Entretien professionnel périodique

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1 Université catholique de Louvain Service de gestion des ressources humaines Entretien professionnel périodique - Approuvé par les autorités de l UCL et les délégations du personnel (CNE et SEL) en date du 15 janvier Edition du 20 novembre Guide pour réaliser un bon entretien professionnel périodique Introduction L'Université, comme toute autre organisation, se doit d accroître son professionnalisme pour réaliser ses missions d'enseignement, de recherche et de service à la société. Or, elle se trouve confrontée à une nouvelle manière d'aborder le travail, compte tenu de l évolution de l environnement : développement des nouvelles technologies de l'information et de la communication, européanisation de la formation et des diplômes, concurrence de plus en plus marquée entre institutions. Cela, dans un contexte de ressources limitées. Pour assumer ces enjeux et leur complexité, les responsables de l'université proposent de systématiser la pratique de l'entretien professionnel périodique (EPP), comme un outil de management et de développement professionnel individuel et collectif. Cette pratique ne peut évidemment trouver sa pertinence que dans le cadre d une réflexion préalable réalisée au sein de l entité sur la définition des priorités communes et des responsabilités de chacun(e). Les meilleurs moyens de collaborer, transmettre l'information, communiquer, contrôler son propre travail et en rendre compte seront alors identifiés au cours de l EPP en vue de leur mise en oeuvre. 1.

2 De quoi s'agit-il? L'entretien professionnel périodique conduit responsable et collaborateur à se rencontrer à propos de leur activité et de celle de l entité. Pourquoi introduire un entretien professionnel périodique (EPP) alors qu'il existe bien des occasions de rencontres ou que dans le quotidien, les questions peuvent se résoudre au moment où elles se posent? Parce qu il importe de s arrêter sur la période écoulée pour préparer l avenir, se réserver du temps pour réfléchir aux façons d agir qui permettront de développer ou renforcer l intégration des personnes dans l entité, la collaboration entre elles et la maîtrise du métier. Quels sont les objectifs de l EPP? L objectif principal poursuivi par l EPP est une plus grande professionnalisation : il s agit d aider les membres de l UCL à faire face aux exigences accrues de leur métier. De plus, la mise en œuvre de cette pratique devra produire des effets positifs tant pour l entité et l institution que pour le/la responsable et son/sa collaborateur(trice) : Pour le/la collaborateur(trice) Le/la collaborateur/trice aura : explicité comment il/elle perçoit ce que l'ucl et son/sa responsable attendent de lui/d'elle, proposé des suggestions pour une meilleure organisation du travail, fait le point sur ses possibilités de perfectionnement dans les domaines suivants : les compétences techniques la communication au sein et hors du service la coopération au sein et hors du service la contribution à l amélioration et au progrès du service le pilotage de l activité la formation des collègues reçu un «feed-back» sur ses points forts et ceux à améliorer, pu s'exprimer à propos de ses attentes et contraintes. Pour le ou la responsable Le/la responsable aura : rappelé les priorités de l entité et pu s'exprimer sur la manière dont il/elle entend les voir réaliser, pu apprécier les compétences de son/sa collaborateur(trice) et leur adéquation aux missions, précisé la conception qu'il/elle se fait du travail de celui-ci/ celle-ci (faire part de la manière dont il/elle voit le travail), mis en évidence les points forts et ceux à améliorer chez son/sa collaborateur(trice), fait le point sur les possibilités de perfectionnement de son/sa collaborateur(trice) dans les domaines suivants : les compétences techniques le développement de la communication au sein et hors du service la coopération au sein et hors du service la contribution à l amélioration et au progrès du service le pilotage de l activité 2.

