Se rétablir rapidement grâce à la gestion de la continuité des opérations. Une question de survie pour l entreprise!

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1 Se rétablir rapidement grâce à la gestion de la continuité des opérations Une question de survie pour l entreprise!

2 Plan de la présentation La gestion de la continuité des opérations (GCO) : un projet mauricien Par Michèle Doucet, ministère des Finances et de l Économie (MFE) Un réseau en gestion de la continuité des opérations : son utilité et son contenu Par Marie-Hélène Primeau, Premier Continuum inc. Le PCO de Konsberg Automotive : son plan et sa plus value Par Raynald Leclerc, Kongsberg

3 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien Michèle Doucet, conseillère en développement économique Direction régionale de la Mauricie Ministère des Finances et de l Économie du Québec

4 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien Les études menées en Amérique du Nord sur l impact des catastrophes en entreprise révèlent que : 43 % des entreprises confrontées à une crise majeure ne rouvrent jamais leurs portes; 29 % des entreprises restantes cessent leurs activités au cours des deux années subséquentes. Source : Groupe Gartner / Université du Wisconsin

5 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite)

6 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) La continuité des opérations (CO) c est : La capacité stratégique et tactique d une entreprise à planifier et à faire face à des incidents ou perturbations (aléas), dans le but de poursuivre ses opérations à un niveau acceptable préétabli. Source : Business Continuity Institute

7 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) En décembre 2001, le gouvernement du Québec adopte une Loi sur la sécurité civile pour assurer la protection des personnes et des biens contre les sinistres

8 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Le Plan national en sécurité civile vise à coordonner l action gouvernementale en vue de répondre aux besoins d une population susceptible d être affectée par un événement.

9 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Les 15 «missions» identifiées dans la loi : 1. Activités économiques (MFEQ) 2. Aide financière (MSP) 3. Bioalimentaire (MAPAQ) 4. Communication (Services Québec) 5. Eaux, matières dangereuses et résiduelles (MDDEFP) 6. Électricité (Hydro Québec) 7. Énergie (MRN) 8. Évacuation massive, réintégration et sécurité (SQ) 9. Habitation (SHQ) 10. Réseaux de télécommunication (MSG) 11. Santé (MSSS) 12. Soutien à l OSCQ (MSP) 13. Soutien aux services aux sinistrés (MESS) 14. Soutien technique aux municipalités (MAMROT) 15. Transport (MTQ)

10 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Lors d une catastrophe majeure, le MFEQ est responsable de la mission«activités économiques» consistant : à réduire les impacts économiques d une catastrophe majeure sur les entreprises; à favoriser la reprise de leurs activités économiques normales; à assurer le maintien des emplois.

11 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Le MFEQ étant responsable de la mission «activités économiques» va agir sur les quatre dimensions de la sécurité civile : Prévention : sensibiliser les entreprises en vue d éliminer ou de réduire les risques de sinistres Préparation : recenser les entreprises «déterminantes» afin qu elles assurent la continuité des opérations lors d un sinistre Intervention : lors d un sinistre auprès d entreprise, surveiller, alerter, mobiliser et coordonner l action gouvernementale Rétablissement : assurer une continuité des opérations dans les entreprises en prolongeant le soutien et l action gouvernementale

12 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Le Réseau «pilote» en gestion de la continuité des opérations offert à six entreprises de janvier à juin 2012 : 6 entreprises manufacturières Chemises (149 emplois); chaudières et échangeurs de chaleur (37 emplois); bois de sciage (62 emplois); bâtonnets en bois (100 emplois); tableaux de bord d autobus et de camions (400 emplois) et; margarine et shortening (50 emplois) 10 heures de formation en groupe réparties sur 2 journées présentation des notions : continuité des opérations, les stratégies, le plan de continuité des opérations, la gestion des incidents, etc. 20 heures d accompagnement individuel en entreprise application des notions aux réalités de l entreprise et soutien l élaboration d un plan de continuité des opérations

