MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES

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1 MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES Fourniture, installation et maintenance d un logiciel de facturation et de gestion du service Déchets en Dossier de consultation des entreprises (DCE) CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES et TECHNIQUES PARTICULIERES (C.C.A.T.P) Marché public de fournitures Procédure adaptée passée en application de l article 28 du code des marchés publics Indication du numéro de marché (références du marché) : Date prévisionnelle de début d exécution de la prestation : première semaine de juin 2014

2 Contenu Chapitre I - Dispositions Générales 5 Article 1 - Objet du marché Contexte Description générale du marché Obligations du titulaire 5 Article 2 - Durée du marché 5 Article 3 - Phasage des prestations et délais d exécution Vérification d Aptitude (VA) 6 Article 4 - Périmètre d exécution du marché 7 Article 5 - Lancement de la mission et désignation d un interlocuteur dédié 7 Chapitre II - Fonctionnalités du logiciel 8 Article 6 - Les enjeux du projet Vision globale des fonctionnalités attendues Exigence sur le contrôle de cohérence des données Exigence sur la traçabilité des informations 8 Article 7 - Fonctionnalité n 1 : la gestion des redevables 9 Article 8 - Fonctionnalité n 2 : gestion du parc de bacs et sacs prépayés 9 Article 9 - Fonctionnalité n 3 : Gestion de la redevance et de sa facturation Calcul et édition des factures La facturation de la redevance 11 Article 10 - Fonctionnalité n 4 : Gestion de la relation client 11 Article 11 - Les utilisateurs 12 Article 12 - Administration du logiciel et évolutivité 12 Article 13 - Alimentation de la base de données Reprise des données existantes Intégration des données issues de la distribution des bacs Informations saisies manuellement Informations intégrées de manière semi-automatique 14 Article 14 - Archivage des données 15 Article 15 - Les applications clientes 15 Article 16 - Performance du logiciel 15 Article 17 - Ergonomie 15 Article 18 - Documentation 15 Article 19 - Formation 16 Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

3 Formation initiale 16 Chapitre III - Conditions de mise en œuvre du logiciel 17 Article 20 - Environnement 17 Article 21 - Sécurité Authentification Sauvegarde 17 Article 22 - Propriété des données et gestion de la fin de marché 17 Article 23 - Etapes d admission 18 Article 24 - Maintenance Principes et identification des différentes catégories de maintenance Maintenance corrective Maintenance évolutive et réglementaire 20 Chapitre IV - Dispositions financières 21 Article 25 - Rémunération du titulaire 21 Article 26 - Révision des prix 21 Article 27 - Modalité de Paiement Etablissement des factures Acceptation des factures Mode de règlement et délai global de paiement Intérêts moratoires Application de la taxe sur la valeur ajoutée Facture en cas de groupement 24 Article 28 - Impôts 24 Chapitre V - Sanctions et contentieux 25 Article 29 - Pénalités Conditions d application des pénalités Pénalités pour non-respect des clauses contractuelles Pénalités pour travail dissimulé 27 Article 30 - Résiliation 27 Article 31 - Droit et Langue 28 Chapitre VI - Clauses diverses 29 Article 32 - Pièces constitutives du marché 29 Article 33 - Responsabilité du titulaire et assurances Responsabilités 30 Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

4 Obligation d assurance Fourniture des attestations d assurance 31 Article 34 - Confidentialité 31 Article 35 - Dispositions relatives aux systèmes de traitement automatisé des données 32 Article 36 - Cession du marché 32 Article 37 - Election de domicile 32 Article 38 - Nantissement du marché 33 Article 39 - Dérogations au CCAG TIC 33 Chapitre VII - Annexes 34 Annexe 1 - Modèle de facture 35 Annexe 2 - Valeur des derniers indices connus lors de la remise des offres (article 26) Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

5 Chapitre I - DISPOSITIONS GENERALES Article 1 - Objet du marché Contexte La Communauté de Communes du Plateau du Russey organise la collecte des déchets ménagers et assimilés produits par les 6097 habitants de son territoire (population municipale 2011 de l INSEE). La collectivité a décidé de mettre en place la au 1 er janvier 2016 basée entre autres sur le nombre de présentations du bac d ordures ménagères résiduelles à la collecte. Elle va doter tous les usagers du territoire en bacs individuels pucés pour la collecte des Omr courant 2014, avec un volume de bac attribué en fonction de la taille du foyer. Tous les professionnels, producteurs de déchets assimilés, ont accès au même service que celui mis à disposition des usagers ménagers. Le logiciel, dès sa livraison, sera utilisé pour la facturation de la REOM jusqu au 31 décembre Il servira également pour réaliser la phase de test et notamment la facturation à blanc de la RI en A compter du 1 er janvier 2016, il permettra la facturation de la Description générale du marché La Communauté de Commune du Plateau du Russey, ci-après dénommée la Collectivité, confie au Titulaire dans les conditions définies par le présent CCATP, la fourniture d un logiciel de facturation et de gestion du service Déchets Obligations du titulaire Le Titulaire fournit le logiciel, le paramètre, l installe, forme les utilisateurs et en assure la maintenance pendant la durée du marché. L installation du logiciel comprend son intégration dans l environnement informatique de la Collectivité, la reprise des bases de données existantes (base de données facturation), la mise en place des habilitations. Le Titulaire fournit 2 lecteurs portables de puces et codes-barres avec écran, les paramètre et forme la CCPR à leur utilisation. Article 2 - Durée du marché Le marché est conclu pour une durée de 2 ans (24 mois), à compter de sa date de notification. À l issue de cette période, le marché pourra être reconduit 3 fois pour une période de 1 an. Le Président prend par écrit la décision de reconduire le marché au plus tard 3 mois avant la date d échéance de la durée initiale. Le Titulaire ne peut s opposer à la reconduction du marché. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

