Logiciel de gestion d établissement scolaire. Référentiel des nouveautés de la version

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1 Logiciel de gestion d établissement scolaire Référentiel des nouveautés de la version Octobre 2013

2 Table des matières 1. INTRODUCTION MODIFICATIONS GENERALES... 4 Module d assistance à distance...4 Assistant d impression...4 Gestion des utilisateurs MODULE SIGNALETIQUE... 6 Intégration des élèves à partir de votre système informatique centralisé MODULE ABSENCES... 9 Documents...9 Accès Professeur...9 Scanning des cartes d étudiants MODULE BULLETIN Attribution des matières...11 Délibérations...12 Accès Professeur MODULE DISCIPLINE Registre disciplinaire MODULE ETABLISSEMENT Gestionnaire de carte d étudiant...14 Gestionnaire de rapport...15 Gestionnaire d étiquette...16 Gestion & historique des documents MODULE CERTIFICAT Attribution des certificats...18 Attribution du jury...18 Certificat de qualification MODULE COMMUNICATION Fonction Fonction SMS MODULE STAGE Rédaction de la convention de stage MODULE PRET DU LIVRE

3 1. Introduction L objectif de ce manuel est de vous présenter les nouveautés et changements apportés à ISIS depuis la dernière version officielle v du mois de mars Les modifications apportées sont présentées de manière individuelle par module afin de vous permettre de vous concentrer sur les modules qui vous intéressent. Afin d exploiter pleinement votre logiciel ISIS, il est impératif de fournir ce manuel aux utilisateurs finaux concernés par les modules présentés. Les changements apportés au logiciel sont notifiés à l aide des icônes suivants : Nouveautés introduites dans cette nouvelle version Améliorations apportées aux fonctions existantes Correction des anomalies et des bugs Nouvelles fonctions expérimentales (*) (*) Les fonctions expérimentales sont des fonctions demandées par certains établissements scolaires particuliers pour répondre à des besoins précis. Nous pensons que ces fonctions ont un certain potentiel qui pourraient être utiles voire généralisées à d autres établissements scolaires. Essayez-les et donnez nous votre avis! 3

4 2. Modifications générales Module d assistance à distance Vous pouvez à niveau utiliser le module d assistance à distance à partir d ISIS. Le mécanisme de téléchargement a été amélioré afin d éviter les problèmes de configuration de pare-feu et de règles de sécurité au sein des écoles. Pour démarrer l assistance à distance, cliquez sur le menu «Aide» et ensuite sur «Assistance à distance». Assistant d impression Dans l assistant d impression, lorsque l on demande une impression par élève, le nom de la classe n était pas le nom de la classe renommée par l école mais une combinaison des codes officiels. Gestion des utilisateurs Vous pouvez désormais créer des comptes utilisateurs spécifiques au module de gestion de prêt du livre. Ces utilisateurs ne pourront accéder à aucun autre module d ISIS. Lors de la création d un utilisateur, cochez la case «Accède uniquement au prêt du livre» 4

5 Lorsque vous créez ou modifiez un utilisateur, après l enregistrement, le focus reste sur l utilisateur nouvellement créé ou modifié. Le dernier élève par ordre alphabétique de la liste de l école n apparaissait pas dans la liste des élèves des années précédentes si l élève au cours de cette même année avait effectué un changement de classe. Isis vous offre la possibilité de créer et de synchroniser des comptes professeurs et utilisateurs vers un système Active Directory Microsoft. L idée est qu ISIS vous crée un login et un mot de passe vers votre serveur réseau. Chaque fois qu il y a un changement de mot de passe dans ISIS, le réseau Windows est mis à jour. L avantage est que l utilisateur n a plus qu un seul code et un seul mot de passe à retenir. Si vous souhaitez utiliser cette fonction, veuillez nous contacter pour les modalités techniques d implémentation. 5

6 3. Module Signalétique Ajout de la notion «en demande de recouvrement» pour les élèves libres. En cochant cette case, ces élèves apparaîtront dans les listes d attributions de résultats dans le module certificat. Vous pourrez alors délibérer ceux-ci et imprimer un PV ad-hoc reprenant ces élèves dans une catégorie particulière (voir module certificat). 6

