e-barreau et RPVA Simple, rapide et économe en temps passé, une véritable révolution pour la profession!

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1 e-barreau et RPVA (réseau privé virtuel des avocats) COMMENT ACCÉDER À LA PLATEFORME E-BARREAU À PARTIR DE SON APPLICATIF DE GESTION? Simple, rapide et économe en temps passé, une véritable révolution pour la profession! Exemple du module d interface e-barreau / SECIB EXPERT Bulletin d information proposé par

2 La dématérialisation des communications avec les juridictions La convention signée en 2007 par le Ministre de la Justice et le président du Conseil National des Barreaux sur la communication électronique entre les TGI et les avocats définissant ainsi une connexion unique du «réseau avocat» au «réseau justice», a permis d entériner les modalités de la mise en état électronique et de sa mise en œuvre dans le cadre de conventions locales. Grâce à la plate-forme e-barreau accessible depuis le RPVA, les avocats peuvent donc consulter les dossiers et le registre des audiences au TGI mais aussi envoyer et recevoir les courriers électroniques (actes et pièces de procédure) avec le greffe du TGI. L accès au service e-barreau est réservé aux avocats abonnés au RPVA. Avec les évolutions d e-barreau, il vous est désormais possible de suivre l état de vos dossiers au greffe, d obtenir les dates d audiences et d échanger messages et pièces directement à partir de votre logiciel de gestion si celui-ci est labellisé. Le logiciel SECIB EXPERT, logiciel de référence de la profession, est labellisé par le Conseil National des Barreaux. Il est notre fil conducteur dans cette communication. Le lien logiciels de gestion avec e-barreau est la 1 ére étape d une révolution technologique à venir Hugues Galambrun «Au-delà de la labellisation par le Conseil National des Barreaux, l interface SECIB / e-barreau marque une véritable rupture dans le fonctionnement des cabinets d avocats. Il ne s agit pas seulement d un outil informatique supplémentaire mais «d une passerelle technologique» qui va engendrer une modification considérable des pratiques des avocats. C est tout le sens de l engagement de SECIB qui depuis plusieurs années fait le pari d un investissement massif dans la R&D et la maîtrise des technologies les plus évoluées qui, demain, ouvriront à chaque cabinet, la voie de la mobilité. L accès à e-barreau permettra ainsi d optimiser la gestion des procédures civiles et pénales, de réduire les délais, d améliorer les gestion du rôle et des audiences, de consulter le registre ce celles-ci, de naviguer sur les dossiers, tout en garantissant une sécurité absolue des échanges avec les greffes des juridictions. Le lien entre votre logiciel de gestion et e-barreau est alors la 1 ére étape d une révolution plus ample qui voit aujourd hui le jour!» Hugues GALAMBRUN Directeur Général - SECIB SAS édito «Aujourd hui, e-barreau concerne les cabinets ayant une activité judiciaire avec les TGI. Demain, très vite, tous les avocats seront concernés : connexions avec les greffes des tribunaux de commerce, les greffes en matière pénale comme c est déjà le cas dans certains tribunaux, puis les greffes des conseils de prud hommes, des tribunaux d instance Ce système n est pas parfait, il a même des défauts dont celui d avoir été imposé sans trop de concertation à tous les acteurs du monde judiciaire (dont les greffes qui sont parfois réticents). Mais les principaux défauts ont maintenant été résolus et comme tout système nouveau, il faut investir en formation initiale pour en tirer le meilleur parti. Les gains que l on peut attendre sont à mesurer en fonction des premières expérimentations en taille réelle : gain de temps pour la gestion des dossiers de mise en état notamment. Dans un contexte de profonde mutation (avec, notamment concernant notre profession, tout ce qu augure le rapport Darrois), un logiciel de gestion de cabinet est indispensable pour gagner en productivité et en efficacité, et pour modifier ses méthodes de travail pour conquérir de nouveaux clients : être conquérant plutôt que résigné. Bernard LAMON Pour nous, avocats, le système e-barreau va entraîner une révolution dans nos méthodes de travail. Ce logiciel doit être ouvert sur le monde extérieur et permettre l utilisation de tous les outils de communication : mails, Blackberry, clefs 3G, extranet Le lab s ( est une association qui s est donnée pour objectif de fédérer tous les cabinets utilisateurs d un des principal logiciel à destination des avocats français qu est SECIB, pour mieux se former à l utilisation du logiciel, et être une force de proposition et d action en partenariat avec notre informaticien SECIB. pleinement satisfaits. Il nous a semblé que le système e-barreau devait être pleinement intégré à notre logiciel. C est désormais chose faite et les utilisateurs sont Il faut maintenant utiliser cette solution pour en tirer le meilleur usage, afin d agir sur notre environnement et ne pas le subir. Telle est la vocation du Lab s! Pour que e-barreau, comme d autres outils informatiques sur lesquels nous menons de semblables réflexions, nous permette de nous démarquer et de faire avancer notre profession.» Bernard LAMON Président du Lab s - Cabinet AVOXA

