Objet : Entretien professionnel des personnels ATSS, ITRF et personnels des bibliothèques au titre de l année

Transcription

1 Grenoble, le 3 avril 2015 Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités Rectorat Division des Personnels de l Administration (DIPER A) Bureau 302 Secrétariat Réf N Affaire suivie par Marie-Laure FERREIRA Téléphone Télécopie Mél : ce.dipera@ac-grenoble.fr 7, place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1 à - Madame et Messieurs les présidents d université - Madame l administrateur général de Grenoble INP - Mesdames et Messieurs les inspecteurs d académie - directeurs académiques des services de l éducation nationale - Messieurs les DDCS et DDCSPP - Monsieur le directeur du CROUS - Mesdames et messieurs les inspecteurs de l éducation nationale S/c de mesdames et messieurs les IA-DASEN - Monsieur le délégué régional de l ONISEP - Monsieur le directeur du CRDP - Monsieur le directeur du CNED - Monsieur le directeur du CREPS Rhône-Alpes - Monsieur le directeur de l ENSA à CHAMONIX - Mesdames et messieurs les directeurs de CIO - Mesdames et messieurs les chefs d établissements - Mesdames et messieurs les chefs de division, de service et de centre des services rectoraux Objet : Entretien professionnel des personnels ATSS, ITRF et personnels des bibliothèques au titre de l année Références réglementaires : - Décret n du 28 juillet 2010 relatif au x conditions générales de l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l Etat - Décret n du 21 mars 2014 relatif aux d ispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'etat - Arrêté du 18 mars 2013 relatif aux modalités d application à certains fonctionnaires relevant des ministres chargés de l éducation nationale et de l enseignement supérieur du décret n du 28 juillet 2010 (Annexe 1) La présente circulaire vous présente le dispositif de mise en œuvre de l'entretien professionnel et des réductions ou majorations d'ancienneté en application de ces textes référencés ci-dessus.

2 I - L'entretien professionnel 2/6 Il convient de rappeler que l entretien professionnel est un moment privilégié d échange et de dialogue entre le supérieur hiérarchique direct et l agent. Il doit être l occasion pour l agent de faire part de sa perception de son travail, de ses besoins en formation, de ses souhaits de carrière et des difficultés rencontrées dans l exercice de ses missions. Pour le supérieur hiérarchique direct, il est l occasion de donner son regard sur le travail réalisé et sur les résultats obtenus et d échanger avec l agent sur les missions à accomplir et les objectifs à atteindre. A) Personnels concernés Sont concernés tous les fonctionnaires titulaires appartenant à l'un des corps suivants, ou détachés dans l'un d'eux : AAE (attaché d administration de l Etat, y compris les DDS) SAENES ADJENES ATEE des services déconcentrés (rectorat, DSDEN, DDJS ) Conseillers techniques de service social des administrations de l Etat (CTSSAE) Assistants de service social des administrations de l Etat (ASSAE) Médecins Infirmiers ITRF Personnels des bibliothèques Une note de service ultérieure précisera l entretien professionnel des personnels en CDI, conformément au décret n du 21 mars B) Calendrier de mise en œuvre La période de référence de l'entretien professionnel est l'année scolaire Les entretiens professionnels et les comptes rendus d entretien devront impérativement être achevés et notifiés aux agents au plus tard le 29 mai Le retour des comptes rendus d entretien au rectorat Secrétariat Diper A est fixé au plus tard le 12 juin Je vous demande de respecter impérativement ces dates afin de ne pas retarder les campagnes d avancement d échelon. C) Modalités et contenu de l'entretien professionnel 1) Modalités Le fonctionnaire est informé par écrit au moins deux semaines à l'avance, par son supérieur hiérarchique direct, de la date et de l'heure de son entretien professionnel (Vous pouvez, si vous le souhaitez, utiliser le modèle de lettre joint en annexe 5). L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Cet entretien est individuel. Si un agent est affecté sur deux établissements, il peut bénéficier de deux entretiens. Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Il est ensuite notifié au fonctionnaire qui le complète, le cas échéant, de ses observations et le signe. Un délai d une semaine lui est laissé à cette fin.