7 Afin de respecter les nouvelles normes demandées par l administration, les noms de famille des élèves ainsi que le lieu de naissance doivent désormais être orthographiés en minuscule. Cependant, pour une meilleure visibilité d affichage dans le logiciel, nous avons choisi de continuer à afficher à l écran les noms d élèves en capitale accentuée (point 2). Par contre, en interne, ISIS mémorise bien le nom «officiel» de l élève ainsi que son lieu de naissance en minuscule. Ce nom «officiel» est affiché dans la fiche signalétique de l élève (point 1). C est donc à cet endroit que vous pouvez vérifier l exactitude de la présentation du nom de l élève et du lieu de naissance. Veuillez noter que dans tous les documents officiels édités par ISIS et faisant l objet d une présentation définie par une circulaire officielle, le nom de l élève ainsi que le lieu de naissance seront présentés dans leur forme «officielle». En résumé, si les zones «nom», «prénom» ou «lieu de naissance» dans la fiche signalétique de l élève contiennent des éléments écrits en capitale, vous devrez faire la correction de la présentation dans votre système informatique officiel (CTI, GesAdmin, Siges, etc ). 7

8 Intégration des élèves à partir de votre système informatique centralisé Lors du transfert des informations des élèves entre votre système informatique et ISIS, si un élève n est plus présent dans votre liste d élèves réguliers, la procédure de transfert s arrête et ISIS vous demande désormais la date de sortie officielle de l élève du sein de l établissement : De même, lorsqu un élève change de classe ou d année ou d option, la procédure de transfert s arrête et ISIS vous demande désormais la date de ce changement. 8

9 4. Module Absences Documents Dans la «fiche individuelle d absentéisme», si une remarque liée à un justificatif était trop longue, celle-ci devenait illisible à l impression. Le document «Récapitulatif des absences irrégulières» qui reprend la liste des élèves ayant dépassé un seuil défini par l école (10,20,.), comporte désormais la date du jour de l impression. Accès Professeur Dans le module de prise de présence, un changement de classe rafraîchi les informations d absences de l élève ou de la classe. Les professeurs voient désormais les changements effectués par les éducateurs sans devoir fermer et ouvrir ISIS. Dans l affichage du récapitulatif des absences, le bouton permettant d afficher le détail des présences ne s affichait plus. 9

10 Scanning des cartes d étudiants Les fonctions «scanning des cartes d étudiants» ont été complétées par un nouvel onglet «Scanning entrée». Cet écran permet via un scanner filaire de scanner tous les élèves qui se présentent à l entrée de l école avant la première heure de cours. Isis affiche la liste des élèves attendus (c'est-à-dire tous les élèves de l école sauf ceux qui ont un justificatif pour la journée entière). Une fois tous les élèves scannés, un listing reprenant les élèves absents peut être sorti. 10

11 5. Module Bulletin Attribution des matières Activation de l archivage des professeurs Dans le module attribution des matières vous pouvez désormais utiliser le bouton «Suppression» pour enlever un professeur de la liste des professeurs. Ces professeurs «supprimés» sont en réalité archivés, c'est-à-dire qu ils n apparaissent plus dans la liste courante des professeurs mais ils sont toujours existants dans la base de données, ce qui permet d imprimer des bulletins des années précédentes avec le nom de ces professeurs. Si vous souhaitez faire apparaître les professeurs «supprimés», il vous suffit de cocher la case «Afficher les professeurs archivés». Vous pouvez également réactiver un professeur archivé, pour cela : o cochez la case «Afficher les professeurs archivés». o sélectionnez dans la liste des professeurs un professeur «archivé» o cliquez sur le bouton droit de la souris o choisissez «réactiver le professeur» 11

