Utilisation du service Webi en version BOXI (Business Objects XI)

Transcription

1 Utilisation du service Webi en version BOXI (Business Objects XI) I- Accéder au service L accès au service se fait par le portail des applications de gestion : à l adresse dans le cadre de l accès par le réseau administratif des établissements publics à l adresse https://portail.ac-rennes.fr avec identifiant de messagerie et mot de passe OTP pour les personnes disposant d une clé OTP Remarque : Comme pour toute nouvelle application du portail, le chef d établissement doit déléguer les droits aux personnels devant utiliser l application BOXI, au moyen du module délégation. La liste des applications mises à disposition comporte «Application BOXI (pour Business Objects version x i). SERIA SI 02/12/2010 1/9

2 II- La page d accueil de BOXI Masquer ou afficher la barre d outils Affichage plein écran : masquer Liste des documents : dossier dans lequel sont rangés les documents ou requêtes mis à votre disposition par les services académiques Mes favoris : dossier dans lequel vous pouvez enregistrer les documents pour lesquels vous avez modifié éventuellement la mise en forme. Dans ce cas ils deviennent des documents personnels Ma boîte de réception : Boîte de réception Business Objects qui contient les documents qu un autre utilisateur BOXI a pu vous envoyer à titre personnel à travers le logiciel BOXI III- Accéder aux documents Les documents mis à votre disposition par les services académiques sont rangés dans des dossiers organisés par thème. Pour y accéder, il convient de cliquer sur - Liste des documents puis d ouvrir Dossiers publics L arborescence des dossiers s affiche : SERIA SI 02/12/2010 2/9

3 Le dossier «Elèves» comporte des sous dossiers dans lesquels les documents sont rangés en fonction du thème (affectation Post 3 ème, Scolarité 2 nd degré, ) Le dossier «Pilotage» contient des documents d aide au pilotage, par exemple, les cohortes. IV- Sélectionner et actualiser un document Pour obtenir, par exemple, le nombre d élèves constaté dans l établissement : - ouvrir le dossier Scolarité 2 nd degré qui se trouve sous le dossier Elèves/Etab - Se positionner sur le document et double cliquer dessus Double clic En règle générale, les documents mis à disposition dans les dossiers publics sont purgés de leurs données, ils s affichent donc sans aucune donnée ; c est pourquoi il faut les actualiser pour obtenir les informations. SERIA SI 02/12/2010 3/9

4 Actualise les données Si vous ne voyez pas le bouton «Exécuter la requête» lorsque la fenêtre de réponses aux invites s affiche, cliquer sur le bouton en haut à droite comme indiqué dans la partie page d accueil de BOXI. Revenez en affichage normal en cliquant de nouveau dessus. Lors de l actualisation de certains documents, l utilisateur peut devoir répondre à certaines questions appelées «invites». Les réponses peuvent-être saisies directement ou sélectionnées dans une liste de valeurs. SERIA SI 02/12/2010 4/9

5 Entrer N Ets : La valeur peut-être saisie directement Ou après avoir actualiser les données si elles ne sont pas visibles Sélectionner la valeur concernée dans la liste d établissement Cliquer sur le bouton pour passer la valeur sélectionnée à droite Cliquer sur le bouton «Exécuter la requête» Répondre à toutes les invites (y compris celles sur les dates d observation) Le résultat de l actualisation s affiche : SERIA SI 02/12/2010 5/9

6 Un document peut comporter plusieurs rapports représentés sous forme d onglets en bas du document. L actualisation du document concerne l ensemble des rapports, il suffit de cliquer sur chaque onglet pour en visualiser le contenu. Exemple de document avec plusieurs rapports : Les rapports V- Imprimer un document Cliquer sur le bouton représentant une imprimante SERIA SI 02/12/2010 6/9

7 Le document s affiche au format PDF par défaut. Cliquer sur le bouton «Ouvrir» pour ouvrir, le document au format pdf pour impression. Cliquer sur l icône de l imprimante puis sur le bouton «OK» pour imprimer. Après impression, fermer la fenêtre avec la croix rouge en haut à droite Nb : Le bouton enregistrer permet d enregistrer le document au format pdf sur le poste de travail SERIA SI 02/12/2010 7/9

8 VI- Enregistrer un document actualisé sur le poste de travail Cliquer sur «Document» puis «Enregistrer sur mon ordinateur comme» Sélectionner le format de fichier pour l enregistrement VII- Enregistrer un document actualisé dans le dossier Favoris Cliquer sur «Document» puis «Enregistrer sous» Sélectionner le dossier «Dossiers Favoris» Saisir un nom et une description (facultative) Cliquer sur le bouton «OK» SERIA SI 02/12/2010 8/9

9 VIII- Récupérer un document transmis par un utilisateur Revenir à l accueil en cliquant sur l icône en haut à gauche «Accueil» Sélectionner «Ma boîte de réception» Le document transmis apparaît dans la boîte aux lettres Cliquer sur le document pour l afficher et éventuellement l actualiser IX- Quitter le service BOXI Il faut toujours quitter Webi par le bouton Déconnexion Cliquer sur le bouton «Déconnexion» figurant en haut et à droite de la page SERIA SI 02/12/2010 9/9