13 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Ses partenaires La coordination : Direction régionale de la Mauricie du MFEQ L administration : CLD de la MRC de Maskinongé L expertise : Comité ministériel en sécurité civile, MFEQ Premier Continuum inc. Le financement : Conférence régionale des élus (CRÉ) de la Mauricie Direction régionale de la Mauricie, MFEQ Emploi-Québec Mauricie

14 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Ses coûts et financement Les coûts Honoraires professionnels Frais de gestion et de voyagement Le financement Entreprises CRÉ de la Mauricie Emploi-Québec Mauricie MFEQ (ex-mdeie)

15 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite) Évaluation et résultats du projet Un réseau, une formule gagnante pour les entreprises parce que : L implantation d une culture de gestion en continuité des opérations Une reprise planifiée des opérations dans les entreprises en cas de sinistre Un avantage concurrentiel pour les entreprises aux entreprises Une réponse aux exigences de certification La mobilisation d intervenants économiques Une réduction des impacts économiques d un sinistre éventuel sur les entreprises Une question de survie dans les entreprises

16 La gestion de la continuité des opérations : un projet mauricien (suite)

17 Le Réseau en continuité des opérations : son contenu et son utilité Marie-Hélène Primeau, CPA, CA, MBCI Premier Continuum inc.

18 Le Réseau en continuité des opérations : déroulement du réseau Formation en groupe 2 jours à une semaine d intervalle Outil diagnostic a été complété Gabarits ont été remis Accompagnement individuel Initialement sur 2 mois prolongé de 3 mois

19 Le Réseau en continuité des opérations : la démarche du PCO Dresser la liste des activités et des ressources critiques d une entreprise Déterminer les risques pouvant nuire à ces activités et leurs conséquences potentielles Mettre en place des mesures de prévention, des stratégies, des structures de réponses et des plans appropriés Répondre de façon sécuritaire et efficace à des incidents (mineurs ou majeurs) Exercer la capacité de réponse, de maintenir à jour les stratégies et les plans et de les passer en revue afin d en assurer la pertinence

20 Le Réseau en continuité des opérations : le processus de développement de la CO Source : Traduit, adapté et inspiré du Business Continuity Institute, Good Practice Guidelines (BCI, GPG) et code de pratique BS

21 Le Réseau en continuité des opérations : l accompagnement individuel Visite de l entreprise Rencontre avec des dirigeants (si nécessaire) Accompagnement dans les différentes étapes

22 Le Réseau en continuité des opérations : l utilité du réseau Partage d expérience Momentum Soutien financier gouvernemental et partenaires pour mettre en place Mise en place de stratégies et de structure de réponse

23 Le Réseau en continuité des opérations : les facteurs clefs de succès Soutien essentiel de la direction Importance comprise par et contribution de l ensemble de l organisation Planification est aussi importante que le plan PCO doit être collé à la réalité de l entreprise

24 Le PCO de Kongsberg Automotive : son plan et sa plus value Raynald Leclerc Responsable assurance qualité et environnement Kongsberg Automotive

25 Le Plan de continuité des Opérations Un élément important et indispensable à la pérennité de notre entreprise

26 Le PCO de Kongsberg Automotive : qui sommes-nous? employés répartis dans 20 pays (Brésil, Japon, Mexique, États-Unis, Corée, Slovaquie et plusieurs autres) Le siège social est en Norvège Nous sommes la seule usine au Canada et nous employons approximativement 400 personnes Nous fabriquons des composantes électriques, électroniques et électromécaniques Un Centre de recherche et de développement Plus de 50 cellules d assemblage spécifiques aux produits développés pour nos clients

27 Le PCO de Kongsberg Automotive : comment en a-t-on entendu parler? Par un communiqué électronique du MDEIE reçu par la direction et transmis à mon attention Un intérêt pour le Réseau «pilote» en gestion de la continuité des opérations