6 La durée du présent marché, reconductions comprises, n excèdera pas 60 mois. Article 3 - Phasage des prestations et délais d exécution La prestation confiée au titulaire comporte 3 phases : Phase 1 : constitution de la base, paramétrage, installation du logiciel, intégration définitive des données, fourniture de 2 lecteurs portables de puces et code-barres, formation Phase 2 : vérification d aptitude (VA) Phase 3 : maintenance Phasage Date de début Date de fin Durée Phase 1 : constitution de la base, paramétrage, installation du logiciel, intégration définitive des données, formation Réception de l ordre de service Réception de la notification envoyée par le titulaire que l outil est prêt à être utilisé Durée indiquée dans l acte d engagement du titulaire, ne doit pas dépasser 4 semaines Phase 2 : vérification d aptitude (VA) Réception de la notification envoyée par le titulaire que l outil est prêt à être utilisé et validation par la collectivité par ordre de service du démarrage de la phase 2 Réception de la notification envoyée par la collectivité de la VA par procès-verbal VA : 10 semaines Phase 3 : maintenance Réception de la notification envoyée par la collectivité de la VA Echéance du marché Durée résiduelle jusqu à l échéance du marché Les facturations de la redevance actuelle sont semestrielles : fin mai et fin novembre. La mise en place du nouveau logiciel permettra la facturation de la REOM actuelle avec le nouveau logiciel au 2 ème semestre Vérification d Aptitude (VA) La VA a pour objet de vérifier le bon fonctionnement des services fournis. Cette étape n est possible que sous condition de réalisation préalable des points qui suivent : Prestations d analyse et de paramétrage fonctionnelles, de formation initiale, de reprise des données Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

7 Validation de la capacité fonctionnelle de la solution à fonctionner sur un jeu d'essai et d'être en situation de pouvoir démarrer en exploitation opérationnelle par les services de la collectivité. Validation de l atteinte des performances décrites à l Article 16 - Elle a pour objet de constater que le logiciel présente les spécifications et les caractéristiques techniques qui le rendent apte à remplir les fonctions précisées dans le marché. Article 4 - Périmètre d exécution du marché Le titulaire assure la prestation dans les locaux de la collectivité, soit au 17, avenue de Lattre de Tassigny, Le Russey. Article 5 - Lancement de la mission et désignation d un interlocuteur dédié Un interlocuteur unique sera désigné comme référent pour la Collectivité lors des phases 1 et 2. Dès la réception de la notification de l ordre du service du marché, la collectivité organise avec le titulaire une réunion de travail qui a pour objectif de finaliser les fonctionnalités attendues du logiciel. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

8 Chapitre II - FONCTIONNALITES DU LOGICIEL Article 6 - Les enjeux du projet Vision globale des fonctionnalités attendues Le Titulaire doit fournir à la collectivité un logiciel ayant les fonctionnalités suivantes : Fonctionnalité n 1 : Gestion des redevables Fonctionnalité n 2 : Gestion du parc de bacs / sacs prépayés Fonctionnalité n 3 : Gestion de la redevance et de sa facturation Fonctionnalité n 4 : Gestion de la relation client L outil permet à la fois un suivi fin des données relatives à chaque prestation dont la collectivité a la charge et l édition de statistiques générales ou de requêtes spécifiques. L outil comporte des requêtes et statistiques programmées de base. Des utilisateurs non familiarisés avec les systèmes de bases de données doivent pouvoir créer leurs propres requêtes facilement (c est-à-dire : pas de ligne de code à écrire / paramétrage des requêtes par processus de «clic/bouton»). La collectivité a des attentes clairement définies pour la facturation décrites à l Article 7 - (en particulier sur les requêtes dont elle souhaite disposer «de base», c est-à-dire au moment de la livraison de l outil, sans avoir à les programmer elle-même) ; en revanche, elle souhaite que le titulaire soit force de proposition pour le suivi du service déchets (gestion du parc de bacs et suivi des prestations de collecte) Exigence sur le contrôle de cohérence des données La fiabilité des informations contenues dans la base de données est un enjeu majeur pour la Collectivité. Aussi le logiciel est conçu pour éviter les doubles-saisies de la même donnée et comporte des protocoles de vérification de la cohérence des informations : vérification de la cohérence au moment de l alimentation des données (saisie ou intégration semi-automatique) pour éviter l intégration de données erronées vérification par rapprochement de données par croisement pour identifier les informations aberrantes et déclencher un contrôle par l utilisateur. Cela se traduit par des impossibilités de saisie ou des messages d alertes de l utilisateur Exigence sur la traçabilité des informations Tous les évènements relatifs à un redevable/ un bac/ un usager du service déchets doivent être tracés (courriers, échanges téléphoniques, interventions de terrain). Autant que possible, le logiciel permet de joindre des scans de courriers à la fiche d un usager. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

