Lancement de la campagne Entretien Professionnel (EP) 2015

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1 INSTRUCTION n du 6 mars 2015 Lancement de la campagne Entretien Professionnel (EP) 2015 Emetteurs : Direction des Ressources humaines et des Relations sociales - Direction du Développement RH Correspondants : Françoise INIZAN Priscillia GRANDMAIRE Claire BRZUSTOWSKI Destinataires Tous les personnels Publication au Bulletin officiel de Pôle emploi Non Diffusion sur l espace réservé aux DR Non Thème RH > Entretien professionnel Annexes - La fiche de synthèse des dispositifs Entretien Professionnel Annuel (EPA) et Entretien Professionnel (EP) Complète, remplace, Source(s)

2 L essentiel à retenir La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de mise en œuvre de la campagne 2015 relative à l entretien professionnel, entretien prévu à l article L du Code du travail et créé par la loi n du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale.

3 Paris, le 6 mars 2015 Instruction n Lancement de la campagne Entretien Professionnel (EP) 2015 La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de mise en œuvre de la campagne 2015 relative à l entretien professionnel, entretien prévu à l article L du Code du travail et créé par la loi n du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale I Principes généraux Dans le cadre de la fonction RH partagée, les managers ont un rôle majeur dans l accompagnement de leurs collaborateurs notamment dans leurs phases de développement professionnel et de changement en veillant au maintien de leur capacité à occuper un emploi, en favorisant la mise en place d actions concourant au développement de leurs compétences et à leurs évolutions au sein de leur emploi ou d un autre emploi. Suite à la promulgation de la loi du 5 mars 2014, l employeur a l obligation de proposer à chaque agent, tous les deux ans et au retour de certains types de congés dont la liste est fixée par le Code du travail, un entretien professionnel «consacré aux perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi». Cet entretien «unique» tient lieu d entretien de reprise d activité lors des retours de congés suivants fixés par le Code du travail : - congé de maternité ou d adoption ; - congé parental d éducation ; - congé de soutien familial ; - congé sabbatique ; - période de mobilité volontaire sécurisée ; - période d activité à temps partiel dans le cadre d un congé parental, d éducation ; - arrêt de longue maladie au sens de l'article L du code de la sécurité sociale ; - mandat syndical. De surcroit, Pôle emploi propose un entretien au retour d un congé de «solidarité familiale» égal ou supérieur à 6 mois en continu. Au moment de l embauche, Pôle emploi informe les nouveaux recrutés de ce dispositif. Cet entretien professionnel est proposé par les managers obligatoirement à chaque agent de droit privé. A ce stade et en l absence de précision des textes, la volonté de Pôle emploi est d étendre cette proposition aux agents de droit public dans l objectif d avoir une politique RH homogène pour l ensemble des agents de Pôle emploi. Concernant les agents de droit public, l entretien professionnel est proposé au retour des congés suivants : - congé de maternité ou d adoption - congé parental d éducation ; - période d activité à temps partiel dans le cadre d un congé parental d éducation ; - mandat syndical ; - congé de «solidarité familiale» égal ou supérieur à 6 mois en continu ; - congé sans traitement pour donner des soins prévu par l article 20 du décret n du 17 janvier 1986 ; - congé de maladie d une durée égale ou supérieure à 6 mois. L entretien professionnel est alors proposé par écrit à tout agent présent, quelle que soit la nature de son contrat de travail totalisant à minima une ancienneté de 24 mois à la date de fin de la campagne EP /6

4 Cet entretien professionnel ne porte pas sur l'évaluation du travail de l agent et est distinct de l entretien professionnel annuel (EPA) déjà mis en place à Pôle emploi. En aucun cas le support d'entretien individuel ne peut constituer un avenant au contrat de travail des agents. Il n existe aucune conséquence mécanique entre les perspectives professionnelles identifiées lors de l entretien professionnel et les décisions en matière de déroulement de carrière. Dans l hypothèse où un agent refuserait de participer à cet entretien professionnel, le manager prend simplement acte de ce refus dans le module SIRH. L entretien professionnel (tous les 2 ans) donnera lieu obligatoirement à la rédaction d un document au travers du SIRH via un module dédié à l entretien professionnel. L utilisation des données extraites des systèmes d information s opère dans le respect des dispositions afférentes à l accord national relatif au suivi d activité par l utilisation de données individuelles issues des outils informatiques du 10 juin II Etat des lieux récapitulatif du parcours professionnel tous les 6 ans En plus de l entretien professionnel, tous les 6 ans, l employeur devra également réaliser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel de l agent permettant d apprécier s il a bénéficié des entretiens professionnels et d au moins 2 des 3 éléments suivants dans la période de 6 ans considérée : Suivi d au moins une action de formation. Acquis des éléments de certification par la formation ou par une VAE. Bénéficier d'une progression salariale ou professionnelle. Aussi, une analyse concernant les refus sera réalisée et intégrée à cet état des lieux récapitulatif. L état des lieux récapitulatif du parcours professionnel (tous les 6 ans) donnera également lieu obligatoirement à la rédaction d un document au travers du SIRH via le module dédié. III Contenu de l entretien professionnel L entretien professionnel porte exclusivement sur les activités professionnelles et ne doit pas aborder la vie privée, les opinions religieuses, politiques ou syndicales, les informations liées à la santé ou tout autre domaine relevant de la définition légale de la discrimination. L objectif de cet entretien professionnel est de permettre à l agent et son manager d identifier des perspectives d évolution professionnelle sur le moyen et long terme ( à 1 an). Quant à l EPA, les perspectives identifiées sont à court terme (< à 1 an). L entretien professionnel porte sur les rubriques suivantes : - l intitulé du poste et les missions effectuées - le récapitulatif du parcours professionnel - les activités confiées et moyens mobilisables à un an (uniquement pour les agents de retour de certains types de congés cf. I- Principes généraux) - les perspectives d évolution dans l emploi ou un autre emploi - les moyens et/ou actions pouvant être mobilisés dans le cadre des perspectives professionnelles identifiées Concernant le récapitulatif du parcours professionnel : Cette rubrique a pour objet de recenser les cinq expériences les plus significatives de l agent au sein ou en dehors de Pôle emploi. Concernant les activités confiées et moyens mobilisables à un an (uniquement pour les agents de retour de certains types de congés) : 2/6

