ANALYSE D IMPACT RÉGLEMENTAIRE. Rénover l État par les technologies de l information *** Secrétariat du Conseil du trésor

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1 ANALYSE D IMPACT RÉGLEMENTAIRE Rénover l État par les technologies de l information *** Stratégie gouvernementale en technologies de l information Secrétariat du Conseil du trésor 15 juin

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3 SOMMAIRE La Stratégie gouvernementale en technologies de l information porte sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles au sein de l administration publique. Développée autour de quatre axes d intervention, elle vise à revoir les façons de faire des organismes publics et à mobiliser la communauté gouvernementale et ses partenaires autour d orientations communes. L objectif recherché est de permettre aux technologies de l information (TI) d être un meilleur levier de transformation et d innovation afin de réduire les coûts et d améliorer les services aux citoyens et aux entreprises. Une grande part de la stratégie vise à améliorer la gouvernance, la gestion et l investissement de l administration publique en TI pour accroître son agilité et sa rapidité relativement à la livraison de services aux citoyens et faciliter l'accès de ces derniers à ces mêmes services. Ces mesures de régie interne propres aux organismes publics n'imposent aucune obligation aux entreprises. Par ailleurs, la stratégie porte aussi sur l adoption des meilleures pratiques en TI, notamment en termes d acquisition et d interaction de l État avec ses fournisseurs et ses prestataires de services. Ces mesures peuvent être avantageuses pour les entreprises et elles font l objet de la présente analyse. Les mesures analysées dans ce document proposent de nouveaux outils aux organismes publics pour réaliser les meilleures acquisitions, utiliser les solutions les plus innovantes et améliorer leurs relations avec les entreprises. Puisqu aucune nouvelle obligation n est imposée à ces dernières, les changements apportés n'auront aucun effet négatif direct sur elles. La stratégie n a pas d impact sur l emploi ni sur la compétitivité des entreprises québécoises par rapport à celle des principaux partenaires économiques du Québec. 3

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5 1. DÉFINITION DU PROBLÈME Les TI sont devenues un outil essentiel permettant au gouvernement de s acquitter de ses responsabilités. Non seulement elles jouent un rôle de premier plan dans la prestation de services aux citoyens et aux entreprises, mais elles tiennent également un rôle clé dans l ensemble des processus internes de l État. C est pourquoi le gouvernement a fait beaucoup d efforts au fil des ans pour les optimiser. Toutefois, la pratique a mis en exergue certaines limites qui doivent être corrigées rapidement. Voici quelques-uns des principaux constats : la gouvernance actuelle ne permet pas de bien prioriser les choix d investissements en TI et d optimiser les opérations; des dépassements de coûts et d échéanciers sont observés dans plusieurs projets informatiques; la dépendance du gouvernement à l égard du recours aux ressources externes en TI induit un risque important de perte de savoir-faire dans la fonction publique et elle a un impact financier considérable. Par conséquent, le gouvernement ne pouvait rénover l État québécois sans envisager d élaborer une nouvelle vision des TI. Elles doivent devenir un levier puissant pour obtenir une plus grande efficacité de l'administration publique. Plus particulièrement, les nouvelles TI qui sont au cœur des opérations de l État doivent être gérées dans le souci de : prioriser les bons investissements; contribuer à réduire les coûts au sein de l appareil public; faciliter davantage l amélioration des services à la clientèle. L État doit s appuyer sur des technologies modernes et efficaces. Il doit utiliser les meilleures pratiques pour réaliser ses objectifs et faire les choix les plus appropriés. Au lieu d être perçues comme un fardeau et une source de dépenses supplémentaires, les TI doivent désormais faire partie de la solution et être rétablies en tant qu outils clés visant à améliorer la gestion de l État. 5

