Fiche FOCUS. Les téléprocédures. Demander une adhésion aux services en ligne

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1 Fiche FOCUS Les téléprocédures Demander une adhésion aux services en ligne Dernière mise à jour : juillet 2011

2 Table des matières 1. Présentation Objet de la fiche A qui s'adresse cette procédure? Précision sur le champ de cette procédure Étapes de la procédure Pré-requis Accéder à votre espace abonné sur 3. Effectuer une demande d'adhésion...8 Détail des services proposés à l'adhésion :...13 Précisions importantes :...13 Vérification indispensable lors d'une adhésion à Payer IS/TS : Imprimer et envoyer le formulaire d'adhésion au Service des Impôts des Entreprises...18 Le formulaire d'adhésion à envoyer au SIE:...19 Le mandat pré-rempli à signer par le représentant légal...20 L'autorisation de prélèvement à envoyer à votre banque: Comptes bancaires en cas d'adhésion aux services «Payer» En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche / 25

3 1. Présentation 1.1 Objet de la fiche Les usagers professionnels souhaitant utiliser les téléprocédures de l administration fiscale peuvent bénéficier des services, soit en effectuant leurs démarches directement sur internet (mode de transmission EFI), soit par l'intermédiaire d'un partenaire qui transmet un fichier à l'administration fiscale (mode de transmission EDI). Les usagers souhaitant bénéficier des services sur internet doivent posséder au préalable un espace abonné1, pour y déposer une demande d'adhésion aux services en ligne (mode EFI). A ce jour, les services offerts à l'adhésion2 sont : Consulter le compte fiscal (dont l'attestation fiscale), Payer l impôt sur les sociétés / la taxe sur les salaires, Démarches (Remboursement de TVA dans l'ue), Déclarer/Payer TVA, dont remboursements crédits TVA EFI (Cf page 13). Ce document présente l enchaînement des écrans de cette procédure de demande d adhésion. 1.2 A qui s'adresse cette procédure? Cette procédure s adresse aux usagers, qui souhaitent bénéficier des services en ligne offerts par l administration fiscale dans leur espace abonné. Les cabinets de gestion peuvent faire les démarches dans leur propre espace abonné pour le compte de leurs clients, à la condition de joindre à leur demande d'adhésion le mandat reçu pour chacune des entreprises gérées. Un usager professionnel est, pour une entreprise : soit Administrateur Titulaire (AT), ce qui donne tous droits sur le service pour le compte de l'entreprise : usage du service, modification des comptes bancaires, désignation de l'administrateur suppléant et des acteurs ; soit Administrateur Suppléant (AS), ce qui permet de relayer l'at en cas d'absence de celui-ci, et ayant donc les mêmes3 droits que lui ; soit Acteur Délégant, ce qui permet l'usage du service et la désignation d'acteurs ; soit Acteur, qui se limite à l'usage du service. Lorsqu'il n'existe aucun titulaire sur un service (entreprise souhaitant utiliser les téléprocédures pour la première fois par exemple), l'usager qui veut en être l'administrateur titulaire doit déposer une demande d'adhésion. Le cas particulier de l'existence d'un titulaire sur un service est abordé en page Précision sur le champ de cette procédure Si vous souhaitez devenir le titulaire d'un ou plusieurs services en ligne pour le compte d'une entreprise, vous devez déposer une demande d'adhésion dans votre espace abonné. Afin de faciliter vos démarches, vous pouvez adhérer à tous4 les services qui pourraient vous être utiles à l'avenir, en une seule fois : l'adhésion ne vaut pas obligation. Important : l'usager qui adhère à «Consulter le compte fiscal» en devient l'administrateur titulaire : il a donc la vision de l'ensemble du dossier fiscal de l'entreprise, tous impôts, déclarations et avis confondus. 1 Cf Fiches «Créer un espace abonné sans / avec certificat» disponibles sous impots.gouv.fr / Professionnels / En savoir plus sur l'espace abonné 2 Il n'existe pas d'adhésion aux services Déclarer/Payer la CVAE mais toute autre adhésion y donne accès. 3 hormis le droit de désigner l'as bien entendu. 4 Tous les services n'ayant pas de titulaire au moment du dépôt de la demande. 3 / 25

