Groupe de la Banque africaine de développement. Département des Services Généraux et des Achats Fax : + (225)

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1 Groupe de la Banque africaine de développement Département des Services Généraux et des Achats Fax : + (225) DEMANDE DE PROPOSITIONS Date: 4 June 2014 POUR LA FOURNITURE DES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION, D INSTALLATION ET DE GESTION D INFRASTRUCTURE DE CONFERENCE (EQUIPEMENTS D INTERPRETATION SIMULTANEE, EQUIPEMENT D ENREGISTREMENT AUDIO ET VIDEO DES SEANCES, EQUIPEMENT DE PROJECTION POWERPOINT) DANS LE CADRE DE L ORGANISATION DES EVENEMENTS (SEMINAIRES, CONFERENCE, FORMATIONS ETC.) PONCTUELS ORGANISES PAR LA BANQUE A ABIDJAN Madame/Monsieur, ADB/RFP/CGSP/2014/0032 (Cette référence est à reprendre dans tout courrier) Lettre d invitation à soumissionner 1. La Banque Africaine de Développement (ci-après dénommée BAD ou la Banque ) invite par le présent Appel d Offres, les Sociétés ou Groupement d Entreprises éligibles à soumettre une offre à concurrence pour la fourniture des prestations de services de location de matériel d interprétation et audiovisuel lors de la tenue de conférences, réunions et séminaires, conformément aux documents et annexes de la présente Demande de Propositions (DDP). 2. La présente Demande de Proposition (DDP) comprend ce document, les annexes et appendices suivants : - Annexe I : Description sommaire des services / Termes de référence - Annexe II : Conditions générales à remplir pour la soumission d une proposition - Annexe III : Les éléments constitutifs de la proposition, Appendices A, B, C, D et E - Annexe IV : Critères d évaluation et attribution du marché - Annexe V : Modèle de contrat cadre - Annexe VI : Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services - Annexe VII : Liste des pays membres de la Banque - Annexe VIII : Code de conduite des prestataires - Annexe IX : Fiche d évaluation de performance des services Veuillez noter que les modalités énoncées dans cette DDP, y compris les Termes de référence à l Annexe I et les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services à l Annexe VI seront incluses dans tout contrat si la Banque Africaine de Développement accepte votre proposition. Tout contrat de cette nature exigera le respect de tous les exposés factuels et déclarations contenus dans la proposition. 3. Votre proposition devra nous parvenir au plus tard le Jeudi 26 Juin 2014 à 15h00 (heures d Abidjan) par la poste, une société de messagerie ou par porteur aux adresses ci-dessous indiquées :

2 ADRESSE LIVRAISON : Banque africaine de Développement (BAD) Département des Services Généraux et des Achats Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA 14ème étage Bureau n 14V 01 B.P Abidjan 01 Avenue : Jean-Paul II Ville : Abidjan, Plateau, Pays : COTE D IVOIRE, Numéro de télécopie : Les propositions devront parvenir à la Banque sous enveloppes scellées (l une contenant la proposition technique et l autre la proposition financière) à l adresse ci-dessous indiquée. Chaque soumissionnaire veillera à envoyer sa proposition en cinq (05) exemplaires (un original et quatre copies): l original devra porter la mention Original et chacune des quatre copies la mention Copie. La proposition technique (un original + 4 copies) et la proposition financière (un original + 4 copies) seront expédiées sous deux enveloppes distinctes scellées ( enveloppes internes ). Chaque enveloppe interne devra porter les mentions suivantes: a) La référence et l objet de la présente soumission, b) la mention Proposition technique ou Proposition financière selon le cas, c) le nom et l adresse du soumissionnaire. Les deux enveloppes internes devront être placées dans une seule et même grande enveloppe scellée appelée enveloppe externe qui sera anonyme (ne portant aucune indication de l identité du soumissionnaire) et devra uniquement porter une photocopie de l étiquette ci-après: Banque africaine de développement (BAD) Département des Services Généraux et des Achats Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA - 14ème étage Bureau n 14V 01 B.P Abidjan 01 Avenue Jean-Paul II Abidjan-Plateau (Côte d Ivoire) DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LA FOURNITURE DES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION, D INSTALLATION ET DE GESTION D INFRASTRUCTURE DE CONFERENCE (EQUIPEMENT D INTERPRETATION SIMULTANEE, D ENREGISTREMENT AUDIO, VIDEO DES SEANCES ET DE PROJECTION POWERPOINT) DANS LE CADRE DES EVENEMENTS ORGANISES PAR LA BANQUE. Référence: ADB/RFP/CGSP/2014/0032 MAINTENIR FERMÉE JUSQU AU JOUR DE L OUVERTURE DES OFFRES Date et heure de clôture des offres de propositions: Jeudi 26 Juin h00 (heure d Abidjan) 5. Il appartient entièrement aux soumissionnaires de veiller à ce que l enveloppe scellée contenant les propositions parvienne à l adresse susmentionnée avant l heure et la date indiquées au paragraphe 4 ci-dessus. En cas de livraison par porteur, les propositions doivent parvenir à la même adresse aux heures ouvrables de la Banque, de 8h000 à 12h00 et de 13h00 à 17h00, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés observés par la Banque africaine de développement. La livraison à tout autre bureau de la Banque africaine de développement se fera aux risques du soumissionnaire et ne sera pas considérée comme une livraison dans les délais. Toute proposition reçue après l heure de clôture ou la date limite ci-dessus indiquée fera l objet de rejet. Si le dernier délai de soumission tombe sur un jour férié, l ouverture des propositions devra avoir lieu à la même heure le jour ouvrable suivant. La Banque se réserve le droit de proroger à tout moment le délai de soumission des propositions, sans obligations de la part des soumissionnaires Page 2 sur 48

