Service de rapports PIREL version 4

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1 Service de rapprts PIREL versin 4 Aût 2006

2 SUIVI DES MODIFICATIONS AU DOCUMENT Versin Date Auteur Cmmentaire Danielle Savard Truvé Versin transmise à Yves Drapeau Danielle Savard Truvé Mdificatins seln cmmentaires Yves Drapeau. Versin transmise pur test préliminaire Danielle Savard Truvé Mdificatins apprtées à la présentatin dans le prtail et à la versin de Pirel 4 par le furnisseur. Versin initiale distribuée aux utilisateurs.

3 Table des matières 1. Préambule Le service de rapprts Pirel Matériel nécessaire Accès à l applicatin Nuvel utilisateur Utilisateurs de Pirel Prpriétés de la versin Panneau de cntrôle Web Mdificatin au prfil d utilisateur Mt de passe Aide DcFinder MC...4 nmbre de résultats affichés...5 Intervalle de temps Recherche Sélectin du rapprt Intervalle de temps Critères de recherche...8 champs...8 pérateur...9 ptins supplémentaires Optins d affichage des résultats Démnstratin des regrupements effectués par Pirel ptins d affichage avec le champ «Faculté/Service»...12 ptins d affichage avec les champs «Faculté/Service» et «Départ/Divisin»14 autres demandes Exemple d une recherche dans un état des cmptes Recherche persnnalisée Créatin d une recherche persnnalisée Exécutin d une recherche persnnalisée Mdificatin d une recherche persnnalisée Suppressin d une recherche persnnalisée Recherches cmbinées Créatin des recherches persnnalisées Créatin de la recherche cmbinée...22

4 10.3 Exécutin d une recherche cmbinée Mdificatin d une recherche cmbinée Suppressin d une recherche cmbinée Enregistrement et réacheminement du résultat d une recherche Enregistrement Réacheminement Fermeture de sessin...25

5 1. Préambule Le dcument s adresse aux utilisateurs dans les unités des rapprts prduits par la Directin des finances et entrepsés dans Pirel. Il remplace le dcument «Service de rapprts PIREL États des cmptes FFSR Relevés cmptables des dépenses salariales». Il sert de référence pur le passage à la versin 4 de Pirel. 2. Le service de rapprts Pirel «Le service de rapprts Pirel est un système d entrepsage de rapprts prduits par les applicatins administratives. Une fis entrepsés, ces rapprts peuvent être cnsultés.» 1. La Directin des finances entrepse actuellement dans ce système des rapprts qu elle peut rendre accessibles aux respnsables dans les unités plutôt que de les imprimer et de les distribuer mensuellement. Les avantages liés à ce service snt nmbreux : accès immédiat aux rapprts dès leur prductin; cnservatin de plusieurs années et pérides, seln le rapprt; cnsultatin seln des critères de recherche; impressin en tut u en partie de l infrmatin; enregistrement et exprtatin de pages sélectinnées. Le Registrariat, la Directin des ressurces humaines et la Directin des immeubles entrepsent également pur cnsultatin et cnservatin des dcuments sur Pirel. L accès à ces dcuments est cependant limité, sauf rares exceptins, à ses persnnels et ces rapprts ne sernt pas décrits dans ce dcument. 3. Matériel nécessaire L applicatin nécessite l accès à un fureteur et l installatin d Acrbat Reader sur le pste de travail. 1 Surce : site de la DGTIC à l adresse 1

6 4. Accès à l applicatin Le serveur Pirel versin 4 est accessible par le prtail des persnnels enseignant u administratif et de sutien. Une fis branchée au prtail, dans le menu à gauche : sélectinner «Applicatins de gestin»; «Rapprts de gestin»; PIREL. 4.1 Nuvel utilisateur Pur utiliser l applicatin, vus devez avir btenu au préalable l autrisatin des services respnsables. Veuillez chisir l ptin «Faire une demande d autrisatin» pur btenir de l infrmatin supplémentaire sur les rapprts dispnibles et la prcédure à suivre pur faire une demande. La liste des rapprts sus la respnsabilité de la Directin des finances ainsi que les règles cncernant les accès pssibles snt dispnibles aux Annexes 1 à 3 inclusivement à la fin de ce dcument. Pur faire une demande, remplir le frmulaire et le faire signer par le respnsable budgétaire de vtre unité. 4.2 Utilisateurs de Pirel 3 L ptin ««Ouvrir une sessin» permet l accès à l applicatin. Les accès actuels dans la versin 3 nt été intégralement transférés dans la versin 4. Les demandes supplémentaires devrnt être effectuées en remplissant le frmulaire dispnible tel que décrit au pint précédent pur un nuvel utilisateur. 5. Prpriétés de la versin 4 La versin 4 est la plus récente versin de Pirel. Les principales prpriétés de cette versin par rapprt à la précédente snt : authentificatin unique par le prtail; versin Web; créatin de rapprts pur standardiser les interrgatins récurrentes; regrupement pssible des dnnées seln les champs indexés; accès étendus à plus d une valeur sur les champs indexés. 2

