Commission de récolement des dépôts d oeuvres d art. Base CDOA

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1 Commission de récolement des dépôts d oeuvres d art Base CDOA Mai

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3 Table des matières 1. Historique de la base Pourquoi une base de données sur les dépôts Mise en place de la base de données Etude de faisabilité Alimentation de la base Faire une interrogation «Recherche simple» ou «texte libre» «Recherche avancée» ou multi-critères Menu contextuel Dernières mises à jour Recherche par Domaine Parcours géographique Parcours géographique : en France Parcours géographique : à l étranger Parcours thématiques Oeuvres recherchées Oeuvres retrouvées Sécurité des biens culturels MNR en dépôt Institutions déposantes Documents divers Liens utiles Contacts

4 4

5 Base CDOA 1. Historique de la base 1.1 Pourquoi une base de données sur les dépôts Pour répondre aux observations contenues dans le rapport de la Cour des comptes au sujet de la gestion des dépôts d œuvres d art des collections de l Etat, une «commission de récolement des dépôts d œuvres d art» (CRDOA) a été créée à cet effet et placée auprès du Ministre de la culture en Elle est actuellement régie par les articles D à D du code du patrimoine. Elle coordonne les travaux de recensement des dépôts d oeuvres d art appartenant à l Etat, propose des décisions à prendre lorsque les œuvres n ont pas été localisées et, dans son rôle de conseiller, peut proposer toutes mesures destinées à améliorer la conservation et la gestion des dépôts d oeuvres d art. Les œuvres concernées, appartiennent aux collections nationales du Ministère de la culture et, depuis le décret du 15 mai 2007, à celles d autres ministères. Elle sont estimées, au 31 janvier 2011 à près de déposées sur une période de 200 ans. Les œuvres appartenant aux collections nationales du Ministère de la culture sont gérées par le service des Musées de France (regroupant les collections de plus de 30 déposants : musée du Louvre, musées des châteaux de Versailles, de Compiègne, musée d Orsay.), le Musée National d Art Moderne, le Centre des monuments nationaux, le Centre national des arts plastiques département du Fonds National d Art Contemporain, le Mobilier national et Sèvres Cité de la céramique. Les collections des autres ministères sont principalement celles concernant les services ou établissements relevant des ministères en charge des affaires étrangères, de la justice, de l intérieur, de l économie, de l industrie, du budget, de la défense, de l éducation nationale et de l enseignement supérieur. Compte tenu de la complexité de la nature des collections (Beaux-Arts, ethnographique et archéologique), de la variété des modes de gestion, du nombre des déposants ainsi que de la diversité des lieux de dépôt, le Secrétariat général de la commission propose une base d information sur les dépôts par versement des données existantes à partir des bases en place. Toutes ces données sont harmonisées et accessibles à l aide de lexiques et de thésaurus. Ces informations consultables classées de telle sorte que par interrogation on puisse obtenir une physionomie de l état et de la politique des dépôts à l aide de statistiques par région, par ville, par déposant, par dépositaire, par domaine 5

6 1.2 Mise en place de la base de données Etude de faisabilité Dès sa mise en place en mai 1997, la commission a voulu une base de donnée contenant toutes les œuvres en dépôt. Une première base de données a été mise en place en juillet 1997 à partir d un versement de notices d oeuvres en dépôt contenues dans la base nationale Joconde1 du ministère de la culture. Cette base avait pour nom «RECOL» en référence aux campagne de récolement. Il faudra attendre l arrivée, en 2000, d un administrateur des bases de données de la CRDOA pour commencer réellement l alimentation de ce catalogue informatisé. Après une étude de faisabilité, un premier bilan a été réalisé. Il a été constaté une grande disparité dans la gestion informatique des dépôts : hors mis certains déposants (comme le Mobilier national), une grande majorité avait un retard important dans la prise en compte des œuvres en dépôt dans leur outil de gestion. Dès le départ, la base «RECOL» devait contenir les œuvres en dépôt et devait s alimenter au fur et à mesure des récolements, lors de cette première campagne générale lancée en Il a été décidé par la suite que la base devait contenir toutes les œuvres déposées, y compris les nouveaux dépôts. C est pour marquer cette notion qu en 2012 le nom de la base de donnée est passé de «RECOL» à «CDOA» : Catalogue des Dépôts interministériels d Oeuvres d Art Alimentation de la base Régulièrement, des réunions sont faites avec les déposants afin de faire un bilan des modalités de versement, des mises à jour à faire ou des améliorations ou changement en fonction de l évolution de leur propre outil informatique (comme le château de Versailles qui est passé du logiciel Micromusée à TMS). 1 Base Joconde : 6

7 2 Faire une interrogation Deux possibilités d interrogation : «Recherche simple» ou «texte libre» «Recherche avancée» ou multi-critères 2.1 «Recherche simple» ou «texte libre» Lorsque vous rechercher un terme, mais ne savez pas dans quel champ le trouver ou, au contraire, vous voulez chercher tout ce qui concerne un thème, utilisez l interrogation «texte libre» qui interrogera tous les champs de la base. 7

