Assemblée Générale ordinaire de l Association Urbamet. Procès-verbal

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1 15 rue Falguière Paris Siret APE 913E Association loi 1901 Tél. +33 (0) urbamet@iau-idf.fr urbamet.crdaln.md.spssi.sg@developpementdurable.gouv.fr Assemblée Générale ordinaire de l Association Urbamet Mardi 11 décembre 2009 Procès-verbal Lieu : IAU île-de-france 15 rue Falguière, Paris 15ème L Assemblée Générale ordinaire de l association Urbamet s est réunie le mardi 11 décembre 2009 sur convocation de son Président dans les locaux de l IAU île-de-france, à Paris dans le 15 ème arrondissement, 15, rue Falguière. L ordre du jour était le suivant : - Approbation du procès verbal de l Assemblée Générale du 21octobre Rapport moral du Président - Rapport d activité sur le programme 2008/ Rapport financier et approbation des comptes de l exercice 2008/ Quitus au trésorier - Renouvellement du Mandat au Commissaire aux comptes - Renouvellement du Conseil d Administration et du bureau - Programme de travail 2009/ Projet de budget pour 2009/ Questions diverses

2 Ouverture de l Assemblée Générale par le Vice-Président, François Dugeny. L Assemblée Générale est accueillie dans les locaux de l IAURIF, par Monsieur François Dugeny, Directeur général et vice-président de l Association Urbamet, qui adresse quelques mots de bienvenue aux participants. Il excuse le Président Emmanuel Raoul qui a été retenu au dernier moment par un jury. Il déclare l Assemblée générale ordinaire ouverte à 9h45 et assumera la présidence de séance. Le président passe alors aux différents points de l ordre du jour. 1- Approbation du Procès-verbal de l Assemblée Générale du 21 octobre 2008 Après avoir rappelé que le projet de Procès verbal avait été joint à la convocation à l Assemblée générale, les participants sont invités à faire des remarques avant de passer au vote. Le Procès-verbal de l Assemblée Générale du 21 octobre 2008 est adopté à l unanimité nonobstant une correction à faire sur le titre du président E. Raoul. 2- Rapport moral présenté par Madame Sabine Douihech, représentant le Président Emmanuel Raoul. «Monsieur Raoul n'ayant pas pu se libérer aujourd'hui, c'est donc en son nom que je vous remercie, tous et toutes, d'être venus pour ce temps fort de l Association Urbamet que représente son Assemblée générale annuelle. Assemblée générale d autant plus importante que le mandat du Président d Urbamet, Monsieur Raoul, arrive à expiration. C est donc l occasion de faire le point sur les deux dernières années écoulées. Quant à l année 2009, elle a été assez dense et l essentiel du programme de travail a été réalisé. Le détail en sera donné dans quelques instants. Je veux donc juste évoquer quelques évolutions importantes. 1- RESEAU ET BASE DE DONNEES URBAMET Avant toute chose, ce qui forme le cœur de notre travail : l alimentation d Urbamet par l ensemble des producteurs, se poursuit et c est donc notices qui sont désormais accessibles. Que chaque contributeur soit remercié pour son active participation. Le texte intégral Urbamet l'a déjà introduit depuis plusieurs années, cette intégration se poursuit. Par contre, si l an passé, l Assemblée générale avait été l occasion d être sensibilisé aux problèmes des droits d'auteurs et aux différents problèmes juridiques posés par la mise en ligne du texte intégral, nous n avons pas pu nous investir suffisamment cette année. C est un travail qu il faudrait mener à bien. 2