3 la formation des collègues reçu un «feed-back» de son/sa collaborateur(trice) concernant l'exercice de sa fonction de responsable écouté et reconnu les propositions du/de la collaborateur(trice), ses attentes et contraintes. Pour l entité et pour l Institution en général L entité, l Institution aura : décliné des objectifs, défis, missions opérationnelles en cohérence avec son plan stratégique, à partir de l exercice des métiers, amélioré la coordination des activités entre les entités et au sein de celles-ci, ainsi que la qualité des relations interpersonnelles, géré les ressources humaines par une analyse des métiers et de leur évolution, par une meilleure connaissance des besoins en formation, développé la communication et la transmission d'informations à tous les niveaux, accompagné le changement. Qui est concerné? Tous les membres du personnel administratif, technique et ouvrier sont concernés. Toutefois, compte tenu de son ampleur, la démarche est d abord entreprise au sein de l administration avant d être étendue progressivement à toute l institution. La rencontre se déroule entre le N + 1 (le N+1 est celui qui en tant que supérieur hiérarchique est censé connaître le mieux l activité de son collaborateur) et son collaborateur. La désignation du N + 1 relève de la compétence des autorités. De quoi y parle-t-on? Outre les savoir-faire techniques qui constituent le «cœur du métier», il importe de considérer tous les aspects permettant d'assurer une maîtrise professionnelle complète. Il n'est pas question (pas nécessairement, en tout cas) d'ajouter des tâches à celles déjà à accomplir, mais de contribuer à sensibiliser aux progrès à réaliser en vue d un bon exercice du métier. L'EPP sera donc centré sur le progrès et le développement du travail de chacun(e), de sa place et de son intégration dans un ensemble plus vaste (cf. le canevas de préparation). La procédure 1. Définition des objectifs en service Avant de commencer les premiers entretiens, un travail sur les objectifs communs, les compétences collectives et de réseau aura été réalisé au sein du service. En effet, les objectifs individuels doivent d'une part, s'inscrire dans les 3.

4 orientations et priorités stratégiques du service et d'autre part, trouver leur cohérence avec les objectifs et plans d'action de tous ses membres. Les réunions de service feront l objet d un rapport qui sera distribué à tous ses membres et consigné dans le portfolio du service. 2. L'entretien 2.1. Préparation a. Le/la responsable rappelle à son/sa collaborateur(trice) les buts de l entretien et la façon dont il va se dérouler et l'invite à le préparer. b. Ils/elles prévoient la date, le lieu, l'heure et la durée de l'entretien (se donner un délai raisonnable) c. Pour préparer cet entretien, il est recommandé d' utiliser le canevas de préparation du/de la responsable ou du/de la collaborateur(trice) (ci-joint) et de : consulter les documents collationnés dans les portfolio respectifs : description de fonction si elle existe, objectifs, rapport de l'entretien précédent, résultats, faits marquants, etc. La plupart de ces documents n'existeront pas lors de la préparation du premier entretien; ils seront désormais conservés pour la préparation des rencontres ultérieures, prendre conscience de ses impressions, préjugés, etc. dans le but, soit de les écarter, soit de les justifier, se donner les objectifs de l'entretien, prévoir des propositions pour le futur : mobilité positive ou réorientation professionnelle souhaitées, évolution du métier, délégation, marge de manœuvre, formation, nouveaux objectifs, etc., se formuler ses propres conclusions tant sur le plan quantitatif que qualitatif en vue de les discuter Déroulement Préalable Pour créer l'esprit d échange souhaité, il est recommandé de suivre la démarche explicitée ci-après. Les éléments essentiels en sont : l'objectivation La rencontre repose sur des bases objectives (des faits, des réalisations, des comportements observés ) et évite les jugements de valeurs et les généralisations. l'écoute Une place importante est accordée à la communication, l'expression et l'écoute de et par chacun. Pour que l'échange soit effectif, le/la collaborateur(trice) présente en premier lieu son bilan et ses propositions. Le dialogue se construit par une écoute attentive et un souci de compréhension de la part du/de la responsable. Bien entendu, la qualité d'un dialogue résulte d'un processus continu développé tout au long de l'année. Un entretien bien conduit peut renforcer cet esprit d échange mais il n'est pas suffisant à lui seul pour l'établir. 4.