9 Offre du candidat : le candidat décrit dans son offre les fonctionnalités de son logiciel pour répondre aux attentes de la collectivité sur chacune des 4 familles de fonctionnalités exprimées dans le présent chapitre et les protocoles mis en œuvre pour assurer la fiabilité et la traçabilité des données. Il présente également les possibilités d évolution de l outil à moyen terme. Article 7 - Fonctionnalité n 1 : la gestion des redevables Le logiciel devra permettre d accéder aux informations nécessaires à l identification des redevables : Nom, adresse, coordonnées téléphonique de l usager ou du bailleur Type d habitat/de producteur (exemple : individuel, collectif, professionnel) Pour les particuliers : nombre de personnes dans le foyer Pour les professionnels et administrations : type d activité Nombre, volume et type de bacs attribués Rattachement éventuel à une autre entité (exemple : école rattachée à une mairie, ou appartement rattaché à un habitat collectif) Article 8 - Fonctionnalité n 2 : gestion du parc de bacs et sacs prépayés La collectivité souhaite disposer d un outil complet lui permettant de suivre l ensemble de son parc de bacs : o o o o o A chaque bac est associé : Enregistrement des demandes des usagers (identification des usagers) Emission des ordres de service de livraison des bacs, sacs prépayés Emission des ordres de service de maintenance et organisation des livraisons Suivi des livraisons et interventions de maintenance par bac (identification des bacs et points de collecte affectés aux usagers, dates et opérations réalisées) Gestion des stocks Capacité Numéro unique de la cuve Numéro de puce Code barre Particularité (exemple : le bac dispose d une serrure, le bac dispose d une signalétique de présentation à la collecte etc.) Usager auquel le bac est affecté (nom, adresse) Son historique (date de mise en service, interventions pour maintenance) Le logiciel permet à minima les requêtes suivantes sur l état du parc : Obtention de tout renseignement relatif aux bacs et à leur affectation selon diverse entrées (nom de l usager, adresse de présentation, codes, numéros de cuve, ) Obtention de la localisation en temps réel d un bac (géolocalisation) selon son numéro de puce Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

10 Obtention de statistiques sur les bacs comme sur les affectations selon diverses entrées simples ou croisées (par type de bacs, capacité, taille de foyer, communes etc.) Vision globale du parc de bacs en place sur le territoire. Etat des stocks Suivi des livraisons de sacs prépayés (par usager, par volume de sacs) Il permet de traiter les interventions de maintenances du parc : Suivi des opérations de maintenance (date de la demande d intervention, origine de la demande, adresse et nature de l intervention, identification du bac, statut de l intervention : effectuées, en cours etc.) Récapitulatif des opérations de maintenances effectuées ou en cours Emission des ordres de service pour les interventions de dotation et maintenance Traitement statistiques sur les interventions et leurs causes (casse, vandalisme, bac tombé dans la benne, réparation ), par période, par type de bac, par flux, par communes, par tournée Il permet la gestion des stocks : Saisie de la réception ou sortie des bacs, des sacs et des pièces détachées Nombre de bacs et de sacs en stock Stock des pièces détachées en liaison avec les bacs compatibles Article 9 - Fonctionnalité n 3 : Gestion de la redevance et de sa facturation Calcul et édition des factures Le logiciel permet : o o o o le suivi des redevables et de l utilisation du service, le calcul de la facture selon les paramètres choisis par la collectivité, son édition selon le modèle choisi par la collectivité et validé par son service Communication, et l édition d un bordereau de quittancement. Un modèle de facture est présenté en annexe. Le logiciel devra permettre l édition de factures avec TIP (respect strict du protocole défini par la DGFIP). Autant que possible, le logiciel est également en mesure de gérer les différents modes de paiement possibles auprès de la DDFIP (TIP, TIPI, prélèvement, virement ) et notamment les échéanciers de mensualisation. Dans tous les cas, le modèle de facture doit permettre de faire figurer au dos un extrait du règlement de service et de facturation. Le Titulaire présente dans son mémoire technique un modèle de facture. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

11 9.2 - La facturation de la redevance Le logiciel permet l édition d une facture pour chaque usager au regard des informations recueillies pendant la collecte, de celles contenues dans la base de données sur les usagers et les bacs et sur la base de la grille tarifaire définie par la collectivité. Quantités actuelles: environ 2600 usagers, 5200 factures/an. Structuration de la grille tarifaire : Le service de gestion des déchets est financé par la REOM jusqu au 31 décembre A partir du 1 er janvier 2016 : Le montant de la facture par usager est égal à : F + n*p, où : F est une part forfaitaire dépendant de la taille du bac attribué à l usager n est le nombre de levées relevé par le prestataire de collecte pour cet usager P est le prix unitaire par levée (ce prix dépendant de la taille du bac) L éventualité de la mise en place d un seuil minimum de levées à facturer devra être prise en compte. Des tarifs particuliers pourront s ajouter au montant de la redevance : changement de bacs, location ponctuelle de bacs, sacs prépayés. Organisation de la facturation : service Finances (2 factures par an au 2 ème et 4 ème trimestre). Le calcul de la facture est systématiquement fait au prorata temporis (en jours) du montant des sommes dues (factures) avec détail des montants par période s il y a une quelconque modification des bases de calcul (volumes, tarifs, ). Le logiciel devra permettre la prise en compte de la TVA en cas d assujettissement. Requêtes attendues pour le suivi de la redevance identification de toutes les adresses ayant changé d occupant afin de générer un contrôle. identification des usagers par type de producteur. historique des usagers pour une adresse donnée. évolution annuelle en nombre et en montants des redevances facturées, par commune. Analyse statistique du nombre de levées par période (semaine, mois, année) et par volume de bacs. Analyses par type de producteur du taux de présentation sur une période (volume présenté à la collecte / volume de bac mis à disposition). Article 10 - Fonctionnalité n 4 : Gestion de la relation client Le logiciel permet un suivi des réclamations faites par les usagers. Le logiciel comprend les fonctionnalités suivantes : Affichage de l historique des différents échanges entre la collectivité et l usager Enregistrement des échanges selon les données suivantes : date, motifs (dotation en bacs, refus de collecte, bac cassé, bac volé, incident de collecte etc.), nom du demandeur, type Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

