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1 Fiche de version N 12.28a Nov Lisez entièrement ce document Effectuez une sauvegarde de vos bases avant toute autre action Auteur : Bertrand Dereau Fonction : Chef de produit Réf. du document : EXP_FDV_PERCEVAL _BD_V12.28a.doc Version du document : 1.0 Validé par : Bertrand Dereau Date de création : 15/11/2010 Date de validation : 30/11/2010 SOMMAIRE 1. Optimisation du GroupWare Edition Word possible pour les plannings des salariés Ajout de l information transfert pour l usager Compléments sur la fiche d une agence Gestion des semaines paires et impaires Améliorations sur la modulation dans Export par service des contrôles des heures des salariés modulés Export uniquement des contrôles sans impact sur les tableaux de modulation Export des différentes tranches d heures excédentaires pour les salariés modulés à temps plein Nouvelle constante pour le contrôle des heures pour le suivi de modulation en rémunéré Améliorations sur le Module Contact! Fiche contact type répondeur et internet Ajout du nom du dossier sur la fenêtre des Appels/Fax/Courriers Possibilité de saisir des RDV pour les usagers à partir de l agenda Sélection multiple pour les personnes concernées d un contact Améliorations sur le Module Via Michelin Ajout du type d itinéraire Calcul et génération des déplacements IK et des inter-vacations uniquement sur les heures vérifiées Fenêtres référencées pour le GroupWare Nouveaux mots clés Corrections des anomalies Les fonctionnalités optionnelles...22 Page 1 sur 22

2 Optimisation du GroupWare 1. La fenêtre de sélection de votre login à l ouverture du logiciel a été optimisée. La saisie de la première lettre permet d afficher le nom de l utilisateur le plus proche alphabétiquement. 2. Edition Word possible pour les plannings des salariés A l identique des plannings usagers, il est désormais possible d éditer des documents Word depuis la fenêtre d édition des plannings salariés. Page 2 sur 22

3 A ce titre deux documents pour les salariés ont été ajoutés dans la bibliothèque de : - le planning salarié (FPLANSA.DOC) - la fiche de vacation (FICHEVACATION.DOC) Pour leur utilisation il est nécessaire de procéder à leur récupération dans votre répertoire de modèle personnel : Menu : Paramètres / Environnement / Modèles de documents En cliquant sur «Autres» vous accédez à une fenêtre de sélection d un répertoire. La loupe en haut à droite vous permet alors de sélectionner la bibliothèque de documents localisée à l adresse suivante : C : \APOLOGIC\PERCEVAL\PERCEVAL\ModelRef Page 3 sur 22

4 Attention, cette adresse correspond à l emplacement disponible depuis le serveur sur une installation standard. Si vous travaillez depuis un poste client le répertoire Apologic ne sera pas disponible depuis le lecteur C : mais par le lecteur réseau disponible. Dans ce cas corriger le début de l adresse si nécessaire. L étape suivante est la sélection des deux nouveaux documents. Ceux-ci doivent être cochés dans la colonne «A installer». Cliquer enfin sur «Installer Fichiers». Les documents sont maintenant disponibles à l impression. Page 4 sur 22

5 3. Ajout de l information transfert pour l usager Dans l onglet divers de la fiche usager a été mis à disposition un nouveau descriptif d intervention «Transfert». Il caractérise un besoin d aide aux déplacements de la personne aidée lors des interventions (aide au lever ou au coucher, etc.). A l édition des plannings salariés le logo sera présent si le détail des usagers a été activé. Page 5 sur 22

6 4. Compléments sur la fiche d une agence La fiche agence accueille un nouvel onglet dédiés aux numéros d'agréments (menu : Paramètres/Agences). Une zone de commentaire est désormais présente pour chacun d eux (voir paragraphe 10 de cette fiche pour obtenir les mots clés de ces zones). Page 6 sur 22