5 Déroulement proprement dit a. Début de l'entretien. Accueil, introduction, rappel de l'objectif, information sur le processus de l'entretien. b. Bilan par le/la collaborateur(trice). Le/la collaborateur(trice) fait part de son bilan. Le/la responsable écoute, reformule, demande des précisions mais ne donne pas son avis. c. Bilan par le/la responsable. Le/la responsable communique son bilan. Le/la collaborateur(trice) écoute, demande des précisions. d. Conclusions du bilan. Comparaison des points de vue, des convergences et divergences, discussion, analyse des résultats et conclusions. e. Présentation des objectifs pour la suite par le/la collaborateur(trice). f. Présentation des objectifs pour la suite par le/la responsable. g. Négociation des objectifs et moyens. h. Conclusion, rapport, suivi et évaluation brève de la rencontre. 3. Le rapport L EPP donne lieu à la rédaction d un rapport Composition Il comprend deux volets : 1. Plan concerté d actions reprend le compte rendu de l entretien et l engagement sur les objectifs et les compétences. 2. Identification et conclusions pour l année qui vient les conclusions de l entretien et les demandes de formation, de mobilité, ainsi que toute autre aspiration que le/la collaborateur/trice souhaiterait exprimer Rédaction et approbation Après sa rédaction, le/la responsable transmet ce rapport à son/sa collaborateur (trice) dans un délai de 3 jours maximum. Celui-ci/celle-ci le signe pour réception. Responsable et collaborateur(trice) disposent alors de 10 jours ouvrables pour formuler toutes les remarques qu ils/elles souhaitent y introduire. S il existe un désaccord entre eux sur l un ou l ensemble des points abordés, ils disposent d un délai d un mois pour se revoir et trouver un accord. Si le désaccord persiste, appel est fait au supérieur hiérarchique (N+2) qui pourra les aider à lever les divergences, à trancher, le cas échéant. Le rapport définitif est signé par les deux parties Suivis Le/la collaborateur/trice conserve un original des deux volets de ce rapport dans son portfolio. 5.

6 Comme l entretien périodique professionnel s inscrit dans un contexte de professionnalisation collective, le/la responsable classe la copie des deux volets dans le portfolio dans lequel il/elle conserve systématiquement les rapports d entretien des membres de son service ainsi que les autres documents (objectifs, plans de formation, tableau de bord ) qui contribuent à piloter son entité. Une autre copie du volet 2 est envoyée au Service de gestion des ressources humaines. Le volet 2 permet à RHUM de prendre connaissance des requêtes exprimées par les signataires du rapport. RHUM donne suite aux aspects qui le concerne : analyse des besoins de formation, demande de mobilité Ce document sera finalement joint au dossier individuel conservé au Service du personnel. 4. Le suivi au sein de l entité Après avoir réalisé tous les EPP, le/la responsable rassemble les apports de chacun pour les présenter au sein de l entité. Il/elle veille à intégrer ceux-ci aux objectifs de l entité en vue d'obtenir une adhésion collective. Ensuite, il/elle en dégage une synthèse et des conclusions qu'il présente à son/sa supérieur(e) hiérarchique. Il va de soi que les thèmes abordés lors des entretiens seront repris au cours de rencontres intermédiaires, en réunion de service et lors des rencontres individuelles. Responsable et collaborateur(trice) n'attendront pas l'échéance suivante pour évaluer le suivi des décisions prises lors de l'entretien. Le rythme et le suivi L'entretien doit avoir lieu, chacun y a droit. Il aura lieu périodiquement. Toutefois, la notion de périodicité vise la régularité, elle n exclut pas une certaine souplesse en fonction, éventuellement, des projets à mettre en œuvre qui peuvent impliquer des réunions de service en amont et en aval. Personne de contact : Christine Denayer, Chef de projet tél : 010/ Christine.Denayer@uclouvain.be Sites Internet : L ensemble des documents (guide, canevas de préparation et volets) sont téléchargeables à l adresse suivante : Les informations relatives aux diverses offres et possibilités de formation sont consultables à l adresse suivante : Remarque : Les documents téléchargés et dactylographiés doivent être envoyés au service RHUM par voie postale, ils doivent comporter la signature manuscrite du responsable et de son/de sa collaborateur(trice). 6.