7 6. Panneau de cntrôle Web Le Panneau de cntrôle Web de Pirel, représenté ci-dessus, s uvre dès que le branchement est cmplété. Les ptins dispnibles sur cet écran vus permettent de cnsulter vtre prfil d utilisateur, de mdifier vtre mt de passe et d avir accès à des dcuments d aide en ligne. Le menu supérieur vus dnnera accès à la cnsultatin des rapprts et à la fermeture de la sessin. 6.1 Mdificatin au prfil d utilisateur Veuillez vérifier les renseignements inscrits sus «Prfil d utilisateur». Les demandes de mdificatins divent être transmises par curriel à l adresse 6.2 Mt de passe L accès par le prtail permet à l applicatin de vus authentifier de façn autmatique. Vus n avez pas à mdifier vtre mt de passe dans Pirel.. Seul le mt de passe de l authentificatin du prtail sera utilisé pur vus brancher à Pirel et le changement de ce mt de passe se fait dans la page d authentificatin du prtail. 3

8 6.3 Aide La dcumentatin est dispnible sur l utilisatin de l applicatin et cmplète le présent dcument. Pur imprimer le dcument HTML : cliquer sur le lien «HTML»; psitinner la flèche de la suris sur le texte; cliquer sur le butn drit de la suris; sélectinner «imprimer». Le dcument est également dispnible en versin PDF. 7. DcFinder MC La sélectin de l ptin «DcFinder MC» dans la barre de menu du Panneau de cntrôle Web, représentée ci-dessus, dnne accès à la cnsultatin des rapprts. Les ptins dispnibles une fis dans le «DcFinder MC» snt affichées dans la barre de menu ci-dessus. Les «Recherche» et «Recherches cmbinées» fernt l bjet de pints spécifiques dans ce dcument. Les préférences de recherche sernt définies lrs de vtre premier branchement. Cette étape ne sera plus nécessaire sauf si les critères chisis ne répndent pas à vs besins les plus curants. Cliquer sur «Préférences de recherche» dans le menu pur visualiser l écran représenté; 4

9 nmbre de résultats affichés Inscrire le maximum de résultats à afficher sit «100» pur un résultat ptimal. Intervalle de temps Cette étape vus permettra de chisir parmi les 2 ptins ffertes l intervalle de temps par défaut qui vus semblera le plus adéquat. La recherche par la date et l heure crrespnd à la date d entrepsage des rapprts sur le serveur. Cette date dépendra de la date de fermeture de la péride et de la prductin des états de cmpte. Les relevés cmptables (smmaires), les états des cmptes du fnds curants (FFSR), du fnds d immbilisatin (FIMM) et du fnds de suscriptin (FSOU) devraient être dispnibles la jurnée uvrable après la date prévue de fermeture de chacune des pérides. Quant aux états de cmpte des fnds de recherche (FFAR), ils snt prduits le jur uvrable qui suit l imputatin dans le système de la première paie de la péride suivante. Le calendrier des fermetures de pérides de l exercice est dispnible à l Annexe 5. Ce calendrier est mis à jur annuellement et dispnible sur le site de la Directin des finances. Quant aux relevés cmptables des dépenses salariales, ils snt prduits mensuellement après la prductin de la dernière paie de la péride. 5