3 Le compte rendu est alors envoyé à l autorité hiérarchique compétente pour visa : - le recteur pour tous les personnels affectés en EPLE, dans les services académiques, dans les services de la cohésion sociale, au CNED et au CRDP ; - le président d université pour les personnels affectés dans son établissement ; - le directeur du CROUS, pour les personnels qui y sont affectés. 3/6 Si des observations sont faites par l autorité hiérarchique, elles sont communiquées à l agent. Les présidents d université et le directeur du CROUS adressent tous les comptes rendus au rectorat (sauf les comptes rendus des ITRF de catégorie A et B). Je vous demande de bien vouloir regrouper les envois par établissement et les accompagner d'un bordereau récapitulatif. A compter de la remise du compte rendu d entretien professionnel, les personnels, quelle que soit leur affectation, souhaitant adresser un recours auprès de l autorité hiérarchique, devront exercer ce droit dans un délai de quinze jours. Le recteur disposera alors de quinze jours pour répondre à l agent. A réception de la réponse formulée par le recteur, l agent disposera d un délai d un mois pour saisir la CAPA ou la CCP de sa contestation. Tous les comptes rendus sont ensuite classés au dossier administratif de l agent détenu au rectorat. 2) Conduite de l entretien professionnel? S agissant d un échange professionnel, l entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct, qui est chargé de l organisation du travail et du contrôle de l activité de l agent. a) L entretien pour les personnels administratifs et ITRF des services déconcentrés est conduit par le chef de bureau, le chef de service, le chef de division, le directeur de CIO, l IEN ou le médecin (pour les secrétaires médicales). b) L entretien pour les personnels administratifs et ITRF dans les EPLE est conduit par le chef d établissement ou le gestionnaire suivant l affectation de l agent ; ou le chef de travaux ou le professeur responsable du laboratoire pour les ITRF. c) L entretien pour les médecins est conduit par le médecin conseiller technique départemental, sauf dans les cas où l inspecteur d académiedirecteur académique des services de l éducation nationale (IA-DASEN) souhaite le conduire lui-même. d) L entretien pour les personnels infirmiers exerçant en EPLE est effectué par le chef d établissement d affectation. e) L entretien pour les assistants de service social des administrations de l Etat exerçant en faveur des élèves est conduit par les conseillers techniques de l IA-DASEN ou par l IA-DASEN, tandis que l entretien pour les assistants de service social exerçant en faveur du personnel est conduit par la CTSS du recteur. f) L entretien pour les conseillers techniques du recteur et de l IA-DASEN dans les domaines social et de santé est conduit respectivement par le recteur et l IA-DASEN, ou respectivement par le secrétaire général d académie et le secrétaire général de la direction des services départementaux de l éducation nationale.

4 g) Les personnels administratifs et les personnels de la filière ITRF, affectés dans les universités, ont vocation à être évalués par les supérieurs hiérarchiques directs, responsables scientifiques ou administratifs chargés de l organisation et du contrôle de leur travail. 3) Contenu de l entretien 4/6 a) L entretien professionnel porte sur : Les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs initiaux fixés et des conditions réelles d organisation et de fonctionnement du service ; Les objectifs assignés pour l'année scolaire à venir et les perspectives d'amélioration des résultats professionnels ; Les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité ; Les besoins de formation de l agent, compte tenu notamment des missions qui lui sont imparties. Je vous rappelle qu'en début d'année scolaire, vous avez dû établir, pour les agents qui ont changé d'affectation ou de mission, une fiche de poste. b) L entretien professionnel permet : De mettre en évidence le potentiel professionnel de l agent, les connaissances et compétences professionnelles qu il a mobilisées ; De mieux situer l activité de l agent dans l organisation et le fonctionnement du service et de préciser les missions afférentes au poste de travail. 4) Compte rendu de l entretien professionnel Le supérieur hiérarchique direct de l agent rédige le compte rendu de l entretien professionnel, selon le modèle annexé à la présente circulaire (Annexe 2), et le signe. Il importe de souligner le soin qui doit être apporté à la rédaction du compte rendu et à la formulation des appréciations qui y sont portées. Il est rappelé que le compte rendu est un acte administratif, juridiquement opposable et susceptible de recours. Le compte rendu comprend notamment : Quatre rubriques (trois obligatoires, une facultative) qui portent sur les domaines suivants, dont les critères figurent en annexe de l arrêté du 18 mars 2013 (Annexe 1): Compétences professionnelles et technicité ; Contribution à l activité du service ; Capacités professionnelles et relationnelles ; Le cas échéant, aptitude à l encadrement et/ou à la conduite de projets. Une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l agent.