12 Lors de la création d un sous-cours de religion, de langue ou de cours d éducation physique, les sous-cours étaient systématiquement recréés même si ces derniers existaient. Délibérations Lorsqu un élève obtient une AOB, vous pouvez désormais cocher les choix de formes d enseignements dans une liste déroulante à l instar du choix des formes au 1 er degré. Au lieu de cocher les formes, vous pouvez également introduire de manière manuelle la restriction sous forme de texte (exemple : Mathématiques 8h, etc ) Accès Professeur Les professeurs ne voient plus des élèves en double dans leur liste si une erreur de paramétrage a eu lieu dans le module d attribution. 12

13 6. Module Discipline Registre disciplinaire Lors de la création d un fait disciplinaire, vous pouvez choisir le professeur dans la liste déroulante des professeurs de l établissement. Il vous est également possible d entrer le nom d un intervenant autre qu un professeur (éducateur, proviseur, etc ) dans cette même zone comme dans les versions précédentes d ISIS. 13

14 7. Module Etablissement Gestionnaire de carte d étudiant Support des images sur les cartes d étudiant. Vous pouvez dès à présent créer et intégrer vos logos et/ou arrières plans personnalisés sur vos cartes d étudiants. Pour intégrer votre image dans ISIS, voici les étapes à suivre : o A l aide d un logiciel de dessin, créez une image de 640x480 ou proportionnelle à cette taille. o Intégrez sur cette image un fond blanc et ajoutez-y tous les éléments que vous souhaitez (logo, arrière blanc, bandes de couleurs, etc ). o Sauvegardez cette image sur votre ordinateur en format JPEG ou BITMAP. o Ouvrez une session en tant qu ISISADMIN. o Cliquez sur l icône «définition de la carte d étudiant». La fenêtre suivante apparaît : 14

15 o Cliquez sur l icône «Modifier une information». o Dans la liste des composants à gauche, sélectionnez et puis cochez «arrièreplan». o Dans la zone «arrière-plan», cliquez sur le bouton «Modifier l image d arrière plan». o Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionnez l image que vous avez créée. o Vous pouvez déplacer l image en utilisant les champs «Pos. Gauche» et «Pos. Haut». o Vous pouvez redimensionner l image en utilisant les champs «largeur» et «hauteur». o Cliquez sur l icône «Enregistrer les informations» afin de mémoriser vos changements. o Cliquez sur l icône «Imprimer des documents» afin de pré-visualiser vos changements. Gestionnaire de rapport - Ajout des champs suivants : o En ordre de paiement (dans la section établissement) o Adresse (dans la section responsable) - Les cases à cocher «imprimer le total de chaque groupe» et «imprimer un seul groupe par page» ne sont disponibles que si un champ est sélectionné dans «groupement des informations». - Un nouvel icône «recommencer un nouveau rapport» a été ajouté. Celui-ci vous permet de remettre à zéro tous les champs et filtres du rapport courant. 15

16 Gestionnaire d étiquette Un nouveau gestionnaire d étiquette est présent dans ISIS. Vous pouvez désormais créer vos propres étiquettes personnalisées à partir des informations d ISIS. Par défaut, le gestionnaire affiche tous les modèles d étiquettes présents dans les anciennes versions d ISIS. Mais vous avez désormais la possibilité de supprimer les modèles que vous n utilisez pas ou d en créer de nouveaux. Voici la procédure : o Démarrez ISIS en tant qu ISISADMIN o Cliquez sur l icône «gestionnaire d étiquette» o Utilisez les icônes habituelles «Ajouter», «Modifier» ou «Supprimer» afin de gérer vos étiquettes. o Dans le cas de l ajout ou de la modification, un assistant visuel vous guide pas à pas dans la création de votre étiquette. o Si vous avez un doute, n hésitez pas à cliquer sur l icône en forme d ampoule afin d obtenir de précieux conseils! 16

17 Gestion & historique des documents Le récapitulatif des documents envoyés intègre à présent les s envoyés ainsi que le statut des SMS envoyés pour les écoles ayant acquis le module communication. Lors de la consultation des documents envoyés, ceux-ci sont classés de manière chronologique inverse à chaque visualisation. 17

