et TTC Supervision du photocopieur Lot 2 Solution proposé étage 2 RH Noir et Blanc et Couleur Nom de la marque Type d'impression vitesse impression Cout par trimestre Coût à la page N/B Délais de SAV Nombre de bacs Fonction scan to Normes Iso cout de la location sur 5 ans HT et TTC Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 9

10 Supervision du photocopieur 10 CRITERES DE CHOIX L'offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères énoncés cidessous avec leur pondération. Libellé % Prix 30 Valeur technique 25 Délais de livraison 10 Antécédent de la marque proposé au sein du système d information. Délais de livraison pour une pièce de rechange Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 10

11 11 Conditions particulières Identification de l'établissement passant commande Tulle agglo, communauté d agglomération de Tulle Rue Sylvain Combes Tulle Délais et Contacts Date limite de remise des réponses Jeudi 19 Juin 2014 à 12 heures Les réponses doivent être transmises exclusivement par courrier : Tulle agglo, communauté d agglomération de Tulle Rue Sylvain Combes Tulle ou déposées à l adresse ci-dessus contre avis de réception ou par mail : Personnes à contacter pour toute demande de renseignements techniques: David DELON Systèmes d Information Administrateur Systèmes et Réseaux Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 11

12 12 Modalités de paiement Le paiement est effectué dans le délai de 30 jours, sur présentation de la facture établie en 3 exemplaires postérieurement à la validation de l ensemble des documents attendus, par mandat administratif. Remarque : tous les documents relatifs au marché, facture comprise, doivent comporter le numéro du lot et du marché. 13 Avance forfaitaire Sans objet. 14 Contenu et présentation de la proposition Chaque réponse devra contenir : 1. le descriptif technique détaillé de la solution proposée 2. le descriptif détaillé de la proposition financière, y compris option demandée 3. un descriptif des actions menées pour la protection de l environnement. 4. un engagement du candidat sur les délais d intervention après commande ; 5. une attestation sur l honneur en application des articles et 46 du code des marchés publics ( jointe). 6. un relevé d identité bancaire ; Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 12

13 7. une présentation de la société et de sa situation ; 8. des références dans les domaines concernés ; 9. le cahier des clauses techniques particulières et Règlement de consultation dûment signé Les contrats sont régis par les lois et règlements français exclusivement. Il est précisé que tout document ou correspondance relatif au marché devra être rédigé en langue française exclusivement. 15 Prix Les prix doivent être établis hors taxes et toutes taxes comprises. Les frais de déplacements sur le site de la Communauté d Agglomération de Tulle doivent être inclus ainsi que tous les frais connexes (rapports, livrables divers, etc.). 16 Résiliation, modifications, litiges La résiliation interviendra si un redressement judiciaire ou une liquidation judiciaire est prononcée, dans les conditions prévues par la loi du 25 janvier Toute modification apportée dans la forme juridique du fournisseur devra être indiquée à Tulle agglo par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée de justificatifs. Tout litige survenant à propos du présent marché, non réglé dans le cadre d une procédure amiable, sera traité par le tribunal administratif de Limoges. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 13

14 17 Attestation sur l honneur Je soussigné... En qualité de... Agissant pour le compte de (société) :......(ou en mon nom propre) Adresse : CERTIFIE SUR L HONNEUR QUE : - la société que je représente a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ; - la société que je représente n a pas fait l objet d une interdiction de concourir ; - la société que je représente n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L , L , L , L et L du Code du travail. Ladite attestation sera renouvelée tous les 6 mois, comme le prévoit la réglementation. Fait à.. le. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 14

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