3 témoignages «Le RPVA est une véritable révolution dans les pratiques des cabinets d avocats : Les avocats sont habitués à se rendre aux audiences de mise en état ou à s y faire substituer par des confrères présents, ou encore par des secrétaires que les magistrats tolèrent aimablement, Le tout, généralement dans un certain désordre, en dernière minute avec parfois une lettre envoyée à la hâte grâce aux services internes des barreaux, autrement dit avec de sérieux risques de responsabilité professionnelle. Christian ROUSSE Le RPVA est une véritable révolution dans les pratiques des cabinets d avocats. Ensuite, il faut traiter l information, que l on reçoit dans les délais variables, en informer les clients et prendre les décisions pour la gestion du dossier. Quant aux échanges de conclusions et de pièces, plus d une cinquantaine de systèmes de communication par actes du palais émaillent nos barreaux. Grâce à l effort de certains confrères, mais aussi la décision de la chancellerie, le RPVA Évidemment, le paramétrage propre à chaque Performant et facile d utilisation, on peut doit remplacer tout ceci par une communication dématérialisée dont bénéficient déjà cédure dans la mesure où leur poids est in- cabinet permet de faire le lien avec les agendas dire, entre e-barreau et SECIB EXPERT 4 et la communication aux clients en quelques «t as de beaux liens tu sais» 5 certains barreaux pilotes comme Marseille. férieur à 4 m0 et de recevoir les équivalents clics. C est un changement considérable!» Le développement du RPVA aux communications pénales est en route, et dans un horizon très proche ce seront toutes les communications avec toutes les juridictions qui seront concernées, de même que celles entre confrères qui doivent bénéficier d un acte sous seing-privé dématérialisé. Dans le contexte de la démarche qualité, que de plus en plus d avocats mettent en place, soit de manière purement interne, soit par l obtention d une certification ISO, le RPVA apparaît comme un moyen d optimisation des ressources, de sécurité et de traçabilité de l information, mais aussi de maîtrise de l urgence. Il est vrai toutefois que le traitement de cette information ne sera amélioré et pleinement efficace que s il est relié à un système de gestion globale des données du cabinet. SECIB nous propose maintenant un module assurant l interface souhaitée. Son utilisation au travers du logiciel SECIB EXPERT est d un apport essentiel pour l intégration du RPVA aux process des cabinets. Ainsi, au départ d un dossier SECIB, on peut envoyer un message sécurisé RPVA qui génère un événement dans le dossier, on peut également accéder à la boite de réception pour répondre à des messages ou intégrer les pièces reçues dans le dossier. Dans le menu principal, la fonction e-barreau permet en outre de consulter l état du dossier au greffe (mise en état civile et dossier pénal) Christian ROUSSE Président fondateur du Cercle des Avocats Certifiés Cabinet Rousse et Associés «La plateforme e-barreau, autrement nommée RPVA (réseau privé virtuel des avocats) constitue un bouleversement pour la profession. À l initiative, et sous l égide du Conseil national des barreaux, cette plate-forme permet une amélioration des conditions de travail dans les liaisons avec les tribunaux, tant en matière civile qu en matière pénale. Nous avons eu la chance d être cabinet pilote d un site pilote (le tribunal de grande instance de Cahors) et ce, depuis la fin de l année e-barreau permet, par un système sécurisé via le réseau privé virtuel justice (RPVJ) : de consulter les dossiers dans lesquels la structure à laquelle appartient l avocat est constituée, de s inscrire à une audience de référé, d effectuer une recherche dans les dossiers pour lesquels la structure n est pas encore constituée, Et bien entendu, d échanger des messages avec le greffe civil, avec copie pour information aux confrères, et ceci même en dehors des horaires d ouverture des greffes En matière pénale, la messagerie permet d émettre des messages à destination de la juridiction pénale et de recevoir de celle-ci des messages y compris des actes de pro- électroniques de procédure (EEP) utilisés notamment dans les procédures d urgence. François FAUGERE Charlotte LAVIGNE La plateforme e-barreau, constitue un bouleversement pour la profession. Pour cela, il suffit de se connecter sur la plate-forme e-barreau : et de se laisser guider. Comme toute amélioration technique, elle est devenue désormais pour nous incontournable. Incontournable, e-barreau le sera pour tous lorsque les textes concernant notamment la procédure devant les cour d appel à la suite de la suppression des offices d avoués seront parus. Il manquait une interférence entre e-barreau et le logiciel SECIB EXPERT. SECIB a obtenu l homologation de la part du Conseil national des barreaux. Dans un dossier, le lien créé permet, alors que l on se trouve dans SECIB EXPERT, d accéder directement à e-barreau, et bien sûr de consulter les dossiers, les messages et d émettre directement du dossier avec rattachement automatique dans celui-ci des messages avec pièces jointes. François FAUGERE Ancien Bâtonnier et membre du CNB Charlotte LAVIGNE Avocat associé SCP FAUGERE-LAVIGNE