18 8. Module Certificat Attribution des certificats Les procès verbaux des certificats de qualification affichent désormais le numéro FASE de l école. Le procès verbal du certificat d étude a été adapté afin de répondre aux normes de la circulaire Ajout de la gestion des «Attestations de compétences complémentaires» Les attestations de compétences complémentaires ont été ajoutées à la liste des certificats gérés par ISIS. Vous pouvez donc gérer ces attestations de la même façon que les certificats de qualification, d études, les CESS, etc C est-à-dire que vous pouvez attribuer les résultats aux élèves et imprimer les procès verbaux, attestations officielles et provisoires. ATTENTION : Les élèves éligibles à cette attestation complémentaire doivent être titulaires d un certificat de qualification d une année antérieure. Il faut impérativement que cette information soit encodée dans ISIS pour l année en question. Pour un élève ayant obtenu le certificat de qualification dans votre établissement scolaire, vous pouvez encoder cette information en changeant d année scolaire dans ISIS. Si l élève n a pas obtenu sa qualification dans votre établissement, veuillez contacter le support ISIS afin que nous ajoutions manuellement l information dans votre système. Attribution du jury Ajout de la gestion étendue de la composition du jury. Vous pouvez désormais, grâce à cette gestion étendue, éditer le document de «composition du Jury de qualification» ainsi qu attribuer des membres de jury différents à plusieurs classes d une même option. Edition du document «composition du Jury de qualification» Etape n 1 (attribution des qualités d un membre de jury extérieur) Dans l écran «attribution des membres du jury», sélectionner un membre de jury dans la liste de gauche et indiquez dans la partie de droite sa qualité (fonction, 18

19 métier, ). Appuyez sur le bouton valider pour mémoriser vos changements. Répétez l opération pour tous les membres de jury concernés. Etape n 2 (attribution d un membre de jury extérieur à une grille) Appuyez sur le bouton «Suivant». Dans l écran suivant, sélectionnez une grille dans la liste de gauche (point 1). Dans la partie de droite, sélectionnez un membre de jury extérieur dans la liste déroulante (point 2). Si les élèves de l option choisie au point 1 sont répartis sur plusieurs classes, la liste déroulante «sous classe» apparaît (point 3). Dans ce cas, si vous souhaitez attribuer des membres de jury différents à chacune de ces classes, choisissez la sous-classe concernée par le membre du jury choisi au point 2. Appuyez sur le bouton ajouter afin d attribuer le membre de jury à la grille. 19

20 Etape n 3 (attribution d un professeur à une grille) Cliquez sur l onglet «Liste des professeurs» Sélectionnez un professeur dans la liste déroulante (point 1). Dans la liste déroulante «Cours enseignés», choisissez un ou plusieurs cours enseignés par le professeur en relation avec la qualification (point 2). Si aucun cours ne correspond à la qualification ou si le rôle du professeur n est pas en lien direct avec un cours enseigné, vous pouvez entrer dans la zone «Cours enseigné» un libellé alternatif (exemple : maître de stage). Si les élèves de l option choisie sont répartis sur plusieurs classes, la liste déroulante «sous classe» apparaît dans le bas de l écran. Dans ce cas, si vous souhaitez attribuer des membres de jury professeurs différents à chacune de ces classes, choisissez la sous-classe concernée par le membre du jury choisi au point 1. 20

21 Appuyez sur le bouton ajouter afin d attribuer le professeur à la grille. Etape n 4 (impression de la composition du jury) Cliquez sur le bouton «Suivant». Cliquez sur le bouton «Oui», afin de confirmer votre demande d impression. Cliquez sur le bouton «Suivant». Cochez une ou plusieurs grilles pour laquelle/lesquelles vous souhaitez imprimer le document de composition du jury. Cliquez sur le bouton «Suivant». Modifiez éventuellement la date du document de composition. Modifiez éventuellement le nom du président ou de la présidente. Cliquez sur le bouton «Suivant». Cliquez sur le bouton «Terminer». Votre document apparaît en prévisualisation. Appuyez sur l icône «imprimer» pour imprimer votre document. 21