12 d échange (mail, téléphone, lettre, visite en personne, correspondance via la plateforme d échange etc.) Accès à des statistiques sur les réclamations selon diverses entrées simples ou croisées (par communes, par types de bac, par date, par motifs etc.) Le titulaire met en place une plateforme d échange accessible aux usagers du service via internet. Cette plateforme permet à l usager : de consulter l historique des levées depuis le début de l année et avoir une estimation du montant de la facture, de consulter l historique des factures, de faire une réclamation, de consulter le règlement de service, d accéder au site de paiement sécurisé de la DGFIP pour le paiement de la facture, de faire des simulations de facture (changement de volume de bac, estimation d un nombre de levées donné par l usager). L accès à la plateforme d échange est sécurisé par mot de passe personnel communiqué à chaque usager. Article 11 - Les utilisateurs La collectivité distingue plusieurs types d utilisateurs du logiciel : Utilisateurs de type 1 : agent du service Déchets et Direction, qui recueillent les informations sur les usagers du service et leur utilisation du service et qui éditent des indicateurs et tableaux de bord Utilisateurs de type 2 : agent de terrain, qui reçoivent les ordres de service et renseignent les actions réalisées (ex : dotation en bacs, actions de maintenance ) Utilisateurs de type 3 : agent du service comptabilité, qui récupèrent les informations sur les montants facturés en vue d éditer les factures Elle désigne en outre un administrateur, issu du service Déchets ou de la Direction. Article 12 - Administration du logiciel et évolutivité L administrateur, après avoir reçu une formation ad-hoc, doit pouvoir administrer le logiciel sans qu il soit nécessaire d avoir recours au Titulaire. Ainsi, la Collectivité doit pouvoir facilement créer, modifier, supprimer : Des droits d accès L affectation de profils d utilisateurs Les paramètres de calcul des redevances (prorata temporis, clôture de comptes, ) Les formules de calcul des redevances La forme et le contenu de la facture-type Des requêtes pour élaborer ses rapports de suivi de la facturation et du service Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

13 Article 13 - Alimentation de la base de données Plusieurs sources d information sont utilisées pour alimenter la base de données en début de marché et au cours du marché Reprise des données existantes La collectivité gère actuellement ses données usagers grâce à E-Magnus. Le Titulaire doit intégrer de manière exhaustive, avant la Vérification d Aptitude (VA, définie à l Article 23 - ) de l outil, les données existantes dans le logiciel de facturation actuel : Nom, adresse, de l usager Type de producteur (professionnel, résidences secondaires, gîtes, résidences principales) Pour les particuliers : nombre de personnes dans le foyer Pour les professionnels et administrations Les adresses de facturation et adresses des points de collecte Les commentaires et prorata rattachés à la fiche de l usager les coordonnées bancaires existantes pour le système du prélèvement automatique. et autres données utiles Intégration des données issues de la distribution des bacs La collectivité se chargera de la distribution des bacs individuels pucés. Pour cela elle organisera des journées de mise à disposition des bacs dans ses locaux. Les données issues de la distribution des bacs devront donc être intégrées au logiciel. L intégration de ces données se fera grâce à un lecteur manuel de code-barres et de puces selon les étapes suivantes : 1) le logiciel édite un listing des usagers avec un code-barres associé à chacun ; 2) lors de la distribution d un bac à un usager, l opérateur de la collectivité scanne le code barre correspondant à l usager puis le code barre du bac distribué ; 3) Le logiciel enregistre la correspondance entre le numéro du bac et celui de l usager. Le titulaire fournit 2 lecteurs manuels de code-barres et puces ainsi que leur notice d utilisation. Les lecteurs de code-barres et puces sont munis d un écran permettant d afficher le numéro de puce associé au code-barres. En outre, la Collectivité souhaite que le titulaire intègre les données du fichier de fourniture de bacs qui comprend les informations suivantes : Le numéro unique de la cuve Le volume du bac Le numéro de puce Le numéro de code barre La présence d une serrure Ce fichier sera fourni au format Excel. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

14 Offre du candidat : le candidat détaille dans son offre les protocoles mis en place afin d assurer la fiabilité des informations saisies et intégrées à partir des données issues de la fourniture et de la distribution des bacs Informations saisies manuellement Il s agit principalement des données relatives aux usagers du service et aux réclamations (informations obtenues par téléphone, courrier ou via le site internet de la collectivité). L utilisateur doit pouvoir : Modifier les données relatives à un usager (adresse, numéro de téléphone etc.) Affecter un bac à un usager Saisir les réclamations Etc. L alimentation se fait par saisie directe dans l outil par les utilisateurs de types 1 et 2. Le Titulaire doit proposer un dispositif simple et intuitif, qui ne nécessite pas de faire défiler de multiples écrans avant de trouver la localisation de la donnée à saisir. La même information ne doit être saisie qu une seule fois. L outil doit comprendre un dispositif de contrôle et un dispositif de gestion des rejets (données incohérentes). La fonction de traitement de rejets doit recouvrir un processus d alerte expliquant les sources identifiées comme étant à l origine du problème et permettant de corriger les données rejetées Informations intégrées de manière semi-automatique Le logiciel doit permettre : D intégrer automatiquement les données fournies par le prestataire de collecte sur le nombre de levées par bacs, le nombre de sacs collectés, les incidents de collecte D intégrer les données issues des agents de terrain sur les opérations de distribution et maintenance des bacs Le titulaire prendra contact avec le prestataire de collecte pour s entendre sur les standards de transfert d information dans les deux sens : - Les données de collecte seront intégrées dans le logiciel à l issue de chaque tournée - La base de données des numéros de puces autorisées seront transmises au collecteur avant le début de la tournée. Afin de s assurer de leur bonne intégration dans le logiciel, l outil doit comprendre un dispositif de contrôle et un dispositif de gestion des rejets (données incohérentes, doublons). La fonction de traitement de rejets doit recouvrir un processus d alerte expliquant les sources identifiées comme étant à l origine du problème et permettant de corriger les données rejetées. En outre, l outil doit comporter un protocole permettant de vérifier que l intégration des données s est faite sans perte d information. Offre du candidat : le candidat détaille dans son offre les protocoles mis en place afin d assurer la fiabilité des informations saisies et intégrées de manière semi-automatique dans la base de données. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