4 A l issue de cette procédure, l'adhésion est initiée, et doit être confirmée par le service gestionnaire de l administration fiscale. Cette validation ne peut intervenir qu'à la condition que vous envoyiez par courrier au service gestionnaire le formulaire généré par l'application, pourvu le cas échéant d'un mandat, dûment signés. En outre, dans le cas d'une adhésion au service «Payer», vous devez envoyer l'autorisation de prélèvement signée à votre établissement bancaire. Une fois la demande d'adhésion acceptée par l administration fiscale, vous aurez immédiatement accès aux services demandés dans votre espace abonné. Pour ce qui concerne le cas particulier des services «Payer IS et TS», leur utilisation effective nécessite un délai supplémentaire compris entre 24h et 48h à compter de la validation du service. Vous deviendrez alors titulaire des services pour l'entreprise, ce qui vous donne tous droits sur les services pour le compte de l'entreprise : usage du service, modification des comptes bancaires, désignation de l'administrateur suppléant, et des acteurs. 1.4 Étapes de la procédure Cette procédure se réalise en cinq étapes, dont les quatre premières vous concernent directement : 1. Accéder à votre espace sur Vous accédez à votre espace une seule fois, quel que soit le nombre d entreprises pour lesquelles vous souhaitez demander des adhésions. 2. Effectuer une demande d adhésion. Si vous demandez une adhésion à un service en ligne «Payer» (IS, TS ou TVA) vous devez saisir un compte bancaire, sauf si vous aviez déjà adhéré au préalable à l'un de ces services ; dans ce cas, le compte bancaire est associé automatiquement ; il vous est cependant possible de le modifier si vous le souhaitez. La demande d'adhésion peut être effectuée en une seule fois pour chaque entreprise. 3. Imprimer et envoyer le formulaire d adhésion ainsi que le mandat le cas échéant à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE). Cette action doit être effectuée une seule fois pour chaque entreprise. 4. Imprimer et envoyer l'autorisation de prélèvement à votre banque, si vous avez saisi un nouveau compte bancaire. Cette action doit être effectuée une seule fois pour chaque compte bancaire. 5. Le SIE accepte votre demande d adhésion, au vu des documents reçus par courrier postal. Après cette validation, vous êtes immédiatement titulaire des services en ligne demandés. Vous pouvez donc y accéder dans votre espace abonné, à l exception des services «Payer IS» et «Payer TS» pour lesquels l'usage effectif demande un délai compris entre 24h et 48 heures à compter de la validation du service. 1.5 Pré-requis Pour déposer une demande d'adhésion aux services en ligne, vous devez : Disposer d un espace abonné. Si vous ne possédez pas d'espace abonné, vous devez donc le créer au préalable dans le portail internet / Professionnels. Cet espace peut être créé selon votre choix au moyen d'une adresse électronique/mot de passe ou au moyen d'un certificat numérique (Cf Fiches5 «Créer un espace abonné sans certificat» et «Créer un espace abonné avec certificat»). Connaître le SIREN de chaque entreprise pour laquelle vous souhaitez adhérer aux services en ligne. 5 Fiches FOCUS disponibles sur le site impots.gouv.fr / Professionnels / En savoir plus sur l'espace abonné 4 / 25

5 2. Accéder à votre espace abonné sur Cliquez sur Professionnels Au choix Cliquez sur "Accédez à votre espace abonné" 5 / 25

6 L'écran d'accès à l'espace abonné, avec ou sans certificat, vous sera affiché : Sans certificat Avec certificat Si vous détenez un espace abonné sans certificat : Indiquez votre adresse électronique et votre mot de passe, puis cliquez sur «Valider» Si vous détenez un espace abonné avec certificat : Cliquez sur «Accédez à votre espace abonné»... 6 / 25