22 Certificat de qualification Les élèves libres ayant le statut «en demande de recouvrement» dans leur fiche signalétique peuvent être délibérés dans le module de gestion des certificats de qualification mais ils apparaîtront sur le procès verbal avec la mention «sous réserve de recouvrement de la qualité d élève régulier». 22

23 9. Module Communication Fonction Envoyez dès à présent vos cartes d absences via ! Etape n 1 (Configuration de la messagerie) Pour configurer votre messagerie, ouvrez une session en tant qu ISISADMIN. Cliquez sur l icône «gestion des paramètres» Cliquez sur l onglet «Communications» Cliquez sur l icône «Modifier une information» L écran suivant apparaît : Remplissez les champs suivants : Serveur de courrier sortant (SMTP) : Indiquez l adresse du serveur de courrier sortant (SMTP) de votre fournisseur internet. Exemples : mail.scarlet.be (Scarlet) relay.skynet.be (Belgacom) mx.cust.win.be (Win) smtp.voo.be (Voo) smtp.cfwb.be (Etnic) Renseignez-vous auprès de votre responsable informatique pour les adresses des autres fournisseurs. 23

24 Libellé de l expéditeur : Indiquez ici le libellé de l expéditeur qui apparaîtra à la réception du message. Exemples : Athénée Royal. Ou Secrétariat de l Athénée Royal Adresse de l expéditeur : Indiquez ici une adresse valide pour l envoi des s. Cela peut être une adresse que vous avez créée spécifiquement pour la gestion des absences ou l adresse officielle de l école. Adresse pour les réponses : Si vous souhaitez que les parents vous répondent par , vous pouvez indiquer ici la même adresse que le champ précédent. Si vous ne souhaitez pas que l on vous réponde par , indiquez ici une adresse inexistante au sein votre domaine. Exemple : noreply@monecole.be ou pasdereponse@monecole.be Vous pouvez également créer une réponse automatique sur votre boîte aux lettres qui indique aux parents que la boîte n accepte pas de réponse. Renseignez-vous auprès de votre responsable informatique pour créer une boîte avec réponse automatique. Envoi via connexions multiples : Cochez cette case si votre abonnement internet est fourni par Belgacom. Dans les autres cas, laissez cette case décochée. Cliquez sur l icône «Enregistrer vos informations» afin de mémoriser vos changements. Etape n 2 (Texte complémentaire) A l instar de la carte d absence, vous pouvez également préciser un texte complémentaire qui sera affiché à la fin de la carte d absence. Ce texte peut être une formule de politesse, un texte indiquant de ne pas répondre à cet et/ou précisant les modalités de justifications, etc Pour configurer votre texte complémentaire, ouvrez une session en tant qu ISISADMIN. Cliquez sur l icône «gestion des paramètres» Cliquez sur l onglet «Carte d absence» Cliquez sur l icône «Modifier une information» 24

25 Introduisez votre texte dans la zone «Texte complémentaire pour le courrier électronique». Remarque : vous n êtes pas limité par le nombre de lignes. Cliquez sur l icône «Enregistrer vos informations» afin de mémoriser vos changements. Etape n 3 (Activer les adresses s des parents) Dans cette étape, vous allez préciser quels sont les élèves pour lesquels les parents ont souhaité recevoir une notification d absence par . o Démarrez ISIS en tant qu utilisateur o Sélectionnez un élève dans l arborescence des classes o Cliquez sur l icône signalétique (information classe / élève) o Cliquez sur l onglet «Divers» o Cochez la case Communication o Introduisez l adresse des parents o Passez à l élève suivant. 25

26 Etape n 3 (Envoyer les cartes d absences sous format ) Dans l onglet Absences, cliquez sur l icône «absences par courrier électronique» Dans l assistant qui s affiche : o Entrez la date ou l intervalle de date pour lequel vous souhaitez prévenir les parents o Appuyez sur le bouton suivant o Sélectionnez tout ou partie des élèves o Appuyez sur le bouton suivant o Cliquez sur le bouton terminer Les absences envoyées par s se retrouveront dans la fenêtre récapitulative des documents envoyés à l élève et identifiées par un icône particulier. 26