15 Article 14 - Archivage des données Toutes les modifications intervenues sur la base de données sont tracées et archivées. La purge consiste à épurer périodiquement les données arrivant au seuil de rétention défini. Cette purge doit être paramétrable pour toutes les données stockées. La profondeur d historique à conserver est de 10 années. Article 15 - Les applications clientes Le logiciel doit être en mesure de fournir, sous le format requis, des informations aux applications suivantes : Logiciel de la DDFIP (direction départementale des finances publiques) «HELIOS» : o édition des nouveaux fichiers (compilant les informations du ROLMRE actuels, les données bancaires, les titres de recettes protocole PES facture) respectant la norme SEPA à compter du 1 er février 2014 (date prévisionnelle de mise en place par la DDFIP). Article 16 - Performance du logiciel Le Titulaire s engage sur les performances suivantes : Une fiche usager, un rapport ou tableau de bord de type simple à moyennement complexe doit être rafraîchi en moins de 5 secondes. les requêtes doivent pouvoir s exécuter en moins de 30 secondes. 4 utilisateurs minimum doivent pouvoir utiliser le logiciel simultanément. La bande passante par utilisateur ne doit pas dépasser 80 kb. Article 17 - Ergonomie Le Titulaire porte une attention particulière à l ergonomie de son outil. La navigation doit être simple et intuitive pour l utilisateur. Des arborescences basées sur les différents sujets/thèmes abordés sont mises en place. L accès aux différents états et tableaux de bord est centralisé par une page d accueil. Offre du candidat : le candidat présente dans son offre l ergonomie de son outil. Article 18 - Documentation Le titulaire fournit sous format informatique : un manuel utilisateur complet sur le fonctionnement du logiciel, rédigé en français, le modèle conceptuel des données, Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

16 et la structure de la base de données. Ces documents sont tenus à jour par le titulaire pendant toute la durée du contrat. Article 19 - Formation Formation initiale A l issue de l installation du logiciel, le Titulaire assure la formation des 3 agents de la collectivité à son maniement (agents d accueil, terrain et direction). Le titulaire procédera également à la formation de 3 agents de la collectivité à l utilisation des lecteurs portables de code-barres et puces. Le titulaire conçoit ses formations de manière à ce qu elles soient parfaitement adaptées à son public : tant au niveau de ses attributions que de ses compétences informatiques initiales. Il veille à axer ses formations sur des exercices pratiques de mise en situation. Il assure l animation des sessions de formation. Les formations ont lieu dans les locaux de la collectivité. Le Titulaire indiquera la durée de la formation. Offre du candidat : le candidat présente dans son offre les détails de la formation et sa durée. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

17 Chapitre III - LOGICIEL CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU Article 20 - Environnement Le logiciel est accessible par un navigateur web. Il ne comporte pas de module client installé sur le poste utilisateur. Les spécifications de la Collectivité sur les postes clients sont les suivantes : Au minimum 4 personnes doivent pouvoir se connecter simultanément Le parc informatique est composé de postes compatibles Windows7 et Windows8. La résolution d écran utilisé est en général est de >= 1024 x 768pixels. L'application doit au minimum être compatible avec le Navigateur internet Microsoft Internet Explorer9. Les locaux de la Collectivité disposent d une connexion ADSL (débit 75 Mbps). Article 21 - Sécurité Authentification Un compte utilisateur avec login et mot de passe est nécessaire pour se connecter au logiciel. Aucune personne non dûment habilitée ne doit pouvoir accéder aux données. D autres solutions d authentification transparente peuvent être proposées. Offre du candidat : le candidat précise les modalités d authentification des utilisateurs Sauvegarde Le Titulaire assure la sauvegarde quotidienne de la base de données. Article 22 - marché Propriété des données et gestion de la fin de La licence d exploitation du logiciel fourni par le titulaire et la base de données appartiennent à la collectivité. Deux mois avant la fin de marché, le titulaire remet à la collectivité un fichier test comprenant l ensemble des données de la base sous un format standard d échange de données compatible avec Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

18 le futur logiciel. Durant les deux dernières semaines précédant la fin du contrat, le Titulaire remet à la collectivité le fichier définitif. Le prestataire sortant sera responsable de la récupération des données et de leur transmission à la collectivité qui en est le propriétaire. Tout retard dans l exécution des prestations pourra entraîner l exécution des pénalités à l article 29. Article 23 - Etapes d admission L admission du logiciel est réalisée à l issue de la phase 2, Vérification d Aptitude (VA), constatée par procès-verbal portant date d effet de la validation par la Collectivité. En cas de dysfonctionnements constatés au cours de la VA, un procès-verbal est dressé. Il liste les dysfonctionnements et fixe l échéance pour y remédier. En cas de non-respect, les pénalités de retard décrites à l Article 29 - sont appliquées. Si l application nécessite la correction d imperfections mineures, le procès-verbal validera l admission en mentionnant les réserves dont les corrections à apporter et le délai pour y parvenir. Un procès-verbal de levée de réserves sera envoyé au titulaire après correction des imperfections. Article 24 - Maintenance Principes et identification des différentes catégories de maintenance Le titulaire s engage à offrir un système maintenable, c est-à-dire : robuste et évolutif ; facile à maintenir. Le système d alimentation et de stockage est paramétrable, lisible et parfaitement documenté (documentation du code). Au titre de la maintenance, la collectivité distingue : La maintenance corrective, qui correspond à la correction gratuite de toute anomalie de fonctionnement du logiciel par rapport aux spécifications du marché. En fonction du niveau de blocage, le titulaire fournit, dans les délais détaillés à l article , une correction temporaire au problème ou une suggestion pour le contourner, puis une correction définitive. La maintenance évolutive, qui correspond à un changement de version du logiciel pour améliorer sa performance. La maintenance réglementaire, qui correspond à l évolution du système du fait de l application de nouvelles dispositions légales. Dans le cadre de sa prestation de maintenance, rémunérée sur la base du forfait annuel défini à l Article 25 - le Titulaire a en charge la maintenance corrective, évolutive et réglementaire pendant la durée du marché. Selon la nature des besoins, la maintenance se fait dans les locaux du titulaire ou de la collectivité. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