7 Glossaire EPP Activité Occupations d une personne au travail. L activité fait référence à un ensemble de tâches réalisées au travail. Collaborateur Personne qui travaille avec une ou plusieurs personnes à une œuvre commune sous la responsabilité d un supérieur hiérarchique (N+1) qui mobilise et entraîne son équipe. Elle contribue dans cette optique à la bonne réalisation des tâches sur un mode plus autonome et responsable que soumis et exécutant. Compétence professionnelle Capacité à résoudre des problèmes ou à faire face à des situations professionnelles. La compétence désigne aussi la capacité à réagir à un imprévu tout autant qu à assurer des routines de travail. Elle est une combinaison de «ressources» : connaissances techniques et procédurales, savoir-faire relationnels ou communicationnels, Compétence stratégique Compétence-clé nécessaire à l institution pour tenir le cap de ses objectifs. Compétence collective Compétence émanant d un groupe et non d un seul individu. Elle est le fait d un travail d équipe intégré et ne résulte donc pas de la simple addition des compétences individuelles. Compétence de réseau Aptitude à faire appel à d autres personnes mieux outillées pour faire face à un problème ou à une situation que l on ne peut maîtriser soi-même. C est, notamment, faire appel à l équipe ou utiliser son «carnet d adresses». Entité Unité d organisation plus ou moins importante dont l appellation varie : faculté, département, unité, dans les administrations facultaires ; administration, service, cellule, au sein de l Administration centrale. Entretien individuel ou collectif d explicitation de compétences Entretien au cours duquel le ou les collaborateurs expriment librement les actions et les compétences qui caractérisent leur métier, leur fonction ou leur situation professionnelle. Fonction Ensemble d activités prises en charge par un individu. La fonction représente une situation de travail individuelle et localisée. Sa description permet de situer l individu dans l organisation. Description de fonction Relevé et description des tâches et activités qu accomplit le titulaire de la fonction. 7.

8 Métier Ensemble de situations professionnelles proches qui présentent des contenus d activités similaires ou qui concourent à une même finalité au sein de l institution (le métier de secrétaire, d appariteur, d ingénieur de recherche, les métiers de bibliothèques ). Fiche-métier Relevé et description : - de la mission ou finalité du métier dans l institution c est-à-dire son apport spécifique ou encore le service particulier qu il rend à l institution, - des activités principales qui précisent le contenu du métier et ses limites (frontière avec d autres métiers), - des compétences qu il convient de mobiliser pour exercer le métier. Organisation apprenante ou qualifiante Organisation qui favorise le développement professionnel de son personnel dans le travail lui-même et qui reconnaît et valorise ses potentialités. Portfolio Dossier personnel dans lequel peuvent être rassemblés les pièces et repères témoignant de la progression dans les compétences et du parcours professionnel (obtention de brevets de compétences, suivi de formations, rapports d EPP, ). Professionnalisation Processus qui implique pour la personne de mobiliser ses compétences avec le souci de progresser dans ses compétences techniques, de contrôler son activité, d en améliorer la qualité, de communiquer au sein de l équipe et de partager ses acquis. L entretien professionnel périodique offre un espace d échange pour le collaborateur et son responsable sur la professionnalisation. Référentiel de compétences Répertoire de compétences nécessaires à l exercice d un métier. 8.