6 Considérant les sommes investies dans ce secteur d activité, l importance des TI pour le fonctionnement de l État et pour la prestation de services et les problématiques décrites précédemment, le statu quo n est pas envisageable. Alors que le gouvernement se consacre au resserrement de la gestion de ses dépenses et à la modernisation de l État québécois pour mieux relever les défis actuels et à venir, il est crucial d engager notre action dans un secteur d activité aussi névralgique que les TI. Le gouvernement s assurera ainsi que ses processus et ses opérations s arrimeront au nouveau contexte technologique. 2. PROPOSITION DU PROJET La Stratégie gouvernementale en technologies de l information formule les orientations qui dirigeront le gouvernement dans son travail de rénovation de l État. Elle propose des changements structurels non seulement dans la façon de gouverner, de gérer et d investir en TI, mais également dans la manière de mettre ces technologies au service des citoyens et des entreprises. Cette stratégie est déployée en quatre axes d intervention, soit : 1. Revoir et renforcer la gouvernance; 2. Gérer plus efficacement les talents; 3. Adopter les meilleures pratiques; 4. Rapprocher l État des citoyens. Une grande part de la stratégie vise à améliorer la gouvernance, la gestion et l investissement de l administration publique en TI pour accroître son agilité et sa rapidité dans la livraison de services aux citoyens ainsi que pour bonifier l'accès de ces derniers à ces mêmes services. Les mesures proposées, qui relèvent de la régie interne des organismes publics, n'imposent rien aux entreprises. En conséquence, ces mesures ne sont pas abordées dans la présente analyse d impact réglementaire. La stratégie porte aussi sur l adoption des meilleures pratiques en TI, notamment en termes d acquisition et d interaction de l État avec ses fournisseurs et prestataires de services. Ces mesures peuvent être intéressantes pour les entreprises et elles font l objet de la présente analyse. 6

7 3. ANALYSE DES OPTIONS NON RÉGLEMENTAIRES Considérant les défis que représente l utilisation des TI par les organismes publics, le gouvernement souhaite envoyer un message clair et fort relativement à l évolution nécessaire de ce secteur névralgique. Cette stratégie représente le meilleur outil pour donner une vision claire et pour mobiliser la communauté gouvernementale. Pour l essentiel, les effets sur les entreprises de la stratégie se situent au niveau des marchés publics. Au Québec, la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) et ses règlements dictent les processus contractuels des organismes publics qui y sont soumis. Par ailleurs, tout changement au cadre normatif des marchés publics devra nécessairement passer par une modification législative ou réglementaire. 4. ÉVALUATION DES IMPACTS 4.1. Description des secteurs touchés Avec près de emplacements, des recettes estimées à plus de 30 milliards de dollars et plus de emplois en 2013, l'industrie des technologies de l'information et de la communication (TIC) occupe une place prépondérante dans l'économie québécoise et contribue au rayonnement du Québec à travers le monde. À elle seule, l'industrie des TIC représente 4,6 % du PIB et 3,3 % de l'emploi au Québec. Sa croissance annuelle au cours des 15 dernières années, du point de vue du PIB, a été 2,1 fois plus rapide que celle enregistrée par le reste de l'économie. Les exportations de ce secteur d'activité ont avoisiné les 2,5 milliards de dollars en 2013; 75 % de ces exportations étaient destinées aux États-Unis 1. Le gouvernement est un important client des entreprises de TIC. Le tableau cidessous résume, pour l année financière , certaines caractéristiques des achats gouvernementaux en TI. 1. Données provenant de Statistique Canada, de l Institut de la statistique du Québec et de Thomson Reuters, fournies par le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations. 7