10 temps particulier Les temps particuliers dispnibles snt visibles à partir du menu dérulant représenté dans l écran ci-dessus : Il ffre mins de flexibilité car dès que la date visée se retruve dans la semaine en curs, le mis en curs u les tris derniers mis (incluant le mis en curs), l utilisatin de «Semaine dernière», «Dernier mis» u «Tris derniers mis» ne dnnera pas de résultat. En effet, «Semaine dernière», «Dernier mis» u «Tris derniers mis» réfère à la semaine précédente (dimanche au samedi), au mis précédent u aux tris mis précédents et nn à une péride hebdmadaire, mensuelle u de tris mis à cmpter de la date d aujurd hui. intervalle de temps Le deuxième chix permet de fixer un nmbre de jurs à partir d aujurd hui au curs duquel nus prévyns que l archivage a eu lieu. Celui-ci répnd mieux à la fréquence mensuelle de prductin des rapprts entrepsés par la Directin des finances et en suppsant qu ils snt cnsultés au curs du mis suivant leur prductin : ccher «Chercher par date de créatin du dcument» et inscrire le chiffre 28 afin d éviter que 2 prductins ne se retruvent à l intérieur de l intervalle; cliquer sur le butn «Traitement des dnnées» pur enregistrer vs préférences; cnfirmer la mdificatin pur revenir à l écran précédent. 6

11 8. Recherche L écran ci-dessus est le résultat du chix de l ptin «Recherche» à partir de la barre de menu du DcFinder MC et présente les sectins dispnibles à cmpléter pur afficher les résultats d une recherche. 8.1 Sélectin du rapprt La sélectin s effectue à l aide du menu dérulant du champ «Type de dcument». 7

12 8.2 Intervalle de temps La péride de référence par défaut a été définie tel que mentinné au pint précédent. Elle a été définie seln vs habitudes d interrgatins mensuelles et en fnctin de la date de prductin prévue telle que mentinné dans le calendrier dispnible à l Annexe 5 du dcument. L intervalle sera augmenté de façn pnctuelle, sans avir à mdifier celui fixé par défaut tel que défini dans la sectin sur les «Préférences de recherche» pur effectuer des recherches sur des dcuments antérieurs et il purra alrs être cmbiné à une recherche par les champs indexés de date des rapprts pur plus de précisin. 8.3 Critères de recherche La recherche s effectue en définissant la valeur des champs dispnibles seln un pérateur. Les champs peuvent être sélectinnés et définis pur mieux ciblés les rapprts à cnsulter. champs Les champs indexés, sélectinnés à partir du menu dérulant tel qu illustré cidessus, permettent de limiter l affichage des pages du rapprt à ceux définis par les valeurs qui leur snt assciées. 8

13 pérateur L pérateur fait le lien entre le champ et la valeur recherchée. La liste suivante est dispnible à partir du menu dérulant et en permet la sélectin basée sur leur définitin : cntient: chaîne de caractères qui est cntenue dans la valeur cmplète du champ. Cet pérateur est également utilisé pur la recherche sur un champ qui peut se retruver en psitin variable sur la page (exemple : un CV dans les états des cmptes); égal: valeur exacte définie pur le champ sélectinné. Elle devra respecter le frmat du champ, surtut à surveiller dans les champs de date, année u péride; différent de: valeurs à l exclusin de celle inscrite; plus grand que: valeurs plus grandes que celle indiquée. Il n est pas nécessaire d inscrire la valeur au cmplet dans le cas d un tri en rdre alphabétique; plus grand que u égal: valeurs plus grandes u égales à celle indiquée; plus petit que: valeurs plus petites que celle indiquée; plus petit que u égal: valeurs plus petites u égales à celle indiquée; 9

14 parmi : liste de valeurs spécifiées séparées par des virgules. La valeur assciée au champ sélectinné et à l pérateur chisi permet d asscier l étendue de la recherche à celle-ci. ptins supplémentaires La recherche peut cmprter jusqu à 3 sélectins de champ et leur valeur assciée. La relatin entre celles-ci est indiquée par le chix du «et» u du «u» à sélectinner dans le menu dérulant de la clnne à gauche des 2 e et 3 e lignes de cette sectin tel qu illustré ci-dessus : et: pages affichées présentent les dnnées qui répndent aux 2 u 3 valeurs définies dans les champs sélectinnés; u: pages affichées présentent les dnnées qui répndent à l une u l autre des valeurs définies dans les champs sélectinnés entre ces lignes. 8.4 Optins d affichage des résultats L affichage des ptins se fait en cliquant sur le butn «Ouvrir» à drite du titre. La sélectin de la présentatin des champs indexés lrs de l affichage des pages du rapprt est très imprtante. Cntrairement à l affichage btenu avec la versin 3 qui présentait tujurs les pages seln leur rdre chrnlgique, la versin 4 ne respecte pas uniquement cette lgique de présentatin. Alrs que la versin 3 affichait le résultat de la recherche page par page que nus puvins sélectinner en entier u en les chisissant une à une, la versin Pirel 4 les regrupe seln les champs de tri définis dans cette 10

