MP-CO CEPT 334 Rue du Luxembourg LA SEY E SUR MER. Tel : Fax : contact@mp-concept.

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1 MP-CO CEPT 334 Rue du Luxembourg LA SEY E SUR MER Tel : Fax : contact@mp-concept.fr

2 Sommaire

3 Descriptif Produit (1) La Location Saisonnière La location saisonnière, un métier à part! Les habitudes de vacances ont considérablement changé ces dernières années. La réactivité du professionnel doit être maximale et seul un équipement efficace et performant offre ces possibilités. Spécialiste de la Location Saisonnière, MP-CONCEPT vous offre par l intermédiaire de son logiciel Hélios La possibilité de répondre aux attentes de votre clientèle. Une efficacité commerciale accrue, grâce aux documents personnalisables avec photos, plans et localisation. Une efficacité et une maîtrise complète des éléments comptables pour vos propriétaires et votre caisse de garantie. Une réactivité importante grâce au site Web Vous êtes décideur de votre commercialisation extérieure. 1

4 Descriptif Produit (2) Ouverture automatique des infos du jour, permettant d avoir une vue d ensemble sur les événements et taches à effectuer. LES PARAMETRES : Configuration agence, Configuration des banques, Base de calcul tarifaire, Configuration des assurances, Configuration des listes d aide, Configuration de la taxe de séjour, Configuration des utilisateurs, Paramétrages Internet, Paramétrages jours supplémentaires, Paramétrages mini-semaine, Définition des interlocuteurs de l agence, avec un espace texte permettant de définir les accès à l agence depuis les principaux sites significatifs (Gare, autoroute, aéroport etc ) Information sur l appartenance de l agence à un syndicat, un réseau, une franchise. Présentation de l agence et de ses activités avec éventuellement les photos des collaborateurs et de l agence. 2

5 Les fichiers (1) FICHIER PROPRIETAIRE : Renseignements généraux, Conjoint ou mandant, Renseignements financiers, Réservations propriétaires, Gestion des règlements, Planning des lots, Remarques locataires, Suivi des travaux du lot, Mailing personnalisés. FICHIER LOCATAIRE : Coordonnées du locataire, Historique des réservations, Suivi des propositions en cours, Classement personnalisé, Mailing personnalisé Classification et origine, Archivage des locataires. Suivi et analyse du locataire (CRM) FICHIER PROSPECTS : Coordonnées des prospects, Suivi et enregistrement des propositions en cours, Validité des propositions, Intégration automatique depuis le site Web, Origine des prospects. Historique des relations et des envois FICHIER LOTS : Renseignements généraux du lot, Rattachement propriétaire(s), Tarifications, (prix public, To etc ), Planning annuel du lot, Texte descriptif général, Texte Internet (4 Langues possibles), Suivi des remarques locataires, Suivi des travaux du lot, Objectifs commerciaux par lot, Gestion des co-mandats. - Relation Agence / Propriétaire 3

6 Les fichiers (2) PLANNING DU LOT: Planning du lot sur l ensemble de l année, avec les différentes occupations. Une liste complète précisant le détail des occupations est disponible par simple clic sur l icône voisine de l affichage planning. Une consultation du planning global de tous les lots est possible avec également un tri par catégorie. LES OBJECTIFS PAR LOT : La possibilité de définir les objectifs annuels par lots et par collaborateur est offerte à partir du lot.. Ces objectifs sont définis en tenant compte des occupations propriétaire et des éventuelles modifications effectuées par ces derniers au cours d année. Une visualisation graphique permet de suivre les résultats. FICHIER IMMEUBLE, CHALET, VILLA : Il permet de compléter le descriptif du lot, pour offrir en automatique la réalisation de l état descriptif légal. Il reprend les éléments indispensables à la bonne présentation des biens, de leur environnement et de 4