7 Si vous détenez un espace abonné avec certificat (suite) : un message d alerte s affiche : Cliquez sur «OK» Le magasin de certificats de votre navigateur s'affiche alors. Si vous avez plusieurs certificats dans votre navigateur internet, vous devez choisir celui qui sera associé à votre espace abonné : Choisissez le certificat approprié puis cliquez sur «OK». Si vous détenez un espace abonné sans certificat ou avec certificat, la page d'accueil de votre espace abonné s'affiche (illustrée pages suivantes). 7 / 25

8 3. Effectuer une demande d'adhésion Selon votre situation, un de ces trois écrans vous sera proposé : Écran 1 : Vous n'avez encore aucun service : vous souhaitez effectuer votre première adhésion dans votre espace abonné : Cliquez sur «J'adhère» Vous serez dans ce cas dirigé directement vers l'écran de saisie du SIREN (Cf p11) Écran 2 : vous avez déjà adhéré à des services mais pour une seule entreprise ; il vous est présenté le dossier courant avec les services associés : Cliquez sur «Gérer mes services» 8 / 25

9 Écran 3 : vous gérez dans votre espace abonné plusieurs entreprises pour lesquelles vous avez déjà adhéré à un ou plusieurs services : Cliquez sur «Gérer mes services» 9 / 25

10 Dans les cas 2 et 3, après avoir cliqué sur «Gérer mes services», s'affiche le menu de gestion de l'espace abonné : Cliquez sur le lien «Adhérer aux services en ligne» pour commencer la procédure d'adhésion 10 / 25

11 Vous serez alors dirigé sur l'écran de saisie du SIREN : Saisissez le numéro de SIREN de l entreprise pour laquelle vous voulez adhérer puis cliquez sur «Valider» Vous devrez préciser si vous agissez en tant que Représentant légal ou en tant que Personne mandatée : Sélectionnez le bouton-radio adéquat, puis cliquez sur Valider. NB : Si vous êtes une personne mandatée (cabinet de gestion par exemple), un modèle de mandat est annexé au formulaire d'adhésion (Cf p20). 11 / 25

12 Vous arrivez sur l'écran de sélection des services disponibles à l'adhésion : Ce message indique que votre entreprise n'est pas concernée par cet impôt. Une mise à jour de votre dossier est éventuellement à effectuer par votre SIE pour pouvoir adhérer (cas du changement de régime par exemple) Cochez les services souhaités, puis cliquez sur «Valider» Afin de faciliter vos démarches, vous pouvez adhérer à tous6 les services qui pourraient vous être utiles à l'avenir, en une seule fois : l'adhésion ne vaut pas obligation d'avoir recours aux téléprocédures. 6 Tous les services n'ayant pas de titulaire au moment du dépôt de la demande. 12 / 25

13 Détail des services proposés à l'adhésion : Le service «Consulter le compte fiscal» vous permet de visualiser dans votre espace vos déclarations, le paiement de tous vos impôts, de demander une attestation fiscale Le service «Payer l impôt sur les sociétés» (IS) vous permet de payer l IS dans votre espace abonné. Ce service n est pas proposé à l adhésion pour les entreprises gérées par la Direction des Grandes Entreprises (DGE). Le service «Payer la taxe sur les salaires» (TS) vous permet de payer la TS dans votre espace abonné. Ce service n est pas proposé à l adhésion pour les entreprises gérées par la Direction des Grandes Entreprises (DGE). De plus, l'adhésion à Payer TS n'est pour l'instant pas offerte aux usagers non redevables d'is. Le service «Démarches» vous permet d effectuer et suivre vos démarches en ligne (exemple : les procédures de remboursement de TVA aux assujettis établis dans un autre état membre de l Union européenne). Les services «Déclarer/Payer TVA filière EFI» vous permettent de déclarer et payer la TVA sur internet. Précisions importantes : Déclarer et Payer la CVAE : il suffit d'avoir adhéré à l'un des services proposés ci-dessus pour pouvoir accéder à la déclaration et au paiement de la CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises). Payer les autres impôts : il suffit d'avoir adhéré à l'un des services proposés ci-dessus pour pouvoir accéder au paiements des autres impôts (ex : taxe foncière) Si vous avez le message «il existe déjà un titulaire sur l'un des services» en motif d'indisponibilité d'un service Payer (ex : «Payer l'impôt sur les sociétés»), cela signifie qu'il existe déjà un administrateur titulaire sur l'un des services «Payer» (ex : «Payer la TVA»). Seul ce dernier peut adhérer à un autre service «Payer». En effet, il ne peut exister qu'un seul titulaire de tous les services «Payer». Pour connaître l'identité de l'administrateur Titulaire du service Payer, vous pouvez vous rapprocher de votre service gestionnaire ou des services d'assistance. Si vous voulez remplacer cette personne (départ à la retraite ou changement de cabinet de gestion par exemple), vous devez procéder à une substitution de l administrateur titulaire actuel. Cette procédure est expliquée dans la Fiche7 «Remplacer le titulaire d'un ou plusieurs services pour le compte d'une entreprise»). Si vous voulez partager la gestion du service Payer avec cette personne, vous devez lui demander de vous désigner comme administrateur suppléant ou comme acteur sur le service. Ces procédures sont expliquées dans les Fiches8 «Désigner un administrateur suppléant / des délégataires»). 7 Fiches FOCUS disponibles sur le site impots.gouv.fr / Professionnels / En savoir plus sur l'espace abonné 8 Fiches FOCUS disponibles sur le site impots.gouv.fr / Professionnels / En savoir plus sur l'espace abonné 13 / 25