15 sectin et nn plus seln la séquence chrnlgique dans lequel le rapprt a été prduit par le système. Il serait par exemple pssible de regruper dans un département les états de cmptes par respnsable et ainsi sélectinner les pages à afficher pur un seul u plusieurs de ceux-ci. Tus les états de cmptes par CI pur un respnsable seraient cnsultés en cntinu et nn plus cmme avec la versin 3 seln le tri par CI à l intérieur d un département. Afin de limiter au maximum les prblèmes d affichage reliés à ces «regrupements» générés par l applicatin, vus devrez sélectinner à cette étape que les champs qui affichent le plus de pages pssibles. Il vus sera plus facile après un certain temps de cmprendre et d utiliser les pssibilités de cette sectin en fnctin de vs besins. La liste des champs indexés pur le rapprt sélectinné est illustrée ci-dessus. Pur transférer tus les champs de la clnne de gauche vers la clnne de drite : cliquer sur le symble ; mdifier l rdre du tri en duble cliquant sur le nm du champ, le cde (ASC) deviendra (DESC), pur ascendant u descendant; pur reclasser les 6 champs qui snt maintenant dans la clnne de drite : - cliquer sur le champ à remnter et sur l icône au-dessus de la clnne; - cliquer sur le champ à descendre et sur l icône au dessus de la clnne; pur annuler tute la sélectin, utiliser l icône. 11

16 Cette cnfiguratin, tut cmme celle des préférences, ne devrait être effectuée que lrs de la première cnsultatin d un rapprt. Cependant, elle peut être mdifiée en tut temps. 8.5 Démnstratin des regrupements effectués par Pirel 4 Les exemples ci-dessus présentent l effet sur les regrupements qu effectue Pirel les champs sélectinnés dans la sectin «Optins d affichage des résultats». ptins d affichage avec le champ «Faculté/Service» Les critères de la recherche snt illustrés ci-dessus : La recherche affiche le résultat suivant : 12

17 Un seul regrupement satisfait à la recherche et il cntient 169 pages qui sernt affichées en cliquant sur le butn «Ouverture des dcuments». Il est impssible dans ce cas d afficher qu une partie de ces pages. Le résultat sera présenté en rdre chrnlgique de pages. 13

18 ptins d affichage avec les champs «Faculté/Service» et «Départ/Divisin» Les critères de la recherche snt illustrés ci-dessus : 14

19 La recherche affiche le résultat suivant : Les rapprts peuvent dnc être affichés en frmat PDF, pur chacune des divisins, imprimés, enregistrés u transférés par curriel à chacun des respnsables de ces départements. autres demandes Il a été ainsi démntré que plus nus ajutns de champs à afficher, plus les regrupements sernt nmbreux et spécifiques. Lrsque le nmbre de résultats dépassera le chiffre de 100, il faudra se déplacer d un écran à l autre avec les butns qui sernt alrs dispnibles au bas de l écran tel qu illustré ci-dessus pur afficher tus les regrupements. L uverture des dcuments dit se faire à partir de chacun des affichages de regrupements btenus : 15

20 8.6 Exemple d une recherche dans un état des cmptes Nus vulns btenir le rapprt «États de cmpte (FFSR)» du mis de juin 2006 pur les dépenses d un CV («PD745002») et pur les cdes de département qui snt plus grands que «T». Vici les étapes à suivre : uvrir le «DcFinder MC»; chisir le rapprt «États de cmpte (FFSR)» dans la sectin «Type de dcument»; sélectinner «Au curs de» dans la sectin «Intervalle de temps» et «Tris derniers mis dans le menu dérulant afin de s assurer d englber le mis désiré. Pur un intervalle plus lng, mdifier la date de début de la ligne suivante; remplir les champs des clnnes «Champ», «Opérateur» et «Valeur» dans la sectin «Critères de recherche»; demander l affichage par «Départ/Divisin». L écran ci-dessus illustre cmment les champs nt été remplis pur répndre à la recherche désirée: 16