7 5. Gestion des semaines paires et impaires La fenêtre de détail de cycle propose une génération des prestations sur les semaines paires et/ou impaires. Menu : Planning / Gestion des cycles / Modifier / doubleclic sur le modèle de prestations Pour plus d aisance, la numérotation des semaines apparaît désormais sur tous les affichages des plannings, usagers ou salariés, afin de savoir si vous êtes positionné sur une semaine paire ou impaire. Page 7 sur 22

8 Page 8 sur 22

9 6. Améliorations sur la modulation dans 6.1. Export par service des contrôles des heures des salariés modulés La modulation du temps de travail peut être activée sur plusieurs activités au sein d une même structure (SSIAD et prestataire par exemple). Le contrôle des heures permet désormais de différencier les heures excédentaires pour l export vers chacun de ces services (autant de rubriques que de services seront donc nécessaire). Menu : Paramètres/Salariés/Contrôle des heures, dans la fiche d un contrôle d heure 1. Cochez «Export des heures par service». 2. Sélectionnez pour chaque service la rubrique qui doit servir à transférer les heures excédentaires vers le logiciel métier concerné (Lancelot pour l activité prestataire et Ménestrel pour le soin). Page 9 sur 22

10 6.2. Export uniquement des contrôles sans impact sur les tableaux de modulation Dans la majorité des cas ce paramétrage n est pas à réaliser et il est préférable de faire appel à la maintenance pour le mettre en place. Cette option concerne uniquement les structures souhaitant ne pas impacter les plannings des heures excédentaires/perdues calculées, mais de conserver ces données pour l export vers la paye. La fenêtre suivante est accessible depuis : Menu : Paramètres/Salariés/Contrôle des heures/ modifier la fiche d un Type de contrôle 1. ce bouton d aide décrit les libellés des colonnes du contrôle. 2. la fonction ES (export seul) est activée par un clic-droit (logo ) sur la ligne de contrôle dédié aux heures excédentaires. Page 10 sur 22

11 6.3. Export des différentes tranches d heures excédentaires pour les salariés modulés à temps plein Menu : Paramètres/Salariés/Contrôle des heures/ modifier la fiche d un Type de contrôle Les heures excédentaires effectuées par un salarié modulé à temps plein déclenche des taux de rémunération différents (au-delà de 40h ou 44h). Il est possible de transférer vers la paye ces heures par tranches, par le biais d une rubrique attitrée à chacune de ces tranches. La colonne «Rub Exp» de la fiche d un type de contrôle fait apparaître deux cas de figure : N.P = non paramétré : pas de rubrique associée pour l export des heures P = paramétré : une rubrique a été associé pour l export des heures Pour rentrer en modification du paramètre, double-cliquez sur la ligne du contrôle d heures souhaitée puis choisissez la rubrique de prestation prédéfinie grâce à la loupe. Enfin n oubliez pas de valider en quittant les fenêtres de contrôles. Page 11 sur 22

12 6.4. Nouvelle constante pour le contrôle des heures pour le suivi de modulation en rémunéré Pour plus de précision du calcul de la limite basse dans les méthodes de suivi de modulation en rémunéré ou effectif, une nouvelle constante récapitulant le nombre d heure total d absence a été ajoutée : TOT_HEURES_ABS Cette constante doit être rajoutée dans la formule de calcul de la borne supérieure de la limite basse du contrôle d heure et dans la borne inférieure des heures normales. La nouvelle formule de calcul à retenir pour le calcul de la limite basse temps plein hebdomadaire est donc : RENVOYER 28 - TOT_HEURES_ABS La nouvelle formule de calcul pour le calcul de la limite basse temps partiel mensuel est donc : RENVOYER HEURES_MODULEES_MENSUELLES*2/3 - TOT_HEURES_ABS Page 12 sur 22