5 Le type de congé est à préciser dans cette rubrique. Le manager précise ensuite les activités qui seront confiées à l agent ainsi que les moyens mobilisables envisagés (cf. guide réintégration). Concernant les perspectives d évolution dans l emploi ou un autre emploi : Il convient de préciser si une évolution professionnelle est envisagée dans l emploi actuel ou un autre emploi, un souhait de mobilité géographique ou un départ à la retraite. Concernant les moyens et/ou actions pouvant être mobilisés dans le cadre des perspectives professionnelles identifiées : Le manager et l agent pourront identifier des moyens/actions pouvant être mobilisés parmi les choix suivants : formation, immersion, entretien RH, tutorat et/ou d autres moyens qui sont à préciser. Il précise également le délai de mise en œuvre envisagé (1-2 ans ou 3-5 ans). Si l action «formation» est sélectionnée alors le manager devra préciser s il s agit : - d utiliser le Compte Personnel de Formation (agents de droit privé)/ DIF (agents de droit public) - d envisager une action de formation - de réaliser un parcours de professionnalisation IV Conduite de l entretien professionnel Le N+1 de l agent mène l entretien professionnel. Les rendez-vous doivent être proposés par écrit (via le module SIRH) quinze jours ouvrés à l avance. Les agents et les N+1 peuvent préparer cet entretien professionnel à l aide des guides agent et manager mis à disposition par la fonction RH. Pour les agents qui sont affectés de manière temporaire au sein d une autre structure interne à Pôle emploi, le manager de la structure d origine consulte et co rédige avec le manager d accueil le formulaire EP à l aide de la fonctionnalité transfert du SIRH. Pour les agents affectés au sein d une structure externe, le manager Pôle emploi se rapproche du manager de la structure d accueil pour formaliser l entretien professionnel. En cas de changement de manager en cours de campagne, la DRH ou l ancien manager transfère le formulaire EP au manager actuel de l agent à l aide de la fonctionnalité transfert du module SIRH. L agent qui souhaite poursuivre sa réflexion à l issue de l entretien professionnel peut être orienté vers la fonction RH ou son N+2. V Modalités pratiques Calendrier L entretien professionnel est mis en œuvre par les directions des établissements dans le cadre d un dispositif national, qui concerne l ensemble des établissements de Pôle emploi et dont les dates de campagne pour l année 2015 s inscrivent dans la période du 15/04/2015 au 30/09/2015. S agissant des entretiens professionnels au retour de certains types de congés (cf. I- Principes généraux), ceux-ci interviennent au retour de l agent. Si cet entretien professionnel intervient en dehors d une campagne, le prochain entretien professionnel sera proposé lors de la campagne suivante. 5.2 Communication Une communication régionale à destination de l ensemble des agents et des managers est réalisée par la Direction des Ressources Humaines afin d accompagner la mise en œuvre de cette campagne Déroulement Un temps suffisant, de l ordre d une heure environ, doit être prévu pour réaliser l entretien professionnel. Il est préconisé de réaliser l entretien professionnel à la suite de l entretien professionnel annuel en veillant toutefois à bien distinguer ces deux temps d échange. L entretien professionnel doit être planifié. Il se déroule sans la présence de tiers. 3/6

6 5.4 - Compte-rendu L entretien professionnel donne lieu à un compte-rendu écrit formalisé dans le module SIRH dédié. Le N+1 établit, dans un délai de 8 jours ouvrés, un compte-rendu écrit qu il communique à l agent via le SIRH. Ce dernier dispose du même délai après la remise du compte-rendu afin de le signer électroniquement en renvoyant le formulaire pour attester qu il en a pris connaissance, et le cas échéant, pour le compléter par ses observations. Cet entretien est consultable par l agent et le manager dans leur Libre-Service SIRH. La signature électronique de l agent n a d autre signification que la prise d acte de la réalisation de l entretien professionnel. En cas de différend consécutif à la conclusion de l entretien professionnel, les délégués du personnel peuvent être saisis par l agent afin de l assister pour porter son différend et pour examiner sa situation sans préjudice des voies de recours relevant de chacun des deux statuts. VI Utilisation du SIRH L utilisation du module dédié du SIRH est requise dès la campagne Elle est conditionnée par les dispositions relatives à la conservation des données informatiques et un droit d accès et de rectification des données personnelles offerts à chaque agent, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Pour rappel, le dispositif d'entretien professionnel donnant lieu à un traitement automatisé des informations recueillies a fait l objet d une déclaration auprès de la CNIL afin de protéger les données personnelles de chaque agent. VII Bilan Chaque établissement doit présenter en CE une fois tous les 2 ans un bilan de sa campagne entretien professionnel (nombre de proposition d entretiens, nombre d entretiens réalisés, nombre de refus ). Celui-ci est également adressé à la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales. Le directeur général adjoint Ressources Humaines et Relations Sociales Jean-Yves Cribier 4/6

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