21 cliquer sur le butn «Recherche» au bas de l écran; ccher le carré supérieur pur afficher tutes les pages sélectinnées tel que démntré dans l écran ci-dessus; cliquer sur «Ouverture des dcuments» pur afficher les pages sélectinnées dans Acrbat; fermer le fichier pur revenir à l écran «Résultats de recherche»; cliquer sur «Nuvelle recherche pur revenir au «DcFinder MC». 17

22 9. Recherche persnnalisée La créatin d une recherche persnnalisée permet de sauvegarder un mdèle d extractin de rapprts. La cnsultatin mensuelle s en truve ainsi accélérée car les critères d extractin sernt ainsi cnservés. 9.1 Créatin d une recherche persnnalisée Nus vulns btenir le rapprt «États de cmpte (FFSR)» du mis de juillet 2006 (dernière péride prduite) trié par département pur une unité. Les champs à cmpléter et les étapes à suivre dans le «DcFinder MC snt : sélectinner le rapprt «États de cmpte (FFSR)» à l aide du menu dérulant de la sectin «Type de dcument»; uvrir «Visualisatin des recherches persnnalisées» et utiliser «Créer une nuvelle recherche»; s assurer que la sectin «Intervalle de temps» représente le chix que vus avez fait par défaut d afficher les rapprts archivés au curs des 28 derniers jurs; chisir le champ «Faculté/Service», l pérateur «égal» et la valeur du champ à afficher (cette étape n est pas nécessaire si vus n avez accès qu à une seule unité); uvrir «Optins d affichage des champs»; sélectinner le champ «Départ/Divisin» dans la clnne «Champs dispnibles«et le déplacer dans la clnne «Champs sélectinnés»; uvrir «Optins de sauvegarde et de partage»; indiquer le nm du rapprt dans le champ «Identificatin»; décrire brièvement le rapprt pur référence cliquer sur «Sauvegarde». 18

23 L écran ci-dessus représente les dnnées assciées à la recherche persnnalisée : cliquer sur le butn «Recherche»; 19

24 ccher le carré supérieur pur afficher tutes les pages sélectinnées tel que démntré dans l écran ci-dessus u individuellement chacun des carrés devant les grupes de pages désirés; cliquer sur «Ouverture des dcuments» pur visualiser les dcuments sélectinnés et ainsi s assurer de l exactitude de la recherche persnnalisée. 9.2 Exécutin d une recherche persnnalisée Dans le menu «DcFinder MC» : uvrir «Visualisatin des recherches persnnalisées»; sélectinner la recherche à l aide du menu dérulant; cliquer sur le butn «Recherche» au bas de l écran. 20

25 9.3 Mdificatin d une recherche persnnalisée Dans le menu «DcFinder MC» : uvrir «Visualisatin des recherches persnnalisées»; sélectinner la recherche à l aide du menu dérulant; mdifier les critères d extractin; sauvegarder. 9.4 Suppressin d une recherche persnnalisée Dans le menu «DcFinder MC» : uvrir «Visualisatin des recherches persnnalisées»; sélectinner la recherche à l aide du menu dérulant; cliquer sur le butn «Suppressin»; cnfirmer la suppressin. 10. Recherches cmbinées La recherche cmbinée permet de regruper plusieurs recherches persnnalisées pur puvir les afficher en une seule étape. Par exemple, les accès qui vus snt attribués, si vus êtes à la directin d une faculté u d un service, vus permettent de cnsulter des smmaires de gestin émis mensuellement par la divisin des budgets de la Directin des finances. Ces tris rapprts snt cmplémentaires. La sélectin nécessite dnc une recherche sur 3 rapprts pur lesquels il faut spécifier les critères pur chacun. L exemple décrit vus permettra de les afficher ensemble pur cnsultatin dès leur prductin à la fermeture de la péride u au curs d une péride cmprise dans l intervalle de temps que vus aurez chisi par défaut Créatin des recherches persnnalisées Il faut d abrd créer des mdèles de recherche pur chacun des rapprts. Ces étapes snt décrites au pint précédent et ne sernt pas reprises ici. 21

26 10.2 Créatin de la recherche cmbinée Dans le menu «DcFinder MC» : sélectinner l ptin «Recherches cmbinées» pur visualiser l écran représenté cidessus : sélectinner dans la liste des rapprts dispnibles ceux que vus vulez regruper et un à un à l aide de l icône effectuer leur transfert vers la clnne «Sélectinnées» nmmer la recherche; cliquer sur le butn «Sauvegarde». 22