19 Maintenance corrective Assistance / télémaintenance (hotline) Le titulaire met à disposition de la collectivité un service d assistance téléphonique et de télémaintenance, disponible tous les jours, pendant les heures d ouverture des bureaux, c est-à-dire : du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 14h à 17h, sauf jours fériés. Ce service est mobilisable par mail ou par téléphone, dont les adresses et numéros sont fournis à la collectivité. Ce service traite les demandes des utilisateurs sur les problèmes qu ils rencontrent dans l exploitation du logiciel et instruit les signalements d incidents. Quel que soit le niveau de l incident (bloquant ou non bloquant), le titulaire dispose d un délai de 4h ouvrées pour : instruire les demandes faites au service d assistance confirmer par mail la prise en compte de la demande ainsi que la manière et les délais de traitement de celle-ci. Garantie de temps de rétablissement La Collectivité considère comme référence la Garantie de temps de rétablissement (GTR) qui correspond à une garantie de correction de l anomalie dans un laps de temps donné de façon définitive ou par un moyen palliatif. Le temps de rétablissement est le délai exprimé en jours entre la déclaration de l incident par la Collectivité et sa résolution (le jour de déclaration de l incident n est pas compté pour 1 jour). Le titulaire s engage sur les temps de rétablissement des fonctionnalités de l outil suivantes : 10 jours ouvrés pour un incident non bloquant 1 jour ouvré pour mettre en place une solution de contournement en cas d incident bloquant 5 jours ouvrés pour la correction d un incident bloquant Si le titulaire ne peut résoudre les problèmes constatés dans les délais impartis, il s'engage à proposer des solutions de contournement à la Collectivité que celle-ci peut accepter ou non. La mise en place de ces solutions ne préjuge pas de l'engagement à la résolution des problèmes eux-mêmes par le titulaire. Le titulaire ne pourra, en aucun cas, se retrancher derrière un mauvais fonctionnement de sa solution dû à une incompatibilité avec le matériel, un OS, un SGBD ou tout autre logiciel de base dans la mesure où ceux-ci respectent ses préconisations, et dans la mesure où la collectivité aura, préalablement à toute modification du périmètre de fonctionnement du logiciel, informé par écrit le titulaire et suivi ses préconisations éventuelles. Instruction des problèmes rencontrés La gravité des anomalies est évaluée par le correspondant fonctionnel désigné par La Collectivité et indiquée lors de chaque appel au service de la hotline du titulaire. S il s avère que la résolution de l incident ne peut se faire par échanges téléphoniques ou mails, la Collectivité met à disposition du titulaire un accès sécurisé pour télé-intervenir à distance sur le logiciel. En cas extrême, si le dysfonctionnement n est pas corrigé à la suite des échanges à distance, le titulaire prend à sa charge de faire le nécessaire sur site avant la fin du délai de rétablissement annoncée dans la GTR. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

20 Suivi des anomalies Un compte-rendu électronique de chaque incident déclaré et de sa résolution est envoyé aux référents fonctionnels et techniques de la Collectivité après clôture de l anomalie. Le titulaire propose s il en a les moyens, un outil de visualisation des déclarations d anomalies et de l état de résolution via son site Internet. Dans tous les cas, il fournit, trimestriellement pendant la période de garantie, puis semestriellement (au 1 er mars et au 1 er septembre) pendant la durée du marché, des tableaux de bord de suivi d anomalies précisant : Le nombre d anomalies, Leur nature, par type L objet, La description de la correction et des moyens mis en œuvre, La durée de résolution Maintenance évolutive et réglementaire Conditions générales de la livraison d une nouvelle version du logiciel Les nouvelles versions doivent contribuer à une performance accrue du logiciel, à des fonctionnalités nouvelles, à une meilleure ergonomie ou à une mise en conformité avec l état de l art informatique ou des obligations réglementaires. Une fiche descriptive détaillée indiquant les améliorations ou les modifications apportées par la nouvelle version est envoyée à la Collectivité au moment de l annonce de la nouvelle version. Suivi des versions du logiciel Les documentations visées à l Article 18 - doivent être mises à jour à la suite des évolutions et modifications du logiciel, lors de l installation de la nouvelle version. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