14 Vérification indispensable lors d'une adhésion à Payer IS/TS : Si vous avez sélectionné le service «Payer l impôt sur les sociétés» ou «Payer la taxe sur les salaires», et que l application n est pas en mesure de déterminer de façon unique quel est votre établissement principal, il vous sera demandé de choisir le SIRET de votre établissement principal parmi ceux présentés. Le fonctionnement du service n'est assuré que si l'adhésion correspond au bon numéro de SIRET (celui de votre nouveau siège social en cas de déménagement) ; soyez donc vigilant dans votre choix. Sélectionnez le SIRET qui correspond à votre établissement principal, puis cliquez sur «Valider». N.B. : cette page ne s affichera pas si l application est à même de déterminer quel est votre établissement principal. 14 / 25

15 Une fois les services sélectionnés, si vous avez choisi un service «Payer» pour la première fois, vous devrez saisir un compte bancaire. Cependant, si vous possédez déjà une habilitation à un service «Payer» pour cette entreprise, vous n'aurez pas à saisir de compte bancaire ; celui-ci vous sera automatiquement proposé. Vous pourrez, si vous le souhaitez, le changer (cf page 22). La saisie du compte bancaire comporte plusieurs zones : Saisissez un compte bancaire comme ci-dessus, puis cliquez sur «Valider» 15 / 25

16 Vérifiez les informations concernant l'établissement teneur de compte affichées à l'écran : Remplissez les champs : forme juridique de l'entreprise, dénomination sociale,.. puis cliquez sur «Valider». NB : les champs obligatoires sont identifiés par une *. 16 / 25

17 Un écran récapitule la demande d'adhésion que vous vous apprêtez à déposer : Vérifiez attentivement les informations récapitulatives puis cliquez sur «Confirmer et valider la demande d'adhésion» FIN D'ETAPE : Votre adhésion est désormais initiée : la demande est enregistrée. Vous devez maintenant imprimer et envoyer votre demande d'adhésion à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE), dont l'adresse figure sur l'imprimé ( suivant), pour validation. 17 / 25

18 4. Imprimer et envoyer le formulaire d'adhésion au Service des Impôts des Entreprises Pour finaliser votre demande d'adhésion, trois à quatre actions sont nécessaires : 1/ Cliquez sur «Visualiser et imprimer le formulaire» 2/ Imprimez et envoyez le formulaire d adhésion au Service Impôts des Entreprises (SIE), dont l adresse est indiquée, accompagné du mandat le cas échéant. N.B. : Un modèle de mandat est joint au formulaire de demande d'adhésion. 3/ Enregistrez ce formulaire pour vos archives ; la mention du numéro de formulaire pourra notamment vous être utile par la suite. 4/ De plus, si vous avez choisi un service «Payer», vous devez éditer l'autorisation de prélèvement et l'envoyer à votre banque accompagné du RIB. (Cf page 21) Dès que le SIE aura validé votre demande, vous aurez accès aux services que vous avez sélectionnés. Une lettre de prise en compte de l'adhésion est adressée par le service des impôts au représentant légal de l'entreprise concernée. 18 / 25