3 6. L ouverture des offres techniques aura lieu le Jeudi 26 Juin 2014 à 15h30. La séance d ouverture des offres vise uniquement à enregistrer les propositions soumises à l heure et à la date prescrites. Seules les propositions techniques seront ouvertes. Les propositions financières ne seront pas examinées lors de l ouverture des offres techniques. 7. A tout moment avant la soumission des propositions, la Banque, pour une raison ou une autre, que ce soit sur sa propre initiative ou en réponse à une clarification requise par un soumissionnaire, pourrait modifier la DDP. Cette modification sera publiée sur le site de la Banque. La Banque pourrait, à sa seule discrétion, proroger le délai de soumission des propositions afin de donner aux soumissionnaires un délai de réponse acceptable particulièrement à la suite d un Additif ou d un Rectificatif de demande de propositions. 8. Les propositions doivent être rédigées en Français. La Proposition technique doit inclure des informations suffisamment détaillées afin de permettre à la Banque de juger de l aptitude, l expérience, des connaissances, de l expertise et de la capacité de votre entreprise à assurer parfaitement les prestations de services requises. Ces informations doivent être accompagnées de tout autre renseignement qui pourrait être requis par l Annexe I de la présente DDP. La proposition doit contenir obligatoirement les documents techniques et financiers tel que spécifiés à l Annexe III de la DDP. 9. Pour permettre aux soumissionnaires de disposer de toutes les informations nécessaires pour une meilleure compréhension de la Demande de Propositions et des attentes de la Banque, une conférence avant soumission est prévue le Jeudi 12 juin 2014 à 10h00 heures (heures locales d Abidjan). Les soumissionnaires devront se présenter devant l entrée principale de l immeuble CCIA, au plateau à 09 h 45 précises. Toute demande d éclaircissements sera formulée lors de cette conférence avant soumission et il y sera répondu en une seule fois. Cette conférence sera sanctionnée par un procès-verbal qui sera posté sur le site de la Banque. 10. Les représentants des entreprises qui désirent participer à la conférence avant soumission doivent se présenter à la date, heure et lieu précitées ci-dessus munis de leurs Cartes d'identité Nationale, du cachet de l'entreprise représentée et d une procuration dûment cachetée et signée par leur employeur les mandatant à représenter l entreprise lors de la conférence avant soumission. Le représentant signera une liste de présence. 11. Tout soumissionnaire éligible à soumettre une proposition et désirant obtenir des éclaircissements supplémentaires sur la DDP, pourra notifier sa requête, par sur : 12. La requête doit parvenir à cette adresse par au plus tard le lundi 16 Juin Une copie de la réponse de la Banque (ainsi qu un résumé de la demande sans identification de son origine), sera communiquée le Mardi 17 Juin 2014 à toutes les entreprises invitées à soumissionner par télécopie ou par courrier électronique. 13. L Annexe IV contient une explication détaillée de la méthode d évaluation des propositions. En ce qui concerne le présent marché, l évaluation sera basée sur une combinaison des propositions techniques et financières. Seuls les soumissionnaires dont les propositions techniques obtiennent un nombre de points égal ou supérieur au minimum de points de qualification requis seront pris en compte dans le cadre de l évaluation financière. 14. La soumission par les soumissionnaires de leurs propositions constitue la confirmation qu ils ont tenu compte de tous les documents contenus dans la présente DDP, dont les additifs (le cas échéant), toutes les annexes et, selon les cas, les appendices des annexes. En aucune condition, la Banque ne sera soumise à une obligation à laquelle elle n aura pas souscrit par écrit. 15. Tous les biens et services connexes à fournir au titre de la présente DDP doivent provenir de pays membres de la Banque africaine de développement. La liste de ces pays éligibles est jointe à l Annexe VII. La Banque peut, à sa discrétion, exiger du soumissionnaire de fournir des pièces justificatives quant au pays d origine mentionné dans sa proposition. 16. Les soumissions sont faites aux frais des soumissionnaires qui ne pourront revendiquer aucun dédommagement à ce titre, étant entendu que la Banque se réserve le droit d arrêter la présente acquisition à tout moment ou de ne retenir aucun soumissionnaire quelle qu en soit la raison. Page 3 sur 48

