news Edito n 2 Créo, toute la puissance de Mercator pour les petites sociétés et indépendants. sept. 2009

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1 Edito Vous avez lu le premier numéro de cette newsletter au début de l été. Nous vous avions promis de revenir rapidement : nous voici! Ce numéro a été rédigé dans le prolongement du premier : l équipe rédactionnelle étant boostée par les nombreux messages de félicitations qui nous sont parvenus. Un tout grand merci pour votre enthousiasme Cette fois, l été est pratiquement derrière nous et le plus dur de «la crise», dont on est déjà lassé, aussi. Ces périodes de redémarrage économique correspondent souvent à des moments propices à «l Esprit d Entreprise». Le marché a vu s éloigner certains acteurs qui n ont pu s adapter à temps ou simplement présenter une gestion à ce point rigoureuse, qu elle leur aurait permis de passer les embruns sans encombre. Les «jeunes pousses» vont donc fleurir ça et là. Et nous ne pouvons que nous en réjouir. INEO a pensé particulièrement à ces «starters». La comptabilité Créo de Mercator leur est tout à fait dédiée : un prix abordable aux plus petits, mais toute la puissance des fonctionnalités d un vrai logiciel de comptabilité, avec la fiabilité et l ergonomie que cela impose. Microsoft a implanté son incubateur d innovations orientées web dans le Hainaut. Fallait-il attendre cela? Le moteur E-commerce de Mercator est là depuis longtemps, doté des dernières avancées technologiques. Il permet une intégration parfaite entre votre site web et votre ERP. Ce numéro en parle abondamment. sept news Créo, toute la puissance de Mercator pour les petites sociétés et indépendants. n 2 Mercator Créo, ce sont toutes les fonctionnalités de Mercator Comptabilité mises à disposition des petites sociétés et des indépendants. Créo permet de gérer efficacement toute votre comptabilité générale comme la déclaration TVA, l édition de votre bilan annuel, la gestion des rappels de paiements ou encore l impression de toutes vos statistiques de gestion. Si à terme, vous souhaitiez ajouter des modules supplémentaires, comme entre autres la comptabilité analytique, la gestion des immobilisés ou la liaison bancaire ou si vous vouliez ajouter un ou plusieurs utilisateurs parce que, par exemple, votre société se développe, il vous est loisible à tout moment de faire évoluer votre logiciel Créo en version complète à moindre coût. Le prix a évidemment été spécialement étudié pour respecter votre budget. Jugez-en plutôt : Créo ne coûte que 650 et la mise à jour reste fidèle à notre politique de 15% du prix de la licence (soit moins de 100 par an). Et rien ne vous empêche de lier une gestion commerciale Mercator à votre Créo, qui elle commence à 500 pour un utilisateur avec la version First Business. Bonne lecture! Guy Colsoul Et non, je n ai pas parlé de la «grippe A»! Mais vous avez déjà le meilleur anti-virus du monde! Sommaire Créo, toute la puissance de Mercator 1 Les préoccupations des starters 2 Interview : Laurent Saffre (Kesar) 3 Trucs et astuces Mercator 3 à 5 Une comptabilité avec une véritable valeur ajoutée 4 Interview : Alain Collard (Bricolux) 4 et 5 Evitez de vendre à perte 6

2 Les préoccupations des starters Lancer sa propre entreprise n est pas forcément quelque chose de facile, de rassurant. Quelles sont les préoccupations principales des starters? Quels facteurs vont faire qu une société va prospérer ou, au contraire, devoir déposer le bilan? Réponses. Lorsqu une personne veut créer son entreprise, la première chose qui lui vient à l esprit est de trouver le financement initial pour ce faire. «Les gens qui viennent nous voir abordent très souvent ce point en 1 er lieu, surtout quand ils ne disposent pas d apport propre ou de garantie bancaire» témoigne Laurent Cattelain, responsable de l ASBL Job in Namur (Guichet d entreprise). Des solutions existent pourtant : les aides publiques, le système de couveuse d entreprise (le demandeur d emploi se lance en tant qu indépendant tout en conservant ses allocations dans un 1 er temps) Bien préparer son projet Mais encore faut-il qu une fois