19 Le formulaire d'adhésion à envoyer au SIE: 19 / 25

20 Le mandat pré-rempli à signer par le représentant légal A envoyer au SIE si vous êtes une personne mandatée. Le mandat pré-rempli est automatiquement inclus page 3 du formulaire d'adhésion. Fermez la fenêtre du formulaire d'adhésion (après l'avoir imprimé et sauvegardé). Vous retournez alors sur la page précédente. 20 / 25

21 L'autorisation de prélèvement à envoyer à votre banque: A éditer seulement en cas de déclaration d'un compte bancaire pour la première fois. Vous devez éditer l'autorisation de prélèvement et l'envoyer à votre banque. FIN DE LA PROCEDURE : La procédure de demande d'adhésion est maintenant terminée. 21 / 25

22 5. Comptes bancaires en cas d'adhésion aux services «Payer» Pour chaque demande d adhésion, le compte bancaire que vous déclarez au moment de la demande d adhésion sera associé à tous les services "Payer" demandés. Exemples : - si vous demandez l adhésion aux trois services Payer TVA EFI + Payer IS + Payer TS, le compte bancaire que vous allez indiquer sur votre formulaire de demande d adhésion sera pris en compte pour les 3 services demandés. - si vous ne demandez qu une partie des services Payer (exemple Payer TVA EFI) le compte bancaire que vous indiquerez ne sera pris en compte que sur le service Payer TVA EFI. Néanmoins si vous adhérez par la suite aux services Payer IS ou Payer TS, vous n'aurez pas à saisir de compte bancaire : le compte bancaire préalablement utilisé sera automatiquement associé à ces nouveaux services. L'écran qui vous sera affiché lors de l'adhésion vous proposera de vérifier le compte bancaire ainsi repris et de le changer si vous le souhaitez, selon la procédure décrite ci-après. A la fin de la procédure de demande d adhésion, cliquez sur «Vérifier vos comptes bancaires» 22 / 25

23 Les comptes bancaires associés automatiquement à l'adhésion demandée sont ceux figurant en regard de la ligne "Vos adhésions en cours" : Cliquez sur «Accéder à vos comptes», en regard de «Vos adhésions en cours». NB : l accès aux comptes bancaires pour les services Payer TVA, Payer IS, Payer TS, avec pour intitulé le nom du service (et non plus "Vos adhésions en cours") n est affiché que si vous disposez déjà d une adhésion (déjà validée par le SIE) à ce service. La liste des formulaires en attente de validation par le SIE est affichée : Choisissez le numéro du formulaire adéquat : cliquez sur le lien «Vos comptes bancaires». 23 / 25

24 Si un seul compte bancaire est affiché, c'est celui-ci qui sera utilisé pour le service auquel vous venez d'adhérer : Si ce compte bancaire ne vous convient pas, vous pouvez le changer. La présence d'au moins un compte bancaire étant obligatoire, vous devrez commencer par déclarer un nouveau compte avant de supprimer le compte bancaire initial (le lien permettant la suppression sera affiché à ce moment là). Pour ce faire : 1. sur la deuxième ligne (Compte n 2), cliquez sur «Déclarer un compte» 2. saisissez comme indiqué le nouveau compte bancaire (cf. p15 et 16 pour les écrans) 3. puis supprimez le compte initial en cliquant sur «Supprimer un compte». 24 / 25

25 6. En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche Pour tout renseignement supplémentaire, l assistance aux usagers des téléprocédures est joignable de 8h00 à 19h30 du lundi au vendredi, selon deux canaux : le téléphone (prix d un appel local) via le n le formulaire électronique disponible depuis le site > Professionnels > En savoir plus sur l'espace abonné > Contacter l'assistance 25 / 25

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