4 Philippe DUPRAT «Le Barreau de Bordeaux s est résolument engagé dans une politique de développement de la communication électronique. À ce titre, il est l un des tout premiers grands Barreaux de France à avoir massivement adhéré à la plateforme e-barreau. La quasi-totalité des avocats concernés par l activité judiciaire sont à ce jour abonnés au RPVA. témoignages Si cette politique a induit d incontestables changements d habitude, elle génère également et surtout une plus grande souplesse, une meilleure réactivité et un plus grand confort dans le traitement des dossiers. Cela est d autant plus vrai que ceux des confrères qui utilisent le logiciel de gestion SECIB bénéficient d une interface opérationnelle avec la plateforme e-barreau. De la conjonction d une volonté politique et d une initiative privée, est né un progrès incontestable pour la profession d avocat. Philippe DUPRAT Bâtonnier de l Ordre des Avocats au Barreau de Bordeaux Lien Tribunal de Grande Instance 01 Accéder à la plateforme e-barreau à partir d un logiciel de gestion Très simple! Vous avez tout d abord, v1 minute consacrée au paramétrage Accès par le menu général Le logiciel de référence... Labélisé e-barreau depuis le début de l année 2009, SECIB Expert est la référence des logiciels de gestion sur le plan technologique et fonctionnel. Cet écran de paramétrage vous permettra de gérer plusieurs certificats sur le poste! Le bouton permet de sélectionner le certificat par défaut. C est donc à partir de ce logiciel, utilisé à ce jour par plus de 6000 avocats, que nous avons S il n y a qu un seul certificat, ce n est réalisé ce manuel à vocation pédagogique et destiné à tous les utilisateurs potentiels du 6 pas la peine de le sélectionner, il sera RPVA et de la plateforme e-barreau. 7 pris automatiquement. S il y a plusieurs certificats et qu on n a pas sélectionné de certificat par défaut, l application posera la question à l utilisateur au moment de la connexion.