réellement lancé, le projet tienne la route. En effet, pour subsister, une entreprise doit être rentable. Et pour maximiser les chances qu elle le soit, il faut commencer par faire un business plan. Ce document reprendra notamment une analyse approfondie du volet financier, la description des différents aspects de mise en œuvre du projet (organisation interne, production ), un volet ressources humaines On y compilera aussi toutes sortes d informations pertinentes qui attesteront de la viabilité du projet. Il ne faut pas hésiter à s entourer de personnes compétentes pour être conseillé de manière adéquate. Notamment pour les aspects juridiques (choix de la forme juridique de l entreprise, éventuel besoin d accès à la profession, normes propres au secteur ) et administratifs. Si cette démarche globale est bien réalisée, le jeune entrepreneur met toutes les chances de son côté pour que son projet soit viable. Dans les faits, on constate que le taux d échec des nouvelles sociétés est surtout élevé les 3 premières années (plus de 50 % selon diverses sources). La principale cause est le manque de liquidité. Les secrets d une bonne comptabilité On assiste parfois à l écroulement d une entreprise qui a pourtant un carnet de commandes bien rempli mais qui n arrive plus à payer ses fournisseurs. Il faut effectivement que les rentrées d argent suivent le rythme (envoyer les factures aux clients et recevoir leurs paiements dans les temps). La crise financière actuelle n aide pas, bien entendu, mais une personne qui vient de se lancer peut tout de même apprendre certains réflexes qui l aideront dans la gestion de sa comptabilité et lui éviteront le pire. «Si j avais un conseil à donner c est de, tout d abord, suivre une formation en comptabilité : c est même fortement conseillé. Ensuite, si vous décidez de faire appel à un expert comptable, gardez malgré tout un œil critique sur les montants qui entrent et sortent de votre entreprise. Ayez toujours à l esprit une vue globale de la situation. Cela vous évitera bien des surprises» explique Laurent Cattelain. Pour y arriver, chacun sa technique : livre manuscrit de recettes, tableau ou outil informatique spécialisé. Ce dernier a l avantage de permettre d encoder soi-même pas mal d informations : cela fait gagner du temps au comptable (donc moins coûteux) et aide aussi à garder conscience des factures entrantes et sortantes. Des rappels sur les échéances, des tableaux créés automatiquement Autant de petits coups de mains qui peuvent être bien utiles. Ce type d outil est, de nos jours, accessible également pour des TPE (toutes petites entreprises). Bonne nouvelle pour beaucoup de monde puisque ces dernières constituent 85% des entreprises wallonnes. Réalisé en collaboration avec Mr. Laurent Cattelain, responsable de l ASBL Job in Namur. Job in est une asbl dont le but est de favoriser et soutenir la création d activités économiques pérènnes. trucs & astuces Dans les champs de type «Date», un clic droit permet d afficher le calendrier. Lorsque la zone est entièrement sélectionnée, la touche + augmente la date d un jour, tandis que la touche - la décrémente d un jour. 2

3 Mais il est où le soleil? Et Mercator? Laurent Saffre, dans quel secteur d activités évoluez-vous? L.S : Kesar évolue dans le monde de la mode. Notre activité est axée sur la conception et la distribution de la marque de vêtements pour femmes «Mais il est où le soleil?». Nous disposons de notre propre équipe de stylistes qui s occupent de la création des modèles pour permettre à l équipe de production de réaliser les fiches techniques qui seront transmises à nos fournisseurs pour produire le modèle dans les différentes tailles-couleurs. La mode impose une gestion très spécifique sans possibilité de réassort. Notre société a fêté ses dix ans cette année. Nous disposons de 3 boutiques propres dans les villes de Bruxelles, Anvers et Paris. En outre, notre collection est vendue à travers toute l Europe et, de plus en plus, au-delà de ses frontières. Nous venons également d inaugurer un nouveau concept avec l ouverture d un point de vente indépendant exclusif à