8 Dépenses totales (pourcentage de la dépense totale) Nombre de contrats (valeur moyenne par contrat) Pourcentage des entreprises originaires du Québec Pourcentages des entreprises canadiennes (hors Québec) Approvisionnements Services $ (14,91 %) ( $) $ (16,18 %) ( $) 78,46 % 84,26 % 21,54 % 15,74 % * Données tirées du Système électronique d appel d offres du gouvernement pour les contrats d approvisionnement et de services de $ ou plus. Les statistiques comprennent les contrats conclus par les ministères et organismes de l Administration gouvernementale et par les organismes des réseaux de l éducation et de la santé et des services sociaux Coûts pour les entreprises L adoption de la Stratégie gouvernementale en technologies de l information, nous l'avons déjà indiqué, n impose aucune nouvelle obligation aux entreprises et elle n'a aucun effet direct sur elles. L exercice vise plutôt à changer la façon de gouverner, de gérer et d investir en plus d'améliorer la performance et l ouverture des TI au sein des organismes publics. a) Coûts directs liés à la conformité aux normes Période d implantation (coûts non Années subséquentes (coûts Total Dépenses en capital (acquisition d un terrain, d une de machinerie, d un système ou d un équipement informatique, construction ou modification d un bâtiment, etc.) Coûts de location d équipement Coûts d entretien et de mise à jour des équipements Dépenses en ressources humaines (consultants, employés et gestionnaires, etc.) Coûts pour les ressources spécifiques (ex. : trousses, outils, publicité, etc.) Autres coûts directs liés à la conformité Total des coûts directs liés à la conformité aux normes

9 b) Coûts liés aux formalités administratives Période d implantation (coûts non Années subséquentes (coûts Total Coûts de production, de gestion et de transmission des rapports, des enregistrements, des registres et des formulaires d autorisation Dépenses en ressources personnel externes (p. ex. : consultants) Autres coûts liés aux formalités administratives Total des coûts liés aux formalités administratives c) Manques à gagner Période d implantation (coûts non Années subséquentes (coûts Diminution du chiffre d affaires Autres types de manques à gagner Total des du manques à gagner Total d) Synthèse des coûts pour les entreprises Période d implantation (coûts non Années subséquentes (coûts Total Coûts directs liés à la conformité aux normes Coûts liés aux formalités administratives Manques à gagner Total des coûts pour les entreprises L amélioration de la gouvernance, de la gestion et de l investissement en TI pourrait se traduire par un meilleur encadrement de la dépense afférente par les organismes publics. De plus, le souhait exprimé de rendre plus accessibles les contrats publics, notamment aux PME, pourrait augmenter la concurrence entre les entreprises. Ce contexte différent et les nouvelles possibilités qui en découlent pourraient demander une certaine adaptation aux entreprises qui choisiront de faire affaire avec les organismes publics. 9

10 4.3. Avantages du projet L'application de la Stratégie gouvernementale en technologies de l information se traduira par de nombreux avantages pour les entreprises spécialisées en TI Utilisation des TI novatrices Des solutions technologiques innovantes se sont imposées dans le secteur des TI. À cet égard, l infonuagique constitue une tendance mondiale en matière de livraison de services informatiques. De leur côté, les logiciels libres représentent une solution de remplacement par rapport aux logiciels propriétaires. L utilisation de ces solutions est en croissance, et de nombreuses entreprises se spécialisent dans ces domaines d activité. En encourageant le recours à ces solutions novatrices, le gouvernement pourra améliorer les services aux citoyens et aux entreprises du Québec. Par la même occasion, il augmentera son agilité et réalisera des économies tout en encourageant l innovation Améliorer l interaction entre les entreprises et les organismes publics L interaction entre les parties à un contrat est à la base d une relation d affaires et contractuelle réussie. Ainsi, dans le contexte où ce secteur est en évolution constante, le gouvernement doit acquérir, maintenir et perfectionner une connaissance approfondie des TI. Toutefois, il est nécessaire de prévoir et d encadrer les mécanismes qui permettront ces interactions en toute équité. Pour ce faire, le gouvernement mettra en place des espaces d interaction afin que les organismes publics communiquent leurs besoins et leurs projets aux entreprises. Par exemple, il pourrait s agir de listes de projets à venir ou de vitrines technologiques inversées où les organismes publics communiqueraient leurs besoins aux entreprises qui pourraient ainsi proposer leurs solutions. De même, le gouvernement incitera le recours plus fréquent à l appel d intérêt, ce qui permettra aux entreprises de proposer leurs solutions pour répondre aux besoins exprimés. Finalement, le gouvernement favorisera la création de cellules d innovation où de jeunes entreprises innovantes pourront mettre sur pied des projets novateurs en co-création avec les employés des organismes publics, dans leurs locaux. Cette approche aidera à la conception de solutions qui pourront être commercialisées par la suite. 10