13 7. Améliorations sur le Module Contact! 7.1. Fiche contact type répondeur et internet 1. Lord de l ajout d une fiche contact deux descriptifs supplémentaires ont été ajoutés. Il s agit des informations récupérées d un répondeur et ceux d un site internet Ajout du nom du dossier sur la fenêtre des Appels/Fax/Courriers Pour plus de lisibilité dans les cas où votre structure dispose de plusieurs dossiers, le nom de celui-ci devient apparent sur l en-tête des fenêtres Contact suivantes : Page 13 sur 22

14 7.3. Possibilité de saisir des RDV pour les usagers à partir de l agenda A la saisie d une tâche sur l agenda (Menu : Contact/Agenda, ajouter une prestation), il est désormais possible d intégrer l usager ou le prospect lié et ainsi de créer directement une prestation sur le planning et l agenda. En cas de désistement, la fonction «annulé» permet de supprimer l intervention planifiée. Page 14 sur 22

15 7.4. Sélection multiple pour les personnes concernées d un contact A l ajout d un contact, une sélection rapide des personnes concernées a été introduite. Un double-clic dans la colonne permet d afficher la coche verte de sélection. Page 15 sur 22

16 8. Améliorations sur le Module Via Michelin 8.1. Ajout du type d itinéraire Les calculs de déplacements et de kilomètres générés par Viamichelin peuvent être désormais paramétrés grâce à 5 modes de calculs proposés par ViaMichelin : 1 Recommandé 2 Favorise les grandes routes 3 Evite les péages 4 Le + rapide 5 Le + court Menu : Planning/Via Michelin/Calculs déplacements/paramètres ou Paramètres/Salariés/Déplacements/Paramètres calcul IMPORTANT : Si vous souhaitez que les calculs établis soient identiques à ceux générés avant la mise à jour il convient de rester sur l option «5 - Le + court». Page 16 sur 22

17 Calcul et génération des déplacements IK et des inter-vacations uniquement sur les heures vérifiées Ce choix est disponible sur la fenêtre de calculs des déplacements, de vérification des déplacements, de génération des inter-vacations et également sur celle des indemnités kilométriques. Menu : Planning / Via Michelin / Calculs des déplacements Menu : Planning / Via Michelin / Vérifications déplacements Page 17 sur 22

18 Menu : Planning / Gestion des intervacations Concernant la gestion des intervacations : si la génération des prestations se base sur les heures vérifiées, les intervacations seront vérifiées automatiquement. Menu : Planning / Déplacements IK Page 18 sur 22

19 9. Fenêtres référencées pour le GroupWare Les fenêtres du module Via Michelin ont été référencées pour le GroupWare : Via Michelin Calculs trajets Via Michelin Liste des distances Via Michelin Liste des trajets Via Michelin Paramétrages calculs trajets Via Michelin Validation de l historique Déplacements Remboursements Kilométriques Cela permet, en tant que Superviseur, par le menu Fichier-> Superviseur -> Gestion du GroupWare, lorsque vous spécifiez les droits d un groupe, de définir certains boutons de ces fenêtres comme étant grisés, inactifs ou invisibles. 10. Nouveaux mots clés Un certain nombre de mots clés ont été ajoutés afin de compléter les documents Word : L adresse mail du : rythme mensuel d un contrat : rythme hebdomadaire d un contrat : Tableau des professions sur les différents services du salarié Code de la profession Libellé de la profession : sur l onglet divers de l usager, ce mot clé reprend l information sur la fiche de vacation : sur l onglet divers de l usager, présence d un animal chez l : sur l onglet divers de l usager, : sur l onglet divers de l usager, : sur l onglet divers de l usager, : sur l onglet divers de l usager, pas de : sur l onglet divers de l usager, transfert : permet de reprendre tout le détail des prises en charge en cours de l usager Dans le tableau des détails d un cycle, de nouveaux mots clé permettent de reprendre les différentes fréquences d un détail de cycle : : fréquence toutes les n semaines Page 19 sur 22