7 Les fichiers (3) TEXTE DESCRIPTIF ET INTERNET : Texte descriptif sans limitation de taille, figurant sur les descriptifs commerciaux. Textes Internet, pour transfert sur le(s) site(s) web, possibilité d avoir 4 textes avec des langues différentes. Ces langues sont paramétrables dans la configuration logiciel. Export flux XML LES PLUS MP-CONCEPT Accès succursales, inter-agence et commercialisation extèrieure (TO C Entreprises) Accès point de vente. Module proriétaire Mutualisation planning DESCRIPTIF LOT : Généralités, Informations complémentaires, Tarification public, Tarification TO ou autre, Internet, Remarques et travaux, Promotions tarifaires, Abattements personnalisés, Objectifs commerciaux. PLANNING GLOBAL DE TOUS LES LOTS : NOUVEAUTE : Visualisation globale du planning de tous les lots sur 52 semaines. Visualisation des occupations par périodes avec la possibilité de créer directement un dossier depuis la période choisie. Descriptif commercial des lots pour le détail complet du bien proposé. Affichage des tarifs et des occupants par clic droit.

8 Recherche des disponibilités RECHERCHE MULTI-CRITĖRES : Sélection de la période, Gestion de la mini-semaine Gestion des jours supplémentaires, Tri des critères par :. Collectif ou Individuel,. Type de logement,. Fourchette budgétaire,. Eléments de confort, Critères d environnement :. Ville ou station,. Résidence, étage. Situation,. Vue. Gestion de l acceptation des animaux. Recherches multi-périodes Gestion des jours supplémentaires et courts séjours Recherche par référence. Accès calendrier des vacances scolaires. AFFICHAGE DES DISPONIBILITES : Présentation des disponibilités en fonction du taux d occupation, accessibilité simple au descriptif commercial, possibilité d intervenir sur la tarification et intégration de prestations supplémentaires afin de réaliser une documentation commerciale complète. Personnalisation de l affichage de la grille des disponibilités. Visualisation du descriptif commercial du lot. Affichage des manifestations dans la période demandée. PLANNING DU LOT : Affichage du planning du lot sur une période de trois mois avec le détail des occupations. Détail des occupations sous forme de couleur avec leur légende et avec le détail sous forme de tableau. Détail des périodes, nom des locataires, tarification et état des dossiers : (Options, résas, soldés, annulés, etc ) 6

9 Réservations - documentation FICHE RĖSERVATION : Gestion prospects et locataires, Gestion Tour Opérator, Détail du coût de location, Suivi de la date limite d option, Commentaires personnalisés, Multi règlements, Multi dossiers, Gestions des options, Gestion des taxes de séjour, Gestion de la taxe départementale, Encours locataires, Relevé des consommations, EDF, EAU, GAZ, TELEPHONE. Remboursement locataire, Suivi des clôtures de dossier. SAISIE DES REGLEMENTS : Saisie des acomptes, Saisie des règlements intermédiaires, Saisie des soldes, o Taxe de séjour, o Caution, Gestion des frais financiers, chèques impayés Multi règlements, Multi dossiers, Consultation du compte locataire. FICHIER DES RESERVATIONS : Liste des réservations par état, Suivi des contrats émis, Suivi des avis propriétaires, Suivi des retours contrats, Gestion des dossiers annulés, Suivi des déclarations d assurance, Personnalisation des tris, Indicateur des dossiers clôturés. 7

10 Gestion des options - Réservations MEMORISATION DES PROPOSITIONS : Mémorisation des propositions aussi bien depuis le fichier prospects que depuis le fichier locataires. Validation des disponibilités avant la création du dossier, différenciation des options pour les prospects et les locataires. Gestion du délai d expiration des options. DETAIL DU COUT DE LOCATION : Détail des coûts par rubriques, Montant de l acompte théorique demandé, Détail du dépôt de garantie, Prix de la location, Indication du montant de la remise, Indication de l affectation de la remise, Indication du coût initial du dossier. ENCOURS LOCATAIRE : Ajout de prestations supplémentaires, Autres éléments dus par le locataire, Relevé des consommations, o Index arrivée o Index de départ, o Montant forfaitaire, Régularisation à la clôture du dossier. 8