3 2- URBADOC Les deux années qui viennent de s'écouler ont été riches en réflexions et en changements : Il y a deux ans, la première question à résoudre concernait le problème de l'hébergement du portail Urbadoc. La société Nexus continue finalement à assurer cet hébergement et propose même des évolutions techniques importantes. Par ailleurs, Emmanuel Raoul avait fait part de son souhait d'impulser une phase de réflexion sur l'évolution de la base de données Urbamet et son corollaire le portail Urbadoc. C'est donc surtout lors des assemblées générales d'urbandata que nous avons mené ce travail avec nos amis européens. Dans le prolongement de ces réflexions, il nous a semblé important de réfléchir par rapport à l'élargissement des partenariats, français et européens. Concernant le portail Urbadoc, le principal constat est la stabilité du nombre des abonnés. Depuis fin 2007, Francis et Pascal de l'inist sont aussi interrogeables en ligne sur le portail Urbadoc.. 3- LA VIE ASSOCIATIVE La vie du réseau passe déjà par des rencontres et des formations. La Commission thésaurus s est réunie en octobre 2008 et a été l occasion d une réflexion sur la nécessité de faire évoluer le thésaurus Urbamet au regard des transformations que connaît la recherche documentaire aujourd hui. Il faut se poser la question et savoir si le temps imparti à ces travaux est encore justifié face aux changements apportés par les évolutions technologiques. Tous les participants à la commission thésaurus ont exprimé leur attachement à cet outil qui représente un langage commun nécessaire à une recherche documentaire efficace. C est dans le même esprit que s est tenu la journée de formation en septembre Odile Giraud est venue nous présenter les évolutions des bases documentaires en relation avec l évolution des produits documentaires du web2. Je voudrais conclure sur notre souhait de redynamiser nos échanges dans le réseau urbamet à l'heure où l'accent est mis à juste titre sur la mutualisation.» Le rapport moral du Président est soumis à l Assemblée Générale pour approbation Le rapport moral du Président est approuvé à l unanimité par l Assemblée Générale. 3

4 3- Présentation du Bilan d activités 2008 / 2009 Avancement à ce jour Programme de travail 2008/2009 Adopté lors de l AG du 21 octobre 2008 Au 30 novembre 2009 Développement et production : Base de données URBAMET Poursuite de l alimentation de la banque de données par les producteurs. Tout au long de l année, ce travail de base de l association et du réseau, a été réalisé avec l intégration des notices en continu : 4400 notices supplémentaires Accès au texte intégral des documents à enrichir : groupe de travail à poursuivre, contacts avec des sites publics français et étrangers. Pilotage CRDALN et IAU. Uniquement textes produits par les partenaires et organismes publics régulièrement mis en ligne. Actuellement près de 2500 textes. Le groupe de travail texte intégral constitué 2008 n a pas pu se réunir en Relancer l alimentation des producteurs et en contacter de nouveaux. Relance effectuée auprès du réseau des Agences d urbanisme. L Iau a reçu et intégré les fichiers de l Audéso, Aura (Angers), Epures (St-Etienne) Auao (Orléans). Envisager les possibilités offertes par les technologies nouvelles de type OAI, Z 3950 et open URL. Le Cete de Lille a établi une proposition pour des évolutions concernant le web 2. Nous attendons de nouvelles précisions. Développer la politique des fils RSS. Les fils RSS sont accessibles à la première page du site urbamet.com. Politique à développer. Evolution du thésaurus Urrbamet Des mises à jour sont à prévoir avec des nouvelles thématiques, tel que le Sport. Une réunion prévue initialement avant l été à dû être reportée. Il faut prévoir à la fois des ajouts de termes et de thématiques 4

5 Compléter la base des documents en ligne (Base DAD). La base est alimentée régulièrement par extraction d Urbamet. Actuellement, il y a 2500 textes en ligne. Urbadoc Assurer les 4 mises à jour annuelles Elles sont effectuées régulièrement. Engagement pris par les coproducteurs d'urbadoc de traduire leur thésaurus ou liste de mots clé en anglais. Les partenaires concernés ont commencé le travail qui devrait être achevé d'ici l'année Développer la commercialisation et suivi du partenariat avec l INIST- CNRS notamment pour la convention commerciale avec INIST-Diffusion. Une réunion s est tenue le 18 juin A ce jour, aucun abonnement venu par le canal de l Inist. Décision de faire un point fin 2009 pour savoir si l accord se poursuit ou non. En matière de développement pour s adapter aux besoins des utilisateurs, envisager les possibilités offertes par les technologies nouvelles de type OAI, Z 3950 et open URL s. L AG d Urbadoc en novembre 2008 a décidé de faire réaliser et financer des développements pour l utilisation de la norme Z 3950 et la mise en place d un champ Open url sur chaque notice. Tous les producteurs de bases de données se sont engagés à faire la correspondance des champs de leurs bases avec les normes Dublin Core. Réfléchir à de nouveaux partenariats de manière à étendre l audience de la base Compte tenu de l évolution des bases de données et des besoins des utilisateurs, il apparaît qu'une coopération ne pourra s établir que sur les bases d'une évolution de nos produits vers le Web 2.0 afin de limiter au maximum du travail et des coûts supplémentaires. 5