8 Exemple de recherche : Vous êtes sur la page d accueil ou une autre page : Dans le fenêtre de menu de gauche, taper le terme «chien» dans la zone «texte libre» (fenêtre blanche de la «Recherche simple») en haut à gauche, puis cliquez sur la flèche rouge pour lancer la recherche ou appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier. 8

9 Vous êtes sur la page de «Recherche avancée» ou recherche multi-critères : Taper le terme «chien» dans la zone «Recherche libre» puis cliquer sur «lancer la recherche». Que vous utilisiez la première possibilité (texte libre en recherche simple dans la menue d accueil) ou la seconde (champ Recherche libre dans la page de «Recherche avancée»), le résultat sera le même : vous aurez toutes les notices dont le terme «chien» est présent, quel que soit le champ. 9

10 La liste des réponses apparaît avec le nombre de notices trouvées (en haut à droite). Les notices s affichent sous forme de liste, par paquet de 50 notices) : dans l exemple, les 50 premières notices sont affichées sur 278 notices trouvées. Le terme recherché apparaît en rouge. Si l on regarde les premières notices, le terme «chien» n est pas visible. 10

11 Cliquez sur la première notice pour la consulter (cliquer sur l icône en forme de page de texte) : 11

12 On remarquera que le terme «chien» est présent en rouge dans le champ description. 2.2 «Recherche avancée» ou multi-critères Pour une recherche plus ciblée, vous pouvez faire une recherche avec un terme dans un champ défini (champ «titre/appellation» par exemple, ou «localisation») ou choisir plusieurs critères de recherche. 12

13 Dans la page d accueil, cliquer sur «Recherche avancée» en haut à gauche de l écran : Vous êtes redirigé sur la page de la recherche multi-critères 13

14 Pour affiner votre recherche, vous pouvez également préciser d autres critères : par exemple la présence ou non d image, le domaine (peinture, sculpture ), etc. L icône représentant une flèche vers le bas vous indique un menu déroulant sur lequel vous pouvez cliquer pour vous aider : Vous la retrouverez pour les champs : Organisme déposant (les déposants apparaissent sous forme de sigles) 14

15 Titre et Localisation : afin de choisir d autres champs que ceux mis par défaut : 15

16 les champs «Oeuvre localisée», «Oeuvre exposée» et «Plainte dépôt» sont des champs de type «booléens» : vous ne pouvez choisir qu entre deux termes : «OUI» ou «NON» (Oeuvre localisée ou non lors du constat d état, œuvre exposée ou non lors du constat d état, dépôt de plainte déposé ou non concernant ces œuvres). 16

17 Exemple de recherche : toutes les sculptures représentant un chien. Mettre le terme «chien» dans le champ «titre». Mettre le terme «sculpture» dans le champ «Domaine». 17

18 Pour une réponse plus exhaustive, en prenant en compte les sculptures qui représenteraient plusieurs chiens, il faut utiliser la troncature (signe «+»2) pour signifier que l on veut tout ce qui commence par «sculpture» (on aura donc les notices qui auront dans le champ domaine le terme «sculpture» ou le terme «sculptures»). Même chose dans le champ titre pour avoir le terme «chien» ou «chiens». 2 La troncature, représentée par le signe «+», est valable dans tous les champs. 18

19 Il est également possible d avoir une liste d oeuvres avec au moins un image par œuvre, vous pouvez cocher la case «Avec image». Une fois les champs remplis, cliquer sur «lancer la recherche» : la liste des réponses s afficheront. 19

20 Sur cet écran, il est indiqué que 18 notices ont été trouvées correspondant à l interrogation : «chien (s)» en titre (soit «chien+» dans l interrogation) ayant le terme «sculpture (s)» en domaine (soit «sculpture+» dans l interrogation) et ayant au moins une image. Les notices sont numérotées et pour en consulter, il suffit de cliquer sur l icône représentant une page. 20

21 A noter : les champs vides, sans information, ne s affichent pas. Remarque : en bas de la page s affiche la requête demandée : «Requête : ((sculpture+) :DOMN ET ((chien+) :TITR )) ET ('$FILLED$' :VIDEO) => toutes les notices ayant le terme sculpture au singulier ou au pluriel («+») dans le champ Domaine (DOMN) et ayant le terme chien au singulier ou au pluriel («+») dans le champ Titre (TITR) avec quelque chose dans le champ image (VIDEO)»3. 3 Voir liste des correspondances de champs de la base CDOA : annexe 1 21

22 Pour revenir à la liste des réponses, il suffit de cliquer sur «Liste des réponses». Dans l exemple, la notice est la 3ème par ordre d apparition. Pour aller à la suivante ou à la précédente, il faut cliquer sur les flèches qui se situent au-dessus de chaque notice. Pour faire une autre recherche, deux possibilités : faire une «Nouvelle recherche» ou «Affiner la recherche» 22

23 cliquer sur «Nouvelle recherche» qui renvoie à la page de recherche multi-critères : cliquer sur «Affiner la recherche» affine la recherche en cours en faisant un renvoi à la page de recherches multi-critères mais en conservant les critères de l interrogation précédente : 23