11 Les éditions UNE DES FORCES D HELIOS : Un éditeur d état permettant de personnaliser l ensemble des documents et accessible à l utilisateur. DOCUMENTS COMMERCIAUX : Catalogues avec photos, tarifs, propositions, Fiches détaillées avec ou sans photos, Localisation géographique des lots, Envoi par mail, Contrats de location, Avis propriétaires, Déclaration d assurance o Transfert automatique pour certaines assurances. Etat descriptif légal automatique. ELEMENTS FINANCIERS : Règlements propriétaires par lettres chèques, Règlements propriétaires par virements magnétiques, Etat préparatoire aux déclarations fiscales, Déclaration taxe de séjour, Factures locataires et TO, Quittances locataires. STATISTIQUES : Ensemble complet de statistiques, avec édition sous forme de graphes ou de tableaux. Taux d occupation par lot avec synthèse globale Analyse des ratios financier de location, Origine des locataires Statistiques mensuelles FNAIM Scoring RFM avec analyse du type de clientèle.

12 La comptabilité UNE VERITABLE COMPTABILITE POUR UNE EFFICACITE MAXIMUM Barre d outils de la comptabilité. LES EDITIONS COMPTABLES : Journaux, Grand livres, Balances, Extrait de compte, Lettrage automatique et manuel, Rapprochements bancaires LES JOURNAUX : Journaux par mois, Saisie comptable simplifiée, Séparateur de pièces, Recherche d écritures : o Par montant, o Par pièce, o Par date, o Par libellé Accès direct au compte depuis le journal. LES PLUS PERSONNALISABLES : Suivi et comparatif budgétaire année N et N-1 o Honoraires de gestion, o Honoraires transactions locations, o Honoraires cumulés, o Fonds détenus pour les propriétaires, Acomptes détenus. Pointe de trésorerie (Graphique et tableau) 10

13 Les nouveautés La location saisonnière, un métier ou la réactivité est nécessaire. Prévenir son propriétaire pour une location de dernière minute, Contacter immédiatement un artisan pour un problème dans un bien, Relancer un prospect dont l option est échue, Gestion des interventions : Prévenir immédiatement un artisan en cas de problème dans un lot, suivre les différentes phases de l intervention, pouvoir relancer les intervenants et enfin prévenir immédiatement le locataire de la résolution du problème. Un plus : l envoi de SMS aux différents interlocuteurs. LES SMS EXPEDIES DEPUIS HELIOS : Une fonctionnalité simple et efficace : Une liaison internet Un compte SMS* Un texte pré établi modifiable. * MP-CONCEPT a choisi SMS Gold LE PLUS Hélios Une réservation de dernière minute. Je préviens immédiatement mon propriétaire au travers d un SMS. 11

14 Les nouveautés OUVELLE GESTIO DES DISPO IBILITES : Optimiser le remplissage des biens, Répondre efficacement aux prospects Lien centrales de réservations ICOR Gestion des entrées / sorties de clés Affichage des disponibilités avec consultation du planning sur 9 semaines. Affichage du planning lors de la vérification des disponibilités proposées au prospect. ing automatique : ing automatique à partir des fichiers : - Propriétaires, - Locataires, - Prospects automatique : - Avis propriétaire - Rappel date & heure d arrivée. OUVEAU : - otation clients par mail après la fin du séjour et affichage sur internet sous forme avec les commentaires. 12

15 Les nouveautés VOS I VE TAIRES ET ETATS DES LIEUX SUR POCKET PC Vos états des lieux et vos inventaires créés dans Hélios sont exportables sur votre Pocket PC. Toutes les modifications effectuées sur le «terrain» sont réactualisées dans Hélios dès votre retour. 13