4 17. Les prix proposés doivent être nets d impôts, exonérés de toutes taxes applicables dont les droits, frais, impôts ou taxes indirectes dont les droits de douane. Les prix doivent être exprimés en Francs CFA (FCFA), exonérés de tout frais supplémentaire imposé par ou en application des lois, statuts ou réglementation d une agence ou autorité gouvernementale, la Banque, ses propriétés et autres biens, son revenu, ses opérations et transactions étant soustraits à toute obligation liée au paiement, à la retenue, ou à la perception d impôts ou de droits de douane en vertu de l Article 57 de l Accord consacrant sa création. 18. La soumission par les soumissionnaires de leurs propositions constitue la confirmation qu ils sont, chacun en ce qui le concerne, légalement autorisés à assurer les services requis et qu ils sont en règle quant aux obligations fiscales et sociales de leurs pays. La Banque pourrait, à sa seule discrétion, demander aux soumissionnaires de fournir des documents justificatifs à cet effet. 19. Les propositions resteront valables pour une période d au moins quatre-vingt (90) jours après l expiration du délai fixé pour leur soumission. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut solliciter du soumissionnaire une prolongation du délai de validité de sa proposition. La demande et les réponses qui lui seront données seront faites par écrit. Le soumissionnaire peut refuser de prolonger la validité de sa proposition. Un soumissionnaire acceptant la prolongation requise ne se verra pas demander de modifier son offre et ne sera pas autorisé à le faire. 20. La Banque attribuera le marché au soumissionnaire qui aura obtenu la meilleure note cumulée conformément aux critères d évaluation contenus dans l Annexe IV. La recevabilité des propositions sera jugée en fonction des termes, conditions et spécifications de la DDP. 21. Le Marché sera régi par les Termes de référence (joints à l Annexe I de la présente DDP) ainsi que par les Conditions générales (jointes à l Annexe VI de la présente DDP), qui seront annexés à tout contrat si la Banque Africaine de Développement accepte votre proposition. Tout marché du genre doit être conforme aux exposés des faits et aux observations contenues dans la proposition. 22. Nonobstant ce qui précède, la Banque se réserve le droit de modifier le contenu de la présente DDP, d accepter ou de rejeter tout ou partie de l ensemble des propositions, ou d annuler le processus d appel d offres à tout moment avant l adjudication du marché et, ce, sans obligation de la part des soumissionnaires. 23. Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d appel d offres et dans l exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l obtention du marché concerné. 24. Dans l attente de votre proposition, nous vous prions d accepter nos remerciements pour tout l intérêt que vous portez à la Banque africaine de développement. Chef de Division, CGSP.2 Département des Services Généraux et des Achats Page 4 sur 48

5 Groupe de la Banque africaine de développement Annexe I Département des Services Généraux et des Achats Fax : + (225) DESCRIPTION DES SERVICES / TERMES DE REFERENCE FOURNITURE DES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION, D INSTALLATION ET DE GESTION D INFRASTRUCTURE DE CONFERENCE (EQUIPEMENT D INTERPRETATION SIMULTANEE, EQUIPEMENT D ENREGISTREMENT AUDIO ET VIDEO DES SEANCES, EQUIPEMENT DE PROJECTION POWERPOINT) DANS LE CADRE DE L ORGANISATION DES EVENEMENTS (SEMINAIRES, CONFERENCE, FORMATIONS ETC.) PONCTUELS ORGANISES PAR LA BANQUE A ABIDJAN 1. CONTEXTE DE LA MISSION 1.1 La Banque Africaine de Développement est une institution multilatérale de développement créée de commun accord par et pour ses états membres en vue d assurer le développement économique durable et le progrès social de ses Pays membres régionaux (PMR). Les membres de la Banque, qui sont actuellement au nombre de soixante-dix-sept (78), comptent 53 états africains (PMR) et 25 états non africains ( Pays membres non régionaux ). 1.2 La Banque a été créée le 4 août 1963, et a démarré ses activités le 1er juillet 1966 à son siège à Abidjan, en Côte d Ivoire. Cependant, depuis 2003, ses activités se déroulent actuellement à partir de son Agence temporaire de relocalisation (ATR) sis à Tunis, en Tunisie. La Banque emploie environ 2200 personnes recrutés dans des zones géographiques très diverses, ressortissant des pays membres. Pour les besoins de ses opérations, la Banque a ouvert des bureaux extérieurs dans certains de ses PMR, à savoir l Afrique du Sud, l Algérie, l Angola, le Burkina Faso, le Burundi, le Cameroun, l Égypte, l Éthiopie, le Gabon, le Ghana, le Kenya, le Liberia, Madagascar, le Malawi, le Mali, le Maroc, le Mozambique, le Nigéria l Ouganda, le Rwanda, la République Centre-Africaine, la RD Congo, le Sénégal, la Sierra Leone, le Soudan, la Tanzanie, le Tchad, le Togo, la Zambie et le Zimbabwe. 1.3 La mission de la Banque Africaine de Développement est de contribuer à la lutte contre la pauvreté, par l amélioration des conditions de vie des populations africaines, et à la mobilisation de ressources pour le progrès économique et social de ses pays membres régionaux pris individuellement et collectivement. La Banque a pour fonctions essentielles: (i) d utiliser ses ressources pour le financement de projets ou de programmes d investissement liés au progrès économique et social des PMR, (ii) de fournir une assistance technique dans le cadre de la préparation et de l exécution des projets et programmes de développement, (iii) de promouvoir des investissements financés sur capitaux publics ou privés en Afrique en faveur des objectifs de développement, et (iv) de satisfaire aux demandes d aide en coordonnant les politiques et plans de développement des PMR. Dans le cadre de ses opérations, la Banque est aussi tenue d accorder une attention particulière aux projets et programmes qui assurent la promotion de l intégration régionale. 1.4 Dans le cadre du retour graduel de la Banque à son siège à Abidjan en Côte d Ivoire, la Banque envisage de recruter des prestataires de services spécialisés qui assureraient les différentes prestations requises pour permettre la continuité de ses activités à son siège et fournir au personnel de la Banque un environnement de travail adéquat. Page 5 sur 48