27 10.3 Exécutin d une recherche cmbinée Dans le menu «DcFinder MC» : sélectinner l ptin «Recherches cmbinées»; chisir à l aide du menu dérulant de la sectin «Recherches cmbinées» le mdèle qui affichera l écran des définitins de la recherche illustré ci-dessus : cliquer sur un des butns «Recherche» dispnibles pur btenir l écran représenté ci-dessus : 23

28 Le «Résultats de recherche» indique le 1 er rapprt demandé et prêt à être cnsulté. La sélectin des autres se fait en cliquant sur leur nm à la ligne «Cntient» Mdificatin d une recherche cmbinée Dans le menu «DcFinder MC» : sélectinner l ptin «Recherches cmbinées»; chisir la recherche à l aide du menu dérulant; mdifier les critères; sauvegarder Suppressin d une recherche cmbinée Dans le menu «DcFinder MC» : sélectinner l ptin «Recherches cmbinées»; chisir la recherche à l aide du menu dérulant; cliquer sur le butn «Suppressin»; cnfirmer la suppressin. 24

29 11. Enregistrement et réacheminement du résultat d une recherche Les dcuments s affichent en frmat PDF et plusieurs fnctins snt alrs dispnibles dans le menu de cet écran. En plus de les cnsulter, il est pssible de les sauvegarder, de les réacheminer par curriel en pièce jinte u de les imprimer. La fnctin «Recherche» d Acrbat permet également d effectuer des recherches nn spécifiées par les champs indexés du rapprt Enregistrement Dans la barre de menu : sélectinner «Fichier»; «Enregistrer»; enregistrer le fichier dans un répertire. L enregistrement peut également s effectuer en cliquant sur le butn «Enregistrer une cpie» Réacheminement Pur le faire parvenir à une autre persnne en pièce jinte : cliquer sur le butn «Envyer»; sélectinner «Envyer une cpie»; remplir le message et envyer. 12. Fermeture de sessin Le débranchement s effectue en sélectinnant «Fermeture de sessin» dans le menu du panneau de cntrôle. 25

30 ANNEXE 1.A États de cmpte FP_États cmpte (FFAR) Descriptin états des cmptes du fnds avec restrictins et des fnds internes de recherche du fnds de fnctinnement Fréquence mensuelle Date prductin seln calendrier fermeture de péride (vir Annexe 5) Respnsable divisin expertise cmptable et frmatin Accès gestinnaires administratifs des facultés, départements, services et divisins et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. champs indexés Date (AAMM) : péride ù les transactins nt été imputées seln le frmat indiqué (exemple : juin 2006 = 0606); * Faculté/Service : cde de 4 lettres de l unité dans le système financier, sit le cde d analyse 7 du CI (exemple : Faculté d aménagement = FAME); * Depart/Divisin : cde de 4 lettres du département u de la divisin dans le système financier, sit le cde d analyse 8 du CI (exemple : divisin architecture de la faculté de l aménagement = ARCH); * Respnsable : nm du respnsable du cmpte, sit la descriptin du cde d analyse 3 du CI dans le système financier. Afin d éviter les erreurs dans la saisie de cette dnnée, nus suggérns d utiliser l pérateur «cntient» plutôt que «égal» (exemple : Sarfati Arnaud Mnique, indiquer «cntient» «Sarfati» plutôt que le nm au cmplet); CI : centre d imputabilité utilisé dans le système financier; CV : cde de ventilatin du système financier, lrs de la sélectin, l pérateur utilisé devra être «cntient» et nn «égal», car plusieurs CV peuvent être sur une même page du rapprt; règles de cnservatin année en curs; à partir de