24 Il est possible d utiliser la recherche affinée pour ajouter un ou plusieurs critères (organisme déposant, lieu de dépôt, etc.) ou, au contraire, ne conserver que certains critères. Par exemple, dans le dernier exercice, l interrogation demandait les notices contenant le terme «chien(s)» dans le domaine de la sculpture avec au moins une image. Pour avoir les notices des sculptures présentes dans la base avec au moins une image, il suffit d affiner la recherche et de supprimer le terme «chien+» qui se trouve dans le champ titre. 24

25 Après avoir cliqué sur «lancer la recherche», la liste des réponses s affichent avec le nombre de notices trouvées : 25

26 La liste des réponses s affichent pas lot de 50 notices par page. En bas de chaque page, il est possible de naviguer d un lot à l autre. 26

27 3 Menu contextuel 27

28 3.1 Dernières mises à jour Cette page présente les derniers versements dans la base. Tout le texte en bleu renvoie à une interrogation : en cliquant sur «Avril 2012», on lance la recherche de toutes les notices mises à jour en avril 2012 ; en cliquant sur «122 notices», on obtient les 122 notices du Mobilier national concernant le Conseil supérieur de la magistrature de Paris, versées en avril

29 3.2 Recherche par Domaine Cette page présente tous les termes présents dans le champ «Domaine». L interrogation se fera en cliquant sur me terme en bleu. 29

30 3.3 Parcours géographique Parcours géographique : en France Cliquer sur la région voulue. 30

31 Par exemple, en cliquant sur la région Bretagne, la liste des communes renseignées apparaît. Cliquer sur la commune voulue pour lancer l interrogation. 31

32 3.3.2 Parcours géographique : à l étranger Cliquer sur «Etranger» Cliquer sur le pays ou la ville voulu. 32

33 3.4 Parcours thématiques Chaque thème de ce parcours fait une recherche dans la base selon le critère indiqué sous chaque icône ; même chose pour le parcours thématique des formes de céramiques antiques. 33

34 3.5 Oeuvres recherchées Une page a été faite afin d avoir rapidement la liste des œuvres recherchées : œuvres non localisées, présumées détruites ou ayant fait l objet d un plainte pour vol ou disparition. La colonne «Plaintes déposées» concerne uniquement les œuvres ayant fait l objet d une plainte (pour vol ou disparition). Certaines de ces œuvres possèdent également une fiche dans la base TREIMA de l Office centrale de lutte contre le trafic des biens culturels (OCBC), voire dans celle d Interpol pour les disparitions les plus récentes. 34

35 3.6 Oeuvres retrouvées «Oeuvres retrouvées» est un raccourcis pour avoir la liste des œuvres retrouvées après un récolement, après un dépôt de plainte. Lorsque vous cliquer sur «Oeuvres retrouvées» vous arrivez directement sur la liste des œuvres retrouvées (dont le nombre varie au fur et à mesure de la mise à jour de la base) : Les œuvres retrouvées sont parfois restituées à l organisme déposant et, par conséquent, ne sont plus en dépôt. Il a été décidé néanmoins de conservées ces notices dans la base, à titre informatif (dans ce cas, le champ «localisation» sera vide. 35

36 3.7 Sécurité des biens culturels Ce lien est un accès direct au site du ministère de la culture et de la communication mettant en ligne un «Guide d information à l usage des propriétaires publics et privées sur la sécurité des biens culturels, de la prévention du vol à la restitution de l objet volé». 36

37 3.8 MNR en dépôt «Qu est-ce qu un MNR? A la fin de la dernière guerre, de nombreuses oeuvres récupérées en Allemagne ont été renvoyées en France parce que certains indices (archives, inscriptions, etc.) laissaient penser qu elles en provenaient. La plupart d entre elles ont été rapidement restituées à leurs propriétaires spoliés par les Nazis. D autres furent vendues par les Domaines, tandis que d autres étaient confiées à la garde des musées nationaux. Elles constituent ce qu on appelle des MNR, «Musées Nationaux Récupération».»4 «MNR en dépôt» est un raccourcis pour avoir la liste des œuvres dites «MNR» dans la base. 4 Extrait du site Site Rose-Valland Musées Nationaux Récupération du ministère de la culture et de la communication : 37

38 3.9 Institutions déposantes Cette page récapitule les organismes déposants alimentant la base CDOA ainsi que les sigles utilisés dans la recherche multi-critères et le site web correspondant5. 5 Voir annexe 2. 38

39 3.10 Documents divers Cette page présente des documents divers concernant le récolement et les œuvres en dépôt. 39

40 3.11 Liens utiles Cette page présente des liens utiles concernant les œuvres en dépôt mais aussi les biens culturels en général et leur gestion. 40

41 3.12 Contacts Pour tout contact sur des améliorations de la base, sur sa mise à jour ou pour des formations, contacter Mme Drutel-Ardoin ou Mlle Pernelle. Pour tout problème technique (lien qui ne fonctionne pas, page qui ne s affiche pas, etc.), contacter M. Rouzou. 41

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