11 Instauration de meilleures stratégies d acquisition La stratégie, notamment par l adoption d un règlement sur les contrats des organismes publics en matière de TI, permettra aux organismes publics d utiliser les meilleures stratégies d acquisition et d avoir une connaissance approfondie des solutions offertes, ce qui se traduira par de nouvelles occasions d affaires pour les entreprises. Le dialogue compétitif, s'il est utilisé, devrait permettre aux organismes publics de préciser leurs besoins en mettant à contribution l expertise des entreprises, le tout dans un cadre bien balisé. L utilisation d un concept de coût total d acquisition et la mise en concurrence des solutions de logiciel libre avec des solutions de logiciel propriétaire sont des outils qui devraient permettre de considérer un plus large éventail de réponses aux besoins. Enfin, l'imposition d une évaluation du rendement devrait constituer un incitatif, pour les entreprises, à performer et à s améliorer. Le cadre normatif sera aussi modifié pour faciliter l accès aux contrats publics et augmenter la concurrence, un enjeu particulièrement attrayant pour les PME. Notamment, le gouvernement considérera davantage les contrats à forfait et les contrats de plus petite taille (allotissement) pour encourager la participation aux appels d offres publics d un plus grand nombre d entreprises Impact sur l emploi La stratégie n aura pas d impact direct sur l emploi. 5. ADAPTATION DES EXIGENCES AUX PME La Stratégie gouvernementale en technologies de l information vise à ce que les organismes publics adoptent les meilleures pratiques dans le domaine des TI. Puisqu'elle n'impose aucune nouvelle obligation aux entreprises, aucun ajustement n est donc nécessaire pour les PME. Toutefois, ces entreprises bénéficieront des mesures instaurées pour faciliter l'accès aux contrats publics. 11

12 6. COMPÉTITIVITÉ DES EXIGENCES ET IMPACT SUR LE COMMERCE AVEC LES PARTENAIRES ÉCONOMIQUES DU QUÉBEC La stratégie étant un projet essentiellement administratif, aucun impact n est prévu sur la compétitivité des entreprises et le commerce avec les partenaires économiques du Québec. De plus, elle ne touchera pas la libre circulation des personnes, des biens, des services, des investisseurs et des investissements. 7. MESURES D ACCOMPAGNEMENT Puisque les entreprises ne sont pas visées directement par la stratégie, aucune mesure d accompagnement n'est prévue pour les soutenir à cet égard. Par contre, un plan de communication sera adopté lors de l adoption d un règlement sur les contrats des organismes publics en matière de TI pour informer les entreprises des changements apportés au cadre normatif. De plus, le Secrétariat du Conseil du trésor mettra en ligne, au moment opportun, des capsules d information destinées aux entreprises, et en particulier aux PME, pour les aider à se familiariser avec les effets du nouveau cadre normatif sur les marchés publics. 8. CONCLUSION Pour réaliser la rénovation de l État, le gouvernement entend faire des TI un véritable levier de transformation et d innovation afin d améliorer les services aux citoyens et aux entreprises. C'est pourquoi la Stratégie gouvernementale en technologies de l information propose une révision de la façon de gouverner, de gérer, d investir et de penser les TI. Déployée en quatre axes d intervention, elle vise à revoir les façons de faire des organismes publics et à mobiliser la communauté gouvernementale autour d orientations communes. Les mesures incluses dans la stratégie et analysées dans ce document donnent de nouveaux outils aux organismes publics pour réaliser les meilleures acquisitions, pour utiliser les solutions les plus innovantes et pour améliorer leurs relations avec les entreprises. Ces changements seront sans effet négatif direct pour celles-ci. Par cette Stratégie gouvernementale en technologies de l information, le gouvernement se donne les leviers pour moderniser et rénover l État québécois. 12

13 9. INFORMATION Le Secrétariat du Conseil du trésor Renseignements généraux Téléphone : Courriel : 13

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