6 le site URBAMET.COM Développement et mise en ligne et actualisation des rubriques ; Mise en ligne du thésaurus urbamet Le site est remis à jour régulièrement en fonction des nouvelles informations. Une nouvelle version du thésaurus Urbamet doit être mise en ligne très prochainement, liée au nouveau format aujourd'hui opérationnel sous Notix. Muleta Penser à des évolutions de Muleta et à l élargissement à d autres partenaires et à mettre le lexique sur Wikipédia. Premiers essais effectués. Il convient de continuer après les premiers retours (dossier à reprendre en 2010). Animation et formation : Refonte de la plaquette de présentation réalisée en septembre Journée de formation et d information annuelle à fixer en Tenue le 24 septembre 2009 sur le thème du Web 2 et l évolution des bases documentaires. Association Urbandata : Participation à l Assemblée générale 2008 de l Association Urbandata en novembre prochain L AG 2008 s est tenue normalement en novembre L AG 2009 sera sans doute repoussée du fait du changement de direction chez notre partenaire anglais et de la démission de la Présidente (janvier 2010). Participation au réseau, notamment aux groupes de travail permanents pour les développements à envisager. Réunion de travail programmée fin 2009 ou début 2010 pour le suivi des décisions de l AG : pas encore tenue à ce jour, sera regroupée avec l AG. 6

7 4- Rapport financier et approbation des comptes de l exercice , par le Trésorier, Philippe Montillet Les comptes de l exercice reflètent, comme chaque année, la vie de l association qui peut se dessiner à travers la lecture de nos recettes et de nos dépenses. Ces dernières étant essentiellement celles qui découlent de la gestion d Urbadoc qui concentre et résume l essentiel de nos activités. Nos comptes sont excédentaires ce qui est sain puisque nous savons qu il y a toujours des développements techniques à envisager, certains sont en cours et non encore réglés comme celui concernant l Open URL décidé lors de la dernière Assemblée Générale d Urbandata. Pour certains développements, nous devons faire face d autant plus rapidement que nos partenaires sont parfois «frileux». Ainsi, la première phase de l Open URL ne sera financé que par la France, l Italie et l Espagne. Nous pouvons présumer que de nouveaux des frais, sans doute importants, seront à envisager dans l avenir puisqu il faudra, dans des formes dont nous savons pas exactement ce qu elles seront, faire évoluer nos bases de données. Avant de rentrer dans le détail, je rappelle aussi que l an dernier je parlais des résultats que nous escomptions de l accord de diffusion avec l INIST. Ces accords n ont pas portés leurs fruits, et nous nous dirigeons, d un commun accord, vers l arrêt de notre partenariat. L exercice se termine avec un solde positif de euros. Un peu plus important que l an dernier, mais plusieurs dépenses engagées, liées au développement ne sont pas imputées à cet exercice, ni celles concernant la journée de formation. Cet excédent nous permet d affronter l avenir qui s accompagnera d améliorations qu il faut financer, car elles ont toutes un coût. Sur l exercice et les comptes en général quelques précisions : Cotisations Pour 2009, 58 cotisations avaient déjà été acquittées au 31 mai date de fin de l exercice, pour 77 appelées en janvier A ce jour, c est-à-dire en fin d année comptable pour la plupart de nos partenaires, ce sont seulement 12 cotisations qui n ont encore pas été réglées. Nous avions envoyé quelques lettres de rappel courant juillet Les retardataires vont, n en doutons pas, s acquitter dans les derniers jours de l année. Plusieurs anciens adhérents ne cotisant plus et les créances n étant pas récupérables, nous avons passé d anciennes cotisations en pertes pour un montant de 608 euros. Pour 2010, le Bureau propose que le montant de la cotisation soit maintenu à 152 sauf avis contraire de l Assemblée générale. Dans le compte d exploitation Le poste «Achats» et «Hébergement» demeurent toujours les plus importants Ils se complètent et reprennent les coûts d hébergement, de maintenance et de développement d Urbadoc.com auprès de la Société Nexus et du CETE Nord-Picardie. La baisse par rapport à l an passé est elle aussi relative car certaines dépenses n ont pas été effectuées au moment du bilan. Les autres postes «Charges» sont stables voire en diminution puisque nous avons reporté à l exercice 2009/2010 la ré-édition de la plaquette de présentation d Urbamet/Urbadoc. 7