6 2. OBJET DE LA DEMANDE DE PROPOSITIONS 2.1 L objet de cette demande de propositions est de fournir au Siege de la Banque africaine de développement à Abidjan, des prestations de service d infrastructure de Conférence (Equipement d interprétation simultanée, équipement d enregistrement audio et vidéo des séances, Equipement de projection Powerpoint), d installation et de support pour les événements (séminaires et formations) organisés par la Banque tant à l intérieur qu à l extérieur de ses locaux à Abidjan. 2.2 La Banque envisage de mettre en place un contrat cadre pour une durée initiale d un (01) an renouvelable par reconduction expresse par périodes annuelles avec un maximum de trois renouvellements. Le commencement de l exécution des prestations des services est prévu en Août DEFINITION DES PRESTATIONS A FOURNIR 3.1 Le(s) soumissionnaire(s) s engage(nt) vis-à-vis de la Banque à déployer les moyens humains, techniques et logistiques nécessaires à la mise en place des équipements. Les services incluent les prestations suivantes : - installation et paramétrage du matériel ; - configuration des infrastructures de conférence ; - mise à disposition de techniciens pour assurer le fonctionnement continu des installations durant toute la période de l évènement ; - maintenance par une intervention technique ou un échange du matériel défectueux sur le site ; 3.2 Le(s) soumissionnaire(s) s engage(nt) à retourner à la Banque et à détruire sur les disques durs de leur matériel informatique les données audio et visuel sauvegardées à la fin de l évènement. 4. NATURE DES SERVICES Les infrastructures de conférences comprennent donc les équipements d interprétation simultanée, les équipements d enregistrement audio et vidéo des séances et les équipements de projection Powerpoint. a) Système d Interprétation simultanée Les événements organisés par la Banque peuvent nécessiter des services de :.Des cabines d interprétation simultanée de norme ISO et insonorisées avec un type donné d interprétation qui peut être : Interprétation simultanée en 2 langues, Interprétation simultanée en 3 langues, et Parfois, d Interprétation simultanée en 4 langues. La Banque spécifiera au moment de la commande, le type d Interprétation, le nombre des participants, le nombre des cabines ISO insonorisées mobiles et les équipements connexes souhaités. Le prestataire doit être en mesure de mettre à la disposition de la Banque dans les délais requis le personnel et le matériel indispensables à la couverture totale de l événement considéré. Page 6 sur 48

7 Les besoins spécifiques relatifs audit événement seront définis et transmis au Prestataire par le département Protocole et Conférence, Section conférences suivant un standard interne. b) Système audiovisual Outre la location du Kit d Interprétation simultanée mentionné au point a), la Banque peut avoir recours à la location d un système de sonorisation supplémentaire et d un reportage vidéo. Ces productions seront réalisées à partir d images tournées par le prestataire. Le détail des prestations à fournir est décrit à l Appendice D (cadre du devis estimatif). c) Système de Projection de présentation Powerpoint La Banque peut avoir recours également à la location d un système de projection des présentations Powerpoint qui seront effectuées durant l évènement. 5. PLANIFICATION DES COMMANDES Les événements organisés par la Banque ou dont elle est partie prenante sont généralement programmés à l avance. Toutefois, des circonstances imprévues peuvent contraindre la Banque à ne signifier ses ordres au prestataire qu une demi-journée seulement avant l événement. La Section des Conférences du département de Protocole et de Conférence spécifiera en détails la commande d Infrastructure de conférences nécessaires pour chaque évènement que les unités organisationnelles de la Banque projettent d organiser. Elle est le point focal pour tout ce qui concerne l organisation des évènements aussi bien à l intérieur du siège qu à l extérieur. Le Prestataire aura à travailler étroitement avec cette section aussi bien en termes de commande, de l exécution des prestations que du paiement des factures. 6. SOURCES HUMAINES ET MATERIELLES 6.1 Ressources humaines Le prestataire devra mettre à la disposition de la Banque, au moins deux techniciens pour assurer l installation et vérifier la bonne marche du matériel tout le temps que durera les événements. Les ordres passés par la Banque devront être exécutés par des techniciens professionnels ; le prestataire doit pouvoir justifier de cette qualité pour tout technicien, cameraman, preneur de son, éclairagiste et monteur qu il emploiera. 6.2 Ressources matérielles a) Système d interprétation simultanée des rencontres de la Banque : Le prestataire doit disposer d un régie d interprétation simultanée comprenant en nombre suffisant de : Des cabines d interprétation simultanée de norme ISO et insonorisées ; Emetteurs hauts débits compacts ; Radiateurs infrarouge (le nombre de radiateurs dépend de la configuration de l espace et du nombre des langues) ; Page 7 sur 48