21 Chapitre IV - DISPOSITIONS FINANCIERES Article 25 - Rémunération du titulaire Les prix sont réputés comprendre toutes les charges et frais liés à l exécution des prestations définies dans le présent CCATP, y compris les charges fiscales et parafiscales établies par l Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics frappant les prestations du présent marché, ainsi que la marge du Titulaire. Le Titulaire est réputé avoir pris connaissance de tous les éléments afférents à l exécution du service. Les prix sont établis hors TVA, sauf précision contraire. Si le Titulaire est établi dans un autre pays de l'union européenne sans avoir d'établissement en France, il facture ses prestations hors TVA et a droit à ce que l'administration lui communique un numéro d identification fiscale. L ensemble des prestations du marché est rémunéré par application des prix unitaires décrits ciaprès : Un forfait pour la fourniture du logiciel, sa mise en service et la formation des agents, Un forfait annuel pour la réalisation des prestations de maintenance (ce forfait comprend les frais de déplacement dans les locaux de la Collectivité en cas de besoin), Un prix unitaire pour la fourniture de lecteur de code-barres et la formation des agents à son utilisation. Les prix unitaires sont précisés par le titulaire dans le Bordereau des prix unitaires (BPU). Article 26 - Révision des prix Le tarif du forfait pour la fourniture du logiciel est ferme. Le forfait annuel de maintenance est révisé annuellement, à la date anniversaire de notification du marché. Les prix ainsi révisés servent de base pour la période en cours. La formule suivante est appliquée : P = Po [ (S/So)] Où : P = prix après révision Po = prix de base donné au contrat So = dernier indice SYNTEC en vigueur au mois 0. S = indice SYNTEC connu à la date anniversaire de notification du marché. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

22 Le Titulaire doit obligatoirement justifier du mode de calcul ainsi que de tous les indices utilisés. Par conséquent, il doit obligatoirement joindre à sa facture une notice explicative sur le calcul des prix actualisés ou révisés ainsi que les copies des documents justifiant de la valeur des indices. Les prix du marché sont établis sur la base des conditions économiques du 1er jour du mois de remise des offres, appelé mois M0. De fait, l indice «0» fait référence à la valeur connue de chaque indice à cette date. La valeur applicable aux indices d arrivée est la valeur connue à la date anniversaire de notification du marché et publiée au Moniteur des Travaux Publics et du Bâtiment ou par l INSEE. Le titulaire indique à la collectivité les valeurs connues au 1er jour du mois de remise des offres à l annexe 2 du présent CCATP, ainsi que la source d information. Au cas où l un des indices ci-dessus n est plus publié, la Collectivité et le Titulaire se mettent d accord, par simple échange de lettres, sur son remplacement par un paramètre équivalent correspondant sensiblement au même élément du prix de revient. Le Titulaire indique à la Collectivité la valeur et le mode de calcul du coefficient de raccordement entre l ancien et le nouvel indice. Ces nouveaux indices prennent effet dans un délai d un mois à partir de la date à laquelle la Collectivité a été informée par le Titulaire, sauf en cas de refus du coefficient de raccordement signifié au Titulaire dans le même délai et justifié par des observations motivées. Article 27 - Modalité de Paiement Etablissement des factures Les montants dus par la Collectivité au Titulaire sont payés conformément aux règles de la comptabilité publique après vérification du service fait et conformité aux dispositions du marché. Les factures afférentes au marché sont établies en un original et trois copies et adressées au siège de la Collectivité. La monnaie de comptes du marché est l euro. La facture est rédigée en français. La facturation intervient de la façon suivante : Pour la fourniture du logiciel: o 30% à la commande o 30% à l issue de la vérification satisfaisante d aptitude o 40% à l issue de l admission sans réserve ou de la levée des réserves Pour les prestations de maintenance : o Par semestre échu (50% du forfait annuel) Acceptation des factures Les factures portent, outre les mentions légales, les indications suivantes : le nom ou la raison sociale et l'adresse du Titulaire ; le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé dans l'acte d'engagement ; le numéro et la date du marché; la désignation de l organisme débiteur ; Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

23 la date de facturation ; la nature et la date d exécution de la prestation exécutée ; la désignation précise et les quantités des prestations objet de prix unitaires ; le montant total hors taxe de la facture ; le taux et le montant de la TVA en vigueur au jour de l exécution des services, ou le cas échéant le bénéfice d une exonération ; le montant total de la prestation en TTC, en chiffres et en lettres ; la date. Les demandes de paiement doivent parvenir à l adresse du siège de la Collectivité. Le comptable assignataire des paiements est désigné dans l acte d engagement. La Collectivité dispose d un délai d un mois pour faire connaître ses observations. La Collectivité accepte ou rectifie la facture. Elle la complète en faisant, le cas échéant, apparaître les pénalités appliquées. Si la facture présentée par le Titulaire est modifiée par la Collectivité, celle-ci le notifie au Titulaire. Le silence du Titulaire, passé un délai de trente jours à compter de la réception de cette notification, vaut acceptation de la modification Mode de règlement et délai global de paiement Le mode de règlement utilisé par la Communauté est le mandat administratif. Le paiement de la somme arrêtée intervient dans un délai de trente jours à compter de la date de réception par la Collectivité de la demande de paiement émise. Si des dispositions législatives ou réglementaires plus favorables interviennent, dans cette hypothèse, le délai de paiement fixé par ces dispositions s applique automatiquement. En cas de résiliation du présent marché, quelle qu'en soit la cause, une liquidation des comptes est effectuée. Les sommes restant dues par le Titulaire sont immédiatement exigibles Intérêts moratoires Le défaut de paiement dans le délai ci-dessus fixé fait courir de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires au bénéfice du Titulaire du marché. Egalement, le retard de paiement donne lieu de plein droit et sans autre formalité au versement d une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dont le montant est fixé par décret. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. Les intérêts moratoires courent à compter du jour suivant l expiration du délai de paiement jusqu à la date de mise en paiement du principal incluse. Les intérêts moratoires ne sont pas assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée. Le taux des intérêts moratoires applicable au marché est fixé par décret. Ce taux est celui en vigueur au moment du paiement de chaque facture. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

24 Application de la taxe sur la valeur ajoutée Il est fait application du taux de TVA en vigueur au jour de l exécution des prestations sauf disposition réglementaire contraire Facture en cas de groupement En cas de groupement solidaire, le paiement est effectué sur un compte unique, ouvert au nom des membres du groupement ou du mandataire sauf stipulation contraire prévue à l acte d engagement. Article 28 - Impôts Tous les impôts et taxes établis par l Etat et les collectivités territoriales et leurs établissements publics frappant les prestations du présent marché, ainsi que la marge du Titulaire sont à la charge du Titulaire. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