8 Les postes «Déplacements, missions et réceptions» stable correspond essentiellement aux frais occasionnés par les réunions d Urbandata. En ce qui concerne les recettes, la situation est bonne puisque le nombre des abonnés est stable même si nous constatons une petite baisse du chiffre d affaires. Les cotisations sont également en légère baisse. Sur le bilan, juste une ou deux remarques. Une forte partie des charges est provisionnée pour près de euros, car, comme chaque année certaines factures étaient à cheval sur deux exercices et n étaient pas encore réglées à la clôture du 31 mai 2009 notamment celles de Nexus concernant la gestion du Site Urbadoc et celle du CETE du Nord qui n est d ailleurs toujours pas parvenue. Quant aux postes cotisations constatées d avance et produits Urbadoc d avance, il s agit uniquement de la prise en compte des excédents versés par rapport à l exercice comptable qui se termine au 31 mai alors que les cotisations sont payables au titre de l année civile et que les abonnement urbadoc courent sur 12 mois à partir du début de l abonnement. Nos réserves qui correspondent à une précaution en vue des développements qui seront nécessaires pour adapter notre produit, sont désormais placées sur un compte épargne comme cela avait demandé par le Conseil d administration. Ceci posé, quelques remarques pour terminer : Je remercie, comme chaque année, tous ceux qui règlent rapidement leur cotisation à Urbamet et les abonnements et réabonnements à Urbadoc. Cela évite les relances, ce qui est un gain de temps appréciable Je rappelle que le travail de comptabilité pour Urbamet est effectué bénévolement par la secrétaire de mon Département que vous êtes nombreux à avoir régulièrement en ligne. Je tiens à la remercier publiquement car elle effectue ce travail avec une grande conscience professionnelle. 8

9 Merci aussi à tous ceux qui pensent à nous communiquer, dans la mesure du possible, la copie de leur virement comptable pour faciliter l imputation des virements administratifs ; Ceux-ci envoyé directement par les agences comptables ne portent pas toujours nos référence et parfois pas même le nom des émetteurs Je remercie aussi toute l équipe de l IAU île-de-france qui m aide dans mon travail de trésorier, comme dans celui de membre permanent de groupe de travail qui assiste le Bureau et le Conseil d Administration. Donc merci à tous S il n y a pas de questions je passe la parole à Monsieur Olivier Deliry, Commissaire aux comptes de l association depuis sa désignation à ce poste, pour six années, par vote de l Assemblée Générale du 3 octobre 2003 conformément aux statuts de l Association, afin qu il nous fasse part de son avis sur nos comptes. Ceci fait et, en le remerciant, je demande au Président qu il mette au vote de l assemblée : pour l approuver, les comptes, le rapport financier du Trésorier incluant la proposition de montant annuel de la cotisation maintenue à 152 euros, et d affecter le résultat au poste «autres réserves». le quitus à donner au Trésorier pour sa gestion et ses comptes de l exercice 2008/2009, clos au 31 mai Merci de votre attention. Le Trésorier demande à l Assemblée s il y a des questions. En l absence de questions, il passe la parole à Monsieur Olivier Deliry, Commissaire aux comptes de l association depuis sa désignation à ce poste par vote de l Assemblée Générale du 3 octobre 2003 conformément aux statuts de l Association, afin qu il nous fasse part de son avis sur nos comptes. Monsieur Olivier Deliry reprend le texte inséré dans le rapport qu il avait remis au Président ainsi qu au Trésorier. «Je certifie que les comptes annuels sont au regard des règles et principes comptables français, réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de votre association à la fin de cet exercice. Je n ai pas d observation à formuler sur la sincérité et la concordance avec les comptes annuels des informations données dans le rapport de gestion du Trésorier et dans les documents communiqués aux sociétaires sur la situation financière et les comptes annuels.» Le Trésorier remercie le Commissaire aux comptes et demande au Président qu il mette au vote de l assemblée : 9