31 ANNEXE 1.B États de cmpte FP_États cmpte (FFSR) Descriptin états des cmptes du fnds de fnctinnement à l exclusin des fnds internes de recherche (vir FP_États cmpte (FFAR)) Fréquence mensuelle Date prductin seln calendrier fermeture de péride (vir Annexe 5) Respnsable divisin expertise cmptable et frmatin Accès gestinnaires administratifs des facultés, départements, services et divisins et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. champs indexés Date (AAMM) : péride ù les transactins nt été imputées seln le frmat indiqué (exemple : juin 2006 = 0606); * Faculté/Service : cde de 4 lettres de l unité dans le système financier, sit le cde d analyse 7 du CI (exemple : Faculté d aménagement = FAME); * Depart/Divisin : cde de 4 lettres du département u de la divisin dans le système financier, sit le cde d analyse 8 du CI (exemple : divisin architecture de la faculté de l aménagement = ARCH); * Respnsable : nm du respnsable du cmpte, sit la descriptin du cde d analyse 3 du CI dans le système financier. Afin d éviter les erreurs dans la saisie de cette dnnée, nus suggérns d utiliser l pérateur «cntient» plutôt que «égal» (exemple : Sarfati Arnaud Mnique, indiquer «cntient» «Sarfati» plutôt que le nm au cmplet); CI : centre d imputabilité utilisé dans le système financier; CV : cde de ventilatin du système financier, lrs de la sélectin, l pérateur utilisé devra être «cntient» et nn «égal», car plusieurs CV peuvent être sur une même page du rapprt; règles de cnservatin année en curs; à partir de

32 ANNEXE 1.C États de cmpte FP_États cmpte (FIMM) Descriptin états des cmptes du fnds d immbilisatins, CI des budgets MAO seulement. Fréquence mensuelle Date prductin seln calendrier fermeture de péride (vir Annexe 5) Respnsable divisin expertise cmptable et frmatin Accès gestinnaires administratifs des facultés, départements, services et divisins et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. champs indexés Date (AAMM) : péride ù les transactins nt été imputées seln le frmat indiqué (exemple : juin 2006 = 0606); * Faculté/Service : cde de 4 lettres de l unité dans le système financier, sit le cde d analyse 7 du CI (exemple : Faculté d aménagement = FAME); * Depart/Divisin : cde de 4 lettres du département u de la divisin dans le système financier, sit le cde d analyse 8 du CI (exemple : divisin architecture de la faculté de l aménagement = ARCH); * Respnsable : nm du respnsable du cmpte, sit la descriptin du cde d analyse 3 du CI dans le système financier. Afin d éviter les erreurs dans la saisie de cette dnnée, nus suggérns d utiliser l pérateur «cntient» plutôt que «égal» (exemple : Sarfati Arnaud Mnique, indiquer «cntient» «Sarfati» plutôt que le nm au cmplet); CI : centre d imputabilité utilisé dans le système financier; CV : cde de ventilatin du système financier, lrs de la sélectin, l pérateur utilisé devra être «cntient» et nn «égal», car plusieurs CV peuvent être sur une même page du rapprt; Surce de fin : cde de 4 lettres de la surce de financement du cmpte dans le système financier, sit le cde d analyse 4 du CI (exemple :BMAO = budget MAO); règles de cnservatin année en curs; à partir de

33 ANNEXE 1.D États de cmpte FP_États cmpte (FSOU) Descriptin états des cmptes du fnds de suscriptin Fréquence mensuelle Date prductin seln calendrier fermeture de péride (vir Annexe 5) Respnsable divisin expertise cmptable et frmatin Accès gestinnaires administratifs des facultés, départements, services et divisins et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. champs indexés Date (AAMM) : péride ù les transactins nt été imputées seln le frmat indiqué (exemple : juin 2006 = 0606); * Faculté/Service : cde de 4 lettres de l unité dans le système financier, sit le cde d analyse 7 du CI (exemple : Faculté d aménagement = FAME); * Depart/Divisin : cde de 4 lettres du département u de la divisin dans le système financier, sit le cde d analyse 8 du CI (exemple : divisin architecture de la faculté de l aménagement = ARCH); * Respnsable : nm du respnsable du cmpte, sit la descriptin du cde d analyse 3 du CI dans le système financier. Afin d éviter les erreurs dans la saisie de cette dnnée, nus suggérns d utiliser l pérateur «cntient» plutôt que «égal» (exemple : Sarfati Arnaud Mnique, indiquer «cntient» «Sarfati» plutôt que le nm au cmplet); CI : centre d imputabilité utilisé dans le système financier; CV : cde de ventilatin du système financier, lrs de la sélectin, l pérateur utilisé devra être «cntient» et nn «égal», car plusieurs CV peuvent être sur une même page du rapprt; Utilisatin : cde de 4 lettres de l utilisatin pssible des fnds de ce cmpte dans le système financier, sit le cde d analyse 2 du CI (exemple :AETU = aides aux étudiants). règles de cnservatin année en curs; à partir de