Genève proposant une vitrine 100% «Mais il est où le soleil?», dans lequel Mercator a naturellement trouvé sa place. Ce partenariat pourra sans conteste être exporté dans d autres Concept Stores aux quatre coins de l Europe. Mercator répondait à vos critères? L.S : Oui, surtout qu en plus de nos exigences standards, Mercator offre des fonctionnalités précieuses liées à notre secteur d activités telles que la gestion des tailles et couleurs, tout en s adaptant à notre manière de travailler. Dans la mode, il faut compter 3 mois de délai de production auxquels s ajoutent un mois d acheminement des marchandises. Nos produits sont fabriqués en Inde et en Chine, nos agents commencent à vendre une collection environ 6 mois avant qu elle ne puisse être livrée. Les commandes chez les fournisseurs sont effectuées, en fonction des premières ventes, deux mois plus tard. Une fois en stock, les produits repartent presque immédiatement en clientèle. Combien de références articles gérez-vous? L.S : Par collection, environ 350 modèles qui se déclinent en différentes tailles et couleurs pour atteindre 7100 articles. Gérez-vous votre magasin de Paris avec Mercator? L.S : Au niveau de la gestion commerciale, on le gère exactement de la même manière que nos points de vente belges. Pour la comptabilité et la facturation, nous avons fait le choix d en confier la gestion à une fiduciaire locale. Pourquoi avez-vous choisi Mercator? L.S : Nous recherchions un seul logiciel intégrant une comptabilité, une gestion commerciale et un logiciel point de vente. Mercator proposait ces différentes fonctionnalités en un seul programme. Aussi, il était indispensable de disposer d un support efficace et local. Etes-vous satisfait d avoir choisi Mercator? L.S : Nous avons encore quelques demandes de paramétrage spécifique à formuler, mais dans l ensemble, nous sommes très contents. Notre installation est encore récente. Le haut niveau de compétence de notre revendeur MC-Partners nous a permis d adapter rapidement Mercator à nos besoins. La simplicité d utilisation de Mercator nous permet chaque saison d engager une dizaine d intérimaires dans le but de rentrer les articles en stock et les sortir avec un minimum de formation et un maximum d efficacité. 3

4 Une comptabilité avec une véritable valeur ajoutée Pour beaucoup, tenir sa comptabilité est souvent perçu comme quelque chose de fastidieux, une obligation légale sans véritable intérêt. Le patron de PME sait qu il a un comptable qui encode les différents documents, qui lui rappelle périodiquement qu il doit faire tel ou tel versement à la TVA ou encore qu il doit organiser une AG pour avaliser les comptes. C est un peu caricatural certes, mais nous ne sommes parfois pas très loin du compte. Mercator Comptabilité a été pensé pour faire passer votre comptabilité du statut de «poste de coût» à celui de «source de valeur ajouté». Pour atteindre cet objectif, nous avons essentiellement travaillé selon deux axes. D une part, nous avons visé à diminuer vos frais et, d autre part, fait en sorte de rendre votre logiciel comptable aussi productif que possible. Le premier point est atteint par une intégration aussi poussée que possible avec la gestion commerciale Mercator. Bien que la comptabilité Mercator soit disponible seule, ces deux modules mis ensemble vont former un logiciel intégré permettant de rendre inexistant les doubles encodages. Lorsqu une facture est encodée dans la gestion commerciale, elle peut être automatiquement transférée vers le module comptable, éventuellement avec les paiements et les lettrages. De plus, comme l interface est la même dans le module comptable et dans la gestion commerciale, le temps d apprentissage s en retrouve réduit. Un autre gain de temps important est obtenu grâce à la liaison bancaire qui vous permet un encodage automatique de vos extraits de compte. Votre banque peut en effet vous fournir un fichier électronique reprenant toutes les informations nécessaires pour que Mercator non seulement encode vos financiers, mais également fasse l essentiel du lettrage. Ceci peut vite représenter une économie de plus de 4 