28 Le PCO de Kongsberg Automotive : PPMU? PMU? PCO? C est pas le choix qui manque! Un PPMU est un plan de prévention servant à identifier les situations d urgence potentielles et les accidents potentiels pouvant avoir un impact sur l environnement ( ISO point 4.4.7) Un PMU traite des risques d incendie, de matières dangereuses ainsi que des risques naturels et technologiques Un PCO est un processus de planification proactif qui assure la prestation des services ou des produits essentiels lors d'une interruption

29 Le PCO de Kongsberg Automotive : pourquoi s investir dans un PCO? Nous étions arrivés à une étape ou nous devions réviser le tout et l actualiser en fonction des exigences règlementaires, légales et commerciales.

30 Le PCO de Kongsberg Automotive : pourquoi s investir dans un PCO? (suite) De plus l implantation de la norme TS (automobile) prévue cette année augmente d un cran les requis en matières de plans d urgence. ( )

31 Le PCO de Kongsberg Automotive : pourquoi s investir dans un PCO? (suite) La direction a décidée de se lancer dans cette aventure afin de nous permettre de développer des outils stratégiques pour mieux répondre aux situations d urgence pouvant survenir. C est aussi un avantage stratégique corporatif.

32 Le PCO de Kongsberg Automotive : connaissons-nous bien nos risques? Nous savions comment prévenir et réagir a des incidents et situations d urgence Mais en cas d interruption majeure, nous n avions aucun mécanisme en place nous permettant : de prioriser les activités à poursuivre, et d établir les délais requis pour redémarrer afin de minimiser les conséquences réelles et potentielles tant pour nous que pour nos clients

33 Le PCO de Kongsberg Automotive : connaissons-nous bien nos risques? (suite) Un PCO aurait été très utile lors de la crise du verglas Face à l ampleur de ce désastre, l entreprise pour laquelle je travaillais a dû utiliser toutes ses ressources internes et externes pour continuer à approvisionner un client majeur Il a fallu faire preuve de créativité tout en subissant les contrecoups de dame nature

34 Le PCO de Kongsberg Automotive : qu est-ce que le PCO nous a apporté? Confirmation de nos clients majeurs Détermination de nos produits majeurs. Identification de fournisseurs critiques ( Rareté, distance, disponibilité sur le marché ) Quantification des pièces d équipement sur devis. ( Stratégie de remplacement) Plan de relocalisation des opérations affectées. Sous-traitance jusqu au rétablissement. Établissement de stratégies diverses liées aux particularités des produits majeurs ciblés en cas d interruption. Détermination des rôles et responsabilités. ( comité de direction cellule de crise ). Grandes lignes des plans d actions pré établies ( Plan A, Plan B )

35 Le PCO de Kongsberg Automotive : qu est-ce que le PCO nous a apporté? En implantant un PCO, la boîte à outils fourni avec ce projet, nous a permis d établir un bon diagnostic et une bonne vue des enjeux. Elle a mis en évidence les lacunes actuelles et potentielles en cas d interruption des activités. Surtout, l implantation d un PCO nous permet de se questionner avant qu un événement imprévu majeur survienne plutôt que pendant vous le subissez. En situation d urgence, seul les décisions éclairées et le temps comptent.

36 Le PCO de Kongsberg Automotive : en août 2013 Implantation et intégration des activités liés au PCO Par la suite nous avons l ambition de partager notre expérience et le bien fondé d un PCO aux autres divisions Nous sommes répartis dans 20 pays.

37 Coordonnées des présentateurs Michèle Doucet, conseillère en développement économique Direction régionale de la Mauricie, MFE (poste 1153) Marie-Hélène Primeau, CPA, CA, MBCI Premier Continuum inc (poste 1003) Raynald Leclerc, coordonnateur assurance qualité et environnement Kongsberg Automotive (poste 432)