8 Pupitres pour les interprètes ; Casques et micros avec support pour les interprètes Récepteurs avec écouteurs capables de capter le signal infrarouge même dans les ambiances éclairées. b) Système de sonorisation : Le prestataire doit également disposer en nombre suffisant de : micros fixes chairman, multifonction micros fixes délégués, multifonction micros baladeurs et cravates ; micros ambiants micros sur pupitre ; unité centrale enregistrement audio numérique sur CD Baffles de bonne qualité c) Equipements de présentation Powerpoint Nombre suffisants d ordinateurs portables (laptop) et desktop Nombre suffisants d imprimantes de bonne qualité (Noir et Blanc et couleur) Des vidéo projecteurs de capacité minimal 4000 lumens Ecrans géants à toile 4m x 3m et 4m x 4m ; Ecrans simples à toile 1,80 m x 1,20 m et plus Ecrans Mur de LED (6 x 4 + câblage Ecrans Plasma 50 ou 55 pouces Ecran de cabines d interprétation 17 à 21 pouces d) Couverture audiovisuelle : Le prestataire doit également disposer de : caméra de reportage avec unité d éclairage ; Système d enregistrement CD/DVD. 7. SPECIFICATIONS TECHNIQUES 7.1 Les cabines d interprètes Toutes les cabines utilisées devront répondre à la norme ISO 4043, en offrant notamment une isolation acoustique tant par rapport aux débats qui se déroulent dans la salle et les cabines, qu entre deux ou plusieurs cabines d interprétation simultanée. Les cabines doivent être installées de telle sorte que les interprètes voient parfaitement la tribune, les participants, le tableau ou I écran de projection. Chaque cabine doit être équipée de vitrages frontaux et latéraux. Pour une visibilité maximale, les vitrages frontaux doivent occuper toute la largeur de la cabine. Les montants verticaux doivent être aussi étroits que possible et ne pas être situes dans le champ de vision central d un poste de travail. Les vitres doivent être non teintées, propres et ne porter aucune rayure qui puisse gêner la visibilité. Les vitrages frontaux et latéraux doivent se prolonger en hauteur sur une distance de 0,80 m minimum à partir de la surface de la table ou à 0,10 m maximum de cette surface. Les vitrages latéraux doivent se prolonger le long de la paroi latérale sur une distance d au moins 0,70 m à partir du vitrage frontal, dont au moins 0,10 m au-delà du bard de la surface de travail. Les portes doivent procurer un isolement acoustique satisfaisant et fonctionner sans bruit. Chaque interprète doit disposer d un éclairage suffisant de sa surface de travail. Les cabines Page 8 sur 48

9 doivent pouvoir loger le nombre spécifié d interprètes et permettre aux occupants de se déplacer sans se déranger mutuellement. Elles seront suffisamment spacieuses pour assurer une ventilation et température adéquates. Les dimensions intérieures minimales des cabines ne doivent pas être inférieures à : largeur : 1,60 m Longueur : 1,60 m hauteur : 2,10 m La surface de travail (table) doit occuper toute la largeur de la cabine ; elle doit être horizontale et revêtue d un matériau antichoc afin d amortir les bruits qui seraient captés par les microphones. Elle doit être assez solide pour supporter le poids des pupitres de commande, des documents et des interprètes qui s y appuient. Le dessous de la surface de travail doit être lisse. Cette dernière doit avoir les dimensions suivantes : hauteur : 0,73 m +/- 0,01m à partir du sol ; profondeur totale : 0,50 m minimum ; espace pour les jambes : profondeur minimale 0,50 m ; Les supports de la surface de travail ne doivent pas entraver I espace pour les jambes ni gêner les mouvements. Les armatures et I équipement, tel que I éclairage, doivent être montés de manière à dégager au maximum la surface de travail. 7.2 Les équipements de cabines d interprètes Le prestataire mettra à la disposition de la Banque, une cabine par langue. Chaque cabine sera équipée d un pupitre et chaque interprète disposera de commandes individuelles. Chaque pupitre individuel devra comprendre : des commandes de relais et de sélection du canal de sortie un micro avec support des écouteurs de haute définition spéciaux pour interprètes 7.3 Système de sonorisation Les interprètes doivent disposer d un niveau de son suffisant. Le son que reçoit les interprètes ne doit pas être déformé (II convient donc de surveiller la qualité du son en permanence, surtout après un changement d orateur et en début de séance). Le prestataire fournira des : micros fixes (un microphone devra être mis à la disposition de chacun des délégués assis à la table de réunion) ; micros mobiles (un microphone sans fil ou plus, selon le nombre de participants devra être mis à la disposition de ceux qui souhaiteraient poser des questions ou d un orateur qui doit se déplacer pour illustrer les projections). 7.4 Enregistrement audio Le prestataire disposera également d un équipement complet d enregistrement audio numérique sur support CD ou clé USB. Page 9 sur 48

10 7.5 Equipement de présentation Powerpoint Le prestataire devra être en mesure de fournir des équipements de présentation Powerpoint si la Banque en exprimait le besoin tel que décrit au point : c). Les écrans de projection doivent être entièrement et parfaitement visibles à partir de toutes les cabines, et être situés à une distance permettant aux interprètes de bien lire les mots et les chiffres. 8. LES OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES 8.1 Le Soumissionnaire s engage vis à vis de la Banque à respecter, dans l exécution du travail qui lui est confié, les normes et règles généralement admises et appliquées dans le monde de la sous-traitance, notamment la confidentialité, le respect des délais convenus et l obligation d exécuter le travail à lui confier. 8.2 Le prestataire veillera à ce que ses représentants sur le lieu de la prestation aient un comportement et une tenue conformes à la correction qu exige le statut d une institution internationale telle que la Banque. 8.3 Tous les travaux réalisés à partir des équipements loués pour le compte de la Banque sont la propriété intellectuelle de la Banque. 8.4 Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d appel d offres et dans l exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l obtention du marché concerne 8.5 Le Prestataire veillera au respect du code de conduite des prestataires de la Banque cijoint (Annexe VIII.) 9. EVALUATION DES PRESTATIONS 9.1 Une évaluation périodique chaque 6 mois des prestations sera effectuée par la Banque, sur la base de critères déterminés selon la fiche d évaluation de performance de services (Annexe IX). Une communication de ces évaluations périodiques sera faite au Prestataire. 9.2 Au cas où les prestations seraient évalués en deçà d Acceptable, la Banque pourra procéder à la résiliation du contrat. 10. PRESCRIPTIONS GENERALES 10.1 La Banque attribuera le marché au soumissionnaire ayant obtenu la note globale la plus élevée conformément aux critères d évaluation contenus dans l Annexe IV Le Marché sera régi par les termes de référence ainsi que le projet de contrat en Annexe V Page 10 sur 48