27 Voici un exemple de mail que les parents vont recevoir : Athénée Royal de Ligny Avenue des Arts, LIGNY 071/ à ARMAND Noël Rue Centrale PIRONCHAMPS LIGNY, le 17 octobre 2013 Concerne: ARMAND Tracy, 6TQ J Chers parents, Notre relevé d'absences pour la période du 14 octobre 2013 au 17 octobre 2013 indique que Tracy s est absentée aux dates suivantes : lundi 14 octobre mardi 15 octobre jeudi 17 octobre : en 1re heure, 8e heure : en 1re heure : Toute la journée ATTENTION : A ce jour, Tracy compte 5 demi-jours d'absences injustifiées. Veuillez ne pas répondre à ce courriel mais justifier les absences mentionnées par un justificatif officiel ou le cas échéant un mot d'excuse. L'équipe des éducateurs de l'athénée. Pour la régularité des études, l'assiduité de l'élève est rigoureusement exigée Tout certificat médical doit être remis à l'établissement le lendemain du dernier jour d'absence lorsque celle-ci ne dépasse pas 3 jours et au plus tard le 4ème jour d'absence dans tous les cas. 27

28 Fonction SMS Gestion des accusés de réception. Votre nouvelle version gère à présent les accusés de réception de vos messages SMS, vous permettant désormais de savoir si un message est bien arrivé chez le destinataire et le cas échéant de connaître la cause du problème. Activer les accusés de réception SMS dans ISIS (*) Afin de pouvoir réceptionner les accusés de réception dans il est impératif d indiquer dans vos paramètres d envoi SMS votre numéro d identification de client. Ce numéro vous sera envoyé via à votre adresse de contact ISIS à partir de ce vendredi 25 octobre. Pour intégrer votre numéro de client, veuillez suivre les étapes suivantes : 1 ) Démarrez ISIS en tant qu ISISADMIN 2 ) Cliquez sur l icône «gestion des paramètres» 3 ) Cliquez sur l onglet «communication» 4 ) Cliquez sur l icône «modifier les informations» 5 ) Entrez dans zone «Compte client», le numéro de client que vous avez reçu par 6 ) Cliquez sur l icône «enregistrer les informations» (*) La fonction «accusé de réception» n est pas disponible si les SMS sont transmis via le logiciel de Mobistar. Ceci est une limitation du logiciel de Mobistar et non d ISIS 28

29 Visualiser les accusés de réception SMS dans ISIS L écran synoptique de la fonction «gestion et historique des documents» de l onglet établissement vous permettra d avoir accès au statut des SMS envoyés. Il y a désormais trois statuts différents pour l envoi de vos SMS. Un icône représentant un GSM orange (point 1) indique qu un SMS a été envoyé mais que son statut de réception n a pas été confirmé. Un icône représentant un GSM vert (point 1) indique qu un SMS a été envoyé et bien réceptionné. Un icône représentant un GSM rouge (point 1) indique qu un SMS a été envoyé mais qu il n a pas été reçu. La cause de la non réception est indiquée dans la zone 2. La récupération des accusés n est pas automatique. Pour récupérer les accusés vous devez cliquer sur le bouton «actualiser la liste» (point 3). Cette récupération est globale, c est-à-dire qu elle se fera pour l ensemble de l école. La disponibilité du statut peut s étaler sur une période de 1 minute à 30 minutes après l envoi du message. Ajout de la 10 e heure de cours dans le choix des périodes d absences à signaler aux parents. 29

30 10. Module Stage Rédaction de la convention de stage Si une entreprise est attribuée à plusieurs secteurs d activités, il vous est désormais possible de choisir, pendant la rédaction de la convention de stage, le secteur précis dans lequel l élève effectuera son stage. Le secteur choisi peut être imprimé sur la convention à l aide du code de publipostage suivant : [SecteurActiviteEleveEntreprise] L assistant «recherche d un lieu de stage» a été adapté afin de s afficher correctement dans Windows 7. 30

31 11. Module Prêt du livre L écran «Entrée de livres» n affiche plus les livres non repris. 31