16 Les Plus Hélios PRO Gestion de la fidélisation de votre clientèle : - Mémorisation des centres d intérêts et des activités. - Rappel des dates de naissance Locataires Propriétaires. Gestion automatisées des règlements fournisseurs. DER IERE MI UTE : Intégration du document concernant les risques naturels et technologiques. 14

17 Les Plus Hélios MANAGER Hélios MA AGER devient un puissant outil de marketing et de décision. Premier logiciel à intégrer un module d analyse de clientèle (CRM*), un module de maximisation des recettes (Yield management) permettant la mise en place d une tarification flexible. LOUER AU BO PRIX, AU BO CLIE T, AU BO MOME T Le tableau de bord Hélios MA AGER 15

18 Les Plus Hélios CRM LA RELATIO CLIE T U OUTIL I DISPE SABLE «80% des clients abandonne une marque en raison du manque d'attention et non pour des raisons de prix» DM Know-Institute Avril 2006 Analyse du comportement du client dans son processus de réservation Mise en place d une politique de fidélisation du client 16

19 Les Plus Hélios Version 2.6 Les informations concernant la fidélisation sont proposées lors de la recherche de disponibilités à partir du contact client LES POI TS FORTS DE LA OUVELLE VERSIO 2.6 Envoi par mail des avis propriétaires avec copie agence, Envoi accusé réception par mail pour les locataires, Envoi rappel dates et heures d arrivée par mail, Géo localisation des biens avec itinéraire du trajet, Le mot de l Agence fichier son présentant soit le bien et l agence soit l agence, ce fichier est consultable au niveau du bien sur internet et peut être envoyé en pièce jointe dans les mails clients. Possibilités de présenter les biens de l agence dans un catalogue interactif. Module propriétaire. Géo -localisation des biens. 17

20 Les Plus Hélios Version 2.6 Intégration de vidéo et/ou diaporama dans chaque lot avec transfert internet. Choix de l éditeur vidéo Intégration de la vidéo dans le bien Lecture de la vidéo ou du diaporama Transfert sur internet de la vidéo ou du diaporama 18

21 Les Plus Hélios Version 2.6 LECTURE VIDEO / DIAPORAMA Géo-localisation et commercialisation Internet 19

22 Les Plus Hélios Version 2.6 DEFI ITIO DE LA RELATIO AGE CE / PROPRIETAIRE Définition des éléments financiers et des autorisations propriétaire. 20

23 Les Plus Hélios Version 2.6 LE MODULE AGE CE POUR L ADMI ISTRATIO DES PROPRIETAIRES La page de gestion des comptes propriétaires. Le détail d un compte Cogestion propriétaire 21

24 Les Plus Hélios Version 2.6 Accueil du module messagerie Messagerie Inter active entre l Agence et le propriétaire. 22

25 Les Plus Hélios Version 2.6 Module dossiers Le détail du dossier réalisé par le propriétaire 23

26 Les Plus Hélios Version 2.6 Les informations sur le locataire Retour automatique et en temps réel du dossier sous forme d option. 24

27 Les Plus Hélios Version 2.6 LES EVOLUTIO S WEB ouvelle présentation de la page résultat 1 Photo et 2 vignettes, Pictogrammes éléments de confort, Icône vidéo et/ou diaporama Gestion des heures d ouverture de l agence. Possibilité de contact avec l agence - Soit téléphonique - Soit par mail 25

28 Les Plus Hélios Version 2.6 E VOI AUTOMATIQUE DE LIE S Sélection du ou des biens concernés par l envoi en tant que propositions. Ouverture automatique du gestionnaire d envoi de mails (Exemple Outlook ) 26

29 Les Plus Hélios Version 2.6 EXEMPLE D E VOI DE MAIL Lien donnant accès à la fiche détaillée du bien. 27