25 Chapitre V - SANCTIONS ET CONTENTIEUX Article 29 - Pénalités Conditions d application des pénalités Par dérogation aux dispositions de l article 14 du CCAG TIC, la Collectivité peut infliger des pénalités au Titulaire dans les cas cités ci-dessous, sur simple constat par un agent de la Collectivité. Les différentes pénalités visées au présent article peuvent éventuellement se cumuler. Elles sont non plafonnées. Les pénalités seront payées par déduction opérée sur la première facture présentée par le Titulaire à la Collectivité postérieurement au constat du manquement. Pour les pénalités autre que les pénalités de retard, une mise en demeure indiquant la nature de l infraction, le fait que la Collectivité envisage l application de la pénalité correspondante et le montant de la pénalité est envoyée au Titulaire du marché par courrier recommandé avec accusé réception. Ce dernier dispose alors d un délai de 10 jours afin de formuler ses observations. À l expiration de ce délai, un procès-verbal est adressé par courrier recommandé avec accusé réception au Titulaire lui indiquant, le cas échéant, le montant des pénalités dont il doit s acquitter. Le Titulaire doit pouvoir consulter les éléments de son dossier pouvant être utiles à sa défense. Le paiement de ces pénalités n exonère pas le titulaire de son éventuelle responsabilité civile ou pénale vis-à-vis de la Collectivité, des usagers et des tiers. L application des pénalités n a pas de caractère exclusif, la Collectivité réserve ses droits à demander à l entreprise titulaire le paiement de dommages et intérêts complémentaires trouvant leurs sources dans les infractions sanctionnées par les pénalités dont le montant s avère insuffisant pour couvrir les préjudices réellement subis. L application des pénalités ne dispense pas le titulaire d exécuter les prestations incriminées. En tout état de cause, le Titulaire procède aux rectifications nécessaires dans les meilleurs délais, dès la constatation des infractions Pénalités pour non-respect des clauses contractuelles Les pénalités courent à partir du dépassement des délais énoncés. Elles ne s'arrêtent qu'au retour stabilisé à une situation conforme (correspondant à une période s'étalant sur au moins cinq jours ouvrés consécutifs pour les résolutions d anomalies). Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

26 Manquements Références Pénalités P1 Retard dans l exécution des prestations Retard dans la correction des dysfonctionnements listés dans le PV lors de la VA Article 3-22 Stipulations de l acte d engagement Article /jour de retard P2 Retard sur les prestations de maintenance corrective : non-respect des garanties de temps de rétablissement (GTR) Article /jour pour un incident non bloquant 60 /jour pour le contournement d un incident bloquant 100 /jour pour la correction d un incident bloquant Les pénalités sont exprimées par jour de retard en cas de dépassement de la garantie de temps de rétablissement P3 Retard sur les prestations faisant l objet de maintenance réglementaire (hors maintenance corrective) Article /jour constaté P4 Fourniture dans un format csv, xls ou équivalent, de l intégralité des bases 60 /jour de retard Délai d exécution : 7 jours calendaires à compter de la réception de la demande formulée par écrit Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36

27 Pénalités pour travail dissimulé Une pénalité pourra être appliquée au titulaire s il ne s acquitte pas des formalités mentionnées aux articles L à L du code du travail. La pénalité sera de : - 10 % du montant minimum dans la limite de ,00 en cas de travail dissimulé, tel que défini à l article L du Code du travail % du montant du montant minimum dans la limite de ,00 en cas de travail dissimulé, tel que défini à l article L du Code du travail, d un mineur soumis à l obligation scolaire. Conformément à l article R du Code du travail, la pénalité sera appliquée après mise en demeure du titulaire, adressée dans les conditions ci-après. Conformément à l article R du Code du travail, la pénalité sera appliquée après mise en demeure du titulaire, adressée par lettre recommandée avec avis de réception, de régulariser sa situation au regard du code du travail, restée sans réponse dans les 15 jours. La mise en demeure indiquera la nature de l infraction, le fait que la Collectivité envisage l application de la pénalité correspondante et le montant de la pénalité. Le titulaire doit pouvoir consulter les éléments de son dossier pouvant être utiles à sa défense. La Collectivité se réserve toutefois le droit d opter pour la résiliation du contrat aux frais et risques du cocontractant à l issue de la mise en demeure restée sans réponse. Article 30 - Résiliation Les stipulations du C.C.A.G.-TIC., relatives à la résiliation du marché, sont applicables, à l exception de l article 42.2 du CCAG-TIC. La résiliation aux torts du Titulaire n'ouvre droit à aucune indemnité. Outre les cas prévus au CCAG-TIC, le Titulaire encourt la résiliation pour faute notamment : en cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des marchés publics ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D ou D à 8 du Code du travail conformément à l article 46-I.1º du Code des marchés publics, Le Titulaire est mis en demeure par LRAR indiquant les reproches qui lui sont faits ainsi que le fait que la Collectivité envisage la résiliation du marché. Il pourra consulter tout document de son dossier pouvant lui être utile à sa défense. Le Titulaire dispose d un délai de contestation de 15 jours. Dans ces conditions, la Collectivité peut mettre fin au marché par l envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception, la résiliation prend effet un mois après la réception de cette lettre de notification. Par dérogation à l article 43 du CCAG-TIC, en cas de résiliation pour motif d intérêt général, la Collectivité fait connaître son intention au Titulaire trois mois au moins avant la date d effet de la mesure de résiliation. Aucune indemnité de résiliation n est versée. Cahier des Clauses Administratives et Techniques Particulières avril /36