5 L appréciation prend en compte la nature des fonctions, la spécificité du métier de l agent et les exigences du poste occupé. Les critères non pertinents à cet égard ne sont pas retenus (la case «sans objet» figure à cet effet). Pour les personnels infirmiers en fonctions dans les EPLE et pour les médecins de l éducation nationale, compte tenu de la spécificité de leur profession, l appréciation du supérieur hiérarchique ne doit porter que sur la manière de servir de l agent et ses capacités d adaptation à l environnement scolaire, à partir des critères objectifs définis par l arrêté. 5/6 II - Les réductions et majorations d'ancienneté Le dispositif de réductions d ancienneté consiste à répartir, entre les fonctionnaires d un même corps, un nombre de mois de réductions d ancienneté égal à 90% de l effectif des agents. De même des majorations de la durée de services requise pour accéder à l'échelon supérieur peuvent, après avis de la CAPA compétente, être appliquées aux agents dont la valeur professionnelle est jugée insuffisante. Il convient que l appréciation générale soit cohérente au regard de cette demande. Dans chaque corps mentionné à l article 1 de l arrêté du 18 mars 2013, à l exception des corps de la filière ITRF et des AAE (attaché d administration de l Etat), des CTSSAE (Conseiller Technique de Service Social des Administrations de l Etat) et des ASSAE (Assistant de service Social des Administrations de l Etat), les agents dont la valeur professionnelle est distinguée bénéficient d un mois ou de deux mois de réductions d ancienneté, selon la répartition suivante : - deux mois pour 30% de l effectif des ayants droits ; - un mois pour 30% de l effectif des ayants droits. Ces modalités ne s appliquent pas aux AAE, CTSSAE et aux ASSAE qui, conformément à leur statut particulier (décret n du 17 octobre 2011, décret n et décret n du 28 se ptembre 2012), bénéficient chacun d un mois de réduction d ancienneté chaque année. Dans les corps de la filière ITRF, la répartition est la suivante : - 3 mois pour 30% au plus des fonctionnaires pouvant bénéficier d une réduction d ancienneté et dont la valeur professionnelle est distinguée. Pour les personnels ITRF, la campagne de réduction/majoration d ancienneté sera gérée via le serveur ministériel MAIA. Les propositions de réduction/majoration d ancienneté seront saisies dans l application : par les services du rectorat pour les personnels affectés en EPLE et dans les services académiques ; par les services compétents des universités pour les personnels affectés dans le supérieur. Les personnels ATEE des EPLE en position de détachement sans limitation de durée font partie des ayants droits. Je vous rappelle que les personnels stagiaires ainsi que ceux ayant atteint le dernier échelon de leur grade ne peuvent pas bénéficier de réduction d ancienneté.

6 La période de référence pour l'attribution des réductions d'ancienneté est l'année scolaire Les propositions faites par les responsables d'établissement doivent donc s'appuyer sur la manière de servir de l'agent durant cette année scolaire. Les propositions de réduction ou de majorations d'ancienneté sont faites par le responsable d'établissement à savoir : 6/6 Le président d'université pour les personnels des universités ; Les directeurs du CROUS, CNED et CRDP pour les personnels affectés dans ces établissements ; L IA-DASEN pour les personnels des directions des services départementaux de l éducation nationale, ainsi que des services rattachés ; Le recteur pour les personnels du rectorat ; Les chefs d'établissements pour les personnels des EPLE. Les propositions de réduction et de majoration d'ancienneté devront être communiquées aux agents au plus tard 12 juin 2015 sur la base de l'imprimé ci-joint (Annexe 3, ou Annexe 8 pour les établissements de l enseignement supérieur) et devront être retournées au rectorat DIPER A au plus tard le 26 juin Vous voudrez bien utiliser, suivant les corps, les annexes correspondantes. L'agent pourra faire appel de cette proposition. Les appels des agents seront présentés devant les CAPA. Je vous demande de bien vouloir porter cette circulaire à la connaissance des différents acteurs et veiller à la mise en œuvre attentive de ces opérations importantes. Pour le recteur et par délégation Le secrétaire général de l académie Dominique Martiny Annexe 1 : Arrêté du 18 mars 2013 Annexe 2 : Compte-rendu de l'entretien professionnel Annexe 3 : Proposition pour réduction ou majoration d'ancienneté Annexe 4 : Proposition de réduction d ancienneté à utiliser uniquement pour les personnels Médecins et les personnels ITRF Annexe 5 : Modèle de convocation à l entretien Annexe 6 : Questions clés pour préparer l entretien pour l évaluation Annexe 7 : Critères d appréciation Annexe 8 : Proposition pour réduction ou majoration d ancienneté uniquement pour les établissements de l enseignement supérieur