34 ANNEXE 2 Smmaires Descriptin Fréquence Date prductin Respnsable Accès relevés cmptables smmaires mensuelle seln calendrier fermeture de péride sectin budget gestinnaires administratifs des facultés, services et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. FP_Releve cmpt FAC-S-Gest relevés cmptables du fnds de fnctinnement sans restrictin (FFSR), pur les CI de gestin; FP_Releve cmpt FAC-S-CPAR relevés cmptables du fnds de fnctinnement sans restrictin (FFSR), pur les CI de cas particuliers; FP_Releve cmpt FAC-S : relevés cmptables qui cmbinent les deux relevés cmptables précédents et présentent ainsi le budget de fnctinnement ttal de l unité. champs indexés de ces rapprts Année : cde prphecy de l exercice financier (vir Annexe 4); Péride : cde prphecy de la péride (vir Annexe 4); Faculté/Service : descriptin de l unité assciée au cde d analyse; * Cde faculté service : cde prphecy de l unité. règles de cnservatin année en curs; à partir de

35 ANNEXE 3 - Relevés des dépenses salariales (TP_Releve dep. salariales) Descriptin Fréquence Date prductin Respnsable Accès relevés des dépenses salariales pur le persnnel enseignant et nn enseignant payés sur le fnds de fnctinnement sans restrictin (FFSR) mensuelle après l imputatin dans prphecy de la dernière paie du mis divisin expertise cmptable et frmatin gestinnaires administratifs des facultés, départements, services et divisins et à leurs cllabrateurs, seln les valeurs de certains des champs indexés identifiés par un astérisque (*) devant le nm du champ. champs indexés Année cde utilisé dans le système financier pur désigner les exercices financiers : =26 (vir l Annexe 4); Péride : péride de l exercice financier dans le système financier (exemple : avril = 11) (vir l Annexe 4). Fnds : cde de 4 lettres pur désigner le fnds utilisé (exemple : fnds de fnctinnement sans restrictin = FFSR); * Faculté Service : cde de 4 lettres de l unité dans le système financier, sit le cde d analyse 7 du CI (exemple : Faculté d aménagement = FAME); * Département Divisin : cde de 4 lettres du département u de la divisin dans le système financier, sit le cde d analyse 8 du CI (exemple : divisin architecture de la faculté de l aménagement = ARCH); CI : centre d imputabilité utilisé dans le système financier; Matricule : matricule de l emplyé. L pérateur «cntient» dit être utilisé pur le chix de la valeur, car une même page peut cntenir plusieurs matricules; NmPrenm : permet la recherche par le nm et le prénm de la persnne. L pérateur «cntient» dit être utilisé pur le chix de la valeur, car une page peut cntenir plusieurs nm et prénm; * Catégrie de persnnel : grupe auquel appartient les salariés : persnnel enseignant u persnnel nn enseignant. règles de cnservatin année en curs; à partir de janvier

36 ANNEXE 4 - Calendrier de cnversin MOIS Juin Juillet Aût Septembre Octbre Nvembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Fermeture

37 ANNEXE 5 - Calendrier de fermeture des pérides Mis Péride Date de fermeture à 15 heures 30 Prductin des états de cmpte dans Pirel (date prévue) FFSR FIMM - FFAR FSOU FFSR (RECH) Juin 1 au 30 Péride 1 6 juillet juillet juillet 2006 Juillet 1 au 31 Péride 2 3 aût aût aût 2006 Aût 1 au 31 Péride 3 6 septembre septembre septembre 2006 Septembre 1 au 30 Péride 4 4 ctbre ctbre ctbre 2006 * Octbre 1 au 31 Péride 5 31 ctbre 2006 Nvembre 1 au 30 Péride 6 5 décembre er nvembre décembre nvembre décembre 2006 Décembre 1 au 31 Péride 7 10 janvier janvier janvier 2007 * Janvier 1 au 31 Péride 8 31 janvier er février février 2007 Février 1 au 28 Péride 9 6 mars mars mars 2007 Mars 1 au 31 Péride 10 9 avril avril avril 2007 Avril 1 au 30 Péride 11 3 mai mai mai 2007 * Les dates de fermeture pur les mis d ctbre et janvier snt très rapprchées afin de faciliter la prductin des réalisatins estimées pur les pérides se terminant le 31 ctbre 2006 et le 31 janvier

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