5 Votre certificat activé, les boutons e-barreau apparaissent dans chacun de vos dossiers (cf. entouré rouge). Un nouveau bouton d envoi de mails e-barreau apparaît aussi de façon automatique dans chacun de vos dossiers. 02 Envoyer un message civil En bas à gauche de l écran, vous pouvez également retrouver dans le lanceur du bureau de votre applicatif de gestion un raccourci pour accéder de façon automatique au site Internet e-barreau. Le lien avec la plateforme est ainsi ouvert! Le numéro de rôle est pré-rempli avec les références du TGI du dossier. Le corps du message est pré-rempli avec les références civiles du dossier. Vous avez la possibilité de cocher «Créer un événement dans le dossier» afin de créer un événement dans le dossier après envoi du message. Le mail sera bien sûr rattaché automatiquement à l événement désigné. Si vous cliquez sur le bouton «+» à droite de la zone «Copie à», vous pourrez alors sélectionner un dans votre base de donnée (ici SECIB EXPERT). Le premier bouton de rattachement de pièces jointes permettra de rattacher un fichier présent dans le dossier de votre logiciel. Le second bouton permettra de rattacher un fichier depuis le disque dur de votre ordinateur. Le troisième bouton permettra de supprimer une pièce jointe ajoutée par erreur. Si la pièce jointe est sous un format non autorisé (seuls les formats RTF, PDF, JPG et TIFF sont autorisés), alors elle est convertie en PDF avant rattachement. L icône PDF apparaît alors à gauche du nom de la pièce jointe. Pour visualiser une pièce jointe, il suffit de double-cliquer Un simple clic sur la flèche dessus! à droite du bouton d envoi de mails vous permet de faire 8 9 apparaître un nouveau menu.

6 03 Envoyer un message pénal Rechercher des s 04 Le principe est le même que pour les messages civils mais seules les zones «Destinataire» et «Sujet libre» sont alors disponibles. La recherche s effectue sur le nom ainsi que l adresse mail. Elle se lance quand on appuie sur ENTREE. L interface SECIB EXPERT permet également de saisir une adresse qui n est pas dans la base de donnée du logiciel et de l ajouter à la liste des s sélectionnés en cliquant simplement sur le «+» à droite de la zone de recherche : Ajout d une pièce jointe du dossier Ajout d une pièce jointe du disque dur Ecran de réponse à un message 10 11

7 05 Utiliser la messagerie e-barreau Le premier bouton en bas à gauche permet de supprimer les messages sélectionnés. Le second bouton permet de rattacher les messages sélectionnés dans votre applicatif de gestion. Le fonctionnement est le même que lors du rattachement d un fichier depuis l explorer de Windows. Si vous cochez «Rattacher les pièces jointes à l événement», les pièces jointes seront alors extraites du message et rattachées séparément à l événement en plus du message lui-même. Si ce n est pas le cas, le message est rattaché et il suffira de l ouvrir pour consulter les pièces jointes. Vous pouvez à tout moment recharger la liste des messages (flèches vertes) et créer un nouveau message directement à partir de cet écran. 06 e-barreau depuis le menu principal Raccourci vers les fonctions Vous pouvez accéder à la messagerie directement à partir du menu général. Toutefois, le lien avec le dossier concerné n est alors pas réalisé de façon standard. Cela vous offre la possibilité de consulter les dossiers de l avocat constitué à partir du menu «Communication». Menu communication 07 recherche par numéro de rôle Consulter des dossiers en Écran de visualisation d un message reçu. Si plusieurs dossiers correspondent au numéro de rôle entré, l application propose la liste à l utilisateur. S il n y a qu un dossier, il est directement ouvert. Le «+» dans la zone Message permet de rattacher le message dans un dossier du logiciel (ici SECIB EXPERT). La case à cocher «Rattacher les pièces jointes à l événement» fonctionne de la même manière que sur l écran de messagerie. Pour visualiser une pièce jointe, il vous suffit de double-cliquer dessus ou de cliquer sur l icône de visualisation (premier bouton de la zone «pièces 12 jointes»). 13 Le «+» de la zone «pièces jointes» permet de rattacher les pièces jointes sélectionnées à un dossier. L icône «disquette» permet d enregistrer une pièce jointe sur le disque dur. Idem pour l écran de visualisation des messages envoyés.

