Province de Québec MRC du Val-St-François Municipalité de Bonsecours

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1 Province de Québec MRC du Val-St-François Municipalité de Bonsecours Procès-verbal de la session extraordinaire du Conseil municipal, tenue le 16 décembre 2010 à 18 heures au bureau municipal situé au 691, route 220, Municipalité de Bonsecours. Sont présents: Jean Tétreault, conseiller; Serge Emond, conseiller, Maxime Leclerc, conseiller, Richard Plante, conseiller; Cécile Lapalme, conseillère, Joan Tuck, conseillère, formant quorum sous la présidence de Cécile Laliberté, mairesse. Est également présente Lyne Gaudreau, directrice générale. L avis requis par la loi a été transmis à tous les membres du conseil Ouverture de la séance La mairesse Cécile Laliberté constate le quorum et déclare la session ouverte Adoption de l ordre du jour Il est proposé par le conseiller Maxime Leclerc appuyé par la conseillère Cécile Lapalme ET RÉSOLU d approuver et d adopter l ordre du jour tel que présenté. 1. Ouverture de l'assemblée 2. Adoption de l'ordre du jour 3. Adoption de la politique de gestion contractuelle 4. Résolution concernant l achat du presbytère 5. Nomination d un maire substitut 6. Transferts de poste 7. Levée de l'assemblée Adoptée à l unanimité des conseillers Adoption de la politique de gestion contractuelle Il est proposé par le conseiller Jean Tétreault conseillère Joan Tuck appuyé par la ET RÉSOLU d adopter la politique de gestion contractuelle ci-dessous énoncée : PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ RÉGIONALE DE COMTÉ LE VAL SAINT-FRANÇOIS MUNICIPALITÉ DE BONSECOURS POLITIQUE NUMÉRO 001 GESTION CONTRACTUELLE La présente «Politique de gestion contractuelle» portant le numéro 001, est adoptée en vertu de l article du Code municipal du Québec.

2 En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la MUNICIPALITÉ. Il est à noter que la présente politique n a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d octroi ou de gestion de contrats municipaux. DÉFINITIONS: MUNICIPALITÉ : Municipalité de Bonsecours CONSEIL : Conseil municipal de la MUNICIPALITÉ. DIRECTEUR GÉNÉRAL : Fonctionnaire principal que la municipalité est obligée d avoir et dont le rôle est habituellement tenu d office par le secrétaire-trésorier en vertu de l article 210 du Code municipal du Québec. LES MESURES DE MAINTIEN D UNE SAINE CONCURRENCE 1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission a) Le CONSEIL délègue par règlement au DIRECTEUR GÉNÉRAL le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s imposent. b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l appel d offres et être composé d au moins trois membres. c) Tout membre du CONSEIL, tout employé et tout mandataire de la MUNICIPALITÉ doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l identité des membres de tout comité de sélection. d) Lors de tout appel d offres exigeant la création d un comité de sélection, les documents d appel d offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection. Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée. 2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans

3 qu il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. b) Doit être insérée dans les documents d appel d offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d une entente ou d un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée. 3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbysme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi a) Tout membre du CONSEIL ou tout employé de la MUNICIPALITÉ s assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l obtention d un contrat que celle-ci s est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbysme ( ). b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s est livré à une communication d influence aux fins de l obtention du contrat, ou, si telle communication d influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la Loi au Registre des lobbyistes ait été faite. 4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption a) La MUNICIPALITÉ doit, dans le cas des appels d offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l invitation d entreprises différentes. L identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l ouverture des soumissions. b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s est livré à des gestes d intimidation, de trafic d influence ou de corruption. c) Tout appel d offres doit indiquer que si une personne s est livrée à l un ou l autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée. 5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts

4 a) Toute personne participant à l élaboration, l exécution ou le suivi d un appel d offres ou d un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d intérêts ou toute situation de conflit d intérêts potentiel. b) Aucune personne en conflit d intérêts ne peut participer à l élaboration, l exécution ou le suivi d un appel d offres ou d un contrat. c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu il n existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d intérêts en raison de ses liens avec un membre du CONSEIL ou employé de la MUNICIPALITÉ. 6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et la gestion du contrat qui en résulte a) Aux fins de tout appel d offres et conséquemment à la présente politique, le CONSEIL nomme le DIRECTEUR GÉNÉRAL de la MUNICIPALITÉ comme seul responsable de l octroi des contrats et le mandate comme seule personne apte à fournir toute information concernant l appel d offres. Il est prévu dans tout document d appel d offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l appel d offres. Le responsable peut exiger que tout soumissionnaire s adresse à lui par écrit. Si tel est le cas, il en fera la mention dans les documents d appel d offres. b) Lors de tout appel d offres, il est interdit à tout membre du CONSEIL et à tout employé de la MUNICIPALITÉ de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d offres autrement qu en référant le demandeur au DIRECTEUR GÉNÉRAL de la MUNICIPALITÉ. 7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat a) La MUNICIPALITÉ doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n est possible que si elle est accessoire au contrat et n en change pas la nature. b) Toute modification d un contrat doit obligatoirement être autorisée par le DIRECTEUR GÉNÉRAL de la MUNICIPALITÉ. c) Conséquemment à la présente politique, le CONSEIL autorise le DIRECTEUR GÉNÉRAL de la MUNICIPALITÉ à faire vérifier par une entité extérieure au processus d appel d offres, tous documents jugés nécessaires au processus, afin de s assurer de la clarté des spécifications contenues et de leur bonne compréhension. d) La MUNICIPALITÉ doit prévoir dans les documents d appel d offres l obligation de tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l exécution des travaux afin d assurer le suivi de l exécution du contrat.