11 10.3 Il est entendu que le soumissionnaire peut commenter le présent document et faire toutes sujétions qu il trouverait utile pour une amélioration des prestations à réaliser. 11. INFORMATIONS CONFIDENTIELLES 11.1 Le Prestataire prend l'engagement pour lui-même et son personnel de ne divulguer de quelque façon que ce soit ou de mettre à la disposition d'un tiers aucune information ni document pouvant présenter, par sa nature ou son aspect, un caractère confidentiel auquel il pourrait avoir accès soit directement soit fortuitement à l'occasion de l'exécution du présent contra 11.2 Le Prestataire reconnaît expressément être informé des immunités attachées aux courriers et communications des organisations internationales et notamment à celles de la Banque, et s engage à les respecter et à veiller à leur respect par tous tiers Page 11 sur 48

12 Groupe de la Banque africaine de développement Annexe II Département des Services Généraux et des Achats Fax : + (225) CONDITIONS GENERALES A REMPLIR POUR LA SOUMISSION D UNE PROPOSITION Soumission des propositions : Les propositions relatives aux spécifications indiquées dans la présente demande de proposition doivent être soumises en Français. Ces offres doivent fournir toutes les informations nécessaires pour la présente demande de propositions et répondre clairement et brièvement à tous les points présentés dans cette demande de propositions. Toute offre qui ne répond pas de manière exhaustive à cette demande de propositions peut être rejetée. Néanmoins, les brochures et autres documents inutilement détaillés qui donnent des informations autres que celles nécessaires à une présentation complète et efficace des propositions ne sont pas encouragés. Caractéristiques techniques des exigences : Les soumissionnaires doivent scrupuleusement se conformer aux exigences de la présente demande de propositions. Aucun changement, remplacement ou autre modification apporté aux caractéristiques techniques des spécifications indiquées dans cette demande de proposition ne sera accepté, sauf approbation écrite de la Banque africaine de développement. Dommages-intérêts convenus Si l agence retenue ne livre pas les services indiqués dans les délais prescrits dans son offre ou dans les délais indiqués dans un contrat, la Banque africaine de développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du prix du contrat, comme dommages-intérêts, une somme équivalente à 0,5 % du prix de livraison des biens/services non livrés en temps voulu, par jour de retard jusqu à la livraison effective, à concurrence d une déduction maximale de 5 % du prix du contrat. Pas d engagement La présente demande de proposition n engage pas la Banque africaine de développement à adjuger un marché ou à payer les frais engagés lors de la préparation ou de la soumission des offres. La Banque africaine de développement se réserve aussi le droit de n adjuger qu une partie du marché. Critères d évaluation Toutes les propositions doivent être évaluées conformément aux critères d évaluation indiqués à dans l Annexe IV Modalités de paiement Les modalités habituelles de paiement de la Banque africaine de développement sont de 30 jours à compter de la livraison des biens ou de la prestation des services dans des conditions satisfaisantes. La modification des modalités de paiement est inhabituelle. Page 12 sur 48

13 Validité des propositions Les propositions doivent rester valables et susceptibles d être acceptées pendant une période minimale de 90 jours à compter de la date de clôture indiquée pour la réception des offres dans la présente demande de propositions. Rejet des propositions et scission des lots La Banque Africaine de Développement se réserve le droit de rejeter toute proposition ou l ensemble des propositions si, entre autres choses : - Elles sont reçues après la date limite indiquée dans la présente demande de propositions ; - Elles ne sont pas autrement conformes à la présente demande de proposition. Retrait et modification des offres Les offres peuvent être modifiées ou retirées par écrit, avant la date de clôture indiquée dans la demande de proposition, passé ce délai, les offres ne peuvent ni être modifiées ni retirées. En outre, la Banque se réserve le droit de conserver la proposition en vue d une consultation future. Confidentialité Tout ou partie de la présente demande de proposition et tous les exemplaires de celle-ci doivent être renvoyés à la Banque africaine de développement à sa demande. Il est entendu que cette demande de proposition est la propriété de la BAD. Nonobstant les autres dispositions de la demande de proposition, les soumissionnaires sont liés par le contenu de ce paragraphe que leur firme soumette ou non une proposition ou qu elle réponde de quelque autre manière que ce soit à cette demande de proposition. Contrat Le contrat résultant de la présente demande de proposition sera signé à partir du modèle type joint en Annexe V SIGNATURE DU REPRESENTANT HABILITE DU SOUMISSIONNAIRE (précédée de la mention «Lu et approuvée) DATE Page 13 sur 48