10 Pour l approuver le rapport financier du Trésorier incluant la proposition de maintenir la cotisation annuelle à 152 euros, ainsi que celle émise de placer une partie des réserves. Pour donner quitus au trésorier pour sa gestion et ses comptes de l exercice 2007/2008. Le Président de séance demande à l assemblée de voter sur le rapport financier du Trésorier, sur le montant annuel de la cotisation (152 euros). A l unanimité, l Assemblée Générale approuve les comptes de l exercice 2007/2008 tels qu ils viennent d être présentés par le Trésorier et confirmés par le Commissaire aux comptes et incluant les propositions de maintenir la cotisation annuelle à cent cinquante deux euros. 1- Quitus au trésorier Le président de séance demande à l assemblée de voter sur le quitus à donner au Trésorier. A l unanimité, l Assemblée Générale donne quitus au Trésorier pour sa gestion et ses comptes de l exercice 2008/2009, clos le 31 mai Renouvellement du mandat au Commissaire aux Comptes Le Trésorier rappelle que le mandat du Commissaire aux Comptes est arrivé à son terme de six ans.. Monsieur Olivier Deliry, au nom du Cabinet Fiduciaire Conseils Associés (FCA), se représente. Le Trésorier souligne que nous n avons pu que nous féliciter du travail de Monsieur Olivier Deliry qui fait preuve d une grande disponibilité et d une grande écoute. Le Bureau propose donc qu il soit reconduit pour une nouvelle période de 6 ans. A l unanimité, l Assemblée Générale nomme Monsieur Olivier Deliry du Cabinet Fiduciaire Conseils Associés (FCA), Commissaire aux Comptes pour les six années à venir. 3- Renouvellement du Conseil d Administration Pour mémoire, la composition du Conseil tel qu il était au lendemain de l assemblée générale de l an passé, est rappelée : Conseil d administration(2008) - Marcel BELLIOT, Fédération Nationale des Agences d'urbanisme / FNAU ; - Xavier CREPIN, Villes en Développement / ISTED ; - Pierre CULAND, Ecole Nationale Supérieure d'architecture et de Paysage de Bordeaux. 10

11 - François DUGENY, Institut d'aménagement et d'urbanisme de la Région d'ilede-france / IAU IDF ; - Jacques LIMOUZIN, Centre d Etudes sur les Réseaux, les Transports, et les Constructions Publiques / CERTU ; - Jocelyne DUBOIS-MAURY, IUP-Créteil / Institut d Urbanisme de Paris / Université de Paris XII Val-de-Marne ; - Olivier LEMAIRE, Association Internationale Villes et Ports / AIVP ; - Eric LENGEREAU, Ministère de la Culture et de la Communication / Direction de l Architecture et du Patrimoine / DAPA ; - Dominique MALTHERRE, Ministère de l écologie, de l énergie, du développement durable et de l aménagement du territoire / DRI ; - Marie-Françoise BARON, Institut d aménagement, de tourisme et d urbanisme (IATU) ; - Philippe MONTILLET, Institut d'aménagement et d'urbanisme de la Région d'ile-de-france / IAURIF ; - Jean-Claude GALLETY, Conseil Français des Urbanistes / CFDU ; - Emmanuel RAOUL, Conseiller économique au Secrétariat général du Ministère de l écologie, de l énergie, du développement durable et de l aménagement du territoire ; - Nathan STARKMAN, Agence de Développement et d'urbanisme de Lille Métropole ; - Bernard ECREMENT, Personnalité qualifiée. Le Président demande s il y a des modifications (démissions, nouveaux titulaires représentants les organismes partenaires). Il n y en a pas. Le Président déclare donc le Conseil d administration renouvelé dans sa composition actuelle. A l unanimité l Assemblée Générale approuve la composition du Conseil d Administration. La séance est suspendue à 11 h 00 afin que le Conseil d Administration puisse se réunir notamment pour établir le programme de travail de l année à venir et organiser le bureau. L assemblée générale reprend à 12 h 20. Le Président de séance annonce que le Conseil d administration vient de renouveler le Bureau. Suite à la démission du poste de Président de Monsieur Emmanuel Raoul, Monsieur François Dugeny, seul candidat, a été élu nouveau Président pour deux années. Un nouveau membre a fait également son entrée au bureau, Monsieur Xavier Crepin. Les mêmes titulaires conservent les autres postes. La composition du bureau est donnée.. Composition du bureau Membres titulaires - Président : François DUGENY, Directeur Général de l Institut d Aménagement et d Urbanisme de la Région d Ile-de-France / IAU IDF ; 11