heures par semaine. La fiabilité à toute épreuve de Mercator vous assurera également que votre informatique ne deviendra pas une source de coût. Il est par exemple impossible d obtenir une écriture déséquilibrée dans Mercator. Une panne électrique ou un plantage de votre machine durant une opération périlleuse ne met également pas en péril l intégrité de votre base de données. Quant à l amélioration de votre productivité comptable, elle est atteinte par toutes sortes de petites astuces et fonctionnalités révolutionnaires nichées ça et là dans le logiciel. Par exemple, les informations clients de la gestion commerciale et de la comptabilité sont fusionnées en un seul signalétique. Ceci vous permet notamment d ouvrir en un clic une facture «gestion commerciale» depuis la facture «comptable». Nous avons également beaucoup travaillé les rappels de paiement. Mercator gère parfaitement les différents niveaux de rappels en fonction de ce qui a effectivement été envoyé auparavant, calcule les frais et intérêts de retard et stocke automatiquement un double PDF du rappel. Autant de minutes précieuses qui pourront être gagnées. Mercator Comptabilité est adapté non seulement à la législation belge, mais également à la législation luxembourgeoise et française. Il génère automatiquement et en standard les différents documents légaux tels que le bilan, la déclaration TVA, les fiches et , et leur envoi par Internet en Belgique. Nous disposons en outre d outils capables de récupérer les données de n importe quel logiciel comptable. Mercator est évidemment vendu selon un tarif tout à fait adapté aux PME. Avec la version Créo, Mercator Comptabilité commence à 650 avec un contrat de mises à jour de 97,50 /an! Toutes les versions contiennent en standard Mercator Exchange qui permet d envoyer par mail à votre fiduciaire vos données comptables. Bricolux Alain Collard ne peut plus se passer de son E-commerce Mercator. Situé en province de Luxembourg, quelle est l activité de Bricolux? A.C. : Nous sommes des grossistes scolaires, nous fournissons depuis 1973 les écoles primaires et maternelles principalement dans la partie francophone du pays. Notre gamme va du mobilier scolaire jusqu aux petits articles de papeterie, ce qui constitue un catalogue de quelques références. Une grande majorité des produits sont importés. Mon père a créé Bricolux en 1972 comme centre de bricolage luxembourgeois, profitant ainsi de l apparition de subsides pour les activités du mercredi après-midi. 4

5 news 09*09 Vous utilisiez déjà Mercator, pourquoi avoir choisi d y adjoindre l E-commerce? A.C. : Nous utilisions effectivement déjà la comptabilité et la gestion commerciale Mercator. Chaque année, nous traitons environ commandes de 40 à 50 lignes chacune, ce qui approche le million de lignes. Il faut préciser que 90% de notre chiffre d affaires est réalisé à la rentrée des classes, donc sur trois mois. L encodage manuel des commandes reçues par mail, fax ou courrier représente un travail gigantesque avec un risque d erreurs non négligeable et un retard à l encodage atteignant par moment plusieurs jours. L E-commerce permet de limiter de façon substantielle ce travail d encodage. Ce sont les clients qui encodent eux-mêmes leurs commandes. A.C. : L E-commerce a été fort bien accueilli par la clientèle. La première année, le démarrage a été très prometteur. Cette année, c est véritablement l explosion au point qu à certains moments, notre serveur atteint son niveau de saturation et nous allons devoir l adapter pour l année prochaine. Est-il facile de débuter un e-commerce? A.C. : Quand nous avons débuté l e-commerce il y a environ 1 an et demi, nous disposions déjà d un catalogue papier, des photos et descriptifs des produits dans notre gestion commerciale. Il a fallu déplacer la partie statique de notre site sur un serveur dédié, y installer l e-commerce, et fusionner les données du catalogue papier avec celles de la gescom, ce qui n a pas été sans mal, mais Serge Faite (ndlr : le revendeur, Service Line) a pu solutionner les différents problèmes. Les commandes sont enregistrées sur le serveur puis downloadées