8 08 Consulter des dossiers Cette interface vous permet d accéder à la liste des dossiers en cours ou à la liste des dossiers terminés. La recherche pourra s effectuer de date à date, l année étant obligatoire et le mois facultatif. Pour consulter un dossier? Rien de plus simple : un clic dessus dans la liste! 09 Consulter des dossiers Vous pouvez accéder à la liste des dossiers inscrits à partir d une date d audience donnée. La encore, vous arrivez simplement au dossier en cliquant sur son lien dans la liste! 14 15

9 10 Visualiser un dossier Vous pouvez déplacer le séparateur se trouvant entre l arborescence et le détail à droite. Cela vous permet d agrandir ou de réduire la taille de l arborescence et du détail selon vos besoins. La position du séparateur sera alors enregistrée sur chaque poste afin que l utilisateur puisse retrouver l écran tel qu il l avait laissé. La consultation des informations du dossier se fera soit par l arborescence, soit par la navigation de lien en lien dans la liste de droite. Inscription d audiences aux référés Le module e-barreau de SECIB EXPERT 09 vous permet à présent de gérer les inscriptions aux référés directement depuis un dossier. Pour accéder aux inscriptions d audiences en référé, cliquez sur le nouveau bouton qui apparaît dans le dossier. 11 Gestion des participants à l audience Cliquez sur la flèche entre les deux arborescences. La personne sélectionnée sera ajoutée à l arborescence de droite. Si aucune partie n est sélectionnée dans la liste de droite, la personne sélectionnée sera ajoutée en tant que nouvelle partie. Sinon, elle sera ajoutée en tant que nouveau représentant de la partie sélectionnée. Lorsque vous cliquez sur «Ajouter une partie», une nouvelle partie vide est créée dans l arborescence de droite. Vous pouvez alors remplir manuellement tous les champs ou cliquer sur le bouton «Charger depuis SECIB» pour sélectionner un contact depuis SECIB EXPERT 09 et remplir automatiquement les champs. 16 Le bouton «Ajouter un représentant» n est actif que si vous avez saisi au moins une partie. S il n y a qu une seule partie, le bouton reste actif quelque soit votre sélection. Par contre 17 s il y a plusieurs parties, vous devez sélectionner la partie, ou le représentant de la partie pour laquelle vous souhaitez ajouter un nouveau représentant.

10 12 Sélection de la nature et de la date d audience ATTENTION Si vous cliquez sur le bouton «Charger depuis SECIB», certaines informations ne seront pas automatiquement remplies car elles n existent pas dans la base de données de SECIB. Les champs dont le nom est suivi d un astérisque sont des champs de saisie obligatoires. Choisissez facilement la date d audience en suivant les propositions faites par SECIB. A la sélection de la nature de référé, vous seront proposés les délais légaux disponibles pour l audience. En fonction du délai légal choisi, le module e-barreau affiche la liste des dates d audience disponibles. Sélectionnez la date de votre choix puis cliquez sur «Valider l audience sélectionnée». Enregistre la liste des parties et représentants actuels afin de pouvoir reprendre l inscription ultérieurement. Vide la liste des parties et représentants définis pour l audience. Valide la liste des parties et passe à l écran de sélection de nature et de date d audience. Permet de fermer cette fenêtre. Si les parties n ont pas été enregistrées, la liste sera perdue et il faudra les saisir à nouveau. Pour envoyer un message d inscription à une audience de référé, il est impératif de joindre le projet d assignation en pièce jointe. Il est bien sûr possible de joindre tous autres documents concernant le projet aux formats autorisés (PDF, RTF, JPG et TIFF). Les pièces jointes aux formats non autorisés seront automatiquement converties en PDF durant le rattachement. 18 Quand vous cliquez sur une partie ou un représentant dans l arborescence de droite, les Comme pour l envoi d s classiques, 19 informations relatives à ce participant sont affichées et peuvent être modifiées. Une fois les modifications effectuées, il faut impérativement cliquer sur «Valider» pour les enregistrer, sinon elles ne seront pas prises en compte. 13 Message d inscription à l audience de référé il est possible de créer un événement dans le dossier de SECIB EXPERT 09, en cochant la case «Créer un événement dans le dossier». Finaliser votre inscription en cliquant sur le bouton «Envoyer».

11 devient Toutes les informations sur le site - rubrique «contact» 11/2009 Labellisé e-barreau/rpva PARIS 39, rue des Vignoles Paris MONTPELLIER Parc Aéroport - 125, impasse Adam Smith Pérols Un seul numéro : * Fax : *Coût d une communication locale - message@secib.fr