14 Groupe de la Banque africaine de développement Annexe III Département des Services Généraux et des Achats ÉLEMENTS CONSTITUTIFS DE LA PROPOSITION Toutes les soumissions doivent être rédigées en Français, sous peine de rejet. Le soumissionnaire devra présenter un dossier constitué de : 3.1 Proposition technique ( Envelope technique) Les prestataires sollicités devraient fournir une proposition technique prouvant qu ils possèdent les capacités et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien l exécution des prestations requises. Documents administratifs : La proposition technique doit obligatoirement contenir les documents administratifs requis cidessous dans l ordre suivant : 1. La déclaration de conformité entièrement remplie, cachetée et signé par la (les) personne(s) habilitée(s) du soumissionnaire (en recourant au format fourni à l Appendice A) ; 2. La confirmation de l acceptation des conditions générales pour la soumission d une proposition (en recourant au format fourni à l Annexe II qu il faudra cacheter et signer tout en apposant la mention «lu et approuvé») 3. Une copie des statuts de la société ; 4. Une copie du registre de commerce ; 5. L attestation de non redevance de la CNPS valide à la date de dépôt des offres; 6. L attestation de situation fiscale valide à la date de dépôt des offres ; 7. Copies des Bilans et Etats de Résultats certifiés des trois (3) dernières années fiscales 2011, 2012 et 2013; 8. Les références des trois (03) dernières années et ce, en indiquant la liste des clients et le montant hors-taxes des contrats, accompagnés des documents justifiant la fourniture de prestations de service similaires réalisées ou en cours de réalisation. Pour chaque contrat cité, fournir des références (nom d une personne auprès de l entreprise contractante, avec numéro de téléphone et adresse , qui pourra certifier les informations) et fournir les attestations de bonne exécution correspondantes qui leur auront été délivrées ; Documents Techniques : La proposition technique devrait contenir les informations techniques requises ci-dessous dans l ordre suivant, ainsi que tous renseignements additionnels, au moyen de supports visuels et force détails, prouvant qu ils possèdent les capacités techniques et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien l exécution des prestations requises: 9. La description de l organisation de l Entreprise (organigramme, effectif des employés, etc.) ; 10. Le plan de travail et la méthodologie d exécution des services (méthode de travail) du marché et compréhension des termes de référence; Page 14 sur 48

15 11. La description de ressources matérielles (système d interprétation simultanée, système audio et vidéo et système de projection de présentation Powerpoint etc..). 12. Les qualifications et le niveau de compétence de chacun des membres de votre personnel clé d encadrement, superviseurs et chefs d équipes qui devront prendre part à l exécution du marché (pour les CV recourir au format recommandé dans l Appendice C, 13. La période de validité de l offre sera de quatre-vingt (90) jours Fournir les données Sommaires sur le Groupement d Entreprises, si approprié (Appendice E), tout en considérant ce qui suit : i. Les renseignements contenus dans (1), (2), (10) et (11) doivent être prévus pour le Groupement d Entreprises; ii. Les informations énumérées aux paragraphes restants doivent être fournis pour chaque partenaire dans un groupement d entreprise ; iii. Joindre la délégation de signature de l'offre, autorisant la signature de l'offre pour le compte du groupement d entreprise ; iv. Joindre un exemplaire certifié conforme à l original de l accord conclu par lesdits membres et établissant : - Leur responsabilité solidaire de l'exécution du contrat conformément aux modalités du contrat si le groupement est adjudicataire du marché; - Un des partenaires sera désigné comme étant chef de file, autorisé à contracter des engagements et recevoir des instructions pour et au nom de tous les partenaires du groupement d entreprise, et - L'exécution de l'ensemble du contrat, y compris le paiement, est faite exclusivement avec le chef de file. La Banque se réserve le droit de vérifier toute information fournie par les soumissionnaires. 3.2 Proposition financière (Enveloppe financière) La proposition financière doit comporter: - Le formulaire de soumission d offre entièrement rempli, cacheté et signé (en recourant au format recommandé dans l Appendice B); - Le bordereau des prix unitaires récapitulant les tarifs unitaires dégressifs par tranches de nombres d appareils proposés dans votre offre (en recourant au format recommandé dans l Appendice D qu il faudra cacheter et signer) - le projet de contrat (Annexe V) paraphé sur toutes les pages, mais non encore signé Page 15 sur 48

16 Appendice A (À inclure dans la Proposition technique) ADB/RFP/CGSP/2014/0032 DECLARATION DE CONFORMITE À l attention de : la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Madame/Monsieur, Nous, soussignés (Nom, Prénom et qualités), agissant au nom de la Société ou du groupement (Nom, raison sociale et adresse complète de l'entreprise), en vertu du pouvoir qui nous a été conféré par acte de la (date de l'acte donnant délégation de pouvoir), Après avoir examiné toutes les pièces constitutives de la Demande de propositions Réf. : ADB/ /RFP/ CGSP/2014/ Nous soumettons et nous engageons à exécuter, dans les conditions prévues dans le Contrat et tous les documents contractuels constituant le Marché, les prestations décrites à l Article II du Contrat et conformément aux directives des Termes de Référence. 2. Reconnaissons le caractère contractuel de toutes les pièces énumérées ci-dessus. 3. Nous proposons d'exécuter ces prestations aux prix unitaires hors taxes précisés dans le Cadre de la décomposition du prix global et forfaitaire joint à la présente soumission, 4. Acceptons d'être liés par la présente soumission pour un délai minimum de quatre-vingt (90) jours à compter de la date limite de remise des offres, 5 Demandons que le paiement des sommes dues à l'entreprise se fasse par virement au Compte N, ouvert en son nom à la Banque (Nom et adresse complète de la Banque de l'entreprise). En foi de quoi, nous apposons notre signature sur la présente offre. Signature et cachet de l entreprise Fait à, le 2014 Page 16 sur 48