12 - Vice-président : Emmanuel RAOUL, Conseiller économique au Secrétariat général du Ministère de l écologie, de l énergie, du développement durable et de l aménagement du territoire ; - Secrétaire : Dominique MALTHERRE, Chargée d études à la Direction de la Recherche et des Affaires Scientifiques et Techniques au Ministère des Transports, de l Equipement, du Tourisme et de la Mer ; - Trésorier : Philippe MONTILLET, Directeur du Département Information- Documentation-Multimédia à l Institut d Aménagement et d Urbanisme de la Région d Ile-de-France / IAU IDF. Autres membres - Marcel BELLIOT, Délégué Général de la Fédération Nationale des Agences d'urbanisme / FNAU ; - Xavier CREPIN, Délégué général de l ISTED ; - Bernard ECREMENT, personnalité qualifiée. Puis il passe au point 8 de l ordre du jour. 8- Programme de travail 2009/ 2010 Le Président de séance expose les principaux points du programme de travail pour l année à venir tel que le propose le Conseil d administration : Développement et production Banque de données URBAMET Poursuite de l alimentation de la banque de données par les producteurs ; Accès au texte intégral des documents à enrichir : Groupe de travail à poursuivre, contacts avec des sites publics français et étrangers. Pilotage CRDALN et IAU- IdF ; Relancer l alimentation des producteurs, voir si de nouveaux partenaires sont intéressés et en contacter de nouveaux ; OAI : voir avec le CETE leur proposition Z Open URL. Utiliser l expérience Urbadoc. URBADOC Assurer les mises à jour annuelles ; Dénonciation ou reconduction du partenariat avec l INIST-CNRS ; Intégration des développements Z 3950 et Open URL ; Améliorer la page d accueil et la visibilité d Urbadoc en général. 12

13 Le site URBAMET.COM Développement (modernisation du site, convivialité), mise en ligne et actualisation des rubriques ; Poursuivre l alimentation de la base des documents en ligne (base DAD) ; Développer la politique des fils RSS ; Utiliser urbamet.com pour promouvoir les partenaires; Muleta / Dictionnaire des termes d aménagement Faire évoluer le produit Muleta et voir les possibilités d élargissement à d autres partenaires et la question de l hébergement. Animation et Formation Journée de formation et d information annuelle organisée pour fin Association Urbandata Participation à l Assemblée générale de l Association Urbandata en début d année 2010 ; Participation aux groupes de travail (permanents et ponctuels) notamment pour les développements à envisager. Le président de séance passe alors au vote pour l approbation du programme de travail A l unanimité l Assemblée Générale approuve le programme de travail Projet de Budget 2009/2010, par le Trésorier Le Président de séance passe la parole au Trésorier afin qu il présente le projet de budget. Le Trésorier annonce que le budget 2009/2010 s inscrit dans un double objectif : s appuyer sur le réel et donc sur le compte d exploitation de l année écoulée, répondre aux besoins du programme de travail tel qu il vient d être approuvé et notamment pouvoir assurer les développement, toujours payant, liés à Urbadoc.com Les postes «cotisations» et «produits» ont été calqués sur ceux de l exercice passé et des prévisions que l on peut faire sur les abonnements. Une ligne de euros a été ajoutée pour couvrir les frais d étude et d un consultant extérieur pour les pistes d évolution de nos produits. Cette dépense sera prise sur nos réserves. 13

14 Le Président passe alors au vote sur le budget prévisionnel de l exercice à venir. A l unanimité, l Assemblée Générale adopte le projet de budget présenté par le Trésorier pour l exercice 2009/ Questions diverses La prochaine assemblée générale devrait avoir lieu en octobre Devant l absence d autres questions, le Président déclare l assemblée général d Urbamet close à 12 h 30 et invite les participants au buffet offert par l Association. 15