20 : date de début de roulement des n semaines : fréquence toutes les semaines paires : fréquence toutes les semaines impaires : fréquence toutes les 1 ère semaines de chaque mois : fréquence toutes les 2 ième semaines de chaque mois : fréquence toutes les 3 ième semaines de chaque mois : fréquence toutes les 4 ième semaines de chaque mois : fréquence toutes les 5 ième semaines de chaque : date de début du planning de l usager ou du : date de fin du planning de l usager ou du salarié Les mots clés additionnels pour l agence : : RCS : numéro d agrément : Commentaire sur l agrément simple : numéro d agrément qualité : Commentaire sur l agrément qualité : code APE : numéro de SIRET : N de TVA Intracommunautaire : Capital Page 20 sur 22

21 11. Corrections des anomalies Pouvoir aller jusqu à 30 salariés (au lieu de 15) pour un même usager dans l édition du récapitulatif mensuel des plannings usagers. Correction de l erreur apparaissant dans la recherche de disponibilité en plages fixes lorsque l on sélection une plage horaire à partir de 00h00 Correction pour avoir les heures réelles des absences des salariés dans l édition «Hebdo. Tableau tous salariés» au lieu d une absence de 00h00 à 23h59 Correction de l affichage de la liste des contrats mandataires d un usager pour bien appliquer le filtre des contrats uniquement en cours. Correction de l utilitaire de réaffectation automatique des PeC au planning pour ne pas affecter les heures de type mandataire à une PeC en cours du type prestataire. Correction lors de la saisie d une absence usager pour ne pas supprimer les heures validées et les heures vérifiées (après un message de confirmation suivant la configuration générale pour les heures vérifiées). L absence reste alors invalide. Correction lors de la saisie d une prestation sur le planning quotidien pour que la Pec de l usager apparaisse correctement dès la saisie. Page 21 sur 22

22 12. Les fonctionnalités optionnelles 1. intègre maintenant des fonctionnalités optionnelles, vous pouvez contacter votre commercial pour plus de renseignements. Voici une description de ces fonctionnalités. Gestion des vacances scolaires dans les cycles : Au niveau du détail d un cycle, il est possible de spécifier si la prestation est valable sur la période des vacances scolaires, hors période ou non concernée par les vacances scolaires. La génération des cycles prend en compte cette nouvelle information. Option SMS : Permet d envoyer des SMS individuels ou groupés aux salariés et aux usagers. Modulation, gestion des refus d intervention : pouvoir saisir le nombre de refus par période d annualisation, pour chaque salarié, avec un délai de prévenance de moins de 4 jours ou entre 4 et 7 jours. Une liste de suivi des refus permet de récapituler l ensemble des refus. Gestion des acomptes : Pouvoir gérer des acomptes dans. Déterminer le montant de l acompte à partir d un pourcentage du nombre d heures travaillées et l exporter dans Lancelot et Korrigan (nécessité d être en lien complet Korrigan-Lancelot-). A partir des moyens de payement définis dans le contrat de Korrigan, pouvoir générer des fichiers de virement (un fichier par agence) et éditer les bordereaux de virement. Alertes sur les usagers : au niveau des alertes journalières, un nouveau tableau référence tous les usagers n ayant pas de prestation dans la semaine alors qu ils ont un cycle valide avec une prise en charge valide pour lequel ils devraient avoir une prestation (permet de signaler les suppressions de prestations pour lesquelles il n y a pas eu de remplacement). Indisponibilités cyclique des usagers : Cette option permet de créer des indisponibilités cycliques pour les usagers sur une période donnée suivant les fréquences suivantes : toutes les n semaines, tous les 1er, 2ième de chaque mois, sur les semaines paires ou impaires. Les indisponibilités sont informatives ou bloquantes. Envoi des plannings par mail : Permet l envoi en nombre des plannings pour les usagers et les salariés par mails via l interface du logiciel et gère la définition du modèle d envoi. L usage de documents Word est également possible. Si vous souhaitez faire ajouter une option spécifique à votre fonctionnement dans le logiciel, n hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions étudier sa faisabilité et vous donner une estimation du coût de cette option. Page 22 sur 22

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