chaque heure, vers notre gescom. L e-commerce a-t-il augmenté votre chiffre d affaires? A.C. : Notre clientèle se compose en majorité d écoles, ce sont des marchés publics et ils sont (très) limités par leurs budgets. Mais parallèlement, nous avons de plus en plus de particuliers qui viennent effectuer des commandes pour les besoins de leurs enfants. C est donc un apport de nouveaux clients qui représentent 25% de nos ventes. Nous exportons également un petit peu vers la France, le Luxembourg, la Roumanie et le Sénégal. trucs & astuces Comment réaliser un filtre sur base d un intervalle? Par exemple, dans le but d obtenir la liste de tous les clients ayant un code postal compris entre 4000 et Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton filtrer du fichier clients, ensuite d encoder les bornes de l intervalle séparées par 3 points ( dans notre exemple) dans la zone code postal et, enfin, de cliquer sur le bouton chercher. Les trois petits points permettent d effectuer un filtrage sur un intervalle. Considérez-vous l e-commerce comme un choix rentable? A.C. : Absolument, en ce qui nous concerne c est une réussite, l E-commerce de Mercator répond aux besoins de notre société. Nous sommes une PME et n avions pas non plus des budgets faramineux à y consacrer. Malgré cela, avec Mercator, nous avons pu bénéficier d une solution professionnelle et efficace. 5

6 Evitez de vendre à perte Il existe 2 façons principales de définir ses prix. Soit on se base sur un prix public conseillé, sur lequel on accorde éventuellement une remise, soit on se base sur son prix d achat, auquel on ajoute une marge. Cette dernière méthode peut être problématique, et ce, d autant plus si vos prix d achat varient beaucoup et que vos marges sont faibles. On relève en effet 2 travers principaux à cette méthode. Le premier, qui est sans doute le pire, est la vente à perte. Supposons par exemple que vous ayez un stock de 100 articles achetés 50. Vous vous accordez une marge de 20%, ce qui nous amène à un prix de vente de 60. Un peu plus tard, vous avez l occasion de faire une bonne affaire et de racheter 10 articles à 40. Votre prix de vente devient alors 48, ce qui est inférieur au prix d achat des 100 articles plus anciens que vous avez pourtant encore en stock. S il s agit d une promotion de votre fournisseur, une solution consiste à ne pas en tenir compte pour le calcul de votre prix de vente. Si vous êtes dans un marché aux prix instables, il faut trouver autre chose. Le deuxième travers survient quand vos prix d achats montent. Vos prix de vente augmentent alors automatiquement. Or, s il vous reste du stock acheté à bon compte, que vos concurrents ne suivent pas aussi vite l augmentation, vous perdez du chiffre d affaires. Il existe évidemment plusieurs solutions pour remédier à ces faiblesses. Nous avons choisi de vous en présenter l une d entres-elles, qui est l utilisation du Prix Moyen Pondéré à l Achat, ou PMPA. C est à la base une méthode de valorisation du stock, mais qui peut se révéler très utile pour nous aider à résoudre notre problème. La formule est la suivante : PMPA = ((PMPAi*Qi) + (PA*Q)) / (Qi+Q) PMPAi = PMPA initial = 50 Qi = stock initial 100p PA = prix d achat des nouvelles marchandises = 40 Q = quantité achetée = 10p Donc dans l exemple ici: ((50*100) + (40*10))/(100+10) = 5400/110 = 49,09 Si plutôt que d appliquer notre marge de 20% sur le prix d achat, nous l appliquons sur le PMPA, notre prix de vente initial reste 60, mais notre nouveau prix de vente devient 58,90. Nous avons ainsi effectivement réglé nos 2 problèmes : nous ne vendons pas à perte et nous faisons tout de même bénéficier le client d une baisse de prix, tout en nous accordant une marge moyenne de 20%. Une multitude d autres méthodes existent, mais celle-ci offre le gros avantage de pouvoir être complètement automatisée. Pour toute demande : Rendez-vous chez votre revendeur ou Mercator Belgique - Luxembourg Tél. : Mercator France Tél. : info@mercator.eu Newsletter Mercator Ineo - Route d Andenne EGHEZEE Editeur responsable : Olivier Billa Textes : Expansion, Ineo Mise en page : Expansion