5 ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entrera en vigueur le premier janvier deux mil onze. Lyne Gaudreau, Directrice générale Cécile Laliberté, mairesse Adoptée à l unanimité des conseillers Résolution concernant l achat du presbytère Considérant le désir de la Municipalité de Bonsecours d acquérir le presbytère de la paroisse Notre-Dame de Bonsecours pour y aménager son bureau municipal; Considérant les pourparlers ayant eu lieu entre les représentants de la Fabrique Notre-Dame de Bonsecours et les membres du conseil municipal de Bonsecours; Il est proposé par le conseiller Serge Emond appuyé du conseiller Maxime Leclerc ET RÉSOLU QUE la Municipalité de Bonsecours se porte acquéreur de l immeuble et du terrain tel que décrit aux documents préparés par les représentants de la Fabrique (figure A et figure B) QUE la Municipalité de Bonsecours paie la somme de cent cinquante mille dollars ( $) comptant lors de l achat; QU une servitude de passage soit accordée à la Fabrique (ou entité religieuse légale de remplacement) pour l espace situé entre le presbytère et l Église et que la Municipalité de Bonsecours se charge de son entretien; QUE la Municipalité de Bonsecours autorise la Fabrique Notre-Dame de Bonsecours à utiliser sans frais, la partie «stationnement» de l immeuble ci-dessus décrit, tant et aussi longtemps que ce stationnement existera et pour les activités rattachées à l Église actuelle. QUE la Municipalité de Bonsecours accorde un droit de premier refus à la Fabrique de Notre-Dame de Bonsecours (ou entité religieuse légale de remplacement) seulement, lors de toute disposition en tout ou partie de l immeuble à acquérir; QUE la Municipalité de Bonsecours ne s engage d aucune façon à faire l entretien estival sur le terrain de l Église. Cependant l entretien hivernal pourra être fait par la Municipalité de Bonsecours et refacturé à la Fabrique au prorata du terrain déneigé; les entrées et les escaliers sont exclues de l entretien; QUE la Municipalité de Bonsecours demande à la Fabrique de donner avis au présent locataire du non renouvellement du loyer et que M. Gérard Therrien, curé, pourra occuper les lieux jusqu au premier août Il est entendu qu une nouvelle entente devra être signée pour l utilisation des locaux qui seront désormais propriétés de la Municipalité. QUE la vente devra être conforme aux lois et règlements en vigueur et que les ajustements d usage seront faits en date de la signature de l acte de vente. Adoptée à l unanimité des conseillers

6 Nomination d un maire substitut ATTENDU QUE l article la Loi sur l Organisation territoriale municipale prévoit «qu en cas d absence, d empêchement ou de refus d agir d un maire, ou de vacance de poste, il est remplacé au conseil de la municipalité régionale de comté par un substitut que le conseil de la municipalité locale désigne parmi ses membres»; Il est proposé par la conseillère Joan Tuck appuyée par la conseillère Cécile Lapalme et résolu QUE le conseil de la municipalité de Bonsecours nomme le conseiller Jean Tétreault afin de remplacer le maire au conseil de la MRC du Val-Saint-François. QUE cette désignation soit valide tant que Jean Tétreault détiendra sa charge de conseiller municipal pour la municipalité de Bonsecours ou avis contraire. Adoptée à l unanimité des conseillers Transferts de poste Il est proposé par la conseillère Cécile Lapalme appuyée par la conseillère Joan Tuck ET RÉSOLU de procéder aux transferts de postes suivants : De : service de formation $ A : congrès $ De : Contrat enlèvement de la neige $ A : comptabilité et vérification $ De : contrat informatique $ A : assurance responsabilité publique $ A : service de formation $ A : entretien bureau $ De : inspection borne-fontaine $ A : entretien borne-fontaine $ De : entre. & rép. Infrastructures $ De : subvention taxes $ A : entretien chemin & trottoir $ Adoptée à l unanimité des conseillers Levée de l'assemblée Tous les points à l ordre du jour étant épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Emond ET RÉSOLU que la présente session soit levée à 20 heures 45. Adoptée à l unanimité des conseillers. Cécile Laliberté Mairesse Lyne Gaudreau Directrice générale

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