17 Appendice B (À inclure dans la Proposition financière) ADB/RFP/CGSP/2014/0032 FORMULAIRE DE SOUMISSION D UNE PROPOSITION À l attention de la Banque africaine de développement Madame/Monsieur, Après avoir pris connaissance de votre Demande de propositions N ADB/RFP/CGSP/2014/0032 dont nous accusons réception par la présente, nous, soussigné, offrons d assurer les prestations de services requises et, ce, en pleine conformité avec les termes de ladite Demande de propositions pour le montant global estimatif (franc toute taxe) de [montant en lettres], [montant en chiffres] au titre de l offre de base et pour le(s) prix unitaire(s) indiqué(s) et tel que décomposé (franc toute taxe) en Appendice D. Nous nous engageons à respecter notre proposition sur la période minimum de quatre-vingt (90) jours à compter de la date de soumission des propositions indiquée par la Demande de propositions. Elle nous engage et vous avez toute la latitude de la juger recevable à tout moment avant l expiration de ladite période. En attendant l établissement et la signature d un contrat entre nous, la présente offre ainsi que votre acceptation écrite et la notification par vous de l adjudication du marché en notre faveur constitueront le contrat nous liant et ayant force exécutoire. Date: Dûment autorisé à signer pour et au nom de: [Signature et cachet] En ma qualité de [Fonction] Page 17 sur 48

18 Appendice C ADB/RFP/CGSP/2014/0032 FORMATION DES CURRICULUM VITAE (CV) DES MEMBRES CLES DU PERSONNEL PROPOSE Dénomination de l entreprise: Fonction proposée: Nom de l employé : Profession: Nombre d années dans l entreprise: Date de naissance: Nationalité: Sociétés professionnelles dont l employé est membre: Cahier de charges détaillées de l employé: Qualifications essentielles: [Donner un aperçu de l expérience de l employé et de sa formation les plus pertinentes pour les tâches qui lui sont confiées. Faire état du degré de responsabilité assumé par chaque membre du personnel dans le cadre de missions pertinentes similaires antérieures en fournissant les dates et lieux. Maximum une demie page] Formation: [Résumer les études universitaires et toute autre étude spécialisée faites par chaque membre du personnel en donnant les noms des écoles fréquentées, les dates de fréquentation et les diplômes obtenus. Maximum un quart de page.] Cursus professionnel: [En commençant par la fonction actuelle, présenter dans l ordre inverse tous les emplois tenus par l employé, ainsi que les fonctions qu il a assumées depuis l obtention de son diplôme, en donnant les dates, les noms des structures qui l ont employé, ses titres et ses lieux d affectation. En ce qui concerne son expérience, faire état des types d activités assurés et donner, le cas échéant, les coordonnées des clients.] Langues: [Indiquer la compétence en langue parlée et écrite, ainsi qu en lecture dans chaque langue à l aide des mentions: excellent, bien, assez bien, ou faible.] Attestation: Je, soussigné, atteste que pour autant que je sache, ces données biographiques représentent une description correcte de ma personne, de mes qualifications et de mon expérience. Date: Jour/mois/année Signature de l employé ou du responsable de l entreprise soumissionnaire Page 18 sur 48

19 Appendice D Groupe de la Banque africaine de développement Département des Services Généraux et des Achats ADB/RFP/CGSP/2014/0032 BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES No Description des équipements Unité 1 SYSTEME INTEGRE NUMERIQUE D EQUIPEMENTS D INTERPRETATION SIMULTANEE 2 PUPITRES 3 Ensemble d équipement de Sonorisation Qté est. (1) jour 50 jour jour 4 Micro délegué multifonction jour 5 Micro Président multifonction jour 6 Récepteur/Ecouteur jour Système d enregistrement Audio des 50 7 sessions sous support DVD, CD et Flashdisk jour 8 Ordinateur Laptop jour 50 9 Ecran Plasma : 50 jour Ecran Plasma : 55 jour 11 Video Projecteur HD jour 12 Ecran à Toile: 4m x 4m jour PU > Ecran à Toile: 4m x 3m jour 14 Ecran Mur de LED : 6X4+cablage jour Ecran pour Cabine interprétation 17 jour Ecran pour Cabine interprétation 21 jour Technicien jour 50 (1) Il s agit des quantités estimatives pour l évaluation financière. Les prix unitaires (de 1-10) seront pris en compte pour l évaluation financière. Page 19 sur 48

20 Appendice E Groupe de la Banque africaine de développement Département des Services Généraux et des Achats ADB/RFP/CGSP/2014/0032 GROUPEMENT D ENTREPRISES: DONNEES SOMMAIRES Nom de tous les membres du groupement 1. Chef de file 2. Membre 3. Membre 4. Membre 5. Membre 6. Membre Valeur totale du chiffre d affaires annuel pour les services similaires, en FCFA Partenaires chef de file 2. Membre 3. Membre 4. Membre Membre Membre Totaux o Noter que Chaque soumissionnaire doit présenter une seule candidature, individuellement ou en tant que partenaire dans un groupement d entreprise. Le soumissionnaire qui soutient ou participe à plus d'une soumission sera disqualifiée. Page 20 sur 48

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